commit to user 22
3 Kartu Utang Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan
account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika
dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah
arsip bukti kas keluar yang belum dibayar. 4 Kartu Persediaan
Dalam sistem akuntansi pembelian kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
4. Sistem Pengendalian Intern
Pengendalian intern adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang
akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah
ditetapkan Romney dan Steinbart, 2003: 229. Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode
dan ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi
dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Mulyadi, 2001: 163. a. Tujuan Pengendalian Intern
1 Menjaga kekayaan organisasi atau perusahaan.
commit to user 23
2 Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. 3 Mendorong efisiensi.
4 Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. b. Unsur-Unsur Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi 2001: 164 dalam mencapai tujuan pengendalian intern, perusahaan harus dapat menerapkan unsur pokok
pengendalian intern antara lain: a Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tegas. Struktur organisasi merupakan rerangka frame work
pembagian tugas tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan
pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip berikut:
a Harus dipisahkan fungsi operasi, penyimpanan, dan fungsi akuntansi.
b Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem akuntansi pembelian, dua prinsip pokok sistem pengendalian
intern tersebut dijabarkan sebagai berikut: a Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.
b Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
commit to user 24
c Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.
d Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi.
b Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan,
dan biaya. Tersedianya sistem yang mengatur pembagian wewenang
untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi sehingga atas dasar otorisasi tersebut suatu transaksi bisa dilaksanakan.
Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam dalam catatan akuntansi dalam
tingkat ketelitian dan keandalan reliability yang tinggi dan akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai
kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi Mulyadi, 2001: 166.
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam transaksi pembelian menurut Mulyadi 2001: 314-316:
a Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh kepala
fungsi pemakai barang untuk barang yang langsung pakai. b Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau
pejabat yang lebih tinggi.
commit to user 25
c Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan atau pejabat yang lebih tinggi.
d Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.
e Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen
sumber yang
dilampiri dengan
dokumen pendukung yang lengkap.
f Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu.
c Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Menurut Mulyadi 2001: 317-318 cara yang ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat dalam sistem
pembelian ialah: a Penggunaan formulir bernomor urut tercetak.
b Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.
c Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order
pembelian dari fungsi pembelian. d Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang
diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan
commit to user 26
menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
e Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut
diproses untuk dibayar. f Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara
periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
d Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Unsur mutu karyawan merupakan unsur pengendalian
intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat
dikurangi sampai dengan batas minimum. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat
dipercaya, berbagai cara berikut ini dapat ditempuh: a Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang
dituntut oeh pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan yang sesuai dengan tuntutan
tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan
menentukan syarat-syarat yang dipenuh oeh calon karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut.
commit to user 27
b Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan pekerjaannya.
5. Hubungan Sistem Akuntansi Pembelian dengan Sistem Pengendalian
