PENGARUH KOMPETENSI PETUGAS KEARSIPAN DAN SARANA PRASARANA KEARSIPAN TERHADAP KELANCARAN PENGELOLAAN ARSIP DI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

i

PENGARUH KOMPETENSI PETUGAS KEARSIPAN

DAN SARANA PRASARANA KEARSIPAN

TERHADAP KELANCARAN PENGELOLAAN ARSIP

DI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

SKRIPSI

Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan pada Universitas Negeri Semarang

Oleh Fauza Umami NIM 7101411260

JURUSAN PENDIDIKAN EKONOMI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

2015

v Motto:

Kerja Keras + Berdo’a + Tawakal

(Fauza Umami)

Persembahan:

Kupersembahkan Skripsi ini Untuk: 1. Bapak Juhari dan Ibu Siti Rohmah,

meskipun kami jarang bertemu,

do’a Beliau yang menjadi penyemangat dan selalu mengiringi dalam setiap langkah ku.

vi

“Pengaruh Kompetensi Petugas Kearsipan dan Sarana Prasarana Kearsipan

terhadap Kelancaran Pengelolaan Arsip di Universitas Negeri Semarang”

dengan baik.

Penyusun memahami bahwa dalam penyusunan skripsi ini tidak akan dapat terselesaikan tanpa bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu dengan segenap kerendahan hati penyusun ucapkan terima kasih kepada:

1. Prof. Dr. Fathur Rokhman, M. Hum., Rektor Universitas Negeri Semarang atas kesempatan yang telah diberikan kepada penyusun untuk melakukan penelitian di Universitas Negeri Semarang.

2. Dr. Wahyono, M. M., Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang yang telah memberikan kemudahan administrasi perijinan selama pelaksanaan penelitian.

3. Dr. Ade Rustiana, M. Si., Ketua Jurusan Pendidikan Ekonomi Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang yang telah memberikan kemudahan administrasi perijinan selama pelaksanaan penelitian.

4. Ismiyati, S. Pd., M. Pd., Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan arahannya dengan penuh kesabaran dan tanggung jawab, terima kasih atas ilmu, nasehat, dan nilai kehidupan yang telah diberikan. 5. Dra. Nanik Suryani, M. Pd., Dosen Penguji 1 yang telah memberikan kritik

vii

6. Hengky Pramusinto, S. Pd., M. Pd., Dosen Penguji 2 yang telah memberikan kritik dan saran demi lebih baiknya skripsi ini.

7. Seluruh Dosen Universitas Negeri Semarang yang telah mendidik dan mengajar penyusun selama menjadi mahasiswa.

8. Petugas Kearsipan di unit kerja Universitas Negeri Semarang yang telah memberikan data selama proses penelitian dan telah membantu penyusun menjadi responden dalam pengisian kuesioner penelitian.

9. Nenekku Siti Fatimah yang selalu memberikan do’a dan perhatian.

10. Kakakku Dwi Tri Hartono, Khoirul Ansori, dan Sri Haryanti serta Adekku

Mohammad Jafar Aljazuli yang selalu memberikan do’a, perhatian, dan dukungan selama ini.

11. Teman-teman seperjuangan PAP angkatan 2011 yang telah memberikan semangat dan dukungannya.

12. Semua pihak yang tidak dapat penyusun sebutkan satu persatu yang telah memberikan bantuan dan dukungan dalam penyelesaian skripsi ini.

Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penyusun dan memberikan inspirasi bagi pembaca dan peneliti-peneliti yang akan datang. Atas perhatiannya penyusun menyampaikan terima kasih.

Semarang, Juli 2015 Penyusun,

viii

Universitas Negeri Semarang. Pembimbing: Ismiyati, S.Pd., M.Pd.

Kata kunci: Pengelolaan Arsip, Kompetensi Petugas Kearsipan, Sarana Prasarana Kearsipan.

Pengelolaan arsip merupakan proses pengendalian arsip secara efektif, efisien dan sistematis melalui penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Pengelolaan arsip dinamis di Universitas Negeri Semarang telah diatur dalam Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013. Berdasarkan studi pendahuluan diketahui bahwa pengelolaan arsip belum sesuai dengan pedoman pengelolaan kearsipan. Kelancaran pengelolaan arsip diantaranya dipengaruhi oleh kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan. Permasalahan dalam penelitian ini adalah adakah pengaruh kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang.

Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh petugas kearsipan (arsip dinamis) di unit kerja Universitas Negeri Semarang yang terdiri dari Fakultas, Lembaga, Biro, Unit Pelaksana Tugas, dan Badan yang berjumlah 82 orang. Dalam penelitian ini menggunakan sampling jenuh sehingga semua anggota populasi digunakan sebagai sampel. Metode pengumpulan data menggunakan observasi, wawancara, angket dan dokumentasi. Metode analisis data menggunakan deskriptif persentase dan regresi linear berganda.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa persamaan regresi linier berganda adalah Y = 7,641 + 0,883X1 + 0,739X2. Besarnya pengaruh secara simultan antara

kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang sebesar 33,3%. Variabel yang memberikan pengaruh paling besar terhadap kelancaran pengelolaan arsip secara parsial adalah sarana prasarana kearsipan yaitu sebesar 21,07%, sedangkan untuk kompetensi petugas kearsipan memberikan pengaruh lebih kecil yaitu sebesar 7,84%.

Simpulan dari penelitian ini adalah ada pengaruh kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang. Saran dari penelitian ini adalah 1) Pimpinan unit kerja sebaiknya memberikan kesempatan kepada semua petugas kearsipan untuk mengikuti pelatihan kearsipan, 2) Pimpinan unit kerja yang belum menyediakan ruang penyimpanan khusus arsip sebaiknya menyediakan ruang penyimpanan khusus arsip agar petugas kearsipan lebih nyaman dalam bekerja dan pengamanan arsip lebih terjaga.

ix

Umami, Fauza. 2015. “The Influence of Filing Officer Competence and Filing

Infrastructure toward The Success of Archive Management at Semarang State University”. Final Project. Economics Education Department. Economics Faculty. Semarang State University. Advisor: Ismiyati, S.Pd., M.Pd.

Keywords: Archive Management, Filing Officer Competence, Filling Infrastructure.

Archive management is the process of controlling the archives effectively, efficiently and systematically through the creation, the use, the maintenance, and the archives depreciation. Records management at the Semarang State University has been set in The Rector Regulation of Semarang State University No. 24 in 2013. Based on the preliminary observation, it showed that records management was not suitable with the guidelines of the archives management. The success of archive management was influenced by the filing officer competence and filling infrastructure. The problem of this study was to know the influence of filing officer competence and filing infrastructure toward the success of archives management at Semarang State University.

The population of this study were all filling officers or records officers in each unit of Semarang State University which were consisted of the Faculties, Institutions, Bureaus, Executor units, and the other divisions; they were 82 people. It was a saturated sampling study so all population were the samples. The data were collected by questionnaires and documentation. Then, the data were analyzed by percentage descriptive analysis and multiple linear regression.

The results of the study showed that the equation of multiple linear regression was Y=7.641+0.883X1+0.739X2. The simultaneous influence of the filing officer

competence and filing infrastructure toward the success of archive management at Semarang State University was 33.3%. The most influential variable toward the success of archive management at Semarang State University was filling infrastructure which partially influenced up to 21.07%. Whereas; the filling officer competence gave lower influence for 7.84%.

Based on the result above, it can be concluded that there were the influence of filing officer competence and filing infrastructure toward the success of archive management at Semarang State University. Then, it is suggested for: 1) the leader of each unit to give chance for the filling officers to follow the training, 2) the leader of each unit to give the specific archives storage, so it will be better if they provide specific archives storage to make the officers more comfortable in working and securing archives.

x

PERSETUJUAN PEMBIMBING ... ii

LEMBAR PENGESAHAN KELULUSAN ... iii

PERNYATAAN ... iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... v

PRAKATA ... vi

SARI ... viii

ABSTRACT ... ix

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xiv

DAFTAR GAMBAR ... xvi

DAFTAR LAMPIRAN ... xvii

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 6

1.3 Tujuan Penelitian ... 7

1.4 Manfaat Penelitian ... 7

BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Kelancaran Pengelolaan Arsip ... 9

2.1.1 Pengertian Kelancaran Pengelolaan Arsip ... 9

xi

2.1.4 Tujuan Pengelolaan Arsip ... 14

2.1.5 Pengelolaan Arsip ... 16

2.2 Kompetensi Petugas Kearsipan ... 28

2.2.1 Pengertian Kompetensi Petugas Kearsipan ... 28

2.2.2 Tugas Petugas Kearsipan ... 29

2.2.3 Syarat-Syarat Petugas Kearsipan ... 31

2.2.4 Pengembangan Petugas Kearsipan ... 33

2.3 Sarana Prasarana Kearsipan ... 34

2.3.1 Pengertian Sarana Prasarana Kearsipan ... 34

2.3.2 Sarana Prasarana Kearsipan ... 34

2.3.3 Hal yang Perlu Dipertimbangkan dalam Pemilihan Sarana Prasarana Kearsipan ... 39

2.4 Penelitian yang Relevan ... 40

2.5 Kerangka Berfikir ... 43

2.6 Hipotesis ... 44

BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Jenis dan Desain Penelitian ... 46

3.2 Populasi dan Sampel Penelitian ... 46

3.2.1 Populasi ... 46

3.2.2 Sampel ... 48

3.3 Variabel Penelitian ... 48

xii

3.4.2 Metode Wawancara ... 50

3.4.3 Metode Kuesioner (Angket) ... 50

3.4.4 Metode Dokumentasi ... 51

3.5 Metode Analisis Uji Instrumen ... 52

3.5.1 Validitas ... 52

3.5.2 Reliabilitas ... 55

3.6 Metode Analisis Data ... 56

3.6.1 Metode Analisis Deskriptif Persentase ... 57

3.6.2 Uji Asumsi Klasik ... 58

3.6.3 Analisis Regresi Linier Berganda ... 60

3.7 Uji Hipotesis ... 61

3.7.1 Uji Simultan (Uji F) ... 61

3.7.2 Uji Partial (Uji t) ... 62

3.8 Koefisiensi Determinasi ... 62

3.8.1 Koefisien Determinasi Simultan (R2) ... 62

3.8.2 Koefisien Determinasi Parsial (r2) ... 63

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Hasil Penelitian ... 64

4.1.1 Deskripsi Responden Penelitian ... 64

xiii

4.1.4 Analisis Regresi Linear Berganda ... 83

4.1.5 Uji Hipotesis ... 85

4.2 Pembahasan ... 90

BAB V PENUTUP 5.1 Simpulan ... 98

5.2 Saran ... 98

DAFTAR PUSTAKA ... 100

xiv

Tabel 3.1 Populasi Petugas Kearsipan di Tiap Unit Kerja ... 47

Tabel 3.2 Hasil Validitas Uji Coba Instrumen ... 54

Tabel 3.3 Hasil Reliabilitas Uji Coba Instrumen ... 56

Tabel 3.4 Interval Skor dan Kriteria ... 58

Tabel 4.1 Distribusi Responden ... 64

Tabel 4.2 Deskriptif Persentase Variabel Kompetensi Petugas Kearsipan ... 66

Tabel 4.3 Deskriptif Persentase Indikator Ketelitian ... 67

Tabel 4.4 Deskriptif Persentase Indikator Kecerdasan ... 68

Tabel 4.5 Deskriptif Persentase Indikator Kecekatan ... 69

Tabel 4.6 Deskriptif Persentase Indikator Kerapian ... 69

Tabel 4.7 Deskriptif Persentase Variabel Sarana Prasarana Kearsipan .... 71

Tabel 4.8 Deskriptif Persentase Indikator Gedung ... 72

Tabel 4.9 Deskriptif Persentase Indikator Ruang ... 73

Tabel 4.10 Deskriptif Persentase Indikator Peralatan Pengelolaan Arsip .. 74

Tabel 4.11 Deskriptif Persentase Indikator Dokumentasi ... 74

Tabel 4.12 Deskriptif Persentase Indikator Informasi Publik ... 75

Tabel 4.13 Uji Multikolinearitas ... 76

Tabel 4.14 Uji Normalitas ... 79

xv

Petugas Kearsipan ... 82

Tabel 4.17 Hasil Uji Linearitas Pengelolaan Arsip dengan Sarana Prasarana Kearsipan ... 83

Tabel 4.18 Analisis Regresi Linear Berganda ... 84

Tabel 4.19 Uji Simultan (Uji F) ... 86

Tabel 4.20 Uji Parsial (Uji t) ... 87

Tabel 4.21 Koefisien Determinasi (R2) ... 88

xvi

Gambar 2.2 Lingkaran Hidup Kearsipan (Menurut Sedarmayanti) ... 18

Gambar 2.3 Kerangka Berpikir ... 44

Gambar 4.1 Grafik Histogram ... 77

Gambar 4.2 Grafik P-Plot ... 78

xvii

Lampiran 1 Surat Ijin Observasi ... 104

Lampiran 2 Pedoman Observasi ... 105

Lampiran 3 Hasil Observasi ... 107

Lampiran 4 Surat Ijin Penelitian ... 130

Lampiran 5 Kisi-Kisi Angket Uji Coba Instrumen ... 131

Lampiran 6 Angket Uji Coba Instrumen Penelitian ... 132

Lampiran 7 Daftar Nama Responden Uji Coba Instrumen ... 146

Lampiran 8 Tabulasi Hasil Uji Coba Instrumen ... 148

Lampiran 9 Validitas Uji Coba Instrumen ... 150

Lampiran 10 Reliabilitas Uji Coba Instrumen ... 159

Lampiran 11 Kisi-Kisi Angket Penelitian ... 162

Lampiran 12 Angket Penelitian ... 163

Lampiran 13 Daftar Nama Responden Penelitian ... 176

Lampiran 14 Tabulasi Data Hasil Penelitian ... 179

Lampiran 15 Tabulasi Data Semi Terbuka ... 183

Lampiran 16 Analisis Deskriptif Variabel Kompetensi Petugas Kearsipan... 189

Lampiran 17 Analisis Deskriptif Variabel Sarana Prasarana Kearsipan ... 194

Lampiran 18 Uji Multikolinearitas ... 199

xviii

Lampiran 23 Dokumentasi Pengambilan Data Penelitian ... 206 Lampiran 24 Surat Keterangan telah Melaksanakan Penelitian ... 207

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Setiap lembaga, baik pemerintah maupun swasta tidak lepas dari administrasi. Begitu pula perguruan tinggi yang merupakan salah satu lembaga pendidikan.

Salah satu kegiatan dalam administrasi yakni tata usaha. “Tata usaha dirumuskan

sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan

dalam setiap organisasi” (The Liang Gie, 2007:16). “Pekerjaan menyimpan

warkat-warkat pada tempat yang aman dikenal sebagai kearsipan” (The Liang Gie, 2007:18). Barthos (2009:2) menyimpulkan tentang kearsipan yakni sebagai berikut:

Kearsipan meliputi segala kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar; baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.

Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting bagi perguruan tinggi. Sebagaimana peranan kearsipan menurut Barthos (2009:2) yakni:

Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan sebagai “alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap

organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”, “penganalisaan”, “pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan,

pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.

Sebagai lembaga pendidikan berbadan hukum, arsip dapat digunakan perguruan tinggi untuk mengetahui perkembangan dan merencanakan masa depan perguruan tinggi tersebut.

Mengingat peranan arsip yang sangat penting, maka pengelolaan arsip harus dilakukan secara optimal agar dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan tepat. Oleh karena pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pimpinan tergantung pada informasi yang disajikan.

Kegiatan mengelola arsip menurut Amsyah (2005:4), “Pengelolaan arsip

meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan,

pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan”. Inti pengelolaan arsip

meliputi kegiatan menyimpan warkat dengan sistem tertentu dan pada tempat yang aman sehingga ketika dibutuhkan dapat diketemukan dengan mudah, cepat, dan tepat. Kelancaran pengelolaan arsip akan membantu kelancaran kehidupan dan perkembangan perguruan tinggi, karena berbagai keterangan dalam warkat-warkat yang disimpan itu dapat dijadikan sebagai bahan penilaian dan penyusunan program pengembangan perguruan tinggi yang bersangkutan.

Pengelolaan arsip di lingkungan Universitas Negeri Semarang telah diatur dalam Peraturan Rektor, yakni Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis Universitas Negeri Semarang. Halaman 15 dalam peraturan tersebut menjelaskan bahwa pengelolaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan. Selain itu, adanya Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 26 Tahun 2013 pasal 1 tentang pedoman

pola klasifikasi kearsipan di lingkungan Universitas Negeri Semarang yang menjelaskan bahwa klasifikasi disusun berdasarkan subjek. Ditambah lagi dengan adanya Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 23 Tahun 2013 tentang pedoman jadwal retensi arsip substantif dan fasilitatif di lingkungan Universitas Negeri Semarang yang digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Peraturan rektor tersebut menjadi pedoman semua unit kerja Universitas Negeri Semarang dalam pengelolaan kearsipan, sehingga terbentuk kesamaan dan keseragaman di dalam pengelolaan kearsipan. Selain itu, pengelolaan kearsipan dapat dilaksanakan dengan cermat, arsip dapat diketemukan dengan cepat, tepat, aman, dan efisien, arsip dapat tersimpan atau tertata dengan baik, tidak mengalami kerusakan atau hilang, dan yang bernilai guna sejarah dapat diselamatkan dan dilestarikan.

Adapun permasalahan yang muncul berdasarkan studi pendahuluan adalah pengelolaan arsip yang belum sesuai dengan pedoman pengelolaan kearsipan (dapat dilihat pada hasil observasi pada lampiran 3 halaman 107). Hal ini dapat dilihat dari belum adanya kesamaan dan keseragaman pola klasifikasi kearsipan yang digunakan, misalnya Jurusan PG PAUD menggunakan sistem kronologis, Jurusan Pendidikan Luar Sekolah menggunakan sistem nomor, Fakultas Ilmu Pendidikan menggunakan sistem subjek, dan lain sebagainya. Pemeliharaan arsip tidak dilakukan secara khusus dan berkala, sebagian besar di unit kerja hanya membersihkan arsip menggunakan kemoceng tanpa diberi bahan-bahan pencegah serangga dan dilakukan secara kondisional (dibersihkan jika sudah terlihat kotor). Kurangnya keamaan arsip karena belum adanya rak yang khusus untuk

menyimpan arsip. Arsip yang ada di jurusan sebagian besar masih disimpan pada rak dalam kondisi terbuka dan dijadikan satu untuk menyimpan barang-barang yang lain seperti alat tulis kantor, buku, dan lain sebagainya. Penemuan kembali arsip membutuhkan waktu lebih dari 5 menit bahkan adanya arsip yang tidak dapat diketemukan (hal ini diperkuat dari hasil wawancara). Belum adanya pencatatan dan penggunaan bukti tanda keluar arsip (kartu pinjam arsip), serta ketentuan untuk jangka waktu pinjam arsip. Penyusutan arsip hanya berdasarkan volume arsip, belum dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip. Pemusnahan arsip dilaksanakan tanpa adanya saksi serta hanya sebagian kecil yang disertai dengan berita acara.

Berdasarkan permasalahan di atas, diduga hal tersebut dipengaruhi oleh kompetensi petugas kearsipan. Sebagaimana The Liang Gie (2007:150)

mengungkapkan, “Tetapi segi metode dan peralatan dalam bidang kearsipan itu

harus pula dilengkapi dengan tenaga-tenaga pegawai arsip yang cakap agar arsip benar-benar menjadi sumber keterangan dan pusat ingatan yang melancarkan

perkembangan organisasi”. Faktor sumber daya manusia memiliki andil yang

cukup besar untuk kelancaran pengelolaan arsip, karena faktor sumber daya manusia merupakan subjek atau faktor penggerak yang menentukan berhasil tidaknya pelaksanaan pengelolaan arsip. Secanggih apapun sarana prasarana yang dipakai, dan sebaik apapun sistem yang digunakan apabila tidak didukung dengan petugas kearsipan yang cakap maka pelaksanaan pengelolaan arsip tidak akan berjalan dengan lancar. Hal ini diperkuat oleh Sedarmayanti (2003:119) yang mengungkapkan:

Segala sarana yang dimiliki oleh suatu organisasi, seperti peraturan, prosedur, metode, struktur organisasi hanyalah merupakan benda mati dan hanya akan ada manfaatnya apabila dikelola oleh pikiran yang mempunyai pengetahuan luas, dan keterampilan yang tinggi, dengan disertai pula oleh disiplin dan dedikasi yang besar.

Selain itu, berdasarkan hasil penelitian Ismiyati (2004:51) menunjukkan bahwa ada pengaruh positif antara kemampuan petugas kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip.

Petugas kearsipan yang dimaksud ialah petugas yang bertugas menjaga,

mengurus, serta memelihara arsip. “Untuk dapat menjadi petugas kearsipan yang

baik diperlukan sekurang-kurangnya 4 syarat yakni ketelitian, kecerdasan,

kecekatan, dan kerapian” (The Liang Gie, 2007:150). Itu artinya, tidak semua

orang dapat menjadi petugas kearsipan, diperlukan tenaga-tenaga terampil, cekatan, dan penuh dedikasi untuk mengelola arsip.

Selain kompetensi petugas kearsipan, sarana dan prasarana kearsipan juga diduga berpengaruh terhadap pengelolaan arsip. Sebagaimana Amsyah (2005:178) menjelaskan:

Untuk dapat menata arsip dengan kecepatan tinggi dan sedikit kesalahan diperlukan peralatan dan perlengkapan yang sanggup menjalankan fungsi setiap sistem dan metode dengan sebaik-baiknya …. Keberhasilan dari kegiatan manajemen kearsipan adalah juga secara langsung dipengaruhi oleh peralatan yang dipergunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut.

Sarana dan prasarana kearsipan yang mengikuti kemajuan dan perkembangan zaman akan lebih menyempurnakan pelaksanaan tugas petugas kearsipan. Hal ini diperkuat dengan hasil penelitian Masruri (2007:94) yang menyebutkan bahwa dari variasi tiga variabel independen yaitu waktu, sarana prasarana serta dana, sarana prasarana berpengaruh paling dominan terhadap pengelolaan arsip. Selain

itu, hasil penelitian Fajri dan Syahyuman (2012:416) menunjukkan bahwa kendala-kendala dalam pengelolaan arsip dinamis diantaranya adalah fasilitas kearsipan dan sumber daya manusia. Sarana dan prasarana kearsipan yang dimaksud adalah peralatan yang dimiliki dan mempunyai pengaruh dalam kegiatan kearsipan.

Universitas Negeri Semarang (UNNES) merupakan satuan pendidikan yang menyelenggarakan pendidikan tinggi yang meliputi pendidikan akademik, vokasi dan atau profesi. Sebagai perguruan tinggi yang berdiri sejak tahun 1965 yang awalnya merupakan Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan (IKIP), UNNES memiliki 59 program studi dan 34 program studi diantaranya merupakan program studi kependidikan. Tentu hal tersebut membuat UNNES memiliki banyak sekali arsip.

Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis tertarik untuk melakukan penelitian tentang pengelolaan arsip dengan judul “Pengaruh Kompetensi Petugas Kearsipan dan Sarana Prasarana Kearsipan terhadap Kelancaran Pengelolaan Arsip di Universitas Negeri Semarang”.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, rumusan masalah yang akan dikaji dalam penelitian ini adalah:

1. Apakah ada pengaruh kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang?

2. Apakah ada pengaruh kompetensi petugas kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang?

3. Apakah ada pengaruh sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang?

1.3 Tujuan Penelitian

Berdasarkan rumusan masalah di atas, tujuan penelitian ini adalah:

1. Mengetahui ada tidaknya pengaruh kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang.

2. Mengetahui ada tidaknya pengaruh kompetensi petugas kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang.

3. Mengetahui ada tidaknya pengaruh sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang.

1.4 Manfaat Penelitian

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat antara lain sebagai berikut:

1. Manfaat Teoritis

Dapat menambah wawasan pengembangan ilmu pengetahuan yang berhubungan dengan manajemen kearsipan dan memberikan sumbangan konseptual bagi peneliti di masa-masa mendatang yang tertarik untuk melakukan penelitian sejenis.

2. Manfaat Praktis

Secara praktis hasil penelitian ini dapat bermanfaat:

a. Bagi instansi yang bersangkutan dapat digunakan sebagai bahan masukan yang positif dan sebagai kontribusi untuk lebih memperhatikan kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan dalam usaha meningkatkan kelancaran pengelolaan arsip.

b. Bagi penulis dapat berguna sebagai sarana untuk berlatih dan mengembangkan ilmu pengetahuan administrasi khususnya tentang manajemen kearsipan melalui penelitian dengan membandingkan teori yang diperoleh di bangku kuliah dengan praktik di lapangan sehingga diperoleh pengalaman praktis.

c. Bagi pembaca dapat digunakan sebagai referensi untuk pengkajian bidang kearsipan selanjutnya.

9 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Tinjauan tentang Kelancaran Pengelolaan Arsip

2.1.1 Pengertian Kelancaran Pengelolaan Arsip

Pengertian kelancaran dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, “Kelancaran adalah keadaan lancarnya (sesuatu)”. Kelancaran yang dimaksud adalah kegiatan pengelolaan arsip dapat dilakukan secara efektif dan efisien.

Sedangkan pengertian pengelolaan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia yakni sebagai berikut:

1. Proses, cara, perbuatan mengelola

2. Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakkan tenaga orang lain

3. Proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan organisasi 4. Proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam

pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan.

Pengelolaan yang dimaksud adalah proses, cara, perbuatan mengelola arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan guna pencapaian tujuan organisasi.

Mulyono dkk (2011:3), menjelaskan pengertian arsip sebagai berikut:

Menurut asal mula arsip dari bahasa Yunani “Archivum” yang artinya tempat untuk menyimpan. Pada zaman itu tempat menyimpan dokumen masalah pemerintahan berada di Balai Kota (Archeon). Dengan demikian, arsip yang

mengadopsi istilah “archief” dari bahasa Belanda yang ada kemiripan bahasa

Yunani “Archivum” mempunyai wayuh arti. Arsip dapat berarti bahan yang disimpan atau tempat penyimpanan. Untuk istilah warkat yang dalam bahasa

Inggris disebut “records”, adalah catatan-catatan, rekaman, atau bentuk lain yang merupakan bukti kegiatan suatu organisasi dan belum dimasukkan ke

berarti cataan baik dalam bentuk tulisan, rekaman, gambar atau bentuk lain yang berwujud berkas terdiri dari beberapa lembar yang saling berhubungan.

Istilah “File” untuk orang Inggris yang berarti arsip yang berasal dari kata

Latin “Filum” berarti tali atau benang yang digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran surat, kuitansi atau laporan agar mudah disimpan.

Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 halaman 14:

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam melaksanakan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Menurut The Liang Gie (2007:118), “Arsip adalah suatu kumpulan warkat

yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”. Sedangkan pengertian arsip berdasarkan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 pasal 1 ayat 2 adalah sebagai berikut:

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 halaman

15 menjelaskan, “Pengelolaan arsip dinamis yaitu proses pengendalian arsip

secara efektif, efisien, dan sistematis melalui penciptaan, penggunaan, dan

pemeliharaan, serta penyusutan arsip”.

Sehingga dapat disimpulkan kelancaran pengelolaan arsip merupakan proses mengelola kumpulan warkat secara efektif, efisien dan sistematis melalui

penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan guna pencapaian tujuan organisasi.

2.1.2 Nilai Guna Arsip

Menurut Milton Reitzfeld dalam The Liang Gie (2007:117) menetapkan adanya 7 nilai dari sesuatu warkat terutama untuk keperluan menentukan jangka waktu penyimpanannya, yaitu:

1. Values for administrative use (nilai-nilai kegunaan administrasi) 2. Values for legal use (nilai-nilai kegunaan hukum)

3. Values for fiscal use (nilai-nilai untuk kegunaan keuangan)

4. Values for policy use (nilai-nilai untuk kegunaan haluan organisasi)

5. Values for operating use (nilai-nilai untuk kegunaan pelaksanaan kegiatan organisasi)

6. Values for historical use (nilai-nilai untuk kegunaan sejarah) 7. Values for research (nilai-nilai untuk keperluan penelitian).

Sesuatu warkat dapat mempunyai semacam nilai saja atau juga lebih daripada 1 kegunaan.

Suatu pendapat yang tidak jauh berbeda dikemukakan oleh Vernon B. Santen dalam The Liang Gie (2007:117) yang dikenal dengan 1 istilah pengingat

“ALFRED”. Istilah ini merupakan kependekan dari nilai-nilai warkat berikut: A - Administrative Value (nilai administrasi)

L - Legal Value (nilai hukum)

F - Fiscal Value (nilai dibidang keuangan) R - Research Value (nilai penelitian) E - Educational Value (nilai pendidikan) D - Documentary Value (nilai dokumentasi).

Sementara itu Sulistyo (2003:31-33) menjelaskan arsip memiliki kegunaan sebagai berikut:

1. Merupakan memori badan korporasi

Rekaman atau arsip merupakan sumber daya badan korporasi sekaligus aset badan korporasi. Sebagai sumber daya, arsip dinamis menyediakan informasi sedangkan sebagai aset menyediakan dokumentasi.

2. Pengambilan keputusan manajemen

Untuk mengambil keputusan yang tepat, manajer harus memperoleh informasi yang tepat karena keputusan akan baik bilamana informasi yang diterima juga baik. Sebagian besar informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan bersumber pada arsip.

3. Menunjang litigasi

Bilamana sebuah badan korporasi menggugat badan korporasi lain, maka arsip menyediakan dokumentasi yang diperlukan untuk digunakan di pengadilan.

4. Mengurangi biaya dan volume penggunaan kertas

Dibutuhkan rancangan sistematis terhadap konsep arsip secara total, mulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan, dalam upaya mengendalikan volume kertas yang meningkat dan biaya penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan pemusnahan arsip yang semakin meningkat.

5. Efisiensi badan korporasi

Badan korporasi akan mengalami inefisiensi bilamana informasi yang diperlukan tidak segera tersedia. Rancangan yang sistematis terhadap manajemen arsip menyediakan sarana temu balik informasi guna meningkatkan efisiensi karyawan dan akhirnya juga badan korporasi. 6. Ketentuan hukum

Banyak badan korporasi yang memperoleh kontrak kerja, pesanan dari pemerintah sehingga badan korporasi tersebut harus beroperasi sesuai dengan kebijakan dan prosedur pemerintah. Bilamana ada pemeriksaan, badan korporasi yang memperoleh kontrak kerja atau pesanan dari pemerintah harus mampu menyediakan dokumentasi atas permintaan pemeriksa.

7. Rujukan historis

Arsip merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa depan. Arsip melestarikan sejarah untuk generasi mendatang.

Sedangkan menurut Mulyono dkk (2011:5), warkat juga dapat dibedakan menjadi 2 nilai guna sesuai dengan siapa yang memanfaatkan warkat tersebut.

“Secara otomatis warkat bernilai guna bagi organisasi yang menciptakan arsip tersebut atau pemilik warkat (nilai guna primer). Disamping itu warkat juga dapat dimanfaatkan oleh pihak lain di luar organisasi pencipta warkat yang bersangkutan (nilai guna sekunder)”.

2.1.3 Jenis-Jenis Arsip

Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 halaman 14, jenis-jenis arsip meliputi:

1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

2. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus-menerus.

4. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 5. Arsip konvensional adalah arsip berbasis kertas.

6. Arsip audio visual atau arsip pandang dengar adalah arsip yang dapat dilhat/ atau didengar dengan menggunakan peralatan khusus yang memiliki bentuk fisik beraneka ragam tergantung pada media teknologi yang digunakan pada saat penciptaannya.

7. Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, digunakan, dan dipelihara sebagai bukti transaksi, aktivitas dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer, dan diolah dengan sistem komputer.

Sementara itu Mulyono dkk (2011:6-8) menjelaskan, Dalam rangka menata arsip dengan baik, perlu dikelompokkan dalam 4 golongan arsip. Empat golongan arsip itu adalah:

1. Arsip tidak penting, yaitu (kelompok) arsip yang nilai kegunaannya hanya sebatas sebagai informasi. Puak arsip ini dapat diberi tanda (T). Puak arsip ini disimpan paling lama dalam jangka waktu 1 tahun.

2. Arsip biasa, yaitu puak arsip yang mempunyai nilai guna saat ini dan masih diperlukan pada waktu yang akan datang dalam jangka waktu 1-5 tahun. Puak arsip ini diberi tanda (B).

3. Arsip penting, yaitu puak arsip nilai gunanya mempunyai hubungan dengan kegiatan masa lampau dan masa yang akan datang. Puak arsip ini akan disimpan dalam jangka waktu 5-10 tahun dan dapat diberi tanda (P). 4. Arsip sangat penting, yaitu puak arsip yang dipakai sebagai pengingat

dalam jangka waktu yang tidak terbatas (abadi). Puak arsip ini termasuk arsip vital sehingga harus disimpan terus dan diberi tanda (V).

Sedangkan berdasarkan frekuensi penggunaan arsip sebagai bahan informasi, dibedakan jenis arsip seperti berikut ini:

1. Arsip aktif (dinamis aktif), yaitu secara langsung masih digunakan dalam proses kegiatan kerja.

2. Arsip inaktif (dinamis inaktif), yaitu arsip yang penggunaannya tidak langsung sebagai bahan informasi.

3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

4. Arsip statis, arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis referensinya, dan keterangan yang dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI/dan atau Lembaga Kearsipan.

Menurut Sedarmayanti (2003:9), berdasarkan fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi:

1. Arsip dinamis

Adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

2. Arsip statis

Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

Sedangkan arsip dinamis sebenarnya dapat dirinci lagi menjadi:

1. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor.

2. Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.

2.1.4 Tujuan Pengelolaan Arsip

Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 halaman 18, penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:

1. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.

2. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

3. Menjamin perlindungan kepentingan civitas akademika dan hak-hak keperdataan melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

4. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

5. Menjamin keselamatan aset universitas dalam bidang pendidikan, budaya, dan seni serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa dan,

6. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Sementara itu berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 3, penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:

1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.

2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.

3. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang handal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

4. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu.

6. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

7. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan

8. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun

2013 halaman 11, “Pengelolaan arsip dinamis bertujuan pokok untuk menjamin

ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah dalam rangka pelaksanaan fungsi dan tugas sebagai lembaga perguruan tinggi”. Sedangkan menurut Sedarmayanti (2003:19):

“Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan

pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah”.

2.1.5 Pengelolaan Arsip

Amsyah (2005:4) menjelaskan bahwa:

Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi

suatu siklus “kehidupan” warkat sejak lahir sampai mati. Khusus untuk arsip

yang tidak pernah mati karena mempunyai nilai sangat penting bagi perkantoran akan disimpan selama-lamanya diperkantoran yang bersangkutan sebagai arsip abadi.

Menurut Abubakar (1985:19-22), lingkaran kehidupan kearsipan (Life Span of Record) meliputi:

1. Tahap pencipta arsip

Merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip, yaitu yang bentuknya berupa konsep, daftar, formulir, dan sebagainya.

2. Tahap pengurusan dan pengendalian

Merupakan tahap dimana surat masuk dan keluar diregistrasi atau diagenda sesuai sistem yang telah ditentukan. Setelah itu, surat-surat tersebut dikendalikan ke unit kerja yang akan membahas atau memproses surat-surat tersebut.

3. Tahap referensi

Merupakan tahap dimana surat-surat tersebut digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari, dan surat tersebut diklasifikasikan, diindeks (kalau perlu digunakan tunjuk silang), selesai digunakan difilling (penataan berkas) dan kalau diperlukan dicari kembali.

4. Tahap penyusutan

Merupakan tahap pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.

5. Tahap pemusnahan

Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan arsip sebagaimana tercantum dalam jadwal retensi arsip pada instansi masing-masing.

6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan

Arsip aktif setelah diseleksi, maka akan terdapat 2 jenis arsip, yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip inaktif (arsip yang sudah menurun nilai gunanya didaftar kemudian dipindahkan ke Unit kearsipan di instansi masing-masing.

7. Tahap penyerahan ke arsip nasional RI/arsip nasional daerah

Arsip inaktif yang sudah menjadi statis diserahkan oleh setiap Lembaga Negara Badan-Badan Pemerintah di Pusat Arsip Nasional RI.

Untuk lebih jelasnya, perhatikan gambar berikut:

Sama halnya Sedarmayanti (2003:20), lingkaran hidup kearsipan (life span of records) adalah sebagai berikut:

Gambar 2.2 Lingkaran Hidup Kearsipan (Life Span Of Records)

Keterangan gambar:

1. Tahap penciptaan arsip, merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip, yaitu yang bentuknya berupa konsep, daftar, formulir dan sebagainya.

2. Tahap pengurusan dan pengendalian, yaitu tahap di mana surat masuk/keluar dicatat sesuai sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut. 3. Tahap referensi, yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses

kegiatan adminstrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu. 4. Tahap penyusutan, adalah kegiatan pengurangan arsip.

5. Tahap pemusnahan: Pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi dapat dilakukan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan Swasta.

6. Tahap penyimpanan di Unit Kearsipan, Arsip yang sudah menurun nilai gunanya (arsip inaktif) didaftar, kemudian dipindah penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku.

7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI/Arsip Nasional Daerah. Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan.

Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 halaman 15, “Pengelolaan arsip dinamis yaitu proses pengendalian arsip secara efektif, efisien, dan sistematis melalui penciptaan, penggunaan, dan

pemeliharaan, serta penyusutan arsip”.

1. Penciptaan arsip

Kegiatan ini merupakan awal dari proses kehidupan arsip, penciptaan arsip dapat melalui:

a. Pembuatan

Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 halaman 27, “Pembuatan arsip adalah kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas Universitas Negeri semarang sebagai lembaga perguruan tinggi”. Pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 22 Tahun 2013 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Universitas Negeri Semarang.

b. Penerimaan

Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 halaman 28, “Penerimaan arsip adalah kegiatan yang berhubungan dengan

Dalam penerimaan arsip, arsip harus dalam kondisi aman, tepat, lengkap, dan jelas terbaca. Pemberkasan arsip dilakukan dengan tahapan:

1). Pemeriksaan dilakukan untuk mengetahui kelengkapan, kondisi fisik arsip dan keterkaitan dengan arsip lain. Berkas yang tidak lengkap, rusak, atau tidak dalam satu kesatuan perlu dilengkapi, diperbaiki, atau digabungkan dengan berkas lain yang sudah tersimpan.

2). Penyortiran dilakukan untuk memilah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip yang lain.

3). Penentuan indeks dilakukan untuk menentukan nama jenis arsip atau kata tangkap (caption) atau kata kunci (keyword) sesuai dengan materi arsip. Indeks dapat berupa nama orang, nama organisasi, nama wilayah, nama benda, nomor, dan atau masalah.

4). Penentuan kode dilakukan berdasarkan kelompok subjek, sub subjek, dan sub-sub subjek berupa gabungan huruf dan angka.

5). Pembuatan label dilaksanakan pada sekat penunjuk (guide), folder/map, peralatan penyimpan arsip lainnya dilaksanakan secara konsisten.

6). Pembuatan tunjuk silang dilaksanakan untuk menghubungkan berkas yang satu dengan berkas lain yang memiliki keterkaitan informasi.

7). Penempatan arsip dilakukan sesuai dengan lokasi atau kelompok subjeknya. (Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 35 Tahun 2009 BAB IV).

2. Penggunaan arsip

Tujuan utama dari penyimpanan arsip yakni agar mudah dalam penemuan kembali arsip, sebagaimana The Liang Gie (2007:118) mengungkapkan:

“Aktivitas pokok di bidang kearsipan ialah menyimpan warkat, tetapi tujuannya

yang utama ialah menemukan kembali secara cepat sesuatu warkat yang diperlukan”. Lebih lanjut The Liang Gie (2007:125) menjelaskan:

Syarat pokok penyimpanan warkat yang baik ialah kemungkinan diketemukannya kembali secara cepat sesuatu warkat yang dibutuhkan. Kalau warkat itu tak dapat segera diketemukan kembali atau bahkan tidak diketemukan sewaktu dicari, arsip termaksud tidak ada gunanya. Arsip yang kacau balau hanya merupakan setumpukan kertas yang tak bernilai, bahkan dalam banyak hal arsip yang demikian itu lebih merupakan penghambat bagi jalannya suatu organisasi.

Penggunaan arsip menyangkut: a. Penyimpanan

Penyimpanan arsip yang tepat akan mempermudah dalam penemuan kembali

arsip, sebagaimana Mulyono dkk (2011:14) menyebutkan, “Penyimpanan arsip

perlu diatur agar sewaktu diperlukan harus dapat ditemukan dengan mudah dan

cepat”. Proses penyimpanan arsip menurut The Liang Gie (2007:137-138) adalah sebagai berikut:

1). Pembacaan surat dan pembuatan tanda

Pembuatan tanda dengan cara menggarisbawahi pokok/inti dari isi surat dengan pensil merah.

2). Pencatatan dalam kartu

Langkah selanjutnya adalah melakukan pencatatan pada kartu arsip. 3). Penyimpanan dalam berkas

Berkas yang lebih praktis ialah tanpa jepitan. Ini mengurangi waktu dan tenaga dalam membuat lubang pada surat-surat dan memasangkannya dalam jepitan. Apabila diperlukan hendaknya dibuatkan lembaran-lembaran surat penunjuk. Ini akan memperkecil kemungkinan tidak ditemukannya kembali sesuatu surat.

Lebih lanjut The Liang Gie (2007:120-122) menjelaskan, pada pokoknya dikenal 5 macam sistem penyimpanan warkat:

1). Penyimpanan menurut abjad (Alphabetic filling)

Pada penyimpanan ini, warkat-warkat disimpan menurut abjad dari nama-nama orang atau organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap warkat itu. Dengan sistem menurut urut-urutan abjad ini, sepucuk surat yang berhubungan dengan seseorang langganan dapat diketemukan kembali dengan lebih cepat daripada kalau semua surat dicampur-adukkan.

2). Penyimpanan menurut pokok soal

Warkat-warkat dapat pula disimpan menurut urusan yang dimuat dalam tiap-tiap warkat. Warkat-warkat yang telah dikelompok-kelompokkan menurut pokok soalnya itu kemudian disimpan juga menurut urut-urutan abjad judul-judul urusan itu.

3). Penyimpanan menurut wilayah

Surat-surat yang harus dipelihara oleh sebuah organisasi dapat pula disimpan menurut pembagian wilayah. Untuk Indonesia misalnya, dapat diadakan pembagian menurut pulau-pulau (Sumatera, Jawa, Kalimantan) atau menurut wilayah provinsi (Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur,

Daerah Istimewa Yogyakarta). Disini dipakai pula sistem abjad untuk mengatur urut-urutan nama-nama langganan itu, tetapi pengelompokan utamanya adalah menurut pembagian wilayah.

4). Penyimpanan menurut nomor

Pada sistem penyimpanan ini, warkat yang mempunyai nomor disimpan menurut urut-urutan angka dari 1 terus meningkat hingga bilangan yang lebih besar. Ini misalnya faktur-faktur yang dibuat oleh sebuah perusahaan.

5). Penyimpanan menurut tanggal

Sebagai sistem terakhir untuk menyimpan warkat-warkat ialah menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap warkat itu. Sistem ini dapat dipakai bagi warkat-warkat yang harus memperhatikan sesuatu jangka waktu tertentu, misalnya surat-surat tagihan.

The Liang Gie (2007:124-125) menjelaskan pemilihan sistem yang tepat yakni

sebagai berikut “Pemilihan mengenai sesuatu sistem bergantung pada macamnya warkat dan tujuan utama yang diharapkan dari penyimpanan warkat-warkat itu”.

Penyimpanan arsip di lingkungan UNNES dilakukan berdasarkan pola klasifikasi kearsipan yang ada di Universitas Negeri Semarang, yakni terdapat pada Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 26 Tahun 2013 tentang Pedoman Pola Klasifikasi Kearsipan di Lingkungan Universitas Negeri Semarang.

b. Penemuan kembali

Abubakar (1985:74) mengungkapkan, “Tujuan yang utama dalam penemuan kembali arsip atau disebut pula sistem penemuan kembali arsip (retrieval system) adalah menemukan informasi yang terkandung dalam surat atau arsip tersebut, jadi bukan sistem semata-mata menemukan arsipnya”.

Pada umumnya oleh para ahli kearsipan telah diterima bahwa jangka waktu yang baik dalam menemukan kembali sesuatu surat ialah tidak lebih dari pada 1 menit. Dengan sistem penyimpanan yang tepat, alat perlengkapan yang baik, dan pegawai yang mahir, pasti jangka waktu itu tidak akan dilampaui (The Liang Gie, 2007:126).

Lebih lanjut Abubakar (1985:75) menjelaskan, supaya sistem penemuan kembali arsip ini mudah dapat terlaksana, maka beberapa syarat haruslah ditaati, yaitu:

1). Kebutuhan si pemakai arsip harus diteliti terlebih dulu dan sistemnya harus mudah diingat.

Misalnya untuk berkas Kepegawaian sebaiknya ditata berdasarkan nama pegawai tersebut, dan tidak berdasarkan Nomor pegawai. Sebab Nomor tidak pernah disebut oleh si pemakai, kalau mereka membutuhkan berkas pegawai tersebut.

2). Harus didasarkan atas kegiatan nyata Instansi yang bersangkutan, maka disusunlah kata tangkap atau indeks sebagai tanda pengenal.

3). Kemudian sistem penemuan kembali harus logis, konsisten dan mudah diingat.

4). Selanjutnya sistem penemuan harus disokong oleh peralatan dan perlengkapan harus sesuai dengan penataan berkas.

5). Dan syarat yang terpenting adalah harus disokong oleh personil yang terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun, suka bekerja, senang bekerja secara detail tentang informasi.

c. Peminjaman

Mulyono dkk (2011:32-33) menjelaskan pentingnya pencatatan arsip ketika dipinjam dan bagaimana tata cara peminjaman arsip yang baik sebagai berikut:

Arsip yang disimpan baik berstatus arsip aktif maupun arsip inaktif dapat digunakan sebagai bahan informasi dalam mengambil kebijakan baik untuk unit kerja bersangkutan atau pun unit kerja lain dalam satu lembaga. Hal ini terbuka kemungkinan, lembaga lain memanfaatkan informasi yang bersumber dari arsip yang tidak ada di organisasinya. Oleh karena itu, peminjaman arsip tidak mungkin dihindari.

Untuk mencegah hilangnya arsip yang dikeluarkan dari tempat penyimpanan karena dipinjam oleh unit lain maupun oleh organisasi lain, maka diatur pencatatan peminjaman dengan kartu pinjam arsip (out slip). Dengan menggunakan kartu pinjam arsip pihak pengolah arsip mengetahui keberadaan arsip apabila suatu saat ingin menggunakan dan ternyata tidak ada.

Peminjaman arsip dengan menggunakan kartu pinjam arsip (biasanya rangkap 3), dilakukan dengan cara sebagai berikut:

Kartu pinjam arsip dibuat rangkap 3 (putih-asli, jambon-duplikat, biru-triplikat). Penggunaan ketiga lembar kartu pinjam arsip dirinci sebagai berikut: 1). Lembar asli digunakan sebagai pengganti arsip yang dipinjam, jadi

2). Lembar kedua (duplikat) sebagai bukti peminjaman arsip dipegang oleh pengolah unit kearsipan.

3). Lembar ketiga (triplikat) sebagai bukti untuk peminjaman arsip dibawa oleh peminjam arsip beserta arsip yang dipinjam.

Semua peminjaman arsip baik internal maupun eksternal harus melalui

prosedur yang sama, yaitu dengan menggunakan “Kartu Pinjam Arsip”.

Dengan demikian dapat dihindarkan adanya kehilangan arsip atau setidak-tidaknya ketidaktahuan keberadaan arsip dapat dihindarkan.

Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI Nomor 60 Tahun 2012 Pasal 32, batas waktu peminjaman/penggunaan arsip aktif, inaktif, audiovisual paling lama 5 (lima) hari kerja.

3. Pemeliharaan arsip

Untuk memelihara dan menjaga agar arsip-arsip tersebut terlindung dan terjaga baik fisik maupun informasinya, maka arsip-arsip tersebut harus terhindar dari segala kerusakan-kerusakan.

Kerusakan arsip dapat disebabkan dari dalam maupun dari luar. Kerusakan yang disebabkan dari dalam yakni kertas, tinta, dan pasta/lem. Sedangkan kerusakan yang disebabkan dari luar yakni kelembaban, udara yang terlampau kering, sinar matahari, debu, kekotoran udara, jamur dan sejenisnya, rayap, dan gegat (Barthos, 2009:50-56).

Barthos (2009:58-60) menjelaskan lagi, Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

a. Membersihkan ruangan

Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan teratur. Sekurang-kuranngnya seminggu sekali dibersihkan dengan vacuum cleaner (alat penyedot debu). Membersihkan dengan sapu atau bulu ayam tidak ada gunanya sama sekali, sebab hanya akan memindahkan debu-debu dari satu tempat ke tempat lain.

b. Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya

Sedikit-dikitnya setiap enam bulan tempat penyimpanan arsip dan daerah sekelilingnya hendaknya diperiksa untuk mengawasi kalau-kalau ada serangga, rayap, dan sejenisnya.

c. Penggunaan racun serangga

Setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga seperti D.D.T., Dieltrin, Pryethrum, Gaama Benzene Hexachloride. Racun

serangga ini disemprotkan dengan menggunakan alat semprot biasa ke arah dinding, lantai, dan alat-alat yang dibuat dari pada kayu. Harus diperhatikan penyemprotan ini jangan sampai mengenai kertas-kertas arsipnya, karena dapat merusakkan kertas. Disamping itu kapur baruspun dapat dipergunakan mencegah serangga. Taruhlah kapur barus di rak-rak. d. Mengawasi serangga anai-anai

Untuk menghindari serangga anai-anai dapat dipergunakan sodium arsenite. Sodium ini letakkanlah di celah-celah lantai. Rak, almari yang dibuat daripada kayu, hendaknya dioles dengan Dieldrin. Cara mengolesi dengan menggunakan kuas, sejalan dengan garis-garis yang ada pada kayu.

e. Larangan makan dan merokok

Makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke tempat penyimpanan arsip, sebab sisa-sisa makanan merupakan daya tarik bagi serangga dan juga tikus-tikus. Demikian pula tidak diperkenankan merokok, baik rokok putih maupun rokok kretek. Menyalakan dengan korek atau membawa api dilarang. Alat pemadam kebakaran harus ditempatkan di dalam ruangan penyimpanan dan ditempatkan di tempat yang strategis. Untuk ini dapat dipergunakan gas CO2.

f. Rak penyimpanan arsip

Arsip-arsip hendaknya disimpan di rak yang dibuat dari logam, dimana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci. Hal ini untuk memudahkan bergeraknya udara dan memudahkan untuk membersihkan lantai di bawah rak.

g. Meletakkan arsip

Arsip-arsip, barang-barang cetakan, peta, bagan, dan lain-lain hendaknya diatur sebaik mungkin dengan diberi tanda masing-masing. Barang-barang tersebut jangan diletakkan secara berdesak-desakkan, dan jangan diletakkan di tempat yang lebih kecil ukurannya dari pada kertasnya sendiri. Jangan sampai sudut-sudut kertas terlipat. Lembaran kertas yang terlepas dari bundelnya hendaknya dikembalikan pada asalnya.

Pergunakanlah klip plastik, akan tetapi kalau yang dipergunakan klip logam, gantilah setiap saat dengan klip yang baru sebelum klip itu berkarat. Klip yang berkarat akan dapat merusakkan kertas.

h. Membersihkan arsip

Arsip-arsip hendaknya dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner. Apabila arsip-arsip dihinggapi anai-anai/rayap dan sejenis lainnya hendaknya dipisahkan dengan lainnya. Demikian pula bila kita menemukan arsip-arsip yang rusak, segera dipisahkan untuk segera diserahkan kepada yang berwenang untuk diperbaiki.

i. Mengeringkan arsip yang basah

Arsip-arsip yang basah tidak boleh dikeringkan dengan jalan menjemur dibawah teriknya sinar matahari. Bukalah arsip-arsip dari ikatannya, kemudian keringkan dengan jalan menganginkan. Untuk membantu mempercepat pengeringan ini, gunakanlah kipas angin, kalau tidak ada bukalah jendela-jendela dan pintu-pintu lebar-lebar. Dapat pula

dipergunakan kertas penyerap (blotting); taruhlah arsip yang basah diantara dua kertas penyerap tersebut.

Bagi arsip-arsip yang terendam air, pindahkanlah keruangan yang lebih luas dan keringkanlah seperti tersebut di atas.

j. Arsip-arsip yang tidak terpakai

Untuk arsip-arsip yang tidak terpakai lagi, hendaknya dijaga dengan cara yang sama, tetapi simpanlah tersendiri. Aturlah sebaik mungkin agar tidak bertaburan disana sini. Susunannya sama seperti ketika arsip itu dipergunakan.

k. Arsip-arsip yang rusak atau sobek

Apabila kita temukan arsip-arsip yang rusak/robek janganlah ditambal dengan menggunakan cellulose tape, sebab alat perekat ini malahan dapat merusakkan kertas dan tulisannya. Untuk memperbaikinya gunakanlah kertas yang sama dengan menggunakan perekat kanji.

Bagi arsip-arsip yang rusaknya sangat hebat, serahkanlah arsip-arsip tersebut ke Arsip Nasional RI untuk diperbaiki.

Disamping memperhatikan hal-hal tersebut di atas, perlulah pula memasang AC yang dipasang selama 24 jam terus menerus. AC ini selain berfungsi untuk mengatur kelembaban dan temperatur udara juga untuk mengurangi banyaknya debu. “Pemasangannya harus konstan (tetap), sehingga keadaan udara tetap tidak berubah-ubah. Keadaaan udara yang berubah-ubah akan merusakkan kertas, apalagi kalau penggantian udara tersebut terjadi secara mendadak” (Barthos, 2009:57).

4. Penyusutan arsip

Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 halaman 16:

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai guna, dan penyerahan arsip statis/permanen ke pusat arsip universitas.

Menurut The Liang Gie (2007:144-147), Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum melakukan penyusutan arsip adalah:

a. Mengetahui bernilai atau tidaknya suatu arsip dengan angka pemakaian. Ini ialah angka persentasi sebagai perbandingan antara jumlah permintaan surat-surat untuk dipakai kembali dengan jumlah surat-surat dalam arsip. Semakin besar persentasi dari angka pemakaian, semakin baik arsip ini, karena hal itu berarti bahwa warkat-warkat yang disimpan itu masih mempunyai faedah.

b. Nilai guna arsip sesuai dengan penggolongannya, yakni arsip vital (sangat penting) yang wajib disimpan untuk selama-lamanya, arsip penting yang disimpan dalam jangka waktu 5-10 tahun, arsip biasa yang disimpan dalam jangka waktu 1-5 tahun, dan arsip tidak penting yang disimpan paling lama dalam jangka waktu 1 tahun.

c. Jadwal Retensi Arsip.

Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip (Peraturan Rektor UNNES Nomor 24 Tahun 2013 halaman 16).

Penyusutan arsip di lingkungan Universitas Negeri Semarang telah diatur dalam Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 23 Tahun 2013 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif Dan Fasilitatif Di Lingkungan Universitas Negeri Semarang.

Dari pengertian penyusutan diatas, dapat diketahui bahwa penyusutan arsip terdiri dari:

a. Pemindahan arsip, berarti memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Arsip.

Menurut Amsyah (2005:215-217), Pemindahan arsip dilakukan dengan cara:

1). Petugas melakukan seleksi terhadap arsip-arsip yang akan dikeluarkan dari file-nya. Kalau ada jadwal retensi, petugas dapat memilih berdasarkan umur-umur yang ditentukan sesuai daftar. Kalau tidak, maka petugas dapat memilih berdasarkan perkiraan sendiri atau meminta nasihat pada atasannya.

2). Memilih arsip yang akan dikeluarkan. Untuk arsip yang ada di file campuran, biasanya harus dipilih lebih teliti.

3). Petugas harus membuat Berita Acara Pemindahan Arsip beserta Daftar Jenis Arsip yang diserahkan. Berita acara ditandatangani oleh pihak yang

menyerahkan dan pihak yang menerima. Berita acara adalah surat keterangan timbang terima penyerahan arsip sebagai bagian dari prosedur pemindahan arsip. Jadi pada proses transfer terdapat dua dokumen, yaitu Berita Acara Pemindahan Arsip dan Daftar Jenis Arsip yang diserahkan. Daftar tersebut lazim juga disebut Daftar Pertelaan.

b. Penyerahan arsip, berarti nilai kegunaan arsip untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari sudah tidak diperlukan lagi dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan, maka arsip tersebut diserahkan penyimpanan selanjutnya di Arsip Nasional Pusat bagi arsip di Pemerintah Pusat dan di Arsip Nasional Daerah bagi arsip-arsip di Pemerintah Daerah.

c. Pemusnahan arsip, yaitu tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna. Jadi menghancurkan arsip secara total dengan cara total membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi atau bentuknya. Abubakar (1985:103) menjelaskan:

Perlu diperhatikan, bahwa setiap pelaksanaan pemindahan arsip inaktif ke Unit Kearsipan dan penyerahan arsip inaktif ke Arsip Nasional selalu dibuatkan Berita Acara dan dilengkapi daftar arsip. Dengan cara ini, maka pemindahan dan penyerahan arsip inaktif selalu dapat dipertanggungjawabkan, demikian pula pemusnahan arsip yang tidak berguna lagi bagi instansi penciptanya, maupun generasi yang akan datang dimusnahkan dengan Berita Acara pemusnahan dan setelah dinilai oleh suatu panitia pemusnahan serta disaksikan oleh 2 pejabat dari bidang hukum atau perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari lembaga-lembaga negara atau badan pemerintahan yang bersangkutan.

2.2 Tinjauan Kompetensi Petugas Kearsipan

2.2.1 Pengertian Kompetensi Petugas Kearsipan

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, “Kompetensi merupakan kewenangan (kekuasaan) untuk menentukan (memutuskan sesuatu)”. Kompetensi

“Sedangkan petugas merupakan orang yang bertugas melakukan sesuatu”,

(Kamus Besar Bahasa Indonesia). Petugas yang dimaksud adalah orang yang bertugas melakukan pengelolaan arsip, yang meliputi kegiatan pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan.

Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 halaman 16, “Arsiparis/pengelola arsip adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/ atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan

tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan”.

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, “Kearsipan adalah

hal-hal yang berkenaan dengan arsip”. Kearsipan yang dimaksud adalah setiap kegiatan, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta yang ada kaitannya dengan masalah arsip.

Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa kompetensi petugas kearsipan merupakan syarat-syarat yang harus dimiliki seseorang yang memiliki kewenangan dibidang kearsipan untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan pengelolaan kearsipan.

2.2.2 Tugas Petugas Kearsipan

Menurut Sedarmayanti (2003:19), tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut:

1. Menerima warkat. 2. Mencatat warkat.

4. Menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu.

5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip. 6. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.

7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain.

Sedangkan Abubakar (1985:4-6) menjelaskan, tugas pokok bidang kearsipan dapat dikelompokkan sebagai berikut:

1. Tugas pengaturan

Dalam hal ini termasuk pelayanan kepada masyarakat, pembinaan pengawasan dan pemberian izin. Pelayanan dalam arsip dinamis, tidak dilakukan untuk masyarakat, tetapi hanya untuk instansinya sendiri. Tetapi kalau arsip dinamis tersebut sudah menjadi arsip statis dan disimpan di Arsip Nasional RI maka barulah dapat diteliti dan terbuka untuk masyarakat.

Pembinaan kearsipan termasuk pula didalamnya pengembangan atau penelitian sistem kearsipan di seluruh Indonesia adalah tuas Arsip Nasional RI dengan memberikan buku-buku petunjuk atau pedoman. Tugas pemberian izin dilaksanakan oleh Arsip Nasional RI dalam hal apakah arsip statis yang telah diserahkan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badang Pemerintahan atau Badan Swasta ke Arsip Nasional RI sudah terbuka untuk masyarakat setelah diadakan pertimbangan-pertimbangan dalam bermacam segi.

2. Tugas pelaksanaan

Penertiban kearsipan dinamis dilaksanakan pula oleh Arsip Nasional RI terutama sekali dalam penertiban sistem kearsipan.

3. Tugas pelaksanaan sebagai akibat pemilikan, dan

Arsip dinamis setelah menjadi arsip statis bukan milik Arsip Nasional RI melainkan sebagai seakan-akan barang “titipan” yang diserahkan ke Arsip Nasional RI, untuk disimpan atau dipelihara selanjutnya sebagai dokumen Negara, kemudian Arsip Nasional RI bertanggung jawab sepenuhnya terhadap arsip statis yang telah diserahkan tersebut.

4. Tugas pembangunan

Tugas Arsip Nasional RI dalam menyempurnakan, memperbaiki kearsipan dinamis mengadakan pendidikan kader-kader atau ahli kearsipan, penelitian pengembangan ilmiah di bidang kearsipan, sesuai dengan era pembangunan dewasa ini di segala bidang.

Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013, Unit kearsipan pada tingkat Biro, Fakultas, Lembaga, dan Unit pelaksana teknis memiliki tugas dan fungsi:

1. Mengelola arsip inaktif dari unit kerja di lingkungannya. 2. Pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi. 3. Melakukan penyusutan arsip di lingkungannya.

4. Penyerahan arsip statis dari pencipta arsip kepada pusat arsip universitas. 5. Melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan

kearsipan di lingkungannya.

Sedangkan Pusat Arsip Universitas memiliki tugas:

1. Melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan Universitas Negeri Semarang.

2. Melakukan pembinaan kearsipan dengan koordinasi dengan lembaga terkait.

3. Melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari: a. Unit kearsipan di lingkungan Universitas Negeri Semarang. b. Civitas akademika Universitas Negeri Semarang.

c. Perseorangan.

4. Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun yang berasal dari unit pengolah, satuan kerja dan unit pencipta di lingkungan Universitas Negeri Semarang.

2.2.3 Syarat-Syarat Petugas Kearsipan

Untuk mengurus arsip dengan baik, diperlukan petugas yang memenuhi persyaratan ketrampilan, ketelitian, kerapian, dan kecerdasan.

1. Ketrampilan

Seorang petugas arsip harus cekatan dalam menempatkan dan menemukan kembali arsip, serta harus terampil dalam memilah golongan arsip sehingga dapat menyajikan data tepat waktu.

2. Ketelitian

Petugas kearsipan harus memiliki tingkat kecermatan yang memadai sehingga dapat membedakan secara pasti kata yang sepintas sama tetapi sebenarnya tidak sama. Arsiparis juga harus memiliki ketelitian untuk menentukan deretan angka yang disajikan, sehingga diharapkan penyajian informasi dari sumber data (kumpulan arsip) tidak mengalami kesalahan. 3. Kerapian

Seorang arsiparis perlu memiliki sifat kerapian, berarti segala sesuatu disikapi dengan keteraturan, ketertiban, dan keapikan. Kerapian dalam menempatkan arsip yang disimpan, tentu akan membantu kemudahan dan kecepatan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan sehingga berdampak positif terhadap ketepatan penyajian infomasi.

4. Kecerdasan

Seorang petugas yang cerdas tentu memiliki daya pikir yang tajam sehingga apa yang pernah diingat, dan apa yang pernah dihadapi, petuga tersebut dapat membuat perhitungan yang tepat untuk hal-hal yang akan

terjadi. Seseorang yang memiliki kecerdasan biasanya bekerja tidak semata-mata melaksanakan tetapi ikut andil memajukan organisasi (Mulyono, dkk. 2011:39-40).

Sedangkan menurut The Liang Gie (2007:150-151), untuk dapat menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya 4 syarat yang berikut:

1. Ketelitian

Pegawai itu dapat membedakan perkataan-perkataan, nama-nama, atau angka-angka yang sepintas lalu tampaknya sama. Untuk ini disamping sikap jiwa yang cermat, ia harus pula mempunyai mata yang sempurna. 2. Kecerdasan

Untuk ini memang tidak perlu suatu pendidikan yang sangat tinggi. Tetapi sekurang-kurangnya pegawai arsip harus dapat menggunakan pikirannya dengan baik, karena ia harus memilih kata-kata untuk sesuatu pokok soal. Selain itu daya ingatannya juga cukup tajam sehingga ia tak melupakan sesuatu pokok soal yang telah ada kartu arsipnya.

3. Kecekatan

Pegawai arsip harus mempunyai kondisi jasmani yang baik sehingga ia dapat bekerja secara gesit. Lebih-lebih kedua tangannya, ia harus dapat menggunakan dengan leluasa untuk dapat mengambil warkat dari berkasnya secara cepat.

4. Kerapian

Sifat ini diperlukan agar kartu-kartu, berkas-berkas, dan tumpukan warkat tersusun rapi. Surat yang disimpan dengan rapi akan lebih mudah dicari kembali. Selain itu, surat-surat juga menjadi lebih awet, karena tidak sembarangan ditumpuk saja sampai berkerut-kerut atau robek.

Menurut Abubakar (1997:6), “Hal yang universal dan pokok dalam masalah ini

adalah tantangan untuk mengusahakan agar manusia/pegawai filing/kearsipan ini dengan antusias bekerja di unit filing/keasipan, tidak rendah diri, sehingga fungsi dari unit filing/kearsipan dapat lebih efektif dan efisien”. Lebih lanjut lagi, Abubakar (1997:35) menjelaskan, Satu hal yang perlu mendapat perhatian mulai saat ini, supaya petugas-petugas dibidang record/filling kearsipan ini tidak bersikap:

1. Apatis

2. Mengalah kepada keadaan 3. Mendongkol dalam hatinya

4. Menyeleweng, yaitu memanfaatkan keadaan untuk kepentingan pribadinya dan merugikan kantor/instansi itu sendiri.

2.2.4 Pengembangan Petugas Kearsipan

Mengingat pentingnya arsip, banyaknya tugas yang dilakukan petugas kearsipan, serta tidak mudahnya pengelolaan arsip selain harus memenuhi syarat-syarat menjadi petugas kearsipan yang baik pengembangan petugas kearsipan juga penting untuk dilakukan agar selalu siap menghadapi beban kerja yang secara kuantitatif dan kualitatif akan mengalami perkembangan pula. Sebagaimana menurut Sedarmayanti (2003:120):

Kemampuan teknis atau keterampilan untuk melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya sangat diperlukan oleh setiap pegawai dibidang kearsipan. Namun kemampuan tersebut belum merupakan jaminan terpenuhinya syarat sebagai seorang pegawai kearsipan yang baik, sebab hasil guna dan daya guna pegawai termaksud tidak hanya tergantung atau dinilai dari sikap dan keterampilan yang dimilikinya saja.

“Pengembangan adalah keseluruhan usaha untuk memperbaiki pelaksanaan

pekerjaan, melalui cara memberi informasi, mempengaruhi sikap atau menambah

kecakapan, agar yang bersangkutan dapat bekerja dengan lebih efisien”

(Sedarmayanti, 2003:120). Dengan adanya pengembangan, diharapkan “petugas kearsipan akan memiliki pengetahuan atau informasi baru, dapat menerapkan pengetahuan lama dengan cara baru, atau mempunyai minat yang lebih besar

untuk menerapkan apa yang diketahuinya” (Sedarmayanti, 2003:120).

“Pengembangan pegawai di bidang kearsipan, dalam realisasinya dapat

dilakukan baik oleh dirinya sendiri, maupun atas prakarsa organisasi yaitu dengan

cara melalui pendidikan dan latihan” (Sedarmayanti, 2003:120). Hal ini juga

sejalan dengan pendapat The Liang Gie (2007:152) yang menyatakan bahwa

“…maka perlulah pimpinan organisasi mengusahakan penataran-penataran untuk

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pengembangan petugas kearsipan merupakan salah satu langkah penting yang tidak dapat diabaikan begitu saja sebagai akibat dari perkembangan tugas yang harus dijalaninya.

2.3 Sarana Prasarana Kearsipan

2.3.1 Pengertian Sarana Prasarana Kearsipan

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, “Sarana merupakan segala sesuatu

yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan;alat;media”. Sedangkan “Prasarana merupakan segala sesuatu yang merupakan penunjang

utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek, dan

sebagainya)”.

Dapat disimpulkan, yang dimaksud sarana prasarana kearsipan adalah segala peralatan dan perlengkapan, serta fasilitas yang digunakan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menunjang jalannya kegiatan pengelolaan arsip.

2.3.2 Sarana Prasarana Kearsipan

Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun

2013 halaman 64, “Sarana dan prasarana pengelolaan arsip dinamis meliputi

gedung, ruang, dan peralatan pengelolaan arsip, dokumentasi, dan informasi

publik”.

1. Gedung

Berdasarkan Peraturan Rektor UNNES Nomor 25 Tahun 2013 BAB III, gedung tempat menyimpan arsip yang baik adalah sebagai berikut:

“Gedung yang menyimpan arsip harus tahan api/kebakaran kurang lebih

selama 3 jam dengan lokasi yang mudah terjangkau. Hal ini dimaksudkan apabila terjadi kebakaran arsip masih bisa diselamatkan. Ventilasi yang baik

memungkinkan sirkulasi udara. Sistem pengamanan fisik juga harus tersedia

seperti pagar tembok dan pintu”.

2. Ruang

Ruang yang digunakan untuk menyimpan arsip harus memperhatikan beberapa ketentuan agar arsip yang disimpan terjamin aman. Menurut Mulyono dkk (2011:38), hal yang perlu diperhatikan dalam memilih ruang yang akan digunakan yaitu:

a. Luas ruang untuk seorang arsiparis (petugas arsip) minimal berukuran 4x4 m = 16m persegi;

b. Desain ruang harus dirancang agar penghawaan (ventilasi) cukup dan sinar matahari tidak menyebabkan ruangan sangat panas (udara kering) atau sebaliknya udara menjadi lembab (karena sinar matahari sangat kurang); c. Ruang tempat penyimpanan arsip perlu dipasang hygrometer (alat

pengukur kelembaban udara);

d. Selain hygrometer, diruangan perlu dipasang thermometer supaya setiap saat dapat diketahui kondisi udara di ruang penyimpanan.

3. Peralatan pengelolaan arsip

Berdasarkan Peraturan Rektor UNNES Nomor 35 Tahun 2009 halaman 21, peralatan pengelolaan arsip yang diperlukan adalah sebagai berikut:

a. Sekat, berfungsi:

1). Sebagai penunjuk atau pemisah antara arsip yan satu dengan arsip yang lain berdasarkan permasalahan.

2). Memperlihatkan hubungan antara masalah, sub masalah, dan sub-sub masalah.

3). Untuk membedakan tingkat urusan.

4). Untuk membedakan berkas yang satu dengan yang lain. b. Folder, berfungsi:

1). Untuk menyimpan arsip, sehingga arsip dapat dihimpun dalam satu tempat, berdasarkan kesamaan masalah.

2). Pada folder terdapat tab untuk mencantumkan judul (indeks) atau kode klasifikasi.

c. Filling cabinet, digunakan untuk menyimpan arsip dinamis aktif, disusun vertikal, laci-laci filling cabinet dari atas ke bawah.

d. Kotak (boks) karton, untuk menyimpan arsip inaktif.

e. Rak arsip kayu atau besi, untuk tempat kotak (boks) arsip inaktif. f. Almari besi/rool opack untuk tempat kotak (boks) arsip inaktif.

Uji Heteroskedastisitas

a.

Scatterplot

b.

Uji Glejser

Coefficientsa

Model

Unstandardized Coefficients

Standar dized Coefficie

nts

t Sig.

Correlations

Collinearity Statistics

B

Std.

Error Beta

Zero-order

Partia

l Part

Tolera

nce VIF

1 (Const

ant) 5.278 3.885 1.358 .178

KPA .275 .209 .155 1.315 .192 .072 .146 .144 .863 1.158

SP -.189 .099 -.225 -1.906 .060 -.168 -.210 -.209 .863 1.158 a. Dependent Variable:

Abs_Res

Uji Linearitas

a.

Kelancaran Pengelolaan Arsip dengan Kompetensi Petugas Kearsipan

ANOVA Table Sum of

Squares df

Mean

Square F Sig.

PA * KPA

Between Groups

(Combined) 2436.557 12 203.046 2.811 .003

Linearity 1303.682 1 1303.682 18.050 .000

Deviation from

Linearity 1132.875 11 102.989 1.426 .181

Within Groups 4983.553 69 72.225

Total 7420.110 81

b.

Kelancaran Pengelolaan Arsip dengan Sarana Prasarana Kearsipan

ANOVA Table Sum of

Squares df

Mean

Square F Sig.

PA * SP

Between Groups

(Combined) 3908.786 24 162.866 2.644 .001

Linearity 2178.200 1 2178.200 35.359 .000

Deviation from

Linearity 1730.586 23 75.243 1.221 .266

Within Groups 3511.324 57 61.602

Total 7420.110 81

Uji Regresi Linear Berganda dan Uji Hipotesis

a.

Uji Regresi Linear Berganda

Coefficientsa

Model

Unstandardized Coefficients

Standar dized Coefficie

nts

T Sig.

Correlations

Collinearity Statistics

B

Std.

Error Beta

Zero-order

Partia

l Part

Tolera

nce VIF

1 (Const

ant) 7.641 6.331 1.207 .231

KPA .883 .340 .253 2.595 .011 .419 .280 .236 .863 1.158

SP .739 .161 .448 4.586 .000 .542 .459 .416 .863 1.158

a. Dependent Variable: PA

b.

Uji Hipotesis

ANOVAb

Model

Sum of

Squares df Mean Square F Sig.

1 Regression 2589.788 2 1294.894 21.178 .000a

Residual 4830.322 79 61.143

Total 7420.110 81

a. Predictors: (Constant), SP, KPA b. Dependent Variable: PA

Coefficientsa Model Unstandardized Coefficients Standar dized Coefficie nts

t Sig.

Correlations

Collinearity Statistics

B

Std.

Error Beta

Zero-order

Partia

l Part

Tolera

nce VIF

1 (Const

ant) 7.641 6.331 1.207 .231

KPA .883 .340 .253 2.595 .011 .419 .280 .236 .863 1.158

SP .739 .161 .448 4.586 .000 .542 .459 .416 .863 1.158

a. Dependent Variable: PA

Model Summaryb

Mod

el R

R Square Adjusted R Square Std. Error of the Estimate Change Statistics R Square Change F

Change df1 df2

Sig. F Change

1 .591a .349 .333 7.819 .349 21.178 2 79 .000

a. Predictors: (Constant), SP, KPA b. Dependent Variable: PA

Coefficientsa Model Unstandardized Coefficients Standar dized Coefficie nts

t Sig.

Correlations

Collinearity Statistics

B

Std.

Error Beta

Zero-order

Partia

l Part

Tolera

nce VIF

1 (Const

ant) 7.641 6.331 1.207 .231

KPA .883 .340 .253 2.595 .011 .419 .280 .236 .863 1.158

SP .739 .161 .448 4.586 .000 .542 .459 .416 .863 1.158

Dokumentasi Pengambilan Data

Gambar 2

Bapak Arief Setiawan Unit Kerja BAAKK Saat Pengisian Angket Penelitian

Gambar 3

Bapak Supriyanto Unit Kerja Jurusan Matematika

Saat Pengisian Angket Penelitian

Surat Keterangan telah Melaksanakan Penelitian

Lampiran 24