BAYU ANGGRIAWAN F3309022

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user TUGAS AKHIR

Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Oleh:

BAYU ANGGRIAWAN NIM F3309022

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user ii

ABSTRAK

BAYU ANGGRIAWAN NIM F3309022

Sistem akuntansi pembelian merupakan jaringan prosedur yang dirancang untuk menangani transaksi pembelian yang terjadi berulang-ulang guna menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen untuk memudahkan pengelolaan perusahaan. Dalam pelaksanaan sistem akuntansi pembelian tersebut, diperlukan sistem lain yang berfungsi untuk mengendalikan keseluruhan sistem yang dibuat oleh manajemen, yang disebut dengan sistem pengendalian intern.

Pada penelitian ini, tujuan yang ingin dicapai penulis adalah untuk mengetahui penerapan sistem pengendalian intern pembelian bahan baku pada PT Dan Liris.

Berdasarkan hasil evaluasi yang telah dilakukan oleh penulis, pelaksanaan penerapan sistem dan prosedur pengendalian intern pembelian bahan baku pada PT Dan Liris sudah terlaksana dengan baik sesuai dengan petunjuk teknis yang ada dalam Standard Operating Procedure. Hal ini dapat dilihat dari beberapa hal antara lain adanya pemisahan fungsi, otorisasi pihak yang berwenang, dokumen bernomor urut tercetak, pencatatan yang didukung oleh dokumen-dokumen.

Berdasarkan pembahasan dan evaluasi yang telah dilakukan, saran yang penulis berikan adalah perlunya pemisahan fungsi antara fungsi pembelian dan fungsi penerimaan barang, dengan menambah satu bagian yaitu bagian penerimaan barang. Pada saat barang tiba, akan langsung diterima oleh bagian penerimaan barang. Hal ini dimaksudkan agar aktivitas pengendalian intern sistem penerimaan barang atas pembelian bahan baku pada PT Dan Liris semakin baik.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user iii

ABSTRACT

BAYU ANGGRIAWAN NIM F3309022

Purchase accounting sistem is a network of procedures designed to handle the purchase transaction that occurs repeatedly in order to provide the information needed to facilitate the management of corporate management. In the implementation of these purchase accounting sistem, other sistems functions necessary to control the whole sistem made by management, called the sistem of internal control.

In this study, the authors proposed objective is to investigate the application of the internal controls of the purchase of raw material at PT Dan Liris.

Based on the evaluation made by the author, implementation of internal control sistems and procedures for the purchase of raw material at PT Dan Liris already performing well in accordance with the technical guidance contained in Standard Operating Procedure. It can be seen from several things, for example, the separation of functions, the authorization document is adequate, the serial number printed on documents, records supported by documents.

Based on the discussion and evaluation, the authors recommend that the importance of company dissociate of functions between the functions of purchasing and goods receipt function, by adding one part, that is part of the receipt of goods. At the time of arrival, will be directly received by part of the receipt of goods. This meant that the activity of the internal control sistem for receiving the goods on purchase of raw materials to the PT Dan Liris are better.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user iv

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user v

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user vi

(QS. Ar Ra’d: 11)

“Pahlawan bukanlah orang yang berani menetakkan pedangnya ke pundak lawan, tetapi pahlawan yang sebenarnya ialah orang yang sanggup menguasai dirinya ketika

ia marah.”

(Nabi Muhammad SAW)

“Musuh yang paling berbahaya di atas dunia ini adalah penakut dan bimbang. Teman yang paling setia, hanyalah keberanian dan keyakinan yang teguh.”

(Andrew Jackson)

“Kesabaran dan usaha keras akan sanggup menghilangkan kesulitan dan melenyapkan rintangan”

(Mario Teguh)

“Lebih baik mencoba daripada tidak sama sekali.” (Penulis)

Karya ini kupersembahkan untuk:

· Allah SWT dan Rosul-Nya

· Bapak, Ibu dan Adikku

· Wanita pilihanku

· Sahabat-sahabatku

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user vii

yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan judul “EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN BAHAN BAKU PT DAN LIRIS SUKOHARJO”. Penyusunan Tugas Akhir ini dimaksudkan untuk memenuhi persyaratan dalam mencapai gelar Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Tugas Akhir ini banyak pihak yang telah memberikan bimbingan dan bantuan. Untuk itu penulis menyampaikan rasa hormat dan terima kasih kepada:

1. Prof. Dr. Ravik Karsidi, MS., selaku Rektor Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Dr. Wisnu Untoro, MS., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas

Maret Surakarta.

3. Drs. Agus Budiatmanto, M.Si., Ak., selaku Ketua Jurusan Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret sekaligus Pembimbing Akademik penulis.

4. M. Syafiqurrahman, SE., MM., Ak., selaku Dosen Pembimbing magang dan Tugas Akhir yang telah memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis dalam penyusunan Tugas Akhir ini.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user viii

selama pelaksanaan magang terutama Bagian Pembelian Garmen.

7. Bapak, Ibu, dan adik tercinta yang selalu memberikan kasih sayang, cinta, dukungan, semangat serta doa yang tiada hentinya kepada penulis.

8. Bapak Darmono, SE., yang telah memberikan bimbingan dan arahan serta berperilaku dan menyelesaikan masalah dalam dunia kerja.

9. Vina Kuswati, wanita pilihanku, yang selalu ada disampingku memberi dukungan, semangat hidup dan kasih sayang.

10.Teman – teman selama di Diploma III Akuntansi angkatan 2009 yang pernah berjuang bersama semasa kuliah. Jaga terus persahabatan ini dan semoga cita-cita kita tercapai.

11.Semua pihak yang telah membantu penulis menyelesaikan Tugas Akhir ini. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, namun penulis berusaha menyajikan Tugas Akhir ini dengan sebaik baiknya. Semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi penulis pada khususnya dan pembaca pada umumnya.

Surakarta, Juli 2012

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user ix

HALAMAN JUDUL ... i

ABSTRAK ... ii

ABSTRACT ... iii

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ... iv

HALAMAN PENGESAHAN ... v

MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... vi

KATA PENGANTAR... vii

DAFTAR ISI... ix

DAFTAR GAMBAR ... xii

DAFTAR LAMPIRAN ... xiii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 1

1. Sejarah Berdirinya Perusahaan ... 1

2. Lokasi Perusahaan ... 3

3. Visi, Misi, dan Sasaran Perusahaan ... 3

4. Proses Produksi... 4

5. Deskripsi Jabatan ... 5

B. LATAR BELAKANG MASALAH ... 8

C. PERUMUSAN MASALAH ... 11

D. TUJUAN PENELITIAN ... 11

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user x

2. Sistem Akuntansi ... 13

3. Sistem Akuntansi Pembelian ... 15

4. Sistem Pengendalian Intern... 22

5. Hubungan Sistem Akuntansi Pembelian dengan Sistem Pengendalian Intern ... 27

B. PEMBAHASAN ... 28

1. Prosedur Pembelian Bahan Baku pada PT Dan Liris ... 28

a. Prosedur Pembelian Bahan Baku ... 28

b. Sistem dan Prosedur Pembelian Bahan Baku ... 29

2. Prosedur Penerimaan Barang Gudang Bahan Baku pada PT Dan Liris ... 43

a. Prosedur Penerimaan Barang Gudang ... 43

b. Sistem dan Prosedur Penerimaan Barang Gudang ... 44

3. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Pembelian pada PT Dan Liris 53 a. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional ... 53

b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan ... 55

c. Praktik yang Sehat ... 55 d. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya . 56

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user xi

B. SARAN... ... 59 DAFTAR PUSTAKA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user xii

2. 1 Bagan Alir Sistem Pembelian Barang - Prosedur Pemesanan Barang ... 35 2. 2 Bagan Alir Sistem Pembelian Barang - Prosedur Penerimaan Barang ... 37 2. 3 Bagan Alir Sistem Pembelian Barang - Prosedur Pembayaran Kepada

Pemasok... 39 2. 4 Bagan Alir Sistem Pembelian Barang - Prosedur Pembukuan ... 40 2. 5 Bagan Alir Sistem Penerimaan Gudang – Prosedur Penerimaan Barang .... 48 2. 6 Bagan Alir Sistem Penerimaan Gudang – Prosedur Pengecekan Barang .... 49 2. 7 Bagan Alir Sistem Penerimaan Gudang – Prosedur Pencatatan Barang ... 51

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user xiii

2. Surat Keterangan Magang pada PT Dan Liris 3. Struktur Organisasi PT Dan Liris

4. Buku Pemantau Harian 5. Nota Intern

6. Nota Debet 7. Cheklist Supplier

8. Daftar Supplier Disetujui 9. Daftar Catatan

commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Gambaran Umum Perusahaan

1. Sejarah Berdirinya Perusahaan

Pada tahun 1920, seorang pedagang swasta nasional dari kota Solo yang bernama Kwee Tiong Djien, memulai usaha dagang baru yang bergerak di bidang batik dengan statusnya yang bermula dari usaha dagang perseorangan. Kemudian setelah beliau wafat pada tahun 1946 usaha tersebut diteruskan oleh puteranya yang bernama Kasom Tjokrosaputro yang kemudian diberi identitas dengan nama usaha dagang batik “KERIS”. Sejak munculnya Orde Baru pada tahun 1966, terbuka pula cakrawala baru bagi kehidupan sosial ekonomi bangsa Indonesia.

Pemerintah membuka kesempatan penanaman modal bagi modal asing (PMA) dan modal dalam negeri (PMDN). Dengan adanya kesempatan tersebut, maka usaha dagang batik “Keris” pada tahun 1970 diubah bentuk badan hukumnya menjadi PT Batik Keris.

Dari tahun ke tahun perusahaan mengalami perkembangan yang sangat pesat, maka untuk menunjang kebutuhan bahan baku agar tidak terganggu oleh fluktuasi pasar, pada tahun 1974 para pemegang saham PT Batik Keris mendirikan PT Dan Liris yang berproduksi di bidang pemintalan benang, pertenunan, finishing serta pakaian jadi (garmen).

commit to user

Nama PT Dan Liris yang dipilih ternyata mempunyai banyak arti tersendiri, sebagaimana sangat berartinya sebuah pabrik tekstil bagi kesejahteraan rakyat Indonesia. Nama Dan Liris sendiri berasal dari kata Udan Liris, merupakan suatu jenis motif batik yang secara filosofis mempunyai arti “Udan = hujan, Liris = rintik-rintik (dan terus menerus)”, sehingga diharapkan agar kelangsungan hidup (rejeki) yang didapat perusahaan ini bisa berjalan stabil dan terus menerus. PT Dan Liris pada mulanya didirikan sebagai industri tekstil yang mendukung indusri pembatikan, baik untuk industri PT Batik Keris sendiri maupun juga untuk industri batik rakyat milik pengusaha batik lainnya.

Kegiatan Usaha PT Dan Liris dimulai dengan hanya satu bidang saja, yaitu pertenunan (weaving). Lokasi pabrik tenun pada mulanya berada di Jl. Adi Sucipto, Desa Blulukan, Kecamatan Colomadu, Kabupaten Karanganyar. Seiring dengan berkembangnya perusahaan, maka didirikanlah pabrik perajutan dan garment di lokasi yang sama sehingga pada tahun 1982 juga didirikan pabrik pemintalan hingga menjadi industri tekstil terpadu, dengan adanya produksi cetak (printing) dan pembuatan kain bermotif batik (finishing). Karena semakin pesatnya perkembangan perusahaan, maka pada tahun 1983 lokasi pabrik dipindahkan ke Desa Banaran, Kecamatan Grogol, Kabupaten Sukoharjo hingga sekarang, dan pada akhirnya menjadi industri tekstil terpadu dengan unit usaha pemintalan (spinning), pertenunan (weaving), pencelupan dan pewarnaan (dyeing), penyempurnaan (finishing),

commit to user

pencetakan tekstil bermotif (printing), dan konfeksi pakaian jadi (garment). Untuk menerapkan kualitas produknya, PT Dan Liris telah menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008 (dari SGS) dan sertifikasi dari Lloyd’s.

Saat ini PT Dan Liris dipegang oleh generasi ketiga yaitu Ibu Michelle Tjokrosaputro (generasi pertama pendiri adalah Kasoem Tjokrosaputro, dan dikembangkan oleh generasi kedua yaitu Handiman Tjokrosaputro). Pada Tahun 2007, beliau menerapkan corporate culture

yang baru yaitu: Moving Together Toward Excelence yang berarti maju bersama menjadi yang terbaik. Corporate Culture itu diturunkan dalam bentuk visi, misi, dan objektif/ sasaran.

2. Lokasi Perusahaan

Salah satu faktor penting dalam kelangsungan perusahaan adalah letak atau lokasi yang strategis. Lokasi kantor pusat atau pabrik PT Dan Liris berada di Kelurahan Banaran, Kecamatan Grogol, Kabupaten Sukoharjo dengan luas areal tanah dan bangunan sebagai berikut:

Luas Tanah : 550.000 M2 Area Bangunan : 400.000 M2

3. Visi, Misi, dan Sasaran Perusahaan

1. Visi

Menjadi perusahaan tekstil yang terintregasi yang terkenal sebagai yang terbaik terutama oleh pemegang saham, pelanggan dan karyawan.

commit to user 2. Misi

a. Menjadi perusahaan tekstil yang terintergasi yang dapat memuaskan pemegang saham melalui profit, dan pelanggan melalui baiknya pelayanan pelanggan, kualitas dan harga.

b. Menyediakan lingkungan kerja yang menekankan kejujuran, kehati-hatian, keamanan, dan penghargaan berdasarkan hasil. 3. Sasaran

a. Membeli dan memperbaiki mesin-mesin.

b. Menerima dan melatih karyawan yang berada di pabrik maupun di manajemen.

c. Membuat program struktur dan target baru.

4. Proses Produksi

PT Dan Liris merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bidang tekstil yang proses produksinya meliputi spinning, weaving, dyeing, dan finishing. PT Dan Liris menghasilkan benang dengan kualitas yang telah memenangkan pengakuan. Benang yang diproduksi terbuat dari serat katun 100%, polyester 100% atau campuran keduanya. PT Dan Liris telah memperoleh kepercayaan internasional untuk memproduksi pakaian dengan merek-merek terkenal seperti Mark dan Spencer, Inggris Toko, Rumah Frazier, Kacau, Silver Ox, Hari Ty dll departemen garmen memproduksi sesuai dengan pesanan yang diterima sebagian besar dari Eropa, Jepang, Amerika Serikat dan Australia.

commit to user

5. Deskripsi Jabatan

Penyusunan struktur organisasi dilakukan sesuai dengan perkembangan perusahaan, sehingga terbentuk dengan jelas mengenai pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab agar organisasi dapat berjalan lancar untuk mencapai tujuan perusahaan. Adapun deskripsi dari tugas masing-masing adalah sebagai berikut:

a. Dewan Komisaris

1) Mengawasi dan menertibkan pelaksanaan dan tujuan perusahaan berdasarkan kebijakan umum perusahaan yang telah ditetapkan. 2) Mengatur dan mengkoordinasi kepentingan para pemegang saham

sesuai dengan Anggaran Dasar Perusahaan.

3) Memberikan penilaian dan mewakili para pemegang saham atas pengesahan neraca dan perhitungan laba rugi tahunan yang disampaikan.

b. Presiden Direktur (Dewan Direksi)

1) Sebagai pejabat tinggi yang memimpin perusahaan bersama dengan Kepala Divisi.

2) Menjaga kelangsungan hidup perusahaan.

3) Merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kegiatan perusahaan.

4) Mempertanggungjawabkan semua hasil kegiatan perusahaan yang telah dijalankan kepada Dewan Komisaris.

commit to user c. Kepala Divisi

1) Merencanakan serta mengembangkan rencana untuk pencapaian tujuan perusahaan termasuk kebijakan dan sasaran mutunya. 2) Menetapkan metode dan kebijakan sebagai alat untuk dapat

melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang dibebankan.

3) Mengendalikan dan mengawasi pimpinan di bawahnya (Kepala Bagian) agar dapat menjalankan tugas yang dibebankan.

4) Menampung dan atau menciptakan suasana yang memungkinkan adanya penemuan-penemuan baru untuk mencapai tujuan perusahaan secara maksimal.

d. Kepala Bagian

1) Melaksanakan sasaran jangka panjang dan pendek yang ditetapkan oleh Direksi atau Pimpinan di atasnya dan menterjemahkan ke dalam pelaksanan kerja bagian yang dipimpinnya.

2) Melaksanakan tindakan perbaikan/ pencegahan dari temuan internal/ eksternal audit, komplain pelanggan dan tinjauan manajemen.

3) Mengelola dan mengontrol semua kegiatan sistem mutu dalam bagiannya.

4) Memberikan motivasi bawahan guna meningkatkan produktivitas kerja.

commit to user e. Kepala Seksi

1) Mengkoordinasi/ memberi arahan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan kerja sehari-hari kepada kelompok-kelompok kerja/ sub-sub di bawahnya agar terjamin bahwa sasaran jangka pendek dapat tercapai.

2) Mendata, mengevaluasi, mengusulkan/ menetapkan tindakan perbaikan dan memberikan laporan kepada Kepala Bagian tentang kemajuan realisasi pekerjaan yang telah dicapai maupun kesulitan-kesulitan/ hambatan-hambatan yang belum dapat diatasi.

3) Merencanakan, mengatur dan menyiapkan semua perlengkapan kerja yang diperlukan untuk kelancaran kegiatan.

4) Memberikan pelatihan kepada bawahan yang berkaitan dengan kebijaksanaan dan sasaran mutu.

5) Mengembangkan, merancang, meningkatkan sasaran kerja dan memastikan bahwa bawahan bekerja sesuai dengan sasaran kerja yang telah ditetapkan.

f. Kepala Sub Seksi/ Staf

1) Mengatur pelaksanaan kerja berdasarkan rencana kerja (prosedur pengendalian, instruktur kerja, planning yang ditetapkan dan

commit to user

2) Mengkoordinasi, membina/ melatih karyawan agar dapat melaksanakan pekerjaan sesuai kebijakan dan sasaran mutu perusahaan.

3) Mengontrol semua tahapan kerja agar dapat dicegah penyimpangan-penyimpangan kerja yang memungkinkan dapat terjadinya ketidaksesuaian produk.

4) Memberi dorongan dan mengevaluasi serta melaporkan semua kegiatan pelaksanaan kerja.

5) Mengoptimalkan semua kegiatan kerja yang menjadi tanggung jawabnya.

g. Sumber Daya

Manajemen menjamin bahwa personil yang ditugaskan untuk pengelolaan pelaksanaan dan verifikasi kegiatan dengan mutu, termasuk Audit Mutu Internal telah mendapatkan pelatihan dengan dan pengalaman yang cukup. Sumber daya yang diperlukan untuk menetapkan, pelaksanaan dan menjaga sistem mutu ini diidentifikasi dan disediakan secara memadai.

B. Latar Belakang Masalah

Dunia bisnis di Indonesia pada saat ini semakin berkembang. Hal ini dapat dilihat dengan semakin banyaknya persaingan di berbagai bidang, antara lain teknologi, inovasi, ekonomi, dan lain-lain. Perkembangan ini

commit to user

menuntut setiap perusahaan untuk dapat meningkatkan daya saingnya agar tetap dapat bertahan. Aspek-aspek yang perlu ditingkatkan ialah mutu dan kualitas produk yang dihasilkan oleh perusahaan tersebut. Dalam upaya mencapai hal tersebut, diperlukan suatu sistem akuntansi yang baik sehingga perusahaan dapat berjalan teratur sesuai dengan apa yang menjadi tujuan perusahaan.

Manajemen yang profesional dan handal sangat diperlukan oleh perusahaan dalam menghadapi persaingan yang ketat. Manajemen yang profesional juga sangat berpengaruh terhadap berkembangnya aktivitas perusahaan. Salah satu aktivitas tersebut ialah pembelian bahan baku. Dalam perusahaan manufaktur, pembelian bahan baku termasuk aktivitas yang pokok. PT Dan Liris ialah salah satu perusahaan manufaktur yang melakukan kegiatan tersebut untuk proses produksi. Proses pembelian PT Dan Liris salah satunya dilakukan berdasarkan job order. Pembelian yang dilakukan antara lain pembelian fabric dan accessories. Selain manajemen yang profesional dan handal, diperlukan juga sistem yang dapat mengatur semua aktivitas perusahaan, sehingga tercipta suatu keteraturan dan mempermudah upaya dalam mencapai perusahaan.

Sistem merupakan sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2008: 2). Oleh karena itu, dalam upaya mencapai tujuan perusahaan, diperlukan kerjasama dari berbagai fungsi yang ada dalam perusahaan tersebut.

commit to user

Sistem akuntansi erat hubungannya dengan sistem pengendalian intern. Sistem pengendalian intern yang baik dapat membuat sistem akuntansi baik pula. Sistem pengendalian intern juga digunakan pihak manajemen untuk mengawasi jalannya perusahaan, sehingga dapat meminimalkan kesalahan-kesalahan dan penyelewengan yang mungkin terjadi. Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2008: 3). Pada pengendalian intern terdapat beberapa prinsip, yaitu:

1) Adanya pemisahan struktur organisasi secara tegas.

2) Terdapat sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan pada seluruh aset organisasi.

3) Adanya praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

4) Adanya karyawan yang cakap sesuai dengan bidang tanggung jawabnya. Aktivitas pembelian per job order pada PT Dan Liris dilakukan oleh Bagian Pembelian. Bagian Pembelian mengorderkan barang berdasarkan pesanan dari Bagian Penjualan melalui surat, dan atau email dan atau PO ke supplier yang telah disetujui. Atas hal tersebut, penulis tertarik untuk menjadikan masalah pengendalian intern pembelian bahan baku sebagai fokus dalam penulisan ini, dengan judul “EVALUASI SISTEM

commit to user

PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN BAHAN BAKU PT DAN LIRIS SUKOHARJO”.

C. Perumusan Masalah

Dalam penulisan tugas akhir ini penulis menggunakan perumusan masalah agar dalam melakukan penelitian dapat berjalan dengen lebih cermat dan tepat, serta dapat mengetahui obyek-obyek yang diteliti, bertujuan agar ruang lingkup penelitian lebih terarah dan tidak melenceng dari masalah yang diteliti. Rumusan masalah yang dipaparkan penulis untuk pembahasan dan pemahamannya ialah bagaimana sistem pengendalian intern pembelian bahan baku pada PT Dan Liris.

D. Tujuan Penelitian

Berdasarkan dari rumusan masalah yang diambil penulis, penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan sistem pengendalian intern pembelian bahan baku pada PT Dan Liris.

commit to user

E. Manfaat Penelitian

Manfaat dari penelitian dan penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut ini:

1. Bagi Perusahaan

Sebagai bahan masukan bagi perusahaan yang dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dan pertimbangan, sehingga perusahaan dapat mengambil kebijakan yang lebih baik.

2. Bagi Pembaca

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah pengetahuan pembaca serta menjadi referensi tambahan untuk penelitian berikutnya.

3. Bagi Penulis

Menambah wawasan penulis tentang praktik kerja yang sesungguhnya, sehingga dapat menambah pengetahuan dan pengalaman sebagai bekal untuk menjalani kehidupan kerja di masa yang akan datang.

commit to user

13

BAB II

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Tinjauan Pustaka

1. Sistem dan Prosedur

Menurut Mulyadi (2001: 2), sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Romney dan Steinbart (2003: 2) sistem ialah jaringan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

Sistem merupakan suatu kerangka suatu kegiatan dan prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan (Baridwan, 1990: 1)

Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu skema menyeluruh yang terdiri atas prosedur yang saling berhubungan dan atau berinteraksi yang berfungsi bersama-sama melaksanakan kegiatan utama perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan.

2. Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang

commit to user

dibutuhkan manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi 2001: 3).

Dari definisi di atas, Mulyadi (2001: 3-5) membagi unsur sistem akuntansi menjadi lima, antara lain:

a. Formulir

Merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering juga disebut dokumen karena mendokumentasikan peristiwa di atas secarik kertas, disebut media karena formulir merupakan pencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan.

b. Jurnal

Merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklarifikasi, dan meringkas data keuangan serta data lainnya.

c. Buku Besar

Terdiri atas rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam buku besar. Rekening tersebut disediakan dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.

d. Buku Pembantu

Data keuangan di buku besar yang diperlukan perincian lebih lanjut, dapat dibuat buku pembantu yang terdiri atas

rekening-commit to user

rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.

e. Laporan

Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan modal, laporan arus kas, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo sediaan yang lambat penjualan. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.

3. Sistem Akuntansi Pembelian

Sistem akuntansi pembelian merupakan sistem yang digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan (Mulyadi, 2001: 299). Dari pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi pembelian merupakan jaringan prosedur-prosedur pembelian yang mengatur cara-cara perusahaan dalam melakukan semua pengadaan barang untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Sistem yang terbentuk terdiri atas beberapa unsur. Unsur yang membentuk sistem pembelian yaitu:

a. Fungsi yang terkait

Menurut Mulyadi (2001: 299-300) fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian antara lain ialah:

commit to user 1) Fungsi Gudang

Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2) Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order

pembelian kepada pemasok yang dipilih. 3) Fungsi Penerimaan

Fungsi penerimaan barang bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.

4) Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang yang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber berfungsi sebagai catatan utang, atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang serta fungsi pencatat persediaan

commit to user

yang bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

b. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian, yaitu (Mulyadi, 2001: 301-303):

1) Prosedur Permintaan Pembelian

Dalam posedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.

2) Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat penawaran harga kepada pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. 3) Prosedur Order Pembelian

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat

order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

commit to user

Dalam prosedur ini fungsi penerimaaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.

5) Prosedur Pencatatan Utang

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order

pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

6) Prosedur Distribusi Pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

c. Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian antara lain (Mulyadi, 2001: 303-308):

1) Surat Permintaan Pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.

commit to user 2) Surat Permintaan Penawaran Harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

3) Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terjadi dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut:

a) Surat Order Pembelian

Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order

pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order

resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan. b) Tembusan Pengakuan oleh Pemasok

Tembusan surat order pembelian ini dikirinkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirimkan kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut.

c) Tembusan bagi Unit Peminta Barang

Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesankan.

commit to user d) Tembusan Tanggal Penerimaan

Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.

e) Tembusan Pemasok

Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.

f) Tembusan Fungsi Penerimaan

Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kualitas, dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.

g) Tembusan Fungsi Akuntansi

Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

4) Laporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan unuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah

commit to user

memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

5) Surat P erubahan Order

Surat pemberitahuan resmi kepada pemasok untuk memberitahukan perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (subtitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.

6) Bukti Kas Keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian.

d. Catatan Akuntansi yang digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan unuk mencatat transaksi pembelian ialah (Mulyadi, 2001: 308-310):

1) Register Bukti Kas Keluar

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan

voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register kas keluar.

2) Jurnal Pembelian

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan

account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

commit to user 3) Kartu Utang

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan

account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.

4) Kartu Persediaan

Dalam sistem akuntansi pembelian kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

4. Sistem Pengendalian Intern

Pengendalian intern adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan (Romney dan Steinbart, 2003: 229).

Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001: 163). a. Tujuan Pengendalian Intern

commit to user

2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. 3) Mendorong efisiensi.

4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. b. Unsur-Unsur Pengendalian Intern

Menurut Mulyadi (2001: 164) dalam mencapai tujuan pengendalian intern, perusahaan harus dapat menerapkan unsur pokok pengendalian intern antara lain:

a) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

Struktur organisasi merupakan rerangka (frame work)

pembagian tugas tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip berikut:

a) Harus dipisahkan fungsi operasi, penyimpanan, dan fungsi akuntansi.

b) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem akuntansi pembelian, dua prinsip pokok sistem pengendalian intern tersebut dijabarkan sebagai berikut:

a) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan. b) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.

commit to user

c) Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.

d) Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi.

b) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.

Tersedianya sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi sehingga atas dasar otorisasi tersebut suatu transaksi bisa dilaksanakan. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam dalam catatan akuntansi dalam tingkat ketelitian dan keandalan (reliability) yang tinggi dan akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi (Mulyadi, 2001: 166).

Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam transaksi pembelian menurut Mulyadi (2001: 314-316):

a) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh kepala fungsi pemakai barang untuk barang yang langsung pakai. b) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau

commit to user

c) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan atau pejabat yang lebih tinggi.

d) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.

e) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.

f) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu.

c) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

Menurut Mulyadi (2001: 317-318) cara yang ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat dalam sistem pembelian ialah:

a) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak.

b) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.

c) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order

pembelian dari fungsi pembelian.

d) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan

commit to user

menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.

e) Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.

f) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

d) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Unsur mutu karyawan merupakan unsur pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai dengan batas minimum.

Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, berbagai cara berikut ini dapat ditempuh:

a) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oeh pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan yang sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuh oeh calon karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut.

commit to user

b) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan pekerjaannya.

5. Hubungan Sistem Akuntansi Pembelian dengan Sistem Pengendalian

Intern

Sistem akuntansi pembelian merupakan jaringan prosedur yang dirancang untuk menangani transaksi pembelian yang terjadi berulang-ulang guna menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen untuk memudahkan pengelolaan perusahaan. Dalam pelaksanaan sistem akuntansi pembelian tersebut, diperlukan sistem lain yang berfungsi untuk mengendalikan keseluruhan sistem yang dibuat oleh manajemen, yang disebut dengan sistem pengendalian intern. Sistem pengendalian intern sendiri meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001: 163).

Berdasarkan uraian di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa sistem akuntansi pembelian berkaitan erat dengan sistem pengendalian intern. Dengan adanya sistem akuntansi yang di dalamnya dipertimbangkan aktivitas pengendalian intern, maka kekayaan perusahaan dapat terlindungi dan informasi yang dihasilkan akurat dan andal. Disamping itu, kegiatan perusahaan dapat berjalan sesuai kebijakan yang telah ditetapkan.

commit to user

B. Pembahasan

1. Prosedur Pembelian Bahan Baku pada PT Dan Liris a. Prosedur Pembelian Bahan Baku

1) Proses Evaluasi Supplier

a) Bagian Pembelian melakukan evaluasi dan re-evaluasi untuk supplier, meliputi supplier regular dan supplier yang ditinjau. Untuk supplier yang ditunjuk oleh buyer masuk ke dalam daftar supplier nominate.

b) Re-evaluasi dilakukan minimal 1 (satu) tahun sekali, untuk evaluasi supplier baru dapat dilakukan sesuai kebutuhan (kurang dari 1 tahun).

c) Supplier yang telah memenuhi penilaian, maka dapat dimasukkan ke dalam Daftar Supplier Disetujui.

2) Proses Pembelian

a) Bagian Pembelian mencarikan barang berdasarkan booking

dari Penjualan melalui surat, dan atau email dan atau

purchase order untuk job order.

b) Bagian Pembelian melengkapi PO dengan harga yang telah disepakati, tanggal pengiriman, nama supplier, dan syarat lain yang diperlukan.

Bagian Pembelian mengorderkan barang berdasarkan

booking dari Penjualan melalui surat, dan atau email dan atau PO ke supplier yang telah disetujui.

commit to user

c) Bagian Pembelian memonitor barang yang dibeli berdasarkan Buku Pemantau Harian.

d) Bagian Pembelian menerima barang dengan verifikasi surat jalan dari supplier dengan memberi paraf dan tanggal barang datang untuk diserahkan ke bagian yang membutuhkan, kemudian bagian pembelian menerima Bon Penerimaan dari bagian yang telah menerima barang.

e) Bagian yang membutuhkan barang melakukan pemeriksaan terhadap barang yang datang, apabila terdapat ketidaksesuaian akan dikomunikasikan ke bagian pembelian.

f) Berdasarkan bon penerimaan, PO, Invoice, dan atau faktur pajak dilanjutkan pembuatan Nota Intern untuk proses pembayaran ke supplier.

g) Setelah proses pembayaran selesai dilaksanakan oleh bagian Keuangan, semua file didokumentasikan di bagian Pembukuan.

b. Sistem dan Prosedur Pembelian Bahan Baku 1) Fungsi yang terkait

Sistem pembelian bahan baku pada PT Dan Liris melibatkan beberapa fungsi antara lain:

commit to user a) Fungsi Penjualan

Fungsi ini bertugas untuk memberikan informasi kepada bagian pembelian mengenai bahan-bahan yang harus dibeli. Fungsi ini dilaksanakan oleh Bagian Merchandise (budgeting).

b) Fungsi Pembelian

Fungsi ini memiliki tanggung jawab melakukan pemesanan dan pembelian bahan-bahan dari pemasok dan menerimanya pada saat barang tersebut telah tiba. Fungsi pembelian dilaksanakan oleh Bagian Pembelian.

c) Fungsi Keuangan

Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran atas bahan-bahan yang dibeli dari pemasok. Fungsi Keuangan dilaksanakan oleh Bagian Kasir.

d) Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan dan mengarsip semua dokumen yang berhubungan dengan transaksi. Fungsi Akuntansi dilaksanakan oleh Bagian Pembukuan.

2) Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian bahan baku pada PT Dan Liris ialah:

commit to user a) Purchase order

Dokumen ini dibuat dan diisi oleh Bagian Pembelian kemudian melengkapinya untuk dikirimkan kepada pemasok. Dokumen ini terdiri dari empat rangkap dan berisi harga, tanggal pengiriman, nama pemasok, dan syarat lain yang diperlukan.

b) Bon Penerimaan

Dokumen ini dibuat oleh Bagian Gudang yang telah menerima barang dari Bagian Pembelian.

c) Invoice

Dokumen ini diterima dari pemasok yang disertakan pada saat barang tersebut dikirimkan. Dokumen ini berisi tentang spesifikasi barang yang dikirim oleh pemasok.

d) Faktur Pajak

Dokumen ini juga ikut disertakan pada saat barang tersebut dikirim pemasok bersama dengan invoice. Faktur pajak berisi tentang pajak terutang berkenaan dengan barang yang dibeli.

e) Nota Intern

Dokumen ini dibuat oleh Bagian Kasir setelah menerima barang yang dipesan berdasarkan purchase order, invoice, dan atau faktur pajak untuk proses pembayaran kepada pemasok oleh Bagian Kasir.

commit to user 3) Catatan akuntansi yang digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pembelian bahan baku pada PT Dan Liris ialah:

a) Jurnal Pembelian

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian bahan baku.

b) Kartu Utang

Catatan ini digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok. Catatan ini dibuat oleh Bagian Akuntansi.

c) Buku Pemantau Harian

Catatan ini digunakan untuk merekap purchase order yang berisi nomor PO, nomor artikel pemasok, spesifikasi barang, jumlah dan harga barang, tanggal order dan tanggal kirim, realisasi tanggal kirim. Catatan ini juga digunakan untuk mencatat nomor surat jalan barang yang diterima berdasarkan nota intern. Catatan ini diisi oleh Bagian Pembelian dan terpisah menurut nama pemasok.

4) Jaringan prosedur yang membentuk sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian bahan baku pada PT Dan Liris sebagai berikut:

commit to user

(1) Bagian Pembelian melakukan evaluasi dan re-evaluasi untuk pemasok, meliputi pemasok regular dan pemasok yang ditinjau. Untuk pemasok yang ditunjuk oleh buyer

masuk ke dalam daftar supplier nominate.

(2) Re-evaluasi dilakukan minimal satu tahun sekali, untuk evaluasi pemasok baru dapat dilakukan sesuai kebutuhan (kurang dari satu tahun).

(3) Pemasok yang telah memenuhi penilaian, maka dapat dimasukkan ke daftar supplier disetujui.

b) Prosedur Permintaan Pembelian

Bagian Merchandise melakukan perhitungan dengan buyer

tentang bahan baku yang dibutuhkan. Setelah tercapai kesepakatan tentang bahan yang diperlukan, Bagian Penjualan melakukan booking kepada Bagian Pembelian melalui surat, dan atau email dan atau purchase order.

c) Prosedur Order Pembelian

Bagian Pembelian membuat dan melengkapi purchase order sebanyak empat lembar yang diotorisasi oleh bagian

merchandise dan bagian pembelian, lembar pertama dikirim kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan perusahaan, lembar kedua dikirim ke Bagian Kasir untuk pembayaran, lembar ketiga dikirim ke Bagian Merchandise

commit to user

unuk menunjukkan bahwa barang yang diminta telah dipesan.

d) Prosedur Penerimaan Barang

Bagian Pembelian menerima barang dengan verifikasi surat jalan dari supplier dengan memberi paraf dan tanggal barang datang untuk diserahkan ke bagian yang membutuhkan, kemudian bagian pembelian menerima bon penerimaan dari bagian yang telah menerima barang.

e) Prosedur Pembayaran

(1) Berdasarkan bon penerimaan, purchase order, invoice, dan atau faktur pajak dilanjutkan pembuatan nota intern untuk proses pembayaran ke pemasok.

(2) Setelah proses pembayaran selesai dilaksanakan, semua file didokumentasikan oleh bagian pembukuan.

5) Bagan Alir/ flowchart

Bagan alir sistem/ flowchart sistem pembelian bahan baku pada PT Dan Liris nampak pada gambar berikut.

commit to user Bagian Merchandise

Gambar 2. 1

Bagan Alir Sistem Pembelian Barang Prosedur pemesanan barang

Melakukan perhitungan dengan buyer tentang bahan

baku yang dibutuhkan

Melakukan booking kepada bagian pembelian dengan membuatpurchase

order

4 3 2 1 Purchase

order

Mulai

1

3

N

Purchase

order 3

commit to user Bagian Pembelian

Gambar 2. 1

Bagan Alir Sistem Pembelian Barang Prosedur pemesanan barang (lanjutan)

Keterangan:

commit to user Bagian Pembelian

Gambar 2. 2

Bagan Alir Sistem Pembelian Barang Prosedur penerimaan barang

commit to user Bagian Gudang

Gambar 2. 2

Bagan Alir Sistem Pembelian Barang Prosedur penerimaan barang (lanjutan)

commit to user Bagian Kasir

Gambar 2. 3

Bagan Alir Sistem Pembelian Barang Prosedur pembayaran kepada pemasok

Keterangan:

PO : Purchase Order

BP : Bukti Penerimaaan 8

commit to user Bagian Akuntansi

Gambar 2. 4

Bagan Alir Sistem Pembelian Barang Prosedur pembukuan

commit to user

Penjelasan Bagan Alir Sistem Pembelian Bahan Baku PT Dan Liris. a) Prosedur pemesanan barang

(1) Setelah bagian merchandise selesai melakukan perhitungan bahan baku yang dibutuhkan dengan buyer, dilanjutkan dengan melakukan booking kepada bagian pembelian dengan membuat purchase order sebanyak empat rangkap. (2) Bagian pembelian menerima purchase order dari bagian

merchandise lalu mengisi dan melengkapi purchase order.

Lembar pertama dikirimkan kepada pemasok setelah sebelumnya mencatat dalam buku pemantau harian, lembar kedua dikirimkan kepada bagian kasir, lembar ketiga dikirimkan kembali kepada bagian merchandise untuk diarsipkan, kemudian lembar keempat dikirimkan kepada bagian gudang untuk digunakan dalam pengambilan barang. (3) Purchase order yang diterima dari bagian pembelian diarsipkan oleh bagian merchandise menurut nomor

purchase order.

b) Prosedur penerimaan barang

(1) Pada saat barang datang diterima oleh bagian pembelian yang kemudian mencocokkan antara buku pemantau harian dengan dokumen yang menyrtai barang tersebut, antara lain surat jalan, faktur pajak, dan invoice. Selanjutnya faktur

commit to user

pajak dan invoice dikirimkan ke bagian kasir untuk kelengkapan dokumen pembayaran.

(2) Bagian konveksi menerima barang dari bagian pembelian dan mencocokkannya dengan purchase order lembar keempat. Apabila terdapat perbedaan maka akan dilaporkan kepada bagian pembelian dan menunggu keputusan dari kepala bagian pembelian.

(3) Selanjutnya jika sudah cocok, bagian gudang membuat bon penerimaan untuk bagian pembelian dan diteruskan ke bagian kasir.

c) Prosedur pembayaran kepada pemasok

(1) Berdasarkan purchase order lembar kedua, invoice, faktur pajak dan bon penerimaan yang diterima, bagian kasir membuat nota intern untuk pembayaran kepada pemasok. (2) Setelah proses pembayaran selesai, semua dokumen

tersebut dikirimkan ke bagian akuntansi untuk didokumentasikan.

d) Prosedur pengarsipan dokumen

Berdasarkan dokumen-dokumen yang diterima dari bagian kasir, bagian akuntansi mendokumentasikan dokumen tersebut berdasarkan tanggal transaksi.

commit to user

2. Prosedur Penerimaan Barang Gudang Bahan Baku pada PT Dan Liris a. Prosedur Penerimaan Barang Gudang

1) Bagian gudang menerima barang baik bahan baku berdasarkan purchase order dan surat jalan dari bagian pembelian.

2) Surat jalan ditandatangani terlebih dahulu oleh bagian pembelian sebelum barang diterima oleh bagian gudang.

3) Bahan baku dimintakan validasi oleh bagian gudang terlebih dahulu ke bagian penjualan merchandise dengan menggunakan persetujuan bahan baku.

a) Pengecekan kuantitas

(1) Bagian gudang mengecek kesesuaian jumlah barang yang diterima apabila telah sesuai dengan surat jalan atau lampirannya, maka untuk sementara bahan baku yang telah diterima, dicatat di dalam formulir data penerima bahan baku awal.

(2) Apabila barang datang tidak sesuai dengan surat jalan atau lampiran dari pemasok, maka langsung dikomunikasikan ke bagian pembelian untuk ditindaklanjuti dan ketidaksesuaian dicatat dalam data penerimaan bahan baku.

commit to user b) Pengecekan kualitas

(1) Dilakukan pengecekan kualitas bahan baku oleh bagian

quality control, apabila telah memenuhi persyaratan maka barang-barang tersebut dinyatakan diterima penuh oleh bagian gudang.

(2) Apabila barang datang tidak sesuai dengan kualitas yang dipersyaratkan, maka langsung dikomunikasikan ke bagian pembelian untuk ditindaklanjuti dengan menggunakan formulir Laporan Penilaian Kualitas 10 Point Sistem.

4) Bagian gudang membuat bon penerimaan barang setelah proses pengecekan selesai dilaksanakan.

b. Sistem dan Prosedur Penerimaan Barang Gudang 1) Fungsi yang terkait

Sistem penerimaan barang gudang pada PT Dan Liris melibatkan beberapa fungsi antara lain:

a) Fungsi Penerimaan

Fungsi ini bertugas menerima barang dan memberikan validasi pada surat jalan yang diterima dari pemasok. Fungsi ini dilaksanakan oleh Bagian Pembelian.

commit to user b) Fungsi Gudang

Fungsi ini bertugas menerima barang dari bagian pembelian dan kemudian menyimpannya di dalam gudang. Fungsi ini dilaksanakan oleh Bagian Gudang

c) Fungsi Pengecekan

Fungsi ini bertugas untuk melakukan pengecekan kualitas bahan baku yang diterima. Fungsi ini dilaksanakan oleh Bagian Quality Control.

d) Fungsi Penjualan

Fungsi ini bertugas untuk memberikan validasi kepada bagian gudang mengenai bahan-bahan yang diterima. Fungsi ini dilaksanakan oleh Bagian Merchandise.

2) Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan barang gudang pada PT Dan Liris ialah:

a) Persetujuan Bahan Baku

Dokumen ini dibuat oleh bagian gudang dan digunakan untuk dimintakan validasi kepada bagian merchandise atas bahan baku yang diterima.

b) Bon Penerimaan Barang

Dibuat oleh bagian gudang setelah proses pengecekan barang selesai dilakukan.

commit to user 3) Catatan akuntansi yang digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan barang gudang pada PT Dan Liris ialah:

a) Data Penerimaan Bahan Baku Awal

Data penerimaan bahan baku awal digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat pada saat dilakukan pengecekan kesesuaian jumlah barang yang diterima.

b) Laporan Penilaian Kualitas 10 Point Sistem

Catatan ini digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat apabila terdapat ketidaksesuaian kualitas barang yang diterima dengan yang dipersyaratkan pada saat diperiksa oleh bagian quality control.

4) Jaringan prosedur yang membentuk sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian bahan baku pada PT Dan Liris sebagai berikut:

a) Prosedur Penerimaan Barang

Bagian gudang menerima barang dari bagian pembelian berdasarkan purchase order dan surat jalan yang telah ditandatangani oleh bagian pembelian. Bahan baku yang diterima dimintakan validasi kepada bagian merchandise.

commit to user b) Prosedur Pengecekan

(1) Untuk pengecekan kuantitas dilakukan oleh bagian gudang dengan memeriksa jumlah barang yang diterima dengan surat jalan dan lampirannya, kemudian dicatat di dalam formulir data penerimaan bahan baku awal. Apabila terdapat ketidaksesuaian, akan langsung dikomunikasikan ke bagian pembelian untuk ditindaklanjuti.

(2) Pengecekan kualitas bahan baku yang diterima dilakukan oleh bagian quality control. Jika telah memenuhi persyaratan, barang-barang tersebut dinyatakan diterima penuh oleh bagian gudang, tetapi jika barang yang datang tidak sesuai yang dipersyaratkan, akan langsung dikomunikasikan ke bagian pembelian untuk ditindaklanjuti dengan menggunakan formulir laporan penilaian kualitas 10 point sistem.

5) Bagan Alir/ flowchart

Bagan alir sistem/ flowchart sistem penerimaan barang gudang pada PT Dan Liris nampak pada gambar berikut.

commit to user

Bagian Gudang Bagian Merchandise

Gambar 2. 5

Bagan Alir Sistem Penerimaan Gudang Prosedur penerimaan barang

PO Surat Jalan

1

PBB

Memberikan validasi

4

Keterangan:

PO : Purchase order

PBB : Persetujuan Bahan Baku

Surat Jalan PO

Mencatat ke dalam PBB

PBB

1

Bersamaan dengan penyerahan barang dari bag. pembelian

Diotorisasi oleh bag. pembelian Mulai

3 2

commit to user Bagian Gudang

Gambar 2. 6

Bagan Alir Sistem Penerimaan Gudang Prosedur pengecekan barang

Keterangan:

DPBBA: Daftar Penerimaan Bahan Baku Awal 4

Membandingkan untuk pengecekan

kuantitas

Konfirmasi ke bag pembelian

DPBBA

Ditindaklanjuti oleh bag pembelian

2

PBB Surat Jalan

Cocok

Tidak cocok

Surat Jalan PBB

5

commit to user Bagian Quality Control

Gambar 2. 6

Bagan Alir Sistem Penerimaan Gudang Prosedur pengecekan barang (lanjutan)

Membandingkan untuk pengecekan

kualitas

Konfirmasi ke bag pembelian

Ditindaklanjuti oleh bag pembelian

PO PBB

Cocok

Tidak cocok

PO PBB

6

5 3

commit to user Bagian Gudang

Gambar 2. 7

Bagan Alir Sistem Penerimaan Gudang Prosedur pencatatan barang

6

PO PBB

Membuat Bon Penerimaan

Bon Penerimaan

Ke sistem pembelian bahan baku

T

commit to user

Penjelasan Bagan Alir Sistem Penerimaan Gudang PT Dan Liris.

a) Prosedur penerimaan barang

(1) Bagian gudang menerima barang dari bagian pembelian yang dilampiri purchase order dan surat jalan yang sudah diotorisasi oleh bagian pembelian dilanjutkan dengan pembuatan persetujuan bahan baku yang digunakan untuk meminta validasi dari bagian

merchandise. Surat jalan tetap berada di bagian gudang untuk digunakan dalam pengecekan kuantitas, sedangkan purchase order dikrimkan ke bagian quality control untuk dilakukan pengecekan kualitas

(2) Bagian merchandise menerima persetujuan bahan baku dari bagian gudang, kemudian memberikan validasi. b) Prosedur pengecekan barang

(1) Setelah mendapat validasi, bagian gudang melaksanakan pengecekan kuantitas terhadap barang yang diterima dengan membandingkan antara persetujuan bahan baku dengan surat jalan yang diterima, kemudian mencatatnya ke dalam formulir data penerimaan bahan baku awal. Jika terdapat ketidaksesuaian, langsung dikonfirmasikan ke bagian pembelian.

commit to user

(2) Pelaksanaan pengecekan kualitas dilakukan oleh bagian

quality control dengan membandingkan antara

purchase order dengan persetujuan bahan baku. Jika telah memenuhi persyaratan, barang-barang tersebut dinyatakan diterima penuh oleh bagian gudang, namun bila terdapat ketidaksesuaian, langsung dikonfirmasikan ke bagian pembelian.

c) Prosedur pencatatan barang

Setelah semua proses pengecekan selesai, bagian gudang membuat bon penerimaan barang. Purchase order dan persetujuan bahan baku diarsipkan permanen oleh bagian gudang.

3. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Pembelian pada PT Dan Liris

Berdasarkan uraian sebelumnya dan penelitian yang telah penulis lakukan, penulis akan melakukan evaluasi terhadap sistem pengendalian intern pembelian pada PT Dan Liris. Berikut ini evaluasi sistem pengendalian intern pembelian pada PT Dan Liris:

a. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional 1) Fungsi penjualan

Fungsi penjualan yang dilaksanakan oleh bagian merchandise

bertugas melakukan perhitungan dengan buyer tentang bahan baku yang diperlukan kemudian melakukan booking kepada

commit to user

bagian pembelian. Bagian merchandise juga turut memberikan validasi pada saat barang yang dibeli telah sampai di perusahaan.

2) Fungsi pembelian

Fungsi pembelian yang dilaksanakan oleh bagian penjualan bertugas melakukan pemesanan dan pembelian bahan baku yang diperlukan kepada pemasok dan menerima barang pada saat barang tersebut telah tiba.

3) Fungsi penyimpanan barang

Bagian gudang sebagai fungsi penyimpanan barang bertugas menerima barang dari bagian pembelian dan memeriksa kuantitas barang yang diterima.

4) Fungsi pengecekan barang

Pengecekan kuantitas barang dilaksanakan oleh bagian gudang, sedangkan pengecekan kualitas dilakukan oleh bagian quality control.

5) Transaksi pembelian bahan baku dilakukan oleh lebih dari satu fungsi.

Transaksi pembelian pada PT Dan Liris sudah dijalankan oleh lebih dari satu fungsi. Dengan dilaksanakannya transaksi oleh lebih dari satu fungsi, maka akan mempermudah terciptanya

commit to user b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Pada sistem pembelian PT Dan Liris, sistem pengendalian intern mengenai sistem otorisasi dan prosedur pencatatan telah sesuai dengan Standard Operating Procedure. Hal ini dapat dilihat dari: 1) Purchase order diotorisasi oleh bagian merchandise dan bagian

pembelian.

2) Bon Penerimaan diotorisasi oleh bagian gudang.

3) Nota intern diotorisasi oleh bagian pembelian, bagian pembukuan, dan bagian kasir.

4) Surat jalan diotorisasi oleh bagian pembelian sebelum diserahkan kepada bagian gudang.

5) Persetujuan bahan baku digunakan untuk meminta validasi kepada bagian merchandise.

c. Praktik yang Sehat

Perusahaan telah melakukan praktik yang sehat, yaitu: 1) Penggunaan dokumen sudah bernomor urut tercetak.

2) Pemasok dipilih berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan oleh bagian pembelian.

3) Buku pemantau harian diisi dan dilengkapi oleh bagian pembelian. Pada saat pemesanan berdasarkan purchase order

commit to user

4) Bagian gudang memeriksa kuantitas barang yang diterima, apabila terdapat ketidaksesuaian akan dikomunikasikan ke bagian pembelian.

5) Bagian quality control memeriksa kualitas barang yang diterima, apabila terdapat ketidaksesuaian akan dikomunikasikan ke bagian pembelian.

6) Bon penerimaan barang dibuat setelah semua proses pengecekan selesai dilaksanakan.

d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya

Karyawan PT Dan Liris yang berkompeten dipilih dengan menyeleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. Pelaksanaan pekerjaan berdasarkan uraian jabatan dan tanggung jawab pekerjaan masing-masing.

commit to user

57

BAB III TEMUAN

Berdasarkan hasil pembahasan serta evaluasi tentang sistem pengendalian intern pembelian pada PT Dan Liris, maka dapat ditemukan beberapa kelebihan yang berdasarkan dari aktivitas akuntansi yang ada di dalamnya. Kelebihan itu diantaranya adalah:

1. Sudah terdapat pemisahan fungsi, yaitu fungsi penjualan terpisah dengan fungsi pembelian dan fungsi akuntansi. Pemisahan fungsi tersebut akan menghasilkan data akuntansi yang dipercaya dan mengurangi risiko kecurangan di dalam perusahaan.

2. Otorisasi oleh pihak yang berwenang terhadap dokumen yang digunakan dalam setiap transaksi pembelian.

3. Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian sudah bernomor urut tercetak, sehingga setiap penggunaannya dapat dipertanggungjawabkan. 4. Pencatatan transaksi ke dalam catatan akuntansi didukung oleh dokumen

sumber dan dokumen pendukung.

5. Sistem komputerisasi telah berjalan dengan baik, diantaranya dalam pembuatan purchase order, sales contract, dan barcode sehingga semakin memudahkan karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya.

commit to user

58

BAB IV PENUTUP

A. SIMPULAN

Sistem akuntansi pembelian merupakan salah satu sistem yang terdapat dalam suatu perusahaan. Sistem ini terdiri atas berbagai prosedur yang dirancang untuk memperlancar proses produksi guna mencapai tujuan dari perusahaan tersebut. Sistem pengendalian pembelian bertujuan melindungi kekayaan perusahaan dan informasi yang dihasilkan akurat dan andal.

Berdasarkan pembahasan dan evaluasi yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya, maka penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa sistem pembelian bahan baku pada PT Dan Liris sudah sesuai dengan Standard Operating Procedure. Hal ini tercermin dari adanya hal-hal berikut:

1. Terdapat pemisahan fungsi yang terpisah antara fungsi penjualan dengan fungsi pembelian dan fungsi akuntansi.

2. Telah terlaksananya otorisasi oleh pihak yang berwenang terhadap dokumen yang digunakan dalam setiap transaksi.

3. Buku pemantau harian dapat digunakan untuk memonitor barang yang dibeli.

4. Pencatatan transaksi ke dalam catatan akuntansi didukung oleh dokumen sumber dan pendukung.

commit to user

B. SARAN

Berdasarkan pembahasan dan evaluasi penulis dalam pelaksanaan prosedur pembelian bahan baku pada PT Dan Liris, penulis memberikan saran sebagai masukan. Adapun saran yang dapat penulis kemukakan adalah perlunya pemisahan fungsi antara fungsi pembelian dan fungsi penerimaan barang, dengan menambah satu bagian yaitu bagian penerimaan barang. Pada saat barang tiba, akan langsung diterima oleh bagian penerimaan barang. Hal ini dimaksudkan agar aktivitas pengendalian intern sistem pembelian bahan baku pada PT Dan Liris semakin baik.

commit to user

bagian pembelian. Bagian merchandise juga turut memberikan validasi pada saat barang yang dibeli telah sampai di perusahaan.

2) Fungsi pembelian

Fungsi pembelian yang dilaksanakan oleh bagian penjualan bertugas melakukan pemesanan dan pembelian bahan baku yang diperlukan kepada pemasok dan menerima barang pada saat barang tersebut telah tiba.

3) Fungsi penyimpanan barang

Bagian gudang sebagai fungsi penyimpanan barang bertugas menerima barang dari bagian pembelian dan memeriksa kuantitas barang yang diterima.

4) Fungsi pengecekan barang

Pengecekan kuantitas barang dilaksanakan oleh bagian gudang, sedangkan pengecekan kualitas dilakukan oleh bagian quality

control.

5) Transaksi pembelian bahan baku dilakukan oleh lebih dari satu fungsi.

Transaksi pembelian pada PT Dan Liris sudah dijalankan oleh lebih dari satu fungsi. Dengan dilaksanakannya transaksi oleh lebih dari satu fungsi, maka akan mempermudah terciptanya

commit to user b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Pada sistem pembelian PT Dan Liris, sistem pengendalian intern mengenai sistem otorisasi dan prosedur pencatatan telah sesuai dengan Standard Operating Procedure. Hal ini dapat dilihat dari:

1) Purchase order diotorisasi oleh bagian merchandise dan bagian

pembelian.

2) Bon Penerimaan diotorisasi oleh bagian gudang.

3) Nota intern diotorisasi oleh bagian pembelian, bagian

pembukuan, dan bagian kasir.

4) Surat jalan diotorisasi oleh bagian pembelian sebelum

diserahkan kepada bagian gudang.

5) Persetujuan bahan baku digunakan untuk meminta validasi kepada bagian merchandise.

c. Praktik yang Sehat

Perusahaan telah melakukan praktik yang sehat, yaitu:

1) Penggunaan dokumen sudah bernomor urut tercetak.

2) Pemasok dipilih berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan oleh bagian pembelian.

3) Buku pemantau harian diisi dan dilengkapi oleh bagian

pembelian. Pada saat pemesanan berdasarkan purchase order

commit to user

4) Bagian gudang memeriksa kuantitas barang yang diterima, apabila terdapat ketidaksesuaian akan dikomunikasikan ke bagian pembelian.

5) Bagian quality control memeriksa kualitas barang yang

diterima, apabila terdapat ketidaksesuaian akan

dikomunikasikan ke bagian pembelian.

6) Bon penerimaan barang dibuat setelah semua proses pengecekan

selesai dilaksanakan.

d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya

Karyawan PT Dan Liris yang berkompeten dipilih dengan menyeleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. Pelaksanaan pekerjaan berdasarkan uraian jabatan dan tanggung jawab pekerjaan masing-masing.

commit to user

57

BAB III TEMUAN

Berdasarkan hasil pembahasan serta evaluasi tentang sistem

pengendalian intern pembelian pada PT Dan Liris, maka dapat ditemukan beberapa kelebihan yang berdasarkan dari aktivitas akuntansi yang ada di dalamnya. Kelebihan itu diantaranya adalah:

1. Sudah terdapat pemisahan fungsi, yaitu fungsi penjualan terpisah dengan fungsi pembelian dan fungsi akuntansi. Pemisahan fungsi tersebut akan menghasilkan data akuntansi yang dipercaya dan mengurangi risiko kecurangan di dalam perusahaan.

2. Otorisasi oleh pihak yang berwenang terhadap dokumen yang digunakan dalam setiap transaksi pembelian.

3. Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian sudah bernomor urut tercetak, sehingga setiap penggunaannya dapat dipertanggungjawabkan. 4. Pencatatan transaksi ke dalam catatan akuntansi didukung oleh dokumen

sumber dan dokumen pendukung.

5. Sistem komputerisasi telah berjalan dengan baik, diantaranya dalam pembuatan purchase order, sales contract, dan barcode sehingga semakin memudahkan karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya.

commit to user

58

BAB IV PENUTUP

A. SIMPULAN

Sistem akuntansi pembelian merupakan salah satu sistem yang terdapat dalam suatu perusahaan. Sistem ini terdiri atas berbagai prosedur yang dirancang untuk memperlancar proses produksi guna mencapai tujuan dari perusahaan tersebut. Sistem pengendalian pembelian bertujuan melindungi kekayaan perusahaan dan informasi yang dihasilkan akurat dan andal.

Berdasarkan pembahasan dan evaluasi yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya, maka penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa sistem pembelian bahan baku pada PT Dan Liris sudah sesuai dengan Standard

Operating Procedure. Hal ini tercermin dari adanya hal-hal berikut:

1. Terdapat pemisahan fungsi yang terpisah antara fungsi penjualan dengan fungsi pembelian dan fungsi akuntansi.

2. Telah terlaksananya otorisasi oleh pihak yang berwenang terhadap dokumen yang digunakan dalam setiap transaksi.

3. Buku pemantau harian dapat digunakan untuk memonitor barang yang dibeli.

4. Pencatatan transaksi ke dalam catatan akuntansi didukung oleh dokumen sumber dan pendukung.

commit to user

B. SARAN

Berdasarkan pembahasan dan evaluasi penulis dalam pelaksanaan prosedur pembelian bahan baku pada PT Dan Liris, penulis memberikan saran sebagai masukan. Adapun saran yang dapat penulis kemukakan adalah perlunya pemisahan fungsi antara fungsi pembelian dan fungsi penerimaan barang, dengan menambah satu bagian yaitu bagian penerimaan barang. Pada saat barang tiba, akan langsung diterima oleh bagian penerimaan barang. Hal ini dimaksudkan agar aktivitas pengendalian intern sistem pembelian bahan baku pada PT Dan Liris semakin baik.