7. Daftar arsip aktif dan arsip inaktif yang dialihmediakan sekurang-
kurangnya memuat; nomor urut, jenis, jumlah, tahun, dan keterangan. 8.
Unit pengolahunit kerja menyimpan dokumentasi pelaksanaan alih media arsip aktif.
9. Unit pengolahunit kerja melaporkan pelaksanaan alih media arsip
aktif kepada unit kearsipan dilingkungannya. 10.
Unit kearsipan dilingkungannya melaporkan pelaksanaan alih media arsip aktif dan arsip inaktif kepada unit kearsipan pusat.
11. Unit kearsipan pusat melaporkan pelaksanaan alih media arsip aktif
dan inaktif kepada Rektor. 12.
Arsip hasil alih media dan hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah bagi kepentingan hukum Universitas Negeri Semarang.
5. Penggunaan Arsip
Pada dasarnya penyimpanan arsip atau dokumen dilakukan karena arsip atau dokumen tersebut nantinya akan digunakan kembali. Dengan
demikian, arsip atau dokumen sudah pasti akan digunakan dan keluar dari tempat penyimpanan. Keluarnya arsip dari tempat penyimpanan memerlukan
suatu pengendalian yang baik, karena keluarnya arsip memiliki peluang untuk tidak diketahui keberadaannya.
Menghindari terjadinya kehilangan atau ketidaktahuan keberadaan suatu arsip, petugas arsip harus melakukan pengendalian dengan baik.
Sehingga kemampuan perginya arsip, masih dalam kendali petugas. Keluarnya arsi dari tempat penyimpanan disebabkan kegiatan peminjaman
dan kegiatan pelayanan. Kegiatan peminjaman yaitu keluarnya arsip karena dipinjam oleh pihak lain, baik sesame karyawan, pimpinan ataupun yang lain..
―Arsip yang disimpan baik berstatus arsip aktif maupun arsip inaktif dapat digunakan sebagai bahan informasi dalam mengambil kebijakan
baik untuk unit kerja bersangkutan atau pun unit kerja lain dalam satu
lembaga.‖ Mulyono : 2012: 32. Hal ini terbuka kemungkinan, lembaga lain memanfaatkan informasi yang
bersumber dari arsip yang tidak ada di organisasinya. Oleh karena itu, peminjaman arsip tidak mungkin dihindari.
Untuk mencegah hilangnya arsip yang dikeluarkan dari tempat penyimpanan karena dipinjam oleh unit lain maupun oleh organisasi lain,
maka diatur pencatatan peminjaman dengan menggunakan kartu pinjam arsip out slip. Dengan menggunakan kartu pinjam arsip pihak pengolah arsip
mengetahui keberadaan arsip apabila suatu saat ingin menggunakan dan ternyata tidak ada. Frekuensi peminjaman arsip terbesar terjadi di unit
pengolah. Tidak tertutup kemungkinan terjadi peminjaman di unit penyimpanan arsip peminjaman terhadap arsip dinamis inaktif.
Pada dasarnya ars ip arsip dinamis aktif adalah arsip ―tertutup‖,
artinya tidak semua orang dapat mengerti isinya. Jadi, dalam peminjaman arsip, terutama arsip dinamis perlu diatur secara ketat. Peminjaman arsip
hanya dapat dilakukan secara selektif, terutama peminjaman lembaga lain. Kalau arsip sudah berstatus inaktif sifat kerahasiaan arsip sudah mulai
berkurang. Dengan demikian pihak-pihak lain yang ingin memanfaatkan sebagai sumber informasi atau digunakan bahan penelitian maka diunit ini
terbuka kesempatan. Kartu pinjam arsip dibuat rangkap 3 putih
– asli, jambon – duplikat, biru muda - triplikat, tetapi selain warna putih
–asli warna lain dapat bervariasi. Penggunaan ketiga lembar kartu pinjam arsip dirinci seperti berikut
ini :
a. Lembar asli digunakan sebagai pengganti arsip yang dipinjam, jadi
diletakkan difolder tempat arsip itu dismpan. b.
Lembar kedua duplikat sebagai bukti peminjaman arsip dipegang oleh pengolah unit kearsipan.
c. Lembaga ketiga tripikal sebagai bukti untuk peminjaman arsip dibawa
oleh peminjam arsip beserta arsip yang dipinjam. Semua peminjaman arsip baik internal maupun eksternal harus melalui
prosedur yang sama, yaitu dengan menggunakan ―Kartu Pinjam Arsip‖. Dengan demikian dapat dihindarkan adanya kehilangan arsip atau setidak-
setidaknya ketidaktahuan keberadaan arsip dapat dihindarkan. Kartu pinjam arsip yang dapat digunakan adalah seperti forulir dibawah ini..
KARTU BUKTI PINJAM ARSIP BERKAS Peminjam
Nama Unit
Kerja Tanda
Tangan Arsip Berkas yang dipinjam
Pokok Surat
Tanggal Surat
No. Surat
Dari Kepada
Tanggal Pinjam
Tanggal Kembali
Tanda tangan petugas arsip
Gambar 4. Kartu Pinjam Arsip Peminjaman arsip dengan menggunakan kartu pinjam diharapkan arsip
tidak hilang karena dipinjamkan, pernah dipinjam atau sering dipinjamkan. Oleh karena itu lembar asli kartu pinjam diletakkan pada tempat arsip itu
disimpan. Dengan demikian dapat dikatakan, bahwa arsip yang tidak ada ditempat penyimpanan pada saat itu sedang dipinjamkan.
Pengolah arsip memegang duplikat kartu pinjam dengan maksud dapat mengingatkan peminjam, segera mengembalikan arsip yang dipinjam apabila
tempo peminjaman sudah habis sesuai dengan tanggal seharusnya sudah kembali.
Peminjam arsip memegang lebar ketiga triplikat kartu pinjaman. Hal ini diharapkan peminjam memegang kesepekatan tanggal pengendalian yang
tercantum dalam kartu pinjam sesuai dengan prosedur peminjaman arsip, setelah arsip yang dipinjem dikembalikan maka arsip tersebut ditempatkan
kembali di tempat semula dan lembar kartu pinjam asli warna putih diambil dijadikan satu dengan duplikatnya. Tanda bahwa arsip yang dipinjam sudah
kembali, yaitu tanda tangan petugas arsip pada kolom terakhir. Peminjam arsip perlu meminta bukti bahwa arsip yang dipinjam sudah dikembalikan
tanda tangan petugas arsip pada saat pengembalian. Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 25
tahun 2013 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Statis Universitas Negeri Semarang, pelayanan arsip dapat berupa peminjaman arsip atau pemberian
service informasi yang terkandung didalam arsip yang disimpan. Kegiatan pelayanan arsip pada umumnya mengatur tentang kewenangan penggunaan
arsip dan prosedur penggunan annya.
Kewenangan penggunaan arsip pada umumnya diatur berdasarkan jenjang jabatan pengguna arsip. Pimpinan tertinggi dari suatu organisasi
berhak menggunakan seluruh arsip dari organisasi itu. Kewenangan pengguna arsip ini perlu diatur sedemikian rupa sehingga keamanan informasi yang
terkandung dalam arsip itu sendiri tetap terjaga. Akses dan layanan arsip harus memperhatikan prinsip-prinsip berikut
ini: a.
Berdasarkan hokum dan ketentuan peraturan perundang-undangan arsip sudah dibuka principle of legal authorization
b. Ketersediaan sarana bantu penemuan kembali arsip finding aids baik
manual maupun elektroniks c.
Kondisi fisik dan informasi arsip yang akan diakses dan diberikan kepada pengguna arsip dalam keadaan baik
d. Akses dan layanan arsip harus mempertimbangakan keamanan dan
pelestarian atau terhindar dari resiko kerusakan, kehilangan, dan pembuatan merusak dan menghancurkan oleh pengguna arsip
e. Akses arsip dilaksanakan secara wajar, dengan pelayanan paling
mendasar, tanpa biaya; f.
Ketersediaan akses arsip dilakukan melalui prosedur yang jelas transparan kepada semua pengguna arsip tanpa membedakan
deskriminasi apapun kebangsaannya, latar belakang, usia, kualifikasi atau kepentingan penelitiannya
g. Prosedur akses harus sesederhana mungkin untuk menjamin perlindungan
arsip dan penghilangan, pengubahan, pemindahan, atau perusakan
Penggunaan arsip oleh pengguna internal maupun eksternal pada unit pengelola arsip pusat harus senantiasa dikontrol dengan baik, hal-hal yang
perlu diperhatikan antara lain: a.
Menginformasikan kebijakan dan peraturan unit pengolah arsip pusat kepada pengguna dan meminta tanda tangan mereka sebagai tanda
persetujuan untuk mengikuti peraturan-peraturan tersebut. b.
Meminta identitas pengguna arsip dan memintanya untuk melengkapi formulir registrasi yang berisi nama, alamat, dan arsip yang diminta.
Formulir ini harus disimpan untuk mengantisipasi adanya pencurian atau penyalahgunaan arsip dan untuk statistic unit pengolah arsip pusat
Contoh blanko peminjaman arsip di lingkungan Universitas Negeri Semarang
No Nama
Peminjaman Jenis
Arsip Jumlah
Arsip AsliCopy
Tanggal pinjam
Tanggal kembali
Ket
Gambar 5. Formulir peminjaman arsip di lingkungan Universitas Negeri Semarang
c. Penggunaan arsip hanya diberikan diruang baca
d. Penggunaan arsip hanya menggunakan satu folder atau boks setiap kali
peminjamanpenggunaan
e. Pengguna arsip tidak boleh merokok, makan, minum, atau menggunakan
peralatan audio yang akan mengganggu pengguna yang lain f.
Petugas arsip harus: 1.
Mengembalikan arsip ketempat penyimpanan sementara segera setelah digunakan
2. Membatasi pengkopian, percetakan foto, atau pemindahan arsip untuk
menjamin preservasi dan keamanan, mematuhi peraturan hak cipta, dan penggunaan bijaksana terhadap sumberdaya yang ada
3. Membatasi orang yang dapat masuk kedalam tempat penyimpanan
arsip hanya staf yang diperbolehkan Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24
tahun 2013 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis Universitas Negeri Semarang, penggunaan arsip di Lingkungan Universitas Negeri Semarang
antara lain :
a. Penggunaan arsip aktif dan inaktif diperuntukkan bagi kepentingan
internal Universitas Negeri Semarang dan publik. b.
Unit pengolah bertanggungjawab terhadap ketersediaan dan autentisitas arsip aktif di lingkungannya.
c. Unit kearsipan atas nama pimpinan perguruan tinggi bertanggungjawab
terhadap ketersediaan arsip inaktif untuk kepentingan penggunaan internal
pencipta arsip dan kepentingan publik, serta penggunaan informasi arsip dalam SIKN dan JIKN.
d. Penyediaan arsip untuk kepentingan akses aktif dan arsip inaktif pada
satuan kerja BAAKK, BAUK, BAPK, Fakultas, UPT, Lembaga, Pascasarjana, ULP, Puslakes menjadi tanggung jawab kepala unit
kearsipan dilingkungannya dan dilaksanakan oleh arsiparis. e.
Penggunaan arsip dilaksanakan sesuai dengan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip di lingkungan perguruan tinggi.
F. Kerangka Berpikir
Arsip memiliki peranan yang sangat penting bagi perguruan tinggi, diantaranya sebagai sumber informasi, pusat ingatan, alat bukti yang sah, dan lain
sebagainya. Mengingat peranan arsip yang sangat penting, maka pengelolaan arsip harus dilaksanakan sebaik mungkin agar arsip mampu menyajikan informasi
yang tepat, cepat, dan lengkap. Informasi yang disajikan tersebut sebagai bahan
pengambilan keputusan pimpinan.
Masalah-masalah dalam pengelolaan arsip yang pada umumnya dihadapi oleh setiap organisasi, antara lain adalah: Kurangnya pengertian terhadap
pentingnya arsip, kualifikasi persyaratan pegawai tidak dipenuhi, bertambahnya volume arsip secara terus menerus, belum dimilikinya pedoman tata kerja
kearsipan yang diperlakukan secara baku disuatu kantororganisasi, belum
