commit to user 15
rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.
e. Laporan Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang
dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan modal, laporan arus kas, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok
penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo sediaan yang lambat penjualan. Laporan dapat berbentuk
hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.
3. Sistem Akuntansi Pembelian
Sistem akuntansi pembelian merupakan sistem yang digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh
perusahaan Mulyadi, 2001: 299. Dari pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi pembelian merupakan jaringan
prosedur-prosedur pembelian yang mengatur cara-cara perusahaan dalam melakukan semua pengadaan barang untuk memenuhi kebutuhan
perusahaan. Sistem yang terbentuk terdiri atas beberapa unsur. Unsur yang
membentuk sistem pembelian yaitu: a. Fungsi yang terkait
Menurut Mulyadi 2001: 299-300 fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian antara lain ialah:
commit to user 16
1 Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan
permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima
oleh fungsi penerimaan. 2 Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang
dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3 Fungsi Penerimaan Fungsi penerimaan barang bertanggung jawab untuk
melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau
tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. 4 Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang yang bertanggung jawab untuk
mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber berfungsi
sebagai catatan utang, atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang serta fungsi pencatat persediaan
commit to user 17
yang bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
b. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian,
yaitu Mulyadi, 2001: 301-303: 1 Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam posedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada
fungsi pembelian. 2 Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat penawaran harga kepada pemasok untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk
sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. 3 Prosedur Order Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian
kepada pemasok
yang dipilih
dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam
perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
4 Prosedur Penerimaan Barang
commit to user 18
Dalam prosedur ini fungsi penerimaaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang
diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari
pemasok tersebut. 5 Prosedur Pencatatan Utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen- dokumen yang berhubungan dengan pembelian surat order
pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok dan menyelenggarakan pencatatan utang atau
mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang. 6 Prosedur Distribusi Pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan
manajemen. c. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian antara lain Mulyadi, 2001: 303-308:
1 Surat Permintaan Pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi
gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah,
dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.
commit to user 19
2 Surat Permintaan Penawaran Harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga
bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi tidak repetitif, yang menyangkut jumlah rupiah
pembelian yang besar. 3 Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terjadi dari berbagai
tembusan dengan fungsi sebagai berikut: a Surat Order Pembelian
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order
resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan. b Tembusan Pengakuan oleh Pemasok
Tembusan surat order pembelian ini dikirinkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut
dan dikirimkan kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima
dan disetujuinya
order pembelian, serta
kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut.
c Tembusan bagi Unit Peminta Barang Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta
pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesankan.
commit to user 20
d Tembusan Tanggal Penerimaan Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi
pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan sebagai dasar untuk mengadakan tindakan
penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.
e Tembusan Pemasok Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi
pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.
f Tembusan Fungsi Penerimaan Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan ke fungsi
penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kualitas, dan pemasoknya seperti
yang tercantum dalam dokumen tersebut. g Tembusan Fungsi Akuntansi
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat
kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. 4 Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan unuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah
commit to user 21
memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5 Surat P erubahan Order Surat pemberitahuan resmi kepada pemasok untuk
memberitahukan perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian subtitusi atau hal lain yang
bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. 6 Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian.
d. Catatan Akuntansi yang digunakan Catatan akuntansi yang digunakan unuk mencatat transaksi
pembelian ialah Mulyadi, 2001: 308-310: 1 Register Bukti Kas Keluar
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk
mencatat transaksi pembelian adalah register kas keluar. 2 Jurnal Pembelian
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk
mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.
commit to user 22
3 Kartu Utang Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan
account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika
dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah
arsip bukti kas keluar yang belum dibayar. 4 Kartu Persediaan
Dalam sistem akuntansi pembelian kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
4. Sistem Pengendalian Intern
