Analisis Sistem Informasi Perpustakaan Pusat Vulkanologi Dan Mitigasi Bencana Geologi

BAB I PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan

Perkembangan sistem informasi dari waktu ke waktu mengalami perubahan yang sangat signifikan seiring dengan perkembangan teknologi informasi. Perubahan dan perkembangan teknologi dan sistem informasi yang maju semakin banyak dibutuhkan dalam membantu menyelesaikan pekerjaan manusia di berbagai bidang.

Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi adalah satu unit dilingkungan Badan Geologi, Departemen Energi dan Sumberdaya Mineral yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri Energi dan Sumberdaya Mineral Nomor 0030 tahun 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Energi dan Sumberdaya Mineral. Di dunia Internasional agency ini lebih dikenal dengan sebutan Volcanological Survey of Indonesia (VSI).

Pengelolaan data di Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi belum menggunakan sistem informasi yang berbasis komputer artinya data-data yang ada masih dikelola secara manual. Kegiatan-kegiatan yang kurang optimal yang dialami oleh petugas perpustakaan pada saat ini yaitu: pencatatan dan penyimpanan data perpustakaan kurang terstruktur dan kurang rapi, memerlukan waktu yang lama dalam hal pencarian data perpustakaan dan untuk mengetauhi status buku serta peminjam, adanya redudansi data sehingga data tidak konsisten, pemborosan space sehingga memerlukan tempat yang besar untuk menyimpan data perpustakaan dan hal yang paling penting yaitu pelaporan data

perpustakaan kurang terstruktur dan rapi. Untuk itu akan dirancang sistem informasi perpustakaan ini untuk mengatasi hal tersebut di atas. Perancangan sistem informasi perpustakaan ini dibuat diharapkan dapat membantu petugas perpustakaan pada Pusat Vulkanologi dan mitigasi bencana geologi dalam meningkatkan kinerjanya.

1.2Identifikasi dan rumusan masalah a. Identifikasi masalah

Berdasarkan latar belakang di atas maka dapat disimpulkan permasalahan yang sering kali muncul pada petugas perpustakaan dalam mengelola datanya adalah sebagai berikut:

1. Pencatatan dan penyimpanan data perpustakaan kurang terstruktur dan kurang rapi.

2. Belum efektifnya sistem informasi perpustakaan.

3. Masih terdapat kesalahan dalam pembagian kategori bahan pustaka

4. Memerlukan waktu yang lama dalam hal pencarian data perpustakaan dan untuk mengetahui status buku serta peminjam.

5. Adanya redudansi data sehingga data tidak konsisten.

6. Pemborosan space sehingga memerlukan tempat yang besar untuk menyimpan data perpustakaan.

b. Rumusan masalah

Untuk mengatasi permasalahan tersebut diatas maka pokok perumusan permasalahannya adalah :

1. Bagaimana Sistem Informasi yang berjalan di perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi

2. Bagaimana kendala yang ada pada Sistem Informasi Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi

3. Bagaimana upaya untuk mengatasi kendala- kendala dalam pengolahan data Sistem Informasi Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi

1.3Maksud dan Tujuan Kerja Praktek

Kegiatan Kerka Praktek ini mempunyai maksud dan tujuan yakni :

a. Untuk melengkapi teori yang didapat dalam perkuliahan dengan keadaan yang sebenar-benarnya yang ada di dunia kerja nyata selama Kerja Praktek berlangsung

b. Dapat menambah pengalaman dan pengetahuan lebih jauh mengenai aktifitas apa yang terjadi dalam melakukan penyimpanan data bahan pustaka

c. Memperoleh data guna penyusunan laporan kerja praktek

d. Untuk mengetahui bagaimana Sistem Informasi yang berjalan di perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi

e. Untuk mengetahui Bagaimana kendala yang ada pada Sistem Informasi Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi

f. Bagaimana upaya untuk mengatasi kendala- kendala dalam pengolahan data Sistem Informasi Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi

g.

1.4Batasan masalah

Dari hasil analisa sistem informasi perpustakaan tersebut, maka perancangan yang akan dibuat menangani sebagai berikut:

a) Rancangan sistem berbasis komputer untuk menghasilkan sistem informasi seputar perpustakaan, meliputi:

1. Proses pencatatan atau pendaftaran data (buku, laporan penelitian, peta, rak / tempat data dan anggota perpustakaan) kedalam database.

2. Proses kegiatan transaksi. 3. Proses pengelolaan sumber data.

4. Proses mengetahui informasi mengenai data serta tata letak penempatan data.

5. Proses mencetak laporan.

1.5Lokasi dan Waktu Kerja Praktek

Kegiatan PKL dilaksanakan di Perpustakaan Pusat Vulkanologi, mitigasi dan bencana geologi, Bandung, Indonesia. Telp : 7271402, 7272606; Fax : 7202761; Homepage : www.vsi.dpe.go.id terhitung mulai tanggal 5 juli 2010 – 5 Agustus 2010. Dari jam 08.00-15.30 WIB

Tabel 1.1 Jadwal kerja praktek

NO AKTIVITAS

WAKTU

Mei Juni Juli September

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1

Pengajuan Kerja Praktek

2

Penerimaan Kerja Praktek

3

Pelaksanaan Kerja Praktek

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem

Sistem dapat didefinisikan dengan dua pendekatan, yaitu sitem yang menekankan pada procedur dan sitem yang menekankan pada elemen atau komponennya. Menurut kamus lengkap bahasa Indonesia modern :

“Sistem adalah sekelompok bagian yang disusun dan diatur dengan baik

yang bekerja bersama-sama untuk melakukan suatu maksud”.

Berdasarkan pengertian diatas penyusun dapat menyimpulkan bahwa sistem adalah procedur yang saling berhubungan satu sama lain untuk melaksanakan suatu kegiatan perusahaan dalam mencapai tujuannya.

Menurut Jogiyanto (2002 : 15) yang dimaksud dengan sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

2.1.1 Elemen Sistem

Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen-elemen yang sama, tetapi suatu susunan dasar diperlihatkan dalam gambar 2.1. di bawah :

Gambar 2.1 Elemen Sistem

Sumber daya input diubah menjadi sumber daya output. Sumber daya mengalir dari elemen input melalui elemen transformasi ke elemen output. Suatu mekanisme pengendalian memantau proses transformasi untuk meyakinkan bahwa sistem tersebut memenuhi tujuannya. Mekanisme pengendalian ini dihubungkan pada arus sumber daya dengan memakai suatu lingkaran umpan balik (feedback loop) yang mendapatkan informasi dari output sistem dan menyediakan informasi bagi mekanisme pengendalian. Mekanisme pengendalian membandingkan sinyal-sinyal umpan balik dengan tujuan dan mengarahkan sinyal pada elemen input jika sistem operasi memang perlu diubah.

2.1.2 Karakteristik Sistem

Suatu system mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :

a. Komponen Sistem ( Components )

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artiya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponenkomponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem dimana suatu sistem tidak peduli betapa pun kecilnya selalu mengandung komponen-komponen atau subsistemsubsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

b. Batas Sistem ( Boundary )

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan dimana batas suatu sistem menunjukkan ruang ringkup ( scope ) dari sistem tersebut.

c. Lingkungan Luar Sistem ( Environments )

Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat jiga bersifat merugikan sistem tersebut.

Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.

d. Penghubung ( Interface ) Sistem

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya.Keluaran ( output ) dari satu subsistem akan menjadi masukan ( input ) untuk subsistem yang lainnya dengan melaui penghubung dimana penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

e. Masukan ( Input ) Sistem

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input ) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energy yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input yang diolah menjadi informasi.

f. Keluaran ( Output ) Sistem

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk system komputer panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

g. Pengolah ( Process ) Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan menolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran barang jadi.

h. Sasaran (Objective ) atau tujuan ( goal )

Suatu sistem pasti memilki tujuan atau sasaran karena apabila suatu system tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.Suatu system berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuannya. Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang

lebih sempit.Bila merupakan suatu system utama maka istilah goal lebih tepat digunakan.

Karakteristik sistem dapatlah digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2.2 Karakteristik Sistem 2.1.3 Klasifikasi Sistem

a. Sistem abstrak (abstract system), sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak nampak secara fisik.

b. Sistem alamiah (natural system), sistem yang terjadi dari proses alam, tidak terjadi karena buatan manusia.

c. Sistem tertentu (deterministic system), sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi.

d. Sistem tidak tentu (probabilistic system), sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat dipredikasi karena mengandung unsur probabilitas. e. Sistem terbuka (open system), sistem yang berhubungan dan terpengaruh

dengan lingkungan luarnya, oleh sebab itu sistem ini memerlukan pengendali yang baik.

f. Sistem tertutup (close system), sistem yang tidak berhubungan atau terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

2.2 Pengertian Informasi

Definisi informasi dari berbagai sumber sebagai berikut [http://blog.re.or.id/pengertian-informasi/ 17 Maret 2009] :

1. Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima.

2. Menurut Davis dalam Abdul Kadir (2003: 31) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. 3. Menurut Jogiyanto (2005: 8) Informasi adalah data yang diolah menjadi

bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Dari berbagai pendapat para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data ke dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang berarti bagi penerima dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang.

Berdasarkan pengertian tersebut diatas penyusun dapat mengambil kesimpulan bahwa informasi dapat juga dikatakan sebagai hasil dari pengolahan

data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (even) yang nyata (fact) yang digunakan untuk mengambil keputusan.

2.2.1 Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu sistem informasi tergantung atas beberapa hal , yaitu :

1. Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan yang biasanya terjadi dan selain itu harus jelas maksud dan tujuan, sehingga output (keluaran) bias dipertanggungjawabkan.

2. Tepat Waktu

Informasi yang dating pada si pemakai tidak boleh terlambat karena informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai lagi didalam pengambilan keputusan.

3. Relevan

Informasi tersebut mempunyai manfaat dan informasi yang diterima si pemakai dengan lainnya bisa berbeda-beda.

4. Ekonomis (Economy)

Informasi yang dihasilkan memilki daya jual yang tinggi, serta biaya operasional untuk menghasilkan informasi tersebut minimal, informasi tersebut juga mampu memberikan dampak yang luas terhadap laju pertumbuhan ekonomi dan teknologi informasi.

5. Efisiensi (Efficiency)

Informasi yang berkualitas memiliki sintaks ataupun kalimat yang sederhana namun mampu memberikan makna dan hasil yang mendalam bagi yang menerimanya

6. Dapat dipercaya (Reliability)

Informasi tersebut berasal dari sumber yang dapat dipercaya. Sumber tersebut juga telah teruji tingkat kejujurannya. Misalnya output suatu program komputer, bisa dikategorikan sebagai reliability, karena program komputer akan memberikan output sesuai dengan input yang diberikan.

2.2.2 Nilai Informasi

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Pengukurannya dapat menggunakan analisis cost effectiveness atau cost benefit. Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasarkan penggunaannya [Lad05], yaitu sebagai berikut:

a. Informasi Strategis

Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal rencana perluasan perusahaan dan sebagainya.

b. Informasi Taktis

Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup informasi penjualan yang dapat digunakan untuk menyusun rencana-rancana penjualan.

c. Informasi Teknis

Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persediaan, retur penjualan dan laporan kas harian

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajemen, maka analisis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan untuk masing-masing tingkat manajemen dan keputusan yang diambilnya.

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem berasal dari bahasa Latin (systé_{ma) dan bahasa Yunani (sust}é_ma)

adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi.

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal sebagai suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.

Tujuan dari sistem informasi yaitu menyediakan informasi seluruh kejadian atau kegiatan yang diperlukan untuk mengendalikan operasi organisasi. Kegiatan dari sistem informasi yaitu mengambil, mengolah, menyimpan, dan menyampaikan informasi yang diperlukan guna mengoprasikan seluruh kegiatan dalam organisasi.

Informasi didapatkan dari sistem informasi (information system) atau disebut juga dengan processing system atau information processing systems. Komponen fisik sistem informasi dibagi menjadi 4 (empat) :

a. Personal (humanware) : pelaksana manajerial, data entry operator computer operator, programmer, system analyst, data base administrator, dsb.

b. Prosedur (organiware) : kebijakan formal dan petunjuk untuk mengoperasikan sistem. Terdiri dari tatalaksana, prosedur pengolahan data, dan pedoman pemakai.

c. Perangkat pengolahan data (technoware) : hardware, software, perangkat pendukung seperti jaringan komputer, sistem komunikasi, dll.

d. Data (inforware) : data base .

Pada prinsipnya, setiap sistem selalu terdiri atas empat elemen:

a. Objek, yang dapat berupa bagian, elemen, ataupun variabel. Ia dapat bendanfisik, abstrak, ataupun keduanya sekaligus; tergantung kepada sifat system tersebut.

b. Atribut, yang menentukan kualitas atau sifat kepemilikan sistem dan objeknya.

c. Hubungan internal, di antara objek-objek di dalamnya. d. Lingkungan, tempat di mana sistem berada.

2.3.1Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan kumpulan dari sub-sub sistem baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna.

Komponen sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai berikut: a. Hardware dan software yang berfungsi sebagai mesin

b. People dan procedures yang merupakan manusia dan tatacara menggunakan mesin

c. Data merupakan jembatan penghubung antara manusia dan mesin agar terjadi suatu proses pengolahan data.

2.4 Metode pendekatan system

Metode pendekatan sistem yang akan digunakan penulis adalah metode analisis dan perancangan terstruktur. Pendekatan sistem yang penulis ambil adalah berorientasi pada data, dimana pada analisis dan perancangan terdapat :

a. Flowmap ( Bagan Alir Dokumen )

Flow Map (Bagan Alir Dokumen) merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir yang termasuk tembusan-tembusannya, juga merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi serta dapat mengevaluasi suatu permasalahan yang diharapkan dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

b. Diagram Konteks

Keadaan sistem secara umum dan hubungan-hubungan sistem tersebut dengan komponen-komponen diluar sistem atau dengan sistem yang lain dapat digambarkan secara logika dengan diagram konteks atau contex diagram. Definisi diagram konteks adalah sebagai berikut : Diagram konteks adalah diagram yang tidak detail dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data masuk dan keluar dari

sistem. Diagram ini digambarkan dengan sebuah lingkaran yang menjelaskan tentang batasan sistem yang saling berhubungan dengan kesatuan luar (external entity) yang akan memberikan masukan dan menerima keluaran dari sistem tersebut yang dihubungkan dengan aliran yang menghubungkan sebuah sistem dengan lingkaran sistem [Sid96].

c. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Aliran Data adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi khusus untuk menggambarkan arus data atau aliran data yang terjadi di dalam sistem. Data Flow Diagram (DFD) memproses sistem dalam komponen-komponen beserta seluruh penghubung antar komponen. Data Flow Diagram (DFD) ini merupakan penurunan atau penjabaran dari diagram konteks.

d. Kamus data

Kamus data merupakan kumpulan data-data tujuannya adalah untuk memberikan informasi mengenai definisi struktur, pemakaian masing-masing elemen. Elemen adalah unit data yang terkecil. Elemen-elemen yang dapat menyusun sebuah sistem tersebut, terdiri dari :

1. Tujuan, merupakan tujuan dari sistem tersebut

2. Batasan, merupakan batasan-batasan yang ada untuk mencapai tujuan dari sistem.

3. Kontrol, merupakan pengawas dari pelaksanaan pencapaian tujuan sistem

4. Input, merupakan bagian dari sistem yang memberikan data masukan ke dalam sistem.

5. Proses, merupakan bagian yang memproses masukan data menjadi informasi yang sesuai dengan keinginan penerima.

6. Output, merupakan keluaran atau tujuan akhir dari sistem.

7. Umpan Balik, merupakan elemen sistem yang mempunyai tugas untuk melihat kembali apakah sistem telah berjalan sesuai dengan yang diinginkan.

Kamus data atau Data dictionary berisi keterangan tentang arus data, alias, bentuk data, penjelasan, periode, volume dan struktur data yang merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.

e. Perancangan basis data

Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang

disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Basis data ditujukan untuk memecahkan masalah yang dihadapi oleh perusahaan atau organisasi sehari – hari, yaitu penyimpanan dan pengambilan data. Jika data tidak terorganisir dengan baik dalam basis data, maka tidak akan bisa mengambil data yang diinginkan. Oleh karena itu, dalam merancang basis data dapat

dilakukan dengan melakukan pendekatan normalisasi data dan teknik entity relationship.

Keuntungan Data Base adalah : a. Mereduksi redudansi

b. Data dapat di share antar aplikasi

c. Standarisasi data dapat dilakukan

d. Batasan sekurity dapat diterapkan

e. Mengelola integritas (ketrjaminan akurasi) data

f. Menyeimbangkan kebutuhan yang saling konplik

g. Independensi data (obyektif DBS).

Struktur sistem Data Base:

a. File manager : mengelola space dan struktur data.

b. Database manager : menyediakan antar muka dengan data fisik

c. Query processor : menterjemahkan query ke instruksi yang dimengerti database manager

d. DML precompiler : mengkonpersi perintah DML menjadi Calls normal

Perancangan basis data dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu Langsung membuat hubungan entitas (Entity Relationship) atau dengan menerapkan normalisasi terhadap struktur tabel yang telah diketahui.

a. Normalisasi adalah proses yang berkaitan dengan model data relational untuk mengorganisasikan himpunan data dengan ketergantungan dan keterikatan yang tinggi atau erat

Adapun bentuk umum yang digunakan dalam proses normalisasi adalah sebagai berikut :

1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangan data.

2. Bentuk Normal Kesatu (1NF/First Normal Form)

Pada tahap ini dilakukan penghilangan beberapa group elemen yang berulang agar menjadi satu harga tunggal yang berinteraksi diantara setiap baris pada suatu tabel, dan setiap tabel harus mempunyai nilai data yang atomic (bersifat atomic value). Atom adalah zat terkecil yang masih memiliki sifat induknya, bila dipecah lagi maka ia tidak memiliki sifat induknya. Syarat normal kesatu (1-NF) adalah sebagai berikut.

a. Setiap data dibentuk dalam flat file, data dibentuk dalam satu record demi satu record nilai dari fieldberupa “atomic value”. b. Tidak ada set attribute yang berulang atau bernilai ganda. c. Telah ditentukannya primary key untuk tabel/relasi tersebut. d. Setiap atribut hanya memilki satu pengertian

3. Bentuk Normal Kedua (2NF/Second Normal Form)

Bentuk normal kedua didasari atas konsep full function dependency (ketergantungan fungsional sepenuhnya) yang dapat didefinisikan sebagai berikut:

Jika A dan B adalah atribut-atribut dari suatu relasi, B dikatakan full functional dependency (memilki ketergantungan fungsional sepenuhnya) terhadap A, jika B adalah tergantung fungsional terhadap A, tetapi tidak secara tepat memiliki ketergantungan fungsional dari subset (himpunan bagian) dari A. Syarat normal kedua (2-NF) adalah sebagai berikut :

a. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu b. Attribute bukan kunci (non-key) haruslah memiliki

ketergantungan fungsional sepenuhnya (fully functional dependency) pada kunci utama / primary key.

4. Bentuk Normal Ketiga (3NF/Third Normal Form)

Walaupun relasi 2-NF memiliki redudansi yang lebih sedikit daripada relasi 1-NF, namun relasi tersebut masih mungkin mengalami kendala bila terjadi anomaly peremajaan (update) terhadap relasi tersebut. Syarat normal ketiga (Third Normal Form / 3-NF) adalah sebagai berikut :

a. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kedua. b. Attribute bukan kunci (non-key) haruslah tidak memiliki

ketergantungan transitif, dengan kata lain suatu atribut bukan kunci (non-key) tidak boleh memiliki ketergantungan fungsional (functional dependency) terhadap atribut bukan kunci lainnya, seluruh atribut bukan kunci pada suatu relasi hanya memiliki ketergantungan fungsional terhadap primary key relasi itu saja

b. Tabel Relasi adalah menunjukan hubungan diantara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda kumpulan semua relasi diantara entitas entitas yang terdapat pada himpunan entitas entitas tersebut membentuk himpunan relasi.

2.5 Definisi Perpustakaan

Bagi banyak orang bila mendengar istilah perpustakaan dalam benak mereka akan tergambar sebuah gedung atau ruangan yang dipenuhi rak buku. Anggapan demikianlah tak selalu salah karena apabila dikaji lebih lanjut , kata dasar perpustakaan adalah pustaka dalam kamus umum bahasa Indonesia , Pustaka artinya kitab, buku. Dalam bahasa inggris, pembaca tentunya mengenal istilah library. Istilah ini berasal dari kata latin liber / libri artinya buku. Dari kata

tersebut terbentuklah istilah “ librarius “, istilah ini berasal dari bahasa yunani artinya tentang buku, alkitab.

Dengan demikian batasan perpustakaan ialah sebuah ruangan , bagian dari sebuah gedung untuk menyimpan buku dan terbitan lainya yang disimpan menurut tata susuanan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual. Dalam pengertian buku dan terbitan lainya termasuk didalamnya semua bahan cetak dan berbagai media audio visual.

Definisi diatas menyatakan bahwa koleksi perpustakaan digunakan untuk pembaca. Definisi ini menunujukan perbedaan utama antara perpustakaan dan toko buku. Bila toko buku menyusun buku yang dijualnya dengan tujuan utama mencari untung maka perpustakaan bertujuan mendayagunakan koleksinya untuk kepentingan pembaca.

2.5.1 Maksud dan Tujuan pendirian perpustakaan

Aktifitas utama dari perpustakaan adalah menghimpun informasi dalam berbagai bentuk atau format untuk pelestarian bahan pustaka dan sumber informasi sumber ilmu pengetahuan lainnya. Maksud pendirian perpustakaan adalah Menyediakan sarana atau tempat untuk menghimpun berbagai sumber informasi untuk dikoleksi secara terus menerus, diolah dan diproses. Sebagai sarana atau wahana untuk melestarikan hasil budaya manusia ( ilmu pengetahuan, teknologi dan budaya ) melalui aktifitas pemeliharaan dan pengawetan koleksi. Sebagai agen perubahan ( Agent of changes ) dan agen kebudayaan serta pusat informasi dan sumber belajar mengenai masa lalu, sekarang, dan masa akan datang. Selain itu, juga dapat menjadi pusat penelitian, rekreasi dan aktifitas ilmiah lainnya. Tujuan pendirian perpustakaan untuk menciptakan masyarakat terpelajar dan terdidik, terbiasa membaca, berbudaya tinggi serta mendorong terciptanya pendidikan sepanjang hayat ( Long life education ).

2.5.2 Jenis – Jenis Perpustakaan

Jenis – jenis perpustakaan yang ada dan berkembang di Indonesia menurut penyelenggaraan dan tujuannya dibedakan menjadi :

a. Perpustakaan Digital adalah Perpustakaan yang berbasis teknologi digital atau mendapat bantuan komputer dalam seluruh aktifitas di perpustakaannya secara menyeluruh. Contohnya : Buku atau informasi dalam format electiric book, piringan, pita magnetik, CD atau DVD rom.

b. Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, selanjutnya disebut Perpustakaan Nasional, adalah Lembaga Pemerintah Non Departemen (LPND) yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang perpustakaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, yang berkedudukan di Ibukota Negara.

c. Perpustakaan Provinsi adalah Lembaga Teknis Daerah Bidang Perpustakaan yang diselenggarakan oleh Pemerintah Daerah Provinsi yang mempunyai tugas pokok melaksanakan pengembangan perpustakaan di wilayah provinsi serta melaksanakan layanan perpustakaan kepada masyarakat.

d. Perpustakaan Kabupaten/Kota adalah Lembaga Teknis Daerah Bidang Perpustakaan yang diselenggarakan oleh Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota, yang mempunyai tugas pokok melaksanakan pengembangan perpustakaan di wilayah Kabupaten/Kota serta melaksanakan layanan perpustakaan kepada masyarakat umum.

e. Perpustakaan Umum : Perpustakaan yang ada di bawah lembaga yang mengawasinya. Perpustakaan umum terbagi atas : - Perpustakaan Umum Kecamatan, adalah Perpustakaan yang berada di Kecamatan sebagai cabang layanan Perpustakaan Kabupaten/Kota yang layanannya diperuntukkan bagi masyarakat di wilayah masing-masing. - Perpustakaan Umum Desa/Kelurahan adalah perpustakaan yang berada di Desa/Kelurahan sebagai cabang layanan Perpustakaan Kabupaten/Kota

yang layanannya diperuntukkan bagi masyarakat di desa/kelurahan masing-masing.

f. Perpustakaan Khusus : Perpustakaan yang diperuntukkan untuk koleksi- koleksi tokoh terkenal. Contohnya : Perpustakaan Bung Hatta. Perpustakaan lembaga Pendidikan : Perpustakaan yang berada di lingkungan lembaga pendidikan (SD, SMP, SMA, PT, dan LSM). Contohnya : perpustakaan Universitas. Pada perpustakaan tingkat PT, perpustakaan dapat dibagi kembali menjadi dua, yaitu : perpustakaan pusat dan perpustakaan tingkat fakultas.

g. Perpustakaan Lembaga Keagamaan : Perpustakaan yang berada di lingkungan lembaga keagamaan. Contohnya : Perpustakaan Masjid, perpustakaan Gereja, dll

h. Perpustakaan Pribadi : Perpustakaan yang diperuntukkan untuk koleksi sendiri dan dipergunakan dalam ruang lingkup yang kecil. Contohnya : Perpustakaan keluarga.

2.5.3 Peranan, Tugas, dan Fungsi Perpustakaan

1. Peranan Perpustakaan

Setiap perpustakaan dapat mempertahankan eksistensinya apabila dapat menjalankan peranannya. Secara umum peran – peran yang dapat dilakukan adalah :

a. Menjadi media antara pemakai dengan koleksi sebagai sumber informasi pengetahuan.

b. Menjadi lembaga pengembangan minat dan budaya membaca serta pembangkit kesadaran pentingnya belajar sepanjang hayat.

c. Mengembangkan komunikasi antara pemakai dan atau dengan penyelenggara sehingga tercipta kolaborasi, sharing pengetahuan maupun komunikasi ilmiah lainnya.

d. Motivator, mediator dan fasilitator bagi pemakai dalam usaha mencari, memanfaatkan dan mengembangkan ilmu pengetahuan dan pengalaman. e. Berperan sebagai agen perubah, pembangunan dan kebudayaan manusia.

Tugas Perpustakaan

Setiap perpustakaan memiliki kewajiban yang sudah ditentukan dan direncanakan untuk dilaksanakan. Tugas setiap jenis perpustakaan berbeda – beda sesuai dengan kewajiban yang ditetapkan.

2. Fungsi Perpustakaan

Pada umumnya perpustakaan memiliki fungsi yaitu :

a. Fungsi penyimpanan, bertugas menyimpan koleksi (informasi) karena tidak mungkin semua koleksi dapat dijangkau oleh perpustakaan.

c. Fungsi informasi, perpustakaan berfungsi menyediakan berbagai informasi untuk masyarakat.

d. Fungsi pendidikan, perpustakaan menjadi tempat dan menyediakan sarana untuk belajar baik dilingkungan formal maupun non formal.

e. Fungsi rekreasi, masyarakat dapat menikmati rekreasi kultural dengan membaca dan mengakses berbagai sumber informasi hiburan seperti : Novel, cerita rakyat, puisi, dan sebagainya.

f. Fungsi kultural, Perpustakaan berfungsi untuk mendidik dan mengembangkan apresiasi budaya masyarakat melalui berbagai aktifitas, seperti : pameran, pertunjukkan, bedah buku, mendongeng, seminar, dan sebagainya.

BAB III

PROFIL PERUSAHAAN

3.1 Tinjauan Umum Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi Wilayah Indonesia terdiri dari beberapa pulau, memiliki beberapa gunung api aktif (mencapai 128 buah) yang tersebar mulai dari Aceh sampai Sulawesi melalui Jawa, Nusatenggara dan Maluku. Gunung api berbahaya tersebut sewaktu–waktu menelan korban jiwa atau sekurang–kurangnya memusnahkan harta benda, seperti perkebunan, pertanian, rumah dan ternak.

Melihat pada kemungkinan bencana tersebut, maka penyelidikan gunung api yaitu oleh Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi dipandang perlu dilakukan untuk mengetauhi perilaku gunung api sehingga jumlah korban dapat ditekan sampai sedikit mungkin.

Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi adalah satu unit dilingkungan Badan Geologi, Departemen Energi dan Sumber daya Meneral yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri Energi dan Sumberdaya Mineral Nomor 0030 tahun 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Energi dan Sumberdaya Mineral. Di dunia internasional agency ini lebih dikenal dengan sebutan Volcanological Survey of Indonesia (VSI)

Organisasi ini terbentuk setelah beberapa kali berganti nama yang berawal setelah meletusnya Gunung Kelut di Jawa Timur tahun 1919 yang menimbulkan korban manusia lebih dari 5000 orang. Pada tanggal 16 September 1920 dibentuk

Vulkaan Bewakings Dients (Dinas Penjagaan Gunungapi) di bawah naungan Dients Van Het Mijnwezen dan pada tahun 1922 diresmikan menjadi Volcanologische Onderzoek (VO), yang tahun 1939 di dunia international dikenal sebagai Volcanological Survey. Sejak tahun 1920 – 1941 Volcanologische Onderzoek ini telah membangun beberapa pos penjagaan gunung api, yaitu

Pos Gunung Krakatau di Pulau Panjang, Pos Gunung Tangkuban Parahu, Pos Gunung Papandayan, Pos Kawah Kamojang, Pos Gunung Merapi (Babadan, Krinjing, Plawangan, Ngepos), Pos Gunung Kelut, Pos Gunung Semeru dan Pos Kawah Ijen. Pada saat pendudukan Jepang, kegiatan penjagaan gunungapi ditangani oleh Kazan Chosabu selama periode 1942-1945.

Setelah Indonesia merdeka dibentuk Dinas Gunung Berapi (DGB) di bawah Jawatan Pertambangan, kemudian 1966 dirubah menjadi Urusan Vulkanologi di bawah Direktorat Geologi dan selanjutnya pada tahun 1976 berubah lagi menjadi Sub Direktorat Vulkanologi di bawah Direktorat Geologi, Departemen Pertambangan. Berdasarkan Keputusan Menteri Pertambangan dan Energi No. 734 Tahun 1978 terbentuklah Direktorat Vulkanologi di bawah Direktorat Jenderal Pertambangan Umum, Departemen Pertambangan dan Energi. Perkembangan organisasi Departemen Pertambangan dan Energi berdasarkan Keputusan Menteri Pertambangan dan Energi Nomor 1092 Tahun 1984 dan Keputusan Menteri Pertambangan dan Energi Nomor 1748 Tahun 1992 terbentuk Direktorat Vulkanologi di bawah Direktorat Jenderal Geologi dan Sumberdaya Mineral.

Sejak tahun 2001 sampai 2005, berdasarkan Keputusan Menteri Energi dan Sumberdaya Mineral Nomor 1915 Tahun 2001, urusan gunung api, gerakan tanah, gempa bumi, tsunami, erosi dan sedimentasi ditangani oleh Direktorat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi, lalu setelah bergabung dengan Badan Geologi, Direktorat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi berubah nama institusinya menjadi Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi (PVMBG), Centre of Volcanology and Geological Hazard Mitigation.

3.1.1 Visi Misi Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi Visi dari Pusat Vulkanologi, Mitigasi dan Bencana Geologi yaitu:

“ Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi mempunyai visi secara umum mencakup pengelolaan informasi potensi kegunungapian dan pengelolaan mitigasi bencana alam geologi. “

Sedangkan misinya yaitu:

” Meminimalkan korban jiwa manusia dan kerugian harta benda dari bencana geologi. ”

Program Pemantauan, Penyelidikan, dan Pemetaan dalam menunjang misi Pusat Vulkanologi, Mitigasi dan Bencana Geologi yaitu:

1. Pemantauan dan penyelidikan gunungapi dalam rangka peringatan dini dan pemberian rekomendasi teknis sebagai upaya meredam ancaman bencana gunungapi.

2. Pemantauan dan pemeriksaan gerakan tanah, gempabumi, tsunami, sebagai upaya meredam ancaman bencana gerakan tanah, gempabumi, dan tsunami.

3. Inventarisasi dan pemetaan kawasan rawan bencana letusan gunungapi, zona kerentanan gerakan tanah, rawan bencana gempabumi dan rawan bencana tsunami sebagai bahan pertimbangan untuk Pemerintah Provinsi/Kabupaten/Kota dalam rangka mitigasi bencana dan penataan kawasan rawan bencana.

4. Identifikasi dan evaluasi kebakaran batubara.

5. Penyusunan standar, kriteria, dan pedoman bidang kebencanaan.

6. Sosialisasi dan penyuluhan dalam upaya penyebarluasan informasi bencana geologi.

Pengembangan basis data, sistem informasi dan dokumentasi bencana gunungapi dan geologi.

3.2 Tinjauan Umum Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi

Sejak tahun 1984 Direktorat Vulkanologi dilengkapi dengan sub Direktorat (Sub Dit) Penyuluhan dan Dokumentasi yang semula bernama Sub Dit. Publikasi dan Dokumentasi. Seksi penyuluhan gunung api dalam Sub Dit. tersebut dan sekarang berubah menjadi Pusat Vulkanologi, Mitigasi dan Bencana Geologi dirasa perlu sehubungan dengan pentingnya penyampaian hasil pengamatan gunung api berbahaya kepada masyarakat luas dan wartawan.

3.2.1 Visi dan Misi Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi

Visi dari Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi yaitu:

1. Memenuhi segala informasi yang berguna bagi karyawan/pegawai intern.

Sedangkan misinya yaitu:

1. Menyediakan data dan informasi yang memiliki keterkaitan dengan gunung api.

2. Memuat kebutuhan informasi secara lengkap baik media cetak maupun elektronik.

3.2.2 Tugas dan Fungsi Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi

Tugas perpustakaan yaitu:

1. Melaksanakan urusan perpustakaan dan mendokumentasikan hasil–hasil penelitian gunung api dan informasi tentang pemboran panas bumi. 2. Gempa bumi dan gunung api yang berupa bahan pustaka tercetak

maupun non cetak.

3. Membantu Sub Direktorat Penyuluhan dan Dokumentasi dalam melaksanakan tugasnya sehari–hari.

Dengan demikian perpustakaan ini melaksanakan fungsinya sebagai sumber informasi bagi para pegawai khusus bagi instansi Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi.

3.3 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur organisasi Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi

Skema struktur organisasi Direktorat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi dapat dilihat pada gambar diatas . Berdasarkan keputusan mentri pertambangan dan energy No.1748 thn 1992, Direktorat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi merupakan unit Eselon II/A yang dipimpin oleh seorang Direktur. Direktorat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi terdiri dari lima sub Direktorat dan satu bagian tata usaha yang setingkat dengan Eselon III. Setiap sub Direktorat membawahi empat seksi dengan unsur teknis, sedangkan bagian tata usaha membawahi tiga sub bagian yang berfungsi sebagai unsur penunjang yang memberi layanan administrasi. Seksi dan sub bagian merupakan satuan kerja setingkat Eselon IV/A yang berhubungan langsung dengan staf pelaksana.

3.4 Deskripsi Kerja 1. Bagian tata usaha

Bertugas melaksanakan urusan kepegawaian, keuangan, perlengkapan rumah tangga, surat menyurat, pengarsipan.

2. Sub bagian kepegawaian

Bertugas melaksanakan urusan kepegawaian dan pembuatan daftar gaji pegawai.

3. Sub bagian keuangan

4. Sub urusan dalam

Bertugas melaksanakan urusan perlengkapan, pemeliharaan, keamanan, angkutan dan rumah tangga, surat-menyurat dan kearsipan.

5. Sub direktorat pengamatan

Bertugas melaksanakan kegiatan pengamatan gunung berapi, kecuali gunung berapi di Yogyakarta.

6. Sub direktorat pemetaan

Bertugas melaksanakan kegiatan pemetaan geologi, topograpi, daerah bahaya serta penyelidikan gunung berapi menggunakan penafsiran, hasil teknik penginderaan jauh.

7. Sub direktorat penyelidikan

Bertugas melaksanakan penyelidikan dan inventarisasi panas bumi, serta pengujian dan analisis uap panas bumi.

8. Sub direktorat analisis

Bertugas melaksanakan pengamatan dan penyelidikan gunung merapi, pengolahan laboratorium lapangan gunung merapi.

9. Sub direktorat bimbingan dan informasi

Bertugas melaksnakan pembinaan kegiatan penyuluhan, publikasi, penyimpanan, pengadaan, dan penyebaran informasi yang berhubungan dengan kegunung apian dan panas bumi.

10.Balai penyelidikan dan pengembangan teknologi kegunung apian

Bertugas melaksanakan pene.litian aspek ilmu kebumian dan mengembangakan konsepsi serta metoda penelitian.

11.Seksi publikasi

Bertugas menyiapkan bahan publikasi dan mengadakan peta dasar gunung api dan panas bumi.

12.Seksi penyimpanan informasi

Bertugas melakukan penyimpanan, penyebaran informasi, peragaan gunung api dan panas bumi, serta menyiapkan bahan tukar menukar informasi ilmiah.

BAB IV

ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh

kedalam bagian – bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan

mengevaluasi permasalahan dan hambatan yang terjadi, dengan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Kegiatan yang paling penting dalam proses analisa guna memahami seluruh

informasi yang terdapat pada suatu kasus adalah menganalisis sesuatu untuk mengetahui apa yang sedang terjadi. Analisis sistem diperlakukan untuk memenuhi kebutuhan akan data dan prosedur suatu sistem yang sedang berjalan, penganalisisnya terdiri dari :

a. Flow map b.Diagram konteks c.Data flow diagram d.Evaluasi sistem

Langkah-langkah analisis sistem antara lain :

1. Identify, yaitu memahami masalah.

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.

4.1 Analisis sistem yang berjalan

Sebelum melakukan perancangan sistem informasi yang baru pada suatu organisasi, maka harus dilakukan analisis sistem yang berjalan terlebih dahulu untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai kelebihan dan kekurangan sistem yang sedang berjalan. Analisis terhadap sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana kerja suatu sistem dan mengetahui masalah yang dihadapi sistem untuk dapat dijadikan landasan usulan perancangan sistem. Tahap analisa ini merupakan tahapan yang sangat penting di dalam merancang suatu sistem. Analisa sistem yang dilakukan untuk memenuhi masalah apa yang sedang dihadapi oleh instansi.

Sistem yang sedang berjalan diartikan sebagai sistem yang sedang dipakai, sedangkan analisa sistem yang sedang berjalan diartikan sebagai cara untuk memahami terlebih dahulu masalah yang dihadapi oleh sistem, seperti mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan fungsional dari sistem sehingga dapat diketahui apa saja kebutuhan-kebutuhan pemakai yang belum terpenuhi oleh sistem yang sedang berjalan tersebut.

Tujuan dari analisa sistem untuk menentukan bentuk dari rancangan sistem

yang akan diterapkan. Analisa tersebut juga dapat menentukan langkah-langkah perancangan yang akan dibuat sehingga rancangan sistem sesuai dengan kebutuhan pemakai dan sistem mempunyai unjuk kerja yang efisien dan efektif, dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat, dan akurat.

Berdasarkan pengamatan dan wawancara yang penulis lakukan, kegiatan pengolahan data di Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan mitigasi Bencana Geologi Bandung masih menggunakan pengolahan data manual . Permasalahan yang sering kali muncul pada petugas perpustakaan dalam mengelola datanya adalah sebagai berikut :

1. Pencatatan dan penyimpanan data perpustakaan kurang terstruktur dan kurang rapi.

2. Memerlukan waktu yang lama dalam hal pencarian data perpustakaan dan untuk mengetahui status buku serta peminjaman.

3. Adanya redudansi data sehingga data tidak konsisten.

4. Pemborosan space sehingga memerlukan tempat yang besar untuk menyimpan data perpustakaan.

5. Pelaporan data perpustakaan kurang terstruktur dan rapi.

4.1.1 Analisis Dokumen

Dalam merancang sistem yang harus ditentukan lebih dahulu adalah analisis dokumen, dimana kumpulan dokumen ini merupakan satu kesatuan data untuk diproses lebih lanjut sehingga menghasilkan informasi yang digunakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan sebelumnya.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menguraikan dokumen yang dipakai dalam sistem adalah nama yang digunakan, fungsi-fungsi dan penjelasan dari dokumen tersebut. Penggunaan dokumen secara lengkap dilakukan untuk mengetahui jalur distribusi, fungsi dan frekuensi kedatangan dari dokumen yang

terlibat di dalam sistem pengolahan data di Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi. Berikut adalah dokumen yang digunakan dalam sistem:

1. Buku besar

a. Nama dokumen : buku besar

b. Fungsi : menjadi salah satu acuan dalam pengklasifikasian kode buku

c. Sumber : bahan pustaka

d. Distribusi : dari proses pendataan bahan pustaka yang baru dating ke petugas perpustakaan

e. Rangkap : 1 rangkap

f. Deskripsi : buku baru dicatat ke dalam buku besar, kemudian dari mana asalnya lalu diklasifikasikan untuk menentukan kode buku

2. Kartu peminjaman dan pengembalian

a. Nama dokumen : kartu peminjaman dan pengembalian

b) Fungsi : sebagai syarat bagi pegawai Vulkanologi untuk melakukan peminjaman bahan pustaka

c) Sumber : petugas perpus

d) Distribusi : dari proses proses peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, dari pengunjung kemudian diperiksa oleh petugas perpus

f) Deskripsi : mencatat buku yang dipinjam, dikembalikan dan identitasnya

3. Label buku

a. Nama dokumen : label buku

b. Fungsi : sebagai kode identifikasi (jenis bahan pustaka), yang ditaruh atau ditempel pada punggung buku agar mempermudah pembaca atau pengunjung dalam mencari buku yang dimaksud c. Sumber : kartu katalog

d. Distribusi : dari proses membuat kartu katalog yang berasal dari buku besar setelah melewati analisa kategori bahan pustaka oleh petugas perpustakaan

e. Rangkap : 1 rangkap

f. Deskripsi : pembeda bahan pustaka, dilihat dari kode identifikasinya. Berada dipunggung buku

4. Kartu katalog

a. Nama dokumen : kartu katalog

b. Fungsi : menjadi acuan pengunjung dalam mencari bahan pustaka c. Sumber : buku besar

d. Distribusi : dari proses pendataan atau analisa bahan pustaka berdasarkan kategori bahan pustaka oleh petugas perpustakaan e. Rangkap : 1 rangkap

f. Deskripsi : alat bantu pengunjung dalam mencari bahan pustaka, berada di lemari katalog

5. Surat teguran

a. Nama dokumen : surat teguran

b. Fungsi : menjadi sebagai bentuk sangsi atau denda, bagi anggota yang melewati batas waktu pengembalian

c. Sumber : kartu peminjaman dan pengembalian

d. Distribusi : dari dilihatnya batas waktu pengembalian dari anggota oleh petugas perpustakaan, disertai dengan adanya tembusan dari seksi kepegawaian

e. Rangkap : 1 rangkap

f. Deskripsi : merupakan bentuk sangsi atau denda, bagi anggota yang melewati batas waktu pengembalian, disertai dengan adanya tembusan dari seksi kepegawaian

6. Surat tagihan

a. Nama dokumen : surat teguran

b. Fungsi : sebagai bentuk sangsi atau denda, bila mana bahan pustaka yang dipinjam hilang

d. Distribusi : dari dilihatnya batas waktu pengembalian bahan pustaka yang sudah terlampau lama sekali oleh petugas perpus dari anggota

e. Rangkap : 1 rangkap

f. Deskripsi : merupakan bentuk sangsi atau denda, bagi anggota yang menghilangkan bahan pustaka, disertai dengan tembusan dari seksi kepegawian

7. Laporan data peminjaman

a. Nama dokumen : laporan data peminjaman

b. Fungsi : sebagai bahan data-data peminjaman selama periode, berupa laporan untuk dilaporkan ke koordinator perpustakaan

c. Sumber : kartu peminjaman

d. Distribusi : dari proses pendataan peminjaman bahan pustaka oleh petugas, kemudian diberikan ke koordinator perpus

e. Rangkap : 1 rangkap

f. Deskripsi : berbentuk sebuah data laporan peminjaman bahan pustaka selama periode yang dibuat oleh petugas untuk diberikan kepada koordinator perpus

8. Laporan data pengembalian

b. Fungsi : sebagai bahan data-data pengembalian selama periode, berupa laporan untuk dilaporkan ke koordinator perpus

c. Sumber : kartu pengembalian

d. Distribusi : dari proses pendataan pengembalian bahan pustaka oleh petugas perpus untuk kemudian diberikan ke koor perpus

e. Rangkap : 1 rangkap

f. Deskripsi : berbentuk sebuah data laporan pengembalian bahan pustaka selama periode yang dibuat oleh petugas untuk diberikan ke koordinator perpus

9. Laporan data bahan pustaka

a. Nama dokumen : laporan data bahan pustaka

b. Fungsi : sebagai bahan data-data bahan pustaka yang ada selama periode, berupa laporan untuk dilaporkan ke koordinator perpus c. Sumber : buku besar

d. Distribusi : dari proses pendataan bahan pustaka yang ada oleh petugas perpus, untuk kemudian diberikan ke koordinator perpus e. Rangkap : 1 rangkap

g. Deskripsi : berbentuk sebuah data laporan bahan pustaka selama periode yang dibuat oleh petugas untuk diberikan ke koordinator perpus

4.1.2 Analisis prosedur yang berjalan

Prosedur yang sedang berjalan di Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi adalah sebagai berikut :

a. Anggota menyerahkan bahan pustaka kepada petugas perpustakaan pada saat akan menyumbangkan bahan pustaka kemudian petugas melakukan pendataan bahan pustaka tersebut untuk di catat ke dalam buku besar. Petugas menganalisa bahan pustaka yang telah dicatat didalam buku besar berdasarkan kategori bahan pustaka.

b. Petugas membuat kartu katalog yang datanya berasal dari hasil analisa sebelumnya. Petugas membuat label buku, kemudian menempelkan label tersebut sesuai dengan kode identifikasinya dan bahan pustaka yang telah selesai di beri label ditaruh di rak yang telah disediakan untuk dipinjamkan kepada pengunjung.

c. Anggota menanyakan kepada petugas perpustakaan tentang referensi bahan pustaka yang dibutuhkan. Petugas memberitahu kepada anggota lewat kartu katalog yang ada di lemari katalog.

d. Anggota mencatat kode katalog di kertas yang telah disediakan, kemudian kertas tersebut diserahkan kepada petugas perpustakaan untuk mencari bahan pustaka yang di butuhkan.

e. Petugas menyerahkan bahan pustaka tersebut kepada Anggota. Jika

pengunjung hendak meminjam bahan pustka tersebut dan status pengunjung adalah pegawai pusat vulkanologi (anggota) maka bahan pustaka tersebut dapat dipinjam ke rumah dan dapat juga di-copy-kan oleh

petugas yang data peminjam dan data pustaka dicatat pada kartu peminjaman. Dan jika status anggota bukan pegawai pusat vulkanologi , maka bahan pustaka tersebut hanya boleh untuk dibaca di tempat dan boleh untuk di-copy-kan oleh petugas.

f. Anggota mengembalikan bahan pustaka yang telah dipinjam, petugas melakukan pengecekan apakah anggota tersebut terlambat atau tidak dalam mengembalikan bahan pustaka. Jika tidak tepat waktu maka anggota akan petugas akan memberikan surat teguran untuk anggota yang melebihi batas waktu peminjaman ( 2 minggu ) dengan tembusan dari seksi kepegawaian. Jika bahan pustaka tersebut hilang maka petugas perpus akan memberikan surat tagihan terus menerus dengan surat tembusan dari seksi kepegawaian.

g. Petugas membuat laporan data bahan pustaka, laporan peminjaman buku, laporan pengembalian buku untuk diserahkan kepada Koordinator Perpustakaan

h. Koordinator perpustakaan merekap semua laporan yang diterima dari petugas perpustakaan sebagai laporan tahunan, kemudian diserahkan kepada seksi kepegawaian.

4.1.2.1 Flowmap yang sedang berjalan

ANGGOTA PETUGAS PERPUSTAKAAN

KOORDINATOR

PEPRPUSTAKAAN SEKSI KEPEGAWAIAN

Bahan pustaka Menyerah kan bahan pustaka Bahan pustaka Pendataan bahan pustaka Buku besar Menganalisis bahan pustaka berdasarkan kategori bahan pustaka Kartu katalog Label buku Membuat laporan bahan pustaka Laporan bahan pustaka Laporan bahan pustaka Kartu katalog Mencatat kode katalog Kode katalog

Kode katalog _{bahan pustaka} Mencari berdasarkan kode katalog

Status bahan pustaka

Tidak ada ada

Bahan pustaka Melakukan peminjaman Status peminjam Bahan pustaka pegawai Bahan pustaka umum Status pinjam Mengcopy bahan pustaka Membaca bahan pustaka ditempat Bahan pustaka Bahan pustaka Mengembalikan bahan pustaka Bahan pustaka Catat pada kartu peminjaman Kartu peminjaman Bahan pustaka Bahan pustaka Membuat laporan data peminjaman

bahan pustaka _{Laporan data} peminjaman bahan pustaka

Laporan data peminjaman bahan pustaka

Bahan pustaka Bahan pustaka Cek pinjam dan _{catat data} penegembalian pada kartu pengembalian Kartu peminjaman Cek keterlambatan denda Membuat surat teguran Bahan pustaka Tidak denda Surat teguran Surat teguran Mengemb alikan bahan pustaka Cek keadaan bahan pustaka Bahan pustaka Tidak hilang Catat pada kartu pengemba lian Laporan data pengembalian Surat teguran Laporan data pengembalian Surat tagihan Surat tagihan hilang Surat tagihan Surat tagihan Melakukan rekapitulasi laporan Laporan tahunan F L O W M A P P E N D A T A A N B A H A N P U S T A K A ket F L O W M A P P E M I N J A M A N B A H A N P U S T A K A F L O W M A P P E N G E M B A L I A N B A H A N P U S T A K A

4.1.2.2 Diagram Kontek

Diagram kontek merupakan gambaran secara umum untuk mengenai sebuah

system yang dirancang secara global, yaitu suatu diagram yang mempresentasikan atau menggambarkan hubungan antara sistem dengan lingkungan luar sistem yang mempengeruhioperasi sistem. Sistem ditunjukan dalam satu lingkaran yang menggambarkan keseluruhan proses dalam system dan hubungannya dengan entitas lain

SI PERPUSTAKAAN PUSAT VULKANOLOGI DAN MITIGASI

BENCANA GEOLOGI ANGGOTA

KOORDINATOR PERPUSTAKAAN

SEKSI KEPEGAWAIAN Bahan pustaka

Lap . Bahan pustaka Lap.peminjaman

Lap.pengembalian

Surat tagihan

Surat teguran Bahan pustaka, surat tagihan, surat teguran

Lap.bahan pustaka, lap. Peminjaman Lap. Pengembalian, surat teguran,

Surat tagihan

4.1.2.3 Data Flow Diagram

Anggota Bahan pustaka 1.0 Menyerahkan bahan pustaka baru kpd petugas

2.0 Input data bahan

pustaka baru

dt_bahan pustaka Buku besar

dt_bahan pustaka 3.0 Proses pendataan koleksi bahan pustaka dt_bahan pustaka 4.0 Cetak laporan bahan pustaka

Lap_ data bahan pustaka

Lap_bahan pustaka Lap_bahan pustaka Koordinator perpustakaan dt_bahan pustaka Kartu katalog Anggota

Gambar 4.3 DFD proses pendataan bahan pustaka level 0

Buku besar dt_bahan pustaka 3.1 Proses pemilihan jenis klasifikasi bahan pustaka

Klasifikasi bahan pustaka

3.2 Penyimpanan dt.bahan pustaka Dt_text book Text book Bulletin Jurnal dan majalah Artikel Skripsi dan thesis Peta Dt_bulletin

Dt_jurnal dan majalah

Dt_artikel Dt_skripsi,thesis Dt_peta procedings Lap_lapangan Lap_umum Dt_lap_umum Dt_lap_lapangan Dt_procedings

anggota Dt_bahan pustaka

1.0 Tanya bahan

pustaka yg dibutuhkan

Dt_bahan pustaka Petugas perpustakaan

Dt_bahan pustaka Kartu katalog

Dt_katalog bahan pustaka

Dt_kode katalog 2.0 Catat kode katalog Dt_kode katalog 3.0 Cek status bahan pustaka Tidak ada ada 4.0 Cek status peminjam

Gambar 4.5 DFD proses peminjaman bahan pustaka level 0

Petugas perpustakaan Dt_anggota

4.1 Proses cek status

anggota pegawai 4.2 Pinjam bahan pustaka Dt_bahan pustaka Kartu peminjaman Dt_peminjaman

Bukan pegawai (umum)

4.3 BP hanya dpt dibaca di tempat dan dicopy

saja anggota

Gambar 4.6 DFD cek status peminjam level 1 proses 4.0

anggota Bahan pustaka

1.0 Mengembalikan

BP yg dipinjam

Dt_bahan pustaka Kartu peminjaman Petugas perpus

2.0 Cek keterlambatan

status pinjam BP Tidak denda

3.0 Mengembalikan BP dan dicatat pd kartu pengembalian Dt_bahan pustaka Kartu pengembalian Dt_pengembalian,dt_bahan pustaka,dt_anggota denda 4.0 Membuat surat teguran Dt_bahan pustaka,dt_anggota 5.0 Cetak surat teguran Surat teguran Surat teguran Surat teguran Bahan pustaka 6.0 Mengembalikan BP Dt_bahan_pustaka.dt_anggota 7.0 Cek keadaan status BP Koordinator perpustakaan

Gambar 4.7 DFD proses pengembalian level 0

anggota 9.0 Cetak surat tagihan Surat tagihan 8.0 Buat surat tagihan Dt_bahan pustaka, Dt_anggota 7.1 Cek status BP

hilang Petugas perpustakaan Dt_bahan pustaka Tidak hilang 10.0 Catat pd k.pengembalian Dt_pengembalian, Dt_bahan pustaka, Dt_anggota Kartu pengembalian 11.0 Buat lap.pengembalian Lap_dt_pengembalian Lap_dt_pengembalian 12.0 Cetak lap..pengembalian Lap_dt_pengembalian Koordinator perpustakaan Surat tagihan

Gambar 4.8 DFD proses pengembalian (cek status keadaan bahan pustaka) level 1

Kepala perpus

Dt_laporan

1.0 Merekapitulasi lap.BP,lap.peminjaman,l

ap.pengembalian

Dt_laporan

2.0 Cetak rekapitulasi lap.BP,lap.peminjaman,la

p.pengembalian

Lap_rekapitulasi Seksi

kepegawaian

Gambar 4.9 DFD proses rekapitulasi laporan level 0

4.1.3 Evaluasi Sistem yang sedang berjalan

Manajemen suatu perpustakaan memiliki peranan penting dalam kelangsungan perpustakaan. Kegiatan pengolahan data dan pelayanan informasi merupakan suatu komponen manajemen yang dapat menunjang bidang-bidang lainnya yang berhubungan langsung dengan anggota perpustakaan. Setelah menganalisa flowmap sistem yang sedang berjalan, penyusun mengetahui terdapat banyak kelemahan pada sistem yang ada. Kelemahan-kelemahan yang ada menimbulkan permasalahan yang signifikan pada sistem manajemen perpustakaan dan membutuhkan suatu solusi yang tepat sebagai pemecahnya. Ada pun permasalahan-permaslahan itu dapat dirinci, sebagai berikut :

1. Permasalahan yang dihadapi :

b. Pengecekan data pustaka yang dipinjam tidak optimal sehingga ada pustaka yang tidak kembali setelah dipinjam.

c. Peminjaman dan pengembalian diproses secara manual sehingga waktu yang dibutuhkan relatif lama. Dan Pengelolaan data dilakukan secara manual sehingga dapat menimbulkan terjadinya duplikasi data tersebut. 2. kinerja sistem yang diharapkan

a. mempercepat waktu pencarian bahan pustaka

b. data yang dihasilkan menjadi lebih akurat, lengkap dan cepat c. tidak ada lagi bahan pustaka dan data yang hilang

4.2 Usulan Perancangan Sistem

Pada tahap perancangan sistem ini, penulis mencoba untuk membuat rancangan pemecahan masalah yang dihadapi pada sistem informasi perpustakaan pusat vulkanologi dan mitigasi bencana geologi . Tahap perancangan sistem ini merupakan tahap kelanjutan dari analisis sistem. Dalam tahap ini dilakukan perubahan-perubahan dan perbaikan perbaikan dari sistem yang sedang berjalan. Perancangan sistem dapat diartikan sebuah sistem baru atau pengganti atau tambahan terhadap sistem yang sedang berjalan.

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan dari pembuatan perancangan sistem ini adalah untuk mengatasi kekurangan–kekurangan yang ada pada sistem sebelumnya yang sedang berjalan sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat, efisien serta pembuatan

laporan yang akurat. Proses yang akan dirancang juga bertujuan untuk memperbaiki kinerja sistem, sehingga kelemahan yang ada pada sistem dapat diperbaiki. Mengurangi kesalahan yang biasa disebabakan oleh manusia (human error) dan memperlancar proses operasional. Mempercepat proses pembuatan laporan dan menjaga keamanan data perusahaan. Perancangan proses ini mencakup flowmap, diagram konteks, data flow diagram, dan kamus data yang dapat menjelaskan aliran data yang diproses sehingga menghasilkan informasi yang diinginkan.

4.2.2.Perancangan prosedur yang diusulkan

Prosedur merupakan tahapan-tahapan instruksi yang harus dilakukan untuk

mencapai tujuan. Perancangan prosedur merupakan hasil dari perubahan dan pengkoreksian dari sistem yang sedang berjalan, dimana sistem yang diusulkan diharapkan dapat menutupi kekurangan dari sistem yang sedang berjalan. Pada tahap perancangan prosedur ini akan dibuat flowmap yang akan menggambarkan prosedur yang akan berlangsung pada sistem yang diusulkan.

1. Petugas perpustakaan menerima bahan pustaka baru , kemudian petugas menginputkan data bahan pustaka berdasarkan kategori bahan pustaka ke dalam formulir bahan pustaka di database.

2. Petugas membuat formulir katalog dan menginputkan data bahan pustaka yang terdiri atas nama pengarang, judul, daerah dan subjek dan kategori bahan pustaka kemudian disimpan kedalam database .

3. Petugas membuat label buku kemudian menempelkan label tersebut sesuai dengan kode identifikasinya dan bahan pustaka yang telah selesai diberi label ditaruh di rak yang telah disediakan berdasarkan kategori bahan pustaka kemudian membuat laporan bahan pustaka untuk diserahkan kepada koordinator perpustakaan .

4. Anggota mengisi daftar Anggota di buku daftar pengunjung perpustakaan

5. Anggota menginputkan data bahan pustaka di komputer katalog yang terhubung dengan database untuk mengetahui apakah bahan pustaka tersedia atau tidak . Jika bahan pustaka statusnya tersedia kemudian anggota mencari bahan pustaka yang dimaksud di rak.

6. Jika anggota hendak meminjam bahan pustaka dengan status anggota adalah pegawai pusat vulkanologi maka bahan pustaka tersebut dapat dipinjam atau di-copy-kan oleh petugas. Tetapi jika status anggota perpustakaan bukan pegawai pusat vulkanologi ( umum ) maka bahan pustaka tersebut hanya boleh untuk dibaca ditempat atau dapat juga di copy-kan oleh petugas.

7. Petugas menginputkan data bahan pustaka yang akan dipinjam beserta data peminjam kedalam database

8. Anggota menyerahkan bahan pustaka yang dipinjam saat pengembalian bahan pustaka kemudian petugas menginpukan data pengembalian ke data base. Petugas memeriksa status peminjaman dan denda keterlambatan di database. Jika anggota tidak tepat waktu mengembalikan bahan pustaka maka petugas perpustakaan akan memberikan surat teguran untuk anggota yang melebihi batas waktu

peminjaman ( maksimal 2 minggu ) dengan tembusan dari seksi kepegawaian. Jika bahan pustaka tersebut hilang maka petugas perpustakaan akan memberikan surat tagihan terus menerus dengan surat tembusan dari seksi kepegawaian.

9. Petugas membuat laporan data bahan pustaka, laporan peminjaman buku, laporan pengembalian buku untuk diserahkan kepada Koordinator Perpustakaan

10. Koordinator perpustakaan merekap semua laporan yang diterima dari petugas perpustakaan sebagai laporan tahunan, kemudian diserahkan kepada seksi kepegawaian.

4.2.2.1 Flowmap yang diusulkan

ANGGOTA PETUGAS PERPUSTAKAAN KOORDINATOR

PEPRPUSTAKAAN SEKSI KEPEGAWAIAN

Bahan

pustaka Input data bahan _pustaka

database Data anggota

Input data anggota Data anggota Membuat daftar katalog bahan pustaka Label buku Buat laporan bahan pustaka Laporan bahan pustaka Laporan bahan pustaka Input data bahan

pustaka Cek status bahan pustaka Tidak ada Bahan pustaka ada Cek status peminjam Bahan pustaka pegawai Bahan pustaka umum Cek status pinjam Bahan pustaka baca Bahan pustaka copy Cek status pinjam Bahan pustaka Bahan pustaka copy pinjam

Input data pinjam Buat laporan peminjaman Laporan peminjaman Laporan peminjaman Cek keterlambatan Bahan pustaka Tidak denda Mencatat pada data pengembalian denda Membuat surat teguran Surat teguran _Surat teguran Surat teguran Cek keadaan bahan pustaka Bahan

pustaka Tidak hilang

Buat surat tagihan hilang Surat tagihan Surat tagihan Surat tagihan Surat tagihan Membuat laporan pengembalian Membuat laporan data anggota Laporan pengembalian Laporan pengembalian Laporan data anggota Laporan data anggota Membuat rekapitulasi Laporan tahunan Laporan tahunan

4.2.2.2 Diagram Kontek

SI PERPUSTAKAAN PUSAT VULKANOLOGI DAN MITIGASI

BENCANA GEOLOGI ANGGOTA

KOORDINATOR PERPUSTAKAAN

SEKSI KEPEGAWAIAN Bahan pustaka

Lap . Bahan pustaka Lap.peminjaman

Lap.pengembalian

Surat tagihan

Surat teguran Bahan pustaka, surat tagihan, surat teguran

Surat teguran, surat tagihan, lapran tahunan

4.2.2.3 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram adalah representasi dari suatu sistem yang menggambarkan bagian-bagian dari sistem tersebut beserta seluruh keterlibatan diantara bagian yang ada. Arus data pada DFD dapat berupa masukan untuk sistem ataupun keluaran yang disampaikan kepada pengguna sistem.

Petugas perpustakaan

Data bahan pustaka

1.0 Input dt_BP

F.Bahan pustaka Data bahan pustaka

2.0 Proses pendataan

koleksi BP

Data bahan pustaka

3.0 Cetak laporan

BP

Data bahan pustaka F.katalog

Lap_BP Koordinator

perpus

Rekapitulasi laporan Seksi

kepegawaian

2.1 Proses pemilihan

jenis klasifikasi BP

F.BP Data bahan pustaka

Kode bahan pustaka

2.2 Penyimpanan

data_BP

Gambar 4.13 DFD level 1 proses 2.0

Anggota dt_BP

1.0 Cari bahan

pustaka

F.katalog

dt_BP

2.0 Cek status Bahan Pustaka

Bahan pustaka tidak ada

Bahan pustaka ada

3.0 Cek status

peminjam Petugas

perpustakaan

3.1 Proses cek status anggota

Pegawai 3.2

Pinjam BP dt_BP F.peminjaman

Bukan_pegawai

3.3 BP hanya dapat dibaca di tempat/

dicopi

Petugas

perpustakaan dt_peminjaman

dt_anggota

anggota Bahan pustaka

1.0 Mengembalikan

BP yg dipinjam

Dt_bahan pustaka F.peminjaman Petugas perpus

2.0 Cek keterlambatan

status pinjam BP Tidak denda

3.0 Mengembalikan BP dan dicatat pd kartu pengembalian Dt_bahan pustaka

F.pengembalian

denda

4.0 Membuat surat

teguran

Dt_bahan pustaka,dt_anggota

5.0 Cetak surat

teguran

Surat teguran Surat teguran

Bahan pustaka

6.0 Mengembalikan

BP

7.0 Cek keadaan

status BP

Dt_bahan pustaka,dt_anggota

anggota 9.0 Cetak surat tagihan Surat tagihan 8.0 Buat surat tagihan Dt_bahan pustaka, Dt_anggota 7.1 Cek status BP

hilang Petugas perpus Dt_bahan pustaka Tidak hilang 10.0 Catat di F.pengembalian 11.0 Buat lap_pengembalian Lap_dt_pengembalian Lap_dt_pengembalian 12.0 Cetak lap_pengembalian Lap_dt_pengembalian Kepala perpus Surat tagihan

Gambar 4.17 DFD level 1 proses pengembalian (cek keadaan status bahan pustaka)

Kepala perpus Dt_laporan

1.0 Merekapitulasi lap.BP,lap.peminjaman,l ap.pengembalian Dt_laporan 2.0 Cetak rekapitulasi lap.BP,lap.peminjaman,la p.pengembalian Lap_rekapitulasi Seksi kepegawaian

4.2.2.4 Kamus data

Kamus data (data dictionary) merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada diagram aliran data. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir pada sistem secara lengkap. Kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan dan database.

Kamus data yang dibutuhkan untuk membuat apliksi pengolahan data perpustakaan, yaitu :

1. Data Anggota

Data anggota merupakan sebuah data yang menjadi acuan terhadap proses peminjaman bahan pustaka, dimana nama peminjam yang mengacu data anggotanya.

Nama dokumen : data anggota Fungsi : untuk data pegawai Sumber : bagian kepegawaian

Jumlah : 1 rangkap

Periode pembuatan : setiap satu bulan sekali

Item data : no_anggota, nama_anggota, tempat_lahir, tanggal_lahir, status_jabatan_karyawan, masa_berlaku, telpon.

2. Data Bahan Pustaka

Sarana penting dalam perpustakaan dimana buku sebagai sumber peminjaman yang terdapat pada perpustakaan.

Nama dokumen : data bahan pustaka

Fungsi : untuk data petugas perpustakaan Sumber : hibah, hadiah, beli

Jumlah : 1 rangkap

Periode pembuatan : setiap datang bahan pustaka yang baru

Item data : id_buku, nama_buku, nama_pengarang, nama_penerbit, jumlah_halaman, kategori_buku.

3. Data Peminjaman dan pengembalian

Peminjaman adalah sebuah proses yang terjadi di perpustakaan dimana seorang siswa meminjam buku kepada petugas perpustakaan. Nama dokumen : data peminjaman dan pengembalian

Fungsi : untuk data petugas perpustakaan

Sumber : formulir peminjaman dan pengembalian

Jumlah : 1 rangkap

Periode pembuatan : setiap satu bulan sekali

Item data :kode_laporan_peminjaman_dan_pengembalian,

nama_anggota,status_bahan_pustaka,tgl_peminjam an_dan_pengembalia

4.2.3 Evaluasi terhadap system yang berjalan

Dari system yang diusulkan di atas dapat terlihat bahwa seluruh proses pengolahan data dilakukan terkomputerisasi, sehingga diharapkan bisa meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di Bagian Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN 1.1 Kesimpulan

Sistem yang berjalan di perpustakaan Direktorat Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi Bandung adalah sistem yang masi manual.

Sistem yang masih manual itu antara lain: proses pendataan bahan pustaka, pendataan peminjaman, pengembalian, dan pendataan laporan tahunan. Untuk mengatasi permasalahan kurang efektif dan efisiennya sistem yang berjalan tersebut di atas, kemudian penulis merancang sistem usulan, yaitu sistem yang berbasis komputer atau dengan kata lain sistem yang terkomputerisasi. Setelah dilakukan analisis dan perancangan sistem maka telah dicapai salah satu alternatif solusinya adalah sebagai berikut:

1. Akan tercapainya penyimpanan, pencatatan dan pelaporan data perpustakaan menjadi terstruktur dan rapi

2. Akan tercapainya data yang diinformasikan selalu akurat dan memberikan waktu yang relatif singkat dalam pencarian data perpustakaan.

1.2 Saran

Agar pengolahan data yang ada di perpustakaan Direktorat Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi Bandung lebih efektif dan efisien, maka alangkah lebih baiknya jika diterapkan sistem informasi yang terkomputerisasi. Karena dengan menerapkan sistem informasi yang terkomputerisasi diharapkan bisa meningkatkan kinerja para karyawan yang

terlibat, sehingga pada akhirnya berimbas pada kualitas pelayanan perpustakaan yang lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Fathansyah. 2004. Sistem Basis Data Lanjutan. Bandung. Penerbit : Informatika.

[2] Hartono, MBA, Ph.D., Jogianto. 1999. Analisis dan Desain. Yogyakarta. Penerbit : Andi Yogyakarta.

[3] HM, Jogiyanto. 1989. Analisa dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta. Penerbit : Andi Offset.

[4] Witarto. 2004. Memahami Sistem Informasi. Bandung. Penerbit : Informatika.

Analisis Sistem Informasi Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan

Mitigasi Bencana Geologi

Laporan Kerja Praktek Lapangan

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program Strata Satu Jurusan Sistem Informasi

Oleh :

Maria Niken Purnamasari 10507180

Aulia Nurhayati 10507181

JURUSAN SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG 2010

DAFTAR ISI

LEMBAR JUDUL ……….…… i

LEMBAR PENGESAHAN ………...….…. ii

KATA PENGANTAR ………...…….…. iv

DAFTAR ISI ……….... v

DAFTAR TABEL ………..……viii

DAFTAR GAMBAR ……….……..… ix

DAFTAR SIMBOL ………...…….. xi

DAFTAR LAMPIRAN ……… xiii

BAB I PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan ……….……….... 1

1.2Identifikasi Masalah ………..….… 2

1.3Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan ………...……. 3

1.4Batasan Masalah ……….….…. 4

1.5Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan ………..……….. 5

BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem ………...….. 6

2.1.1 Elemen Sistem ………...…… 7

2.1.2 Karakteristik Sistem ………...……... 8

2.1.3 Klasifikasi Sistem ……….…... 11

2.2.1 Kualitas Informasi ………..………. 13

2.2.2 Nilai Informasi ………..………….. 14

2.3 Pengertian Sistem Informasi ………..……… 16

2.3.1 Komponen Sistem Informasi ………...……… 17

2.4 Metode Pendekatan Sistem ………..……. 18

2.5 Definisi Perpustakaan ………...……. 25

2.5.1 Maksud dan Tujuan Pendirian Perpustakaan ………. 26

2.5.2 Jenis-jenis Perpustakaan ………..…..…. 26

2.5.3 Peran,Tugas dan Fungsi perpustakaan ……… 28

BAB III PROFIL PERUSAHAAN 3.1 Tinjauan Umum Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi………..… 31

3.1.1 Visi dan Misi Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi ……….….. 33

3.2 Tinjauan Umum Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi ………..………. 35

3.2.1 Visi dan Misi Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi ……….… 35

3.2.2 Tugas dan Fungsi Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi ………..…. 36

3.4 Deskripsi Kerja ……….….. 38

BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN 4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan ………..…… 42

4.1.1 Analisis Dokumen ………..……… 43

4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang berjalan ………..……….. 49

4.1.2.1 Flowmap ………..………….. 51

4.1.2.2 Diagram Kontek ………..…………... 52

4.1.2.3 Data Flow Diagram ………..……….. 53

4.1.3 Evaluasi Sistem yang sedang berjalan ……..………... 56

4.2 Usulan Perancangan Sistem ………...… 57

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem ……….……. 57

4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan …….……….…… 58

4.2.2.1 Flowmap ……….……… 61

4.2.2.2 Diagram Konteks ……….…….…. 62

4.2.2.3 Data Flow Diagram ………...………. 63

4.2.2.4 Kamus Data ……… 68

4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem yang Diusulkan ……… 70

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ………...………… 71

5.2 Saran ……….………… 71

DAFTAR PUSTAKA ………73

DAFTAR LAMPIRAN

1. Lampiran bukti surat pengajuan kerja praktek ke perusahaan

2. Lampiran bukti / sudah melaksanakan kerja praktek dari perusahaan. 3. Daftar Hadir Kerja Praktek.

4. Daftar Bimbingan Kerja Praktek 5. Penilaian Kerja Praktek

DAFTAR PUSTAKA

[1] Fathansyah. 2004. Sistem Basis Data Lanjutan. Bandung. Penerbit : Informatika.

[2] Hartono, MBA, Ph.D., Jogianto. 1999. Analisis dan Desain. Yogyakarta. Penerbit : Andi Yogyakarta.

[3] HM, Jogiyanto. 1989. Analisa dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta. Penerbit : Andi Offset.

[4] Witarto. 2004. Memahami Sistem Informasi. Bandung. Penerbit : Informatika.

Analisis Sistem Informasi Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan

Mitigasi Bencana Geologi

Laporan Kerja Praktek Lapangan

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program Strata Satu Jurusan Sistem Informasi

Oleh :

Maria Niken Purnamasari 10507180 Aulia Nurhayati 10507181

JURUSAN SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG 2010

DAFTAR ISI

LEMBAR JUDUL ……….…… i

LEMBAR PENGESAHAN ………...….…. ii

KATA PENGANTAR ………...…….…. iv

DAFTAR ISI ……….... v

DAFTAR TABEL ………..……viii

DAFTAR GAMBAR ……….……..… ix

DAFTAR SIMBOL ………...…….. xi

DAFTAR LAMPIRAN ……… xiii

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan ……….……….... 1

1.2 Identifikasi Masalah ………..….… 2

1.3 Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan ………...……. 3

1.4 Batasan Masalah ……….….…. 4

1.5 Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan ………..……….. 5

BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem ………...….. 6

2.1.1 Elemen Sistem ………...…… 7

2.1.2 Karakteristik Sistem ………...……... 8

2.1.3 Klasifikasi Sistem ……….…... 11

2.2.1 Kualitas Informasi ………..………. 13

2.2.2 Nilai Informasi ………..………….. 14

2.3 Pengertian Sistem Informasi ………..……… 16

2.3.1 Komponen Sistem Informasi ………...……… 17

2.4 Metode Pendekatan Sistem ………..……. 18

2.5 Definisi Perpustakaan ………...……. 25

2.5.1 Maksud dan Tujuan Pendirian Perpustakaan ………. 26

2.5.2 Jenis-jenis Perpustakaan ………..…..…. 26

2.5.3 Peran,Tugas dan Fungsi perpustakaan ……… 28

BAB III PROFIL PERUSAHAAN 3.1 Tinjauan Umum Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi………..… 31

3.1.1 Visi dan Misi Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi ……….….. 33

3.2 Tinjauan Umum Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi ………..………. 35

3.2.1 Visi dan Misi Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi ……….… 35

3.2.2 Tugas dan Fungsi Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi ………..…. 36

3.4 Deskripsi Kerja ……….….. 38

BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN 4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan ………..…… 42

4.1.1 Analisis Dokumen ………..……… 43

4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang berjalan ………..……….. 49

4.1.2.1 Flowmap ………..………….. 51

4.1.2.2 Diagram Kontek ………..…………... 52

4.1.2.3 Data Flow Diagram ………..……….. 53

4.1.3 Evaluasi Sistem yang sedang berjalan ……..………... 56

4.2 Usulan Perancangan Sistem ………...… 57

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem ……….……. 57

4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan …….……….…… 58

4.2.2.1 Flowmap ……….……… 61

4.2.2.2 Diagram Konteks ……….…….…. 62

4.2.2.3 Data Flow Diagram ………...………. 63

4.2.2.4 Kamus Data ……… 68

4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem yang Diusulkan ……… 70

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ………...………… 71

5.2 Saran ……….………… 71

DAFTAR PUSTAKA ………73

DAFTAR LAMPIRAN

1. Lampiran bukti surat pengajuan kerja praktek ke perusahaan

2. Lampiran bukti / sudah melaksanakan kerja praktek dari perusahaan. 3. Daftar Hadir Kerja Praktek.

4. Daftar Bimbingan Kerja Praktek 5. Penilaian Kerja Praktek