Hendaknya diberikan cap lunas untuk bukti dan cek yang
sudah dikeluarkan
B. Tujuan Pengendalian Internal Kas
Alasan perusahaan untuk menerapkan sistem pengendalian internal kas adalah untuk membantu perusahaan agar dapat mencapai tujuannya dengan
cara yang lebih efesien. Adapun tujuan diterapkannya sistem pengendalian internal bagi perusahaan adalah:
1. Menyediakan data yang dapat dipercaya
Pengelola didalam mengambil suatu keputusan harus didasarkan kepada informasi yang dapat diandalkan. Oleh karena itu, pengelola harus
mempunyai informasi yang teliti dan dapat dipercaya, Kualitas informasi akan tergantung kepada sistem pengawasan intern kas. Semakin baik
sistem yang diterapkan semakin baik pula informasi yang dihasilkan, 2.
Untuk melindungi harta kekayaan Harta kekayaan perusahaan baik yang berbentuk fisik maupun non
fisik dapat dicuri, hilang dan disalahgunakan bila tidak diawasi dengan baik. Perlindungan terhadap kekayaan ini akan semakin penting dengan
banyaknya digunakan komputer-komputer di perusahaan. Sebagian informasi perusahaan yang disimpan dalam pita magnetik atau disket
dapat dirusak bila tidak dilindungi dengan baik. Oleh karena itu, perlu
Universitas Sumatera Utara
diadakan perlindungan fisik terhadap harta-harta perusahaan, misalnya adanya tempat khusus untuk menyimpan aktiva tertentu,
3. Meningkatkan efesiensi usaha
Pengawasan dalam suatu organisasi berarti mencegah adanya duplikasi yang tidak perlu, mencegah terjadinya pemborosan-pemborosan pada
setiap aspek perusahaan dan mencegah pemakaian sumber-sumber perusahaan secara tidak efesien,
4. Mendorong ditaatinya kebijaksanaan yang telah digariskan
Manajemen menetapkan prosedur-prosedur dan aturan-aturan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
C. Unsur-Unsur Pengendalian Internal
Manajemen bertanggungjawab untuk merancang dan menerapkan lima unsur pengendalian internal elements of internal control untu mencapai tiga
tujuan pengendalian internal.Unsur-unsur tersebut menurut Warren, Reeve,
Fees 1999, p184 adalah sebagai berikut : 1.
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian. Salah satu
faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian adalah falsafah
Universitas Sumatera Utara
manajemen dan siklus operasi. Manajemen harus menekankan pentingnya pengendalian dan mendorong dipatuhinya kebijakan pengendalian akan
menciptakan lingkungan pengendalian yang efektif.
2. Penilaian Resiko
Semua organisasi menghadapi resiko. Contoh-contoh resiko meliputi perubahan-perubahan tuntutan pelanggan, ancaman persaingan, perubahan
peraturan, perubahan faktor-faktor ekonomi seperti suku bunga, dan pelanggaran karyawan atas kebijakan dan prosedur perusahaan.
Manajemen harus memperhitungakn resiko ini dan mengambl langkah penting untuk mengendalikannya sehingga tujuan dari pengendalian
internal dapat dicapai. Setelah resiko diidentifikasi, maka dapat dilakukan analisis untuk memperkirakan besarnya pengaruh dari resiko tersebut serta
tingkat kemungkinan terjadinya, dan untuk menentukan tindakan-tindakan yang akan meminimumkannya.
3. Prosedur pengendalian
Prosedur pengendalian ditetapkan untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa sasaran bisnis akan dicapai, termasuk pencegahan
penggelapan, kita akan membahas secara singkat prosedur pengendalian yang dapat dipadukan dengan sistem akuntansi. Prosedur-prosedur
tersebut adalah : a.
Pegawai yg kompeten, perputaran tugas dan cuti wajib
Universitas Sumatera Utara
Sistem akuntansi yang baik memerlukan prosedur untuk memastikan bahwa para karyawan mampu melaksanakan tugas yang
diembannya. Karena itu, para karyawan bagian akuntansi harus
mendapat pelatihan yang memadai dan diawasi dalam melaksanakan tugasnya. Ada baiknya juga bila dilakukan perputaran atau rotasi tugas
di antara karyawan klerikal dan mengharuskan para karyawan nonklerikal untuk mengambil cuti. Kebijakan ini mendorong para
karyawan untuk menaati prosedur yang digariskan. Disamping itu, kesalahan atau penggelapan dapat dideteksi.
b. Pemisahan tanggungjawab untuk operasi yang berkaitan
Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya ketidakefisienan, kesalahan dan penggelapan, maka tanggungjawab untuk operasi yang
berkaitan harus dibagi kepada dua orang atau lebih. Misalnya,
tanggungjawab untuk pembelian, penerimaan dan pembayaran atas perlengakpan komputer harus dibagi kepada tiga orang atau
departemen. Jika orang yang sama melakukan pemesanan, memeriksa penerimaan atas barang yang dipesan dan melakukan pembayaran
kepada pemasok, maka penyelewengan bisa terjadi. Upaya-upaya pengecekan yang akan timbul akibat dibaginya tanggungjawab kepada
berbagai departemen tidak perlu menyebabkan tumpang tindih tugas.
Universitas Sumatera Utara
Dokumen perusahaan yang disiapkan oleh suatu departemen dirancang agar terkoordinasi dan saling mendukung dengan dokumen yang
disiapkan oleh departemen lain.
c. Pemisahan operasi, pengamanan aktiva dan akuntansi
Kebijakan pengendalian harus menetapkan pihak-pihak yang bertanggungjawab atas berbagai aktifitas usaha. Untuk mengurangi
kemungkinan timbulnya kesalahan dan penggelapan, maka tanggungjawab atas operasi, pengamanan aktiva dan akuntansi harus
dipisahkan. Selanjutnya, catatan akuntansi akan digunakan sebagai alat pengecekan independen terhadap mereka yang bertugas mengamankan
aktiva dan mereka yang berkecimpung dalam operasi usaha
d.
Prosedur pembuktian dan pengamanan
Prosedur pembuktian dan pengamanan harus digunakan utnuk melindungi aktiva dan memastikan bahwa data akuntansi dapat
dipercaya. Hal ini dapat diterapkan pada banyak hal seperti prosedur otorisasi, persetujuan dan rekonsiliasi.
4. Pemantauan atau monitoring
Pemantauan terhadap sistem pengendalian internal akan
Universitas Sumatera Utara
mengidentifikasi di mana letak kelemahannya dan memperaiki efektifitas pengendalian tersebut. Sistem pengendalian internal dapat dipantau secara
rutin atau melalui evaluasi khusus. Pemantauan rutin bisa dilakukan dengan mengamati perilaku karyawan dan tanda-tanda peringatan dari
sistem akuntansi tersebut.
5. Informasi dan komunikasi
Informasi dan komunikasi merupakan unsur dasar dari pengendalian internal. Informasi mengenai lingkungan pengendalian, penilaian resiko,
prosedur pengendalian dan pemantauan diperlukan oleh manajemen untuk mengarahkan operasi dan memastikan terpenuhinya tuntutan-tuntutan
pelaporan serta peraturan yang berlaku.Manajemen juga dapat menggunakan informasi eksternal utuk menilai peristiwa dan keadaan
yang berpengaruh terhadap pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal. Misalnya manajemen menggunakan informasi dari Financial
Accounting Standarts Board FASB atau dari Ikatan Akuntan Indonesia IAI serta Bapepam untuk menilai dampak dari perubahan standar
pelaporan yang mungkin akan terjadi
D. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas SMA Negeri 2 Medan
1. Prosedur Penerimaan Kas SMA Negeri 2 Medan
Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan SMA Negeri 2 Medan
Universitas Sumatera Utara
meliputi serangkaian proses pencatatan, pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan penerimaan kas serta
pertanggungjawaban kembali. Proses ini dapat dilaksanakan secara manual ataupun menggunakan sistem terkomputerisasi.
Adapun proses yang dilaksanakan oleh SMA Negeri 2 Medan secara lebih rinci adalah sebagai berikut :
a. Setoran SPP ke pihak sekolah
b. Masing-masing unit mengirimkan Rencana Anggaran ke
Sekolah c.
Pihak sekolah melalui bendahara sekolah mengirimkan dana kepada masing-masing unit yang nilainya sesuai dengan
anggaran yang diajukan sebelumnya d.
Masing-masing unit melampirkan dokumen bukti penerimaan dana
e. Mencatat pada buku besar masing-masing unit sejumlah yang
diterima dari sekolah f.
Dan tersebut dikelola oleh masing-masing unit untuk membiayai semua kebutuhan kegiatan operasional setiap unit
g. Pembukuan tersebut berisi tentang Realisasi Anggaran yang
akan diserahkan kepada pihak sekolah setiap bulannya sebagai pertanggungjawban setiap unit
Universitas Sumatera Utara
h. Jika terjadi kelebihan dana, maka dana tersebut akan
dikembalikan lagi ke pihak sekolah atau dipergunakan untuk hal lain setelah mendapat izin dari sekolah
Laporan yang dihasilkan dari prosedur penerimaan kas SMA Negeri 2 Medan adalah Laporan Realisasi Anggaran yaitu laporan yang menyajikan
informasi realisasi, pendapatan, dan pembiayaan setiap unit dalam satu
periode tertentu.
Universitas Sumatera Utara
Prosedur Penerimaan Kas
Gambar III.1 Bagan Prosedur Penerimaan Kas pada SMA Negeri 2 Medan
Sumber : SMA Negeri 2 Medan
Setoran SPP Siswa
dan setoran donatur
Sekolah Unit
Mengajukan
Bendahara
Mencatat Buku
Besar Unit
Unit Melampirkan
Bukti Penerimaan
Cek
Pengelolaan Dana
ole Unit
Sekolah Pembukuan
Realisasi Anggaran
Universitas Sumatera Utara
2. Prosedur Pengeluaran Kas SMA Negeri 2 Medan
Prosedur pengeluaran kas pada SMA Negeri 2 Medan meliputi serangkaian proses baik manual maupun terkomputerisasi mulai
pencatatan, penggolongan, pengikhtisaran transaksi atau kejadian keuangan serta pelaporan keuangandalam rangka pertanggungjawaban
yang berkaitan dengan pengeluaran kas pada SMA Negeri 2 Medan. Adapun prosedur pengeluaran kas secara rinci yang dilaksanakan oleh
SMA Negeri 2 Medan meliputi : a.
Menerima berkas atau kwitansi tagihan pembayaran b.
Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang c.
Membuat bukti pengeluaran kas dan mencetaknya d.
Meminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti
e. Meminta pengesahan sekolah sebagai pihak yang berhak
menyetujui pembayaran di bukti pengeluaran kas f.
Membuat laporan dalam bentuk Realisasi Anggaran untuk selanjutnya dilaporkan kembali ke pihak sekolah
Universitas Sumatera Utara
Prosedur Pengeluaran Kas
Gambar III.2 Bagan Prosedur Pengeluaran Kas pada SMA Negeri 2 Medan
Sumber : SMA Negeri 2 Medan
Menerima berkas
Pembayaran Melampirkan
dokumen pendukung
pengeluaran
Membuat bukti
pengeluaran kas
Meminta tandatangan
pengesahan pembayaran
Menerima pengesahan
Kepala Sekolah selaku
pihak yang berwenang
Membuat Laporan
Realisasi Anggaran
Mencatat pengeluaran
di Buku Besar Keuangan
Universitas Sumatera Utara
E. Jenis –Jenis Penerimaan dan Pengeluaran Kas SMA Negeri 2 Medan
1. Jenis – jenis Penerimaan Kas
Penerimaan kas pada SMA Negeri 2 Medan bersumber dari : a.
Uang bantuan atau sumbangan dari masyarakat dan pemerintah yang tidak mengikat
b. Uang sekolah
c. Uang komite
2. Jenis – jenis pengeluaran Kas
Pengeluaran kas pada SMA Negeri 2 Medan untuk semua inti secara umum mencakup :
a. Belanja Pegawai :
1. Honorarium dan Kesejahteraan
- Kesejahteraan Jam Mengajar
- Kesejahteraan Penunjang
- Kesejahteraan Pegawai Honor
b. Belanja Operasional
1. Konsumsi Kegiatan dan Honor Kepaniatiaan
2. Konsumsi Rapat Kerja Guru
3. Alat Tulis Kantor
4. Foto Kopi
c. Belanja Barang
1. Buku Pelajaran
Universitas Sumatera Utara
2. Baju Seragam
3. Ruang Kelas Baru
4. LCDInfocus
d. Biaya Pemeliharaan
1. Kebersihan
2. Pengembangan Taman
3. Pengecatan Ruang Kelas
F. Sistem Pengendalian Internal terhadap Penerimaan Kas pada SMA
Negeri 2 Medan
Pembuatan dan pemeliharaan sistem pengendalian internal adalah kewajiban pihak manajemen yang penting. Aspek mendasar dari tanggung
jawab penyediaan informasi pihak manajemen adalah untuk memberikan jaminan yang wajar bagi pemegang saham bahwa perusahaan dikendalikan
dengan baik. Selain itu, pihak manajemen bertanggung jawab untuk melengkapi pemegang saham serta calon investor dengan informasi keuangan
yang andal secara tepat waktu. Sistem pengendalian internal yang memadai penting bagi pihak manajemen untuk melakukan kewajiban ini.Hall 2002;
97 Untuk mengendalikan prosedur penerimaan kas pada SMA Negeri 2
Medan maka pihak manajemen menerapkan hal-hal berikut :
Universitas Sumatera Utara
a. Tanggung jawab dalam setiap penanganan kas dilakukan secara tegas
dan pasti b.
Pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat segera setap adanya pemasukan kas
c. Memeriksa keabsahan penerimaan kas, misalnya berupa jumlah yang
diterima dan siapapun yang menerima d.
Fungsi penerimaan kas dibedakan dengan dua fungsi pembukuan e.
Saldo kas yang ada selalu diperiksa oleh yang berwenang setiap periodenya
f. Untuk membuktikan kebenaran buku kas, bukti-bukti tetap disimpan
oleh bagian keuangan g.
Sekolah hanya menyimpan sejumlah kas yanga cukup untuk kebutuhan sekolah sehari-hari dan selebihnya disimpan di bank
G. Sistem Pengendalian Internal terhadap Pengeluaran kas pada SMA
