Analisis prosedur yang berjalan

4.1.2 Analisis prosedur yang berjalan

Prosedur yang sedang berjalan di Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi adalah sebagai berikut : a. Anggota menyerahkan bahan pustaka kepada petugas perpustakaan pada saat akan menyumbangkan bahan pustaka kemudian petugas melakukan pendataan bahan pustaka tersebut untuk di catat ke dalam buku besar. Petugas menganalisa bahan pustaka yang telah dicatat didalam buku besar berdasarkan kategori bahan pustaka. b. Petugas membuat kartu katalog yang datanya berasal dari hasil analisa sebelumnya. Petugas membuat label buku, kemudian menempelkan label tersebut sesuai dengan kode identifikasinya dan bahan pustaka yang telah selesai di beri label ditaruh di rak yang telah disediakan untuk dipinjamkan kepada pengunjung. c. Anggota menanyakan kepada petugas perpustakaan tentang referensi bahan pustaka yang dibutuhkan. Petugas memberitahu kepada anggota lewat kartu katalog yang ada di lemari katalog. d. Anggota mencatat kode katalog di kertas yang telah disediakan, kemudian kertas tersebut diserahkan kepada petugas perpustakaan untuk mencari bahan pustaka yang di butuhkan. e. Petugas menyerahkan bahan pustaka tersebut kepada Anggota. Jika pengunjung hendak meminjam bahan pustka tersebut dan status pengunjung adalah pegawai pusat vulkanologi anggota maka bahan pustaka tersebut dapat dipinjam ke rumah dan dapat juga di-copy-kan oleh petugas yang data peminjam dan data pustaka dicatat pada kartu peminjaman. Dan jika status anggota bukan pegawai pusat vulkanologi , maka bahan pustaka tersebut hanya boleh untuk dibaca di tempat dan boleh untuk di-copy-kan oleh petugas. f. Anggota mengembalikan bahan pustaka yang telah dipinjam, petugas melakukan pengecekan apakah anggota tersebut terlambat atau tidak dalam mengembalikan bahan pustaka. Jika tidak tepat waktu maka anggota akan petugas akan memberikan surat teguran untuk anggota yang melebihi batas waktu peminjaman 2 minggu dengan tembusan dari seksi kepegawaian. Jika bahan pustaka tersebut hilang maka petugas perpus akan memberikan surat tagihan terus menerus dengan surat tembusan dari seksi kepegawaian. g. Petugas membuat laporan data bahan pustaka, laporan peminjaman buku, laporan pengembalian buku untuk diserahkan kepada Koordinator Perpustakaan h. Koordinator perpustakaan merekap semua laporan yang diterima dari petugas perpustakaan sebagai laporan tahunan, kemudian diserahkan kepada seksi kepegawaian.

4.1.2.1 Flowmap yang sedang berjalan

ANGGOTA PETUGAS PERPUSTAKAAN KOORDINATOR PEPRPUSTAKAAN SEKSI KEPEGAWAIAN Bahan pustaka Menyerah kan bahan pustaka Bahan pustaka Pendataan bahan pustaka Buku besar Menganalisis bahan pustaka berdasarkan kategori bahan pustaka Kartu katalog Label buku Membuat laporan bahan pustaka Laporan bahan pustaka Laporan bahan pustaka Kartu katalog Mencatat kode katalog Kode katalog Kode katalog Mencari bahan pustaka berdasarkan kode katalog Status bahan pustaka Tidak ada ada Bahan pustaka Melakukan peminjaman Status peminjam Bahan pustaka pegawai Bahan pustaka umum Status pinjam Mengcopy bahan pustaka Membaca bahan pustaka ditempat Bahan pustaka Bahan pustaka Mengembalikan bahan pustaka Bahan pustaka Catat pada kartu peminjaman Kartu peminjaman Bahan pustaka Bahan pustaka Membuat laporan data peminjaman bahan pustaka Laporan data peminjaman bahan pustaka Laporan data peminjaman bahan pustaka Bahan pustaka Bahan pustaka Cek pinjam dan catat data penegembalian pada kartu pengembalian Kartu peminjaman Cek keterlambatan denda Membuat surat teguran Bahan pustaka Tidak denda Surat teguran Surat teguran Mengemb alikan bahan pustaka Cek keadaan bahan pustaka Bahan pustaka Tidak hilang Catat pada kartu pengemba lian Laporan data pengembalian Surat teguran Laporan data pengembalian Surat tagihan Surat tagihan hilang Surat tagihan Surat tagihan Melakukan rekapitulasi laporan Laporan tahunan F L O W M A P P E N D A T A A N B A H A N P U S T A K A ket F L O W M A P P E M I N J A M A N B A H A N P U S T A K A F L O W M A P P E N G E M B A L I A N B A H A N P U S T A K A Gambar 4.1 Flowmap yang sedang berjalan

4.1.2.2 Diagram Kontek

Diagram kontek merupakan gambaran secara umum untuk mengenai sebuah system yang dirancang secara global, yaitu suatu diagram yang mempresentasikan atau menggambarkan hubungan antara sistem dengan lingkungan luar sistem yang mempengeruhioperasi sistem. Sistem ditunjukan dalam satu lingkaran yang menggambarkan keseluruhan proses dalam system dan hubungannya dengan entitas lain SI PERPUSTAKAAN PUSAT VULKANOLOGI DAN MITIGASI BENCANA GEOLOGI ANGGOTA KOORDINATOR PERPUSTAKAAN SEKSI KEPEGAWAIAN Bahan pustaka Lap . Bahan pustaka Lap.peminjaman Lap.pengembalian Surat tagihan Surat teguran Bahan pustaka, surat tagihan, surat teguran Lap.bahan pustaka, lap. Peminjaman Lap. Pengembalian, surat teguran, Surat tagihan Gambar 4.2 Diagram Konteks yang sedang berjalan

4.1.2.3 Data Flow Diagram

Anggota Bahan pustaka 1.0 Menyerahkan bahan pustaka baru kpd petugas 2.0 Input data bahan pustaka baru dt_bahan pustaka Buku besar dt_bahan pustaka 3.0 Proses pendataan koleksi bahan pustaka dt_bahan pustaka 4.0 Cetak laporan bahan pustaka Lap_ data bahan pustaka Lap_bahan pustaka Lap_bahan pustaka Koordinator perpustakaan dt_bahan pustaka Kartu katalog Anggota Gambar 4.3 DFD proses pendataan bahan pustaka level 0 Buku besar dt_bahan pustaka 3.1 Proses pemilihan jenis klasifikasi bahan pustaka Klasifikasi bahan pustaka 3.2 Penyimpanan dt.bahan pustaka Dt_text book Text book Bulletin Jurnal dan majalah Artikel Skripsi dan thesis Peta Dt_bulletin Dt_jurnal dan majalah Dt_artikel Dt_skripsi,thesis Dt_peta procedings Lap_lapangan Lap_umum Dt_lap_umum Dt_lap_lapangan Dt_procedings Gambar 4.4 DFD level 1 proses 3 anggota Dt_bahan pustaka 1.0 Tanya bahan pustaka yg dibutuhkan Dt_bahan pustaka Petugas perpustakaan Dt_bahan pustaka Kartu katalog Dt_katalog bahan pustaka Dt_kode katalog 2.0 Catat kode katalog Dt_kode katalog 3.0 Cek status bahan pustaka Tidak ada ada 4.0 Cek status peminjam Gambar 4.5 DFD proses peminjaman bahan pustaka level 0 Petugas perpustakaan Dt_anggota 4.1 Proses cek status anggota pegawai 4.2 Pinjam bahan pustaka Dt_bahan pustaka Kartu peminjaman Dt_peminjaman Bukan pegawai umum 4.3 BP hanya dpt dibaca di tempat dan dicopy saja anggota Gambar 4.6 DFD cek status peminjam level 1 proses 4.0 anggota Bahan pustaka 1.0 Mengembalikan BP yg dipinjam Dt_bahan pustaka Kartu peminjaman Petugas perpus 2.0 Cek keterlambatan status pinjam BP Tidak denda 3.0 Mengembalikan BP dan dicatat pd kartu pengembalian Dt_bahan pustaka Kartu pengembalian Dt_pengembalian,dt_bahan pustaka,dt_anggota denda 4.0 Membuat surat teguran Dt_bahan pustaka,dt_anggota 5.0 Cetak surat teguran Surat teguran Surat teguran Surat teguran Bahan pustaka 6.0 Mengembalikan BP Dt_bahan_pustaka.dt_anggota 7.0 Cek keadaan status BP Koordinator perpustakaan Gambar 4.7 DFD proses pengembalian level 0 anggota 9.0 Cetak surat tagihan Surat tagihan 8.0 Buat surat tagihan Dt_bahan pustaka, Dt_anggota 7.1 Cek status BP hilang Petugas perpustakaan Dt_bahan pustaka Tidak hilang 10.0 Catat pd k.pengembalian Dt_pengembalian, Dt_bahan pustaka, Dt_anggota Kartu pengembalian 11.0 Buat lap.pengembalian Lap_dt_pengembalian Lap_dt_pengembalian 12.0 Cetak lap..pengembalian Lap_dt_pengembalian Koordinator perpustakaan Surat tagihan Gambar 4.8 DFD proses pengembalian cek status keadaan bahan pustaka level 1 Kepala perpus Dt_laporan 1.0 Merekapitulasi lap.BP,lap.peminjaman,l ap.pengembalian Dt_laporan 2.0 Cetak rekapitulasi lap.BP,lap.peminjaman,la p.pengembalian Lap_rekapitulasi Seksi kepegawaian Gambar 4.9 DFD proses rekapitulasi laporan level 0

4.1.3 Evaluasi Sistem yang sedang berjalan