Tahap Kedua SOP Bagian Kepegawaian

Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 24 g. Petugas merekap laporan penerimaan Hak-hak Kepaniteraan dan juga Laporan Hak-hak Kepaniteraan Lainnya

2. Pengiriman Laporan –Laporan

Uraian Pelayanan a. Petugas mengirim laporan semua perkara yang diterima dan diputus, faktor-faktor penyebab perceraian, perkara yang diputus kurang dan lebih dari 6 bulan, mediasi, eko nomi syari’ah, prodeo, sidang keliling dan laporan lainnya melalui situs email b. Sebelum laporan dikirim lebih dahulu dikoreksi tentang data tersebut oleh pejabat kepaniteraan

C. Prosedur Tentang Tatacara Pengelolaan Arsip Perkara 1. Tahap Pertama

Uraian Pelayanan a. Mendata dan memisahkan arsip aktif dan tidak aktif b. Menyusun berkas arsip perkara yang masih aktif secara vertikalhorizontal sesuai dengan situasi dan kondisi ruangan c. Menata arsip berkas perkara kedalam box arsip dengan diberikan catatan : - Nomor urut box - Tahun perkara - Jenis perkara - Nomor urut perkara

2. Tahap Kedua

Uraian Pelayanan Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 25 a. Membuat daftar isi yang ditempel pada box arsip b. Menyusun arsip menurut jenis perkara dan memisahkan arsip menurut klasifikasi perkaranya serta menyimpan dalam box tersendiri c. Menghimpun salinan resmi putusan untuk dijilid sesuai klasifikasi masing-masing dan menyimpannya diperpustakaan d. Memasukkan berkas perkara dalam box dan menyimpannya dalam rakalmari e. Membuat daftar isi Rak DIR dan Daftar isi almari DIL

3. Tahap Ketiga

Uraian Pelayanan a. Memisahkan berkas perkara yang sudah mencapai masa untuk dihapus 30 tahun b. Menyimpan arsip berkas perkara yang memiliki nilai sejarah untuk dimasukkan dalam box kemudian disimpan dalam raklemari tersendiri c. Menghapus arsip berkas perkara yang telah memenuhi syarat penghapusan dengan membuat berita acara yang ditandatangani oleh Panitera dan Ketua Pengadilan d. Melaporkan penghapusan arsip tersebut kepada Mahkamah Agung dengan dilampiri berita acara penghapusan e. Menghimpun dalam bentuk lain, Pengadilan juga dapat menyimpan berkas perkara dalam bentuk lain, seperti pada pita magnetik, disket, atau media lainnya Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 26

II. Standart Oprasional Prosedur SOP Bidang Kesekretariatan

1. SOP Bagian Kepegawaian

No Uraian Kegiatan Uraian Pelayanan UnitPejabat Terkait Waktu Penyusunan Ket A. SOP Surat Masuk Surat Keluar 1. Menyerahkan suratberkas yang sudah disposisi. 2. - Menerima suratberkas - Mencatat pada agenda suratberkas masuk. - Menelaah suratberkas yang diterima sesuai dengan disposisi. - Mengarsipkan ke dalam agenda suratberkas masuk. 3. Jika suratberkas memerlukan balasan maka perlu dibuat surat balasan. 4. Meneliti dan memeriksa suratberkas yang telah dibuat oleh bagian kepegawaian yang kemudian akan diserahkan kepada PaniteraSekretaris. 5. Meneliti dan memeriksa suratberkas yang telah dibuat oleh bagian Kepegawaian yang kemudian akan diserahkan kepada KetuaWakil untuk ditandatangani. 6. Menandatangani suratberkas yang telah di paraf oleh Panitera Sekretaris dan Wakil Sekretaris. 7. Mendaftarkan dan memberi nomor surat. 8. Mencatat kedalam agenda surat keluar kepegawaian. 9. Mengirim suratberkas. Umum Kepegawaian Kepegawaian Wakil Sekretaris Panitera Sekretaris Ketua PAPTA Umum Kepegawaian Umum 2 Menit 10 Menit 30 Menit 10 Menit 10 Menit 10 Menit 3 Menit 1 Menit 1 Menit B. SOP Usul Kenaikan Pangkat Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 27 1. Mengkonsep kenaikan pangkat pegawai yang mengalami kenaikan pangkat. 2. Menerima kelengkapan berkas kenaikan pangkat 3. - Meneliti kembali usulan pangkat kepegawaian. - Melegalisir persyaratan kenaikan pangkat untuk ditandatangani. 4. Menaikkan usulan pangkat ke Wakil Sekretaris dan paraf Wakil Sekretaris apabila disetujui. 5. Menaikkan usulan pangkat ke PaniteraSekretaris dan paraf PaniteraSekretaris apabila disetujui. 6. Mengajukan usulan pangkat ke Ketua. 7. Menandatangani usulan pangkat. 8. Menyerahkan berkas usulan pangkat ke bagian umum untuk dikirim ke Pengadilan Tinggi Agama untuk proses selanjutnya. Kepegawaian Kepegawaian Kepegawaian Kepegawaian Wakil Sekretaris Kepegawaian Panitera Sekretaris Kepegawaian Ketua PAPTA Kepegawaian Umum 30 Menit 15 Menit 30 Menit 5 Menit 5 Menit 5 Menit 5 Menit 5 Menit C. SOP Kenaikan Gaji Berkala 1. Menyiapkan blanko KGB, SK pangkat terakhir, SK Penyesuaian gaji atau SK KGB terakhir. 2. Membuat konsep dan menaikan ke Wakil Sekretaris dan Panitera Sekretaris. 3. Meneliti dan memberi paraf. 4. Menaikkan ke Ketua PA untuk disetujuidi ACC. 5. Menandatangani SK dan diturunkan kebagian Kepegawaian Kepegawaian Wakil Sekretaris, Panitera Sekretaris Kepegawaian Ketua PTA 15 Menit 30 Menit 10 Menit 2 Menit 15 Menit Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 28 Kepegawaian. 6. - Menyerahkan ke Pegawai yang bersangkutan. - Menyerahkan ke bagian Keuangan untuk proses selanjutnya. Kepegawaian 5 Menit D. SOP Pengajuan Cuti 1. Menyerahkan blanko cuti kepada pegawai yang mengajukan cuti dan menerima kembali blangko yang telah terisi. 2. Meneliti sisa cuti pegawai yang mengajukan cuti dan mengoreksi lama cuti yang diambil 3. Memerintahkan pegawai untuk mengajukan kepada atasan langsung. 4. - Memeriksa formulir cuti yang telah diajukan pegawai kepada atasan langsung. - Mengembalikan formulir cuti kepada pegawai yang bersangkutan apabila tidak disetujuiditunda. - Meneruskan formulir cuti kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti, apabila cuti yang bersangkutan disetujui atasan langsung. 5. - Pegawai membuat laporan kemajuan pelaksanaan pekerjaan sebelum cuti. - Pegawai melaksanakan cuti Kepegawaian Kepegawaian Kepegawaian Kepegawaian Pegawai yang bersangkutan 5 Menit 10 Menit 30 Menit 30 Menit 30 Menit E. SOP Usulan Taspen, Karpeg, KarisKartu 1. Membuat konsep usulan Taspen, Karpeg, KarisKartu. Kepegawaian 30 Menit Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 29 2. Menerima kelengkapan berkas usulan. 3. Melegalisir persyaratan usulan untuk ditandatangani PaniteraSekretaris 4. - Menaikkan usulan ke Wakil Sekretaris. - Wakil Sekretaris memaraf usulan yang telah disetujui. 5. - Menaikkan usulan ke Panitera Sekretaris. - PaniteraSekretaris memaraf usulan yang telah disetujui. 6. Memberikan usulan ke Ketua. 7. Menandatangani usulan. 8. Menerima kembali usulan dan menyerahkan kebagian umum untuk dikirimkan ke Pengadilan Tinggi Agama untuk di proses selanjutnya. Kepegawaian Kepegawaian Kepegawaian Sekretaris Kepegawaian Sekretaris Kepegawaian Ketua PA Kepegawaian Umum 5 Menit 15 Menit 2 Menit 2 Menit 2 Menit 30 Menit 5 Menit

F. Sop Usul

Mutasi 1. Pegawai mengajukan usulan pindahmutasi ke instansi melalui bagian kepegawaian. 2. Menyerahkan berkas usulan mutasi kebagian umum untuk proses disposisi dan persetujuan. 3. PaniteraSekretaris meneliti dan menelaah usulan. 4. Ketua Pengadilan Agama meneliti dan menelaah usulan. 5. Berkas usulan kembali kebagian kepegawaian. 6. - Membuat usulan pindahmutasi apabila berkas usulan yang di ajukan disetujui oleh PaniteraSekretaris dan Ketua Pengadilan Agama. - Memberitahukan kepada yang bersangkutan apabila berkas tidak disetujui oleh PaniteraSekretaris dan Pegawai yang bersangkutan Kepegawaian Panitera Sekretaris Ketua PA Kepegawaian Kepegawaian 2 Menit 2 Menit 30 Menit 30 Menit 2 Menit 30 Menit