Peran Public Relations Dalam Organisasi Perpustakaan dan Manfaatnya Bagi Perpustakaan

(1)

P

E

R

A

N

P

U

B

L

I

C

R

E

L

A

T

I

O

N

S

D

A

L

A

M

L

E

M

B

A

G

A

P

E

R

P

U

S

T

A

K

A

N

D

A

N

M

A

N

F

A

T

N

Y

A

B

A

G

I

P

E

R

P

U

S

T

A

K

A

N

MAKALAH

Oleh :

MURNIATY, S.SOS.

NIP : 19690410200112 2 001

Pustakawan Pada Perpustakaan dan Sistem Informasi USU

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

(2)

KATA PENGANTAR

Syukur alhamdulillan Penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat RahmatNya Penulis dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Peran

Public Relations Dalam Organisasi Perpustakaan dan Manfaatnya Bagi

Perpustakaan” ini dengan baik. Makalah ini penulis tulis untuk mengetahui jawaban dari berbagai pertanyaan yang muncul dalam benak penulis seperti : bagaimana peran Public Relations (PR) dalam lembaga perpustakaan dan apa manfaat dari keberadaan Public Relations (PR) tersebut di perpustakaan. Perlukan sebuah perpustakaan memiliki seorang/bagian Public Relations (PR) ? Semua pertanyaan di atas penulis coba berikan jawabannya dengan menguraikan beberapa teori tentang Public Relations (PR) dikaitkan dengan tugas-tugas pustakawan dalam bidang perpustakaan.

Akhir kata, tiada gading yang tak retak. Tiada manusia yang sempurna. Kesempurnaan hanya milik Allah. Mohon maaf kepada seluruh pembaca atas kekurangan yang terdapat pada tulisan ini.

Wassalam Penulis, Murniaty, S.Sos.

(3)

DAFTAR ISI

Halaman

Kata Pengantar ……… i

Daftar Isi ……….... ii

1. Pendahuluan ……… 1

2. Pengertian dan Fungsi Public Relations……… 2

3. Fungsi Public Relations di Perpustakaan...………... 4

4. Media Komunikasi Public Relations (PR) di Perpustakaan..………… 7

5. Peran Public Relation (PR) di Perpustakaan dan Manfaatnya Bagi Perpustakaan ... 8

6. Penutup ………... 14

(4)

PERAN

PUBLIC RELATIONS

_{(PR) DALAM LEMBAGA}

PERPUSTAKAAN DAN MANFAATNYA BAGI

PERPUSTAKAAN

Oleh : Murniaty S.Sos.

Pustakawan Muda Pada Perpustakaan USU

1. Pendahuluan

Rendahnya minat masyarakat berkunjung ke perpustakaan merupakan sebuah isu yang masih sering kita dengar akhir-akhir ini. Pada akhirnya para pengelola perpustakaan/pustakawan selalu mengkambing hitamkan kurangnya dana, minimnya koleksi, minimnya sarana dan fasilitas perpustakaan yang menjadi penyebab rendahnya minat tersebut. Terkadang mereka lupa atau bahkan melupakan bahwa sering terjadi hubungan yang kurang harmonis antara perpustakaan dengan masyarakat penggunanya, sehingga hal inilah yang terkadang menyebabkan keengganan masyarakat untuk berkunjung dan mengakses layanan perpustakaan.

Keengganan masyarakat untuk datang ke perpustakaan juga dapat disebabkan karena kurangnya publikasi dari perpustakaan kepada masyarakat mengenai apa itu perpustakaan, jasa apa saja yang diberikan, dan manfaat apa yang dapat diperoleh dengan berkunjung ke perpustakaan. Kurangnya publikasi ini dapat menimbulkan persepsi yang salah tentang perpustakaan. Persepsi bahwa perpustakaan hanyalah tempat bagi orang-orang yang haus akan informasi, seperti para ilmuwan, pelajar, dosen dan mahasiswa, sehingga mereka yang tidak termasuk dalam golongan ilmuwan, pelajar, dosen dan mahasiswa enggan untuk datang ke perpustakaan. Padahal saat ini informasi sebenarnya sudah menjadi kebutuhan bagi semua orang. Untuk membangun sebuah perpustakaan yang moderen dibutuhkan dana yang besar. Akan tetapi dana yang besar tadi hanya akan terbuang percuma jika hal tersebut tidak dibarengi oleh optimalisasi pendayagunaan perpustakaan termasuk tingginya minat pengguna yang mengakses perpustakaan.

Masalah ini harus segera dicarikan solusinya. Jika tidak maka perpustakaan akan semakin jauh dari masyarakat. Padahal eksistensi sebuah

(5)

perpustakaan terletak pada banyaknya pengguna yang memanfaatkan perpustakaan, dalam hal ini masyarakat umum. Atau mungkin resiko terburuk adalah pengguna akan meninggalkan perpustakaan dan menggunakan media lain untuk mencari informasi yang dibutuhkan. Indikasi ini sudah terlihat dari menjamurnya warung-warung internet yang tidak pernah sepi dari pengunjung dan ini bertolak belakang dengan minat kunjungan masyarakat ke perpustakaan.

Berdasar pada latar belakang inilah penulis akan mencoba menguraikan bagaimana peran Public Relations (PR) dalam lembaga perpustakaan dan apa manfaat dari keberadaan Public Relations (PR) tersebut di perpustakaan. Perlukan sebuah perpustakaan memiliki seorang/bagian Public Relations (PR) ?

2. Pengertian dan Fungsi

Public Relation

_(PR)

Onong Uchyana Effendy dalam bukunya Kamus Komunikasi mendefenisikan Public Relations (PR) sebagai berikut: “Komunikasi dua arah secara timbal balik antara suatu organisasi dengan publiknya atau khalayaknya, baik publik intern maupun publik ekstern dalam rangka mendukung fungsi dan manajemen dari organisasi tersebut, dengan meningkatkan pembinaan kerjasama, yang dilandasi atas asas saling pengertian dan saling memahami (Effendy, 2002: 24). Berdasarkan pada defenisi ini maka pengertian Public Relations (PR) mengandung makna :

1. Public Relations (PR) merupakan kegiatan komunikasi dalam suatu

organisasi yang berlangsung dua arah secara timbal balik (two way traffic

reciprocal communication). Hal ini berarti bahwa pada jalur pertama

komunikasi berbentuk penyebaran informasi dari organisasi kepada publik. Pada jalur kedua komunikasi berlangsung dalam bentuk penyampaian tanggapan atau opini publik (public opinion) dari publik kepada organisasi tadi. dan perpustakaan harus melakukan pengkajian, apakah informasi yang disebarkan kepada pengguna diterima, dipahami, dan dimanfaatkan. Evaluasi perlu dilakukan sebagai bahan perencanaan kegiatan yang akan datang.

(6)

2. Fungsi Public Relations (PR) melekat pada proses manajemen. Eksistensi

Public Relations (PR) sebagai kelembagaan komunikasi dalam perpustakaan

berfungsi untuk menunjang upaya manajemen dalam mencapai tujuan yang

ditetapkan. Prosesnya berlangsung melalui tahap Perencanaan (Planning),

Pengorganisasian (Organizing), Penggerakan (Actuating), dan Pengendalian

(Controlling), serta dilengkapi dengan rumus Six M (Man, Materials, Machines, Methods, Money dan Markets). Dalam hal ini, kegiatan Public

Relations (PR) di perpustakaan difokuskan untuk menangani komunikasi

antarmanusia yang ada di dalam dan di luar lembaga perpustakaan tersebut.

3. Sasaran kegiatan Public Relations (PR) adalah publik perpustakaan, baik

internal maupun eksternal, untuk menciptakan dan memelihara hubungan yang harmonis antara lembaga dan publik di dalam dan di luar lembaga perpustakaan.

4. Dalam operasionalnya, Public Relations (PR) harus membina hubungan yang

harmonis dan mencegah terjadinya hambatan psikologis. Oleh karena itu,

Public Relations (PR) harus memiliki sikap menyenangkan (favorable), itikad

baik (goodwill), toleransi (tolerance), saling pengertian (mutual

understanding), saling mempercayai (mutual confidence), saling menghargai (mutual appreciation), dan citra baik (good image).

Jadi dalam menjembatani hubungan antara satu perpustakaan dengan perpustakaan lainnya, ataupun dengan publik pendukungnya baik publik intern maupun publik ekstern, dibutuhkan suatu badan atau fungsi yang dapat menciptakan komunikasi yang efektif dan harmonis di antara mereka. Public

Relation (PR) adalah suatu badan atau fungsi yang tepat untuk menciptakan,

memelihara, dan meningkatkan hubungan yang harmonis dalam mencapai kerjasama yang baik bagi sebuah lembaga perpustakaan.

Kondisi dimana hubungan antara perpustakaan dan masyarakat berjalan kurang harmonis dapat berpengaruh terhadap motivasi masyarakat dalam mengakses perpustakaan, tentunya hal ini sangat ironis. Ketika perpustakaan

(7)

umum dibangun sebagai salah satu sarana untuk mewujudkan cita-cita bangsa yaitu mencerdaskan kehidupan bangsa, tetapi kenyataannya masyarakat sebagai objek layanan perpustakaan yang akan dicerdaskan justru jauh dari perpustakaan. Lalu bagaimana cita-cita ini terwujud ?

Salah satu solusi yang dapat diambil untuk memecahkan masalah ini adalah dengan menerapkan prinsip Public Relations (PR) dalam pengelolaan perpustakaan. Istilah Public Relations (PR) atau di Indonesia lebih populer dengan nama Hubungan Masyarakat (Humas), merupakan fungsi manajemen untuk mengevaluasi opini publik dari kebijakan yang diterapkan oleh perpustakaan dengan tujuan agar kebijakan yang dihasilkan benar-benar bermanfaat bagi publik perpustakaan sehingga tercipta hubungan yang harmonis dan saling mendukung di antara keduanya. Di mana kegiatan ini dilakukan secara berkesinambungan dan terencana.

Publik dalam defenisi di atas adalah pihak-pihak yang berkepentingan terhadap perpustakaan. Publik perpustakaan ini dapat dibedakan menjadi dua, yaitu internal publik (public intern) yaitu pimpinan perpustakaan beserta stafnya/pustakawan perpustakaan dan yang kedua adalah eksternal publik

(public extern) yaitu para pengguna/pengunjung perpustakaan. Dukungan dari

kedua jenis publik ini diperlukan untuk menentukan kelangsungan dan kedudukan perpustakaan.

Bagian ataupun individu yang menjalankan fungsi Public Relations (PR) di perpustakaan memiliki peran sebagai mediator dalam komunikasi antara perpustakaan dengan publiknya, sekaligus menjadi penasihat bagi pihak pengelola perpustakaan berdasarkan masukan yang diterima dari publik.

3. Fungsi

Public Relations

_{(PR) di Perpustakaan}

Jika dilihat dari fungsinya maka fungsi Public Relations (PR) dalam suatu organisasi dipengaruhi oleh jenis organisasi dan tujuan dari organisasi tersebut. Dengan demikian maka fungsi Public Relations (PR) yang diterapkan dalam suatu lembaga dengan lembaga lainnya juga akan berbeda.

(8)

Fungsi Public Relations (PR) dalam lembaga perpustakaan tentunya akan berbeda dengan fungsi Public Relations (PR) yang ada dalam lembaga atau organisasi lain. Berikut ini adalah fungsi Public Relations (PR) yang ada dalam lembaga perpustakaan :

1. Sebagai wahana komunikasi antara perpustakaan dengan publiknya (penggunanya). Wahana komunikasi ini diperlukan untuk membina sikap saling pengertian antara perpustakaan dan publiknya sehingga timbul dukungan publik terhadap perpustakaan. Dukungan publik ini timbul karena proses komunikasi yang terjadi dalam wahana komunikasi yang telah tercipta. Komunikasi yang terjadi di perpustakaan terdiri dari komunikasi internal, yaitu antara pimpinan perpustakaan dengan para pustakawan ataupun antara pustakawan dengan sesama pustakawan dan komunikasi eksternal, yaitu antara pihak luar (pengguna) dengan para pustakawan ataupun dengan pimpinan perpustakaan.

Fungsi komunikasi internal adalah memberikan gambaran yang jelas kepada para pustakawan tentang apa yang sedang dipikirkan manajemen perpustakaan dan mengusahakan agar pihak manajemen perpustakaan mengetahui apa yang sedang dipikirkan oleh para pustakawan. Dengan komunikasi internal ini akan tercipta hubungan yang harmonis antara para pustakawan dengan pimpinan ataupun antara sesama pustakawan, sehingga tercipta suasana kerja harmonis dan kerjasama yang baik untuk mencapai tujuan perpustakaan.

Sedangkan fungsi komunikasi eksternal adalah agar publik di luar perpustakaan dapat mengetahui apa saja kebijakan pengelola perpustakaan berkaitan dengan pendayagunaan perpustakaan. Karena komunikasi eksternal ini penting maka praktisi Public Relations (PR) pada lembaga perpustakaan dituntut untuk memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik di depan umum.

(9)

2. Sebagai alat evaluasi seluruh kegiatan perpustakaan berdasarkan masukan dari masyarakat. Fungsi ini digunakan oleh perpustakaan sebagai alat evaluasi seluruh kebijakan dan program kerja perpustakaan berdasarkan opini publik sehingga kebijakan dan program perpustakaan benar-benar bermanfaat bagi pengguna perpustakaan.

3. Sebagai alat untuk mempengaruhi masyarakat pengguna perpustakaan. Fungsi ini digunakan untuk membangun citra positif perpustakaan di mata pengguna perpustakaan atau masyarakat umum serta untuk menarik minat masyarakat berkunjung ke perpustakaan.

4. Sebagai media bagi para pemimpin perpustakaan untuk melakukan evaluasi diri dalam memimpin perpustakaan.

5. Sebagai alat bagi perpustakaan untuk melakukan publikasi mengenai perpustakaan dan segala sesuatu yang berkaitan dengan perpustakaan. Misalnya publikasi mengenai layanan yang disediakan serta syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk dapat mengakses layanan tersebut.

Berdasarkan gambaran tentang uraian fungsi Public Relations (PR) di atas, maka profesi Public Relations (PR) dengan berbagai kegiatan dan tantangan yang dihadapi dalam menjalankan tugasnya, menurut Soemirat (dalam Soemirat, 2004: 8) seorang Public Relations (PR) memerlukan kriteria tertentu, antara lain:

1. Memiliki latar belakang ilmu tentang ke- Public Relations (PR)-an. 2. Memiliki kemampuan berorganisasi dan kemampuan manajerial.

3. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik dan kemampuan bergaul dengan orang lain.

4. Memiliki keperibadian yang jujur dan bertanggung jawab. 5. Memiliki imajinasi yang luas dan wawasan yang luas. 6. Memiliki keterampilan menulis (Public RelationsWriting)

(10)

Pada dasarnya tidak sembarangan orang dapat menjalankan tugas seorang Public Relations (PR) tanpa dibekali keterampilan dan pengetahuan tentang Public Relations (PR) itu sendiri. Wajah cantik seorang public figure

(artis, olahragawan, model, ataupun penyanyi dan bintang film) tidak cukup untuk menggeluti bidang Public Relations (PR) suatu perusahaan apalagi sebuah lembaga perpustakaan.

4. Media Komunikasi Public Relations_{(PR) di Perpustakaan}

Untuk merealisasikan fungsi Public Relations (PR) seperti telah diuraikan sebelumnya, maka diperlukan media yang menjadi sarana publikasi tentang perpustakaan sekaligus berfungsi sebagai sarana komunikasi untuk memelihara hubungan yang baik dengan pengguna perpustakaan.

Seiring dengan perkembangan teknologi komunikasi yang begitu pesat menyebabkan muncul berbagai alternatif baru dari media komunikasi yang dapat dimanfaatkan oleh seorang Public Relations (PR) dalam berkomunikasi dengan publiknya baik berupa media tercetak ataupun elektronik. Media yang tercetak misalnya surat kabar, majalah, buletin, leaflet, brosur, poster, sedangkan yang bersifat elektronik misalnya radio, televisi, telepon atau

handphone, komunikasi yang memanfaatkan jaringan internet seperti website

perpustakaan dan webblog perpustakaan dan lain-lain.

Namun untuk menjangkau publik tertentu dalam rangka mencapai tujuan-tujuan Public Relations (PR), adakalanya penggunaan media massa melalui surat kabar, radio, dan televisi tidak lagi sesuai, apalagi jika publik tersebut hanya terdiri dari beberapa kelompok kecil saja. Contoh dari publik seperti itu adalah para staf/pustakawan dari perpustakaan itu sendiri yang mungkin hanya dapat dijangkau melalui jurnal internal. Sedangkan untuk publik lainnya yang jumlahnya terbatas media komunikasi lainnya yang dapat digunakan misalnya: jurnal internal (house jurnal), video, slide, kaset-kaset rekaman audio, kursus-kursus pendidikan tambahan, ucapan-ucapan lisan, seminar dan konferensi, eksibisi khusus (Jefkins dalam Daniel Yadin, 2003: 145).

(11)

5. Peran Public Relation_{(PR) di Perpustakaan dan Manfaatnya Bagi}

Perpustakaan

Perlukan sebuah perpustakaan “Seorang” atau “Sebuah Bagian” Publik

Relation (PR) ? Sebuah pertanyaan yang mungkin perlu untuk kita kaji lebih

jauh. Menurut Soleh Soemirat dan Elvinaro Erdianto (Soemirat, 2004: 3), dibutuhkannya kehadiran Public Relations (PR) dalam suatu organisasi/perusahaan disebabkan oleh berbagai faktor, yaitu :

1. Dinamika organisasi/perusahaan semakin besar dan berkembang. 2. Terasanya persaingan antara organisasi/perusahaan semakin ketat.

3. Tuntutan, keinginan, dan harapan publik (masyarakat) terhadap pelayanan pemenuhan kebutuhan informasi makin tinggi.

4. Publik (masyarakat) semakin kritis, mereka tidak mau kepentingannya terganggu.

5. Perkembangan teknologi komunikasi yang luar biasa.

6. Besarnya pengaruh opini publik, citra, sikap terhadap keadaan sosial ekonomi, keberadaan, dan stabilitas suatu perusahaan semakin besar. 7. Ditunjang lagi media massa berpengaruh terhadap pembentukan opini

publik/citra masyarakat terhadap suatu organisasi /perusahaan.

8. Suatu organisasi/perusahaan tidak mungkin berdiri sendiri tanpa dukungan dan citra publik yang berkaitan dengan aktivitas dan perkembangan organisasi/perusahaan tersebut.

Dalam era globalisasi seperti sekarang ini, keberadaan Public Relations

(PR) dalam suatu perpustakaan sangatlah tepat untuk mulai dipikirkan dan diberdayakan dalam upaya membangun hubungan yang harmonis dengan

pengguna perpustakaan dan untuk pembentukan citra (image) perpustakaan.

Juga mengingat dinamika lembaga perpustakaan yang akan terus menjadi besar dan berkembang. Publik (masyarakat) pun semakin kritis, mereka tidak mau kepentingan dan kebutuhannya dalam mencari informasi menjadi terganggu.

Kedudukan Public Relations (PR) dapat sebagai suatu bagian/organisasi

(state of being) dan metode komunikasi (methods of communication). Kedudukan

Public Relations (PR) sebagai suatu bagian/organisasi dan metode komunikasi

sudah saatnya dikembangkan di perpustakaan, karena fungsi utama perpustakaan adalah sebagai pelayan publik yang memerlukan manajemen

(12)

pelayanan yang bermutu. Dalam menjalankan fungsi pelayanan yang bermutu

tersebut, Public Relations (PR) berperan sebagai penggerak semua subsistem

yang ada, termasuk yang terkait dengan perencanaan perpustakaan, pengadaan materi informasi atau bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, dan

pelayanan perpustakaan. Davis (2003) menyatakan, para praktisi Public

Relations (PR) berperan menghubungkan organisasi dengan publik eksternal

dan individu-individu pada publik internal, membantu subsistem lain dalam organisasi untuk berkomunikasi langsung dengan dunia luar, dan

berkomunikasi satu sama lain. Dengan demikian, Public Relations (PR) dapat

ditemukan pada waktu dan kapan saja pada hampir semua bagian dalam organisasi, baik yang berukuran besar maupun kecil.

Perpustakaan mempunyai tugas dan fungsi menghimpun, mencari, mengolah, dan menyediakan informasi serta menyebarkan informasi tersebut kepada masyarakat. Kegiatan mencari dan menyebarluaskan informasi tersebut

berhubungan dengan orang lain sehingga diperlukan komunikasi melalui Public

Relations (PR). Selain itu kehadiran Public Relations (PR) di sebuah lembaga perpustakaan adalah untuk memahami dan mengevaluasi berbagai opini publik atau isu publik yang tengah berkembang di masyarakat terhadap suatu lembaga perpustakaan.

Selain menciptakan hubungan yang harmonis serta membangun

kepercayaan publik dan citra positif, di perpustakaan Public Relations (PR) juga

berperan dalam mengembangkan jasa pelayanan perpustakaan dan promosi perpustakaan, serta membangun kembali opini yang negatif mengenai perpustakaan melalui penjelasan atau pembelaan terhadap pandangan yang kurang baik dari publik dengan cara menyajikan berbagai data, fakta, dan informasi yang sebenarnya.

Dalam kegiatannya Public Relations (PR) memberi masukan dan nasihat terhadap berbagai kebijakan manajemen perpustakaan yang berhubungan dengan opini atau isu publik yang tengah berkembang. Dalam pelaksanaannya

(13)

mempengaruhi, dan mengubah pengetahuan, sikap dan perilaku publik sasarannya. Hasil yang ingin dicapai dalam kegiatan Public Relations (PR) di perpustakaan adalah terbentuknya good image (citra baik) tentang perpustakaan, goodwill (itikad baik), mutual understanding (saling pengertian),

mutual confidence (saling mempercayai), mutual appreciation (saling

menghargai), dan tolerance (toleransi) di antara setiap publik perpustakaan, baik publik internal maupun publik eksternal.

Pada perpustakaan digital dan online, hubungan dengan publik tetap

harus dibangun dan dipelihara dengan baik melalui komunikasi tatap muka.

Public Relations (PR) di perpustakaan berdiri sebagai koordinat, sebagai

perpanjangan tangan dari lembaga untuk mengkomunikasikan citra positif

perpustakaan kepada masyarakat. Di perpustakaan, kegiatan Public Relations

(PR) juga berkaitan dengan upaya mempromosikan program perpustakaan,

layanan yang tersedia, dan sumber daya informasi yang dimiliki. Upaya yang

dilakukan oleh praktisi Public Relations (PR) perpustakaan harus terintegrasi

dengan rencana strategis perpustakaan. Kegiatan Public Relations (PR)

dirancang untuk mengerahkan seluruh potensi yang dimiliki guna

memperkenalkan dan memberikan pemahaman tentang manfaat layanan

perpustakaan. Upaya yang dilakukan praktisi Public Relations (PR)

perpustakaan tersebut adalah menetapkan standar operasional untuk mencapai target dengan cara:

1. Memperkenalkan layanan perpustakaan terbaik dan tersedianya pustakawan

yang terlatih dan terampil dalam memberikan layanan.

2. Merancang program dengan menggunakan pendekatan publisitas, misalnya

tampilan visual yang menarik melalui media elektronik

3. Mengevaluasi citra publik mengenai layanan perpustakaan, staf

perpustakaan/pustakawan, program perpustakaan, kebijakan dan prosedur

(14)

Dengan menerapkan fungsi Public Relations (PR) seperti telah diuraikan di atas, maka ada beberapa manfaat yang akan diperoleh perpustakaan: Manfaat tersebut di antaranya adalah:

1. Dalam Hubungan Dengan Lembaga Induk

Dengan adanya hubungan yang baik antara perpustakaan dengan lembaga induk, serta melihat begitu bermanfaatnya perpustakaan bagi masyarakat, maka hal ini dapat menjadi pertimbangan bagi lembaga induk untuk dapat memberikan alokasi dana yang lebih besar lagi dibanding tahun-tahun sebelumnya. Dengan dana yang lebih besar maka pengelola perpustakaan akan dapat memperbaiki kualitas perpustakaan menjadi lebih baik lagi.

2. Dalam Hubungan Dengan Masyarakat

Adanya hubungan yang baik antara perpustakaan dengan pengguna atau masyarakat disertai dengan peningkatan kualitas layanan, maka masyarakat yang sebelumnya enggan datang ke perpustakaan, akan menjadi tertarik untuk datang ke perpustakaan. Sedangkan bagi mereka (Potensial User) yang telah terbiasa memanfaatkan jasa perpustakaan akan l;ebih aktif lagi memanfaatkan jasa dan fasilitas yang disediakan oleh perpustakaan. Hubungan yang baik antara perpustakaan dengan masyarakat ini juga akan memotivasi masyarakat untuk membantu dalam pengamanan, pemeliharaan dan bahkan pendanaan perpustakaan.

3. Dalam Hubungan Dengan Staf Perpustakaan/Pustakawan

Dalam hubungannya dengan staf perpustakaan atau para pustakawan maka akan tercipta suasana kerja yang harmonis dan menyenangkan. Menghilangkan kesenjangan komunikasi antara pimpinan perpustakaan dengan para pustakawan. Dengan suasana kerja yang menyenangkan dan komunikasi yang harmonis memungkinkan staf perpustakaan untuk dapat mengoptimalkan kemampuan yang ada dalam dirinya dalam bekerja sehingga tercapainya tujuan dari perpustakaan.

(15)

4. Dalam Hubungan Dengan Lembaga Pemerintah

Semua organisasi dalam kegiatannya akan sering berurusan dengan lembaga pemerintah. Dengan memelihara hubungan yang baik dengan lembaga-lembaga pemerintah maka akan memperlancar kegiatan perpustakaan yang berhubungan dengan lembaga pemerintah tersebut.

5. Dalam Hubungan Dengan Media Massa

Peran media massa yaitu surat kabar, radio, televisi, majalah dan lain-lain, sangatlah membantu dalam kegiatan publikasi perpustakaan atau membantu membangun citra positif perpustakaan melalui pemberitaan di media massa. Dengan terjalinnya hubungan baik dengan kalangan media massa, akan membantu untuk menciptakan suatu publikasi/promosi yang efektif yang dapat membangkitkan minat masyarakat untuk berkunjung ke perpustakaan serta mampu membangun citra positif perpustakaan di mata masyarakat.

Menurut Yulianti (2009), kegiatan Public Relations (PR) di perpustakaan harus mencerminkan tujuan-tujuan yang bisa diukur. Hal ini menuntut seorang/bagian Public Relations (PR) untuk lebih men-spesifikasikan tujuan atau target programnya. Contoh tujuan-tujuan program Public Relations

(PR) di perpustakaan antara lain:

a. Membangun kesadaran di antara pembuat keputusan mengenai pentingnya informasi serta pentingnya meningkatkan mutu pelayanan perpustakaan guna kemudahan akses informasi di perpustakaan

b. Meningkatkan pengetahuan mengenai segala aktivitas organisasi perpustakaan.

c. Membangun apresiasi publik mengenai peran perpustakaan dalam kehidupan keseharian mereka.

d. Meningkatkan pengertian yang lebih baik di antara publik tertentu, yang berpotensi dalam pengembangan organisasi perpustakaan.

e. Membangun rasa kebermanfaatan di antara para pustakawan profesional bahwa kontribusi mereka terhadap lembaga perpustakaan dapat meningkatkan pelayanan perpustakaan secara keseluruhan.

(16)

Adapun target publik yang diharapkan terlibat dalam Public Relations (PR) di perpustakaan, yaitu :

1. Seluruh staf perpustakaan/pustakawan

2. Staf perpustakaan/pustakawan yang berpotensi

3. Para pengambil keputusan baik di lingkungan pemerintahan ataupun swasta 4. Para politikus

5. Pengguna perpustakaan

6. Pengguna perpustakaan yang berpotensi khusus

7. Para sponsor yang mendukung kegiatan perpustakaan. 8. Organisasi perpustakaan yang lain

9. Asosiasi profesi

10. Perpustakaan dan program-programnya

Berikut ini adalah contoh aktivitas Public Relations (PR) yang dapat dilakukan di perpustakaan:

1. Kampanye peduli perpustakaan yang dimulai dengan pendekatan individual. 2. Mengambil manfaat/mempergunakan kesempatan dalam program

pemerintah.

3. Bekerjasama dengan organisasi di luar organisasi perpustakaan dalam hal: a. Kompetisi Pustakawan Berprestasi Tahunan

b. Mensponsori mahasiswa calon pustakawan di Perguruan Tinggi c. Best Student Award pada pelatihan di sekolah-sekolah

d. Menuliskan atau menyiarkan informasi tentang perpustakaan di media massa seperti surat kabar, radio, dan televisi.

e. Berkomunikasi dan bekerjasama dengan lembaga asosiasi lain dalam menyelesaikan program-program tertentu.

f. Membangun MoU bidang kepustakawanan dengan para penentu kebijaksanaan yang berkaitan dengan pengembangan perpustakaan.

Perencanaan program kegiatan Public Relations (PR) secara baik akan menjamin keberlangsungan serta kesuksesan lembaga perpustakaan. Lembaga perpustakaan yang telah mapan dalam kegiatan ke-PR-an diharapkan mampu

(17)

bekerjasama dan memberikan bimbingan bagi lembaga-lembaga perpustakaan lainnya yang belum mapan. Hal ini berguna untuk kemajuan bersama.

6. Penutup

adalah layanan. Dalam menjalankan fungsi tersebut, peran Public Relations

(PR) merupakan salah satu faktor yang menentukan. Peran dan fungsi Public

Relations (PR) sudah saatnya dikembangkan di perpustakaan, karena tujuan utama penyelenggaraan perpustakaan adalah layanan dan kepuasan pengguna.

Untuk dapat memperoleh manfaat dari penerapan Public Relations (PR) maka diperlukan suatu bagian atau seorang staf perpustakaan yang bertanggung jawab atas proses pelaksanaan kegiatan Public Relations (PR) di perpustakaan. Penetapan bagian atau seorang staf Public Relations (PR) di perpustakaan ini akan lebih menjamin bahwa kegiatan Public Relations (PR) akan berjalan dengan baik, sehingga perpustakaan mampu memperoleh manfaat dari praktek kegiatan Public Relations (PR).

Jika dalam sebuah perpustakaan terdapat bagian tersendiri yang mengurusi kegiatan Public Relations (PR), maka pengelolaan kegiatan Public

Relations (PR) menjadi tanggung jawab bagian ini serta akan mendapat

dukungan pelayanan yang baik dari seluruh staf perpustakaan/pustakawan. Akan tetapi jika perpustakaan tidak memiliki bagian tersendiri yang mengurusi kegiatan Public Relations (PR), maka perlu ditunjuk salah seorang staf perpustakaan yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kegiatan Public

Relations (PR) dengan didukung oleh seluruh staf perpustakaan. Dukungan

seluruh staf perpustakaan dalam kegiatan Public Relations (PR) dilakukan dengan cara memberikan pelayanan yang ramah dan memuaskan mulai dari pintu masuk perpustakaan sampai dengan tersedianya berbagai jasa perpustakaan yang dapat dimanfaatkan oleh pengguna atau masyarakat.

(18)

Daftar Bacaan :

1. Davis, A. 2003. Everything You Should Know About Public Relations.

Panduan Lengkap Tentang PR. Jakarta: Gramedia.

2. Effendy, Onong Uchjana. 2004. Kamus Komunikasi. Remaja Rosda Karya,

Bandung.

3. Jefkins, Frank. 2003. Public Relations. Erlangga, Jakarta.

4. Moore, H. Freizer. 1987. Hubungan Masyarakat: Prinsip, Kasus dan

Masalah. Remadja Rosda Karya, Bandung.

5. Soemirat, Soleh dan Elvinaro Erdianto. 2004. Dasar-Dasar Publik Relations.

Remaja Rosda Karya, Bandung.

6. Yulianti. 2009. Public Relations di Perpustakaan, Mengapa Tidak ?

(1)

mempengaruhi, dan mengubah pengetahuan, sikap dan perilaku publik sasarannya. Hasil yang ingin dicapai dalam kegiatan Public Relations (PR) di perpustakaan adalah terbentuknya good image (citra baik) tentang perpustakaan, goodwill (itikad baik), mutual understanding (saling pengertian), mutual confidence (saling mempercayai), mutual appreciation (saling menghargai), dan tolerance (toleransi) di antara setiap publik perpustakaan, baik publik internal maupun publik eksternal.

Pada perpustakaan digital dan online, hubungan dengan publik tetap harus dibangun dan dipelihara dengan baik melalui komunikasi tatap muka. Public Relations (PR) di perpustakaan berdiri sebagai koordinat, sebagai perpanjangan tangan dari lembaga untuk mengkomunikasikan citra positif perpustakaan kepada masyarakat. Di perpustakaan, kegiatan Public Relations (PR) juga berkaitan dengan upaya mempromosikan program perpustakaan, layanan yang tersedia, dan sumber daya informasi yang dimiliki. Upaya yang dilakukan oleh praktisi Public Relations (PR) perpustakaan harus terintegrasi dengan rencana strategis perpustakaan. Kegiatan Public Relations (PR) dirancang untuk mengerahkan seluruh potensi yang dimiliki guna memperkenalkan dan memberikan pemahaman tentang manfaat layanan perpustakaan. Upaya yang dilakukan praktisi Public Relations (PR) perpustakaan tersebut adalah menetapkan standar operasional untuk mencapai target dengan cara:

1. Memperkenalkan layanan perpustakaan terbaik dan tersedianya pustakawan yang terlatih dan terampil dalam memberikan layanan.

2. Merancang program dengan menggunakan pendekatan publisitas, misalnya tampilan visual yang menarik melalui media elektronik

3. Mengevaluasi citra publik mengenai layanan perpustakaan, staf perpustakaan/pustakawan, program perpustakaan, kebijakan dan prosedur pelayanan serta aktivitas Public Relations (PR) itu sendiri kepada publik.

(2)

Dengan menerapkan fungsi Public Relations (PR) seperti telah diuraikan di atas, maka ada beberapa manfaat yang akan diperoleh perpustakaan: Manfaat tersebut di antaranya adalah:

1. Dalam Hubungan Dengan Lembaga Induk

2. Dalam Hubungan Dengan Masyarakat

Adanya hubungan yang baik antara perpustakaan dengan pengguna atau masyarakat disertai dengan peningkatan kualitas layanan, maka masyarakat yang sebelumnya enggan datang ke perpustakaan, akan menjadi tertarik untuk datang ke perpustakaan. Sedangkan bagi mereka (Potensial User) yang telah terbiasa memanfaatkan jasa perpustakaan akan l;ebih aktif lagi memanfaatkan jasa dan fasilitas yang disediakan oleh perpustakaan. Hubungan yang baik antara perpustakaan dengan masyarakat ini juga akan memotivasi masyarakat untuk membantu dalam pengamanan, pemeliharaan dan bahkan pendanaan perpustakaan.

3. Dalam Hubungan Dengan Staf Perpustakaan/Pustakawan

(3)

4. Dalam Hubungan Dengan Lembaga Pemerintah

5. Dalam Hubungan Dengan Media Massa

Menurut Yulianti (2009), kegiatan Public Relations (PR) di perpustakaan harus mencerminkan tujuan-tujuan yang bisa diukur. Hal ini menuntut seorang/bagian Public Relations (PR) untuk lebih men-spesifikasikan tujuan atau target programnya. Contoh tujuan-tujuan program Public Relations (PR) di perpustakaan antara lain:

a. Membangun kesadaran di antara pembuat keputusan mengenai pentingnya informasi serta pentingnya meningkatkan mutu pelayanan perpustakaan guna kemudahan akses informasi di perpustakaan

b. Meningkatkan pengetahuan mengenai segala aktivitas organisasi perpustakaan.

c. Membangun apresiasi publik mengenai peran perpustakaan dalam kehidupan keseharian mereka.

d. Meningkatkan pengertian yang lebih baik di antara publik tertentu, yang berpotensi dalam pengembangan organisasi perpustakaan.

e. Membangun rasa kebermanfaatan di antara para pustakawan profesional bahwa kontribusi mereka terhadap lembaga perpustakaan dapat meningkatkan pelayanan perpustakaan secara keseluruhan.

(4)

Adapun target publik yang diharapkan terlibat dalam Public Relations (PR) di perpustakaan, yaitu :

1. Seluruh staf perpustakaan/pustakawan

2. Staf perpustakaan/pustakawan yang berpotensi

3. Para pengambil keputusan baik di lingkungan pemerintahan ataupun swasta 4. Para politikus

5. Pengguna perpustakaan

6. Pengguna perpustakaan yang berpotensi khusus

7. Para sponsor yang mendukung kegiatan perpustakaan. 8. Organisasi perpustakaan yang lain

9. Asosiasi profesi

10. Perpustakaan dan program-programnya

Berikut ini adalah contoh aktivitas Public Relations (PR) yang dapat dilakukan di perpustakaan:

1. Kampanye peduli perpustakaan yang dimulai dengan pendekatan individual. 2. Mengambil manfaat/mempergunakan kesempatan dalam program

pemerintah.

3. Bekerjasama dengan organisasi di luar organisasi perpustakaan dalam hal: a. Kompetisi Pustakawan Berprestasi Tahunan

b. Mensponsori mahasiswa calon pustakawan di Perguruan Tinggi c. Best Student Award pada pelatihan di sekolah-sekolah

d. Menuliskan atau menyiarkan informasi tentang perpustakaan di media massa seperti surat kabar, radio, dan televisi.

e. Berkomunikasi dan bekerjasama dengan lembaga asosiasi lain dalam menyelesaikan program-program tertentu.

f. Membangun MoU bidang kepustakawanan dengan para penentu kebijaksanaan yang berkaitan dengan pengembangan perpustakaan.

Perencanaan program kegiatan Public Relations (PR) secara baik akan menjamin keberlangsungan serta kesuksesan lembaga perpustakaan. Lembaga perpustakaan yang telah mapan dalam kegiatan ke-PR-an diharapkan mampu

(5)

bekerjasama dan memberikan bimbingan bagi lembaga-lembaga perpustakaan lainnya yang belum mapan. Hal ini berguna untuk kemajuan bersama.

6. Penutup

Public Relations (PR) merupakan salah satu metode komunikasi antara suatu lembaga dengan publiknya untuk menciptakan hubungan yang harmonis dan saling menguntungkan. Fungsi utama penyelenggaraan perpustakaan adalah layanan. Dalam menjalankan fungsi tersebut, peran Public Relations (PR) merupakan salah satu faktor yang menentukan. Peran dan fungsi Public Relations (PR) sudah saatnya dikembangkan di perpustakaan, karena tujuan utama penyelenggaraan perpustakaan adalah layanan dan kepuasan pengguna.

Untuk dapat memperoleh manfaat dari penerapan Public Relations (PR) maka diperlukan suatu bagian atau seorang staf perpustakaan yang bertanggung jawab atas proses pelaksanaan kegiatan Public Relations (PR) di perpustakaan. Penetapan bagian atau seorang staf Public Relations (PR) di perpustakaan ini akan lebih menjamin bahwa kegiatan Public Relations (PR) akan berjalan dengan baik, sehingga perpustakaan mampu memperoleh manfaat dari praktek kegiatan Public Relations (PR).

Jika dalam sebuah perpustakaan terdapat bagian tersendiri yang mengurusi kegiatan Public Relations (PR), maka pengelolaan kegiatan Public Relations (PR) menjadi tanggung jawab bagian ini serta akan mendapat dukungan pelayanan yang baik dari seluruh staf perpustakaan/pustakawan. Akan tetapi jika perpustakaan tidak memiliki bagian tersendiri yang mengurusi kegiatan Public Relations (PR), maka perlu ditunjuk salah seorang staf perpustakaan yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kegiatan Public Relations (PR) dengan didukung oleh seluruh staf perpustakaan. Dukungan seluruh staf perpustakaan dalam kegiatan Public Relations (PR) dilakukan dengan cara memberikan pelayanan yang ramah dan memuaskan mulai dari pintu masuk perpustakaan sampai dengan tersedianya berbagai jasa perpustakaan yang dapat dimanfaatkan oleh pengguna atau masyarakat.

(6)

15 Daftar Bacaan :

1. Davis, A. 2003. Everything You Should Know About Public Relations. Panduan Lengkap Tentang PR. Jakarta: Gramedia.

2. Effendy, Onong Uchjana. 2004. Kamus Komunikasi. Remaja Rosda Karya, Bandung.

3. Jefkins, Frank. 2003. Public Relations. Erlangga, Jakarta.

4. Moore, H. Freizer. 1987. Hubungan Masyarakat: Prinsip, Kasus dan Masalah. Remadja Rosda Karya, Bandung.

5. Soemirat, Soleh dan Elvinaro Erdianto. 2004. Dasar-Dasar Publik Relations. Remaja Rosda Karya, Bandung.

6. Yulianti. 2009. Public Relations di Perpustakaan, Mengapa Tidak ? Dari: http:// Fikom Library and Knowledge Center