MANAJEMEN EVENT YOGYAKARTA GAMELAN FESTIVAL (YGF) TAHUN 2015

MANAJEMEN

EVENT

YOGYAKARTA GAMELAN FESTIVAL (YGF)

TAHUN 2015

Event Management of Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) 2015

SKRIPSI

Disusun untuk memenuhi persyaratan memperoleh gelar Sarjana Strata 1 Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Program Studi Ilmu Komunikasi

Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Disusun Oleh: Rifa’atul Mahmudah

20120530077

PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI

Saya yang membuat pernyataan dibawah ini:

Nama : Rifa’atul Mahmudah

NIM : 20120530077

Konsentrasi : Advertising

Program Studi : Ilmu Komunikasi

Fakultas : Ilmu Sosial dan Politik

Judul Skrips : Manajemen Event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) Tahun 2015

Menyatakan bahwa skripsi ini adalah hasil karya sendiri dan seluruh sumber yang

di kutip maupun dirujuk telah saya nyatakan benar. Apabila dikemudian hari

karya saya ini terbukti hasil plagiat/menjiplak karya orang lain maka saya

bersedia dicabut gelar kesarjanaannya.

Penulis

Sekali anda mengerjakan sesuatu, jangan takut gagal dan jangan tinggalkan itu. Orang-orang yang bekerja dengan ketulusan hati adalah

mereka yang paling bahagia

HALAMAN PERSEMBAHAN

Skripsi ini saya persembahkan kepada orang yang sangat kukasihi dan kusayangi

yaitu:

1. Kedua orang tua terhebat saya yaitu Yusri Asnawie dan Fatimah,

terimakasih untuk menjadi penyemangat, serta kasih sayang yang telah

kalian berikan kepada anakmu ini, Alhamdulillah anakmu akhirnya dapat

menyelesaikan skripsi ini.

2. Kakak saya Jimmy dan kak Reza. Terimakasih kalian selalu berikan

dukungan dan motivasi selama kuliah dan teruntuk kakakku yang nyebelin

tapi ngangenin yaitu kak Anna terimakasih masukkan, nasehatnya dan

selalu mau dengerin curhatan adekmu ini, walaupun kita suka berantem

tapi kamu kakak terhebatku.

3. Keponakan yang selalu saya rindukan untuk pulang dan bertemu yaitu

abang Ello dan ade Lovy. Terimakasih selalu jadi penyemangat aunty

selama di Jogja dengan liat poto dan video kalian.

4. Sepupu saya (tiga serangkai) yang membantu untuk memberikan masukan

tentang skripsi saya yaitu Laras dan Ira, semangat buat kuliah kalian.

Cepat lulus ya!

5. Sahabat-sahabat saya Hanir, Wulan, Maya, Ela, Yaya, Ocha, Amer, Lina,

Zaung dan Timeh. Terimakasih.

6. Terimakasih kawan tipis alias emak-emak rempong yaitu Erna, Tiwul dan

7. Terimakasih atas bantuan untuk kawan-kawanku Sandra, Nisa, Mamake,

Cepia, Dita, Yusra, Adi, Adit, Hada, Acen, Angga, Agil, Tancak, Kecil,

Goes, Kiram, Ncol, Jojoe, Lek Slem, Abay, Arief, Zakri, Dida dan

teman-teman lainnya.

8. Terimakasih untuk teman-teman Ilmu Komunikasi 2012, IK B 2012 dan

teman-teman konsentrasi Advertising 2012.

9. Semua pihak yang sudah membantu dan tidak bisa disebutkan semuanya,

terima kasih atas segala bantuannya dan dukungannya.

10.Yang terakhir untuk orang yang tidak perlu diutulis disini tapi selalu

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum, Wr.Wb

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas Ridho, Rahmat,

Bimbingan dan Hidayah-Nya yang diberikan kepada peneliti, sehingga dapat

menyelesaikan penyusunan skripsi dengan judul “Manajemen Event Yogyakarta Gamelan Festival 2015” dalam rangka memenuhi persyaratan untuk memperoleh gelar Sarjana Strata 1 (S1) Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

jurusan Ilmu Komunikasi Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini dapat diselesaikan berkat dukungan

dan bantuan dari berbagai pihak, penulis berterima kasih kepada semua pihak

yang secara langsung dan tidak langsung memberikan kontribusi dalam

penyelesaian penelitian skrispsi. Secara khusus pada kesempatan ini penulis

menyampaikan terima kasih kepada :

1. Allah SWT beserta Rasullullah Muhammad SAW, yang telah memberikan

kekuatan, inspirasi dan motivasi yang begitu besar bagi penulis.

2. Bapak Haryadi Arief, S.IP, M.Sc selaku Ketua Jurusan Ilmu Komunikasi,

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Muhammadiyah

3. Ibu Dr.Suciati, S.Sos.,M.Si. Selaku dosen pembimbing skripsi yang

dengan sabar selalu memberikan pengarahan dan dukungan kepada

penulis.

4. Bapak Erwan Sudiwijaya, S.Sos, MBA dan Ibu Ayu Amalia, S.Sos, M.Si.

selaku Dosen Penguji yang juga telah bersedia meluangkan waktu untuk

menguji dan memberi saran kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi

ini.

5. Seluruh Dosen prodi Ilmu Komunikasi yang telah membagi ilmunya dan

staf karyawan yang ada di Jurusan Ilmu Komunikasi Universitas

Muhammadiyah Yogyakarta.

6. Seluruh Komunitas Gayam16 Yogyakarta yang sudah memberikan akses

untuk melakukan penelitian ini dan bersedia memberikan data yang

peneliti butuhkan. Terutama kepada mba Desyana Wulani Putri, Pak

Setyaji Dewanto dan Pak SP Joko yang bersedia meluangkan waktunya

untuk memberikan data tentang event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF).

Terimkasih atas semua bantuan yang telah diberikan, tidak ada

balasan yang lebih baik selain pahala dari Allah SWT. Penulis berharap

semoga tulisan ini bisa bermanfaat bagi pembaca yang berkepentingan.

Tidak ada yang dapat penulis berikan selain ucapan terima kasih atas

seluruh bantuan yang telah diberikan.

Wassalamualaikum, Wr.Wb

Yogyakarta, 21 Desember 2016

Penyusun

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ... i

HALAMAN PENGESAHAN ... ii

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN ... iii

HALAMAN MOTTO ... iv

KATA PERSEMBAHAN ... v

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xiv

DAFTAR GAMBAR ... xv

ABSTRAK ... xvi

ABSTRACT ... xvii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 8

C. Tujuan Penelitian ... 9

D. ManfaatPenelitian ... 9

1. Pengertian Event ... 9

2. Manajemen Event ... 13

3. Planning ... 15

4. Organizing ... 21

5. Actuating ... 23

6. Controlling ... 24

F. Metode Penelitian ... 27

1. Pendekatan Penelitian ... 27

2. Jenis Penelitian ... 28

3. Informan ... 29

4. Lokasi Penelitian ... 30

5. Teknik Pengumpulan Data ... 30

6. Teknik Analisis Data ... 34

7. Validitas Data ... 37

BAB II Gambaran Umum Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) A. Sejarah Singkat Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) ... 38

C. Lokasi Komunitas Gayam16 ... 41

D. Filosofi Nama dan Logo Komunitas Gayam16 ... 41

E. Tujuan Komunitas Gayam16 ... 43

F. Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) ... 43

G. Grand Design Yogyakarta Gamelan Festival (YGF)... 46

H. Struktur Organisasi Komunitas Gayam16 ... 51

I. Struktur Organisasi YGF Tahun 2015 ... 53

J. Job Desk ... 53

K. Perbandingan dan Persamaan Penelitian Terdahulu ... 55

BAB III SAJIAN DATA DAN PEMBAHASAN A. SAJIAN DATA ... 59

1. Planning (Perencanaan) ... 59

2. Menentukan SWOT ... 61

3. Menentukan Tema ... 67

4. Menentukan Target Sasaran Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) ... 69

5. Menyusun Strategi untuk Mencapai Tujuan ... 71

6. Menentukan Waktu dan Tempat Penyelenggaraan Event YGF ... 76

7. Menentukan Rancangan Anggaran ... 79

9. Actuating (Pelaksanaan)... 81

10. Evaluasi ... 88

B. PEMBAHASAN ... 92

1. Perencanaan event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) ... 94

2. Pengorganisasian atau pembentukan panitia event YGF ... 108

3. Pelaksanaan event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) ... 111

4. Evaluasi event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) ... 114

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. KESIMPULAN ... 118

B. SARAN ... 120

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Jumlah Penonton Event Yogyakarta Gamelan Festival ... 6

Tabel 2.1 Struktur Komunitas Gayam16... 52

Tabel 3.1 SWOT Event YGF ... 62

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Penampilan dari Kota Yogyakarta ... 40

Gambar 2.2 Penampilan dari Philipina ... 40

Gambar 2.3 Kolaborasi semua pemain gamelan dan penonton ... 41

Gambar 2.4 Logo Komunitas Gayam16 ... 42

Gambar 2.5 Poster YGF Tahun 2015 ... 44

Gambar 2.6 Grand Design Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) ... 46

Gambar 2.7 Struktur Organisasi YGF Tahun 2015 ... 53

Gambar 3.1 Strategi Promosi YGF di Sosial Media ... 73

Gambar 3.2 Strategi Promosi YGF di Sosial Media ... 73

Gambar 3.3 Strategi Promosi YGF di Sosial Media ... 74

Gambar 3.4 Strategi Promosi YGF di Sosial Media ... 74

Gambar 3.5 Strategi Promosi YGF di Sosial Media ... 75

Gambar 3.6 Lokasi Penyelenggaraan Event YGF Tahun 2015 ... 78

Gambar 3.7 Lokasi Sarasehan Event YGF tahun 2015 ... 79

Gambar 3.8 Penonton Menunggu Event YGF tahun 2015 ... 84

Gambar 3.9 Pelaksanaan Event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) ... 84

Gambar 3.10 Pameran YGF ... 85

Gambar 3.11 Penampilan Gamelan dari Luar Negeri ... 85

Gambar 3.12 Kolaborasi Pemain Gamelan dengan Penonton YGF ... 86

Gambar 3.13 Sarasehan Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) ... 86

ABSTRAK

Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Program Studi Ilmu Komunikasi Konsentrasi Advertising

Rifa’atul Mahmudah

Manajemen Event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) Tahun 2015

Tahun Skripsi : 2016 + 124 halaman

Daftar Pustaka : 21 buku + 3 jurnal + 3 internet + 2 koran

Penelitian ini membahas tentang manajemen event yang dilakukan oleh komunitas Gayam16 dalam menyelenggarakan event YGF tahun 2015. YGF merupakan event yang berskala internasional yang didirikan oleh Sapto Raharjo. Event YGF diselenggarakan selama 21 tahun sejak tahun 1995. YGF yaitu event yang menampilan pemain gamelan dari Indonesia dan Mancanegara dengan menggabungkan musik klasik, tradisonal, modern dan kontemporer. Tujuan diselenggarakan YGF untuk mempertemukan pemain dan pencinta musik gamelan diseluruh dunia, selain itu tujuan utamanya event YGF adalah untuk mengenalkan dan meregenerasikan gamelan kepada masyarakat khususnya anak muda.Penelitian ini juga bertujuan untuk mendeskripsikan tentang manajemen event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) tahun 2015. Kerangka teori yang digunakan adalah teori manajemenevent yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan evaluasi.Adapun metode penelitian yang digunakan peneliti adalah deskriptif kualitatif, sedangkan teknik pengumpulan data yang digunakan dengan wawancara, dokumentasi dan observasi. Teknik analisis data yang dilakukan adalah dengan mengumpulkan data, reduksi data, penyajian data dan menyimpulkan data. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan peneliti, manajemen event yang dilakukan oleh komunitas Gayam16 selaku penyelenggara event YGF telah dilaksanakan dengan cukup baik dan sesuai dengan teori. Perencanaan dilakukan dengan bertahap, pengorganisasian atau pembentukan panitia dengan menyusun struktur organisasi dan open recruitment volunteer, pelaksanaan dilakukan sesuai dengan perencanaan dan evaluasi dilakukan dengan melihat banyak capaian dari event YGF dan kendala yang terjadi pada saat pelaksanaan.

Kata Kunci : Manajemen event, perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, evaluasi Yogyakarta Gamelan Festival (YGF)

ABSTRACT

Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Faculty of Social Science and Political Science Communication Science Department

Concentration of Advertising Rifa'atul Mahmudah

Event Management of Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) 2015 Thesis Year: 2016 + 124 pages

Bibliography: 21 books + 3 journals + 3 internet + 2 newspaper

This study discusses about the event management which is done by Gayam16 community in organizing YGF event in the year of 2015. YGF is an international event founded by Sapto Raharjo. YGF has been held for 21 years since 1995. YGF is the event which displays the gamelan players from Indonesia and abroad by combining classical music, traditional, modern and contemporary. The purpose of YGF is to unite both players and lovers of gamelan music in the whole world, and its main purpose is to introduce and regenerate the event of YGF to the public, especially to young people. The study also aims to describe the events of Yogyakarta Gamelan Festival management (YGF) 2015. The theoretical framework used is the theory of event management consists of planning, organizing, implementation and evaluation. The research method used is descriptive qualitative research, while the data collected by interviewing related people, documenting and observing. The technique of data analysis is by collecting, reducting, presentating and concluding data. Based on the results of research conducted by the researcher, the event management which is done by YGF community as the organizer of Gayam16 has been conducted fairly and in accordance with the theory. The planning has done gradually, organizing or forming the committees to draw up the organizational structure and open recruitment of volunteers, the implementation is done in accordance with the planning and evaluation which is done by looking at the achievements of YGF and the obstacles that occured during implementation.

Keywords : Event management, planning, organizing, implementation, evaluation of Yogyakarta Gamelan Festival (YGF)

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Budaya di Yogyakarta memiliki keunikan budaya, kuliner, tempat wisata,

universitas negeri dan swasta, sehingga Yogyakarta dijuluki sebagai kota budaya

dan kota pelajar. Hal ini sesuai dengan Visi dari Kota Yogyakarta yaitu

terwujudnya Kota Yogyakarta sebagai kota pendidikan berkualitas, berkarakter,

inklusif, pariwisata berbasis budaya dan pusat pelayanan jasa, yang berwawasan

lingkungan dan ekonomi kerakyatan

(http://www.jogjakota.go.id/about/visi-dan-misi#, diakses pada tanggal tanggal 30 April 2016 jam 12.00 WIB). Kesenian yang dimiliki masyarakat Yogyakarta sangat beragam, seperti seni dan budaya

menjadi satu bagian yang tidak dapat dipisahkan dalam kehidupan sehari-hari.

Salah satunya yang ada di Yogyakarta adalah seni musik gamelan.

Gamelan berasal dari kata ”Gamel” dan diakhiri dengan kata “an” yakni

bahasa Jawa yang memiliki arti memukul atau menabuh kemudian diakhiri

dengan kata “an” sehingga menjadi kata benda. Alat musik gamelan merupakan

alat musik tradisional yang memainkannya menggunakan gendang, metalafon,

gambang dan gong. Pada dasarnya alat musik gamelan merujuk kepada alat dan

instrumennya, dimana alat musik ini merupakan suatu alat musik yang dimainkan

secara bersama-sama

(http://alatmusiktradisional.com/alat-musik-gamelan-kesenian-asliindonesia.html , diakses pada tanggal tanggal 30 April 2016 jam 14.00 WIB). Gamelan dimainkan oleh masyarakat Yogyakarta yang disebut

dengan gamelan Jawa. Alat musik gamelan digunakan pada saat event, upacara daerah, perayaan, pengiring tarian dan sebagainya. Gamelan merupakan musik

kuno, namun salah satu komunitas di Yogyakarta menyelenggarakan event yaitu Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) dengan cara modern.

Event gamelan di Yogyakarta mengalami perkembangan yang sangat signifikan. Jumlah komunitas yang menyelenggarakan event dengan menggunakan gamelan juga banyak, beberapa yang cukup menonjol yaitu event Sekaten, Jagad Pangkur, Pagelaran Seni Macapat, Bengkel Gamelan dan

Karawitan. Hal ini menyebabkan adanya persaingan yang sangat kompetitif antara

pelaku atau panitia dari penyelenggara event. Semakin banyak komunitas yang menyelenggarakan event gamelan, penyelenggara dituntut untuk membuat event dengan menarik dan kreatif. Setiap komunitas perlu ada upaya untuk

merencanakan event dengan baik, untuk menarik minat penonton dan memiliki keunikan yang berbeda dari event yang lain. Salah satu event yang diselenggarakan di Yogyakarta dengan menggunakan alat musik gamelan adalah

Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) (sumber: komunitas Gayam16 Yogyakarta,

tahun 2016).

Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) merupakan salah satu festival

Internasional yang diselenggarakan oleh komunitas yang bernama Gayam16.

Komunitas Gayam16 merupakan komunitas yang bergerak dalam bidang seni

musik. YGF didirikan oleh Sapto Raharjo pada tahun 1995 yang merupakan

seorang maestro gamelan yang berasal dari Yogyakarta. Keunikan YGF yang

umum, sehingga bukan hanya masyarakat yang mengerti memainkan gamelan

tetapi masyarakat yang ingin belajar dan mengetahui gamelan dapat bergabung

dengan komunitas Gayam16 (sumber: komunitas Gayam16 Yogyakarta, tahun

2016).

YGF memilik keunikan lain, sehingga penonton akan tertarik untuk

menonton. Keunikan tersebut dilakukan untuk meningkatkan citra positif dari

masyarakat ataupun target sasaran, kemudian dapat membedakan event tersebut dengan yang lain dan membuat penonton yang menikmati musik tersebut tidak

bosan saat menyaksikannya dan memberi keputusan untuk kembali datang pada

hari selanjutnya.

Event YGF hampir sama dengan event yang lain memiliki panitia penyelenggara, ada peserta pemain gamelan dan penonton, akan tetapi bedanya adalah bukan hanya alat musik gamelan yang dimainkan dan bukan hanya sekedar instrumen. YGF menggabungkan antara musik klasik, tradisional, modern dan kontemporer (wawancara dengan Desyana Wulani Putri, Manager Keuangan pada hari Kamis tanggal 28 April 2016).

Awal diselenggarakannya event YGF disebabkan adanya keresahan yang dirasakan oleh Sapto Raharjo terhadap popularitas gamelan yang semakin

berkurang eksistensinya, terutama bagi generasi muda. Pada tahun 1995, YGF

pertama kali diselenggarakan dan menandai lahirnya tempat bagi eksistensi

gamelan yang telah dikenal hampir di 34 Negara. Sejak saat itu YGF menjadi

media untuk berkumpul, berkomunikasi dan berinteraksinya antara pemain

dengan penonton YGF. Selain itu YGF diharapkan dapat terus menyuarakan

keberadaan gamelan serta mengajak setiap orang peduli dan melestarikan

Event ini diselenggarakan bertujuan untuk mempertahankan musik tradisional dan menghilangkan pemikiran negatif yang dilekatkan terhadap

gamelan. Selama ini gamelan dikenal sebagai alat musik kuno, mistis dan identik

dimainkan oleh orang tua. Namun YGF menghilangkan pikiran negatif tersebut dengan menggabungkan antara alat musik tradisional dengan alat musik modern

seperti saat event menggunakan gamelan dengan gitar, drum, piano dan lain-lain. Diselenggarakan event tersebut juga membuktikan bahwa gamelan tidak hanya dimainkkan oleh orang tua, namun peserta dalam event YGF dapat menghadirkan pemain gamelan semua kalangan dan bervariasi dari anak-anak hingga usia lanjut

(sumber komunitas Gayam16 Yogyakarta, tahun 2016).

Event YGF diselenggarakan rutin setiap tahun. Setiap tahun YGF memiliki grand design dan tema yang berbeda-beda. Grand design dibuat untuk mengiringi langkah-langkah perjalanan dari YGF dan menjadikan sumber

inspirasi untuk penyelenggaraan YGF. Sejak tahun 1995 hingga tahun 2015

memiliki grand design yang menjawab pertanyaan dari 5 W + 2 H. Tahun 1994 hingga tahun 2004 YGF mampu menjawab dari pertanyaan who yaitu siapa yang dapat memainkan Gamelan. Tahun 2005 hingga 2006 menjawab pertanyaan dari

what yang artinya apa itu gamelan. Tahun 2007 hingga tahun 2008 menjawab pertanyaan where yaitu dimana gamelan dapat dimainkan. Selanjutnya 2009 hingga tahun 2010 menjawab dari pertanyaan when yang artinya kapan Gamelan dapat dimainkan. Tahun 2011-2012 why yang menjawab dari pertanyaan mengapa kita harus bangga dan cinta terhadap gamelan. Tahun 2013 hingga tahun

di Indonesia agar dicintai oleh pemain dan penikmat musik gamelan. Puncak

grand design adalah tahun 2015 yaitu howgh. Howgh adalah ungkapan kemenangan yang maksudnya dengan gamelan adalah sejak tahun 1995 hingga

tahun 2014 YGF sudah menjawab dari segala keresahan dari Sapto Raharjo pada

gamelan dan tahun 2015 mencapai sesuai yang diharapkan dari YGF (sumber:

komunitas Gayam16 Yogyakarta, tahun 2016). Dengan diadakan event YGF akan menjadikan salah satu festival yang menjadi upaya komunitas Gayam dalam

mempromosikan musik gamelan dikanca Internasional. Strategi promosi berkaitan

dengan masalah-masalah perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian komunikasi

persuasif terhadap pelanggan (Tjiptono, 2008:233). Selain itu dengan adanya

event ini dapat menjadikan media komunikasi antara pemain gamelan, panitia dalam mengadakan rapat dan penonton melalui kolaborasi pada akhir acara.

Penonton tidak memiliki jarak dengan penyelenggara dan dapat berinteraksi

langsung dengan pemain.

Penyelenggaraan YGF memasuki tahun ke-20. Pada tahun 2015

Komunitas Gayam16 mengangkat tema yaitu Gamelanggeng. Gamelanggeng

merupakan turunan dari grand design Howgh. Tema Gamelanggeng yang berarti, yaitu proklamasi keabadian gamelan. Gamelanggeng merupakan gabungan dari

kata gamelan dan Langgeng. Dengan tema Gamelanggeng komunitas Gayam16

memiliki harapan dan mengajak seluruh masyarakat untuk menjaga, melestarikan

dan mencintai gamelan (Jawa Pos, 17 Agustus 2016). Event YGF dilaksanakan bertepatan dengan HUT Republik Indonesia. Hal tersebut dilakukan, karena YGF

ingin merayakan kemerdekaan Indonesia dan keberhasilan telah

menyelenggarakan dan memperkenalkan gamelan melalui event tersebut.

Pada tahun 1995, YGF memiliki target penonton yaitu para pemain

gamelan dan orang-orang yang memiliki kepentingan khusus untuk mempelajari

gamelan dan karawitan. Akan tetapi sejak tahun 2007 adanya pergeseran target

penonton, penonton bukan hanya orang tua saja yang menyaksikan event tersebut, namun semua kalangan dapat menyaksikannya. Selain target penonton komunitas

Gayam16 memiliki target yaitu mempertemukankan komunitas Gamelan dari 34

Negara dalam sebuah event tahunan YGF, walaupun belum semua negara yang dapat bergabung (wawancara dengan Desyana Wulani Putri, Manager Keuangan

pada hari Kamis tanggal 28 April 2016).

Jumlah target penonton dari komunitas Gayam16 dan capaian penonton

event YGF dapat dilihat pada tabel dibawah ini:

Tabel 1.1

Jumlah Penonton Event Yoyakarta Gamelan Festival (YGF) Tahun

2013-2015

Tahun Target Capaian

2013 500 700 / hari

2014 1.200 1649 / hari

2015 1.200 984 / hari

Berdasarkan dari data jumlah penonton dari 3 tahun terakhir, YGF

mengalami penurunan jumlah penonton pada tahun 2015, hal tersebut disebabkan

event YGF dilaksanakan pada tanggal 15, 16 dan 17 Agustus. Waktu penyelenggaraan event tersebut bertepatan dengan hari libur, sehingga penonton setia setiap tahun yang mayoritas mahasiswa saat itu sedang tidak berada di

Yogyakarta. Target penonton YGF ditentukan dari kapasitas gedung yang akan

digunakan. Komunitas Gayam16 menentukan gedung berdasarkan dari dana yang

mereka punya, sehingga kapasitas penonton menetukan target dari penonton.

Selain itu kendala dalam perencanaan yaitu event YGF tidak memiliki sponsor. Komunitas Gayam16 sebagai penyelenggara YGF menolak adanya

sponsor dalam penyelenggaraannya, jika mendapatkan sponsor tema yang mereka

tentukan dapat berubah. Hal itu dapat disebabkan adanya kepentingan perusahaan

yang memberikan bantuan atau sponsor dalam menaikkan citra perusahaan.

Dalam hal dana, komunitas Gayam16 menggumpulkan dana dari uang kas

komunitas Gayam16, hasil pendapatan dari pentas seni, workshop gamelan dan donasi dari penonton setia YGF yang dinamakan friends of YGF. Donasi tersebut diberikan setiap tahun untuk kesuksesan event YGF (wawancara dengan Desyana Wulani Putri, Manager Keuangan pada hari Kamis tanggal 28 April 2016).

Gedung yang digunakan untuk event YGF ditentukan dari dana yang dimiliki atau dikumpulkan. Pada tahun 2014 dan 2015 komunitas Gayam16

mendapatkan bantuan dana oleh Dinas Kebudayaan Daerah Istimewa Yogyakarta.

Selain itu tantangan yang dihadapi oleh komunitas Gayam16 dalam

YGF. Hal itu disebabkan karena kesibukan kerja atau hal lain yang membuat

volunteer tidak dapat bergabung di event tahun selanjutnya (wawancara dengan Setyaji Dewanto, Manager Festival pada hari Kamis tanggal 28 April 2016).

Menyadari kondisi jumlah penonton pada tahun 2015 tidak sesuai dengan

target dan kendala lain yang dihadapi oleh komunitas Gayam16 dalam event YGF, maka komunitas Gayam16 akan terus berupaya untuk melakukan berbagai

perencanaan yang matang agar event berjalan dengan lancar dan penonton kembali meningkat. Perencanaan dari penentuan waktu, tempat diselenggarakan

YGF, peserta YGF, dan media yang digunakan untuk mempromosikan event tersebut (wawancara dengan Desyana Wulani Putri, Manager Keuangan pada hari

Kamis tanggal 28 April 2016).

Berdasarkan latar belakang dan data di atas, maka penulis tertarik untuk

meneliti lebih jauh pada manajemen event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) yang diselenggarakan oleh komunitas Gayam16 tahun 2015.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dapat diambil suatu

rumusan masalah sebagai berikut: Bagaimana manajemen event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) tahun 2015 ?

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini yaitu :

1. Untuk mendeskripsikan tentang manajemen event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) tahun 2015 yang diselenggarakan oleh Komunitas Gayam16.

2. Untuk mendeskripsikan faktor pendukung dan penghambat dari

penyelenggaraan event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF).

D. Manfaat Penelitian

1. Manfaat Teoritis

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi dalam

pengembangan penelitian di bidang Ilmu Komunikasi, khususnya yang

berkaitan dengan manajemen event pada sebuah festival. 2. Manfaat Praktis

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi pihak

penyelenggara event YGF oleh komunitas Gayam 16 dalam melakukan manajemen event yang efektif.

E. Kerangka Teori

1. Pengertian Event

Event merupakan suatu kegiatan yang dirancang dengan tema tertentu untuk memperingati peristiwa-peristiwa penting seperti budaya, adat istiadat,

waktu tertentu. Menurut John E. Kennedy dalam buku Manajemen Event (2009) dalam arti sempit, event adalah pameran, pertunjukkan atau festival dengan syarat ada penyelenggara, peserta dan pengunjung. Sedangkan dalam arti luas, event adalah kegiatan yang dilakukan setiap hari, bulan atau tahun oleh sebuah

organisasi dengan mendatangkan orang-orang kesuatu tempat agar mereka

mendapatkan suatu informasi atau pengalaman penting serta tujuan lain yang

diselenggarakan oleh penyelenggara (Sagiyanto, 2014:172).

Selain itu menurut Uyung Sulaksana (2003:83) event merupakan suatu peristiwa yang diselenggarakan untuk mengkomunikasikan pesan tertentu kepada

audiens sasaran. Humas bertugas untuk mengatur konferensi pers, grand opening, pelaksanaan event dan sponsor dari perusahan lain. Menurut Schmitt (2010:63) yang menjelaskan event sebagai media komunikasi pemasaran yang fokus pada pengalaman konsumen untuk berinteraksi secara langsung dengan merek,

perusahaan dan komunitas. Pengunjung dapat lebih dekat dan kenal dengan suatu

event dan merk dengan berinteraksi langsung. Terence, A.Shimp berpendapat,

brand activation adalah salah satu bentuk promosi merek yang mendekatkan dan membangun interaksi merek dengan penggunanya melalui aktivitas hiburan,

kebudayaan seperti menyelenggarakan event (Shimp, 2003:263). Brand activation bertujuan untuk meningkatkan komunikasi terhadap konsumen dengan cara lebih

baik dan tentunya komunikasi yang terbentuk diharapkan dapat meningkatkan

penjualan dan juga dapat memposisikan brand pada posisi tertentu sesuai kemauan perusahaan atau komunitas (Liembawati, 2014:2).

Konsumen akan lebih dekat dengan produk, komunitas dan akan

menentukan sikap atau keputusan seseorang. Sikap akan menentukan pemikiran

dari konsumen untuk menyukai atau tidak terhadap suatu objek dan melihat

apakah konsumen akan bergerak mendekati atau menjauhi objek tersebut. Sikap

adalah evaluasi perasaan emosional dan kecenderungan tindakan yang

menguntungkan atau sebaliknya dan bertahan lama dari seseorang terhadap suatu

objek (Morrisan, 2012:105).

Komunitas dan perusahaan menyelenggarakan event yang bertujuan untuk menghibur, memperkenalkan dan mempromosikan sebuah daerah.

Penyelenggaraan Event yang unik serta berbeda dari event lainnya akan menarik audiens untuk melihat kegiatan atau festival tersebut dan meningkatan jumlah wisatawan domestik hingga mancanegara. Dalam penyelenggaraan event atau festival diperlukan beberapa tahapan yaitu riset, desain, perencanaan, koordinasi

dengan panitia dan pihak yang mendukung event dan evaluasi. Event melibatkan orang-orang yang terkait di dalamnya, baik penyelenggara, peserta dan

pengunjung. Selain itu dalam event diperlukan seorang event manager yang berperan penting serta bertanggung jawab dalam penyelenggaraan event.

Event memiliki beberapa karakteristik, karena setiap penyelenggaraan event harus memiliki ciri khas tersendiri. Karakteristik event hampir sama dengan pelayanan yang diberikan oleh industri pelayanan lainnya. Karakteristik tersebut

terdiri dari keunikan, perishability, intangibility, suasana, pelayanan dan interaksi sosial.

a. Keunikan

Kunci utama kesuksesan event adalah pengembangan ide. Jika organizer dapat merealisasikan ide sesuai dengan harapan yang diinginkan,

maka event yang diselenggarakan memiliki keunikan tersendiri. Inti dari penyelenggaraan event adalah harus memiliki keunikan dan dan biasanya muncul dari ide. Setiap event harus berbeda dengan event lainnya.

b. Perishability

Setiap event yang diselenggarakan tidak akan pernah sama. Apabila event yang diselenggarakan memiliki keunikan yang khas, tentunya event tersebut tidak dapat diulangi persis sama seperti event yang sebelumnya. Perishability berhubungan dengan penggunaan fasilitas dalam penyelenggaraan event.

c. Intangibilty

Intangibility berhubungan dengan pengalaman yang pengunjung dapatkan dari penyelenggaraan event. Hal ini merupakan tantangan untuk merubah bentuk pelayanan intangible yang menjadi sesuatu yang berwujud, sehingga sekecil apapun wujud yang digunakan dalam event mampu merubah persepsi pengunjung.

d. Suasana dan pelayanan

Suasana dan pelayanan merupakan karakteriristik yang penting pada

saat berlangsungnya event. Event yang diselenggarakan dengan suasana yang tepat akan menghasilkan sukses besar, tetapi sebaliknya kegagalan event dihasilkan dari suasana yang tidak tepat.

e. Interaksi sosial

Interaksi personal dari pengunjung merupakan kunci sukses

penyelenggaraan event, misalnya dalam penyelenggaraan Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) penonton atau pengunjung tidak hanya duduk

menikmati musik, tetapi juga menciptakan suasana menjadi lebih hidup.

Penonton ikut berpartisipasi seperti bernyanyi bersama (Noor, 2009:13).

2. Manajemen Event

Manajemen event merupakan suatu pengorganisasian suatu kegiatan yang diselenggarakan oleh komunitas atau lembaga yang dikelola secara profesional,

efisien dan efektif dari perencanaan, pelaksanaan sampai dengan kegiatan selesai.

Setiap event memiliki tujuan untuk memasarkan atau mempromosikan event pada target yang telah ditentukan yaitu orang yang menghadiri kegiatan tersebut. Kunci

utama suatu event adalah pengunjung atau penonton mengetahui manfaat yang akan diperoleh melalui sebuah event (Noor, 2009:179).

Pada manajemen ada beberapa fungsi menurut George R. Terry (2010:9)

fungsi terbagi menjadi empat, yaitu :

a. Perencanaan (planning)

Perencanaan adalah penetapan pekerjaan yang harus dilaksanakan

oleh kelompok untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Planning mencakup kegiatan pengambilan keputusan, karena termasuk

dalam pengelolahan perlu ada perencanaan yang tepat untuk mencapai target

yang ditentukan untuk jangka pendek maupun jangka panjang.

b. Pengorganisasian (organizing)

Pengorganisasian dilakukan untuk menghimpun dan mengatur semua

sumber-sumber yang diperlukan, termasuk manusia, sehingga pekerjaan yang

dikehendaki dapat dilaksanakan dengan berhasil. Fungsi ini memfokuskan

pada cara, agar target-target yang telah direncanakan dapat dilaksanakan,

yaitu dengan menggunakan sekelompok panitia atau komunitas.

c. Pelaksanaan (Actuating)

Pelaksanaan merupakan usaha untuk menggerakkan anggota-anggota

kelompok sedemikian rupa, hingga kelompok tersebut berkeinginan dan

berusaha untuk mencapai tujuan yang telah disusun atau direncanakan. Suatu

gagasan atau konsep yang telah direncanakan suatu komunitas atau lembaga

dengan tugas-tugas yang telah ditetapkan dan hirarkinya belum akan berjalan

aktif tanpa dicetuskan mengenai pelaksanaan dari tugas-tugas dalam

organisasi tersebut. Karena itu, untuk menggerakkan agar organisasi tersebut

bisa berjalan dengan baik dan lancar diperlukan pedoman-pedoman,

intruksi-intruksi dan ketetapan-ketetapan.

d. Pengawasan (controlling)

Pengawasan adalah penemuan dan penerapan cara dan alat untuk

intruksi-intruksi dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Hal tersebut bermaksud

agar dapat ditemukan kelemahan-kelemahan, kemudian diperbaiki dan

dicegar agar tidak terulang lagi.

Empat fungsi manajemen yang ditelah dipaparkan di atas,

menunjukkan bahwa betapa pentingnya peran manajemen dalam mewujudkan

tujuan organisasi. Dalam prakteknya, sering ditemukan event yang tidak berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan. Penyebab utamanya adalah

buruknya faktor manajemen. Praktek manajemen menunjukkan bahwa fungsi

dari kegiatan manajemen (planning, organizing, actuating, controlling) secara langsung maupun tidak langsung selalu bersangkutan dengan unsur

kemanusiaan, planning perencanaan, organizing mengatur unsur manusia, actuating proses menggerakkan manusia-manusia anggota organisasi dan controlling diadakan agar pelaksanaan manajemen selalu meningkatkan hasil kerjanya (Widiyanti, 2004:10).

3. Planning

Perencanaan merupakan salah satu bagian yang terpenting dari sebuah

manajemen event agar festival atau acara dapat terarah untuk pencapaian suatu tujuan yang terlaksana secara efektif dan efisien. Namun, dalam

penyelenggaraan ada keluhan serta hambatan yang dihadapi bagi pihak

penyelenggara event, meliputi:

a. Potensi minimnya jumlah peserta yang hadir.

b. Sulit untuk mengubah kondisi anatara surplus dan rugi.

d. Kurangnya interaksi antara anggota pelaksana.

e. Publikasi yang terbatas (Abdullah, 2009:143).

Menurut Agus Prabu Wibowo (2013:104), terdapat beberapa

langkah-langkah dalam membuat perencanaan event, yaitu:

a. Melakukan analisis SWOT

Analisis SWOT adalah analisis terhadap lingkungan internal dan

eksternal perusahaan. Analisis internal menitikberatkan pada kekuatan

(strength) dan kelemahan (weakness). Sedangkan, analisis eksternal untuk mengidentifikasi peluang (opportunity) untuk hari diselenggarakan event dan yang akan datang, serta ancaman (threat) dari para pesaing.

Berikut contoh dari kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman dalam

event:

1) Strength (kekuatan)

a) Unik dan belum pernah dilakukan sebelumnya.

b) Menghadiri bintang tamu dan selebriti yang terkenal.

c) Strategis dalam memperngaruhi khalayak atau sasaran.

d) Dikemas dengan teknik modern yang kreatif serta inovatif.

e) Publikasi dari sebelum acara, saat acara dan setelah acara.

2) Weakness (kelemahan)

a) Kurangnya sumber daya manusia sehingga harus mencari pihak

b) Tidak mampu menjangkau target khalayak tertentu.

c) Biaya yang banyak.

d) Kurang diminati oleh media massa.

3) Opportunities (peluang) a) Dukungan dari sponsor.

b) Dukungan pemerintah, lembaga nonprofit, atau perusahaan swasta.

c) Dukungan pihak media massa.

d) Dukungan dari khalayak.

4) Threats (ancaman)

a) Tawuran penonton pada saat acara berlangsung.

b) Gangguan teknis seperti mati lampu, peralatan rusak, panggung

roboh yang dapat menghambat acara.

c) Gangguan cuaca seperti hujan, dan gempa.

d) Gangguan lingkungan seperti demonstrasi, kerusuhan dan

kebakaran.

e) Batalnya kehadiran dari tamu penting seperti artis, pengisi acara

secara tiba-tiba.

f) Sabotase.

Dengan dilakukannya analisis SWOT sebelum menyelenggarakan

sebuah event. Pantia dapat dapat memperkirakan apa saja yang akan menghambat pada saat acara berlangsung dan dapat memberikan solusi untuk

memperbaiki kekurangan yang terdeteksi sebelum melakukan tahapan

selanjutnya.

b. Menentukan tema

Tema adalah ide dasar, pokok pikiran dalam pergelaran. Tema muncul

karena adanya latar belakang yang mendasari suatu kejadian. Tema

ditentukan berdasarkan tujuan yang diinginkan oleh pihak yang ingin

menyelenggarakan event. Tema yang dibuat harus singkat, padat, dan jelas agar khalayak dapat tidak binggung dan mengerti tema tersebut tanpa harus

bertanya lagi. Dalam penentuaan tema diperlukan rapat antara panitia yang

terlibat dalam acara.

c. Menentukan sasaran yang ingin dicapai

Target sasaran adalah tujuan dasar dari penyelenggara event. Dengan adanya target sasaran, penyelenggara atau panitia dapat menyusun komponen

acara lainnya mulai dari konsep, teknis acara dan lain-lain. Merancang

sasaran dapat dilakukan dengan membuat visi dan misi serta tujuan dari

sebuah event. Hal tersebut dapat membantu memusatkan dan mengarahkan kegiatan-kegiatan penyelenggaraan.

d. Menyusun strategi untuk mencapai sasaran

Keberhasilan sebuah event tentunya tidak lepas dari promosi yang baik dari pihak penyelenggara. Selain berupa pamflet, brosur dan poster, pihak

penyelenggara juga menggunakan media sosial sebagai strategi komunikasi

pemasaran (Sagiyanto, 2014:169).

Strategi disusun untuk mencapai tujuan festival atau event. Ada tiga strategi yang dapat digunakan pada situasi event, yaitu:

1. Pertumbuhan

Sebagian besar event baru menjalani masa pertumbuhan sebelum mencapai tingkat optimal. Ini dapat melibatkan pertumbuhan jumlah dan

skala kegiatan yang diselenggarakan, anggaran, media dan kehadiran.

2. Konsolidasi

Penyelenggara atau panitia dapat memutuskan bahwa event telah mencapai ukuran optimalnya, sehingga panitia bisa dan tepat untuk

melakukan konsolidasi program dan penyelenggaraannya. Hal ini terdiri

dari peningkatan mutu event dan dapat membatasi penjualan tiket dan pemasaran.

3. Pengurangan

Dalam berbagai kasus, mungkin panitia memberi keputusan yang

tepat untuk mengurangi skala suatu event dan dengan sadar mengurangi programnya. Tingkat dari kegiatan yang dikaitkan dengan event telah berkembang hingga titik kehilangan fokus dari visi dan tujuan awalnya

yang memberi tekanan pada masyarakat setempat. Bagi panitia untuk lebih

memfokuskan kegiatan promosi pada hadirin yang lebih kecil dan

e. Memilih waktu dan tempat

Setelah menyusun strategi untuk meraih target sasaran, selanjutnya

yang harus diperhatikan adalah memilih waktu yang tepat untuk menggelar

acara yaitu hari, tanggal dan jam pelaksanaan acara. Selain waktu, tempat

juga harus ditentukan dengan serius. Dalam pemilihan tempat harus adanya

kesepakatan antara panitia dengan pemilik tempat atau lokasi tersebut.

Tempat yang ditentukan harus strategis dan mudah diakses oleh pengunjung

atau penonton.

f. Menentukan rancangan anggaran

Sebelum menjalankan sebuah event, rancangan anggaran menjadi sangat penting untuk mengetahui besarnya biaya yang dibutuhkan untuk

menjalankan event yang telah direncanakan. Rancangan anggaran merupakan bagian yang sangat signifikan. Kesalahan dalam penyusunan anggaran dapat

berakibat fatal dan panitia bertanggung jawab untuk menutupi kekurangan

anggaran. Sebab, selain mengetahui besarnya biaya yang akan digunakan,

rancangan anggaran juga digunakan sebagai patokan dalam mengontrol aliran

kas yang keluar untuk pembiayaan event.

Dalam penyelenggaraan sebuah event panitia perlu untuk mempertimbangkan tentang kelayakan dari penyelenggaaraan event tersebut. Sehingga dapat mengurangi kerugian kecil yang akan dihadapi bagi pihak

diselenggarakan event, hal tersebut akan dievaluasi bersama setelah rangkaian acara selesai agar tidak terjadi kesalahan yang sama dalam penyelenggaraan

event selanjutnya.

4. Organizing

Setelah melakukan perencanaan yang telah disetujui oleh ketua

penyelenggara event, langkah selanjutnya adalah membentuk tim pelaksana atau panitia. Tim pelaksana atau panitia adalah tim kerja yang terdiri dari berbagai

divisi dan memiliki tugas yang berbeda-beda. Untuk memudahkan dalam

pembentukkan tim pelaksana, dibuat struktur organisasi yang sifatnya temporal

sesuai dengan jenis event yang dilakukan.

Sebelum membentuk tim pelaksana atau panitia dalam bidangnya,

sebaiknya hal yang harus diperhatikan sebagai berikut :

a. Menentukan tujuan (Visi, misi, tujuan event diselenggarakan) agar anggota dapat terbantu dalam pekerjaannya.

b. Tim pelaksana mampu melewati setiap tantangan.

c. Tim yang sukses biasanya ditandai dengan sikap akrab antara satu sama lain,

setia kawan, dan merasa senasib dan sepenanggungan.

d. Tanggung jawab denngan keputusan yang telah dipilih. Tim yang diberi

tanggung jawab dan otoritas yang proposional cenderung memiliki motivassi

yang tinggi.

e. Ditunjuk salah satu dari panitia menjadi pemimpin untuk menciptakan

Diadakan suatu event akan meningkatkan wisatawan yang datang ke suatu daerah dan dapat melihat, menikmati dan mempelajari budaya yang ada di daerah

tersebut. Pemerintah daerah di berbagai negara saat ini dapat memberikan

kontribusi berupa dana untuk kegiatan festival.

Beberapa alasan mengapa pemerintah daerah mendanai kegiatan yang

bersifat festival atau eksibisi untuk daerahnya, yaitu:

a. Jumlah kedatangan pengunjung atau wisatawan pada event yang diselenggarakan.

Event dinyatakan sukses apabila mampu mendatangkan pengunjung sesuai dengan target yang diharapkan. Dampak yang diterima daerah tersebut

adanya peningkatan pengunjung atau wisatawan akan meningkatkan

pendapatan ekonomi setempat. Hal tersebut terjadi karena wisatawan atau

pengunjung membutuhkan fasilitas selama mereka berada di tempat event. Pengeluaran pengunjung berdampak pada ekonomi daerah.

b. Pengalaman budaya bagi masyarakat setempat.

Banyak masyarakat tidak mengetahui budaya yang ada di daerahnya.

Dengan diselenggarakannya event yang memperlihatkan budaya pada pengunjung, tentunya masyarakat dapat menikmati budaya yang belum

pernah mereka lihat. Hal tersebut banyak terjadi di negara yang sudah

mendapat banyak pengaruh dari luar, sehingga pemerintah perlu untuk terus

c. Peningkatan sumber daya manusia

Pengelolaan event yang melibatkan pegawai atau panitia akan berkontribusi dalam peningkatan kemampuan dan profesionalitas daerah

sebagai penyelenggara event. Kerjasama ini dimungkinkan untuk meningkatkan potensi yang dimiliki antara penyelenggara atau profesional

untuk dapat berkembang dan bekerjasama (Noor, 2013:7).

5. Actuating

Pelaksanaan event yaitu menjalankan semua rencana yang telah disusun oleh organisasi. Pelaksanaan semakin tepat dengan perencanaan, maka akan

semakin sukses sebuah event tersebut. Namun, pada saat hari pelaksanaan banyak hal-hal yang terjadi di luar dugaan penyelenggara dan tidak sesuai yang

diharapkan. Panitia atau tim sebuah event diharapkan tidak panik dan segera memikirkan solusi untuk menghadapi semua kejadian tersebut agar event tetap terlaksana.

Event telah disusun dan direncanakan secara matang mulai dari kelemahan, kekurangan, tema telah ditentukan, sasaran dan strategi memperoleh

sasaran sudah didapatkan, waktu dan tempat telah dipilih, serta rancangan

anggaran telah diketahui jumlahnya, maka semua perencanaan tersebut

diwujudkan dalam tindakan nyata atau pelaksanaan (Wibowo, 2013:117).

Menurut Ruslan (2007:231) menyelenggarakan acara atau kegiatan khusus

perusahaan atau produk tertentu yang akan ditampilkan melalui aktivitas special event itu sendiri.

Pada tahap pelaksanaan event semua tim atau panitia bekerja di lapangan untuk mempersiapkan event sampai event selesai digelar. Dalam produksi kinerja event organizer (EO) akan berperan paling penting dan kinerja diamati oleh banyak pihak, baik pengumpulan dana atau sponsor, menyelesaikan masalah dan

penonton yang datang. Saat kegiatan atau event, akan terlihat kru atau tim sibuk melakukan koordinasi dan tegang. Bila dalam pra produksi semua sudah

terkonsep dengan matang, maka dalam tahap produksi, operasional akan berjalan

dengan rapi dan lancar (Hafidz, 2007:71).

6. Controlling

Menurut wibowo (2013:137) evaluasi adalah proses penilaian, pengukuran

akan efektivitas strategi yang digunakan dalam upaya mencapai tujuan

perusahaan. Data yang diperoleh dari hasil evaluasi tersebut akan digunakan

sebagai analisis situasi dalam program berikutnya. Hal ini bertujuan untuk melihat

keberhasilan dari acara tersebut dan melihat kelebihan dan kelemahan acara.

Menurut Ruslan (1998:218) ada beberapa faktor yang mempengaruhi

a. Tujuan dari event

Tujuan diselenggarakan event tersebut. Apakah berkaitan dengan kepentingan tertentu, misalnya:

1. Pengenalan (awareness) dan peningkatan pengetahuan (knowledge) terhadap lembaga atau perusahaan yang ingin ditampilkan.

2. Suatu proses publikasi melalui komunikasi timbal balik yang akan

memperoleh publisitas yang positif.

3. Memperlihatkan itikad yang baik dari lembaga atau perusahaan yang

diwalikinya, serta memberikan kesan dan citra positif terhadap

masyarakat sebagai publik sasaran.

4. Upaya dalam mempertahankan penerimaan masyarakat.

5. Memperoleh rekanan baru melalui acara event yang dirancang secara menarik, inovatif dan kreatif.

b. Penyusunan jadwal

Hal ini dimulai dari persiapan, pelaksanaan atau kegiatan dari special event, dukungan dana, fasilitas, manajemen dan evaluasi dari semua kegiatan. c. Personil yang terkait

1. Bagaimana kesiapan dari pengisi tim acara dan penonton acara (Master of ceremony).

2. Siapa pengunjung yang hadir di dalam event. Apakah yang hadir dari pembeli undangan, pejabat tinggi atau kalangan eksekutif. Selain itu yang

hadir apakah masyarakat umum yang tidak memiliki undangan atau

3. Pihak yang mendukung seperti sponsorship, lembaga, instansi tertentu

yang dapat diajak untuk kerjasama dan dari donatur

Selain itu evaluasi juga bertujuan untuk mendapatkan feedback dari penonton, melihat para penonton suka atau tidak dengan acara tersebut,

sehingga pada pelaksanaan event yang selanjutnya dapat lebih baik lagi dari sebelumnya. Tidak hanya penonton saja, namun juga ditujukan untuk

mendapatkan feedback dari seluruh panitia yang ikut terlibat dalam acara. Penilaian terhadap efektifitas program, implementasi perencanaan,

sampai tercapai atau tidaknya tujuan dari event dapat ditentukan dari penilaian hasil evaluasi. Evaluasi terdiri dari tiga jenis, yaitu:

1. Pre-event evaluation, merupakan evaluasi yang dilakukan sebagai suatu analisis kelayakan yang berlangsung sebelum acara atau digunakan untuk

mengevaluasi konsep.

2. The monitoring and control process, dilakukan selama masa implementasi kegiatan event yang bertujuan untuk memastikan kesesuaian antara perencanaan dengan pelaksanaan event.

3. Post-event evaluation, merupakan evaluasi yang bertujuan untuk menilai hasil akhir pelaksanaan event dan bagaimana cara mengembangkan event (Allen, 2010:492).

Evaluasi pasca event ditujukan untuk mengetahui sejauh mana tingkat kesuksesan suatu event. Selain itu dilakukan untuk melihat kerjasama antara tim atau panitia pada saat dilapangan dan juga memberikan informasi untuk

event selanjutnya. Hal tersebut dilakukan dengan hasil data dan analisis yang obyektif dari event yang telah dilaksanakan.

F. Metodologi Penelitian

1. Pendekatan Penelitian

Pada penelitian ini menggunakan penelitian pendekatan kualitatif. Kirk

dan Miller mendefinisikan bahwa penelitian kualitatif adalah tradisi tertentu

dalam ilmu pengetahuan sosial yang secara fundamental tergantung pada

pengamatan manusia dan berhubungan dengan orang-orang tertentu (Moleong,

2001:3). Untuk mendapatkan hasil yang terpercaya dalam kualitatif dibutuhkan

persyaratan yang harus diikuti sebagai suatu pendekatan kualitatif mulai dari

syarat data, cara atau teknik pencarian data, pengolahan dan analisisnya (Satori

dan Komariah, 2013:23).

Menurut Moleong (2001:4) pada penelitian kualitatif terdapat 11

karakteristik, yaitu:

a. Latar alamiah (Natural setting).

b. Manusia sebagai alat (Human instrumen). c. Metode kualitatif (Qualitative methods).

d. Analisis data secara induktif (Inductive data analysis). e. Teori dan dasar (Grounded theory).

g. Lebih mementingkan proses daripada hasil.

h. Adanya batas yang ditentukan oleh fokus.

i. Adanya kriteria khusus untuk keabsahan data.

j. Desain yang bersifat sementara.

k. Hasil penelitian dirundingkan dan disepakati bersama.

2. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan peneliti adalah deskriptif kualitatif.

Penelitian ini mementingkan makna dan tidak ditentukan oleh kuantitasnya. Data

yang diperoleh yaitu kata-kata dalam suatu kalimat, fakta-fakta, gambar yang

mempunyai arti lebih dari sekedar angka atau jumlah. Penelitian ini, data yang

dikumpulkan berupa kata-kata, gambar dan bukan angka-angka (Moleong, 2001:

6). Metode penelitian deskriptif merupakan prosedur pemecahan masalah yang

diselidiki dengan menggambarkan atau melukiskan keadaan suatu subjek atau

objek penelitian yaitu seseorang, komunitas, lembaga, masyarakat dan lain-lain

pada saat sekarang berdasarkan fakta-fakta yang tampak dan bagaimana adanya.

Peneliti akan menggambarkan, meringkas berbagai kondisi, situasi yang

menjadi objek penelitian dan berupaya untuk menarik temuan penelitian itu ke

permukaan sebagai suatu ciri, karakter, sifat, model atau gambaran tentang

kondisi dan situasi dari permasalahan yang akan diteliti.

Menurut Jalaludin Rakhmat (2007:25) penelitian deskriptif memiliki

a. Mengumpulkan informasi aktual secara rinci yang menjelaskan gejala yang

ada.

b. Mengidentifikasikan masalah atau memeriksa kondisi dan praktek.

c. Membuat perbandingan dan mengevaluasi.

d. Menentukan apa yang dilakukan oleh orang lain dalam mengahadapi masalah

yang sama dan belajar dari pengalaman sebelumnya untuk menetapkan

rencana atau keputusan pada waktu yang akan datang.

Melalui penelitian dengan deskriptif kualitatif maka akan diperoleh

gambaran yang jelas dan mendalam mengenai “Manajemen event YGF pada tahun 2015”.

3. Informan

Informan adalah orang yang diwawancarai, diminta informasi oleh

pewawancara. Informan adalah orang yang diperkirakan menguasai dan

memahami data, informasi, ataupun fakta dari suatu objek penelitian (Bungin,

2009:108). Dalam penelitiannya, peneliti menggunakan purposive sampling untuk menentukan subjek atau objek sesuai dengan tujuan. Selain itu dengan

menggunakan purposive sampling dengan pertimbangan pribadi yang sesuai dengan topik penelitian, peneliti memilih unit analisis tersebut berdasarkan

kebutuhannya dan menganggap bahwa unit analisis tersebut representatif (Satori

Karakteristik informan yang dipilih, yaitu:

1. Memiliki pengalaman menjadi panitia atau anggota event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF).

2. Anggota senior, minimal 5 tahun menjadi anggota di komunitas Gayam16.

3. Masih aktif menjadi anggota di komunitas Gayam16 periode 2010-2015.

4. Menjadi pengunjung di event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF).

Pada penelitian ini, peneliti memilih informan komunitas Gayam16 yaitu

manajer festival, manajer keuangan dan manager dari sumber daya manusia

(SDM). Alasan memilih ketiga informan tesebut, karena ketiga tersebut

merupakan tim yang telah dipilih oleh Sapto Raharjo (pendiri komunitas

Gayam16) dan ketiga tersebut telah lama bergabung di komunitas Gayam16.

Peneliti menentukan karakteristik informan yang akan dilakukan wawancara

untuk mendapatkan informasi.

4. Lokasi Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Sekretariat Komunitas Gayam16 Yogyakarta,

di Jalan Mantrigawen Lor nomor 9, Yogyakarta.

5. Teknik Pengumpulan Data

Dalam mengumpulkan data untuk penelitian ini, penulis menggunakan

a. Wawancara

Wawancara merupakan suatu teknik pengumpulan data untuk

mendapatkan informasi yang digali dari sumber data secara langsung melalui

percakapan atau tanya jawab antara pewawancara dan terwawancara dengan

maksud untuk mendapatkan informasi (Satori dan Komariah, 2013:130). Pada

penelitian ini, wawancara dilakukan kepada informan yang telah ditentukan

sebelumnya. Dengan menggunakan teknik wawancara, peneliti dapat memperoleh

data atau informasi untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab antara

pewawancara dan terwawancara yang berhubungan dengan manajemen event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) pada tahun 2015.

Tujuan dilakukan wawancara adalah untuk memahami kondisi-kondisi

spesifik dari informasi yang perlu diketahui dan dipahami (Bungin, 2009:109).

Pada penelitian ini, peneliti menggunakan metode wawancara mendalam.

Wawancara mendalam secara umum adalah proses untuk memperoleh keterangan

untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab dengan bertatap muka antara

pewawancara dengan informan atau orang yang diwawancarai, di mana

pewawancara dan informan terlibat dalam kehidupan sosial yang relatif lama

(Bungin, 2009:108). Jadi dengan menggunakan wawancara mendalam, peneliti

akan mengetahui yang lebih mendalam tentang situasi yang terjadi yang tidak

dapat diketahui dengan teknik pengumpulan data yang lain. Dengan menggunakan

wawancara mendalam akan menjalin keakraban antara peneliti dengan informan,

Pada penelitian ini, peneliti mewawancarai secara langsung dalam bentuk

pertanyaan-pertanyaan yang peneliti telah siapkan sebelumnya dalam bentuk

interview guide. Peneliti bertanya sesuai dengan kebutuhan data atau informasi yang diinginkan. Pada saat wawancara berlangsung, peneliti bertugas untuk

mengontrol informan, agar informan menjawab sesuai dengan pertanyaan yang

telah disiapkan (interview guide).

b. Dokumentasi

Metode ini dilakukan dengan mempelajari serta menggali data sekunder

dari buku-buku, literatur atau arsip laporan yang berhubungan dengan Manajemen

Event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) yang dilakukan oleh Komunitas Gayam16. Data yang diambil dari Komunitas Gayam16 berupa data jumlah

pengunjung yang hadir, perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan strategi promosi

yang dilakukan oleh Komunitas Gayam16. Dalam penelitian ini, peneliti

menggunakan beberapa media dokumentasi yang mendukung untuk mendapatkan

data. Jenis dokumentasi yang dimaksud dalam penelitian ini yaitu data-data yang

dimiliki Komunitas Gayam16 tentang event YGF tahun 2015, berita di media cetak, data dari website resmi Gayam16, foto-foto event YGF tahun 2015 dan buku yang berhubungan dengan kegiatan event.

c. Observasi (pengamatan)

Selain dari metode dokumenasi dan wawancara, observasi merupakan alat

yang dibutuhkan dalam penelitian kualitatif. Bungin (2007:115) observasi atau

menghimpun data penelitian melalui pengamatan dan pengindraan seperti

pendengaran, penciuman, mulut dan kulit.

Pada kegiatan pengamatan dapat dikategorikan sebagai kegiatan

pengumpulan data peneliti apabila memiliki beberapa kriteria sebagai berikut:

1) Teknik pengamatan didasarkan atas pengalaman secara langsung.

2) Teknik pengamatan juga memungkinkan peneliti melihat dan mengamati

sendiri, kemudian mencatat perilaku dan kejadian sesuai dengan kejadian

yang sebenarnya.

3) Pengamatan memungkinkan peneliti mencatat peristiwa dalam situasi

yang berkaitan dengan pengetahuan proposisional maupun pengetahun

yang langsung diperoleh dari data.

4) Menghilangkan keraguan peneliti dan percaya dengan apa yang diamati

(Moleong, 2001:125).

Penelitian ini termasuk dalam observasi tak berstruktur. Observasi tak

berstruktur yaitu tidaklah sepenuhnya melaporkan peristiwa, sebab prinsip utama

observasi ialah merangkumkan, mensistemasikan dan menyederhanakan

representasi peristiwa (Rakhmat, 2007:85). Dengan observasi tak berstruktur

peneliti akan mengamati segala peristiwa yang terjadi di lokasi penelitian,

kemudian dikelola hasil dari pengamatannya.

Dalam penelitian ini, peneliti akan langsung mengamati proses dari

manajemen event YGF yang diselenggarakan komunitas Gayam16 dari perencanaan, pelaksanaan, sampai dengan evaluasi. Hal tersebut akan membantu

peneliti untuk memperoleh data-data secara langsung dilapangan. Selain itu,

peneliti ikut berkumpul dan berinteraksi dengan anggota dari komunitas

Gayam16. Hal tersebut bertujuan untuk menghilangkan ketakutan peneliti, dapat

lebih akrab dan dekat dengan anggota-anggota dari komunitas Gayam16. Peneliti

mencatat lalu mengelola data dari kegiatan yang telah diamatinya sesuai dengan

data yang berhubungan dengan manajemen event YGF tahun 2015.

6. Teknik Analisis Data

Pada penelitian ini, proses selanjutnya setelah pengumpulan data yaitu

degan teknik analisis data. Analisis data merupakan proses dari penyederhanaan

data kedalam bentuk yang mudah dibaca. Menurut Moleong (2001:190) analisis

data dimulai dengan menelaah seluruh data yang telah dikumpulkan melalui

wawancara, catatan dari pengamatan, dokumen pribadi, dokumen resmi dan foto.

1) Pengumpulan Data

Pada pengumpulan data, peneliti melakukan dengan metode

wawancara, dokumentasi dan observasi yang berkaitan dengan penelitian

secara langsung mengenai aktifitas yang berhubungan dengan penelitian.

Seperti wawancara panitia-panitia penyelenggara event YGF, wawancara dengan pengunjung, dokumentasi kegiatan atau aktivitas dari panitia dan

Proses terakhir adalah menarik kesimpulan dari semua informasi

yang telah dikumpulkan dan diolah melalui berbagai teknik yang telah

dijelaskan sebelumnya. Dari pengumpulan data, mencari makna data yang

telah diperoleh dan menyusun data-data kedalam sekretariat Gayam16.

2) Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan, pengkategorian sesuai

dengan yang diteliti seperti planning, organizing, actuating, controlling, pemutusan dan pemusatan pada data yang relevan dengan permasalahan

penelitian. Memasukkan data serta jawaban yang berhubungan dengan

pertanyaan yang telah dibuat peneliti dari beberapa informan yang dipilih.

Dalam reduksi data, peneliti mencari hal-hal yang penting dan berhubungan

dengan penelitian. Membuang yang tidak perlu, agar peneliti tidak

kebingungan dengan yang diteliti. Proses ini dilakukan terus selama

pelaksanaan penelitian.

3) Penyajian Data

Penyajian data merupakan upaya penyusunan sekumpulan informasi

kedalam suatu matrik atau konfigurasi yang mudah dipahami. Konfigurasi

akan memungkin adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan.

Penyajian ini bisa dengan menggunakan matrik, grafik atau bagan dan

rancangan untuk menggabungkan informasi. Fungsi dari penyajian data

yaitu untuk memudahkan dan memahami apa yang terjadi dan

4) Menarik Kesimpulan

Proses terakhir adalah menarik kesimpulan dari semua informasi

yang telah dikumpulkam dan diolah melalui berbagai teknik yang telah

dijelaskan sebelumnya. Dari pengumpulan data, mencari makna data yang

telah diperoleh dan menyusun data-data kedalam suatu informasi yang

mudah dipahami dan ditafsirkan. Data yang terkumpul disusun berurutan,

kemudian dikategorikan sesuai dengan perincian masalahnya. Data tersebut

dihubungkan serta dibandingkan antara satu dengan yang lainnya, sehingga

mudah untuk menarik kesimpulan sebagai jawaban dari permasalahan.

Berdasarkan penjelasan mengenai analisis data dilakukan secara

interaktif dan berlangsung secara terus-menerus sampai tuntas, sehingga datanya

menjadi lengkap. Miles dan Huberman (1992) dalam (Satori dan Komariah,

2013:218) dapat dibagankan sebagai berikut :

Bagan 1.1

Model Interaktif Analisis Data

Pengumpulan data Penyajian data

Reduksi data Menarik kesimpulan/

Sumber : Miles dan Huberman (1992)

7. Validitas Data

Teknik yang digunakan dalam penelitian yang dilakukan di komunitas

Gayam dalam event YGF yaitu memvalidasi data menggunakan teknik triangulasi data. Triangulasi data adalah teknik untuk memeriksa dan membandingkan balik

derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan alat yang

berbeda dalam penelitian kualitatif (Moleong, 2001:178).

Dalam penelitian ini menggunakan teknik yaitu membandingkan data dari

hasil wawancara terhadap informan yang dipilih dengan data hasil dari

pengamatan peneliti. Peneliti berusaha melaporkan hasil dari penelitian sesuai

dengan data yang sesungguhnya diperoleh di lokasi penelitian, sehingga hasilnya

BAB II

Gambaran Umum Yogyakarta Gamelan Festival (YGF)

A. Sejarah Singkat Yogyakarta Gamelan Festival (YGF)

Yogyakarta Gamelan Festival atau yang sering disebut YGF merupakan

festival yang berskala Internasional yang mewadahi pertemuan antara pemain dan

pencinta musik gamelan dari seluruh dunia. Event ini telah diselenggarakan selama 21 tahun. YGF hadir di masyarakat sejak tahun 1995, YGF lahir dari

keresahan Sapto Raharjo, karena musik gamelan mulai dilupakan dalam

kehidupan masyarakat sehari-hari. Selain itu penyebabnya YGF diselenggarakan

adalah untuk menghilangkan pikiran negatif terhadap musik gamelan, gamelan

diidentikan dengan musik kuno untuk orang tua dan mistis, sehingga generasi

muda tidak ingin mempelajari musik tradisional yaitu gamelan

(http://www.gayam16.com/2016/06/30/62/, diakses pada tanggal 30 Juli 2016 jam

14.00 WIB).

Gamelan dianggap tidak cocok dengan musik anak muda, yang digemari

anak muda adalah musik-musik dari luar negeri. Masyarakat lebih bangga

terhadap budaya asing, sehingga eksistensi musik gamelan mulai terkikis.

Sementara itu, gamelan mulai merambah dan mendapatkan tempat dihati pencinta

musik negara lain, sehingga gamelan dicintai negara lain daripada negara kita

sendiri yaitu Indonesia.

Keresahan yang dirasakan Sapto Raharjo seorang musisi dan maestro

event YGF digelar dan menandai lahirnya tempat atau wadah bagi eksistensi gamelan untuk dikenal di 36 negara. Semenjak berdirinya event YGF, YGF menjadi tempat berkumpul, berkomunikasi dan berinteraksinya para pemain

gamelan dan pencinta gamelan. Dengan diselenggarakan event ini diharapkan musik gamelan tetap dilestarikan dan berkontribusi terhadap gamelan

(http://www.gayam16.com/2016/06/30/62/, diakses pada taggal 30 Juli 2016 jam

15.00 WIB).

Penyelenggaraan event YGF setiap tahun dilakukan di tempat yang berbeda-beda yaitu Pasar Ngasem, Taman Budaya Yogyakarta (TBY) dan PKKH

UGM. YGF memiliki tagline “The Internasional Gathering of Gamelan Players and Gamelan Lovers”.

B. Penyelenggaraan Event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF)

Event YGF tahun 2015 tidak hanya menampilkan dari dalam negeri Indonesia yaitu Jambi, Solo, Klaten, Bandung, Madiun dan Yogyakarta, nemun

mampu menampilkan para pemain gamelan dari luar negeri yaitu USA, Tuban,

Gambar 2.1

1. Penampilan dari Kota Yogyakarta

(Sumber: Dokumentasi pribadi, tahun 2016)

Gambar 2.2

2. Penampilan dari Philipina

Gambar2.3

3. Kolaborasi semua pemain gamelan dan penonton

(Sumber: Dokumentasi pribadi, tahun 2016)

C. Lokasi Komunitas Gayam16

Sekretariat Komunitas Gayam16

Alamat : Jalan Mantrigawen Lor nomor. 09, Yogyakarta.

Telpon : 085100477717

Email : www.yogyakartagamelanfestival.org

D. Filosofi Nama dan Logo Komunitas Gayam16

Komunitas Gayam memiliki logo atau lambang yang menjadi ciri khas.

citra sebuah komunitas. Logo memiliki pengaruh yang besar terhadap citra

komunitas Gayam16. Berikut adalah logo dari komunitas Gayam16:

Gambar 2.4

Logo Komunitas Gayam16

(Sumber: Komunitas Gayam16 Yogyakarta, tahun 2016)

Komunitas Gayam16 merupakan komunitas yang menjadi rumah atau

tempat berkumpulnya gamelan players dan gamelan lovers. Komunitas Gayam16 terlahir dari ide Sapto Raharjo maestro gamelan yang berasal dari Yogyakarta.

Sapto Raharjo ingin mengkolaborasikan pemain dan pencinta gamelan di seluruh

dunia dalam pertemuan tahunan, pertukaran ide-ide, mengembangkan budaya

tradisional di Indonesia dan menciptakan pengalaman musik yang baru dengan

gamelan (http://www.gayam16.com/p/gayam16.html, diakses pada tanggal 30 Juli

2016 jam 14.00 WIB).

Aktivitas komunitas Gayam16 yaitu memproduksi event tahunan yaitu Yogyakarta Gamelan Festival (YGF). Selain itu beberapa kegiatan kebudayaan

lainnya seperti Gamelan On The Street, Gamelan Gaul, Gamelan Road to School, Grebeg Gamelan dan lain-lain.

E. Tujuan Komunitas Gayam16

Adapun beberapa tujuan atau alasan didirikannya Komunitas Gayam16,

yaitu:

1. Untuk mensosialisasikan apa yang telah dikerjakan Sapto Raharjo. Sebagai

seorang musisi yang konsen pada gamelan kontemporer, komunitas

Gayam16 hadir untuk mengembangkan apa yang telah ditekuni oleh Sapto

Raharjo.

2. Untuk memperkenalkan dan meregenerasikan gamelan kepada anak muda.

Hal ini dilakukan agar gamelan tetap terjaga dan dicintai oleh anak muda

(Sumber : Komunitas Gayam16 Yogyakarta, tahun 2016).

F. Yogyakarta Gamelan Festival (YGF)

Event YGF setiap tahun memiliki poster yang berbeda-beda tujuannya untuk mempromosikan acara, untuk masyarakat hadir pada waktu yang telah

ditentukan oleh komunitas Gayam16. Selain poster event YGF memiliki visi, misi dan tujuan. Adapun poster tahun 2015 sebagai berikut:

Gambar 2.5

Poster YGF tahun 2015

(Sumber: Komunitas Gayam16 Yogyakarta, tahun 2016)

Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) memiliki beberapa visi,misi dan

strategi untuk menjelaskan tujuan diselenggarakan event YGF , yaitu:

1. Visi

Menggagas kehidupan seni gamelan yang dinamis, selalu menyelaraskan

diri dengan jaman tanpa harus kehilangan latar belakang budayanya dan saling

2. Misi

Menciptakan dan mengelola media yang secara kontinyu menjadi

sarana berkumpul, berkomunikasi dan berinteraksi bagi para pencinta seni

gamelan dan membantu mereka yang sedang mempersiapkan masa depan

untuk terlibat dalam dunia seni gamelan maupun yang akan menguatkan

potensi yang sudah dimiliki dalam berbagai bentuk kegiatan.

3. Strategi Internal

a. Mengelola fasilitas dan sumber daya manusia untuk penyelenggaraan

festival gamelan.

b. Memperluas wawasan sumber daya manusia dalam komunitas yang

berfungsi sebagai kawan berproses masyarakat seni gamelan lainnya.

c. Meningkatkan ketrampilan masing-masing sumber daya manusia dan

selalu inovatif dalam mengelola festival dan kegiatan seni gamelan.

4. Strategi Eksternal

a. Mengelola penyelenggaraan festival gamelan dengan skala global

secara dinamis dan berkesinambungan.

b. Mengelola komunitas pencinta gamelan dalam kebersamaan, untuk

bisa saling mendukung aktivitas.

c. Mengelola jaringan bisnis yang terkait dengan seni gamelan dalam

konteks saling menguntungkan.

e. Selalu menyuarakan keberadaan seni gamelan baik dalam skala lokal,

nasional dan internasional.

G. Grand Design Yogyakarta Gamelan Festival (YGF)

Sejak dibentuknya event YGF oleh Sapto Raharjo. Yogyakarta Gamelan Festival (YGF) selalu berusaha mengembangkan diri semakin baik dari waktu ke

waktu. Tahun 2005, komunitas Gayam16 membentuk rangkain dari grand design yang menjadi sumber inspirasi pada setiap penyelenggaraan YGF. Grand design yang di bentuk adalah 5W+2H, terdiri dari:

Gambar 2.6

Grand Design Yogyakarta Gamelan Festival (YGF)

1.Who (Siapa), YGF tahun 1995 – 2004

Siapa saja dapat memainkan dan menikmati gamelan. Hal ini bisa dilihat

melalui rentang usia penampil di YGF yang sangat bervariasi mulai dari

anak-anak hingga usia lanjut. Setiap grup bisa tampil sesuai dengan pemahamannya

masing-masing terhadap musik gamelan. Dari sini, tercapai sudah Grand Design

Who sebagai tujuan dari pelaksanaan YGF 1995-2004. Disinilah YGF tumbuh

diantara pluralism budaya nusantara, budaya dunia dan kemajuan jaman.

2.What (Apa), YGF tahun 2005 – 2006

What is Gamelan? “Gamelan is a spirit, not an object, the instruments are just the medium” –Sapto Raharjo. Sebagai sebuah spirit, gamelan dapat mewujud dan menjadi entitas karya yang beragam. Gamelan adalah perwujudan

seni dalam seperangkat ensembel musik yang mempunyai filosofi serta mampu

tumbuh dan berkembang. Gamelan mampu berakulturasi dengan berbagai jenis

aliran musik diseluruh dunia. Tidak hanya dipandang sebagai sekedar alat musik,

gamelan memiliki filosofi yang mengedepankan harmonisasi.

3.Where (Dimana), YGF tahun 2007 – 2008

Gamelan everywhere, Gamelan melintas batas ruang dan waktu. YGF mempertemukan gamelan dengan beragam seni dan budaya dari berbagai penjuru

dunia. YGF dimeriahkan oleh keunikan seni budaya masyarakat penghuni hutan

dari Morowali Sulawesi Tengah. Ada juga ‘Gamelan Plesetan’ yang berupa

Amerika. Gamelan didengarkan dan dimainkan kembali dimana saja, bukan hanya

dalam konteks budaya, namun juga dalam konteks pendidikan dan industri.

4.When (Kapan), YGF tahun 2009 – 2010

Gamelan anytime, gamelan yang dinamis dan dapat mengikuti perkembangan jaman. Gamelan bisa dimainkan kapan saja. Dalam hal ini,

gamelan bisa dimainkan dan melebur dengan segala jenis musik yang sedang

“tren” pada setiap masa/waktu Gamelan harus lebih sering meningkatkan

frekuensi kemunculannya dalam benak generasi jaman sekarang. Gamelan diajak

untuk mendekatkan diri pada gaya hidup generasi jaman ini seperti fashion dan

social media. Untuk memenuhinya, diadakanlah gaung gamelan.

Sapto Rahardjo bekerja sama dengan para pengampu pemerintahan

setingkat bupati (4 kabupaten dan 1 Kotamadya) untuk meminta warganya di

setiap kecamatan untuk memukul gong atau membunyikan gamelan secara

bersama-sama pada jam yang sudah disepakati. Melalui beberapa stasiun radio,

gaung gamelan diserukan secara bersamaan selama 30 detik. “Gamelan masa

kini” karya Sapto Raharjo yg sudah digubah oleh Ari Wulu bergaung di segenap

ruangan, di mobil, di toko-toko, di pasar-pasar, di kantor-kantor, atau dimanapun

kita berada. 2009 adalah tahun yang penuh makna bagi perjalanan YGFkarena

harus rela “ditinggalkan” penggagasnya untuk selamanya, yaitu Sapto Raharjo.

Setelah tahun 2009, YGF berjalan tanpa bimbingan alm. Sapto Raharjo.Tapi YGF

akan dilanjutkan dan dikembangkan sesuai dengan situasi dan sejalan dengan

5. Why (Mengapa), YGF tahun 2011 - 2012

Mengapa kita harus bangga dan cinta gamelan? Gamelan can be as a Therapy for life. Therapy for Life disini bermaksud menyampaikan musik Gamelan dapat menjadi sarana yang membantu manusia untuk memperbaiki

hidup. Dari Gamelan kita bisa belajar tentang sebuah filosofi hidup, spirit

kebersamaan, merangkul perbedaan, saling menghormati. Gamelan dapat

menjadi terapi untuk menuntun manusia kembali ke kehidupan yang

harmonis. Mengapa Gamelan? YGF juga mengajak kita untuk kembali

berdialog dengan diri kita masing-masing atas pilihan-pilihan yang dibuat.

Mengapa Gamelan? Sebuah pertanyaan yang berakar dari, “mengapa

seseorang rela meluangkan waktu untuk menghadiri pementasan gamelan?”

Serta pertanyaan “mengapa sebuah komunitas bersusah payah untuk

menyelenggarakannya setiap tahun?”. Ini adalah sebuah upaya untuk

menggali esensi mengenai bagaimana keberadaan YGF yang memiliki ruang

istimewa tersendiri dari para penikmatnya. Sebab, ada kalanya kita berupaya

untuk mencari alasan atas sebuah pilihan yang kita lakukan.

6.How (Bagaimana), YGF tahun 2013 – 2014

“…Ready and has to be Married…” Spirit How adalah “must have been married”. Maksud dari “Must have been married” ini adalah, Gamelan sudah seharusnya menyatu dengan jiwa bangsa kita. Kita adalah bangsa pewaris

kesenian gamelan ini. Kita sudah tau bahwa gamelan mempunyai spirit dan

sepantasnya kita para pewaris juga memiliki spirit itu dalam kehidupan kita

sehari-hari. Spirit budaya gamelan harus sudah ada di keseharian jiwa kita,

dalam darah kita sebagai bangsa yang berbudaya luhur. Sekarang adalah

saatnya untuk mencintai dan mengapresiasi karya seni bangsa sendiri. Jangan

dulu terlalu menggebu-gebu untuk melestarikan. Coba kenali dulu, kemudian

mulailah mencintai, dan kemudian dengan sendirinya kita akan menemukan

alasan mengapa karya seni tradisional warisan leluhur ini patut dibanggakan

dilestarikan, dikembangkan, dan diperdengarkan ke seluruh pelosok dunia.

Melalui pelaksanaannya di tahun-tahun sebelumnya, YGF telah

memberikan berbagai pengetahuan melalui spirit berbeda-beda yang dibawa setiap tahunnya. Para pemain dan penikmat gamelan diajak berproses

bersama melalui festival ini dengan pengenalan gamelan mulai dari Who, What, Where, When, dan Why. Setelah mengenalnya, kemudian diharapkan bahwa semangat gamelan akan mulai tumbuh dan itulah yang diinginkan dari

semangat YGF tahun ini bahwa setelah perkenalan pada tahun-tahun

sebelumnya, gamelan “must have been married” dengan kita semua bangsa pewarisnya, bahkan masyarakat luar negeri. Setiap jaman punya peradaban.

Kemajuan di setiap jaman tetap bisa berlangsung tanpa harus meninggalkan

7.Howgh, tema tahun 2015

Tahun 2015 YGF memiliki tema yaitu Howgh. Howgh merupakan

puncak dari grand design yang telah dibuat Sapto Raharjo dan puncak dari keberhasilan event YGF yang telah diselenggarakan selama 20 tahun. Grand design HOWGH merupakan teriakan orang suku Inida atas keberhasilan dari peperangan. Hubungan dengan grand design dengan komunitas Gayam16 tersebut adalah karena YGF sudah diselenggarakan selama 21 tahun dan

punya keberhasilan mereka dengan diadakan event YGF ini masyarakat lebih peduli dengan gamelan.

H. Struktur Organisasi Komunitas Gayam16

Komunitas Gayam memiliki struktur organisasi untuk mengatur

anggota-anggota dari komunitas Gayam16, menyusun kegiatan yang akan

dilakukan selama satu tahun kedepan. Adapun struktur organisasi di

Tabel 2.1

Struktur Komunitas Gayam16

(Sumber: Komunitas Gayam16 Yogyakarta, tahun 2016)

Dalam komunitas Gayam16 hanya memiliki ketua, sekretaris, dan

bendahara. Pemilihan ketua, sekretarias, dan bendahara telah dirundingkan dan

disepakati bersama dengan para anggota komunitas Gayam16. Ketiga yang

terpilih memiliki tanggung jawab untuk selalu menjaga nama baik dari komunitas

Gayam16.

SEKRETARIS Bagus Ariyanto

KETUA Ishari Sahida

BENDAHARA Desyana Wulani Putri

I. Struk tu r Organis a si Yo gyak arta Ga melan Festi val (YGF) Tahun 201 5

Ga mba r 2.7

Struk tu r O rgani sasi tahun 20 15

(Sumber: Komunitas Gayam16 Yogyakarta, tahun 2016)

J. Job Desk Panitia YGF 2015

Adapun job desk dari setiap manager sebagai berikut: 1. General Manager / Manajer Festival

b. Merencanakan kegiatan yang akan dilakukan, mengontrol dan

bertanggung jawab terlaksananya event YGF.

2. Finance Manager / Keuangan

a. Mengatur, mengelola dan bertanggung jawab pada pemasukan dan

pengeluaran dari penyelenggaraan event YGF.

b. Bertugas untuk mencarisumber dana dari luar (donatur).

c. Memegang seluruh bukti pengeluaran dana dari event YGF

d. Sebagai pembuat kebijasakan serta keputusan atas masalah yang muncul

berkaitan dengan keuangan dari event YGF.

3. Education & Entertainment Manager

a. Bertanggung jawab langsung pada event YGF.

b. Mempersiapkan program hiburan untuk event YGF yang akan diselenggarakan.

c. Membuat kontrak kerjasama dengan pengisi acara YGF.

4. Human Resources & Development Manajer

a. Menjalin hubungan yang baik dengan para komunitas gamelan.

b. Mengatur dan mendata komunitas yang akan mengisi event YGF.

5. Program Director

Lampiran 3

Hasil Observasi Peneliti

Penelitian event Yogyakarta Gamelan Festival (YGF), peneliti melakukan observasi dengan melihat langsung kegiatan yang dilakukan oleh komunitas Gayam16. Lokasi yang dilakukan observasi oleh peneliti yaitu sekretariat komunitas Gayam16 yang beralamat di Jalan Mantrigawen Lor No. 9 Yogyakarta dan pusat kebudayaan UGM lokasi penyelenggaraan event YGF tahun 2016. Sekre tersebut merupakan tempat latihan bermain gamelan, tempat berkumpulnya anggota dan tempat rapat dari komunitas Gayam16. Komunitas Gayam16 bersifat terbuka, sehingga siapa saja yang ingin bermain gamelan dan bertukar pikiran dapat datang ke sekre.

Peneliti melakukan observasi selama delapan kali dengan melakukan wawancara dengan membuktikan dengan melihat kegiatan yang terjadi di sekre dan melakukan observasi langsung dengan datang ke event YGF tahun 2016. Berdasarkan dari hasil pengamatan yang dilakukan oleh peneliti, YGF melakukan kumpul rutin setiap hari jumat dengan latihan menari dan bermain musik gamelan. Selanjutnya setelah latihan adanya rapat untuk membahas evaluasi event sebelumnya dan perencanaan event untuk tahun selanjutnya. Akan tetapi rapat rutin tersebut tidak seluruh manager tim tujuh hadir, karena kesibukan masing-masing. Untuk evaluasi besar harus dihadiri oleh seluruh tim tujuh, panitia event dan volunteer. Pada pelaksanaan peneliti mengamati kerja dari seluruh panitia, masing-masing panitia dan volunteer bekerja sesuai dengan job desk yang telah ditentukan. Koordinasi antara panitia dilakukan oleh setiap divisi, hal yang kurang adalah mengontrol duduk penonton sehingga masih ada beberapa penonton yang tidak kebagian tempat duduk. Selain itu fasilitas yang menjual makanan dan minuman masih kurang, sehingga penonton sulit untuk mendapatkan minum. Hal yang menarik dari pelaksanaan event adalah dengan menyusun acara yaitu berselang-seling menampilkan gamelan yang pertama pemain Indonesia, kemudian pemain dari luar negeri. Setiap akhir pelaksanaan adanya kolaborasi antara peserta pemain gamelan dan penonton. Hal tersebut dilakukan secara spontan dengan ketukan irama yang berbeda-beda. Penonton setelah menyaksikan event di ucapakan terimakasih oleh para panitia, hal tersebut menunjukkan keramahan dari para panitia.

Lampiran 4

Gamelan Community

Lam piran 5

O R G A N I Z A T I O N C H A R T

2 0t h Y O G Y A K A R T A G A M E L A N F E S T I V A L 2 0 1 5

Update: 4 Juli 2015, 19:42

Steering Committee

Gamelan Hangeka Buwana

Volunteer Rana Dita Rianti Bramanda Prastomo

Rizki Nur W. Documentation

Officer

Awan Satrianto S

Staff B. Delly Resmoyo

Helmy Riyadi Gatot Setiawan Bustanil Arifin Agung Putranto Benny Richard Volunteer Amarawati Ayuningtyas Erni Maria Angreini

Staff Danang C N Ovie Ermawati Bernhard Awuy Albertus Eko Publicity Officer Diendha Febrian Volunteer

Hana Yasmin Z Wasono Hadi Ade Dwi Irjayanti

Staff Afif N Jafar S Adiprana Reza

Gendra Wisnu B

Exhibition Officer

Heru Fajar F

Staff

Aziz Rifkiyanto Ratmaji Jangkung Putra P Mardian Bagus P

Andy Nugraha Ari Kancil

Volunteer

Puji Sasminto H Wening Krenawati

M. Kasyfi Fitra Alfii Frihasta Annisa R. Narwienda

Rosafine Irene Andryan Ade Kurnia

Concert Officer Yanuar Dananjaya Staff Alia Rosida Eltanina Ulfameytalia Disza Novatria Bowo Volunteer Reza Cahya Nugraha Liaison Officers Officer Lanoke Intan P

Staff Harliansyah NDK Bawaningrum S Hepi Berlina Salim Firdaus Volunteer

Ruth Destia C. Rasyid Alihuda K. Ardhea Puspitarahma

Merchandise Officer

Volunteer

Indar Masruri K.H. Chandra Dianing Putri Wida Sangganingrum Yanita Mediana Staff Merina Chandra Lintang Rosa Septiana

Food & Beverages Officer

Julian Putranto

Volunteer

Febrina Kartikasari A. Fila Urfan

Staff

Tomy Hutomo M

Transportation & Accommodation Officer

Deddy Reza Maretha

Program Director

Ishari Sahida

Volunteer

Alfonsus Kurniawan A. Aida Nurul Hadiah Yoga Cahya Dewangga

Nindita Christy Rosari P. Lucciane Kartika Adi

Stefanus Edwin W. Andahudin Yusuf Antonio Bagus P. Arief Fajar Ash S. Y. Galih Hendawan

Sandra Mustika N. Rizka Arichma

Staff

Hana Permata H Lingga Tristiyan Prasetya Yudha Ageng Area Officer Tegar Febrian

Human Resources & Development Manager

Setyanto Prajoko

Educational & Entertainment Manager

Sari Utami Haryaningtyas, S.T

Finance Manager

Desyana Wulani Putri, S.E

General Manager

Setyaji Dewanto

Operational & Area Manager

Bagus Ariyanto S. N.

Program Director Assistant

Sani Widowati, SPsi

Volunteer

Fitri Aryati Ayushi Vig Veronica N.I. Natasha Putri D.

S e c r e t a r i a t Mikael Yogie Hudioro

Gratia Wisung

Staff

Volunteer

Aulia Bekti K.M. Putri Wulan Sari Stefanus Sylvian R.

Workshop Officer