LKP : Analisa Sistem Informasi Pengeluaran Persediaan Produk Jadi pada PT Perkebunan Nusantara X (Persero) Pabrik Gula Lestari.

PABRIK GULA LESTARI KERJA PRAKTEK

Disusun oleh:

Nama : Bertha Nova Christiyana NIM : 08.39010.0015

Program : DIII (Diploma)

Jurusan : Manajemen Informatika

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

HALAMAN JUDUL ... i

LEMBAR PENGESAHAN ... ii

ABSTRAK... ... iii

KATA PENGANTAR ... iv

DAFTAR ISI ... ... v

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR TABEL ... x

DAFTAR LAMPIRAN ... xi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Kontribusi ... 3

1.6 Sistematika Penulisan ... 3

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6

2.1 Sejarah Berdirinya Perusahaan ... 6

2.2 Visi, Misi, Filosofi dan Budaya Kerja Perusahaan ... 10

2.3 Kondisi Perusahaan ... 11

2.4 Lokasi Perusahaan ... 12

2.5 Logo Perusahaan ... 12

2.6 Struktur Organisasi ... 14

3.2 Sistem Informasi... 15

3.3 Persediaan ... 16

3.4 Analisis dan Perancangan Sistem ... 17

3.5 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 18

3.6 Data Flow Diagram (DFD) ... 19

3.7 Database ... 22

3.8 Database Management System ... 22

3.9 Microsoft Office Visio 2003 ... 24

BAB IV DESKRIPSI SISTEM ... 25

4.1 Pengumpulan Data ... 25

4.1.1 Observasi ... 25

4.1.2 Wawamcara ... 25

4.2 Analisa Masalah ... 26

4.3 Desain Sistem Document Flow ... 26

4.4 Desain Sistem System Flow ... 28

4.5 Data Flow Diagram (DFD)... 29

4.5.1 Context Diagram ... 29

4.5.2 Hierarchy Input Output (HIPO) ... 30

4.5.3 DFD Level 0 ... 31

4.5.4 DFD Level 1 Sub Proses Maintenance Data ... 33

4.5.5 DFD Level 1 Sub Proses Melakukan Transaksi ... 33

4.5.6 DFD Level 1 Sub Proses Cetak Laporan ... 34

4.7 Conceptual Data Model ... 36

4.8 Physical Data Model ... 37

4.9 Struktur Tabel ... 38

4.10 Desain I/O ... 41

4.10.1 Desain Form Utama ... 42

4.10.2 Desain Form Master Jenis Gula ... 42

4.10.3 Desain Form Master Gudang ... 43

4.10.4 Desain Form Master Pembeli ... 43

4.10.5 Desain Form Transaksi Delivery Order ... 44

4.10.6 Desain Form Transaksi Bom Pengeluaran Gula ... 45

4.10.7 Desain Form SPPG ... 45

4.10.8 Desain Output BPG ... 46

4.10.9 Desain Output DO ... 47

4.10.10 Desain Output SPPG ... 47

BAB V PENUTUP ... 48

5.1 Kesimpulan ... 48

5.2 Saran ... 48

DAFTAR PUSTAKA ... 49

LAMPIRAN ... 51

Gambar 2.1 Logo Perusahaan ... 13

Gambar 2.2 Struktur Organisasi ... 14

Gambar 3.1 Process ... 19

Gambar 3.2 External Entity ... 21

Gambar 3.3 Data Store ... 21

Gambar 3.4 Data Flow ... 22

Gambar 4.1 Document Flow Pengeluaran Persediaan Produk Jadi ... 27

Gambar 4.2 System Flow Pengeluaran Persediaan Produk Jadi ... 28

Gambar 4.3 Context Diagram ... 29

Gambar 4.4 Hierarchy Input Output (HIPO) ... 30

Gambar 4.5DFD Level 0 SI Pengeluaran Persediaan Produk Jadi ... 32

Gambar 4.6DFD Level 1 Sub Proses Maintenace Data ... 33

Gambar 4.7 DFD Level 1 Sub Proses Melakukan Transaksi ... 34

Gambar 4.8 DFD Level 1 Sub Proses Mencetak Laporan ... 34

Gambar 4.9 Entity Relationship Diagram ... 35

Gambar 4.10 Conceptual Data Model (CDM) ... 36

Gambar 4.11 Physical Data Model (CDM)... 37

Gambar 4.12 Desain Menu Utama ... 42

Gambar 4.13 Desain Input Form Master Jenis Gula ... 42

Gambar 4.14 Desain Input Form Master Gudang ... 43

Gambar 4.15 Desain Input Form Master Pembeli ... 43

Gambar 4.16 Desain Input Form Delivery Order ... 44

Gambar 4.18 Desain Input Form SPPG ... 45

Gambar 4.19 Desain Output BPG ... 46

Gambar 4.20 Desain Output Delivety Order... 47

Gambar 4.21 Desain Output SPPG ... 47

Tabel 4.1 Tabel Struktur Data Pembeli ... 38

Tabel 4.2 Tabel Struktur Data Delivery Order... 38

Tabel 4.3 Tabel Struktur Data Bon Pengeluaran Gula ... 39

Tabel 4.4 Tabel Struktur Data Surat Perintah Pengeluaran Gula (SPPG) ... 40

Tabel 4.5 Tabel Struktur Data Transaksi ... 40

Tabel 4.6 Tabel Struktur Data Gudang ... 41

Tabel 4.7 Tabel Struktur Data Jenis Gula ... 41

Lampiran 1 Kartu Bimbingan ... 51

Lampiran 2 Acuan Kerja ... 52

Lampiran 3 Garis Besar Rencana Kerja Mingguan ... 53

Lampiran 4 Kehadiran Kerja Praktek ... 54

1.1 Latar Belakang Masalah

Semakin berkembangnya teknologi informasi membawa dampak semakin ketatnya persaingan diantara para pelaku bisnis yang berada pada setiap perusahaan. Dengan adanya pemanfaatan teknologi informasi tersebut, informasi yang dibutuhkan menjadi lebih akurat dan tepat guna, sehingga kebijakan-kebijakan perusahaan dapat diambil secara cepat dan tepat.

PT. Perkebunan Nusantara X (Persero) Pabrik Gula Lestari merupakan salah satu pelaku bisnis pada suatu perusahaan manufaktur yang tidak begitu besar proses produksinya. Proses produksi Pabrik Gula Lestari menggunakan tebu sebagai bahan baku yang diperoleh dari bahan-bahan tebu di Kertosono dan sekitarnya. Untuk hasil produksinya, produk utama yang dihasilkan oleh Pabrik Gula Lestari adalah gula putih atau gula kualitas SHS 1 (Superior High Sugar).

Pemilihan lokasi sebuah perusahaan merupakan suatu hal yang bersifat potensial atau sangat penting, dan hal tersebut menjadi bahan pertimbangan dimana letak perusahaan itu didirikan. Di dalam pemilihan lokasi Pabrik Gula Lestari perlu memperhatikan adanya faktor-faktor yang mempengaruhi, salah satunya yaitu letak perusahaan yang dekat dengan sumber bahan baku karena di daerah Kertosono dan sekitarnya banyak ditanami tebu sebagai bahan baku.

Penerapan sistem informasi pengeluaran persediaan produk jadi pada PT. Perkebunan Nusantara X (Persero) Pabrik Gula Lestari yang pada akhirnya memberikan laporan persediaan produk jadi saat ini masih sangat minimal, yaitu terbatas pada penginputan data dengan menggunakan aplikasi Microsoft Word

atau Microsoft Excel, dalam hal ini kesulitannya terletak pada pencarian dan penyimpanan data, selain itu terdapat banyak proses serta dokumen-dokumen yang tersebar di setiap bagian sehingga kurang efisien dan efektif.

Semua hal di atas lebih mudah jika dilakukan dengan menggunakan suatu sistem informasi terkomputerisasi, karena pengerjaannya dan pengelolaan data sesuai dengan urutan proses dan keinginan user. Teknologi sistem informasi komputerisasi merupakan suatu sistem yang dapat menyimpan serta memproses data secara cepat dan akurat tanpa membutuhkan ketelitian secara penuh bagi penggunanya terutama karena semakin banyaknya data yang akan diolah atau redudansi data.

Oleh karena itu, dibutuhkan analisa dan desain suatu sistem informasi pengeluaran persediaan produk jadi yang dibuat untuk membantu perusahaan dalam mengolah data pelanggan serta data dari dokumen-dokumen yang telah tersebar. Sehingga sistem nantinya membantu pihak yang terkait dalam proses pengeluaran produk jadi yang lebih cepat dan tidak memakan waktu yang lama.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan yaitu bagaimana menghasilkan desain sistem informasi yang sesuai kebutuhan dan mudah diterapkan sehingga mampu diterima oleh user?

1.3 Batasan masalah

Berdasarkan perumusan masalah di atas, maka dapat dibuat batasan masalah yang meliputi hal-hal sebagai berikut:

1. Analisa sistem informasi ini tidak mencakup tentang perhitungan ke dalam pencatatan akuntansi, tetapi analisa sistem informasi hanya melakukan pengamatan terhadap proses-proses yang terjadi sampai kepada menghasilkan informasi terhadap penggunaan dokumen-dokumen ketika terjadi pengeluaran persediaan produk jadi (gula).

2. Analisa sistem informasi ini dibuat untuk menghasilkan desain sistem informasi yang terkomputerisasi.

1.4 Tujuan

Tujuan yang ingin dicapai dari analisa sistem informasi pengeluaran persediaan produk jadi ini adalah dapat memberikan kemudahan dalam mengelola data-data yang tersimpan serta meminimalkan adanya penggunaan dokumen.

1.5 Kontribusi

Beberapa hal yang dapat diperoleh dari kegiatan kerja praktek di PT. Perkebunan Nusantara X (Persero) Pabrik Gula Lestari antara lain:

1. Pembuatan perancangan sistem informasi pengeluaran persediaan produk jadi yang lebih baik, sehingga proses pengolahan data berjalan dengan lancar. 2. Mempermudahkan perusahaan dalam melakukan pelayanan terhadap pembeli

secara cepat, tepat, dan efisien sehingga pembeli mendapatkan pelayanan yang lebih baik.

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk memberikan gambaran menyeluruh terhadap masalah yang sedang dibahas, maka sistematika penulisan dapat dibagi dalam beberapa bab, sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini dijelaskan tentang latar belakang masalah, inti dari permasalahan yang disebutkan pada perumusan masalah, pembatasan masalah yang menjelaskan tentang batasan-batasan dari sistem yang dibuat agar tidak menyimpang dari ketentuan yang ditetapkan. Tujuan dari kerja praktek adalah merancang suatu sistem informasi yang telah dianalisa sesuai dengan yang diketahui dalam sistem yang telah berlangsung, kontribusi yang dapat diberikam dari perancangan sistem informasi yang sebelumnya telah dianalisa, kemudian dilanjutkan dengan membuat sistematika penulisan laporan kerja praktek.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Pada bab ini akan dijelaskan gambaran umum PT. Perkebunan Nusantara X (Persero) Pabrik Gula Lestari yaitu tentang sejarah, visi, misi, filosofi, budaya kerja perusahaan, kondisi perusahaan, lokasi perusahaan, serta struktur organisasi perusahaan.

BAB III LANDASAN TEORI

Pada bab ini menjelaskan tentang teori-teori yang berkaitan dalam penyelesain laporan, yaitu penjelasan tentang sistem, sistem informasi, persediaan, analisis dan perancangan sistem, Entity Relationship

Diagram (ERD), Data Flow Diagram (DFD), Database, DBMS.

Teori-teori tersebut diperlukan untuk memecahkan masalah di dalam analisa sistem informasi persediaan produk jadi.

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN

Pada bab ini menjelaskan pekerjaan selama kerja praktek, yaitu menganalisa sistem dan mendesain sistem. Mendesain sistem dimulai dari Document Flow, System Flow, Context Diagram, Hierarchy Input

Output (HIPO), Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship

Diagram (ERD), Conceptual Data Model (CDM), Physical Data Model

(PDM), DBMS, dan desain Input Output. BAB V PENUTUP

Pada bab ini berisi kesimpulan dan saran dari analisa sistem informasi yang telah dirancang. Saran yang dimaksud adalah saran terhadap kekurangan dari analisa sistem yang ada kepada pihak lain yang ingin mneruskan kerja praktek ini. Tujuannya adalah agar pihak lain tersebut menyempurnakan rancangan analisa sistem informasi ini sehingga bisa menjadi lebih baik dan berguna.

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Berdirinya Perusahaan

Sejarah berdirinya Pabrik Gula Lestari (PG. Lestari) tidak lepas dari sejarah berdirinya perusahaan industri gula yang ada di Indonesia. Pabrik Gula Lestari merupakan pabrik gula yang berada di bawah naungan perusahaan gula PT. Perkebunan Nusantara X (Persero) yang merupakan kantor direksi sekaligus kantor pusat pengendalian dari Pabrik Gula Lestari. Untuk lebih jelasnya, sejarah berdirinya Pabrik Gula Lestari dibagi ke dalam beberapa periode, yaitu:

1. Masa Pemerintahan Belanda

Seperti telah diketahui Pemerintah Belanda datang di Indonesia adalah untuk mencari keuntungan sebanyak-banyaknya. Hal tersebut kemudian menyebabkan Pemerintah Belanda menjalankan sistem tanam paksa atau yang lebih dikenal dengan nama kultur stelsel.Dalam sistem tanam paksa tersebut salah satu tanaman yang harus ditanam adalah tebu yang merupakan bahan baku pembuat gula. Di sisi lain, para pengusaha swasta Belanda juga mulai mengembangkan usahanya di Indonesia yaitu dengan cara mendirikan perusahaan-perusahaan perkebunan termasuk mendirikan pabrik gula pada masa tahun 1830-an

Pada Tahun 1909, bangsa Belanda mulai mendirikan Pabrik Gula Lestari yang dipelopori oleh "CV. CULTUR MAATCHAPPY (C.V.C.M) Panji Tanjungsari" yang berkedudukan di Amsterdam. Sedangkan Pengurusan serta tata usaha dari Pabrik Gula Lestari diserahkan kepada Trademen On Van Kerchen

Indonesia yang pada waktu itu berada di Surabaya.

2. Masa Tahun 1950-1957

Pada tahun 1950 setelah Perang Dunia II usai, maka perusahaan-perusahaan perkebunan milik asing diambil alih dan dikelola oleh pemerintah menjadi "Perumahan Perkebunan Negara (PPN) ",

3. Masa Tahun 1957-1963

Pada masa Pemerintahan Indonesia menuntut kembalinya Irian Barat ke dalam wilayah Indonesia, maka pada tanggal 10 Desember 1957 dilakukan aksi ambil alih perusahaan perkebunan milik swasta Belanda dan dimasukkan dalam pengelolaan "Perusahaan Perkebunan Negara Baru (PPN Baru)". Termasuk Pabrik Gula Lestari yang merupakan pabrik gula milik swasta Belanda yang berada di bawah kepengurusan lama yaitu Tredemen On Van Kerchen Indonesia di Surabaya.

Daerah kerja PPN Baru dibagi dalam bentuk perwakilan-perwakilan yang mencakup beberapa daerah kerja, yaitu:

a. Perwakilan Medan untuk daerah Sumatra b. Perwakilan Bandung untuk daerah Jawa Barat c. Perwakilan Semarang untuk daerah Jawa Tengah d. Perwakilan Surabaya untuk daerah Jawa Timur

Pembenahan-pembenahan terus dilakukan oleh pemerintah untuk memperbaiki sistem perusahaan perkebunan yang sudah ada. Pada tahun 1960 pemerintah melakukan reorganisasi PPN Baru, yaitu dengan melakukan pembagian unit-unit perkebunan ke dalam daerah kerja kerasidenan

Pada Tahun 1961 dengan Peraturan Pemerintah No. 141-175 diadakan perubahan dari unit-unit perkebunan menjadi kesatuan-kesatuan perkebunan.

Sedangkan PPN Baru pusat (Jakarta) berubah menjadi "Badan Pimpinan Umum Perusahaan Perkebunan (BPUPPN)"dan perwakilannya di daerah-daerah berubah menjadi cabang. Sedangkan Pabrik Gula lestari, pada tanggal 26 April 1961 dimasukkan ke dalam kesatuan II (Karasidenan Kediri) melalui Peraturan Pemerintah No. 166 tahun 1961.

4. Masa Tahun 1963-1968

Pada Tahun 1963, pemerintah mengeluarkan Peraturan Pemerintah No. 1 dan 2 Tahun 1963 yang mengatur tentang pembentukan BPU-PPN. Dari peraturan tersebut, Pabrik Gula Lestari dijadikan perusahaan yang mempunyai badan hukum sendiri.

5. Masa Tahun 1968-1973

Pada Tahun 1968 pemerintah mengeluarkan Peraturan Pemerintah No. 14 yang menjadi dasar reorganisasi BPU-PPN menjadi "Perusahaan Negara Perkebunan (PNP)". Sedangkan di tingkat pusat dibentuk "Badan Khusus Urusan Perusahaan Negara Perkebunan (BKU-PNP) " dan di tingkat daerah di bentuk BKU-PNP wilayah. Berdasarkan peraturan tersebut ditentukan bahwa Pabrik Gula Lestari beserta hak dan kewajibannya serta kekayaan dan perlengkapannya diserahkan atau beralih kepada PNP XXI.

6. Masa Tahun 1973 sampai sekarang

Berdasarkan Peraturan Pemerintah No.23 tahun 1973, pasal 1 dan 2, PNP XXI- XXII diubah bentuk menjadi "Perusahaan Perseroan (Persero) ". Pada tahun 1970, didirikan Perusahaan Perkebunan XXXI (Persero) yang menaungi Pabrik Gula Bunga Mayang dan Pabrik Gula Cinta Manis yang terletak di Palembang.

Kemudian berdasarkan Peraturan Pemerintahan Negara Republik Indonesia No. 15 Tahun 1996, maka Perusahaan Perseroan (Persero) PT. Perkebunan XXI-XXII dan Perusahaan Persero (Persero) PT. Perkebunan XXVII, yang masing-masing didirikan berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 13 Tahun 1990, No. 25 Tahun 1973 dan Peraturan Pemerintah No. 7 Tahun 1972 dileburkan dalam satu perusahaan perseroan (Persero) baru, dengan nama "Perusahaan Perseroan (Persero) PT.Perkebunan Nusantara X". Berikut merupakan wilayah kerja yang dinaungi :

a. Pabrik Gula Lestari yang terletak di Patianrowo, Nganjuk

b. Pabrik Gula Modjopanggong yang terletak di Mojopanggung, Tulungagung

c. Pabrik Gula Ngadirejo yang terletak di Kediri d. Pabrik Gula Meritjan yang terletak di Kediri e. Pabrik Gula Pesantren Baru yang terletak di Kediri f. Pabrik Gula Tjoekir yang terletak di Cukir, Jombang g. Pabrik Gula Djombang Baru yang terletak di Jombang h. Pabrik Gula Gempol Krep yang terletak di Prambon,Sidoarjo i. Pabrik Gula Watoe Toelis yamg terletak di Mojokerto

j. Pabrik Gula Krian yang terletak di Krian, Sidoarjo

k. Pabrik Gula Toelangan yang terletak di Tulangan, Sidoarjo l. Pabrik Gula Krembong yang terletak di Krembong, Sidoarjo m. PK (Pabrik Karung) Penjangaan di Jawa Tengah

n. Kebun Ajong Bayasan

p. Kebun Wedibirit, Kebonarum, Gayamprit q. Bobbin

r. Proyek Gula Barito Selatan

Selain itu, PT. Perkebunan Nusantara X (Persero) juga mempunyai tiga buah Rumah Sakit, yaitu:

a. Rumah Sakit Gatoel di Mojokerto

b. Rumah Sakit Toeloeng Redjo di Pare, Kediri c. Rumah Sakit Perkebunan di Surabaya

Jadi, sampai dengan saat ini, Pabrik Gula Lestari berada dalam naungan PT. Perkebunan Nusantara X (Persero) yang berkedudukan di Surabaya, Jawa Timur.

2.2 Visi, Misi, Filosofi dan Budaya Kerja Perusahaan

Dalam menjalankan kegiatan sehari-harinya, PT. Perkebunan Nusantara X (Persero) menentukan sebuah rencana strategis sebagai berikut:

1. Visi

Menjadi perusahaan agribisnis berbasis perkebunan yang terkemuka di Indonesia yang tumbuh dan berkembang bersama mitra.

2. Misi

a. Berkomitmen menghasilkan produk berbasis bahan baku tebu dan tembakau yang berdaya saing tinggi untuk pasar domestik dan internasional.

b. Mendedikasikan pelayanan rumah sakit kepada masyarakat umum dan perkebunan untuk hidup sehat.

c. Mendedikasikan diri untuk selalu meningkatkan nilai-nilai perusahaan bagi kepuasan stakeholder, melalui kepemimpinan inovasi dan kerjasama tim, serta organisasi yang efektif.

3. Filosofi

Kejujuran, Kepercayaan, Keterbukaan, Kerjasama dan Keselarasan. 4. Budaya Kerja

Cepat, Cekatan ,Cerdas, Cermat dan Citra.

2.3 Kondisi Perusahaan

Pada saat ini areal tanaman Pabrik Gula Lestari terletak di empat kabupaten yaitu : Kediri, Nganjuk, Tuban dan Bojonegoro yang terbagi ke dalam beberapa wilayah kerja. Untuk Kabupaten Kediri, terbagi menjadi lima wilayah yang terletak di lima kecamatan, diantaranya adalah:

1. Wilayah Kecamatan Papar

2. Wilayah Kecamatan Plemahan Barat 3. Wilayah Kecamatan Plemahan Timur 4. Wilayah Kecamatan Purwosari 5. Wilayah Kecamatan Gondang

Sedangkan untuk Kebupaten Nganjuk terbagi dalam sepuluh wilayah yang tersebar dalam sepuluh wilayah kerja yang meliputi:

1. Wilayah Kecamatan Baron

2. Wilayah Kecamatan Tanjung Anom 3. Wilayah Kecamatan Ngronggot 4. Wilayah Kecamatan Kertosono 5. Wilayah Kecamatan Patianrowo

6. Wilayah Kecamatan Lengkong 7. Wilayah Kecamatan Jatikalen 8. Wilayah Kecamatan Gondang 9. Wilayah Kecamatan Sukomoro 10. Wilayah Kecamatan Rejoso

2.4 Lokasi Perusahaan

Lokasi usaha merupakan suatu hal yang selalu muncul pada awal pendirian suatu perusahaan. Setiap orang akan selalu berusaha untuk mendapatkan tempat usaha yang memungkinkan memberi keuntungan yang besar, terutama perusahaan yang bergerak dalam bidang profit oriented.

Pada umumnya lokasi perusahaan selalu didasarkan pada motif ekonomi. Penentuan lokasi yang kurang tepat akan mengakibatkan kerugian perusahaan karena besarnya operasi. Karena PT. Perkebunan Nusantara X (Persero) Pabrik Gula Lestari didirikan oleh pihak swasta Belanda, maka penentuan lokasi pun sudah diperhitungkan oleh pendiri tersebut.

PT. Perkebunan Nusantara X (Persero) PG. Lestari berlokasi di desa Ngrombot, Kecamatan Patianrowo, Kabupaten Nganjuk, Jawa Timur, dari arah Mojokerto kurang lebih 40 km, arah Jombang kurang lebih 20 km, arah Nganjuk kurang lebih 15 km.

2.5 Logo Perusahaan

Logo perusahaan merupakan identitas penting bagi perusahaan yang membedakan perusahaan tersebut dengan perusahaan yang lain. Demikian pula dengan PT. Perkebunan Nusantara X (Persero) Pabrik Gula Lestari, perusahaan

ini memiliki logo perusahaan yang menjadi identitas bagi perusahaan. Di dalam logo ini terdapat desain berupa 3 tangan dengan warna yang berbeda yakni hijau tua, hijau muda, dan orange. Desain tangan mengGambarkan semangat kebersamaan dalam membangun PT. Perkebunan Nusantara X (Persero) Pabrik Gula Lestari. Sedangkan perbedaan warna pada tangan menunjukkan keberagaman dalam PT. Perkebunan Nusantara X (Persero) Pabrik Gula Lestari. Warna hijau sebagai lambang kebersihan, sementara warna orange menunjukkan kehangatan. Untuk layout tulisan PTPN dibuat dinamis yang menunjukkan PTPN X siap menuju modernitas. Tulisan tersebut berbalut warna biru yang mengGambarkan ketenangan dan keluasan aspek cakrawala. Logo dari PT. Perkebunan Nusantara X (Persero) Pabrik Gula Lestari dapat dilihat dalam Gambar 2.1 sebagai berikut:

Gambar 2.1 Logo Perusahaan 2.6 Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan sebuah garis penugasan formal yang menunjukkan alur tugas dan tanggung jawab setiap anggota perusahaan, perusahaan serta hubungan antar pihak dalam organisasi yang bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi. Struktur organisasi dari PT. Perkebunan Nusantara X (Persero) Pabrik Gula Lestari dapat dilihat dalam Gambar 2.2 sebagai berikut:

Dalam bab ini akan dijelaskan landasan teori yang digunakan untuk mendukung penyusunan laporan kerja praktek ini. Landasan teori yang akan dibahas meliputi permasalahan-permasalahan atau prosedur-prosedur yang berlaku saat ini serta beberapa pengertian tentang ilmu yang berkaitan dengan permasalahan.

3.1 Sistem

Menurut Jogiyanto (1989:23), sistem merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang satu dengan yang lain berinteraksi dan bersama-sama beroperasi untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem mempunyai peran yang sangat besar dalam menentukan berjalan tidaknya suatu lembaga atau perusahaan. Hal ini dikarenakan setiap perusahaan akan selalu berdasarkan pada suatu sistem dalam menjalankan aktifitas sehari-harinya.

Suatu sistem dapat dirumuskan sebagai suatu totalitas himpunan yang terdiri dari bagian-bagian yang mana antara satu dengan yang lainnya saling berinteraksi dan bersama-sama beroperasi guna mencapai suatu tujuan tertentu didalam suatu lingkungan. Bagian-bagian atau subsistem tersebut merupakan suatu kompleksitas tersendiri, tapi dalam kebersamaan mencapai suatu tujuan berlangsung secara harmonis dalam keteraturan yang pasti.

3.2 Sistem Informasi

Menurut Leitch (1983:86), sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolah

transaksi atau informasi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Menurut Leman (1998:3-4) komponen sistem informasi terdiri dari

hardware, software, data, manusia, dan prosedur. Kegiatan dalam sistem

informasi mencakup :

1. Input, mengGambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses.

2. Proses, mengGambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah.

3. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas tersebut.

4. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.

5. Control, suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut

berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

3.3 Persediaan

Handoko (1999:333) menyatakan bahwa persediaan menunjukkan segala sesuatu atau sumber daya-sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan, sedangkan menurut Skousen (2001:360) menyatakan bahwa "persediaan adalah nama yang diberikan untuk barang-barang, baik yang dibuat atau dibeli untuk dijual kembali dalam bisnis normal". Kemudian Ridwan (2002:258) menyatakan bahwa: “persediaan meliputi semua barang atau bahan yang diperlukan dalam proses produksi dan distribusi yang menunggu untuk diproses lebih lanjut atau dijual”. Jenis-jenis persediaan menurut Handoko (1999:334) dapat dibedakan atas:

1. Persediaan bahan mentah (raw materials), yaitu persediaan barang-barang berwujud seperti baja, kayu, dan komponen-komponen lainnya yang digunakan dalam proses produksi. Bahan mentah dapat diperoleh dari sumber-sumber alam atau dibeli dari para supplier dan atau dibuat sendiri oleh perusahaan untuk digunakan dalam proses produksi selanjutnya.

2. Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased parts components), yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan lain, di mana secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk.

3. Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplier), yaitu persediaan barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi tetapi tidak merupakan bagian atau komponen barang jadi.

4. Persediaan barang dalam proses (work in process), yaitu persediaan barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk tetapi masih perlu dilebih lanjut menjadi barang jadi.

5. Persediaan barang jadi (finished goods), yaitu persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual dan dikirim kepada langganan.

3.4 Analisis dan Perancangan Sistem

Menurut Kendall (2003:7), analisis dan perancangan sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi. Analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk dapat

mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.

3.5 Entity Relationship Diagram (ERD)

Menurut Marlinda (2004:28) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah Gambaran pada sistem dimana di dalamnya terdapat hubungan antara entity

beserta relasinya. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata. Untuk setiap entity biasanya mempunyai atribute yang merupakan ciri entity tersebut. Relasi adalah hubungan antar entity yang berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar

entity.

Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat mengGambarkan

hubungan antar entity dengan jelas, dapat mengGambarkan batasan jumlah entity

dan partisipasi antar entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh perancang database. Untuk itu Entity Relationship Diagram dibagi menjadi dua jenis model, yaitu:

1. Conceptual Data Model (CDM)

Conceptual Data Model (CDM) adalah jenis model data yang mengGambarkan

2. Physical Data Model (PDM)

Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang mengGambarkan

hubungan antar tabel secara fisikal.

3.6 Data Flow Diagram (DFD)

Menurut Kristanto (2003:55), Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sisem, dimana data tersebut disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan, dan proses yang dikenakan pada data tersebut.

Data Flow Diagram merupakan suatu metode pengembangan sistem yang

terstruktur (structure analysis and design). Penggunaan notasi dalam data flow

diagram sangat membantu untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat

kompleksitas. Pada tahap analisa, penggunaan notasi ini dapat membantu dalam berkomunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika. Di dalam data flow diagram, terdapat empat simbol yang digunakan yaitu process,

external entity, data store, dan data flow. Simbol process digunakan untuk

melakukan suatu perubahan berdasarkan data yang diinputkan dan menghasilkan data dari perubahan tersebut. Simbol process dapat digambarkan sebagai bentuk berikut:

0 Prcs_1

Gambar 3.1 Process

Pada bentuk gambar process, bagian atas berisi nomor untuk identitas proses. Suatu proses dengan nomor 0 (nol atau kosong) menandakan bahwa

proses tersebut adalah sebuah context diagram. Diagram ini merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya. Pembuatan context diagram dapat dilakukan dengan terlebih dahulu menentukan nama sistemnya, menentukan batasan dari sistem, dan menentukan terminator yang diterima atau diberikan daripada sistem untuk kemudian dilakukan penggambaran.

Nomor 1, 2, 3, dan seterusnya menandakan bahwa proses tersebut diartikan sebagai proses level-0 (nol) yang merupakan hasil turunan atau decompose dari proses context diagram. Proses level-0 membahas sistem secara lebih mendetil, baik dipandang dari segi kegiatan dari sebuah bagian, alur data yang ada, maupun database yang digunakan didalamnya. Pembuatannya dapat dilakukan dengan cara menentukan proses utama yang ada dalam sistem, menentukan alur data yang diterima dan diberikan masing-masing proses daripada sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang masuk atau keluar dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk dan keluar pada level berikutnya), memunculkan data store sebagai sumber maupun tujuan data

(optional), menggambarkan diagram level-0, menghindari perpotongan arus data,

dan melakukan pemberian nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses).

Nomor 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, dan seterusnya merupakan sebuah proses turunan atau decompose dari proses level-0 yang disebut sebagai proses level-1 (satu). Proses level-1 mengGambarkan detil kerja dari sebuah bagian dalam sebuah sistem. Penggambarannya dilakukan dengan cara menentukan proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level-0, menentukan apa yang

diterima atau diberikan masing-masing sub-proses daripada sistem dan tetap memperhatikan konsep keseimbangan, memunculkan data store sebagai sumber maupun tujuan alur data (optional), mengGambar DFD level-1, dan berusaha untuk menghindari perpotongan arus data. Hasil turunan akhir disebut sebagai the

lowest level, dimana hasil akhir ini tergantung dari kompleksitas sistem yang ada.

External entity disimbolkan dengan bentuk persegi yang digunakan untuk

mengGambarkan pelaku-pelaku sistem yang terkait, dapat berupa orang-orang, organisasi maupun instansi. External entity dapat memberikan masukan kepada

process dan mendapatkan keluaran dari process. External entity diGambarkan

dalam bentuk sebagai berikut:

Entt_2

Gambar 3.2 External Entity

Data store digunakan sebagai media penyimpanan suatu data yang dapat

berupa file atau database, arsip atau catatan manual, lemari file, dan tabel-tabel dalam database. Penamaan data store harus sesuai dengan betuk data yang tersimpan pada data store tersebut, misalnya tabel pelanggan, tabel detil penjualan, tabel detil pembelian, dan lain-lain. Data store digambarkan dalam bentuk simbol sebagai berikut:

1 Stor_3

Gambar 3.3 Data Store

Data flow merupakan penghubung antara external entity dengan process

dan process dengan data store. Data flow menunjukkan aliran data dari satu titik

flow harus menggunakan kata benda, karena di dalam data flow mengandung sekumpulan data. Dataflow diGambarkan dengan bentuk simbol sebagai berikut:

Flow_6

Gambar 3.4 Data Flow

3.7 Database

Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya. Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data independence (kebebasan data).

3.8 Database Management System

Menurut Marlinda (2004:6), Database Management System (DBMS) merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya. Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data. Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS adalah:

1. Data Definition Language (DDL)

Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang disebut data dictionary/directory.

2. Data Manipulation Language (DML)

Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.

3. Query

Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.

DBMS memiliki fungsi sebagai berikut:

1. Data Definition

DBMS harus dapat mengolah pendefinisian data.

2. Data Manipulation

DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk mengakses data.

3. Data Security dan Integrity

DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh DBA.

4. Data Recovery dan Concurrency

a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan sebagainya.

b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada saat yang bersamaan.

5. Data Dictionary

DBMS harus menyediakan data dictionary.

3.9 Microsoft Office Visio 2003

Menurut Rahman (2004:1) Produk Microsoft Visio tahun 2003 adalah

Visio Standart dan Visio Professional. Kedua produk ini memakai format file

yang umum, yang berarti Anda dapat membagi diagram Gambar Visio Anda dengan pengguna Visio lain, tanpa memperhatikan produk yang Anda digunakan. Visio 2003 merupakan hasil pengembangan dari Visio versi sebelumnya, seperti Visio 2000/2002, Visio 5 dan Visio Technical. Dibandingkan dengan Visio versi sebelumnya, Visio 2003 jauh lebih lengkap dan terintegrasi. Visio 2003 termasuk dalam rangkaian program Microsoft Office yang dalam keadaan default terinstal dalam folder instalasi Visio 11 yang berada pada folder Microsoft Office.

Visio Standart merupakan solusi Gambar atau diagram yang membantu

profesional bisnis, seperti manajer proyek, sales dan pemasaran, person HR, staf administrasi, di dalam memvisualkan ide pekerjaan sehari-harinya. Visio

Profesional merupakan perangkat yang membantu profesional teknik, seperti

spesialis IT, developer, dan mahasiswa teknik di dalam memvisualisasikan ide, informasi, dan sistem serta prototipe suatu objek. Visio Professional juga menyediakan solusi diagram bisnis.

Dalam pelaksanaan kerja praktek ini penulis melakukan beberapa pendekatan untuk menemukan permasalahan dan sekaligus penyelesaiannya, yang mulanya diawali dari sistem manual dan pada akhirnya dapat diselesaikan oleh sistem informasi yang baru dan terkomputerisasi. Salah satu cara yang efektif dalam pelaksanaannya adalah dengan pengamatan langsung di lapangan, hal itu diwujudkan dalam bentuk survey ke PT. Perkebunan Nusantara X (Persero) Pabrik Gula Lestari guna mendapatkan data yang dibutuhkan oleh penulis.

4.1 Pengumpulan Data 4.1.1 Observasi

Observasi yaitu mengadakan pengamatan secara langsung mengenai kebutuhan PT. Perkebunan Nusantara X (Persero) Pabrik Gula Lestari. Data-data yang dibutuhkan diperoleh langsung dari perusahaan.

4.1.2 Wawancara

Digunakan untuk mendapatkan data dengan cara mengadakan tatap muka dan pembicaraan langsung dengan pihak-pihak yang terkait dan terlibat dengan objek penelitian sehingga akan diperoleh data mengenai sejauh mana sistem pengolahan data yang ada pada lembaga tersebut. Dari wawancara ini data akan dijadikan pedoman dalam pembuatan rancangan sistem dan laporan. Data yang diperoleh dapat berbentuk lisan maupun formulir-formulir yang digunakan untuk pengolahan data. Selain itu terdapat pedoman wawancara yang digunakan antara lain:

1. Perkenalan

2. Permohonan ijin krja praktek

3. Mencari perumusan masalah yang dapat digunakan sebagai objek kerja praktek 4. Mencari tahu sistem apa saja yang ada pada PT. Perkebunan Nusantara X

(Persero) Pabrik Gula Lestari

5. Menanyakan Logo Perusahaan dan Struktur Organisasi.

4.2 Analisa Masalah

Secara garis besar permasalahan yang dianalisa oleh penulis dapat dikatakan bahwa sistem yang lama masih dilakukan secara manual sepenuhnya (dalam arti belum menggunakan komputer sebagai sarana pembantu secara maksimal) sedangkan perancangan sistem yang dirancang penulis merupakan sistem informasi yang sudah terkomputerisasi. Dengan menggunakan sistem yang baru ini diharapkan laporan dapat langsung tercetak berdasarkan data-data yang tersimpan dalam database.

4.3 Desain Sistem Document Flow

Pada Gambar 4.1 menunjukkan document flow dari proses pengeluaran persediaan produk jadi yang yang dikelola oleh bagian TU hasil (Tata Usaha Hasil), pengolahan, dan gudang yang berada dalam perusahaan di bawah naungan Direksi. Pertama, direksi memberikan Delivery Order (DO) yang telah disepakati antara direksi dengan pembeli kepada pembeli, selanjutnya pembeli membawa DO tersebut pada perusahaan tempat pembeli harus mengambil produk jadi (gula). DO tersebut akan dikelola oleh bagian TU hasil untuk pembuatan Surat Perintah Pengeluaran Gula (SPPG) dan bon pengeluaran gula. Kemudian bagian

pengolahan akan memvalidasi SPPG dan bon pengeluaran gula tersebut, kemudian diberikan kuasa kepada bagian gudang untuk mengeluarkan gula yang telah disetujui untuk dikeluarkan dari gudang. Selain itu bagian pengolahan melakukan pencatatan sebagai dasar untuk pembuatan laporan produksi dan persediaan gula yang akan diserahkan kepada bagian TU hasil dan TU hasil akan mengelola kembali sehingga akan menghasilkan laporan yang akan diberikan kepada direksi.

Gambar 4.1 Document Flow Pengeluaran Persediaan Produk Jadi Keterangan :

DO : Delivery Order

4.4 Desain Sistem System Flow

Dalam menentukan arah atau alur suatu sistem dibutuhkan suatu cara perancangan untuk mendeskripsikan bagaimana tiap langkah yang dilakukan dalam sistem dan pengguna dapat memahami agar didapatkan suatu gambaran mengenai cara kerja dari sistem yang akan dibangun berdasarkan alur rancangan sistem terkomputerisasi. Pada Gambar 4.2 menjelaskan tentang bagaimana alur secara terkomputerisasi pengeluaran persediaan produk jadi dimulai dari DO yang diserahkan kepada pembeli kemudian diserahkan kepada perusahaan untuk diproses pada bagian-bagian yang bersangkutan.

Gambar 4.2 System Flow Pengeluaran Persediaan Produk Jadi Keterangan :

DO : Delivery Order

4.5 Data Flow Diagram (DFD)

Desain DFD dalam sistem sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang telah dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir.

4.5.1 Context Diagram

Context diagram untuk sistem informasi pengeluaran persediaan produk

jadi dapat dilihat pada Gambar 4.3, terdapat 5 (empat) external entity, yaitu TU hasil, pengolahan, gudang, direksi, dan pembeli.

Simpan Persediaan Input Data Pelanggan

Input Data DO

Kartu Gudang Bon Pengeluaran Barang

SPPG

Bon Pengeluaran Sah SPPG Sah

Laporan Persediaan dan Produk Jadi 0

SI Pengeluaran Persediaan Produk Jadi Pada PTPN X (Persero) Pabrik Gula Lestari +

Pembeli

Gudang

Direksi Pengolahan

TU HASIL

4.5.2 Hierarchy Input Output (HIPO)

Diagram berjenjang merupakan alat perancangan sistem yang dapat menampilkan seluruh proses yang terdapat pada suatu aplikasi tertentu dengan jelas dan terstruktur. Pada rancangan sistem informasi pengeluaran persediaan produk jadi ini terdiri dari 3 (tiga) proses utama yaitu proses maintenance data, melakukan transaksi dan mencetak laporan. Masing-masing dari proses utama tersebut akan dijabarkan kembali ke dalam beberapa sub proses. Dari diagram berjenjang berikut ini akan terlihat masing-masing sub level dari Data Flow

Diagram (DFD).

Seluruh proses yang terbentuk merupakan penjabaran dari masing-masing proses di atasnya dimana proses mengelola data induk, melakukan transaksi dan mencetak laporan dapat diturunkan (decomposition) lagi menjadi beberapa sub proses. Adapun secara garis besar, diagram berjenjang yang membangun rancangan aplikasi digambarkan seperti pada Gambar 4.4.

4.5.3 DFD Level 0 Sistem Informasi Pengeluaran Persediaan Produk Jadi Berikut ini adalah DFD Level 0 yang merupakan hasil dari decompose

proses contex diagram yang membuat sistem informasi pengeluaran persediaan produk jadi menjadi lebih detil dan akan semakin jelas penjabarannya.

Hasil dari decompose ini terdapat 3 (tiga) proses yaitu maintenance data

yang berisi tentang data-data master seperti master pelanggan, master delivery

order (DO), master jenis gula. Proses yang kedua adalah melakukan transaksi

yang berisi transaksi pengeluaran persediaan produk jadi yang di dalamnya terdapat tabel yang disimpan maupun dibaca yaitu tabel jenis gula, tabel Surat Perintah Pengeluaran Gula (SPPG), tabel Bon Pengeluaran Gula (BPG), table gudang, dan tabel transaksi pengeluaran gula. Sedangkan yang terakhir adalah proses mencetak laporan yang terhubung dengan tabel yang terkait dalam pembuatan laporan.

Data Gudang Data Gudang

Data Jenis Gula

Data jenis gula

Data jenis Gula

Kode gudang

Simpan Persediaan Input Data DO

Input Data Pelanggan

Kartu Gudang

Persediaan

Laporan Persediaan dan Produk Jadi

Persediaan Bon Pengeluaran Sah SPPG Sah Pengeluaran Gula SPPG

SPPG

Bon Pengeluaran Barang

Data Pelanggan Data DO Data DO Data Pelanggan Direksi Pembeli Pembeli 1 Master + 2 Transaksi + 3 Laporan + 1 Pelanggan 2 DO Pengolaha n Pengolaha n 3 SPPG 4 Pengeluaran Barang

5 Transaksi Pengeluaran Gula Gudang

TU HASIL TU HASIL

Gudang

6 Gudang 7 Jenis Gula

TU HASIL

7 Jenis Gula TU HASIL

6 Gudang

4.5.4 DFD Level 1 Sub Proses Maintenance Data

DFD Level 1 proses master merupakan hasil decompose dari level 0 mengenai pemeliharaan master yang digunakan pada sistem informasi pengeluaran persediaan produk jadi. Adapun proses maintenance data seperti pada Gambar 4.6.

Data Gudang Data Gudang

Data Jenis Gula _{Data jenis Gula}

Input Data DO Input Data Pelanggan

Data DO Data Pelanggan 1 Pelanggan 2 DO 1 Mengelola Data Pelanggan 2 Mengelola Data DO TU HASIL TU HASIL

7 Jenis Gula

3 Mengelola Data Jenis Gula TU HASIL TU HASIL 6 Gudang 4 Mengelola Data Gudang

Gambar 4.6 DFD Level 1 Sub Proses Maintenace Data

4.5.5 DFD Level 1 Sub Proses Melakukan Transaksi

DFD level 1 proses melakukan transaksi merupakan hasil decompose dari level 0 mengenai pemeliharaan master yang digunakan dalam sistem informasi

persediaan produk jadi ini. Selain hal tersebut ada transaksi yang digunakan untuk menyetujui dan mengupdate sistem pengeluaran persediaan produk jadi, seperti pada Gambar 4.7.

Data jenis gula Kode gudang Simpan Persediaan Kartu Gudang Persediaan Pengeluaran Gula SPPG Sah

Bon Pengeluaran Sah

SPPG Bon Pengeluaran Barang

SPPG Data DO Data Pelanggan 2 DO 1 Pelanggan PengolahanPengolahan 3 SPPG 4 Pengeluaran Barang Pembeli Pembeli 5 Transaksi Pengeluaran Gula Gudang 1 Pengeluaran Persediaan Produk Jadi Gudang

6 Gudang 7 Jenis Gula

Gambar 4.7 DFD Level 1 Sub Proses Melakukan Transaksi 4.5.6 DFD Level 1 Sub Proses Cetak Laporan

DFD level 1 proses mencetak laporan merupakan hasil decompose dari level 0 cetakan yang menghasilkan cetakan laporan persediaan produk jadi seperti pada Gambar 4.8.

Persediaan Laporan Persediaan dan Produk Jadi

Direksi

5 Persediaan

1

Laporan Produksi dan Persediaan Produk Jadi

4.6 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) untuk sistem yang direncanakan

terlihat dalam Gambar 4.9.

Id_Pembeli Pembeli Alamat Nama No_Telp Data_Pembeli No_DO DO Tanggal_Giling Periode_Giling Tanggal_Berlaku_DO Jumlah_Gula_Dibeli Tanggal_Masuk_DO No_Bon_Pengeluaran_Gula Bon_Pengeluaran_Gula No_Kendaraan Tanggal_Pengambilan No_SPPG SPPG Tanggal_SPPG Data_DO 1 1 1 1 m m Jumlah_yang_Diambil_ Menurut_DO Jumlah_Gula_yang _Diambil_ Sisa_Gula_yang_Belum_ Diambil_ Tanggal_Mulai_Sewa_Gudang Lama_Sewa Harga_Sewa Total Tahun_Tebang Di_Keluarkan_ Oleh No_Transaksi Transaksi Pengeluaran Gula 1 Tanggal_Pengeluaran Jumlah_yang_Dikeluarkan Data_Bon_Pengeluaran 1 1 Data_DO 1 Data_SPPG Kode_Gudang Gudang Nama_Gudang Jumlah_Stok_Barang Kode_Gula Jenis_Gula Nama_Gula Data_SPPG m 1 Data_Jenis_Gula 1 m Data_Gudang 1 m Data_Jenis_Gula m 1 Kapasitas

4.7 Conceptual Data Model (CDM)

Conceptual Data Model (CDM) untuk sistem yang direncanakan terlihat

dalam Gambar 4.10.

mepunyai MempunyaiMempunyai mempunyai menghasilkan menghasilkan mempunyai menghasilkan melakukan Pembeli Id_Pembeli Nama Alamat No_Telp DO No_DO Tanggal_Giling Periode_Giling Jumlah_Gula_Dibeli Tanggal_Berlaku_DO Tanggal_Masuk_DO

Bon Pengeluaran Gula No_Bon_Pengeluaran_Gula Tanggal_Pengambilan No_Kendaraan Jumlah_Gula_Yang_Diambil Sisa_Yang_Belum_Diambil Tanggal_Mulai_Sewa_Gudang Lama_Sewa Harga_Sewa Total SPPG No_SPPG Tahun_Tebang Dikeluarkan_Oleh Tanggal_SPPG

Transaksi Pengeluaran Gula No_Transaksi Tanggal_Pengeluaran Jumlah_Yang_Dikeluarkan Jenis_Gula Kode_Jenis Nama_Jenis Gudang Kode_Gudang Nama Gudang Jml_Stock_Barang kapasitas

4.8 Physical Data Model (PDM)

Physical Data Model (PDM) untuk sistem yang direncanakan terlihat

dalam Gambar 4.11.

KODE_JENIS = KODE_JENIS KODE_JENIS = KODE_JENIS

KODE_JENIS = KODE_JENIS

KODE_GUDANG = KODE_GUDANG NO_SPPG = NO_SPPG

NO_DO = NO_DO

NO_BON_PENGELUARAN_GULA = NO_BON_PENGELUARAN_GULA NO_DO = NO_DO

ID_PEMBELI = ID_PEMBELI

PEMBELI ID_PEMBELI varchar(50) NAMA varchar(50) ALAMAT varchar(50)

NO_TELP varchar(50) DO

NO_DO varchar(50) TANGGAL_GILING date PERIODE_GILING varchar(50) JUMLAH_GULA_DIBELI varchar(50) TANGGAL_BERLAKU_DO date TANGGAL_MASUK_DO date ID_PEMBELI varchar(50) BON_PENGELUARAN_GULA NO_BON_PENGELUARAN_GULA varchar(50) NO_DO varchar(50) TANGGAL_PENGAMBILAN date NO_KENDARAAN varchar(50) JUMLAH_GULA_YANG_DIAMBIL varchar(50) SISA_YANG_BELUM_DIAMBIL varchar(50) TANGGAL_MULAI_SEWA_GUDANG date LAMA_SEWA integer HARGA_SEWA integer TOTAL integer SPPG NO_SPPG varchar(50) NO_BON_PENGELUARAN_GULA varchar(50) NO_DO varchar(50) KODE_JENIS varchar(50) TAHUN_TEBANG date DIKELUARKAN_OLEH varchar(50) TANGGAL_SPPG date TRANSAKSI_PENGELUARAN_GULA NO_TRANSAKSI varchar(50) NO_SPPG varchar(50) KODE_GUDANG varchar(50) KODE_JENIS varchar(50) TANGGAL_PENGELUARAN date JUMLAH_YANG_DIKELUARKAN varchar(50) JENIS_GULA KODE_JENIS varchar(50) NAMA_JENIS varchar(50) GUDANG KODE_GUDANG varchar(50) KODE_JENIS varchar(50) JML_STOCK_BARANG integer NAMA_GUDANG varchar(50) KAPASITAS integer

4.9 Struktur Tabel

Dalam hal merancang struktur tabel diperlukan, meliputi nama tabel, nama atribut, tipe data, serta data pelengkap seperti primary key, foreign key, dan sebagainya. Rancangan basis data aplikasi ini terdiri dari tabel-tabel sebagai berikut :

1. Tabel Pembeli

Primary Key : Id_Pembeli

Fungsi : Untuk menyimpan data pelanggan Tabel 4.1 Pembeli

No Field Type Length Key

1. Id_Pembeli Varchar 50 Primary Key

2. Nama Varchar 50 -

3. Alamat Varchar 50 -

4. Telpon Varchar 50 -

2. Tabel Delivery Order (DO) Primary Key : No_DO

Fungsi : Untuk menyimpan data delivery order (DO) Tabel 4.2 Delivery Order

No Field Type Length Key

1. No_DO Varchar 50 Primary Key

2. Id_Pembeli Varchar 50 -

3. Nama_Pemilik_ Gula Varchar 50 -

4. Tanggal_Giling Date - -

5. Jumlah_Gula_Dibeli Varchar 50 -

6. Tanggal_Berlaku_DO Date - -

7. Tanggal_Masuk_DO Date - -

3. Tabel Bon Pengeluaran Gula

Primary Key : No_Bon Pengeluaran Gula

Fungsi : Untuk menyimpan data bon pengeluaran gula Tabel 4.3 Bon Pengeluaran Gula

No Field Type Length Key

1. No_Bon Pengeluaran Gula Varchar 50 Primary Key

2. No_DO Varchar 50 -

3. Tanggal_Pengambilan Date - -

4. No_Kendaraan Varchar 50 -

5. Jumlah_yang_Diambil_Menurut_DO Varchar 50 - 6. Jumlah_Gula_Yang_Diambil Varchar 50 - 7. Sisa_Yang_Belum_Diambil Varchar 50 - 8. Tanggal_Mulai_Sewa_Gudang Date - -

9. Lama_Sewa Integer - -

10. Harga_Sewa Integer - -

11. Total Integer - -

4. Tabel Surat Perintah Pengeluaran Gula (SPPG) Primary Key : No_SPPG

Fungsi : Untuk menyimpan data Surat Perintah Pengeluaran Gula (SPPG)

Tabel 4.4 Surat Perintah Pengeluaran Gula (SPPG)

No Field Type Length Key

1. No_SPPG Varchar 50 Primary Key

2. No_Bon_Pengeluaran_Gula Varchar 50 -

3. No_DO Varchar 50 -

4. No_Persediaan Varchar 50 -

5. Jenis_Gula Varchar 50 -

6. Tahun_Tebang Date - -

7. Dikeluarkan_Oleh Varchar 50 -

8. Tanggal_SPPG Date - -

5. Tabel Transaksi Pengeluaran Gula Primary Key : No_Transaksi

Fungsi : Untuk menyimpan data transaksi pengeluaran gula Tabel 4.5 Transaksi Pengeluaran Gula

No Field Type Length Key

1. No_Transaksi Varchar 50 Primary Key

2. No_sppg Varchar 50 -

3. Kode_Gudang Varchar 50 -

4. Kode_jenis Varchar 50 -

5. Tanggal pengeluaran Date - -

6. Jumlah_yang dikeluarkan Varchar 50 -

6. Tabel Gudang

Primary Key : Kode_Gudang

Tabel 4.6 Gudang

No Field Type Length Key

1. Kode_gudang Varchar 50 Primary Key

2. Kode_jenis Varchar 50 -

3. Jml_stok_barang Integer - -

4. Nama_gudang Varchar 50 -

6. Tabel Jenis Gula

Primary Key : Kode_Jenis

Fungsi : Untuk menyimpan data jenis gula Tabel 4.7 Jenis Gula

No Field Type Length Key

1. Kode_jenis Varchar 50 Primary Key

2. Nama_jenis Varchar 50 -

4.10 Desain Input Output

Desain input output merupakan rancangan input/output berupa form untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengolahan data. Desain input output juga merupakan acuan pembuat aplikasi dalam merancang dan membangun sistem.

4.10.1 Form Utama

Gambar 4.12 Form Utama

Semua tampilan halaman di aplikasi tentunya membutuhkan sebuah

Tampilan Utama agar tampilannya konsisten. Dan Tampilan Utama pada Gambar

4.12 ini yang digunakan.

4.10.2 Form Master Jenis Gula

Gambar 4.13 Form Master Jenis Gula

Form ini digunakan untuk melakukan pengisian data untuk table jenis gula, dalam form ini dapat dilakukan operasi menyimpan data.

Jenis Gula

Nama Jenis Gula :

ID Jenis Gula :

SIMPAN BATAL

4.10.3 Form Master Gudang

Gambar 4.14 Form Master Gudang

Form ini digunakan untuk melakukan pengisian data untuk table gudang, dalam form ini dapat dilakukan operasi menyimpan dan melihat data.

4.10.4 Form Master Pembeli

Gambar 4.15 Form Master Pembeli

Gudang

Jenis Gula yang disimpan :

Nama gudang :

Kapasitas :

ID Gudang : G006

SIMPAN BATAL

→

Data Pembeli

Nama

Telepon :

:

Alamat :

ID Pembeli : 004

Form ini memiliki fungsi dalam proses memasukkan data pembeli. Form

ini memerlukan informasi seperti nama, alamat, dan no telepon pembeli.

4.10.5 Form Transaksi Delivery Order

Gambar 4.16 Form Transaksi Delivery Order

Form ini sangat penting dalam proses pengiriman order. Untuk field

pembeli dihubungkan dengan table master data pembeli, user hanya memilih salah satu dari data pembeli yang ada. Sedangkan untuk tanggal giling memiliki dua variable, yaitu tanggal mulai giling dan tangal akhir giling. Untuk Periode giling dan tanggal berlaku DO diisi secara programmatically dari program sesuai dengan ketentuan yang ada.

Delivery Order

-

Nama Pembeli :

Jumlah Gula yang dbeli :

Tanggal giling :

No Delivery Order : III/LST-A/10029

SIMPAN BATAL

→

Periode Giling : II

kuintal

4.10.6 Form Transaksi Bon Pengambilan Gula

Gambar 4.17 Form Transaksi Bon Pengeluaran Gula

Form ini memiliki tujuan untuk menangani pengambilan gula yang dilakukan secara berkala. Mengacu pada DO yang sudah ada, dapat dilakukan pengambilan gula sampai tidak bersisa.

4.10.7 Form Transaksi SPPG

Gambar 4.18 Form Transaksi SPPG

SPPG

No SPPG : 004

SIMPAN BATAL

Tahun tebang :

Jenis gula :

Dikeluarkan oleh :

→

No Transaksi Pengeluaran :

Tanggal SPPG :

No Bon pengeluaran Gula :

No Delivery Order :

Dalam form ini diperlukan data-data penting seperti no transaksi pengeluaran, no Bon Pengeluaran Barang (BPG) dan no Delivery Order (DO). Tombol cetak digunakan untuk mencetak Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPG) rangkap.

4.10.8 Output Bon Pengeluaran

No.

Kepada Kepala Pabrikasi

Dengan ini Sdr. Diminta untuk mengeluarkan : Gula dari

gudang/tangki* pabrik, sebanyak : Kuintal

Untuk diserahkan pada :

alamat :

sdl sesuai dengan DO Dolog/Kontrak KAH/KPAH* :

tanggal :

Nama Pemegang. DO Dolog/Kontrak KAH/KPAH* terakhir :

alamat :

Sewa Gudang

Mulai tgl,

BON PENGELUARAN

GULA/TETES/ALKOHOL/SPIRITUS/ARAK

PT. PERKEBUNAN NUSANTARA X

(PERSERO)

Kepala Bagian AKU

PABRIK GULA LESTARI

Tanda tangan (DO Dolog/Kontrak KAH/KPAH*)

Pembuat,

Petugas Bagian AKU

Disetujui

Gambar 4.19 Output Bon Pengeluaran Gula

Output ini merupakan hasil olahan dari data Delivery Order, disediakan beberapa tempat untuk memvalidasi bon pengeluaran gula.

4.10.9 Output Delivery Order

Gambar 4.20 Output Bon Pengeluaran Gula

Delivery Order merupakan dokumen penting yang mengawali proses

pengeluaran gula. Output ini didapatkan dari pengisian data oleh TU Hasil. 4.10.10 Output Surat Perintah Pengeluaran

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Analisa dan perancangan sistem informasi pengeluaran persediaan produk jadi pada PT. Perkebunan Nusantara X (PERSERO) Pabrik Gula Lestari bertujuan untuk mempermudah menganalisis dan merancang sistem informasi PT. Perkebunan Nusantara X (PERSERO) Pabrik Gula Lestari sehingga perusahaan tidak lagi membutuhkan banyak aplikasi dalam mengolah sebuah data yang secara langsung menyebabkan kinerja dalam pengeluaran persediaan produk jadi menjadi lebih baik. Secara garis besar, berdasarkan hasil analisa dan perancangan sistem informasi pengeluaran persediaan produk jadi pada PT. Perkebunan Nusantara X (PERSERO) Pabrik Gula Lestari yang telah dibuat, dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut :

1. Proses pengeluaran persediaan produk jadi dapat dipahami dengan mudah. 2. Dengan rancangan ini maka dapat dibangun sistem dengan lebih sederhana dan

terkomputerisasi. 5.2 Saran

Saran yang dapat diberikan untuk pengembangan analisa dan perancangan sistem informasi pengeluaran persediaan produk jadi pada PT. Perkebunan Nusantara X (PERSERO) Pabrik Gula Lestari adalah :

1. Rancangan sistem ini dapat dikembangkan sampai menjangkau ke bidang lainnya.

2. Rancangan ini dapat langsung dikembangkan menjadi aplikasi.

Amsyah, Zulkifli. 2007. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta:PT. Gramedia Pustaka Utama.

Handoko, T. Hani. 1999. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. Yogyakarta:BPFE UGM.

Hartono, Jogiyanto. 1990. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan

Terstruktur. Yogyakarta:Andi Offset.

Kendall, K.E dan Kendall J.E.. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Jakarta:Prehallindo.

Kristanto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya.

Yogyakarta:Gava Media

Leitch, Robert A. dan Davis, K. Roscoe.1983. Accounting Information Systems. Prentice-Hall. New Jersey.

Leman. 1998. Metodologi Pengembangan Sistem Informasi. Jakarta:Elex Media Komputindo.

Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data . Yogyakarta:Andi Offset.

McLeod, Jr, Raymond. 1995. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Bahasa

Indonesia. Jilid I. Jakarta:PT. Penhallindo.

McLeod, Jr, Raymond. 1995. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Bahasa

Indonesia. Jilid II. Jakarta:PT. Penhallindo.

Rahman, Arif. 2004. Panduan Praktis Visio 2003. Yogyakarta:Andi Offset.

Ridwan S. Sundjaja dan Inge Barlian. 2002. Manajemen Keuangan Satu. Edisi

Keempat. Jakarta:Prenhallindo.

Skousen, K. Fred. 2001. Akuntansi Keuangan: Konsep dan Aplikasi. Edisi

Pertama. Jakarta:Salemba Empat.

Winarko, Edi. 2006. Perancangan Database dengan Power Designer 6.32. Jakarta:Prestasi Pustaka.

Yuswanto. 2005. Pemrograman Dasar Visual Basic.Net. Jakarta:Prestasi Pustaka.

46

Dalam form ini diperlukan data-data penting seperti no transaksi

pengeluaran, no Bon Pengeluaran Barang (BPG) dan no Delivery Order (DO).

Tombol cetak digunakan untuk mencetak Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPG) rangkap.

4.10.8 Output Bon Pengeluaran

No.

Kepada Kepala Pabrikasi

Dengan ini Sdr. Diminta untuk mengeluarkan : Gula dari

gudang/tangki* pabrik, sebanyak : Kuintal

Untuk diserahkan pada :

alamat :

sdl sesuai dengan DO Dolog/Kontrak KAH/KPAH* :

tanggal :

Nama Pemegang. DO Dolog/Kontrak KAH/KPAH* terakhir :

alamat :

Sewa Gudang

Mulai tgl,

BON PENGELUARAN

GULA/TETES/ALKOHOL/SPIRITUS/ARAK

PT. PERKEBUNAN NUSANTARA X

(PERSERO)

Kepala Bagian AKU

PABRIK GULA LESTARI

Tanda tangan (DO Dolog/Kontrak KAH/KPAH*)

Pembuat,

Petugas Bagian AKU

Disetujui

Gambar 4.19 Output Bon Pengeluaran Gula

Output ini merupakan hasil olahan dari data Delivery Order, disediakan

47

4.10.9 Output Delivery Order

Gambar 4.20 Output Bon Pengeluaran Gula

Delivery Order merupakan dokumen penting yang mengawali proses

pengeluaran gula. Output ini didapatkan dari pengisian data oleh TU Hasil.

4.10.10 Output Surat Perintah Pengeluaran

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Analisa dan perancangan sistem informasi pengeluaran persediaan produk jadi pada PT. Perkebunan Nusantara X (PERSERO) Pabrik Gula Lestari bertujuan untuk mempermudah menganalisis dan merancang sistem informasi PT. Perkebunan Nusantara X (PERSERO) Pabrik Gula Lestari sehingga perusahaan tidak lagi membutuhkan banyak aplikasi dalam mengolah sebuah data yang secara langsung menyebabkan kinerja dalam pengeluaran persediaan produk jadi menjadi lebih baik. Secara garis besar, berdasarkan hasil analisa dan perancangan sistem informasi pengeluaran persediaan produk jadi pada PT. Perkebunan Nusantara X (PERSERO) Pabrik Gula Lestari yang telah dibuat, dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut :

1. Proses pengeluaran persediaan produk jadi dapat dipahami dengan mudah. 2. Dengan rancangan ini maka dapat dibangun sistem dengan lebih sederhana dan

terkomputerisasi.

5.2 Saran

Saran yang dapat diberikan untuk pengembangan analisa dan perancangan sistem informasi pengeluaran persediaan produk jadi pada PT. Perkebunan Nusantara X (PERSERO) Pabrik Gula Lestari adalah :

1. Rancangan sistem ini dapat dikembangkan sampai menjangkau ke bidang lainnya.

2. Rancangan ini dapat langsung dikembangkan menjadi aplikasi.

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 2007. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta:PT. Gramedia

Pustaka Utama.

Handoko, T. Hani. 1999. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia.

Yogyakarta:BPFE UGM.

Hartono, Jogiyanto. 1990. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan

Terstruktur. Yogyakarta:Andi Offset.

Kendall, K.E dan Kendall J.E.. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1.

Jakarta:Prehallindo.

Kristanto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya.

Yogyakarta:Gava Media

Leitch, Robert A. dan Davis, K. Roscoe.1983. Accounting Information Systems.

Prentice-Hall. New Jersey.

Leman. 1998. Metodologi Pengembangan Sistem Informasi. Jakarta:Elex Media

Komputindo.

Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data . Yogyakarta:Andi Offset.

McLeod, Jr, Raymond. 1995. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Bahasa

Indonesia. Jilid I. Jakarta:PT. Penhallindo.

McLeod, Jr, Raymond. 1995. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Bahasa

Indonesia. Jilid II. Jakarta:PT. Penhallindo.

Rahman, Arif. 2004. Panduan Praktis Visio 2003. Yogyakarta:Andi Offset.

Ridwan S. Sundjaja dan Inge Barlian. 2002. Manajemen Keuangan Satu. Edisi

Keempat. Jakarta:Prenhallindo.

Skousen, K. Fred. 2001. Akuntansi Keuangan: Konsep dan Aplikasi. Edisi Pertama. Jakarta:Salemba Empat.

Winarko, Edi. 2006. Perancangan Database dengan Power Designer 6.32.

Jakarta:Prestasi Pustaka.

Yuswanto. 2005. Pemrograman Dasar Visual Basic.Net. Jakarta:Prestasi Pustaka.