Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 menjelaskan, ―Pengelolaan arsip dinamis yaitu proses pengendalian arsip secara
efektif, efisien, dan sistematis melalui penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip‖.
Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 25 Tahun 2013 pasal 1 menjelaskan, ―Pengelolaan arsip statis adalah kegiatan pengelolaan arsip
yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, dan telah habis masa retensinya, yan
g berketerangan untuk dipermanenkan‖. Sehingga dapat disimpulkan kelancaran pengelolaan arsip merupakan
proses mengelola kumpulan warkat secara efektif, efisien dan sistematis melalui pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan,
pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan guna pencapaian tujuan organisasi.
D. Pentingnya Pengelolaan Arsip
Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013, penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:
1. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti
yang sah. 2.
Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
3. Menjamin perlindungan kepentingan civitas akademika dan hak-hak
keperdataan melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
4. Menjamin
keselamatan dan
keamanan arsip
sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
5. Menjamin keselamatan aset universitas dalam bidang pendidikan, budaya,
dan seni serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa dan,
6. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 3,
penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk: 1.
Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti
yang sah. 3.
Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
4. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat
melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. 5.
Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu.
6. Menjamin
keselamatan dan
keamanan arsip
sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
7. Menjamin keselamatan asset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik,
budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
8. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan
arsip yang autentik dan terpercaya. Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24
Tahun 2013, ―Pengelolaan arsip dinamis bertujuan pokok untuk menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah
dalam rangka pelaksanaan fungsi dan tugas lembaga perguruan tinggi‖. Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 25
Tahun 2013, ―Pengelolaan arsip statis dengan tujuan untuk menjamin identifikasi
pemeliharaan dan penggunaannya serta memberikan informasi mengenai organisasi dilihat dari segi hukum dan tujuan penelitian‖.
Menurut Sedarmayanti 2003:19, ―Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan‖.
Dapat disimpulkan, pengelolaan arsip harus dilakukan semaksimal mungkin untuk menjamin keselamatan, keamanan dan ketersediaan arsip sebagai
sumber informasi, alat bukti yang sah dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
E. Pengelolaan Arsip
