Dari beberapa pendapat ahli diatas perencanaan merupakan suatu proses awal untuk mementukan kegiatan atau aktifitas operasi suatu organisai yang akan
dilakukan pada waktu yang akan datang guna menghadapi berbagaiketidakpastian dan alternative yang akan mungkin terjadi. Biaya operasional merupakan
pengeluaran yang dilakukan atau dikeluarkan per tahun untuk mendapatkan manfaat berupa barang atau jasa.Perencanaan merupakan landasan guna mencapai
tujuan yang ingin dicapai. Perencanaan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan
titik awal dalam mengkoordinasikan semua aktivitas yang merupakan keputusan tentang apa dan bagaimana kegiatan yang harus dilaksanakan oleh semua unsur
yang ada dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sebagai fungsi pertama, perencanaan merupakan persiapan yang teratur dari setiap usaha ke arah
terwujudnya tujuan yang telah ditentukan dan merupakan suatu proses kegiatan yang terus – menerus.
1. Fungsi Perencanaan
Dengan disusunnya perencanaan, maka manfaat yang diperoleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
a Membantu pimpinan dalam menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan
b Membantu pimipinan bagian dalam kristalisasi penyesuaian pada masalah utama.
c Memungkinkan pimpinan memahami keseluruahn gambaranoperasi agar lebih jelas.
d Mengurangi ketidakpastian pada waktu yang akan datang dan sebagai alat untuk melakukan pengawasan.
e Membantu penempatan tanggung jawab agar lebih cepat f Memudahkan dalam melakukan koordinasi antar bagian
g Membuat tujuan yang lebih terarah, terperinci dan lebih mudah dipahami h Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
i Menghemat waktu dan dana
2. Manfaat perencanaan
Perencanaan mempunyai kebaikan atau keuntungan sebagai berikut: a Sebagai dasar pengawasan.
b Memungkinkan delegasi kekuasaan. c Menghemat tenaga manajemen.
d Ekonomis. e Menghindari kesalahan dan resiko.
f Mengarah pada tindakan yang bertujuan. g Memungkinkan koordinasi.
h Metode lebih baik. Fungsi manajemen perencanaan berhubungan erat dengan anggaran, untuk
mengetahui lebih jauh mengenai anggaran budget penulis mencoba mengemukakan pendapat beberapa ahli mengenai anggaran.
Menurut Nafarin 2004, 12 “Budget ialahrencana tertulis mengenai
kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif dalam satuan uang untuk angka waktu tertentu”.
Menurut Welsch 2000, 4“ Budget ialah suatu pernyataan dari rencana
manajemen dan kebijaksanaan manajemen untuk suatu masaperiode tertentu dipergunakan sebagai pedoman untuk masa itu”.
Menurut Nafirin2004 : 12“Anggaran merupakan rencana tertulis
mengenai kegiatan suatu organisasi waktu tertentu. Anggaran merupakan alat manajemen dalam mencapai tujuan.Jadi anggaran bukan tujuan dan tidak dapat
menggantikan manajemen”.
Menurut Nafirin 2004: 12Dalam penyusunan anggaran perlu
diperhatikan perilaku para pelaksana anggaran dengan mempertimbangkan hal-hal berikut:
a. Anggaran harus dibuat serealistis dan secermat mungkin sehingga
tidak terlalu rendah atau terlalu tinggi. Anggaran yang dibuat terlalu rendah tidak mengambarkan kedinamisan, sedangkan anggaran yang
dibuat terlalu tinggi hanyalah angan-angan.
b. Untuk memotivasi pimpinan pelaksana diperlukan partisipasi
manajemen puncak direksi. c.
Anggaran yang dibuat harus mencerminkan keadilan, sehingga pelaksana tidak merasa tertekan, tetapi termotivasi.
d. Untuk membuat laporan realisasi anggaran diperlukan laporan yang
akurat dan tepat waktu, sehingga apabila terjadi penyimpangan yang merugikan dapat segera diantisipasi sejak dini.
e. Pembuat anggaran tidak cakap, tidak mampu berpikir ke depan dan
tidak memiliki wawasan yang luas. f.
Kekuasaan membuat anggaran tidak tegas. g.
Pelaksanaan tidak cakap. h.
Tidak didukung oleh masyarakat. i.
Dana tidak cukup.
Adapun tujuan penyusunan anggaran menurut Nafarin 2004, 15 antara
lain : a. Digunakan sebagai landasan yuridis formal dalam memilih sumber
dan investasi dana. b. Memberikan batasan atas jumlah dana yang dicari dan digunakan.
c. Merinci jenis sumber dana yang dicari maupun jenis investasi dana, sehingg dapat memudahkan pengawasan.
d. Merasionalkan sumber dan investasi dana agar dapat mencapai hasil yang maksimal.
e. Menyempurnakan rencana yang telah disusun, karena dengan anggaran lebih jelas dan lebih nyata terlihat.
f. Menampung dan menganalisis serta merumuskan setiap usulan yang berkaitan dengan keuangan.
Penyusunan anggaran biaya operasional pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan dalam periode anggaran tahunan. Dasar
penyusunan anggaran dalam satu periode pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah dengan melihat biaya yang dikeluarkan tahun lalu,
kegiatan-kegiatan apa saja yang akan direncanakan, peramalan, dan volume kegiatan yang direncanakan. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
membentuk suatu tim yang khusus menangani penyusunan anggaran dibawah kendali Pembantu Dekan II Pudek II. Tim anggaran terebut antara lain terdiri
dari program studi, departemen, dan bagian di lingkungan Fakultas Ekonomi.
C. Pengawasan Biaya Operasional
