pencipta arsip dan kepentingan publik, serta penggunaan informasi arsip dalam SIKN dan JIKN.
d. Penyediaan arsip untuk kepentingan akses aktif dan arsip inaktif pada
satuan kerja BAAKK, BAUK, BAPK, Fakultas, UPT, Lembaga, Pascasarjana, ULP, Puslakes menjadi tanggung jawab kepala unit
kearsipan dilingkungannya dan dilaksanakan oleh arsiparis. e.
Penggunaan arsip dilaksanakan sesuai dengan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip di lingkungan perguruan tinggi.
F. Kerangka Berpikir
Arsip memiliki peranan yang sangat penting bagi perguruan tinggi, diantaranya sebagai sumber informasi, pusat ingatan, alat bukti yang sah, dan lain
sebagainya. Mengingat peranan arsip yang sangat penting, maka pengelolaan arsip harus dilaksanakan sebaik mungkin agar arsip mampu menyajikan informasi
yang tepat, cepat, dan lengkap. Informasi yang disajikan tersebut sebagai bahan
pengambilan keputusan pimpinan.
Masalah-masalah dalam pengelolaan arsip yang pada umumnya dihadapi oleh setiap organisasi, antara lain adalah: Kurangnya pengertian terhadap
pentingnya arsip, kualifikasi persyaratan pegawai tidak dipenuhi, bertambahnya volume arsip secara terus menerus, belum dimilikinya pedoman tata kerja
kearsipan yang diperlakukan secara baku disuatu kantororganisasi, belum
dibakukannya atau dibudayakannya pedoman tentang tata cara peminjaman arsip di masing-masing organisasi, penggunaan arsip oleh pengolah atau oleh pihak
lainnya yang membutuhkan dengan jangka waktu yang lama, dan bahkan kadang- kadang tidak dikembalikan, tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip
dengan cepat dan tepat bila diperlukan oleh pihak lain, belum diberlakukannya mengenai rencana untuk mengadakan penyusutan arsip di unit operasional,
maupun di kantor secara menyeluruh. Masalah-masalah tersebut menimbulkan beberapa permasalahan tersendiri
dalam pengelolaan arsip diantaranya : fungsi arsip sebagai pusat ingatan organisasi tidak tercapai, dan akhirnya tugas-tugas dibidang kearsipan dipandang
rendah, tempat dan peralatan yang tersedia tidak dapat menampung arsip lagi, masing-masing petugas melaksanakan pekerjaannya tidak ada keseragaman dan
tidak ada tujuan yang jelas, peminjaman arsip tanpa adanya peraturan yang jelas, menghambat pihak lain yang juga membutuhkan arsip termaksud, arsip semakin
bertumpuk, campur aduk, dan tidak dapat tertampung lagi. Adanya berbagai permasalahan tersebut diatas sehingga Pengelolaan arsip di
Universitas Negeri Semarang telah diatur dalam Peraturan Rektor Nomor 24 Tahun 2013 dan Peraturan Rektor Nomor 25 Tahun 2013. Dalam peraturan
tersebut telah menyebutkan bahwa Standar Operasional Prosedur SOP pengelolaan arsip baik statis maupun dinamis meliputi pemberkasan arsip,
penyimpanan arsip, perawatan arsip, penyelamatanpengamanan arsip, dan penggunaan arsip.
Secara sistematis kerangka berfikir dapat digambarkan dalam bagan sebagai berikut:
Gambar 6. Kerangka Berpikir
Akibat yang ditimbulkan jika arsip tak dikelola dengan baik : a.
fungsi arsip sebagai pusat ingatan organisasi tidak tercapai b. tempat dan peralatan yang tersedia tidak dapat menampung arsip lagi
c. masing-masing petugas melaksanakan pekerjaannya tidak ada
keseragaman dan tidak ada tujuan yang jelas d. menghambat pihak lain yang juga membutuhkan arsip termaksud
e. arsip semakin bertumpuk, campur aduk, dan tidak dapat tertampung lagi
f. menghambat proses administrasi
Tujuan : Kelancaran administrasi bagi organisasi
Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 Nomor 25 Tahun 2013 tentang Standar Operasional Prosedur SOP
pengelolaan arsip :
a. Pemberkasan arsip
b. Penyimpanan arsip c.
Perawatan arsip d. Penyelamatan Pengamanan arsip
e. Penggunaan arsip
Masalah-masalah pengelolaan arsip : a.
fungsi arsip sebagai pusat ingatan organisasi tidak tercapai b. kualifikasi persyaratan pegawai tidak dipenuhi
c. bertambahnya volume arsip secara terus menerus
d. belum dimilikinya pedoman tata kerja kearsipan yang diperlakukan secara baku disuatu kantororganisasi
e. belum dibakukannya atau dibudayakannya pedoman tentang tata cara
peminjaman arsip di masing-masing kantor f.
penggunaan arsip oleh pengolah atau oleh pihak lainnya yang membutuhkan dengan jangka waktu yang lama, dan bahkan kadang-
kadang tidak dikembalikan g. tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat dan tepat
bila diperlukan oleh pihak lain h. belum diberlakukannya mengenai rencana untuk mengadakan
penyusutan arsip di unit operasional, maupun di kantor secara menyeluruh.
BAB III METODE PENELITIAN
A. Dasar Penelitian
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif yang bertujuan untuk mengkaji permasalahan pengelolaan arsip yang meliputi pemberkasan arsip,
penyimpanan arsip, perawatan arsip, penyelamatan pengamanan arsip, penggunaan arsip serta memperoleh makna yang lebih mendalam sesuai dengan
latar penelitian di Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Semarang. Penggunaan pendekatan kualitatif ini dimaksudkan agar lebih peka dan lebih
dapat menyesuaikan diri dengan banyak penjelasan pengaruh bersama dan terhadap pola-pola nilai yang dihadapi peneliti.
Lexy J Moleong 2007 : 6 menerangkan bahwa penelitian kualitatif adalah penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami
oleh subjek peneliti misalnya perilaku, persepsi, motivasi, tindakan, dll; Secara holistik, dan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa, pada suatu
konteks khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode abstrak. Alasan penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif karena
permasalahan pengelolaan arsip untuk mendukung kelancaran administrasi di Fakultas ilmu Pendidikan Universitas Negeri Semarang. Tidak berkenaan dengan
angka-angka, tetapi mendeskripsikan secara jelas dan terperinci serta memperoleh data yang mendalam dari fokus penelitian. Hasil dari penelitian kualitatif selalu
