BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Ilmu Teknologi yang berkembang sangat pesat dewasa ini memiliki pengaruh terhadap perkembangan aktivitas dalam sebuah organisasi. Setiap
organisasi tersebut selalu berusaha untuk meningkatkan produktivitasnya dengan menggunakan teknologi yang tersedia . Penggunaan teknologi ini merupakan
salah satu bentuk usaha untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya, keberhasilan organisasi-organisasi dalam mencapai tujuan tersebut
dipengaruhi oleh beberapa faktor salah satunya pengelolaan arsip. Setiap lembaga, baik organisasi pemerintah maupun swasta tidak lepas
dari administrasi. Begitu pula perguruan tinggi yang merupakan salah satu lembaga pendidikan. Salah satu kegiatan dalam administrasi yakni tata usaha.
―Tata usaha dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan keterangan-
keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi‖ The Liang Gie, 2000:16.
―Pekerjaan menyimpan warkat-warkat pada tempat yang aman dikenal sebagai kearsipan‖ The Liang Gie, 2000:18. Barthos 2009:2 menyimpulkan tentang
kearsipan yakni sebagai berikut: Kearsipan meliputi segala kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan
dan pemeliharaan surat-suratwarkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar; baik yang menyangkut soal-soal
pemerintahan maupun
non pemerintahan,
dengan menerapkan
kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan. Undang-Undang Republik Indonesia nomor 43 tahun 2009 tentang
Kearsipan, disebutkan bahwa organisasi kearsipan terdiri atas unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan. Salah satu lembaga kearsipan dimaksud
adalah arsip perguruan tinggi. Kewajiban arsip perguruan tinggi adalah melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja di
lingkungan perguruan tinggi, dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi. Walaupun di dalam undang-undang ini yang wajib membentuk arsip
perguruan tinggi adalah perguruan tinggi negeri, namun di dalam definisinya bahwa arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan
organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.
Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting bagi perguruan tinggi. Sebagaimana peranan kearsipan menurut Barthos 2009:2 yakni:
Kearsipan mempunyai peranan sebagai ―pusat ingatan‖, sebagai ―sumber informasi‖ dan sebagai ―alat pengawasan‖ yang sangat diperlukan dalam
setiap organisasi dalam rangka kegiatan ―perencanaan‖, ―penganalisaan‖, ―pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan,
pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.
Sebagai lembaga pendidikan berbadan hukum, arsip dapat digunakan perguruan tinggi untuk mengetahui perkembangan dan merencanakan masa depan perguruan
tinggi tersebut.
Mengingat peranan arsip yang sangat penting, maka pengelolaan arsip harus dilakukan secara optimal agar dapat menyajikan informasi yang lengkap,
cepat dan tepat. Oleh karena pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pimpinan tergantung pada informasi yang disajikan. Mustahil suatu lembaga
dapat, sanggup dan mampu memberikan data informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika lembaga tersebut tidak memelihara kearsipan yang baik dan teratur
sesuai dengan ketentuan-ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan oleh pemerintah. Oleh karena itu lembaga perguruan tinggi masing-masing memiliki
cara atau aturan dalam menata arsip, baik surat masuk maupun keluar yang disusun sedemikian rupa dan digolong-golongkan menjadi beberapa kelompok.
Proses pengurusan dan penggolongan surat masuk maupun keluar hingga penyusutan dan pemusnahannya lebih dikenal dengan kearsipan. Kearsipan ini
sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi sehari-hari disegala bidang kegiatan.
Kegiatan mengelola arsip menurut Amsyah 2005:4, ―Pengelolaan arsip meliputi
pencatatan, pengendalian
dan pendistribusian,
penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan p
emusnahan‖. Inti pengelolaan arsip meliputi kegiatan menyimpan warkat dengan sistem tertentu dan pada tempat
yang aman sehingga ketika dibutuhkan dapat diketemukan dengan mudah, cepat, dan tepat. Kelancaran pengelolaan arsip akan membantu kelancaran kehidupan
dan perkembangan perguruan tinggi, karena berbagai keterangan dalam warkat-
warkat yang disimpan itu dapat dijadikan sebagai bahan penilaian dan penyusunan program pengembangan perguruan tinggi yang bersangkutan.
Pengelolaan arsip di lingkungan Universitas Negeri Semarang telah diatur dalam Peraturan Rektor, yakni Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang
Nomor 24 Tahun 2013 tentang pedoman pengelolaan arsip dinamis Universitas Negeri Semarang dan Peraturan Rektor Universitas negeri Semarang Nomor 25
Tahun 2013 tentang pedoman pengelolaan arsip statis di lingkungan Universitas Negeri Semarang. Dalam peraturan tersebut menyebutkan bahwa Standar
Operasional Prosedur SOP pengelolaan arsip meliputi pemberkasan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan atau pengamanan, dan penggunaan.
Selain itu, adanya Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 26 Tahun 2013 tentang pedoman pola klasifikasi kearsipan di lingkungan Universitas
Negeri Semarang yang menjelaskan bahwa klasifikasi disusun berdasarkan masalah. Ditambah lagi dengan adanya Peraturan Rektor Universitas Negeri
Semarang Nomor 23 Tahun 2013 tentang pedoman jadwal retensi arsip substantif dan fasilitatif di lingkungan Universitas Negeri Semarang yang digunakan
sebagai pedoman penyusutan arsip. Peraturan rektor tersebut menjadi pedoman semua unit kerja Universitas Negeri Semarang dalam pengelolaan kearsipan,
sehingga terbentuk kesamaan dan keseragaman didalam pengelolaan kearsipan. Selain itu, pengelolaan arsip dapat dilaksanakan dengan cermat, arsip dapat
diketemukan dengan cepat, tepat, aman, dan efisien, arsip dapat tersimpan atau
tertata dengan baik, tidak mengalami kerusakan atau hilang, dan yang bernilai guna sejarah dapat diselamatkan dan dilestarikan.
Universitas Negeri Semarang sebagai salah satu Perguruan Tinggi Negeri yang juga telah menyadari pentingnya keberadaan satu unit kerja yaitu Pusat
Arsip Universitas Negeri Semarang. Khususnya di Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Semarang penyimpanan arsip berada pada masing-masing unit
pengolah arsip desentralisasi dan untuk menunjang kegiatannya, Pusat Arsip Universitas Negeri Semarang telah memiliki buku Pedoman Tata Kearsipan dan
Pola Klasifikasi Kearsipan di Lingkungan Universitas Negeri Semarang, dengan pola klasifikasi kearsipan yang bersifat unik. Namun, unit kerja di Fakultas Ilmu
Pendidikan Universitas Negeri Semarang belum menerapkan pola klasifikasi kearsipan yang sesuai dengan pedoman tata kearsipan dalam pengelolaan
kearsipannya. Penulis memilih Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Semarang
karena telah kita ketahui bahwa lembaga pendidikan ini berkaitan atau berhubungan dengan erat mengenai arsip-arsip tentang satuan kerja di lingkungan
perguruan tinggi, maupun civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi sehingga sangatlah jelas diperlukan suatu pengelolaan administrasi kearsipan
yang baik. Penulisi juga telah melakukan pengamatan awal dan menemukan beberapa
masalah lain yang menarik minat peneliti untuk melakukan penelitian di Fakultas
Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Semarang. Masalah tersebut antara lain, adanya kendala-kendala dan masalah-masalah yang ditemukan di lapangan pada
saat mengimplementasikan pedoman-pedoman dan kegiatan arsip terhadap pengelolaan arsip di lingkungan Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri
Semarang. Tidak adanya petugas khusus yang memiliki latar belakang pendidikan kearsipan yang mengelola arsip. Tidak digunakannya kartu kendali dalam
peminjaman arsip maupun penyimpanan arsip. Penyusutan arsip hanya berdasarkan volume arsip, belum dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip.
Pemusnahan arsip dilaksanakan tanpa adanya saksi serta hanya sebagian kecil yang disertai dengan berita acara.
Berdasarkan latar belakang masalah tersebut maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian mengenai
“Pengelolaan Arsip Untuk Mendukung Kelancaran Administrasi Di Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri
Semarang”
B. Rumusan Masalah