35 melaksanakan kegiatan pokok perusahaan” .Sistem menurut
Baridwan 2000:3 adalah “suatu kerangka dan prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema
yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau Fungsi utama dari perusahaan”. Sedangkan sistem menurut
Bordnardan Hopwood 2001:1 adalah“ kumpulan dari sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu”.
Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa system adalah suatu kerangka dan prosedur-prosedur yang
saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama
dari perusahaan.
2. Pengertian Pengendalian Internal
Menurut Mulyadi 2002;180 mengatakan bahwa pengertian pengendalian internal adalah sebagai berikut: “Pengendalian internal
adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan karyawan lainnya yang dirancang untuk
memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian pada tiga tujuan:
a. Laporan Kuangan yang dapat diandalkan b. Kepatuhan terhadap hukuman peraturan yang berlaku
c. Efektifitas dan efisiensi operasi perusahaan. Dari pengertian diatas, terlihat jelas bahwa makna tersebut pada
36 Dasarnya adalah sama. Salah satu alasan mengapa pengendalian
internal penting untuk dilakukan adalah lingkup dan ukuran bisnis entitas yang telah menjadi sangat kompleks dan tersebar luas
sehingga manajemen suatu perusahaan harus bergantung pada sejumlah laporan dan analisis. Selain itu, pengujian dan penelaahan
yang melekat pada pengendalian internal yang baik menyediakan perlindungan terhadap kelemahan manusia dan mengurangi
terjadinya kekeliruan dan kesalahan. Pengendalian internal meliputi dua hal:
1. Pengendalian Akuntansi, yaitu catatan dan pemeriksaan fisik yang meliputi pengamanan terhadap kekayaan perusahaan
termasuk pemisahan kerja antara fungs ioperasional, penyimpanan dan pencatatan serta pengendalian fisik atas harta sehingga
menghasilkan suatu catatan yang memadai. 2. Pengendalian Administrasi, yaitu pengendalian yang
meliputi peningkatan efisiensi
usaha dan mendorong dipatuhinya kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan
sebelumnya. Pengendalian ini
pada umumnya tidak
berhubungan langsung dengan catatan akuntansi. Ada tiga jenis pengendalian internal atas aset tetap yang
dapat dilakukan dalam suatu entitas usaha Mulyadi, 2002,yaitu: 1.Pengendalian Administrasi
37 Pengendalian ini meliputi pengendalian sistem dan prosedur
penyelenggaraan inventaris serta yang berhubungan dengan masalah teknik dan materi inventarisasi.
2. Pengendalian Fisik Pengendalian ini meliputi penyesuaian keadaan fisik Aset Tetap di
lapangan dengan laporan yang terdapat dalam daftar inventaris maupun dalam administrasi inventarisasinya.
3. Pengendalian Penggunaan Pengendalian ini dilakukan untuk mengetahui apakah Aset
Tetap yang dimiliki oleh perusahaan telah digunakan sesuai dengan
fungsinya dengan memperhatikan efisiensi
penggunaannya. Sistem Pengendalian Internal Atas Aset Tetap pada PT. Bank
XXXX di Medan.
A. Pengendalian Administrasi 1. Pencatatan
a. Seluruh barang harus harus dilakukan pencatatan yang meliputi pengadaan baru, pemindahanmutasi,
penghapusan harus dicatat.
b. Pencatatan dilakukan oleh masing-masing unit yang mengelola barang-barang tersebut.
38 2. Dokumentasi
a. Untuk menjaga tertib administrasi setiap dokumen yang mendukung keabsahan kepemilikan barang inventaris
disimpan dan diamankan dari resiko hilang, kebakaran dan sebagainya.
b.Tata cara penyimpan dokumen mengacu pada PP kearsipan. 3. Asuransi
a. Barang inventaris milik XXXX harus dilindungi dari resiko kebakaran, banjir, huru hara dengan pertanggungan asuransi,
selektif disesuaikan dengan kondisi daerah masing-masing.
B. Pemeliharaan Aset 1. Kegiatan pemeliharaan dilaksanakan berdasarkan rencana yang
telah ditetapkan dengan mempertimbangkan umur teknis, umur ekonomis dan memperhatikan efisiensi serta kemampuan
anggaran. 2. Pelaksanaan pemeliharaan hendaknya memperhatikan
kesehatan, kenyamanan, dan keselamatan kerja, estetika, keamanan serta keberhasilan data.
3. Pemeliharaan barang inventaris dilaksanakan oleh unit yang mengelola barang inventaris tersebut, khusus jenis barang
otomasi dilaksanakan oleh unit yang berkompeten.
39 a. Perawatan yang meliputi kegiatan inspeksi, pemeriksaan
rutin atau servis berkala dalam rangka tindakan pencegahan preventive maintenance .
b. Perbaikan yang meliputi perbaikan atas komponen barang inventaris yang mengalami kerusakan dan perbaikan
menyeluruh overhaul . c. Penggantian yang meliputi kegiatan mengganti komponen
atau suku cadang yang rusak dengan barang yang sama atau sejenis berdasarkan pemeriksaan umur teknis, umur
ekonomis dan kondisi barang inventaris. 4. Unit yang mengelola atau unit yang berkompeten melakukan
pemeriksaan secara menyeluruh yang mencakup a. Kondisi fisik barang inventaris.
b. Data-data administrasi barang inventaris tersebut antara lain tahun perolehan, pemeliharaan terakhir.
5. Sesuai hasil pemeriksaan selanjutnya melakukan perencanaan pemeliharaannya dan perhitungan estimasi
biaya. 6. Biaya pemeliharaan yang mendekati atau melebihi harga
beli baru, perlu dipertimbangkan untuk mengganti dengan barang baru dan mengusulkan barang yang rusak untuk
dilepas.
40 7. Pelaksanaan pemeliharaan mengacu pada ketentuan
pengadaan barang dan jasa dengan memperhatikan kesesuain spesifikasi teknis suku cadang yang mendekati.
C. Pengelolaan Aset 1. Metode dan Prinsip Penyimpanan
a. Mendapatkan informasi kondisi barang inventaris lebih cepat dan akurat.
b. Memudahkan pelaksanaan monitoring terhadap pemanfaatan barang inventaris dalam rangka optimalisasi.
2. Prinsip pengelolaan Administrasi a. Pengelolaan administrasi dilakukakan terhadap seluruh barang
inventaris yang di miliki atau di kuasai XXXX. b. Pengelolaan administrasi barang inventaris dilakukan oleh unit
yang menggunakanmengelola dan terintegrasi sistem informasi asset.
c. Untuk kelengkapan administrasi. Barang-barang inventaris harus diberikan tabel dan dibuat pencatatan dan
diadministrasikan dengan baik
3. Tujuan Sistem Pengendalian Internal
