7 Pada dasarnya tidak sembarangan orang dapat menjalankan tugas
seorang Public Relations PR tanpa dibekali keterampilan dan pengetahuan tentang Public Relations PR itu sendiri. Wajah cantik seorang public figure
artis, olahragawan, model, ataupun penyanyi dan bintang film tidak cukup untuk menggeluti bidang Public Relations PR suatu perusahaan apalagi
sebuah lembaga perpustakaan.
4. Media Komunikasi Public Relations PR di Perpustakaan
Untuk merealisasikan fungsi Public Relations PR seperti telah diuraikan sebelumnya, maka diperlukan media yang menjadi sarana publikasi
tentang perpustakaan sekaligus berfungsi sebagai sarana komunikasi untuk memelihara hubungan yang baik dengan pengguna perpustakaan.
Seiring dengan perkembangan teknologi komunikasi yang begitu pesat menyebabkan muncul berbagai alternatif baru dari media komunikasi yang
dapat dimanfaatkan oleh seorang Public Relations PR dalam berkomunikasi dengan publiknya baik berupa media tercetak ataupun elektronik. Media yang
tercetak misalnya surat kabar, majalah, buletin, leaflet, brosur, poster, sedangkan yang bersifat elektronik misalnya radio, televisi, telepon atau
handphone, komunikasi yang memanfaatkan jaringan internet seperti website perpustakaan dan webblog perpustakaan dan lain-lain.
Namun untuk menjangkau publik tertentu dalam rangka mencapai tujuan-tujuan Public Relations PR, adakalanya penggunaan media massa
melalui surat kabar, radio, dan televisi tidak lagi sesuai, apalagi jika publik tersebut hanya terdiri dari beberapa kelompok kecil saja. Contoh dari publik
seperti itu adalah para stafpustakawan dari perpustakaan itu sendiri yang mungkin hanya dapat dijangkau melalui jurnal internal. Sedangkan untuk
publik lainnya yang jumlahnya terbatas media komunikasi lainnya yang dapat digunakan misalnya: jurnal internal house jurnal, video, slide, kaset-kaset
rekaman audio, kursus-kursus pendidikan tambahan, ucapan-ucapan lisan, seminar dan konferensi, eksibisi khusus Jefkins dalam Daniel Yadin, 2003:
145.
8
5. Peran Public Relation PR di Perpustakaan dan Manfaatnya Bagi
Perpustakaan
Perlukan sebuah perpustakaan “Seorang” atau “Sebuah Bagian” Publik Relation PR ? Sebuah pertanyaan yang mungkin perlu untuk kita kaji lebih
jauh. Menurut Soleh Soemirat dan Elvinaro Erdianto Soemirat, 2004: 3, dibutuhkannya kehadiran Public Relations
PR dalam suatu
organisasiperusahaan disebabkan oleh berbagai faktor, yaitu : 1.
Dinamika organisasiperusahaan semakin besar dan berkembang. 2.
Terasanya persaingan antara organisasiperusahaan semakin ketat. 3.
Tuntutan, keinginan, dan harapan publik masyarakat terhadap pelayanan pemenuhan kebutuhan informasi makin tinggi.
4. Publik masyarakat semakin kritis, mereka tidak mau kepentingannya
terganggu. 5.
Perkembangan teknologi komunikasi yang luar biasa. 6.
Besarnya pengaruh opini publik, citra, sikap terhadap keadaan sosial ekonomi, keberadaan, dan stabilitas suatu perusahaan semakin besar.
7. Ditunjang lagi media massa berpengaruh terhadap pembentukan opini
publikcitra masyarakat terhadap suatu organisasi perusahaan. 8.
Suatu organisasiperusahaan tidak mungkin berdiri sendiri tanpa dukungan dan citra publik yang berkaitan dengan aktivitas dan
perkembangan organisasiperusahaan tersebut.
Dalam era globalisasi seperti sekarang ini, keberadaan Public Relations
PR dalam suatu perpustakaan sangatlah tepat untuk mulai dipikirkan dan
diberdayakan dalam upaya membangun hubungan yang harmonis dengan pengguna perpustakaan dan untuk pembentukan citra image perpustakaan.
Juga mengingat dinamika lembaga perpustakaan yang akan terus menjadi besar dan berkembang. Publik masyarakat pun semakin kritis, mereka tidak
mau kepentingan dan kebutuhannya dalam mencari informasi menjadi terganggu.
Kedudukan Public Relations PR
dapat sebagai suatu bagianorganisasi state of being dan metode komunikasi methods of communication. Kedudukan
Public Relations PR sebagai suatu bagianorganisasi dan metode komunikasi
sudah saatnya dikembangkan di perpustakaan, karena fungsi utama perpustakaan adalah sebagai pelayan publik yang memerlukan manajemen
9 pelayanan yang bermutu. Dalam menjalankan fungsi pelayanan yang bermutu
tersebut, Public Relations PR
berperan sebagai penggerak semua subsistem yang ada, termasuk yang terkait dengan perencanaan perpustakaan, pengadaan
materi informasi atau bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, dan pelayanan perpustakaan. Davis 2003 menyatakan, para praktisi
Public Relations PR
berperan menghubungkan organisasi dengan publik eksternal dan individu-individu pada publik internal, membantu subsistem lain dalam
organisasi untuk berkomunikasi langsung dengan dunia luar, dan berkomunikasi satu sama lain. Dengan demikian,
Public Relations PR dapat
ditemukan pada waktu dan kapan saja pada hampir semua bagian dalam organisasi, baik yang berukuran besar maupun kecil.
Perpustakaan mempunyai tugas dan fungsi menghimpun, mencari, mengolah, dan menyediakan informasi serta menyebarkan informasi tersebut
kepada masyarakat. Kegiatan mencari dan menyebarluaskan informasi tersebut berhubungan dengan orang lain sehingga diperlukan komunikasi melalui
Public Relations PR
. Selain itu kehadiran Public Relations PR di sebuah lembaga
perpustakaan adalah untuk memahami dan mengevaluasi berbagai opini publik atau isu publik yang tengah berkembang di masyarakat terhadap suatu lembaga
perpustakaan. Selain menciptakan hubungan yang harmonis serta membangun
kepercayaan publik dan citra positif, di perpustakaan Public Relations PR
juga berperan dalam mengembangkan jasa pelayanan perpustakaan dan promosi
perpustakaan, serta membangun kembali opini yang negatif mengenai perpustakaan melalui penjelasan atau pembelaan terhadap pandangan yang
kurang baik dari publik dengan cara menyajikan berbagai data, fakta, dan informasi yang sebenarnya.
Dalam kegiatannya Public Relations PR memberi masukan dan nasihat terhadap berbagai kebijakan manajemen perpustakaan yang berhubungan
dengan opini atau isu publik yang tengah berkembang. Dalam pelaksanaannya Public Relations PR menggunakan komunikasi untuk memberitahu,
10 mempengaruhi, dan mengubah pengetahuan, sikap dan perilaku publik
sasarannya. Hasil yang ingin dicapai dalam kegiatan Public Relations PR di perpustakaan adalah terbentuknya good
image citra baik tentang perpustakaan, goodwill itikad baik, mutual understanding saling pengertian,
mutual confidence saling mempercayai, mutual appreciation saling menghargai, dan tolerance toleransi di antara setiap publik perpustakaan,
baik publik internal maupun publik eksternal. Pada perpustakaan digital dan online, hubungan dengan publik tetap
harus dibangun dan dipelihara dengan baik melalui komunikasi tatap muka. Public Relations PR
di perpustakaan berdiri sebagai koordinat, sebagai perpanjangan tangan dari lembaga untuk mengkomunikasikan citra positif
perpustakaan kepada masyarakat. Di perpustakaan, kegiatan Public Relations
PR juga berkaitan dengan upaya mempromosikan program perpustakaan,
layanan yang tersedia, dan sumber daya informasi yang dimiliki. Upaya yang dilakukan oleh praktisi
Public Relations PR perpustakaan harus terintegrasi
dengan rencana strategis perpustakaan. Kegiatan Public Relations PR
dirancang untuk mengerahkan seluruh potensi yang dimiliki guna
memperkenalkan dan memberikan pemahaman tentang manfaat layanan perpustakaan. Upaya yang dilakukan praktisi
Public Relations PR perpustakaan tersebut adalah menetapkan standar operasional untuk mencapai
target dengan cara: 1.
Memperkenalkan layanan perpustakaan terbaik dan tersedianya pustakawan yang terlatih dan terampil dalam memberikan layanan.
2. Merancang program dengan menggunakan pendekatan publisitas, misalnya
tampilan visual yang menarik melalui media elektronik 3.
Mengevaluasi citra publik mengenai layanan perpustakaan, staf perpustakaanpustakawan, program perpustakaan, kebijakan dan prosedur
pelayanan serta aktivitas Public Relations PR
itu sendiri kepada publik.
11 Dengan menerapkan fungsi Public Relations PR seperti telah diuraikan
di atas, maka ada beberapa manfaat yang akan diperoleh perpustakaan: Manfaat tersebut di antaranya adalah:
1. Dalam Hubungan Dengan Lembaga Induk
