SISTEM INFORMASI TATA NASKAH (E-OFFICE) DIDINAS PETERNAKAN PROVINSI JAWA TIMUR.

SISTEM INFORMASI TATA NASKAH

DINAS PETERNAKAN PROVINSI JAWA TIMUR

TUGAS AKHIR

Disusun oleh :

RULLY ARTA

NPM. 0434010079

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAWA TIMUR

SURABAYA

SISTEM INFORMASI TATA NASKAH

DINAS PETERNAKAN PROVINSI JAWA TIMUR

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagai Persyaratan

Dalam Memperoleh Gelar Sarjana Komputer

Jurusan Teknik Informatika

Disusun oleh :

RULLY ARTA

NPM. 0434010079

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAWA TIMUR

SURABAYA

LEMBAR PENGESAHAN

SISTEM INFORMASI TATA NASKAH

DINAS PETERNAKAN PROVINSI JAWA TIMUR

Disusun Oleh :

RULLY ARTA

NPM. 0434010079

Telah disetujui untuk mengikuti Ujian Negara Lisan Gelombang II Tahun Akademik 2010/2011

Pembimbing Utama Pembimbing Pendamping

Gde Susrama MD, ST, M.Kom Basuki Rachmat, S.Si ,MT

NIP/NPT. 270 060 640 210 NIP/NPT. 369 070 602 09

Mengetahui,

Ketua Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknologi Industri

Universitas Pembangunan Nasional ”Veteran” Jawa Timur

Basuki Rahmat, S.Si, MT NIP/NPT. 369 070 602 09

TUGAS AKHIR

SISTEM INFORMASI TATA NASKAH

DINAS PETERNAKAN PROVINSI JAWA TIMUR

Disusun Oleh :

RULLY ARTA

NPM. 0434010079

Telah dipertahankan di hadapan dan diterima oleh Tim Penguji Skripsi Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknologi Industri

Universitas Pembangunan Nasional ”Veteran” Jawa Timur Pada Tanggal 26 November 2010

Pembimbing : Tim Penguji :

1. 1.

Gde Susrama MD, ST, M.Kom Abdul Kadir

NIP/NPT. 270 060 640 210

2. 2.

Basuki Rachmat, S.Si ,MT Wahyu S. J. Saputra

NIP/NPT. 369 070 602 09 NIP/NPT. 386 081 002 951

3.

Gde Susrama ST, M.Kom NIP/NPT. 270 060 640 210 Mengetahui,

Dekan Fakultas Teknologi Industri

Universitas Pembangunan Nasional ”Veteran” Jawa Timur

Ir. SUTIYONO, MT. NIP/NPT. 19600713 198703 1 001

YAYASAN KESEJAHTERAAN PENDIDIKAN DAN PERUMAHAN UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAWA TIMUR

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI PANITIA UJIAN SKRIPSI / KOMPREHENSIF

KETERANGAN REVISI

Mahasiswa di bawah ini :

Nama : RULLY ARTA

NPM : 0434010079 Jurusan : Teknik Informatika

Telah mengerjakan revisi/ tidak ada revisi*) pra rencana (design)/ skripsi ujian lisan gelombang II, TA 2010/2011 dengan judul:

” SISTEM INFORMASI TATA NASKAH DINAS PETERNAKAN PROVINSI JAWA TIMUR

Surabaya, 22 Desember 2010 Dosen Penguji yang memerintahkan revisi:

1) Abdul Kadir

2) Wahyu S. J. Saputra

NIP/NPT. 386 081 002 951 3) Gde Susrama MD, St, S.Kom

NIP/NPT. 270 060 640 210 Mengetahui,

Pembimbing Utama Pembimbing Pendamping

Gde Susrama MD, St, S.Kom Basuki Rahmat, S.Si, MT NIP/NPT. 270 060 640 210 NIP/NPT. 369 070 602 09

{

}

{

}

i

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puja dan puji syukur atas kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat-Nya sehingga penulis bisa menyelesaikan Tugas Akhir ini yakni dengan mengambil judul “SISTEM INFORMASI TATA

NASKAH DINAS PETERNAKAN PROVINSI JAWA TIMUR ”.

Adapun tujuan disusun Tugas Akhir ini adalah sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan program Strata Satu (S1) pada jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri, UPN “VETERAN” Jawa Timur.

Tugas Akhir yang penulis buat ini berisi tentang sistem kerja, prosedur sistem, dan aplikasi sistem informasi tata naskah di Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur serta database yang digunakan dalam sistem tersebut.

Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu saran dan kritik yang konstruktif dari pembaca sangat diharapkan.

Semoga semua pemikiran yang tertuang dalam laporan ini dapat bermanfaat bagi penulis pada khususnya dan pembaca pada umumnya.

Surabaya, 26 November 2010

ii

UCAPAN TERIMA KASIH

Alhamdulillah, atas ijin Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan laporan Proyek Sistem Informasi dengan judul “SISTEM INFORMASI TATA NASKAH

DINAS PETERNAKAN PROVINSI JAWA TIMUR ” dengan baik.

Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini penulis menyadari telah banyak mendapatkan bantuan dari berbagai pihak, baik dari segi moril maupun materiil. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Allah SWT, yang telah menciptakan segala kebaikan dan memberi peluang kepada hamba-Nya untuk mencari dan menempuh jalan kebaikan.

2. Bapak Ir. Bambang Wahyudi, MS selaku Dekan Fakultas Teknologi Industri Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur Surabaya.

3. Bapak Basuki Rahmat, S.Si, MT selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur Surabaya tahun angkatan 2008-2009. Beliau ini sekaligus menjadi dosen pembimbing I penulis yang sangat penulis banggakan. Karena beliau, arahan dan motifasinya saat membimbing akhirnya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik. Tak hanya itu beliau juga telah menjadi Dosen Penguji saat sidang LESAN yang telah banyak membantu penulis hingga penulis lulus. 4. Bapak I Gde Susrama ST, M.Kom selaku dosen pembimbing II di jurusan

iii

Timur Surabaya yang telah memberikan arahan, bimbingan, serta motivasi sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

5. Bu Intan Yuniar Purbasari S.Kom selaku Dosen Penguji saat Sidang Pra-TA dan Seminar TA yang telah memberi masukan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

6. Bapak Nur Cahyo Wibowo, S.Kom, M.Kom selaku Dosen Penguji saat Sidang Pra-TA dan Seminar TA yang telah memberi masukan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

7. Bapak Abdul Kadir, selaku Dosen Penguji saat sidang LESAN yang telah memberi sanggahan atau masukan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

8. Bapak Wahyu S. Saputra, S.Kom selaku Dosen Penguji saat sidang LESAN yang telah memberi sanggahan atau masukan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

9. Kedua orang tua tercinta. Terimakasih atas doa dan kepercayaannya. Penulis hanya bisa membuktikan bahwa penulis bisa, dan apa yang penulis jalani tidaklah merugi. Ini adalah kado buat Ibu dan Ayah beserta keluarga,

sebuah cita yang sangat berharga.

10.Teman seperjuangan dan serta teman lainnya yang tidak bisa penulis sebutkan satu-persatu. Inilah perjuangan kita. Suka - duka dan lainnya merupakan warna dari hasil kita memperjuangkan skiripsi kita...dan hasilnya bisa kita rasakan sekarang “Alhamdulillah ya Allah”.

iv

Penulis sebagai manusia biasa pasti mempunyai keterbatasan dan banyak sekali kekurangan, terutama dalam pembuatan laporan ini. Untuk itu penulis sangat membutuhkan kritik dan saran yang membangun dalam memperbaiki penulisan laporan ini.

Akhir kata semoga laporan Proyek Sistem Informasi ini bisa bermanfaat bagi penulis dan siapapun yang menggunakannya.

Surabaya, 26 November 2010 Penulis,

v

`DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL

LEMBAR PERNYATAAN

LEMBAR PENGESAHAN NASKAH LAPORAN PSI

PEDOMAN PENGGUNAAN LAPORAN PSI

KATA PENGANTAR ... i

UCAPAN TERIMA KASIH ... ii

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR GAMBAR ... xiii

BAB 1 PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Rumusan Masalah... 3

1.3. Batasan masalah... 3

1.4. Tujuan ... 4

1.4. Manfaat ... 4

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ... 5

2.1. Sejarah Singkat Perusahaan ... 5

2.2. Visi dan Misi Perusahaan ... 6

2.3. Lokasi dan Denah Perusahaan ... 8

2.4. Struktur Organisasi Dinas Peternakan Prov. Jatim ... 8

2.5. Deskripsi Pekerjaan ... 9

vi

(ii) Kepala Bagian Tata Usaha ... 9

(iii) Kepala Sub Dinas Penyusunan Program... 10

(iv) Kepala Sub Dinas Kesehatan Hewan ... 10

(v) Kepala Sub Dinas Budidaya dan Pengembangan Ternak ……….. 10

(vi) Kepala Sub Dinas Bina Usaha ... 11

(vii) Kepala Seksi Pengumpulan dan Pengolahan Data... 11

(viii) Kepala Seksi Perencanaan dan Perumusan... 11

(ix) Kepala Seksi Evaluasi dan Pengendalian... 12

(x) Kepala Seksi Data dan Informasi ... 12

(xi) Kepala Seksi Pengamatan Penyakit Hewan (P2H) dan Pelayanan Medik Veteriner... 12

(xii) Kepala Seksi Pencegahan dan Pemberantasaan Penyakit Hewan ... 12

(xiii) Kepala Seksi Pengawasan Obat Hewan dan Residu.... 13

(xiv) Kepala Seksi Pembibitan Ternak ... 13

(xv) Kepala Seksi Pengembangan Kawasan Ternak... 13

(xvi) Kepala Seksi Pakan dan Teknologi Peternakan ... 14

(xvii) Kepala Seksi Penyebaran & Pengembangan Ternak . 14 (xviii) Kepala Seksi Sumber Daya... 14

(xix) Kepala Seksi Pelayanan Usaha Pengolahan Hasil dan Pemasaran ………. ... 15

vii

(xxi)Kepala Seksi Agribisnis ... 15

2.6 Definisi Database... 16

2.7 Perangkat Komputer ... 16

BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 25

3.1. Bagan Alir ... 25

3.1.1 Bagan Alir Halaman Utama Pelanggan ... 28

3.1.2 Bagan Alir login ... 28

3.1.3 Bagan Alir Halaman Administrator ... 29

3.1.4 Bagan Alir Halaman Kepala Dinas ... 32

3.1.5 Bagan Alir Halaman Bagian Tata Usaha ... 35

3.1.6 Bagan Alir Halaman Kepala Sub Dinas ... 38

3.1.7 Bagan Alir Halaman Kepala Seksi ... 40

3.2 Desain Model... 43

3.2.1 Diagram Jenjang(Hierarchy Chart) ... 45

3.2.2 DFD (Data Flow Diagram)... 47

3.2.2.1 Context Diagram... 47

3.2.2.2 DFD Level 0... 48

3.2.2.3 DFD Level 1 Proses 1... 49

3.2.2.4 DFD Level 1 Proses 2... 50

3.2.2.5 DFD Level 1 Proses 3... 52

3.3 Desain Interface... 53

viii

2. Form Login ... 56

3. Form Admin ... 56

4. Form Ubah Password ... 57

5. Form Keterangan ... 58

6. Form Input Pegawai ... 58

7. Form Daftar Pegawai ... 59

8. Form Input Bagian ... 59

9. Form Daftar Bagian ... 60

10. Form Input Jabatan ... 60

11. Form Daftar Jabatan ... 61

12. Form Input Instansi ... 61

13. Form Daftar Instansi ... 62

14. Form Input Instansi ... 62

15. Form Daftar Kota ... 63

16. FormInput Jenis Info ... 63

17. Form Daftar Jenis Info ... 64

18. Form Input Jenis Surat ... 64

19. Form Daftar Jenis Surat ... 65

20. Form Input Surat Masuk ... 65

21. Form Daftar Surat Masuk ... 67

22. Form Detail Surat Masuk ... 67

23. Form Input Disposisi ... 68

ix

25. Form Input Pengajuan Surat Keluar ... 71

26. Form Daftar Pengajuan Surat Keluar ... 71

27. Form Proses ACC Pengajuan Surat Keluar ... 73

3.4 Conceptual Data Model... 73

3.5 Physical Data Model (PDM)... .. 79

BAB 4 IMPLEMENTASI SISTEM... 80

4.1. Perancangan Basis Data ... 80

4.2. Form Desain Input... 86

4.2.1 Halaman Index . ... 87

4.2.2 Halaman Login ... 88

4.2.3 Halaman Konfirmasi Login Salah . ... 88

4.3. Potongan Source Code ... 89

4.3.1 Code Login ... 89

4.3.2 Code Proses Surat Masuk . ... 90

BAB 5 UJICOBA DAN EVALUASI PROGRAM... 91

5.1. Ujicoba ... 91

5.2. Lingkungan Ujicoba ... 91

5.3 Desain Input ... 91

5.3.1. Halaman Index ... 92

5.3.2. Halaman Login ... 93

x

5.3.4. Halaman Index Admin ... 94

5.3.5. Halaman Tambah Pegwai ... 94

5.3.6. Halaman Konfirmasi Salah Input Pegawai ... 95

5.3.7. Halaman Edit Pegawai ... 96

5.3.8. Halaman Tambah Jabatan ... 96

5.3.9. Halaman Edit Jabatan ... 97

5.3.10. Halaman Bagian ... 98

5.3.11. Halaman Tambah Instansi ... 98

5.3.12. Halaman Edit Instansi ... 99

5.3.13. Halaman Kota ... 100

5.3.14. Halaman Jenis Info ... 100

5.3.15. Halaman Jenis Surat ... 101

5.3.16. Halaman Info ... 102

5.3.17. Halaman Jenis Surat Masuk ... 103

5.3.18. Halaman Surat Keluar ... 103

5.3.19. Halaman Disposisi ... 104

5.3.20. Halaman Konfirmasi Password ... 104

5.3.21. Halaman Ubah Password ... 105

5.3.22. Halaman Utama Kepala Dinas ... 106

5.3.23. Halaman Laporan Surat Masuk ... 106

5.3.24. Halaman Laporan Surat Keluar ... 107

5.3.25. Halaman Disposisi ... 107

xi

5.3.27. Halaman Utama Tata Usaha ... 108

5.3.28. Halaman Detail Surat Keluar ... 109

5.3.29. Halaman Jenis Info (bagian tata usaha) . ... 109

5.3.30. Halaman Utama Kepala Sub Dinas... 110

5.3.31. Halaman Disposisi (Kepala Sub Dinas) ... 110

5.3.32. Halaman Jenis Surat (Kepala Sub Dinas) . ... 111

5.3.33. Halaman Ubah Jenis Surat . ... 112

5.3.34. Halaman Utama Kepala Seksi . ... 112

5.3.35. Halaman Utama Kepala Seksi ... 113

BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN... 114

6.1. Kesimpulan ... 114

6.2. Saran….. ... 115

xiii

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2.1. Struktur Organisasi Dinas Peternakan Provinsi Jawa

Timur ... 8

Gambar 2.2. Simbol Entitas ... 18

Gambar 2.3. Simbol Kardinalitas One to One ... 19

Gambar 2.4. Simbol Kardinalitas One to Many Non Mandatory ... 19

Gambar 2.5. Simbol Kardinalitas Many to One Non Mandatory ... 20

Gambar 2.6. Simbol Kardinalitas Many to Many Non Mandatory .... 20

Gambar 2.7. Contoh CDM ... 21

Gambar 2.8. Simbol Tabel PDM ... 23

Gambar 2.9. Contoh PDM ... 24

Gambar 3.1. Simbol Proses ... 25

Gambar 3.2. Simbol Keyboard ... 25

Gambar 3.3. Simbol Display ... 25

Gambar 3.4. Simbol Input / Output ... 26

Gambar 3.5. Simbol Garis Alir ... 26

Gambar 3.6. Simbol Penghubung ... 26

Gambar 3.7. Simbol Titik Terminal ... 26

Gambar 3.8. Simbol Persiapan ... 27

Gambar 3.9. Simbol Keputusan ... 27

Gambar 3.10. Simbol Database ... 27

Gambar 3.11. Simbol Dokumen ... 28

xiv

Gambar 3.13. Bagan Alir Halaman Login ... 29

Gambar 3.14. Bagan Alir Halaman Admin... 30

Gambar 3.15. Bagan Alir Halaman Hak Akses Admin ... 30

Gambar 3.16. Bagan Alir Halaman Transaksi Hak Akses Admin ... 31

Gambar 3.17. Bagan Alir Halaman Informasi Hak Akses Admin ... 31

Gambar 3.18. Bagan Alir Halaman Kepala Dinas ... 32

Gambar 3.19. Bagan Alir Halaman Hak Akses Kepala Dinas ... 32

Gambar 3.20. Bagan Alir Halaman Transaksi Hak Akses Kepala Dinas ... 33

Gambar 3.21. Bagan Alir Halaman Laporan Hak Akses Kepala Dinas 34 Gambar 3.22. Bagan Alir Halaman Informasi Hak Akses Kepala Dinas ... 34

Gambar 3.23. Bagan Alir Halaman Tata Usaha... 35

Gambar 3.24. Bagan Alir Halaman Hak Akses Tata Usaha ... 35

Gambar 3.25. Bagan Alir Halaman Transaksi hak Akses Tata Usaha . 36 Gambar 3.26. Bagan Alir Surat Keluar Hak Akses Tata Usaha ... 36

Gambar 3.27. Bagan Alir Halaman Informasi Hak Akses Tata Usaha . 37 Gambar 3.28. Bagan Alir Halaman kepala Sub Dinas ... 38

Gambar 3.29. Bagan Alir Halaman Master Hak Akses Kepala Sub Dinas ... 38

Gambar 3.30. Bagan Alir Halaman Transaksi Hak Akses Kepala Sub Dinas ... 39

xv

Gambar 3.31. Bagan Alir Halaman Surat Keluar Hak Akses Kepala

Sub Dinas ... 39

Gambar 3.32. Bagan Alir Halaman Informasi Hak Akses Kepala Sub Dinas ... 40

Gambar 3.33. Bagan Alir Halaman kepala Seksi ... 41

Gambar 3.34. Bagan Alir Halaman Master Hak Akses Kepala Seksi .. 41

Gambar 3.35. Bagan Alir Halaman Transaksi Hak Akses Kepala Seksi ... 42

Gambar 3.36. Bagan Alir Halaman Surat Keluar Hak Akses Kepala Seksi ... 42

Gambar 3.37. Bagan Alir Halaman Informasi Hak Akses Kepala Seksi ... 43

Gambar 3.38. Simbol External Entity ... 44

Gambar 3.39. Simbol Data Flow ... 44

Gambar 3.40. Simbol Proses ... 45

Gambar 3.41. Simbol Data Store ... 45

Gambar 3.42. Diagram Jenjang Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Peternakan Jawa Timur ... 46

Gambar 3.43. Context Diagram ... 47

Gambar 3.44. DFD Level 0 ... 48

Gambar 3.45. DFD Level 1 ... 49

Gambar 3.46. DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Transaksi ... 50

xvi

Gambar 3.48. DFD Level 2 Proses Surar Keluar ... 52

Gambar 3.49. DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Laporan ... 53

Gambar 3.50. Desain Form Utama Halaman Home... 54

Gambar 3.51. Desain Form Utama Halaman Tentang Kami... 55

Gambar 3.52. Desain Form Utama Halaman Kontak... 55

Gambar 3.53. Desain Form Login ... 56

Gambar 3.54. Desain Form Admin ... 57

Gambar 3.55. Desain Form Ubah Password ... 57

Gambar 3.56. Desain Form Keterangan ... 58

Gambar 3.57. Desain FormInput Pegawai ... 58

Gambar 3.58. Desain Form Daftar Pegawai ... 59

Gambar 3.59. Desain FormInput Bagian ... 59

Gambar 3.60. Desain Form Daftar Bagian ... 60

Gambar 3.61. Desain FormInput Jabatan ... 60

Gambar 3.62. Desain Form Daftar Jabatan ... 61

Gambar 3.63. Desain FormInput Instansi... 61

Gambar 3.64. Desain Form Daftar Instansi ... 62

Gambar 3.65. Desain FormInput Kota ... 62

Gambar 3.66. Desain Form Daftar Kota ... 63

Gambar 3.67. Desain Form Input Jenis Kota ... 63

Gambar 3.68. Desain Form Daftar Jenis Info ... 64

Gambar 3.69. Desain Form Input Jenis Surat ... 64

xvii

Gambar 3.71. Desain FormInput Surat Masuk ... 66

Gambar 3.72. Desain Form Pilihan Jenis Surat ... 66

Gambar 3.73. Desain Form Daftar Surat Masuk ... 67

Gambar 3.74. Desain Form Detail Surat Masuk ... 68

Gambar 3.75. Desain FormInput Disposisi ... 69

Gambar 3.76. Desain Form Daftar Disposisi yang Belum Terdisposisi 70 Gambar 3.77. Desain Form Daftar Disposisi yang Telah Terdisposisi . 70 Gambar 3.78. Desain FormInput Pengajuan Surat Keluar ... 71

Gambar 3.79. Desain Form Daftar Pengajuan Surat Keluar yang Belum di Acc ... 72

Gambar 3.80. Desain Form Daftar Pengajuan Surat Keluar yang Telah di Acc ... 72

Gambar 3.81. Desain Form Proses Acc Pengajuan Surat Keluar ... 73

Gambar 3.82. CDM SI Tata Naskah Dinas Peternakan ... 73

Gambar 3.83. PDM Sistem Tata Naskah Dinas Peternakan ... 79

Gambar 4.1. Halaman Index ... 87

Gambar 4.2. Halaman Login ... 88

Gambar 4.3. Konfirmasi Kesalahan Login ... 88

Gambar 4.4. Potongan Source Code Login ... 89

Gambar 4.5. Potongan Source Code Surat Masuk ... 90

Gambar 5. 1. Gambar Halaman Index ... 92

Gambar 5. 2. Gambar Halaman Login ... 93

xviii

Gambar 5.4. Gambar Halaman Index Admin ... 94 Gambar 5.5. Gambar Halaman Tambah Pegawai... 94 Gambar 5.6. Konfirmasi Kesalahan Tambah Pegawai ... 95 Gambar 5.7. Gambar Edit Pegawai ... 96 Gambar 5.8. Gambar Tambah Jabatan ... 96 Gambar 5.9. Gambar Edit Jabatan ... 97 Gambar 5.10. Gambar Halaman Bagian ... 98 Gambar 5.11. Gambar Halaman Tambah Instansi ... 98 Gambar 5.12. Gambar Halaman Edit Instansi ... 99 Gambar 5.13. Gambar Halaman Kota... 100 Gambar 5.14. Gambar Halaman Jenis Info... 100 Gambar 5.15. Gambar Halaman Jenis Surat ... 101 Gambar 5.16. Gambar Halaman Info ... 102 Gambar 5.17. Gambar Halaman Surat Masuk ... 103 Gambar 5.18. Gambar Halaman Surat Keluar ... 103 Gambar 5.19. Gambar Halaman Disposisi ... 104 Gambar 5.20. Gambar Halaman Konfirmasi Kesalahan Ubah

Password ... 104 Gambar 5.21. Gambar Halaman Konfirmasi Ubah Password... 105 Gambar 5.22. Gambar Halaman Utama Kadin ... 106 Gambar 5.23. Gambar Halaman Laporan Surat Masuk... 106 Gambar 5.24. Gambar Halaman Laporan Surat Keluar ... 107 Gambar 5.25. Gambar Halaman Laporan Disposisi ... 107

xix

Gambar 5.26. Gambar Halaman Bagian ... 108 Gambar 5.27. Gambar Halaman Utama Tata Usaha ... 108 Gambar 5.28. Gambar Halaman Detail Surat Keluar ... 109 Gambar 5.29. Gambar Halaman Info ... 109 Gambar 5.30. Gambar Halaman Utama Kepala Sub Dinas ... 110 Gambar 5.31. Gambar Halaman Disposisi (Kepala Sub Dinas) ... 110 Gambar 5.32. Gambar Halaman Jenis Surat (Kepala Sub Dinas) ... 111 Gambar 5.33. Gambar Halaman Ubah Jenis Surat Kepala Sub Dinas 112 Gambar 5.34. Gambar Halaman Utama Kepala Seksi... 112 Gambar 5.35. Gambar Halaman Disposisi Kepala Seksi ... 109 Gambar 5.36. Gambar Halaman Form Disposisi (Kepala Seksi) ... 110 Gambar 5.37. Gambar Halaman Surat Keluar Kepala Seksi ... 110

xii

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 3.1. Sifat-sifat Relasi Pada Entitas ... 20 Tabel 4.1. Struktur Tabel Surat Masuk ... 64 Tabel 4.2. Struktur Tabel Bagian ... 64 Tabel 4.3. Struktur Tabel Jabatan ... 64 Tabel 4.4. Struktur Tabel Pegawai ... 65 Tabel 4.5. Struktur Tabel Kota ... 65 Tabel 4.6. Struktur Tabel Detail Disposisi ... 66 Tabel 4.7. Struktur Tabel Disposisi ... 66 Tabel 4.8. Struktur Tabel Info ... 67 Tabel 4.9. Struktur Tabel Instansi ... 67 Tabel 4.10. Struktur Tabel Jenis Info ... 67 Tabel 4.11. Struktur Tabel Jenis Surat ... 68 Tabel 4.12. Struktur Tabel Pengajuan SK ... 68 Tabel 4.13. Struktur Tabel Surat Keluar ... 69

ABSTRAK

Penggunaan komputer saat ini tidak terbatas dalam lingkungan kerja saja, tetapi dalam kehidupan sehari-hari pun telah banyak dimanfaatkan, contohnya sebagai media informasi. Komputer telah memberikan peranan penting dalam pembuatan sistem yang lebih mampu diandalkan dan efisien. Pengaksesan terhadap data atau informasi yang tersedia dapat berlangsung dengan cepat, tepat dan akurat. Namun, ditengah pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin canggih, masih ada perusahaan yang dalam melaksanakan kegiatan-kegiatannya menggunakan sistem manual. Sehingga dalam pelaksanaannya ditemui beberapa kendala yang mengakibatkan kurang efisiennya kerja dalam suatu perusahaan tersebut. Seperti halnya pada sistem tata naskah Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur dalam proses peminjaman surat yang mengharuskan Bagian Tata Usaha menggandakan surat asli terlebih dahulu atau dalam proses disposisi surat masuk yang masih menggunakan lembar disposisi secara fisik dan membutuhkan cara manual (menggunakan tulisan tangan) dalam pengisiannya serta pendisposisian surat masuk yang dilakukan dengan menyerahkan surat masuk beserta lembar disposisi melalui kurir.

Aplikasi dalam skripsi ini merupakan salah satu solusi untuk mempermudah dengan merancang dan membuat aplikasi tata naskah (e-office) yang efektif, efisien dan tepat guna, serta menghasilkan laporan tahunan yang cepat, tepat, akurat dan efektif serta didukung dengan data-data yang valid dimana nantinya diharapkan dapat melakukan proses surat menyurat dengan cepat, tepat dan efisien, dapat mengetahui status surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan dengan cepat, jelas dan terperinci, dan dapat membuat laporan tahunan dalam waktu yang singkat dan akurat.

Dengan adanya uji kelayakan aplikasi SISTEM INFORMASI TATA NASKAH DINAS PETERNAKAN PROVINSI JAWA TIMUR ini dilakukan dengan melakukan serangkaian skenario ujicoba antara lain : pengolahan data master, transaksi, pembuatan laporan.

Keywords : e-office, surat, laporan

Judul : SISTEM INFORMASI TATA NASKAH (E-OFFICE) DIDINAS PETERNAKAN PROVINSI JAWA TIMUR

Pembimbing I : I Gde Susrama, ST, MT Pembimbing II : Basuki Rahmat S.Si, MT Penyusun : Rully Arta

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dengan adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin canggih menunjukkan adanya efisiensi waktu kerja dalam penyelesaian pekerjaan. Saat ini, teknologi informasi merupakan salah satu teknologi yang sedang berkembang dengan pesat. Dengan harapan para pengguna dapat memperoleh informasi dengan cepat, tepat dan akurat sesuai dengan kebutuhannya. Mengingat pentingnya suatu informasi, maka suatu sistem perlu didesain untuk menghasilkan informasi yang diharapkan. Desain suatu sistem dapat mempengaruhi berjalannya suatu sistem. Sistem yang kurang baik dapat mengakibatkan kerugian waktu, tenaga bahkan biaya.

Penggunaan komputer saat ini tidak terbatas dalam lingkungan kerja saja, tetapi dalam kehidupan sehari-hari pun telah banyak dimanfaatkan, contohnya sebagai media informasi. Komputer telah memberikan peranan penting dalam pembuatan sistem yang lebih mampu diandalkan dan efisien. Pengaksesan terhadap data atau informasi yang tersedia dapat berlangsung dengan cepat, tepat dan akurat. Berkembangnya jaringan internet merupakan salah satu contoh kemajuan teknologi informasi yang memungkinkan seluruh umat manusia di dunia memperoleh informasi yang tersedia dalam jaringan tersebut secara bersama-sama.

2

Namun, ditengah pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin canggih, masih ada perusahaan yang dalam melaksanakan kegiatan-kegiatannya menggunakan sistem manual. Sehingga dalam pelaksanaannya ditemui beberapa kendala yang mengakibatkan kurang efisiennya kerja dalam suatu perusahaan tersebut.

Hal semacam ini masih terdapat pada sistem tata naskah Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur Seperti halnya dalam proses peminjaman surat yang mengharuskan Bagian Tata Usaha menggandakan surat asli terlebih dahulu atau dalam proses disposisi surat masuk yang masih menggunakan lembar disposisi secara fisik dan membutuhkan cara manual (menggunakan tulisan tangan) dalam pengisiannya serta pendisposisian surat masuk yang dilakukan dengan menyerahkan surat masuk beserta lembar disposisi melalui kurir.

Proses-proses manual di atas mengakibatkan kinerja Bagian Tata Usaha kurang efisien dan memakan waktu yang cukup lama bahkan dapat terjadi kerusakan ataupun hilangnya dokumen atau data asli yang dibutuhkan untuk jangka panjang.

Dengan adanya kendala-kendala yang muncul sebagai akibat dari pelaksanaan kegiatan-kegiatan kerja yang masih menggunakan sistem manual, maka perancangan dan pembuatan aplikasi tata naskah Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur sangat diperlukan guna meningkatkan kinerja Bagian Tata Usaha.

3

1.2. Rumusan Masalah

Dari analisis sistem yang telah dilakukan, maka didapatkan beberapa rumusan masalah yang muncul pada system manual yang ada saat ini antara lain:

a. Bagaimana merancang dan membuat aplikasi tata naskah yang efektif, efisien dan tepat guna?

b. Bagaimana menghasilkan laporan tahunan yang cepat, tepat, akurat dan efektif serta didukung dengan data-data yang valid ?

1.3. Batasan Masalah

Adapun batasan masalah dari perancangan dan pembuatan aplikasi tata naskah (e-office) pada Departemen Peternakan Provinsi Jawa Timur adalah terbatas pada Bagian Tata Usaha yang meliputi:

a. Proses surat masuk b. Proses Surat Keluar c. Proses disposisi surat

d. Proses pengajuan surat keluar e. Proses pembuatan laporan tahunan:

- laporan surat masuk - laporan surat keluar - laporan disposisi

4

1.4. Tujuan

a. Merancang dan membuat aplikasi tata naskah yang efektif, efisien dan tepat guna.

b. Menghasilkan laporan tahunan yang cepat, tepat, akurat dan efektif serta didukung dengan data-data yang valid.

1.5. Manfaat

a. Bagi Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur

- Dapat melakukan proses surat menyurat dengan cepat, tepat dan efisien. - Dapat mengetahui status surat masuk dan surat keluar yang sedang

berjalan dengan cepat, jelas dan terperinci.

- Pembuatan laporan tahunan yang meliputi laporan surat masuk, laporan surat keluar dan laporan peminjaman surat dapat dilakukan dalam waktu yang singkat dan akurat.

b. Bagi Mahasiswa

- Menerapkan ilmu yang telah diperoleh selama masa kuliah sehingga diharapkan nantinya dapat memecahkan permasalahan yang dihadapi di kehidupan nyata.

- Dapat mengembangkan kemampuan dalam menganalisis suatu sistem yang telah ada.

5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Sejarah Singkat Perusahaan

Sesuai dengan undang-undang Nomor 2 Tahun 1950 tentang pembentukan Propinsi Jawa Timur disebutkan dalam konsideran menimbang bahwa Propinsi Jawa Timur berhak mengatur rumah tangganya sendiri dalam urusan kehewanan.

Dalam Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1948 tentang Pemerintah Daerah disebutkan bahwa “Urusan Kehewanan” merupakan “Urusan tersendiri” dalam urusan rumah tangga Propinsi.

Menurut Tap MPR Nomor XV/MPR/1998 tentang Penyelenggaraan Otonomi Daerah. Pengaturan, pembagian, dan pemanfaatan sumber daya Nasional yang berkeadilan dan serta pembagian otonomi daerah Negara Kesatuan Republik Indonesia mengamanatkan penyelenggaraan otonimi daerah dilaksanakan dengan memberikan kewenangan yang luas, nyata, dan ber tanggung jawab kepada daerah secara proporsional yang diwujudkan dengan pengaturan, pembagian, dan pemanfaatan Sumber Daya Nasional yang berkeadilan

Dengan dasar sejarah adanya lembaga organisasi yang berwenang menangani bidang peternakan dan kesehatan hewan, adalah “Historical” mempunyai sejarah nomenklatur, yaitu:

a. Zaman Belanda disebut “Dischendehce”;

b. Zaman Kemerdekaan disebut “Jawatan Kehewanan”; c. Zaman Pancaroba disebut “Dinas Kehewanan”;

6 d. Zaman Orde Baru disebut “Dinas Peternakan”;

e. Zaman Reformasi disebut “Dinas Peternakan”;

2.2. Visi dan Misi Perusahaan

Pembangunan peternakan dan kesehatan hewan merupakan bagian integral dari pembangunan pertanian yang mengacu pula pada Pembangunan Nasional. Dalam rangka memudahkan pencapaian sasaran serta operasional pembangunan disusun Rencana Strategik.

1) VISI

“Mewujudkan Masyarakat Peternakan dan Kesehatan Hewan yang Tangguh Berbasis Sumberdaya Lokal, Profesional yang bermotivasi pada kerakyatan untuk mencapai prestasi luar biasa menuju kecukupan gizi protein hewani tahun 2010”

2) MISI

a. Menggunakan teknologi tepat guna yang berwawasan ramah lingkungan didukung pembinaan berkelanjutan.

b. Meningkatkan kualitas pemberdayaan masyarakat peternakan dan kesehatan hewan yang berperan aktif dalam merubah pola usaha peternakan tradisional menjadi pola usaha peternakan bisnis.

c. Membangun sistem kelembagaan yang tangguh serta mewujudkan adanya kepastian hukum menuju peternakan dan kesehatan hewan mandiri.

7 d. Mengembangkan produk-produk unggulan yang berdaya saing untuk

menghadapi pasar global.

e. Mewujudkan birokrasi yang profesioal serta memiliki integritas moral yang tinggi.

f. Mengembangkan Keamanan Pangan melalui peningkatan produksi komoditas peternakan dan kesehatan hewan, serta pengamanan ternak dan hewan lainnya.

g. Tetap mempertahankan stabilitas potensi Propinsi Jawa Timur sebagai gudang ternak dan hewan lainnya di tingkat Nasional.

h. Mendorong peningkatan kontribusi Industri Peternakan dan Kesehatan Hewan terhadap perekonomian Jawa Timur melalui peningkatan PDRB, membuka lapangan kerja dan penanggulangan kemiskinan.

i. Memfasilitasi pelaku usaha melalui pengembangan teknologi, pembiayaan dan kebijakan insentif serta deregulasi investasi.

j. Melakukan perlindungan terhadap peternak dalam sistem perdagangan Internasional, melalui promosi dan proteksi.

k. Meningkatkan selektifitas impor Bahan Asal Hewan maupun Hasil Bahan Asal Hewan untuk kesehatan lingkungan(hewan dan manusia) dan menyelamatkan generasi mendatang.

8

2.3. Lokasi dan Denah Perusahaan

Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur Provinsi Jawa Timur terletak di Jl. Ahmad Yani Surabaya Telepon: (031) 8537623 & Fax: (031) 8531471.

2.4. Struktur Organisasi Dinas Peternakan Propinsi Jawa Timur

Struktur organisasi Dinas Peternakan Propinsi Jawa Timur ini dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Kepala Dinas Bagian Tata Usaha Sub Dinas Penyusunan Program Sub Dinas Kesehatan Hewan Sub Dinas Budidaya dan Pengembangan Ternak Sub Dinas Bina Usaha Seksi Pengumpulan dan Pengolahan data Seksi Perencanaan dan Perumusan Seksi Evaluasi dan Pengendalian Seksi Data dan Informasi

Seksi P2H dan Pelayanan

Medik Veteriner Seksi Pencegahan dan Pemberantasan Penyakit Hewan Seksi Kesehatan Masyarakat Veteriner Seksi Pengawasan Obat Hewan dan Residu

Seksi Pembibitan Ternak Seksi Pengembangan Kawasan Ternak Seksi Pakan dan Teknologi

Peternakan Seksi Penyebaran dan Pengembangan Ternak Seksi Sumber Daya Seksi Pelayanan Usaha Pengolahan Hasil dan

Pemasaran

Seksi Penataan Bina Usaha

Peternakan

Seksi Agribisnis

9

2.5. Deskripsi Pekerjaan

Penjelasan tentang tugas, fungsi, dan wewenang dari tiap-tiap jabatan di Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur adalah sebagai berikut:

(i) Kepala Dinas

a. Memimpin, mengatur, dan mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi yang karakteristik dan spesifik dibidang peternakan dan kesehatan hewan; b. Memberikan arah dan petunjuk, bimbingan, dan pembinaan teknis keahlian

kepada bawahan;

c. Menerapkan pemikiran-pemikiran strategis dibidang perencanaan dan pengorganisasian pengelolaan sumber daya dan administrasi;

d. Penerapan kebijakan-kebijakan teknis keahlian profesi;

e. Melakukan pengawasan dan pengendalian untuk memastikan agar semua sasaran tercapai sesuai tujuan organisasi yang didasarkan visi, misi, strategi dan program Peternakan dan Kesehatan Hewan.

(ii)Kepala Bagian Tata Usaha

a. Melaksanakan pengelolaan urusan surat menyurat, pengetikan,penggandaan dan tata usaha kearsipan;

b. Mengurus administrasi perjalanan dinas dan tugas-tugas keprotokolan; c. Melaksanakan pengelolaan dan menyusun laporan pertanggung jawaban; d. Menyelenggarakan tata usaha kedinasan;

e. Menghimpun dan menyusun dokumentasi peraturan perundang-undangan; Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas

10 f. Melaksanakan pengelolaan urusan surat menyurat, pengetikan,penggandaan

dan tata usaha kearsipan;

g. Mengurus administrasi perjalanan dinas dan tugas-tugas keprotokolan; h. Melaksanakan pengelolaan dan menyusun laporan pertanggung jawaban; i. Menyelenggarakan tata usaha kedinasan;

j. Menghimpun dan menyusun dokumentasi peraturan perundang-undangan; k. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas

(iii) Kepala Sub Dinas Penyusunan Program

a. Menyusun program kerja dan rencana kegiatan pembangunan bidang peternakan dan kesehatan hewan;

b. Menyusun laporan hasil-hasil pelaksanaan program pembangunan dibidang peternakan dan kesehatan hewan.

c. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas. (iv) Kepala Sub Dinas Kesehatan Hewan

a. Melaksanakan epidemiologi pengamatan penyakit hewan dan pelayanan medik veteriner;

b. Pemberian advokasi dan fasilitasi dalam penanggulangan dan pemberantasan penyakit hewan;

c. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas; (v) Kepala Sub Dinas Budidaya dan Pengembangan Ternak

a. Melaksanakan pembinaan dan pengembangan dalam usaha peningkatan produksi ternak dan hewan lainnya.

11 b. Melaksanakan pembinaan dan pengembangan dalam rangka peningkatan

mutu makanan ternak dan hewan lainnya.

c. Melaksanakan tugas-tugas lain dari kepala dinas. (vi) Kepala Sub Dinas Bina Usaha

a. Menyusun rencana kerja permodalan, pengembangan pelayanan peternak, kemitraan dan pengolahan agriindustri hasil peternakan dan kesehatan hewan.

b. Menyusun standarisasi usaha peternakan.

c. Melaksanakan tugas-tugas lain dari Kepala Dinas. (vii) Kepala Seksi Pengumpulan dan Pengolahan Data

a. Mengumpulkan, mengolah, menganalisa dan menyusun data dan hasil tentang peternakan dan kesehatan hewan lainnya.

b. Menyusun monografi atau peta potensi bidang peternakan dan kesehatan hewan.

c. Melaksanakan tugas-tugas lain dari Kepala Dinas dan Kepala Sub Dinas. (viii)Kepala Seksi Perencanaan dan Perumusan

a. Merencanakan kebutuhan sarana dan prasarana dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.

b. Menyusun program kerja dan rencana kegiatan pembangunan bidang peternakan dan kesehatan hewan.

12 (ix) Kepala Seksi Evaluasi dan Pengendalian

a. Melakukan evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan bidang peternakan dan kesehatan hewan lainnya.

b. Melakukan pengendalian pelaksanaan program pembangunan bidang peternakan dan kesehatan hewan lainnya.

c. Melaksanakan tugas-tugas lain dari Kepala Dinas dan Kepala Sub Dinas. (x) Kepala Seksi Data dan Informasi

a. Menghimpun, mengatur dan mensistematisasikan data/informasi di bidang organisasi dan ketatalaksana.

b. Meyiapkan penyebaran informasi pembangunan dibidang Peternakan dan Kesehatan Hewan lainnya.

c. Melaksanakan tugas-tugas lain dari Kepala Dinas dan Kepala Sub Dinas. (xi) Kepala Seksi Pengamatan Penyakit Hewan (P2H) dan Pelayanan Medik

Veteriner

a. Melaksanakan pengamatan, penyidikan, dan pemetaan penyakit hewan lintas kabupaen/kota.

b. Melaksanakan perijinan dan pengawasan pelayanan medik veteriner. c. Melaksanakan tugas-tugas lain dari Kepala Dinas dan Kepala Sub Dinas. (xii) Kepala Seksi Pencegahan dan Pemberantasan Penyakit Hewan

a. Melaksanakan pencegahan, pemberantasan, dan penanggulangan penyakit hewan menular lintas kabupaten/kota.

13 b. Melaksanakan fasilitasi teknologi alat dan mesin untuk keperluan pelayanan

penyakit hewan yang mewabah.

c. Melaksanakan tugas-tugas lain dari Kepala Dinas dan Kepala Sub Dinas. (xiii)Kepala Seksi Pengawasan Obat Hewan dan Residu;

a. Mengawasi peredaran obat hewan, vaksin, dan bahan biologis d tingkat importer, distributor dan grosir.

b. Melaksanakan pengujian obat hewan yang beredar.

c. Melaksanakan pengujian residu terhadap semua produk hewan yang beredar dan akan dikonsumsi masyarakat.

d. Melaksanakan tugas-tugas lain dari Kepala Dinas dan Kepala Sub Dinas. (xiv) Kepala Seksi Pembibitan Ternak

a. Mengumpulkan data produksi bibit ternak dan hewan lainnya. b. Menetapkan standarisasi dan sertifikasi mutu bibit ternak dan hewan

lainnya.

c. Melaksanakan fasilitasi produksi bibit dan peningkatan mutu genetic ternak dan hewan lainnya.

d. Melaksanakan tugas-tugas lain dari Kepala Dinas dan Kepala Sub Dinas. (xv) Kepala Seksi Pengembangan Kawasan Ternak;

a. Mengatur Sistem Pengembangbiakan (breeding system), penyebaran ternak, dan melestarikan plasma nutfah.

b. Memberikan ijin pemasukan dan pengeluaran bibit ternak dan hewan lainnya antar pulau, propinsi, dan ekspor/impor.

14 c. Melaksanakan pengawasan dan pengembangan sentra budidaya ternak dan

hewan lainnya.

d. Melaksanakan tugas-tugas lain dari Kepala Dinas dan Kepala Sub Dinas. (xvi) Kepala Seksi Pakan dan Teknologi Peternakan

a. Melaksanakan bimbingan penerapan teknologi peternakan dan kesehaan hewan.

b. Melaksanakan kajian, pengenalan dan pengembangan teknologi tepat guna peternakan dan kesehatan hewan.

c. Melaksanakan uji lapangan dan rekayasa pengembangan teknologi tepat guna peternakan dan kesehatan hewan.

d. Melaksanakan tugas-tugas lain dari Kepala Dinas dan Kepala Sub Dinas. (xvii) Kepala Seksi Penyebaran dan Pengembangan Ternak

a. Merencanakan dan melaksanakan penyebaran dan pengembangan ternak dan hewan lainnya.

b. Mengadakan koordinasi penyebaran dan pengembangan ternak dan hewan lainnya.

c. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan penyebaran dan pengembangan ternak dan hewan lainnya.

(xviii) Kepala Seksi Sumber Daya

a. Melaksanakan Pelatihan Wirausaha bidang peternakan dan kehewanan lainnya.

15 b. Mengadakan koordinasi dengan instansi terkait dengan bidang peternakan

dan kehewanan lainnya.

c. Mengadakan standarisasi pengelolaan peternakan dan kehewanan lainnya. d. Melaksanakan bimbingan penyuluhan produksi peternakan dan kehewanan

lainnya.

e. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan penyebaran dan pengembangan ternak dan hewan lainnya.

(xix) Kepala Seksi Pelayanan Usaha Pengolahan Hasil dan Pemasaran

a. Melaksanakan pemantauan harga pasar dan pengembangan agribisnis. b. Melaksanakan tata niaga ternak antar propinsi.

c. Melaksanakan tugas-tugas lain dari Kepala Dinas dan Kepala Sub Dinas. (xx) Kepala Seksi Penataan Bina Usaha Peternakan

a. Menyusun standarisasi perijinan usaha peternakan, peneglolaan lingkungan dan teknologi pasca panen.

b. Mengawasi dan mengendalikan perijinan usaha peternakan dan kesehatan hewan, kemitraan, pengelolaan lingkungan, promosi, dan teknologi pasca panen.

c. Melaksanakan tugas-tugas lain dari Kepala Dinas dan Kepala Sub Dinas. (xxi) Kepala Seksi Agribisnis

a. Menyusun rencana kerja permodalan, pengembangan pelayanan peternak, kemitraan dan pengolahan agriindustri hasil peternakan dan kesehatan hewan.

16 b. Melaksanakan pembinaan dan pengembangan dalam rangka peningkatan

mutu makanan ternak dan hewan lainnya.

c. Melaksanakan tugas-tugas lain dari kepala dinas.

d. Melaksanakan tugas-tugas lain dari Kepala Dinas dan Kepala Sub Dinas.

2.6 Database

Database adalah sebuah objek yang kompleks untuk menyimpan informasi terstruktur, yang diorganisir dan disimpan dalam suatu cara yang mengizinkan pemakainya dapat mengambil informasi dengan cepat dan efisien. Informasi dipecah-pecah ke dalam tabel-tabel, dan setiap tabel menyimpan entiti-entiti yang berbeda.

Dalam dunia komputer, database bisa dikategorikan sangat spesial karena selalu menjadi hal utama dalam perancangan sistem komputer suatu perusahaan (Yuswanto & Subari, 2005).

Tujuan dibuatnya Desain Database adalah sebagai berikut : 1. Menampilkan data dengan mudah dan cepat.

2. Menyimpan data ataupun melakukan perubahan atau manipulasi terhadap data dengan mudah dan cepat.

3. Efisiensi atau optimalisasi pemanfaatan ruang penyimpanan (space). 4. Keakuratan (Accuracy) data.

5. Ketersediaan (Availability) data. 6. Menjamin integritas data.

7. Kebersamaan pemakaian (Sharability). 8. Menghindari duplikasi data.

17 Database dibentuk dari kumpulan tabel yang dikategorikan kedalam beberapa tipe, diantaranya :

1. Tabel induk (Master Table)

Merupakan tabel penting yang harus tetap ada selama di sistem informasi. 2. Tabel transaksi (Transaction Table)

Disebut juga sebagai tabel input (Input Table). Tabel transaksi digunakan untuk merekam data hasil dari suatu transaksi yang terjadi di sebuah sistem.

3. Tabel laporan (Report Table)

Disebut juga sebagai tabel output (Output Table). Tabel laporan merupakan tabel yang berisi informasi yang akan ditampilkan.

Terdapat dua langkah untuk membuat database, adalah sebagai berikut : 1. Conceptual Data Model (CDM)

Dalam pembuatan database dapat diawali dengan membuat desain pada tingkatan konseptual, yaitu disebut Conceptual Data Model (CDM). CDM mewakili struktur logika basis data secara keseluruhan, yang tidak tergantung atau terikat dengan perangkat lunak (software) maupun penyimpanan struktur data. CDM sering kali berisi objek-objek data yang belum diimplementasikan pada basis data secara fisik. Hal ini dapat memberikan gambaran formal tentang data-data yang dibutuhkan

untuk menjalankan sebuah perusahaan ataupun aktifitas bisnis. CDM mempunyai fungsi-fungsi sebagai berikut :

a. Menggambarkan pengaturan data dalam bentuk grafis. b. Menentukan validitas dari desain data.

18 c. Membuat Physical Data Model (PDM) yang telah menentukan

implementasi fisik dari basis data. Obyek – obyek yang terdapat dalam CDM adalah:

a. Entity

Entity atau entitas dalah suatu objek yang dapat diidentifikasikan dalam lingkungan pemakai, yang merupakan sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat. Simbol entitas dapat dilihat pada Gambar 2.2:

Gambar 2.2Simbol Entitas

Tampilan pada Gambar 2.2simbol entitas :

1. Identifier yaitu identitas dari entitas dan bergaris bawah. 2. Atribut lain yaitu atribut entitas yang bukan identitas 3. Data tipe yaitu tipe data tiap atribut.

b. Data Item

Data Item didefinisikan sebagai penjelasan-penjelasan dari entitas yang membedakan dengan entitas lain berfungsi sebagai informasi. Contoh : data item dari negara adalah id_negara, nama_negara.

19 c. Relationship

Relationship ialah hubungan yang terjadi antara satu atau lebih entity atau entitas.

d. Kardinalitas Relasi

Kardinalitas relasi adalah sebuah bilangan yang menunjukkan jumlah maksimum elemen dari sebuah entitas yang dapat berelasi dengan elemen dari entitas yang lain. (Winarko, 2006).

Kardinalitas relasi dapat berupa : 1. Satu ke Satu (One To One)

Setiap elemen dari Entitas A berhubungan paling banyak dengan satu elemen pada Entitas B. Demikian juga sebaliknya setiap elemen dari Entitas B berhubungan paling banyak dengan satu elemen pada Entitas A.

Gambar 2.3Simbol Kardinalitas One to One

2. Satu ke Banyak (One To Many)

Setiap elemen dari Entitas A berhubungan dengan maksimal banyak elemen pada Entitas B. Dan sebaliknya setiap elemen dari Entitas B berhubungan dangan paling banyak satu elemen di Entitas A.

Gambar 2.4Simbol Kardinalitas One to Many Non Mandatory

20 3. Banyak ke Satu (Many To One)

Setiap elemen dari entitas A berhubungan paling banyak dengan satu elemen pada entitas B. Dan sebaliknya setiap elemen dari Entitas B berhubungan dengan maksimal banyak elemen di Entitas A.

Simbol Many To One dapat dilihat Gambar 2.5 :

Gambar 2.5Simbol Kardinalitas Many to One Non Mandatory

4. Banyak ke Banyak (Many To Many)

Setiap elemen dari Entitas A berhubungan dengan maksimal banyak elemen pada Entitas B demikian juga sebaliknya.

Gambar 2.6 Simbol Kardinalitas Many to Many Non Mandatory

Sifat relasi yang berlaku bagi masing – masing arah relasi adalah sebagai berikut :

1. Mandatory

Menunjukkan bahwa elemen masing-masing Entitas A memerlukan suatu elemen Entitas B

21

Tabel 2.1. Tabel Sifat-sifat Relasi Pada Entitas

Termination point

Keberadaan sifat

Kardinalitas Keterangan

Mandatory One(satu) Harus ada satu dan satu – satunya

Mandatory Many(banyak) Boleh ada satu atau lebih Optional One(satu) Boleh ada satu

atau tidak ada Optional Many(banyak) Boleh ada satu

atau lebih, atau tidak ada

2. Dependent

Menunjukkan bahwa masing-masing elemen Entitas A dikenali oleh suatu elemen Entitas B dimana masing-masing entitas menyumbangkan primary key-nya. Contoh CDM dapat dilihat pada Gambar 2.7.

22 2. Physical Data Model (PDM)

PDM menetapkan implementasi physical dari sebuah database. Dengan PDM user dapat mempertimbangkan detail dari implementasi physical yang sebenarnya dengan software atau struktur data storage. Sehingga hal tersebut dapat diatur sesuai dengan batasan-batasan basis data maupun pertimbangan kinerjanya. PDM dapat dihasilkan melalui beberapa cara :

a. Melakukan generate dari CDM b. PDM diciptakan sejak awal

c. Membalikkan suatu database ke dalam PDM PDM mempunyai peranan sebagai berikut :

a. Menggambarkan physical organization dari sebuah data ke dalam format grafik.

b. Menghasilkan database dan script modifikasi.

c. Mendifinisikan triggers dan constraint referential integrity. d. Menghasilkan atribut yang luas.

e. Membuat atribut tambahan.

f. Rekayasa balik dari sebuah database yang telah ada. g. Memperbarui CDM.

23

2. Tabel

Tabel merupakan kumpulan sebuah records yang telah dihubungkan dengan fields. Selain itu, tabel menggambarkan sekumpulan data yang diatur dalam bentuk baris dan kolom yang merupakan pemodelan dari tabel basis data.

Simbol tabel dapat dilihat pada Gambar 2.8:

Gambar 2.8 Simbol TabelPDM

3. Kolom

Kolom merupakan struktur data yang berisi suatu data item dalam sebuah record, mempunyai kesetaraan model dari fielddatabase.

4. PrimaryKey dan Foreign Key a) Primary Key

Primary Key adalah suatu atribut yang sudah dipilih untuk mengidentifikasikan record dalam suatu tabel secara unik yang berfungsi untuk mempermudah pengaturan dan perbaikan data. b) Foreign Key

Foreign Key adalah kunci (key) pada suatu tabel yang terhubung dengan primary key pada tabel yang lain.

24 c) Reference

Reference merupakan hubungan antara primary key dan foreign key dari tabel yang berbeda.

Berikut contoh PDM dapat dilihat pada Gambar 2.9:

Gambar 2.9 Contoh PDM 2.7 Perangkat Komputer

Perangkat komputer itu terdiri dari ; perangkat keras(hardware) dan perangkat lunak(software). Kedua perangkat ini saling mendukung satu sama lain pada sistem komputer. Dalam kesempatan ini saya memakai sebuah laptop.

Hardware

Spesifikasi Hardware dari laptop ini terdiri dari : a.Genuine Intel (R)CPU T2050 @ 1.60GHz b.1.49 GB of RAM

c.Sebuah Hard Disk Berkapasitas 60 GB

Software

Software yang digunakan terdiri dari :

a.xampp-win32-1.6.1-installer, yang berfungsi sebagai apache dan MySQL. b.Macromedia Dreamweaver.

325

25

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Bagan Alir

Bagan alir sistem (system flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem (Jogiyanto, 1996). Simbol-simbol yang digunakan dalam bagan alir sistem:

 Proses

Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer

(Jogiyanto, 1996). Simbol proses dapat dilihat pada Gambar 3.1.

Gambar 3.1 Simbol Proses

 Manual Input

Menunjukkan input yang dilakukan secara manual (Jogiyanto, 1996). Simbol manual input dapat dilihat pada Gambar 3.2.

Gambar 3.2 Simbol Keyboard

 Display

Menunjukkan output yang ditampilkan di monitor (Jogiyanto, 1996). Simbol display dapat dilihat pada Gambar 3.3.

26

 Input/output

Digunakan untuk mewakili data input/output (Jogiyanto, 1996). Simbol input/output dapat dilihat pada Gambar 3.4.

Gambar 3.4 Simbol Input /Output

 Garis Alir

Digunakan untuk menunjukkan arus dari proses (Jogiyanto, 1996). Simbol garis alir dapat dilihat pada Gambar 3.5.

Gambar 3.5 Simbol Garis Alir

 Penghubung

Menunjukkan sambungan dari bagan alir yang terputus dihalaman yang sama atau halaman lainnya (Jogiyanto, 1996). Simbol penghubung dapat dilihat pada Gambar 3.6.

Gambar 3.6 Simbol Penghubung

 Titik Terminal

Menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses (Jogiyanto, 1996). Simbol titik terminal dapat dilihat pada Gambar 3.7.

27

 Persiapan

Digunakan untuk memberi nilai awal suatu besaran (Jogiyanto, 1996). Simbol persiapan dapat dilihat pada Gambar 3.8.

Gambar 3.8 Simbol Persiapan

 Keputusan

Digunakan untuk penyeleksian kondisi di dalam program

(Jogiyanto, 1996). Simbol keputusan dapat dilihat pada Gambar

3.9.

Gambar 3.9 Simbol Keputusan

Database

Menunjukkan input/output menggunakan database (Jogiyanto, 1996). Simbol database dapat dilihat pada Gambar 3.10.

Gambar 3.10 Simbol Database

Dokumen

Untuk mencetak laporan ke printer (Jogiyanto, 1996). Simbol database dapat dilihat pada Gambar 3.11.

28

Gambar 3.11 Simbol Dokumen

3.1.1 Bagan Alir Halaman Utama Pelanggan

Bagan alir halaman utama menggambarkan aliran atau menu yang dapat diakses oleh pelanggan. Menu yang dapat dipilih pelanggan dalam Halaman Utama adalah home, berita, login, registrasi, perusahaan, produk, informasi, hubungi kami, dan buku tamu. Pada menu-menu tersedia juga sub menu yang dapat mendukung menu tersebut. Gambar diagram alir Halaman Utama dapat dilihat pada Gambar 3.12.

Gambar 3.12 Bagan Alir Halaman Utama

3.1.2 Bagan Alir login

Bagan alir login menggambarkan aliran loginuser. Gambar bagan alir login dapat dilihat pada Gambar 3.13.

29

Gambar 3.13 Bagan Alir Halaman Login

Penjelasan dimana user yang hendak login harus memasuki form login dengan memasukkan username dan password kemudian dicek apakah data username dan password valid, jika benar autentifikasinya maka akan masuk pada halaman hak akses user itu sendiri. Hak akses user dibagi menjadi beberpa, diantaranya : user admin, user kepala dinas, user tata usaha, user kepala sub dinas, user kepala seksi

3.1.3 Bagan Alir Halaman Administrator

Bagan alir halaman Administrator menggambarkan aliran atau menu yang hanya dapat diakses oleh Administrator.

30

Gambar 3.14 Bagan Alir Halaman Admin

Pada Gambar 3.14 diagram itu menjelaskan menu buat seorang admin, kemudian pada

Gambar 3.15 Bagan Alir Halaman Hak Akses Admin

Gambar 3.15 diagram diatas menjelaskan langkah-langkah proses seorang admin untuk melakukan aktivitas, misal memilih menu pegawai maka, admin akan mendapat akses tambah pegawai baru, ubah data pegawai, bahkan juga akan

31

menghapus data pegawai, untuk yang kota, jabatan, bagian, jenis info itu sama seperti bagian pegawai jadi admin juga dapat manambah data, mengubah ,dan juga menghapus data.

Gambar 3.16 Bagan Alir Halaman Transaksi Hak Akses Admin

Pada Gambar 3.16 diatas menjelaskan proses apabila memilih menu Surat masuk dan surat keluar maka yang keluar adalah data yang ada di database Sistem informasi ini,

32

Pada Gambar 3.17 diatas menjelaskan untuk mengubah data password seorang admin itu sendiri.

3.1.4 Bagan Alir Halaman Kepala Dinas

Bagan alir halaman manajer keuangan menggambarkan aliran atau menu yang dapat diakses oleh Kepala Dinas.

Gambar 3.18 Bagan Alir Halaman Kepala Dinas

Pada Gambar 3.18 diatas menjelaskan menu dari seorang Kepala Dinas berupa menu master, transaksi, laporan, informasi, dan log out

Gambar 3.19 Bagan Alir Halaman Hak Akses Kepala Dinas

Gambar 3.19 menjelaskan ada beberapa sub menu dari Gambar 3.20 diantaranya dari menu master akan terdapat beberapa sub menu yaitu pegawai, bagian, jabatan, instansi, kota, jenis info, jenis surat.

33

Gambar 3.20 Bagan Alir Halaman Transaksi Hak Akses Kepala Dinas

Apabila user yang sebagai Kepala Dinas ini memilih surat keluar, dan disposisi maka Gambar 3.20 menjelaskan sebagai berikut :

- Apabila user memilih surat keluar maka user hendaknya menginputkan beebarapa teks atau inputan untuk mengisi surat keluar tersebut yang kemudian di acc terlebih dahulu supaya surat ini bias dilanjutkan ke bagian selanjutnya.

- Apabila user memilih disposisi maka prosesnya hampir sama dengan surat keluar, tetapi tidak membutuhkan sebuah acc terlebih dahulu

34

Gambar 3.21 Bagan Alir Halaman Laporan Hak Akses Kepala Dinas

Pada Gambar 3.21 diatas menjelaskan apabila user memilih menu sebuah laporan, dilaporan ini disediakan mau memilih laporan dengan waktu per hari hingga per tahun.

Gambar 3.22 Bagan Alir Halaman Informasi Hak Akses Kepala Dinas

Kemudian pada Gambar 3.22 menjelaskan untuk memproses pengubahan pada password login sebuah user.

35

3.1.5 Bagan Alir Halaman Bagian Tata Usaha

Bagan alir halaman bagian produksi menggambarkan aliran atau menu yang dapat diakses oleh bagian tata usaha.

4

Pilih Informasi Pilih Transaksi

Pilih Master

23 24 25

Pilih Logout

Selesai

Gambar 3.23 Bagan Alir Halaman Tata Usaha

Pada Gambar 3.23 diatas menjelaskan menu dari seorang Tata Usaha yaitu master, transaksi, informasi, dan logout.

Gambar 3.24 Bagan Alir Halaman Hak Akses Tata Usaha

Pada Gambar 3.24 menjelaskan ada beberapa sub menu dari Gambar 3.23. diantaranya dari menu master, akan terdapat sub menu pegawai, bagian, jabatan, instansi, kota, jenis info, dan jenis surat.

36

Gambar 3.25 Bagan Alir Halaman Transaksi Hak Akses Tata Usaha

Pada Gambar 3.25 menjelaskan sub menu dari menu transaksi, dan proses dari sub menu surat masuk

37

Apabila user yang sebagai Tata Usaha ini memilih surat keluar, dan disposisi maka Gambar 3.25 dan Gambar 3.26 menjelaskan sebagai berikut :

- Apabila user memilih surat keluar maka user hendaknya menginputkan beebarapa teks atau inputan untuk mengisi surat keluar tersebut yang kemudian di acc terlebih dahulu supaya surat ini bisa dilanjutkan ke bagian selanjutnya.

- Apabila user memilih disposisi maka prosesnya hampir sama dengan surat keluar, tetapi tidak membutuhkan sebuah acc terlebih dahulu

Gambar 3.27 Bagan Alir Halaman Informasi Hak Akses Tata Usaha

Pada Gambar 3.27 menjelaskan untuk memproses pengubahan pada password login sebuah user.

38

3.1.6 Bagan Alir Halaman Kepala Sub Dinas

Bagan alir halaman bagian pembelian menggambarkan aliran atau menu yang dapat diakses oleh Kepala Sub Dinas.

5

Pilih Informasi Pilih Transaksi

Pilih Master

29 30 31

Pilih Logout

Selesai

Gambar 3.28 Bagan Alir Halaman Kepala Sub Dinas

Pada Gambar 3.28 diatas menjelaskan menu dari seorang Kepala Sub Dinas berupa master, transaksi, informasi, dan logout.

Gambar 3.29 Bagan Alir Halaman Master Hak Akses Kepala Sub Dinas

Pada Gambar 3.29 menjelaskan ada beberapa sub menu dari Gambar 3.28, dari menu master akan terdapat beberapa sub menu yaitu pegawai, bagian,

39

Gambar 3.30 Bagan Alir Halaman Transaksi Hak Akses Kepala Sub Dinas

Apabila user memilih disposisi maka user hendaknya menginputkan beebarapa teks atau inputan untuk mengisi surat keluar tersebut yang kemudian surat ini bisa dilanjutkan ke bagian selanjutnya.

Gambar 3.31 Bagan Alir Halaman Surat Keluar Hak Akses Kepala Sub Dinas

40

Apabila user memilih surat keluar maka user hendaknya menginputkan beebarapa teks atau inputan untuk mengisi surat keluar tersebut yang kemudian di acc terlebih dahulu supaya surat ini bisa dilanjutkan ke bagian selanjutnya.

Gambar 3.32 Bagan Alir Halaman Informasi Hak Akses Kepala Sub Dinas

Pada Gambar 3.32 menjelaskan untuk memproses pengubahan pada password login sebuah user.

3.1.7 Bagan Alir Halaman Kepala Seksi

Bagan alir halaman manajer produksi menggambarkan aliran atau menu yang dapat diakses oleh Kepala Seksi.

41

Gambar 3.33 Bagan Alir Halaman Kepala Seksi

Pada Gambar 3.33 diatas menjelaskan menu dari seorang Kepala Seksi Yaitu menu master, transaksi, informasi, dan logout.

Gambar 3.34 Bagan Alir Halaman Master Hak Akses Kepala Seksi

Pada Gambar 3.34 menjelaskan ada beberapa sub menu dari Gambar 3.33, dari menu master menu master akan terdapat beberapa sub menu yaitu pegawai, bagian, jabatan, instansi, kota, jenis info, jenis surat.

42

Gambar 3.35 Bagan Alir Halaman Transaksi Hak Akses Kepala Seksi

Apabila user memilih disposisi maka user hendaknya menginputkan beebarapa teks atau inputan untuk mengisi surat keluar tersebut yang kemudian di acc terlebih dahulu supaya surat ini bisa dilanjutkan ke bagian selanjutnya.

Gambar 3.36 Bagan Alir Halaman Surat Keluar Hak Akses Kepala Seksi

Apabila user memilih surat keluar maka user hendaknya menginputkan beebarapa teks atau inputan untuk mengisi surat keluar tersebut yang kemudian di acc terlebih dahulu supaya surat ini bias dilanjutkan ke bagian selanjutnya.

43

Gambar 3.37 Bagan Alir Halaman Informasi Hak Akses Kepala Seksi

Pada Gambar 3.37 menjelaskan untuk memproses pengubahan pada password login sebuah user.

3.2 Desain Model

Desain model suatu sistem informasi dapat diimplementasikan dalam dua bentuk antara lain Physical Model dan Logical Model. Media yang tepat untuk mengimplementasikan Physical Model yang berfungsi memberikan gambaran kinerja sistem secara fisik adalah Bagan Alir Sistem, sedangkan media untuk mengimplementasikan Logical Model yang berfungsi untuk memberikan gambaran secara logis kinerja sistem adalah DFD (Data Flow Diagram).

Desain model dari sistem informasi pengadaan bahan baku UBM Biscuits digambarkan dalam Data Flow Diagram (DFD). Data Flow Diagram (DFD)

44

adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi simbol untuk menggambarkan arus dari data sistem (Jogiyanto, 2001).

Simbol – simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram adalah sebagai berikut :

1. External Entity (Kesatuan Luar)

External Entity Merupakan entity di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lain yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem

(Jogiyanto, 2001). Simbol External Entity dapat dilihat pada Gambar

3.38.

EXTERNAL ENTITY

Gambar 3.38 Simbol External Entity

2. Data Flow (Arus data)

Data flow di DFD diberi simbol suatu panah. Arus ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (eksternal entity). Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem (Jogiyanto, 2001).Simbol Data Flow dapat dilihat pada Gambar 3.39.

 

45

3. Process (Proses)

Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses (Jogiyanto, 2001). Simbol Prosess dapat dilihat pada Gambar 3.40.

0 PROSES

Gambar 3.40 Simbol Proses

4. Data Store (Simpanan data)

Data store merupakan simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau database disistem komputer (Jogiyanto, 2001). Simbol Data Store dapat dilihat pada Gambar 3.41.

1 DATA STORE

Gambar 3.41 Simbol Data Store

3.2.1 Diagram Jenjang (Hierarchy Chart)

Diagram jenjang (Hierarchy Chart) adalah diagram yang digunakan untuk mempersiapkan penggambaran DFD (Jogiyanto, 2001). Diagram jenjang Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Peternakan Jawa Timur dapat dilihat pada Gambar 3.42.

46

Gambar 3.42 Diagram Jenjang Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur

Penjelasan : Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Peternakan Propinsi Jawa Timur memiliki subproses yakni : proses pengolahan data master, proses transaksi, dan proses pembuatan laporan. Dimana pada proses pengolahan data master memiliki submenu seperti yang terlihat pada Gambar 3.42. Selanjutnya untuk proses transaksi terdapat juga subproses, adapun subproses dapat dilihat pada Gambar 3.42. Selanjutnya untuk proses pembuatan laporan memiliki subproses pengelolaan laporan periodik.

47

3.2.2 DFD (Data Flow Diagram)

Penjelasan data alir Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur akan dijelaskan dengan context diagram dan DFD (Data Flow Diagram).

3.2.2.1Context Diagram

Context Diagram Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur.

surat keluar surat masuk surat masuk surat masuk surat masuk data bagian data kota data jenis surat data jenis info

data jabatan data instansi data_pegawai surat keluar surat masuk surat masuk surat masuk surat masuk surat keluar surat keluar surat keluar data info

data jenis surat data jenis info

data kota data instansi data jabatan data bagian data pegawai laporan periodik 0

SISTEM TATA NASKAH DINAS PETERNAKAN JAWA TIMUR + ADMINISTRATOR KEPALA DINAS BAGIAN TATA USAHA

KEPALA SUB DINAS

KEPALA SEKSI

Gambar 3.43 Context Diagram

Dari penjelasan di atas (Gambar 3.43) bahwa Sistem Tata Naskah Peternakan Jawa Timur dalam me-manitenance data master diperlukan user utama yaitu admin, kemudian untuk user lain yang saling berhubungan adalah bagian tata usaha, kepala dinas, kepala seksi, dan kepala sub dinas sebagai memasukkan data

48

atau dokumen penting serta dapat menerima data atau dokumen penting yang dibutuhkan.

3.2.2.2DFD Level 0

DFD level 0 adalah pengembangan dari context diagram. DFD level 0 Sistem Informasi Tata Naskah Dinas peternkanan Provinsi Jawa Timur. dapat dilihat pada Gambar 3.44.

data instansi data jabatan

data kota

data bagian

data surat keluar

data disposisi data surat masuk

surat masuk surat keluar data kota

data bagian data jenis info

data jabatan data jenis surat

surat masuk

data_pegawai data instansi

surat masuk surat masuk

data detail dispoisisi

data pengajuan surat keluar data disposisi

data bagian data pegawai

data instansi data jenis surat

data surat keluar data surat masuk

surat keluar surat masuk surat keluar surat masuk surat masuk surat keluar surat keluar surat masuk laporan periodik data jenis info

data kota

data jenis surat _{data instansi} data info

data bagian

data jabatan

data pegawai data jenis info

data kota data jenis surat

data instansi data jabatan data info data bagian data pegawai KEPALA DINAS ADMINISTRATOR KEPALA SEKSI KEPALA SUB DINAS BAGIAN TATA USAHA 1

MENGOLAH DATA MASTER

+

8 data pegawai 2 data jabatan

1 data bagian

4 data info

3 data instansi 5 data jenis surat

7 data kota

6 data jenis info

2

MENGOLAH DATA TRANSAKSI

+

3 MENGOLAH

LAPORAN + 9 surat masuk

10 data surat keluar 11 Disposisi

12 Pengajuan Surat Keluar

13 data detail disposisi

49

3.2.2.3DFD Level 1 Proses 1

DFD Level 1 Proses 1 pada sistem ini adalah DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Master menjelaskan lebih detail mengenai alur input dan update data oleh external entity Administrator kemudian disimpan ke dalam masing-masing data store. Berikut tampilan DFD level 0 pada Gambar 3.45.

data jenis surat

data_pegawai

data kota data instansi

data jenis info data jabatan data bagian data kota data instansi data jabatan data bagian data pegawai data pegawai

data jenis info data jenis info data jenis surat

data jenis surat data info data info data kota data kota data instansi data instansi data jabatan data jabatan data bagian data bagian ADMINISTRATOR

8 data pegawai 2 data jabatan

1 data bagian

4 data info 3 data instansi

5 data jenis surat

7 data kota 6 data jenis info

8 mengolah data pegawai 1 mengolah data bagian 2 mengolah data jabatan 3 mengolah data instansi 7 mengolah data kota 4 mengolah data info 5 mengolah data jenis surat

6 mengolah data

jenis info

50

3.2.2.4DFD Level 1 Proses 2

DFD Level 1 Proses 2 pada sistem ini adalah DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Transaksi menjelaskan lebih detail mengenai alur input dan update data oleh masing-masing external entity yang berhubungan dengan transaksi kemudian disimpan ke dalam masing-masing data store transaksi.

surat masuk surat keluar surat masuk surat masuk surat masuk surat keluar surat masuk surat masuk surat keluar

data detail dispoisisi

data pengajuan surat keluar data disposisi

data bagian

data pegawai

data instansi

data jenis surat

data surat keluar

surat keluar surat keluar data instansi data instansi data pegawai data pegawai data bagian data bagian surat masuk

data jenis surat data jenis surat

data surat masuk

surat masuk KEPALA SEKSI KEPALA SUB DINAS BAGIAN TATA USAHA KEPALA DINAS

9 _masuksurat

10 data surat keluar 5 data jenis surat 3 data instansi

8 data pegawai

1 data bagian 1 Pengelolaan Surat Masuk + 2 Pengelolaan Surat Keluar + 11 Disposisi 12 Pengajuan Surat Keluar 13 data detail _disposisi

Gambar 3.46 DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Transaksi

Berikut ini adalah decompose dari DFD Level1 Proses Pengolahan Data Transaksi. Pada pengolahan data transaksi terdapat dua proses yaitu proses data surat masuk dan proses data keluar. Berikut tampilan data surat masuk pada Gambar 3.46.

51

surat masuk

surat masuk

surat masuk

surat masuk

data detail dispoisisi

data disposisi data surat masuk

surat masuk

surat masuk surat masuk data surat masuk

surat masuk BAGIAN TATA USAHA KEPALA DINAS KEPALA SEKSI KEPALA SUB DINAS 9 surat masuk

1

Proses Entry Surat Masuk

2

Proses Disposisi Surat Masuk

11 Disposisi 13 data detail

disposisi

Gambar 3.47 DFD Level 2 Proses Surat Masuk

Penjelasan : Pada tampilan di atas merupakan tampilan proses dari surat masuk, dimana data yang baru di masukkan akan diproses dan akan diterima oleh bagian Tata Usaha, selanjutnya data tersebut akan masuk pada proses disposisi surat masuk apakah surat tersebut telah terdisposisi. Surat masuk juga berlaku demikian oleh kepala seksi dimana kepala seksi dapat memasukkan surat masuk, selanjutnya akan di proses dan diterima oleh kepala dinas. Begitu halnya dengan kepala subdinas. Data surat masuk tersebut akan dikelolah dalam database disposisi dan untuk data lebih lengkapnya akan mask pada database detil desposisi.

52

surat keluar

data surat keluar

data surat keluar surat keluar

data pengajuan surat keluar surat keluar surat keluar surat keluar KEPALA SEKSI KEPALA SUB DINAS KEPALA DINAS BAGIAN TATA USAHA

10 data surat keluar 12 Pengajuan

Surat Keluar 1

Proses Pengajuan Surat Keluar

2 Proses Acc Surat Keluar

Gambar 3.48 DFD Level 2 Proses Surat Keluar

Gambar diatas (Gambar 3.48) merupakan tampilan data surat keluar dimana bagian dari proses pengolahan data transaksi.

3.2.2.5DFD Level 1 Proses 3

DFD Level 1 Proses 3 pada sistem ini adalah DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Laporan menjelaskan secara lebih detail mengenai alur proses pembuatan laporan pada Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur. Semua laporan tersebut dapat diakses dimana saja dan kapan saja oleh external entity Kepala Dinas.

53

data surat keluar

data disposisi data surat masuk

laporan periodik KEPALA DINAS 1 Mengelola Laporan Periodik

9 surat masuk

11 Disposisi

10 data surat keluar

.

Gambar 3.49 DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Laporan

Penjelasan : Dari data surat masuk dan data surat keluar serta surat disposisi akan dikelola, apakah surat tersebut termasuk laporan periodik. Selanjutnya data-data tersebut dapat diketahui oleh kepala dinas.

3.3 Desain Interface

Di bagian ini akan dibahas mengenai desain interface dari Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur. Desain interface terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai penangkap input yang pertama kali. Jika dokumen dasar tidak di desain dengan baik, kemungkinan input yang tercatat dapat salah bahkan kurang atau berlebihan. Dokumen dasar (source document) merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap data yang terjadi. Data yang sudah dicatat di dokumen dasar kemudian dimasukkan sebagai input ke sistem informasi untuk di olah.

Dalam sistem ini sebelum pengguna mengakses sistem, pengguna diharuskan melakukan login untuk menentukan hak aksesnya. Hak akses yang ada dalam sistem ini adalah Administrator, Kepala Dinas, Kepala Sub Dinas, Bagian Tata Usaha, Kepala Seksi dan Pegawai. Sebelum masuk form login, pengguna akan di hadapkan pada halaman form utama.

54

1. Form Utama

Form utama merupakan sebuah halaman yang berisi kolom menu pilihan dimana seorang tamu dapat mengoperasikannya dengan memilih dari menu pilihan yang telah disediakan sesuai dengan kebutuhan. Form ini berguna untuk mencari informasi mengenai Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur. Form ini berisi halaman home, info, link, tentang kami dan formlogin.

Gambar 3.50 Desain Form Utama Halaman Home

Pada Gambar 3.50 diatas merupakan aplikasi sistem eoffice yang menggambarkan halaman index (home) dimana pada halaman tersebut memiliki beberapa menu pilihan, diantaranya : Home, Tentang Kami, Info, Link, Kontak dan Login ini.

55

Gambar 3.51 Desain Form Utama Halaman Tentang Kami

Pada Gambar 3.51 merupakan form utama dari menu “Tentang Kami” yang mana di dalamnya berisi profil Dinas PEternakan dan visi – misi.

Gambar 3.52 Desain Form Utama Halaman Kontak

Pada Gambar 3.52 merupakan form utama dari menu “Kontak” yang mana di dalamnya berisi profil Dinas PEternakan dan visi – misi.

56

2. FormLogin

Form “Login” digunakan untuk mengakses masuk sistem informasi tata naskah. Form login ini dapat digunakan oleh semua pegawai yang telah terdaftar. Selain itu, form login ini bertujuan untuk menjaga keamanan semua pegawai yang telah terdaftar berdasarkan otoritas yang diberikan.

Tujuannya adalah untuk keamanan sebuah sistem agar sebuah sistem itu tidak mudah dirusak atau dimodifikasi oleh pihak lain yang tidak berkepentingan karena sifatnya sangat rahasia.

Gambar 3.53 Desain Form Login

3. Form Admin

Form “admin” akan tampil setelah user melakukan login. User akan mengetahui jabatan dan nama user apakah sesuai atau tidak. Didalam form ini user dapat melihat sebuah tabel yang berisi data – data

57

mengenai sistem informasi tata naskah. Seperti jumlah bagaian, jumlah pegawai, dll.

Gambar 3.54 Desain Form Admin

4. Form Ubah Password

Form “ubah password” digunakan apabila user menginginkan password-nya diubah karena sudah diketahui oleh orang lain ataupun karena alasan lain.

58

5. Form Keterangan

Form “keterangan” ini berisi data – data tentang orang yang melakukan login. Seperti NIP, nama lengkap, alamat, telepon, dll.

Gambar 3.56 Desain Form Keterangan

6. FormInput Pegawai

Form “input pegawai” digunakan untuk menambah pegawai dan hanya bisa dilakukan oleh admin.

59

7. Form Daftar Pegawai

Form “daftar pegawai” ini menampilkan data pegawai yang ada, selain itu juga digunakan admin untuk melakukan proses pengeditan dan penghapusan data pegawai.

Gambar 3.58 Desain Form Daftar Pegawai

8. FormInput Bagian

Form “Input Bagian” digunakan untuk menambah pegawai dan hanya bisa dilakukan oleh admin.

60

9. Form Daftar Bagian

Form “daftar bagian” menampilkan data bagian yang ada, selain itu juga digunakan Admin untuk melakukan proses pengeditan dan penghapusan data bagian.

Gambar 3.60 Desain Form Daftar Bagian

10.FormInput Jabatan

Form “Input Jabatan” digunakan untuk menambah pegawai dan hak aksesnya hanya bisa dilakukan oleh admin. Adapun data yang harus di isi oleh admin adalah id jabatan dan nama jabatan kemudi.an admin dapat klik button tambah

61

11.Form Daftar Jabatan

Form ini menampilkan data jabatan yang ada, selain itu juga digunakan Admin untuk melakukan proses pengeditan dan penghapusan data bagian.

Gambar 3.62 Desain Form Daftar Jabatan

12.FormInput Instansi

Form “input instansi” digunakan untuk menambah pegawai dan hanya bisa dilakukan oleh semua pegawai atau otoritas.

62

13.Form Daftar Instansi

Form ini menampilkan data instansi yang ada, selain itu juga digunakan Admin untuk melakukan proses pengubahan dan penghapusan data instansi.

Gambar 3.64 Desain Form Daftar Instansi

14.FormInput Kota

Form “input kota” digunakan untuk menambah pegawai dan hanya bisa dilakukan oleh semua pegawai atau otoritas.

111

Pada Gambar 5.31 diatas itu adalah halaman yang nantinya surat dari seorang admin yang masuk akan di disposisikan ke bagian Seksi Pembibitan Ternak, dimana Kepala Sub Dinas ini hanya bisa mendisposisikan ke bagian seksi-seksi yang dibawah naungannya saja, pada Gambar 5.31 diatas menunjukkan bahwa yang akan menerima surat ini adalah ayu bagian Seksi Pembibitan Ternak.

5.3.32 Halaman Jenis Surat (Kepala Sub Dinas)

Gambar 5.32 Halaman Jenis Surat (Kepala Sub Dinas)

Pada Gambar 5.32 diatas itu adalah halaman Jenis Surat, dimana pada Kepala Sub Dinas ini juga berhak mengubah nama-nama jenis surat yang ada di Dinas Peternakan Jawa Timur .

5.3.33 Halaman Ubah Jenis Surat

Gambar 5.33 Halaman Ubah Jenis Surat (Kepala Sub Dinas) Pada Gambar 5.33 diatas itu adalah halaman Ubah Jenis Surat yang

user privalagesnya berada di dalam Kepala Sub Dinas. 5.3.34 Halaman Utama Kepala Seksi

Gambar 5.34 Halaman Utama Kepala Seksi

Pada Gambar 5.34 diatas itu adalah halaman utama pada Kepala Seksi, dimana user privallagenya tidak jauh berbeda dari seorang admin, dimana di Kepala Seksi ini prosesnya bisa lihat data pegawai yang kemudian bisa di proses ubah juga.

113

5.3.35 Halaman Disposisi (Kepala Seksi)

Gambar 5.35 Halaman Disposisi Kepala Seksi

Pada Gambar 5.35 diatas itu adalah halaman view isi dari surat yang belum terdisposisi.

5.3.36 Halaman Proses Disposisi (Kepala Seksi)

Gambar 5.36 Halaman Form Disposisi (Kepala Seksi)

Pada Gambar 5.36 diatas itu adalah halaman yang tugasnya untuk proses di disposisi surat yang telah masuk, sebelum lanjut ke bagian staf. 5.3.37 Halaman Surat Keluar

Gambar 5.37 Halaman Surat Keluar Kepala Seksi

Pada Gambar 5.37 diatas itu adalah halaman view dari surat keluar yang masuk pada user tertentu, meskipun bagiannya sama, tetapi pada jenis surat yang masukpun nantinya akan beda.

114 6.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan pada bab – bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa:

a. Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Tata Naskah ini diawali dengan

membuat desain pada Conceptual Data Model (CDM) kemudian di generate ke Physical Data Model (PDM). Sehingga database dapat

dirancang dengan efektif. Setelah itu untuk penyimpanan data base dalam sistem disimpan menggunakan database My SQL kemudian diimplementasikan menggunakan bahasa pemrograman PHP versi 5 dan web server apache, sehingga aplikasi Sistem Informasi Tata Naskah ini menjadi user friendly dan efisien dalam penghematan waktu. Dengan desain yang user friendly dapat mempermudah pengguna dalam mengakses aplikasi ini. Kemudian dengan adanya sebuah user id yang dibagi berdasarkan deskripsi pekerjaan, membuat Sistem Informasi Tata Naskah ini menjadi tepat guna.

b. Pembuatan laporan tahunan yang cepat, tepat serta akurat dapat dilakukan dengan mengurangi sistem manual yang ada pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur. Dengan adanya program aplikasi ini diharapkan kegiatan-kegiatan kerja tata naskah yang ada dapat dilakukan dengan efektif, efisien dan tepat guna

115

6.2 Saran

Sistem informasi ini hanya memproses semua hal yang berkaitan dengan surat menyurat pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur, sehingga disarankan untuk dapat lebih mengembangkan sistem ini atau membuat sistem baru yang berkaitan dengan bidang lainnya, misal kepegawaian, keuangan dan lain-lain, sehingga dapat menjadi sebuah sistem yang terpusat dan memudahkan user dalam melakukan kegiatan sehari-hari pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur.

DAFTAR PUSTAKA

Madcoms, Madiun. 2004. Aplikasi Program PHP & My SQL Untuk Membuat Website Interaktif. Yogyakarta: Andi.

Raghu Ramakrishnan, Johanes Gehrke. 2003. Sistem Manajemen Database (Edisi ketiga). Yogyakarta: Andi.

Winarko, Edi. 2006. Perancangan Database Dengan Power Designer 6.32. Jakarta: Prestasi Pustaka Raya