Desain Interface ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

53 data surat keluar data disposisi data surat masuk laporan periodik KEPALA DINAS 1 Mengelola Laporan Periodik 9 surat masuk 11 Disposisi 10 data surat keluar . Gambar 3.49 DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Laporan Penjelasan : Dari data surat masuk dan data surat keluar serta surat disposisi akan dikelola, apakah surat tersebut termasuk laporan periodik. Selanjutnya data-data tersebut dapat diketahui oleh kepala dinas.

3.3 Desain Interface

Di bagian ini akan dibahas mengenai desain interface dari Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur. Desain interface terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai penangkap input yang pertama kali. Jika dokumen dasar tidak di desain dengan baik, kemungkinan input yang tercatat dapat salah bahkan kurang atau berlebihan. Dokumen dasar source document merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap data yang terjadi. Data yang sudah dicatat di dokumen dasar kemudian dimasukkan sebagai input ke sistem informasi untuk di olah. Dalam sistem ini sebelum pengguna mengakses sistem, pengguna diharuskan melakukan login untuk menentukan hak aksesnya. Hak akses yang ada dalam sistem ini adalah Administrator, Kepala Dinas, Kepala Sub Dinas, Bagian Tata Usaha, Kepala Seksi dan Pegawai. Sebelum masuk form login, pengguna akan di hadapkan pada halaman form utama. 54

1. Form Utama

Form utama merupakan sebuah halaman yang berisi kolom menu pilihan dimana seorang tamu dapat mengoperasikannya dengan memilih dari menu pilihan yang telah disediakan sesuai dengan kebutuhan. Form ini berguna untuk mencari informasi mengenai Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur. Form ini berisi halaman home, info, link, tentang kami dan form login. Gambar 3.50 Desain Form Utama Halaman Home Pada Gambar 3.50 diatas merupakan aplikasi sistem eoffice yang menggambarkan halaman index home dimana pada halaman tersebut memiliki beberapa menu pilihan, diantaranya : Home, Tentang Kami, Info, Link, Kontak dan Login ini. 55 Gambar 3.51 Desain Form Utama Halaman Tentang Kami Pada Gambar 3.51 merupakan form utama dari menu “Tentang Kami” yang mana di dalamnya berisi profil Dinas PEternakan dan visi – misi. Gambar 3.52 Desain Form Utama Halaman Kontak Pada Gambar 3.52 merupakan form utama dari menu “Kontak” yang mana di dalamnya berisi profil Dinas PEternakan dan visi – misi. 56

2. Form Login

Form “Login” digunakan untuk mengakses masuk sistem informasi tata naskah. Form login ini dapat digunakan oleh semua pegawai yang telah terdaftar. Selain itu, form login ini bertujuan untuk menjaga keamanan semua pegawai yang telah terdaftar berdasarkan otoritas yang diberikan. Tujuannya adalah untuk keamanan sebuah sistem agar sebuah sistem itu tidak mudah dirusak atau dimodifikasi oleh pihak lain yang tidak berkepentingan karena sifatnya sangat rahasia. Gambar 3.53 Desain Form Login

3. Form Admin

Form “admin” akan tampil setelah user melakukan login. User akan mengetahui jabatan dan nama user apakah sesuai atau tidak. Didalam form ini user dapat melihat sebuah tabel yang berisi data – data 57 mengenai sistem informasi tata naskah. Seperti jumlah bagaian, jumlah pegawai, dll. Gambar 3.54 Desain Form Admin 4. Form Ubah Password Form “ubah password” digunakan apabila user menginginkan password-nya diubah karena sudah diketahui oleh orang lain ataupun karena alasan lain. Gambar 3.55 Desain Form Ubah Password 58

5. Form Keterangan

Form “keterangan” ini berisi data – data tentang orang yang melakukan login. Seperti NIP, nama lengkap, alamat, telepon, dll. Gambar 3.56 Desain Form Keterangan 6. Form Input Pegawai Form “input pegawai” digunakan untuk menambah pegawai dan hanya bisa dilakukan oleh admin. Gambar 3.57 Desain Form Input Pegawai 59

7. Form Daftar Pegawai

Form “daftar pegawai” ini menampilkan data pegawai yang ada, selain itu juga digunakan admin untuk melakukan proses pengeditan dan penghapusan data pegawai. Gambar 3.58 Desain Form Daftar Pegawai

8. Form Input Bagian

Form “Input Bagian” digunakan untuk menambah pegawai dan hanya bisa dilakukan oleh admin. Gambar 3.59 Desain Form Input Bagian 60

9. Form Daftar Bagian

Form “daftar bagian” menampilkan data bagian yang ada, selain itu juga digunakan Admin untuk melakukan proses pengeditan dan penghapusan data bagian. Gambar 3.60 Desain Form Daftar Bagian

10. Form Input Jabatan

Form “Input Jabatan” digunakan untuk menambah pegawai dan hak aksesnya hanya bisa dilakukan oleh admin. Adapun data yang harus di isi oleh admin adalah id jabatan dan nama jabatan kemudi.an admin dapat klik button tambah Gambar 3.61 Desain Form Input Jabatan 61

11. Form Daftar Jabatan

Form ini menampilkan data jabatan yang ada, selain itu juga digunakan Admin untuk melakukan proses pengeditan dan penghapusan data bagian. Gambar 3.62 Desain Form Daftar Jabatan

12. Form Input Instansi

Form “input instansi” digunakan untuk menambah pegawai dan hanya bisa dilakukan oleh semua pegawai atau otoritas. Gambar 3.63 Desain Form Input Instansi 62

13. Form Daftar Instansi

Form ini menampilkan data instansi yang ada, selain itu juga digunakan Admin untuk melakukan proses pengubahan dan penghapusan data instansi. Gambar 3.64 Desain Form Daftar Instansi

14. Form Input Kota

Form “input kota” digunakan untuk menambah pegawai dan hanya bisa dilakukan oleh semua pegawai atau otoritas. Gambar 3.65 Desain Form Input Kota 63

15. Form Daftar Kota

Form ini menampilkan data kota yang ada, selain itu juga digunakan Admin untuk melakukan proses pengeditan dan penghapusan data kota. Gambar 3.66 Desain Form Daftar kota

16. Form Input Jenis Info

Form “input jenis info” digunakan untuk menambah jenis info dan dapat dilakukan oleh admin. Gambar 3.67 Desain Form Input Jenis Kota 64

17. Form Daftar Jenis Info

Form ini menampilkan data jenis info yang ada, selain itu juga digunakan Admin untuk melakukan proses pengeditan dan penghapusan data jenis info. Gambar 3.68 Desain Form Daftar Jenis Info

18. Form Input Jenis Surat

Form “input jenis” surat digunakan untuk menambah pegawai dan dapat dilakukan oleh semua pegawai atau otoritas. Gambar 3.69 Desain Form Input Jenis Surat 65

19. Form Daftar Jenis Surat

Form ini menampilkan data jenis surat yang ada, selain itu juga digunakan Admin untuk melakukan proses pengeditan dan penghapusan data jenis surat. Gambar 3.70 Desain Form Daftar Jenis Surat

20. Form Input Surat Masuk

Form “input surat masuk” digunakan untuk menambah data transaksi surat masuk. Form surat masuk ini dapat di operasikan oleh semua pegawai dan otoritas. Sebelum masuk form surat masuk user akan masuk terlebih dahulu pada form pilihan jenis surat. 66 Gambar 3.71 Desain Form Input Surat Masuk Pada tampilan di bawah ini Gambar 3.72 merupakan tampilan form pilihan jenis surat. Gambar 3.72 Desain Form Pilihan Jenis Surat 67

21. Form Daftar Surat Masuk

Form ini menampilkan data surat masuk yang ada, selain itu juga digunakan Admin untuk melakukan proses pengeditan dan penghapusan data jenis surat. Gambar 3.73 Desain Form Daftar Surat Masuk

22. Form Detail Surat Masuk

Form ini menampilkan detail surat masuk yang ada, untuk melihat data surat masuk yang ada sehingga mempermudah pemrosesan transaksi. 68 Gambar 3.74 Desain Form Detail Surat Masuk

23. Form Input Disposisi

Form “input disposisi” digunakan untuk menambah data transaksi disposisi. Form disposisi ini hanya dapat di akses oleh kepala dinas. Terdapat banyak field yang perlu diisi oleh kepala dinas, seperti tampilan pada Gambar 3.75. 69 Gambar 3.75 Desain Form Input Disposisi

24. Form Daftar Disposisi

Form ini menampilkan daftar disposisi yang ada, sehingga mempermudah pemrosesan transaksi. Terdapat dua buah desain daftar disposisi, yang pertama adalah daftar disposisi sebelum di Acc oleh kepala dinas, sedangkan yang kedua daftar disposisi yang telah di disposisikan oleh kepala dinas.Berikut tampilan daftar disposisi dapat di lihat pada Gambar 3.76. 70 Gambar 3.76 Desain Form Daftar Disposisi yang Belum Terdisposisi Pada tampilan Gambar 3.77 merupkan form daftar disposisi yang telah terdisposisi. Gambar 3.77 Desain Form Daftar Disposisi yang Telah Terdisposisi 71

25. Form Input Pengajuan Surat Keluar

Form input disposisi digunakan untuk menambah data transaksi pengajuan surat keluar. Form ini hanya dapat di akses oleh kepala seksi dan kepala sub dinas. Gambar 3.78 Desain Form Input Pengajuan Surat Keluar

26. Form Daftar Pengajuan Surat Keluar

Form ini menampilkan daftar pengauan surat keluar yang ada, sehingga mempermudah pemrosesan transaksi. Form ini hanya dapat diakses oleh bagian tata usaha. Terdapat dua buah desain daftar pengauan surat keluar, yang pertama adalah daftar pengauan surat keluar sebelum di 72 Acc oleh bagian tata usaha,sedangkan yang kedua daftar pengauan surat keluar yang telah di disposisikan oleh bagian tata usaha Gambar 3.79 Desain Form Daftar Pengajuan Surat Keluar yang Belum di Acc Pada tampilan di bawah ini Gambar 3.80 merupakan tampilan form daftar pengajuan surat keluar yang telah di Acc. Gambar 3.80 Desain Form daftar pengajuan Surat Keluar yang Telah di Acc 73

27. Form Proses Acc Pengajuan Surat Keluar

Form ini adalah form yang hanya dapat diakses oleh bagian tata usaha yang berfungsi dalam pemrosesan Acc pengajuan surat keluar. Gambar 3.81 Desain Form Proses Acc Pengajuan Surat Keluar 3.4 Conceptual Data Model Relation_865 Relation_864 memproses_sk penerima_psk bagian yg mengusulkan mempunyai_jns_srt pengirim disposisi mempunyai_jns_info memasukkan_data sm_yg_didisposisikan mempunyai_jns_sm mempunyai_bagian mengirim_sm berlokasi mempunyai_kota_lhr mempunyai_domisili mempunyai_jabatan membuat_sk menerima_sm kota id_kota nm_kota bagian id_bagian nm_bagian jabatan id_jabatan nm_jabatan jenis _s urat id_jns_s rt nm_jns _srt s urat_masuk id_s uratmas uk no_s uratmas uk tgl_s uratmas uk tgl_diterima_sm perihal s tatus_s uratmasuk f ile_s uratmasuk jenis_f ilesuratmasuk instans i id_instansi nm_instans i almt_instans i telp_ins tans i disposis i id_dispos isi status_disposis i pegaw ai nip nm_lengkap tgl_lhr gender almt_pegaw ai phone pas s w d s urat_keluar no_s uratkeluar tgl_s uratkeluar tgl_kirim_suratkeluar perihal_s uratkeluar s tatus_s uratkeluar f ile_suratkeluar jenis _inf o id_jns_inf o nm_jns _inf o info id_inf o isi_info tgl_kirim_inf o pengajuan_sk id_pengajuan perihal_psk is i_psk f ile_psk is i_f ile tipe_pesan ukuran s tatus detail_dis pos is i Gambar 3.82 CDM SI Tata Naskah Dinas Peternakan 74 Keterangan dari gambar Conceptual Data Model CDM Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur. Di dalam database Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur terdapat beberapa entitas, yaitu entitas surat masuk, entitas pegawai, entitas surat keluar, entitas disposisi, entitas instansi, entitas jenis surat, entitas pengajuan surat keluar, entitas jabatan, entitas bagian, entitas kota, entitas info, entitas jenis info. 1. Entitas Surat Masuk Pada entitas Surat Masuk ini terdapat beberapa data item yaitu id_suratmasuk, no_suratmasuk, tgl_suratmasuk, tgl_diterima_sm, perihal, status_suratmasuk,file_suratmasuk dan jenis_filesuratmasuk. Entitas Surat Masuk ini mempunyai relasi atau hubungan dengan entitas jenis_surat, entitas instansi, entitas disposisi,dan entitas pegawai. Untuk relasi yang pertama yaitu relasi antara entitas surat_masukdan entitas jenis_surat adalah one to many, maksud dari relasi tersebut adalah satu jenis surat dapat dimiliki oleh banyak surat dan satu surat memiliki satu jenis surat. Begitu juga relasi antara entitas surat masuk dengan entitas instansi dan entitas pegawai. Untuk relasi berikutnya adalah antara entitas surat masuk dengan entitas disposisi. Relasi antara entitas surat masuk dan entitas disposisi adalah one to many, maksud dari relasi tersebut adalah satu surat masuk dapat dilakukan banyak disposisi. 2. Entitas Disposisi Pada entitas disposisi terdapat 2n data item yaitu id_disposisi dan status_disposisi. Entitas disposisi mempunyai relasi dengan entitas surat 75 masuk dan pegawai. Relasi antara surat masuk dan disposisi adalah one to many, maksud dari relasi tersebut adalah satu surat masuk dapat dilakukan banyak disposisi. Sedangkan satu disposisi hanya bisa dilakukan dengan satu surat masuk. Relasi yang lain adalah entitas disposisi dengan entitas pegawai yaitu one to many maksud dari relasi tersebut adalah satu pegawai dapat menerima banyak disposisi dan tidak setiap pegawai dapat menerima disposisi sedangkan sekali disposisi hanya dapat diterima oleh satu orang pegawai. 3. Entitas Surat Keluar Pada entitas Surat Keluar ini terdapat beberapa data item yaitu id_suratkeluar, no_suratkeluar, tgl_suratkeluar, tgl_kirim_suratkeluar, perihal_suratkeluar, status_suratkeluar, file_suratkeluar. Entitas Surat Keluar ini mempunyai relasi atau hubungan dengan entitas pengajuan surat keluar dan entitas pegawai. Untuk relasi yang pertama yaitu relasi antara entitas surat_keluar dan entitas pegawai adalah one to many, maksud dari relasi tersebut adalah satu pegawai dapat membuat banyak surat keluar dan surat keluar hanya dibuat oleh satu pegawai. 4. Entitas Pengajuan Surat Keluar Pada entitas Pengajuan Surat Keluar ini terdapat beberapa data item yaitu id_pengajuan, perihal_psk, isi_psk, file_psk, isi_file, tipe_pesan, ukuran dan status. Entitas Pengajuan Surat Keluar ini mempunyai relasi atau hubungan dengan entitas jenis_surat, entitas instansi,entitas pegawai dan entitas bagian. Untuk relasi antara entitas surat_keluar dan entitas jenis_surat adalah one to many, maksud dari relasi tersebut adalah satu jenis 76 surat dapat dimiliki oleh banyak surat keluar dan satu surat_keluar memiliki satu jenis surat. 5. Entitas Pegawai Pada entitas pegawai ini terdapat beberapa data item yaitu nip, nm_lengkap, tgl_lahir, gender, almt_pegawai, phone, passwd. Entitas Pegawai ini mempunyai relasi atau hubungan dengan entitas suratmasuk, entitas disposisi, entitas kota, entitas bagian, entitas jabatan, entitas surat_keluar, entitas info. Untuk relasi yang pertama yaitu relasi antara entitas bagian dan entitas pegawai adalah one to many, maksud dari relasi tersebut adalah satu bagian bisa dimiliki oleh banyak pegawai. Dan satu pegawai memiliki satu bagian. Begitu juga dengan entitas kota,dan entitas jabatan. Untuk relasi berikutnya adalah antara entitas pegawai dengan entitas surat masuk. Relasi antara entitas pegawai dan entitas surat masuk adalah one to many, maksud dari relasi tersebut adalah satu pegawai dapat menangani banyak surat masuk. 6. Entitas Kota Pada entitas kota ini terdapat beberapa data item yaitu id_kota, dan nm_kota. Entitas Kota ini mempunyai relasi atau hubungan dengan entitas propinsi, entitas pegawai dan entitas instansi. Untuk relasi yang pertama adalah antara entitas kota dengan entitas pegawai. Relasi antara entitas kota dan entitas pegawai adalah one to many, maksud dari relasi tersebut adalah satu kota dapat ditempati oleh banyak pegawai. Dan satu pegawai bertempat tinggal di satu kota. Begitu juga dengan entitas instansi. 77 7. Entitas Bagian Pada entitas bagian ini terdapat beberapa data item yaitu id_bagian dan nm_bagian. Entitas Bagian ini berelasi atau berhubungan langsung dengan entitas pegawai dan entitas pengajuan_sk. Relasi antara entitas bagian dan pegawai adalah one to many, maksud dari relasi tersebut adalah satu pegawai memiliki satu bagian. Dan satu bagian bisa dimiliki oleh beberapa pegawai. Sedangkan relasi antara entitas bagian dan pengajuan_sk adalah one to many, maksud dari relasi tersebut adalah satu bagian dapat mengusulkan banyak surat keluar dan satu surat keluar hanya dibuat oleh satu bagian. Sedangkan tidak semua bagian yang mengajukan surat keluar 8. Entitas Jabatan Pada entitas jabatan ini terdapat beberapa data item yaitu id_jabatan dan nm_jabatan. Entitas Jabatan ini berelasi atau berhubungan langsung dengan entitas pegawai. Relasi antar tabel tersebut adalah one to many, maksud dari relasi tersebut adalah satu pegawai memiliki satu jabatan. Dan satu jabatan bisa dimiliki oleh beberapa pegawai. 9. Entitas Info Pada entitas info ini terdapat beberapa data item yaitu id_info, isi_info dan tgl_kirim_info. Entitas info ini berelasi atau berhubungan langsung dengan entitas pegawai dan entitas jenis info. Hubungan antar entitas tersebut adalah one to many. Dimana satu pegawai dapat membuat banyak info dan satu info hanya dibuat oleh satu pegawai serta satu pegawai dapat menambah, mengupdate, dan mendelete beberapa info. 78 10. Entitas Jenis Surat Pada entitas jenis surat ini terdapat beberapa data item yaitu id_jns_srt dan nm_jns_srt. Entitas Jenis Surat ini berelasi atau berhubungan langsung dengan entitas surat_masuk dan entitas pengajuan_sk. Relasi antar entitas jenis surat dan entitas surat_masuk adalah one to many, maksud dari relasi tersebut adalah satu jenis surat bisa dimiliki beberapa surat masuk. Relasi yang sama juga terjadi antara entitas jenis surat dan entitas pengajuan_sk. 11. Entitas Jenis Info Pada entitas jenis surat ini terdapat beberapa data item yaitu id_jns_info dan nm_jns_info. Entitas Jenis Info ini berelasi atau berhubungan langsung dengan entitas Info. Relasi antar entitas jenis info dan entitas info adalah one to many, maksud dari relasi tersebut adalah satu jenis info bisa dimiliki beberapa info. 12. Entitas Instansi Pada entitas info ini terdapat beberapa data item yaitu id_instansi, nm_instansi, almt_instansi dan telp_instansi. Entitas Instansi ini mempunyai relasi atau hubungan dengan entitas surat_masuk, entitas kota dan entitas pengajuan_sk. Relasi antar entitas instansi dan entitas surat_masuk adalah one to many, maksud dari relasi tersebut adalah satu instansi bisa dimiliki beberapa surat masuk. Sedangkan relasi antara entitas instansi dan entitas kota adalah one to many, maksud dari relasi tersebut adalah satu kota bisa dimiliki beberapa instansi dan satu instansi pasti memiliki satu kota. 79 ID_DISPOSISI = ID_DISPOSISI NIP = NIP ID_PENGAJUAN = ID_PENGAJUAN ID_INSTANSI = ID_INSTANSI ID_BAGIAN = ID_BAGIAN ID_JNS_SRT = ID_JNS_SRT NIP = NIP ID_JNS_INFO = ID_JNS_INFO NIP = NIP ID_SURATMASUK = ID_SURATMASUK ID_JNS_SRT = ID_JNS_SRT ID_BAGIAN = ID_BAGIAN ID_INSTANSI = ID_INSTANSI ID_KOTA = ID_KOTA ID_KOTA = KOT_ID_KOTA ID_KOTA = ID_KOTA ID_JABATAN = ID_JABATAN NIP = NIP NIP = NIP KOTA ID_KOTA varchar5 NM_KOTA char15 BAGIAN ID_BAGIAN varchar5 NM_BAGIAN char15 JABATAN ID_JABATAN varchar5 NM_JABATAN char50 JENIS_SURAT ID_JNS_SRT varchar5 NM_JNS_SRT char15 SURAT_MASUK ID_SURATMASUK varchar30 NIP integer ID_INSTANSI varchar5 NO_SURATMASUK varchar15 TGL_SURATMASUK date TGL_DITERIMA_SM date PERIHAL varchar50 STATUS_SURATMASUK varchar20 FILE_SURATMASUK varchar250 JENIS_FILESURATMASUK char10 ID_JNS_SRT VARCHAR5 INSTANSI ID_INSTANSI varchar5 ID_KOTA varchar5 NM_INSTANSI varchar50 ALMT_INSTANSI varchar25 TELP_INSTANSI integer DISPOSISI ID_DISPOSISI varchar5 NIP integer ID_SURATMASUK varchar30 STATUS_DISPOSISI varchar15 PEGAWAI NIP integer ID_JABATAN varchar5 ID_KOTA varchar5 KOT_ID_KOTA varchar5 ID_BAGIAN varchar5 NM_LENGKAP char25 PASSWD varchar15 TGL_LHR date GENDER char1 ALMT_PEGAWAI varchar30 PHONE integer SURAT_KELUAR NIP integer NO_SURATKELUAR varchar15 TGL_SURATKELUAR varchar40 PERIHAL_SURATKELUAR varchar30 STATUS_SURATKELUAR varchar1 FILE_SURATKELUAR varchar250 ID_PENGAJUAN VARCHAR5 TGL_KIRIM_SURATKELUAR date JENIS_INFO ID_JNS_INFO varchar5 NM_JNS_INFO varchar15 INFO ID_INFO varchar5 NIP integer ID_JNS_INFO varchar5 ISI_INFO long varchar TGL_KIRIM_INFO date PENGAJUAN_SK ID_BAGIAN VARCHAR5 ID_PENGAJUAN VARCHAR5 PERIHAL_PSK VARCHAR50 ISI_PSK VARCHAR100 FILE_PSK VARCHAR4059 ISI_FILE VARCHAR4059 TIPE_PESAN VARCHAR15 UKURAN VARCHAR15 STATUS VARCHAR1 ID_INSTANSI VARCHAR5 ID_JNS_SRT VARCHAR5 DETAIL_DISPOSISI ID_DISPOSISI varchar5 NIP integer

3.5 Physical Data Model PDM