Pengorganisasian atau pembentukan panitia event Yogyakarta Gamelan
109
sesuai dengan jenis event yang dilakukan. Selain itu dalam pembentukkan panitia diperlukan koordinasi dengan panitia lain.
Koordinasi yang baik menurut Noor 2009:104 bahwa dalam merencanakan event memiliki banyak keuntungan, termasuk didalamnya
koordinasi yang baik antara anggota panitia tetap berfokus pada ide yang ditampilkan, berfikir kedepan sebagai alat kontrol yang efektif untuk kemajuan
pelaksanaan event. Dalam penyelenggaraan event komunitas Gayam16 memiliki keuntungan penonton yang hadir bukan hanya wisatawan lokal tapi hingga
mancanegara dan gamelan semakin dikenal oleh seluruh dunia. Koornidasi yang baik dengan melakukan rapat rutin sebelum diselenggarakan event YGF di
sekretariat Gayam16 dan koordinasi antara panitia saat pelaksanaan event dengan saling memberikan informasi dari situasi yang terjadi.
Berdasarkan hasil dari wawancara, untuk membentuk tim atau panitia yang solid dan loyal pada YGF, dibutuhkan saling memahami antara panitia,
menghilangkan egois, sehingga jika terjadi masalah dapat segera diselesaikan dan tidak merambat menjadi masalah yang besar yang berdampak buruk pada event
yang akan diselenggarakan. Sedangkan menurut Goldblatt dalam Pudjiastuti 2010:38 koordinasi special event memerlukan keahlian agar menjadi acara yang
sukses dan kemudian dapat mengangkat citra perusahaan, oleh karena itu koordinasi yang baik perlu dilakukan kepada seluruh pihak yang terlibat pada
event agar semua dapat saling bekerjasama dan berjalan sesuai tujuan bersama.
110
Hasil dari wawancara menjelaskan pada event YGF Sapto Raharjo membentuk tim tujuh manager seperti manager festival, manager keuangan,
manager ilmu teknologi, manager publikasi, manager sumber daya manusia, manager komunitas, manager ekonomi dan staff dibawah manager. Masing-
masing dari manager memiliki tugas dan pemahaman yang berbeda-beda. Selain dari manager YGF mengadakan open recruitment oprec untuk volunteer. Oprec
diadakan setiap dua tahun sekali. Calon volunteer akan dites oleh komunitas Gayam16. Oprec volunteer yang terbuka yaitu mengadakan tes wawancara,
tertulis, pelatihan dan akan dites kembali. Selain itu oprec volunteer tertutup, Gayam16 akan memilih calon volunteer dengan memilih dari teman-teman yang
ada di komunitas Gayam16. Dalam hal pembentukan panitia untuk event YGF komunitas Gayam16
sesuai dengan teori yang berkaitan. Dalam hal pembentukan panitia dan kepemimpinan, YGF membentuk struktur organisasi yang terdiri dari tim tujuh
manager, staff dibawahnya dan memberikan peluang masyarakat untuk dapat berpartisipasi menjadi panitia dengan oprec volunteer. Menurut Wibowo 2013:
68 suksesnya sebuah event tidak lepas dari kerja keras dari beberapa orang kreatif yang tergabung dalam sebuah tim atau panitia. Bisa mengemas acara dengan
menarik, sehingga penonton yang datang untuk menyaksikan event dapat menikmati. YGF mengemas event dengan menggadakan kolaborasi antara
penonton, pemain dari Indonesia dan pemain gamelan dari luar negeri disetiap akhir acara. Hal tersebut bertujuan untuk menjalin komunikasi yang baik antara
penonton dan pemain gamelan. Untuk menyelenggarakan event yang besar seperti
111
YGF dibutuhkan orang yang banyak untuk terlibat dan saling bekerjasama untuk kesuksesan event.