3 Bagian pertama merupakan bagian yang berisi pertayaan yang bersifat umum.
4 Bagian Kedua merupakan bagian yang berisi pertanyaan yang lebih memfokuskan kepada sistem yang peneliti buat.
Jumlah responden yang melakukan pengisian kuesioner ini adalah 20 responden. Untuk mengetahui hasil dari kuesioner peneliti
menggunakan software MS. Excel untuk melakukan pengolahan data dari kuesioner tersebut.
Daftar pertanyaan dari setiap kuisioner yang peneliti lakukan dapat
dilihat pada lampiran lampiran 1.2 serta analisa dari kuesioner tersebut dapat dilihat pada lampiran 1.3.
4.2.1.2. Alokasi Waktu
Alokasi waktu penelitian pengembangan aplikasi ini terhitung dari
bulan Juni 2010, untuk lengkapnya dapat dilihat pada bagian lampiran 1.4
.
4.2.1.3. Cakupan Sistem
Cakupan penelitian pengembangan aplikasi ini yaitu proses pendaftaran siswa baru hanya dilakukan di dalam ruang lingkup SMK
Pelopor Nasional Ciputat Tangerang. Mengumpulkan kebutuhan secara lengkap kemudian dianalisis dan
didefinisikan kebutuhan yang harus dipenuhi oleh program yang ak an
59
dibangun. Fase ini harus dikerjakan secara lengkap untuk bisa menghasilkan desain yang lengkap.
4.2.1.4. Uraian Sistem yang Berjalan
1. Proses Pendaftaran Siswa Baru a. Calon siswa mengisi form pendaftaran
b. Staff pendaftaran memberikan form pendaftaran c. Calon siswa melampirkan persyaratan pendaftaran
d. Staff pendaftaran mengecek berkas form pendaftaran dan persyaratan pendaftaran
e. Setelah berkas lengkap di cek, maka semua berkas disimpan di arsip berkas oleh bagian staff pendaftaran.
60
Gambar 4.3. Flowchart Proses Pendaftaran Calon Siswa Baru yang Berjalan
Sumber : Data diolah oleh penulis
61
2. Proses Sistem Pembayaran Siswa Baru a. Calon Siswa Baru mengisi formulir pendaftaran siswa baru yang
ada di bagian staff pendaftaran. b. Melakukan pembayaran cash lunas dan bisa cicilan.
c. Setelah itu calon siswa mendapatkan bukti pembayaran berupa kwitansi pembayaran pendaftaran.
d. Calon siswa baru mendapatkan nomor pendaftaran e. Calon siswa baru menyerahkan berkas pembayaran sebagai
berikut : i. Memberikan bukti pembayaran berupa kwitansi pembayaran
yang sudah di tanda tangani. ii. Melampirkan SKL Surat Keterangan Kelulusan copy legalisir
2 lembar.
62
Gambar 4.4. Flowchart Proses Pembayaran Pendaftaran Sistem yang Berjalan
Sumber : Data diolah oleh penulis
63
4.2.1.5. Kelebihan dan Kelemahan Sistem yang Berjalan
1. Kelebihan Sistem yang Berjalan a. Proses langkah dalam pendaftaran siswa baru disesuaikan dengan
prosedur yang ada. b. Sistem pembayarannya sangat membantu bagi pendaftar y ang
ingin membayar dengan cicilan pembayaran 2. Kelemahan Sistem yang Berjalan
a. Cara pendaftaran siswa baru yang ada di SMK Pelopor Nasional Ciputat Tangerang masih bersifat manual walaupun menggunakan
komputer sebagai alat bantu tetapi belum terkomputerisasi. b. Memiliki struktur dan cara yang kurang efisien dalam penanganan
sistem informasi pendaftaran siswa baru. c. Calon siswa baru harus bolak -balik ke sekolah guna untuk
memenuhi semua persyaratan yang berkaitan dengan pendaftaran siswa baru.
d. Calon siswa baru harus datang ke sekolah ataupun lewat telepon hanya untuk memastikan informasi yang berkaitan dengan jadwal
kegiatan siswa baru karena hanya akan memakan banyak waktu. e. Calon siswa baru kesulitan untuk mendapatkan informasi
mengenai informasi yang berkaitan de ngan proses pendaftaran siswa baru.
64
4.2.1.6. Analisa Pemecahan Masalah
Setelah menganalisa cara proses pendaftaran siswa baru yang ada di SMK Pelopor Nasional Ciputat Tangerang, maka penulis akan
menguraikan beberapa permasalahan yang terdapat pada proses
pendaftaran siswa baru yang sedang berjalan. 1. Bagi calon siswa baru merasa sulit untuk mendapatkan informasi
mengenai semua hal yang berkaitan dengan proses pendaftaran siswa baru di SMK Pelopor Nasional Ciputat Tangerang serta alur sistem
yang berjalan saat ini dirasa masih sangat minim atau kurang efisien bagi calon siswa baru.
2. Bagian TU Tata Usaha di SMK Pelopor Nasional belum memiliki data yang terintegrasi serta masih menggunakan sistem manualisasi
dalam pelayanan pendaftaran siswa baru serta penyimpanan arsip yang juga masih dilakukan secara manual.
3. Dapat memakan banyak waktu dalam proses pendaftaran untuk memenuhi syarat-syarat pendaftaran.
4. Wilayah untuk memberikan informasi sekolah kepada masyarakat hanya pada daerah tertentu.
65
Tabel 4.1.
Solusi Permasalahan Sistem Berjalan No Gejala
Masalah Akibat
Solusi 1.
2.
3. Kurangnya
peminatan calon
siswa baru
Sulit untuk mengatur data
yang ingin
diakses serta sulit unuk mencari data
dari tumpukan data yang disimpan.
Lambatnya proses
dalam penerimaan
siswa baru. Calon
siswa baru
merasa sulit untuk mendapatkan
informasi mengenai
hal yang berkaitan dengan
proses pendaftaran
siswa baru.
data yang
belum terintegrasi
serta masih menggunakan
sistem manualisasi
dalam pelayanan
pendaftaran siswa
baru serta
penyimpanan arsip
masih sangat rentan terhadap kesalahan.
Penggunaan program yang
masih manualisasi
akan memungkinkan
terjadi lamanya
proses pendaftaran
dalam pencatatan
pembukuan. Selalu
menerima calon siswa baru
yang hanya datang ke sekolah tanpa
ditargetkan.
Sangat rentan
terhadap kehilangan atau kesalahan data.
memakan banyak
waktu dalam proses pendaftaran.
Dengan Membangun
sistem pendaftaran siswa baru online,
maka
banyak masyarakat
yang lebih banyak tahu
tentang informasi sekolah tersebut.
Pembuatan sistem terkomputerisasi
ini dapat
menyimpan data
yang didukung
oleh database kare akan aman dan
juga meringankan serta
membantu kinerja staff bagian
pendaftaran.
Dengan sistem
pendaftaran siswa baru secara online
ini, maka calon siswa tidak perlu
lagi untuk datang ke sekolah. Karena
dengan mengakses sistem ini semua
sudah
tercantum
66
4. Kurang
maksimalnya dalam memperluas
informasi Cakupan
wilayah yang sangat terbatas
Tidak berkembangnya
tingkat pendapatan untuk penerimaan
siswa baru dengan pembatasan
wilayah. prosedur
didalamnya.
Pembuatan sistem pendaftaran siswa
baru yang
digunakan secara online
sehingga semua orang yang
ada diseluruh
Indonesia bisa
mengakses sistem ini
dan bisa
melihat informasi lengkap.
67
4.2.1.7. Literatur Sejenis
Dari analisa literatur sejenis maka penulis mencoba membandingkan kelebihan sistem yang dibuat penulis dengan
kekurangan sistem yang lama dari literatur sejenis. Berikut tabel perbandingannya :
Tabel 4.2.
Perbandingan Literatur Sejenis
No. Kelebihan
Kekurangan
1.
2.
3.
4. Terdapat konten berita yang update setiap saat,
yang berhubungan dengan informasi pendaftaran.
Sistem memiliki tampilan periode tanggal untuk penerimaan siswa baru sehingga calon siswa yang
ingin mendaftar bisa memperkirakan waktu yang tepat untuk mendaftar.
Tampilan sistem dibuat dengan semenarik mungkin dengan memasukan animasi teks dan
gambar.
Pada sistem terdapat fasilitas kontak untuk calon siswa jika mempunyai keluhan atau bertanya dan
pihak admin dapat membalas pesan langsung pada sistem.
Konten yang ada pada sistem hanya berisi proses pendaftaran dan profile sekolah saja,
sehingga bersifat monoton.
Sistem tidak
menampilkan biaya
pendaftaran, untuk
meng etahuinya langsung bertanya pada bagian TU Tata
Usaha.
Tampilan sistem kurang memikat dan menghidupkan suasana.
Jika calon siswa mempunyai keluhan atau bertanya harus konfirm ke pihak admin
terlebih dahulu.
68
4.2.1.8. Usulan Pengembangan Sistem Info rmasi Pendaftaran Siswa Baru Secara Online Berbasis Web
Berikut ini adalah hasil analisa sistem usulan dengan menggunakan digram alir dokumen Flowchart :
Gambar 4.5. Flowchart Proses Pendaftaran Calon Siswa Baru Sistem yang Di usulkan
Sumber : Data diolah oleh penulis
69
Gambar 4.6. Flowchart Proses Pembayaran Pendaftaran Calon Siswa baru Sistem yang
Diusulkan Sumber : Data diolah oleh penulis
70
Gambar 4.7. Flowchart Pembuatan Laporan Peserta Siswa Baru Sistem yang Diusulkan
Sumber : Data diolah oleh penulis
71
4.2.2. Perancangan Design
Tahap berikutnya adalah melakukan perancangan pada ” Pengembangan Sistem Informasi Pendaftaran Siswa Baru secara Online Berbasis Web”.
Prosesnya melalui beberapa tahap, yaitu :
4.2.2.1. DFD Data Flow Diagram
1. Diagram Konteks Context Diagram
Gambar 4 .8.
Diagram Konteks Context Diagram Data diolah Oleh Penulis
Pada diagram konteks, sistem hanya diga mbarkan dengan sebuah proses, kemudian entitas luar yang bernteraksi dengan sproses
tunggal diidentifikasi. Didapat 2 entitas, yaitu admin, operator dan calon Siswa. Dimana calon siswa tersebut sebagai entitas luar
external entity, operator sebagai entit as luar external entity dan admin sebagai entitasi dalam internal entity.
72
2. Diagram Nol Overview Diagram
Gambar 4 .9.
Diagram Nol Overview Diagram Data diolah Oleh Penulis
Pada diagram level nol, proses tunggal dari diagram konteks dipecah menjadi 3 proses terperinci, yaitu registrasi, input
administrasi, validasi siswa baru, validasi terbagi 3 macam yaitu : Seleksi Jumlah Nilai, Seleksi Pembayaran dan Seleksi Jumlah Siswa.
73
4.2.2.2. Kamus Data
1. Penjelasan Proses a. Proses : 1.0
Nama Proses : Registrasi
Masukkan : Username, Password,Email
Keluaran : Data Calon Siswa Baru
Ringkasan Proses : Memasukan username, password dan
email agar bisa login b. Proses : 2.0
Nama Proses : Input Administrasi
Masukkan : Periode Pendaftaran, Nama Bank
No. Rekening, Jumlah Bayar. Keluaran
: Data konfirmasi administrasi calon siswa baru
Ringkasan Proses : Calon siswa baru melakukan
pembayaran administrasi melalui beberapa tahap dan dikonfirmasikan
c. Proses : 3.0 Nama Proses
: Validasi Siswa Baru
74
