Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 24
g. Petugas merekap laporan penerimaan Hak-hak Kepaniteraan dan juga Laporan Hak-hak Kepaniteraan Lainnya
2. Pengiriman Laporan –Laporan
Uraian Pelayanan a. Petugas mengirim laporan semua perkara yang diterima dan diputus,
faktor-faktor penyebab perceraian, perkara yang diputus kurang dan lebih dari 6 bulan, mediasi, eko
nomi syari’ah, prodeo, sidang keliling dan laporan lainnya melalui situs email
b. Sebelum laporan dikirim lebih dahulu dikoreksi tentang data tersebut oleh pejabat kepaniteraan
C. Prosedur Tentang Tatacara Pengelolaan Arsip Perkara 1. Tahap Pertama
Uraian Pelayanan a. Mendata dan memisahkan arsip aktif dan tidak aktif
b. Menyusun berkas arsip perkara yang masih aktif secara vertikalhorizontal sesuai dengan situasi dan kondisi ruangan
c. Menata arsip berkas perkara kedalam box arsip dengan diberikan catatan :
- Nomor urut box - Tahun perkara
- Jenis perkara - Nomor urut perkara
2. Tahap Kedua
Uraian Pelayanan
Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 25
a. Membuat daftar isi yang ditempel pada box arsip b. Menyusun arsip menurut jenis perkara dan memisahkan arsip
menurut klasifikasi perkaranya serta menyimpan dalam box tersendiri
c. Menghimpun salinan resmi putusan untuk dijilid sesuai klasifikasi masing-masing dan menyimpannya diperpustakaan
d. Memasukkan berkas perkara dalam box dan menyimpannya dalam rakalmari
e. Membuat daftar isi Rak DIR dan Daftar isi almari DIL
3. Tahap Ketiga
Uraian Pelayanan a. Memisahkan berkas perkara yang sudah mencapai masa untuk
dihapus 30 tahun b. Menyimpan arsip berkas perkara yang memiliki nilai sejarah untuk
dimasukkan dalam box kemudian disimpan dalam raklemari tersendiri
c. Menghapus arsip berkas perkara yang telah memenuhi syarat penghapusan dengan membuat berita acara yang ditandatangani
oleh Panitera dan Ketua Pengadilan d. Melaporkan penghapusan arsip tersebut kepada Mahkamah Agung
dengan dilampiri berita acara penghapusan e. Menghimpun dalam bentuk lain, Pengadilan juga dapat menyimpan
berkas perkara dalam bentuk lain, seperti pada pita magnetik, disket, atau media lainnya
Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 26
II. Standart Oprasional Prosedur SOP Bidang Kesekretariatan
1. SOP Bagian Kepegawaian
No Uraian Kegiatan
Uraian Pelayanan UnitPejabat
Terkait Waktu
Penyusunan Ket
A.
SOP Surat Masuk Surat Keluar
1. Menyerahkan suratberkas yang sudah disposisi.
2. - Menerima suratberkas - Mencatat pada agenda
suratberkas masuk. - Menelaah suratberkas
yang diterima sesuai dengan disposisi.
- Mengarsipkan ke dalam agenda suratberkas masuk.
3. Jika suratberkas memerlukan balasan maka
perlu dibuat surat balasan. 4. Meneliti dan memeriksa
suratberkas yang telah dibuat oleh bagian
kepegawaian yang kemudian akan diserahkan kepada
PaniteraSekretaris.
5. Meneliti dan memeriksa suratberkas yang telah
dibuat oleh bagian Kepegawaian yang
kemudian akan diserahkan kepada KetuaWakil untuk
ditandatangani.
6. Menandatangani suratberkas yang telah di
paraf oleh Panitera Sekretaris dan Wakil
Sekretaris.
7. Mendaftarkan dan memberi nomor surat.
8. Mencatat kedalam agenda surat keluar kepegawaian.
9. Mengirim suratberkas. Umum
Kepegawaian Kepegawaian
Wakil Sekretaris
Panitera Sekretaris
Ketua PAPTA
Umum Kepegawaian
Umum 2 Menit
10 Menit 30 Menit
10 Menit 10 Menit
10 Menit 3 Menit
1 Menit 1 Menit
B.
SOP Usul Kenaikan Pangkat
Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 27
1. Mengkonsep kenaikan pangkat pegawai yang
mengalami kenaikan pangkat.
2. Menerima kelengkapan berkas kenaikan pangkat
3. - Meneliti kembali usulan pangkat kepegawaian.
- Melegalisir persyaratan kenaikan pangkat untuk
ditandatangani. 4. Menaikkan usulan pangkat
ke Wakil Sekretaris dan paraf Wakil Sekretaris
apabila disetujui.
5. Menaikkan usulan pangkat ke PaniteraSekretaris dan
paraf PaniteraSekretaris apabila disetujui.
6. Mengajukan usulan pangkat ke Ketua.
7. Menandatangani usulan pangkat.
8. Menyerahkan berkas usulan pangkat ke bagian umum
untuk dikirim ke Pengadilan Tinggi Agama untuk proses
selanjutnya. Kepegawaian
Kepegawaian Kepegawaian
Kepegawaian Wakil
Sekretaris Kepegawaian
Panitera Sekretaris
Kepegawaian Ketua
PAPTA Kepegawaian
Umum 30 Menit
15 Menit 30 Menit
5 Menit 5 Menit
5 Menit 5 Menit
5 Menit
C.
SOP Kenaikan Gaji Berkala
1. Menyiapkan blanko KGB, SK pangkat terakhir, SK
Penyesuaian gaji atau SK KGB terakhir.
2. Membuat konsep dan menaikan ke Wakil
Sekretaris dan Panitera Sekretaris.
3. Meneliti dan memberi paraf. 4. Menaikkan ke Ketua PA
untuk disetujuidi ACC. 5. Menandatangani SK dan
diturunkan kebagian Kepegawaian
Kepegawaian Wakil
Sekretaris, Panitera
Sekretaris Kepegawaian
Ketua PTA 15 Menit
30 Menit 10 Menit
2 Menit 15 Menit
Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 28
Kepegawaian. 6. - Menyerahkan ke Pegawai
yang bersangkutan. - Menyerahkan ke bagian
Keuangan untuk proses selanjutnya.
Kepegawaian 5 Menit
D.
SOP Pengajuan Cuti
1. Menyerahkan blanko cuti kepada pegawai yang
mengajukan cuti dan menerima kembali blangko
yang telah terisi.
2. Meneliti sisa cuti pegawai yang mengajukan cuti dan
mengoreksi lama cuti yang diambil
3. Memerintahkan pegawai untuk mengajukan kepada
atasan langsung. 4. - Memeriksa formulir cuti
yang telah diajukan pegawai kepada atasan
langsung.
- Mengembalikan formulir cuti kepada pegawai yang
bersangkutan apabila tidak disetujuiditunda.
- Meneruskan formulir cuti kepada pejabat yang
berwenang memberikan cuti, apabila cuti yang
bersangkutan disetujui atasan langsung.
5. - Pegawai membuat laporan kemajuan pelaksanaan
pekerjaan sebelum cuti. - Pegawai melaksanakan cuti
Kepegawaian Kepegawaian
Kepegawaian Kepegawaian
Pegawai yang bersangkutan
5 Menit 10 Menit
30 Menit 30 Menit
30 Menit
E.
SOP Usulan Taspen, Karpeg,
KarisKartu
1. Membuat konsep usulan Taspen, Karpeg,
KarisKartu. Kepegawaian
30 Menit
Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 29
2. Menerima kelengkapan berkas usulan.
3. Melegalisir persyaratan usulan untuk ditandatangani
PaniteraSekretaris 4. - Menaikkan usulan ke
Wakil Sekretaris. - Wakil Sekretaris memaraf
usulan yang telah disetujui. 5. - Menaikkan usulan ke
Panitera Sekretaris. - PaniteraSekretaris
memaraf usulan yang telah disetujui.
6. Memberikan usulan ke Ketua.
7. Menandatangani usulan. 8. Menerima kembali usulan
dan menyerahkan kebagian umum untuk dikirimkan ke
Pengadilan Tinggi Agama untuk di proses selanjutnya.
Kepegawaian Kepegawaian
Kepegawaian Sekretaris
Kepegawaian Sekretaris
Kepegawaian Ketua PA
Kepegawaian Umum
5 Menit 15 Menit
2 Menit 2 Menit
2 Menit 30 Menit
5 Menit
F. Sop Usul
Mutasi
1. Pegawai mengajukan usulan pindahmutasi ke instansi
melalui bagian kepegawaian. 2. Menyerahkan berkas usulan
mutasi kebagian umum untuk proses disposisi dan
persetujuan.
3. PaniteraSekretaris meneliti dan menelaah usulan.
4. Ketua Pengadilan Agama meneliti dan menelaah
usulan. 5. Berkas usulan kembali
kebagian kepegawaian. 6. - Membuat usulan
pindahmutasi apabila berkas usulan yang di
ajukan disetujui oleh PaniteraSekretaris dan
Ketua Pengadilan Agama.
- Memberitahukan kepada yang bersangkutan apabila
berkas tidak disetujui oleh PaniteraSekretaris dan
Pegawai yang bersangkutan
Kepegawaian Panitera
Sekretaris Ketua PA
Kepegawaian Kepegawaian
2 Menit 2 Menit
30 Menit 30 Menit
2 Menit 30 Menit