Membangun Komunikasi yang Efektif melalui Pembentukan Ikatan Alumni Jurusan S.3

jurnalistik, seni peran dan kepenyiaran Mahasiswa Dosen Pembimbing 2.000 150 Instrumen evaluasi Total 72.000 5775  Jadwal Pelaksanaan Rencana Aktifitas 3 tahun Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 1-2 3-4 5-6 7-8 9-1011-121-2 3-4 5-6 7-8 9-10 11- 12 1-2 3-4 5-6 7-8 9-10 11-12 Sub Aktivitas 1 Sub Aktivitas 2 Sub Aktivitas 3 Sub Aktivitas 1 Sub Aktivitas 2 Sub Aktivitas 3 Sub Aktivitas 1 Sub Aktivitas 2 Sub Aktivitas 3 Subaktivitas 4  Indikator Keberhasilan Indikator Kinerja Awal Akhir Tahun 1 Akhir Tahun 2 Akhir Tahun 3 Gaji pertama Rp 225.00,00 Rp 300.000,00 Rp 400.000,00 Rp 500.000,00 Nilai A PPL 32,79 40 50 65 Nilai Kepenyiaran A 25,76 35.50 45 60 Nilai PKL Jurnalistik A 36,06 42,50 45 62,50 Nilai Perencanaan Pementasan 15,00 20 30 45  Keberlanjutan Setelah program ini berakhir, pelaksanaan kerjasama dengan instansi terkait akan terus dilakukan dengan dukungan dana dan fasilitas dari universitas. Penanggung jawab Drs Djoko Widodo, M.Si.

3.5.3 Membangun Komunikasi yang Efektif melalui Pembentukan Ikatan Alumni Jurusan S.3

 Latar Belakang Hasil evaluasi diri menunjukkan bahwa gaji pertama yang diterima oleh lulusan rendah Rp 225.000,00. Hal ini menunjukkan daya saing lulusan rendah. Rendahnya daya saing tersebut disebabkan oleh lemahnya sistem komunikasi antaralumni dan antara alumni dengan pihak jurusan sehingga menyulitkan pihak jurusan untuk memantau perkembangan alumni. Para lulusan yang tersebar di berbagai wilayah ini belum memiliki wadah komunikasi yang terorganisir dalam sebuah ikatan alumni. Di samping itu jurusan belum memiliki data base alumni. Untuk sementara ini data base yang ada masih disusun secara acak berdasarkan data yang diperoleh dari tracer alumni lima tahun terakhir, sedangkan pertemuan alumni belum PROGRAM HIBAH KOMPETISI A2 2007 37 pernah dilakukan. Di samping itu jurusan tidak mendapat masukan tentang permasalahan yang dihadapi oleh alumni. Oleh sebab itu, perlu dibentuk ikatan alumni.  Rasional Dengan adanya ikatan alumni akan terjalin komunikasi yang intensif dan efektif baik antar alumni maupun antara alumni dengan pihak jurusan. Hal ini akan membuka peluang bagi alumni untuk mendapatkan berbagai informasi tentang kebutuhan instansi kerja, peluang pekerjaan dan pengembangan prestasi kerja. Di samping itu melalui ikatan alumni akan memudahkan pihak jurusan memantau, meningkatkan kompetensi lulusan secara berkelanjutan.  Tujuan Tujuan dibentuknya Ikatan Alumni Jurusan dimaksudkan untuk memudahkan penyusunan data base alumni, menjembatani pertemuan antar alumni serta memudahkan komunikasi antar alumni dengan pihak jurusan. Dengan demikian berbagai informasi jurusan dapat disebarluaskan oleh alumni secara efektif.  Mekanisme dan Rancangan Kegiatan membangun komunikasi yang efektif melalui pembentukan ikatan alumni dilaksanakan selama tiga tahun melalui tahapan kegiatan sebagai berikut. 1. Menyusun data base alumni jurusan untuk mendata alumni jurusan sehingga diharapkan dapat mempermudah pelacakan alumni. 2. Mengadakan temu alumni secara periodik untuk menjalin komunikasi yang intensif sehingga berbagai informasi dapat diperoleh. 3. Membentuk ikatan alumni jurusan untuk mempermudah komunikasi antar alumni dan antara alumni dengan jurusan. 4. Pembentukan cabang ikatan alumni di daerah dimaksudkan untuk mempermudah komunikasi antar alumni sehingga berbagai informasi mengenai pekerjaan dapat diperoleh.. Tahun Pertama Pada tahun pertama dilakukan kegiatan penyusunan data base alumni jurusan dengan tahapan sebagai berikut. 1. Membuat instrumen pengumpulan data alumni 2. Membuat software pengumpulan data alumni 3. Memasukkan data alumni yang telah diperoleh ke dalam software Tahun Kedua Pada tahun kedua dilaksanakan kegiatan temu alumni dengan kegiatan sebagai berikut. 1. Mengirim informasi tentang temu alumni ke alumni-alumni 2. Mengadakan temu alumni 3. Membentuk ikatan alumni 4. Menyusun program ikatan alumni Tahun Ketiga Pada tahun ketiga dilaksanakan kegiatan membentuk cabang ikatan dengan kegiatan sebagai berikut. 1. Membentuk cabang ikatan alumni berdasarkan daerah-daerah asal alumni 2. Menyusun program cabang ikatan alumni berdasarkan daerah-daerah asal alumni Sumberdaya yang dibutuhkan Subaktivitas Jenis Sumberdaya yang dibutuhkan Estimasi Biaya sumber Pendanaan Ribuan Rp Komponen pembiayaan PHK Lainnya Tahun Pertama PROGRAM HIBAH KOMPETISI A2 2007 38 1. Membuat instrumen pengumpulan data alumni 2. Membuat software pengumpulan data alumni 3. Memasukkan data alumni yang telah diperoleh ke dalam software Pakar Teknologi Informasi Instrumen alumni Sofware 5.000 5.000 10.000 375 375 750 Pakar Instrumen Sofware Tahun Kedua 1. Mengirim informasi tentang temu alumni ke alumni-alumni 2. Mengadakan temu alumni 3. Membentuk ikatan alumni 4. Menyusun program ikatan alum ni Komunikasi Temu alumni Penyusunan program 10.000 15.000 10.000 750 1125 750 Komunikasi Temu alumni Penyusunan program alumni Tahun Ketiga 1. Membentuk cabang ikatan alumni berdasarkan daerah- daerah asal alumni 2. Menyusun program cabang ikatan alumni berdasarkan daerah- daerah asal alumni Alumni Penyusunan program Komunikasi 10.000 20.000 10.000 750 1500 750 Alumni Penyusunan program Komunikasi Total 95.000 7125  Jadwal Pelaksanaan Rencana Aktifitas 3 tahun Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 1-2 3-4 5-6 7-8 9-1011-121-2 3-4 5-6 7-8 9-10 11- 12 1-2 3-4 5-6 7-8 9-10 11-12 Sub Aktivitas 1 Sub Aktivitas 2 Sub Aktivitas 3 Sub Aktivitas 1 Sub Aktivitas 2 Sub Aktivitas 3 Sub Aktivitas 1 Sub Aktivitas 2  Indikator Keberhasilan Indikator Kinerja Awal Akhir Tahun 1 Akhir Tahun 2 Akhir Tahun 3 Data Base Alumni tracer 31 50 75 90 Gaji pertama Rp 225.00,00 Rp 300.000,00 Rp 400.000,00 Rp 500.000,00  Keberlanjutan PROGRAM HIBAH KOMPETISI A2 2007 39 Setelah program ini berakhir, pertemuan alumni akan terus dilaksanakan secara periodik dengan memanfaatkan jaringan alumni yang ada dengan dana swadaya alumni dan dukungan sumber dana dari universitas.  Penanggung jawab Drs. Sudjalil, M.Si 3.6 PROGRAM PENINGKATAN EFISIENSI EFFICIENCY 3.6.1 Percepatan Masa Studi Mahasiswa Melalui Peningkatan Mutu Layanan Perpustakaan  Latar Belakang Laporan Hasil Evaluasi Diri menunjukkan bahwa masa studi mahasiswa lama 5,01 karena penyelesaian tugas akhir skripsi lama 18,08 meskipun indeks prestasinya tinggi 3,20. Hal itu antara lain disebabkan oleh lemahnya layanan perpustakaan sehingga kemampuan mahasiswa mengakses bahan pustaka jumlah transaksi bahan pustaka oleh mahasiswa per bulan sangat terbatas 1,52mahasiswabulan . Bahkan, mahasiswa banyak yang mengakses bahan pustaka di perguruan tinggi lain karena terbatasnya bahan pustaka yang tersedia. Oleh karena itu, penyelenggara pendidikan selayaknya memperhatikan layanan bahan pustaka guna memudahkan mahasiswa maupun dosen untuk mendapatkan bahan pustaka dalam rangka mempercepat penyelesaian skripsi tugas akhir. Dengan peningkatan layanan bahan pustaka, maka kemampuan mahasiswa mengakses kepustakaan dalam rangka penulisan skripsi dapat ditingkatkan. Dengan demikian, masa studi mahasiswa dapat dipersingkat.  Rasional Kelengkapan bahan pustaka dan kemudahan mengakses bahan pustaka melalui sistem otomasi perpustakaan dengan arahan tenaga laboran yang memadai akan meningkatkan penguasaan bahan pustaka mahasiswa sehingga penyelesaian skripsinya dapat dipercepat. Kelengkapan bahan pustaka dan kemudahan mengakses bahan pustaka melalui sistem otomasi layanan perpustakaan ditunjang oleh pustakawan yang memadai diharapkan dapat meningkatkan suasana akademik dan memotivasi mahasiswa dan dosen untuk meningkatkan pengetahuannya secara maksimal. Dengan demikian, diharapkan mahasiswa dapat lebih bersemangat menyelesaikan skripsinya sehingga masa studinya dapat dipercepat. Pada gilirannya, diharapkan dapat meningkatkan motivasi siswa dalam belajar secara keseluruhan.  Tujuan Kegiatan ini diharapkan dapat meningkatkan mutu layanan perpustakaan, yaitu ditandai dengan peningkatan jumlah bahan pustaka yang tersedia dan peningkatan kemudahan mengakses bahan pustaka melalui sistem layanan berbasis teknologi informasi sistem otomasi layanan dengan ditunjang oleh pustakawan yang memadai sehingga penyelesaian skripsi mahasiswa dapat dipercepat. Selanjutnya, diharapkan dapat meningkatkan suasana akademik mahasiswa maupun dosen sehingga dapat meningkatkan minat baca serta penguasaan ilmu pengetahuan mahasiswa dan dosen.  Mekanisme dan Rancangan PROGRAM HIBAH KOMPETISI A2 2007 40 Kegiatan peningkatan mutu layanan perpustakaan dilaksanakan selama tiga tahun melalui tahapan kegiatan sebgaai berikut. 1 Pemenuhan bahan pustaka yang diperlukan mahasiswa dan dosen melalui sistem perpustakaan berbasis teknologi informasi dimaksudkan untuk memudahkan akses layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi 2 Pengembangan panduan layanan bahan pustaka berbasis teknologi informasi untuk memudahkan pelacakan bahan pustaka dan operasionalisasi sistem layanan . 3 Workshop pengoperasian sistem perpustakaan berbasis teknologi informasi bagi mahasiswa, dosen, dan pustakawan untuk meningkatkan penguasaan sistem perpustakaan berbasis teknologi informasi Tahun Pertama. Pada tahun pertama dilaksanakan kegiatan pemenuhan bahan pustaka melalui kegiatan 1. Penyediaan fasilitas pendukung perangkat keras 2. Pengembangan software Tahun Kedua Pada tahun kedua dilaksanakan kegiatan pengembangan panduan layanan bahan pustaka berbasis teknologi informasi yang meliputi kegiatan : 1. Lokakarya penyusunan panduan 2. Pengembangan panduan layanan pustaka 3. Sosialisasi panduan Tahun Ketiga Pada tahun ketiga dilaksanakan kegiatan workshop pengoperasian sistem perpustakaan berbasis teknologi informasi yang meliputi kegiatan: 1. Peningkatan penguasaan sistem layanan bagi pengelola 2. Peningkatan operasionalisasi sistem layanan perpustakaan 3. Monitoring dan evaluasi sistem layanan perpustakaan  Sumber Daya yang Dibutuhkan Subaktivitas Jenis Sumber daya yang Dibutuhkan Estimasi Biaya dan Sumber Pendanaan Ribuan Rp Komponen Pembiayaan PHK Lainnya Tahun Pertama 1.Penyediaan fasilitas pendukung perangkat keras 2.Pengembangan software Pakar Perangkat keras Sofware 10.000 35.000 15.000 10.000 750 2635 1125 750 Perangkat keras Sofware Pengembangan program Tahun Kedua 1. Lokakarya penyusunan panduan 2. Pengembangan panduan layanan pustaka 3. Sosialisasi panduan Nara Sumber Panduan Dosen Mahasiswa Pustakawan 15.000 10.000 10.000 1125 750 750 Lokakarya Panduan Sosialisasi Tahun Ketiga 1. 1. Peningkatan penguasaan sistem layanan bagi pengelola 2. 2. Peningkatan operasionalisasi sistem layanan perpustakaan 3. 3. Monitoring dan evaluasi sistem layanan Instruktur Peralatan Instrumen monev 15.000 5.000 5.000 5.000 1125 375 375 375 Workshop Instruktur Instrumen monev Koleksi perpustakaan PROGRAM HIBAH KOMPETISI A2 2007 41 perpustakaan 4. 5. Total 135.000 10.135  Jadwal Pelaksanaan Rencana Aktifitas 3 tahun Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 1-2 3-4 5-6 7-8 9-1011-121-2 3-4 5-6 7-8 9-10 11- 12 1-2 3-4 5-6 7-8 9-10 11-12 Sub Aktivitas 1 Sub Aktivitas 2 Sub Aktivitas 1 Sub Aktivitas 2 Sub Aktivitas 3 Sub Aktivitas 1 Sub Aktivitas 2 Sub Aktivitas 3  Indikator Keberhasilan Indikator Kinerja Awal Akhir Tahun 1 Akhir Tahun 2 Akhir Tahun 3 Lama studi lulusan 5,01 4,75 4,50 4,00 Rata-rata penyelesaian tugas akhir 18,08 15,00 12.00 6.00 Jumlah transaksi bahan pustaka dosen 1, 52 5 8 10  Keberlanjutan Setelah program ini berakhir, peningkatan layanan perpustakaan ini dapat ditingkatkan sendiri dengan memanfaatkan fasilitas yang tersedia serta dengan ketersediaan tenaga pustakawan yang didanai universitas.  Penanggung Jawab Program Drs. Gigit Mudjianto, M.Si 3.6.2 Percepatan Masa Studi Mahasiswa Melalui Pengembangan Sistem Pembimbingan Skripsi Berbasis Teknologi Informasi  Latar Belakang Laporan Hasil Evaluasi Diri menunjukkan bahwa masa studi mahasiswa lama 5,01 karena penyelesaian tugas akhir skripsi lama 18,08 meskipun indeks prestasinya tinggi 3,20 . Hal itu antara lain disebabkan oleh belum adanya sistem pembimbingan skripsi di jurusan yang terprogram sehingga kegiatan pembimbingan mahasiswa tidak dapat berlangsung secara intensif. Kondisi tersebut menyebabkan kurang lancarnya proses pembimbingan skripsi mahasiswa sehingga penyelesaian skripsi mahasiswa PROGRAM HIBAH KOMPETISI A2 2007 42 berlangsung lama. Oleh karena itu, perlu peningkatan sistem pembimbingan skripsi mahasiswa secara intensif, yaitu melalui pengembangan sistem pembimbingan berbasis teknologi informasi.  Rasional Peningkatan sistem pembimbingan skripsi mahasiswa melalui program pembimbingan berbasis teknologi informasi akan mempercepat proses penyelesaian penyusunan skripsi mahasiswa. Kegiatan pembimbingan secara intensif dapat membantu mahasiswa mempercepat memperoleh topik-topik penelitian dan meningkatkan kualitas pembimbingan sesuai dengan program penelitian dosen. Dengan demikian, mahasiswa akan lebih cepat menentukan permasalahan penelitian dan mendapatkan pembimbingan sesuai dengan bidang keahlian dosen pembimbing sehingga dapat mempercepat proses penyelesaian skripsi mahasiswa.  Tujuan Kegiatan ini diharapkan dapat mempercepat proses pembimbingan skripsi mahasiswa, yaitu ditandai dengan lebih cepatnya mahasiswa menentukan topik dan judul penelitian dan semakin cepatnya mahasiswa dapat menyelesaikan penyusunan skripsinya. Selanjutnya, diharapkan dapat meningkatkan suasana akademik mahasiswa maupun dosen sehingga dapat meningkatkan penguasaan ilmu pengetahuan mahasiswa dan dosen.  Mekanisme dan Rancangan Kegiatan pengembangan sistem pembimbingan skripsi berbasis teknologi informasi ini dilaksanakan selama tiga tahun melalui kegiatan sebagai berikut: 1. Lokakarya pembentukan payung penelitian dimaksudkan untuk memantapkan peyusunan payung penelitian terkait dengan grant research pengajaran dengan melibatkan mahasiswa. 2. Mengembangkan sistem bimbingan berbasis teknologi informasi di jurusan dimaksudkan untuk meningkatkan pelayanan bimbingan tugas akhir berbasis teknologi informasi.. 3. Pengembangan panduan operasional penyusunan skripsi dan program pembimbingan berbasis teknologi informasi dimaksudkan untuk memudahkan mahasiswa dalam menyelesaikan tugas akhir. Tahun Pertama Pada tahun pertama dilaksanakan kegiatan lokakarya penelitian dan pembentukan payung penelitian dengan tahapan kegiatan sebagai berikut. 1. Melaksanakan lokakarya pembentukan payung penelitian . 2. Menyusun grant research pengajaran berdasarkan bidang keilmuan Tahun Kedua Pada tahun kedua dilaksanakan pengembangkan sistem bimbingan berbasis teknologi informasi dengan tahapan sebagai berikut. 1. Menyiapkan perangkat jaringan soft ware 2. Menyiapkan data informasi mahasiswa yang menyelesaikan tugas akhir 3. Melakukan grant researh pengajaran Tahun Ketiga Pada tahun ketiga dilaksanakan pengembangan panduan operasional dengan kegiatan sebagai berikut. 1. Workshop penyusunan panduan bimbingan tugas akhir 2. Penyusunan panduan bimbingan tugas akhir PROGRAM HIBAH KOMPETISI A2 2007 43 3. Sosialisasi panduan bimbingan tugas akhir 4. Melakukan grant reseacrh pengajaran  Sumber Daya yang Dibutuhkan Subaktivitas Jenis Sumber daya yang Dibutuhkan Estimasi Biaya dan Sumber Pendanaan Ribuan Rp Komponen Pembiayaan PHK Lainnya Tahun Pertama 1.Lokakarya pembentukan payung penelitian . 2. Menyusun grant research pengajaran berdasarkan bidang keilmuan Nara Sumber Dosen Panduan program Mahasiswa Materi lokakarya 15.000 10.000 2.500 2.000 5.000 40.000 1125 750 187,5 150 375 3000 Lokakarya Panduan program Materi Peralatan Literatur Grant Research Pengajaran Tahun Kedua 1. Menyiapkan perangkat jaringan soft ware 2. Menyiapkan data informasi mahasiswa yang menyelesaikan tugas akhir 3. Grant research pengajaran Pakar Software Data informasi 10.000 30.000 40.000 5.000 750 2250 3000 375 Pakar Software Grant Research Literatur Tahun Ketiga 1. Workshop penyusunan panduan bimbingan tugas akhir 2. Penyusunan panduan tugas akhir 3. Sosialisasi panduan 4. Grant research pengajaran Nara Sumber Materi Panduan pembimbingan 15.000 10.000 5.000 40.000 10.000 1125 750 375 3000 750 Workshop Panduan Pembimbingan Literatur Grant research Sosialisasi Total 239.500 1.7962,5  Jadwal Pelaksanaan Rencana Aktifitas 3 tahun Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 1-2 3-4 5-6 7-8 9-1011-121-2 3-4 5-6 7-8 9-10 11- 12 1-2 3-4 5-6 7-8 9-10 11-12 Sub Aktivitas 1 Sub Aktivitas 2 Sub Aktivitas 1 Sub Aktivitas 2 Sub Aktivitas 5 Sub Aktivitas 1 Sub Aktivitas 2 Sub aktivitas 3 Sub Aktivitas 4 PROGRAM HIBAH KOMPETISI A2 2007 44 Indikator Keberhasilan Indikator Kinerja Awal Akhir Tahun 1 Akhir Tahun 2 Akhir Tahun 3 Lama studi mahasiswa 5,01 4,75 4,50 4,00 Rata-rata penyelesaian tugas akhir bulan 18,08 15,00 12.00 6.00 IPK Lulusan 3.20 3.25 3.28 3.30 Jumlah penelitian mahasiswa yang sesuai dengan program payung Grant research 3 6 9  Keberlanjutan Setelah program ini berakhir, peningkatan layanan pembimbingan skripsi tetap dilanjutkan dengan terus menyediakan kegiatan bimbingan mahasiswa melalui sistem teknologi informasi dan terus mengarahkan penelitian mahasiswa ke dalam program payung penelitian dosen.  Penanggung Jawab Program Dra. Ribut Wahyu Eriyanti, M.Pd PROGRAM HIBAH KOMPETISI A2 2007 45 BAB 4 RENCANA IMPLEMENTASI PROGRAM BAB 4 RENCANA IMPLEMENTASI PROGRAM

A. O

RGANISASI P ROGRAM Efektivitas implementasi program memerlukan struktur organisasi pengelolaan program A2 yang mampu bersinergi dengan rencana induk pengembangan universitas. Untuk itu, disusunlah struktur organisasi pengelolaan program sebagaimana tampak pada Gambar 4.1 Struktur organisasi ini memperlihatkan mekanisme organisasi yang dapat dibambarkan sebagai berikut. 1 Ketua Pelaksana dengan dibantu Wakil Ketua Bidang Akademik dan Wakil Ketua Bidang Keuangan bertanggung jawab atas seluruh program di bawah tanggung jawab Dekan dan Ketua Jurusan. Dalam melaksanakan tugasnya tersebut Ketua Pelaksana melakukan kerja sama dengan tim monitoring dan evaluasi monev universitas dalam mematau kegiatan. 2 Wakil Ketua Bidang Akademik dan Wakil Ketua Bidang Keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan program yang dilaksanakan koordinator-koordinator bidang yang meliputi bidang-bidang LRAISE. 3 Koordinator-koordinator Bidang bertugas mengimplementasikan program sesuai dengan bidang kegiatan masing-masing. Gambar 4.1. Struktur Organisasi Pelaksanaan Program PROGRAM HIBAH KOMPETISI A2 2007 Pembina REKTOR Drs. Muhadjir Effendy, M.AP Penanggung Jawab DEKAN FKIP Drs. Fauzan, M.Pd KAJUR BAHASA INDONESIA Dra. Daroe Iswatiningsih, M.Si. Ketua Pelaksana Dra. Sugiarti, M.Si. Wakabid Akademik Dra. H.W. Asrini, M.Si. Wakabid Keuangan Dra. Tuti Kusniarti, M.Si. Korbid R Dra. Ekarini S., M.Pd. Dra. Tuti K., M.Si. Korbid A Dr. Arif Budi Wurianto, M.Si. Korbid I Dra. H.W. Asrini, M.Si. Korbid S Drs. J. Widodo, M.Si. Drs. Sujalil, M.Si. Korbid E Dra. Gigit M., M.Si. Dra. Ribut W. E., M.Pd. 46 Tenaga Administrasi Monev Tingkat Univeersitas Korbid L Drs. Hari Sunaryo, M.Si.