Prosedur Sistem Usulan

4.1 Prosedur Sistem Usulan

4.1.1 Prosedur Penjualan Sistem Berjalan

5. Pertama-tama pelanggan memesan barang dengan mengirimkan PO (Purchase Order) ke bagian penjualan.

6. Setelah bagian penjualan menerima PO yang dikirimkan lewat Fax, PO tersebut akan ditindaklanjuti oleh bagian penjualan dengan mengecek apakah pelanggan tersebut mencapai credit limit yang ditentukan oleh manager atau tidak?

7. Jika hutang pelanggan nominalnya hampir mendekati credit limit yang ditentukan oleh manager (tidak), maka bagian penjualan akan menghubungi pelanggan untuk melunasi hutangnya terlebih dahulu (PO dikembalikan).

8. Jika hutang pelanggan nominalnya belum terlalu mendekati angka pada credit limit (ya), maka bagian penjualan akan langsung membuat SO(Sales Order). Setelah membuat SO, bagian penjualan langsung menghubungi bagian gudang tentang produk yang dipesan oleh pelanggan. Apakah produk di gudang tersedia atau tidak.

9. Jika tidak tersedia, maka bagian penjualan akan langsung membuat permintaan produksi. Dan permintaan produksi tersebut, langsung dikirim ke bagian produksi.

10. Setelah bagian produksi menerima permintaan produksi dari bagian penjualan, bagian produksi akan langsung mengkonfirmasi bahan baku

(Apakah bahan baku tersedia atau tidak?). Jika tersedia, bagian produksi akan langsung memproduksi produk. Setelah bagian produksi selesai memproduksi produk yang diminta oleh bagian penjualan, bagian produksi akan membuat TFG (Transfer Finish Good) dan menyiapkan produk. Produk dan TFG langsung dikirim ke gudang.

11. Setelah bagian gudang memberitahukan (verifikasi) ke bagian penjualan bahwa produk sudah sampai ditanggan pelanggan, bagian penjualan akan langsung mengirimkan faktur ke pelanggan sebagai alat penagihan.

12. Setelah faktur diterima oleh bagian pelanggan, bagian pelanggan akan melakukan pembayaran dan setelah melakukan pembayaran pihak pelanggan langsung mengkonfirmasi bahwa, barang yang dipesan sudah dibayar ke bagian penjualan.

13. Setelah semua proses penjualan habis dalam satu periode (1 bulan), bagian penjualan langsung membuat laporan penjualan sesuai bukti yang diarsip.

4.1.2 Prosedur Persediaan Sistem Berjalan

1. Saat bagian gudang dihubungi oleh bagian penjualan, bagian gudang akan langsung mengecek produk yang diminta oleh bagian penjualan.

2. Jika produk tersedia di gudang, bagian gudang akan langsung menyiapkan produk dan membuat SJ (Surat Jalan). Setelah selesai, produk dan SJ (Surat Jalan) langsung dikirim ke pelanggan.

3. Setelah pelanggan menerima produk dan SJ yang dikirim, SJ yang dikirim akan langsung di acc oleh pelanggan (rangkap pertama) dan SJ (rangkap ke-2) yang sudah di acc akan langsung dikirim ke bagian gudang.

4. Setelah produk dikirim dan SJ (rangkap ke-2) sudah diterima, bagian gudang akan langsung memberitahukan (verifikasi) ke bagian penjualan bahwa produk telah sampai ditanggan pelanggan.

5. Saat bagian produksi menghubungi mengkonfirmasi bagian gudang, bagian gudang langsung mengecek bahan yang diminta oleh bagian produksi.

6. Jika tidak tersedia bahan yang diminta oleh bagian produksi, bagian gudang akan langsung membuat dan menyerahkan SPPB (Surat Permintaan Pembelian Bahan) ke bagian pembelian.

7. Saat bagian gudang menerima bahan dan SJ (rangkap pertama), bahan tersebut akan langsung dikirim ke bagian produksi untuk memproduksi barang, sedangkan SJ (rangkap pertama) akan diarsipkan.

8. Setelah bagian gudang menerima bahan dari pemasok, bagian gudang akan langsung memberitahukan (verfikasi) ke bagian pembelian bahwa barang sudah sampai di gudang.

9. Setelah semua proses keluar masuknya bahan dan produk (laporan persediaan) habis dalam satu periode (1 bulan), bagian gudang langsung membuat laporan keluar masuknya bahan dan produk (laporan persediaan) sesuai bukti yang diarsip.

4.1.3 Prosedur Pembelian Sistem Berjalan

1. Setelah menerima SPPB (Surat Permintaan Pembelian Bahan) dari bagian gudang, bagian pembelian akan mencari pemasok yang menjual bahan lebih murah dan bagian pembelian juga mengecek hutang yang sudah masuk ke dalam jatuh tempo.

2. Jika sudah memasuki jatuh tempo (ya), maka bagian pembelian akan langsung melunasi hutangnya.

3. Jika belum memasuki jatuh tempo (tidak), maka bagian pembelian langsung membuat PO (Purchase Order) dan PO (Purchase Order) yang telah dibuat ini akan langsung dikirim ke pemasok.

4. PO yang dikirim oleh bagian pembelian, langsung ditindaklanjuti oleh pemasok. Pemasok akan langsung membuat SJ, Faktur dan menyiapkan bahan sesuai pesanan. SJ dan bahan akan dikirim ke bagian gudang, sedangkan Faktur akan dikirim ke bagian pembelian lewat Fax.

5. Setelah bagian pembelian sudah mendapatkan informasi bahwa bahan sudah sampai di gudang oleh bagian gudang, bagian pembelian juga menerima faktur yang dikirimkan oleh pemasok dan bagian pembelian akan langsung membayar bahan yang dipesan sesuai PO.

6. Setelah semua proses pembelian habis dalam satu periode (1 bulan), bagian pembelian langsung membuat laporan pembelian sesuai bukti yang diarsip.