4.1.2 Analisis prosedur yang berjalan
Prosedur yang sedang berjalan di Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi adalah sebagai berikut :
a. Anggota menyerahkan bahan pustaka kepada petugas perpustakaan pada saat akan menyumbangkan bahan pustaka kemudian petugas melakukan
pendataan bahan pustaka tersebut untuk di catat ke dalam buku besar. Petugas menganalisa bahan pustaka yang telah dicatat didalam buku besar
berdasarkan kategori bahan pustaka. b. Petugas membuat kartu katalog yang datanya berasal dari hasil analisa
sebelumnya. Petugas membuat label buku, kemudian menempelkan label tersebut sesuai dengan kode identifikasinya dan bahan pustaka yang telah
selesai di beri label ditaruh di rak yang telah disediakan untuk dipinjamkan kepada pengunjung.
c. Anggota menanyakan kepada petugas perpustakaan tentang referensi bahan pustaka yang dibutuhkan. Petugas memberitahu kepada anggota
lewat kartu katalog yang ada di lemari katalog. d. Anggota mencatat kode katalog di kertas yang telah disediakan, kemudian
kertas tersebut diserahkan kepada petugas perpustakaan untuk mencari bahan pustaka yang di butuhkan.
e. Petugas menyerahkan bahan pustaka tersebut kepada Anggota. Jika pengunjung hendak meminjam bahan pustka tersebut dan status
pengunjung adalah pegawai pusat vulkanologi anggota maka bahan pustaka tersebut dapat dipinjam ke rumah dan dapat juga di-copy-kan oleh
petugas yang data peminjam dan data pustaka dicatat pada kartu peminjaman. Dan jika status anggota bukan pegawai pusat vulkanologi ,
maka bahan pustaka tersebut hanya boleh untuk dibaca di tempat dan boleh untuk di-copy-kan oleh petugas.
f. Anggota mengembalikan bahan pustaka yang telah dipinjam, petugas melakukan pengecekan apakah anggota tersebut terlambat atau tidak
dalam mengembalikan bahan pustaka. Jika tidak tepat waktu maka anggota akan petugas akan memberikan surat teguran untuk anggota
yang melebihi batas waktu peminjaman 2 minggu dengan tembusan dari seksi kepegawaian. Jika bahan pustaka tersebut hilang maka petugas
perpus akan memberikan surat tagihan terus menerus dengan surat tembusan dari seksi kepegawaian.
g. Petugas membuat laporan data bahan pustaka, laporan peminjaman buku, laporan pengembalian buku untuk diserahkan kepada Koordinator
Perpustakaan h. Koordinator perpustakaan merekap semua laporan yang diterima dari
petugas perpustakaan sebagai laporan tahunan, kemudian diserahkan kepada seksi kepegawaian.
4.1.2.1 Flowmap yang sedang berjalan
ANGGOTA PETUGAS
PERPUSTAKAAN KOORDINATOR
PEPRPUSTAKAAN SEKSI KEPEGAWAIAN
Bahan pustaka Menyerah
kan bahan pustaka
Bahan pustaka Pendataan
bahan pustaka Buku besar
Menganalisis bahan pustaka
berdasarkan kategori
bahan pustaka Kartu katalog
Label buku Membuat
laporan bahan pustaka
Laporan bahan pustaka
Laporan bahan pustaka
Kartu katalog Mencatat
kode katalog
Kode katalog Kode katalog
Mencari bahan pustaka
berdasarkan kode katalog
Status bahan pustaka
Tidak ada ada
Bahan pustaka Melakukan
peminjaman Status
peminjam Bahan pustaka
pegawai Bahan pustaka
umum Status pinjam
Mengcopy bahan
pustaka Membaca
bahan pustaka
ditempat Bahan pustaka
Bahan pustaka Mengembalikan
bahan pustaka Bahan pustaka
Catat pada kartu
peminjaman Kartu peminjaman
Bahan pustaka Bahan pustaka
Membuat laporan data
peminjaman bahan pustaka
Laporan data peminjaman
bahan pustaka Laporan data
peminjaman bahan pustaka
Bahan pustaka Bahan pustaka
Cek pinjam dan catat data
penegembalian pada kartu
pengembalian Kartu
peminjaman Cek
keterlambatan denda
Membuat surat
teguran Bahan
pustaka Tidak denda
Surat teguran Surat teguran
Mengemb alikan
bahan pustaka
Cek keadaan bahan pustaka
Bahan pustaka
Tidak hilang Catat
pada kartu pengemba
lian Laporan data
pengembalian Surat teguran
Laporan data pengembalian
Surat tagihan Surat tagihan
hilang Surat tagihan
Surat tagihan Melakukan
rekapitulasi laporan
Laporan tahunan F
L O
W M
A P
P E
N D
A T
A A
N
B A
H A
N P
U S
T A
K A
ket
F L
O W
M A
P P
E M
I N
J A
M A
N B
A H
A N
P U
S T
A K
A
F L
O W
M A
P P
E N
G E
M B
A L
I A
N B
A H
A N
P U
S T
A K
A
Gambar 4.1 Flowmap yang sedang berjalan
4.1.2.2 Diagram Kontek
Diagram kontek merupakan gambaran secara umum untuk mengenai sebuah system yang dirancang secara global, yaitu suatu diagram yang mempresentasikan
atau menggambarkan hubungan antara sistem dengan lingkungan luar sistem yang mempengeruhioperasi sistem. Sistem ditunjukan dalam satu lingkaran yang
menggambarkan keseluruhan proses dalam system dan hubungannya dengan entitas lain
SI PERPUSTAKAAN PUSAT
VULKANOLOGI DAN MITIGASI BENCANA GEOLOGI
ANGGOTA
KOORDINATOR PERPUSTAKAAN
SEKSI KEPEGAWAIAN
Bahan pustaka
Lap . Bahan pustaka Lap.peminjaman
Lap.pengembalian Surat tagihan
Surat teguran Bahan pustaka, surat tagihan, surat teguran
Lap.bahan pustaka, lap. Peminjaman Lap. Pengembalian, surat teguran,
Surat tagihan
Gambar 4.2 Diagram Konteks yang sedang berjalan
4.1.2.3 Data Flow Diagram
Anggota
Bahan pustaka 1.0
Menyerahkan bahan pustaka
baru kpd petugas
2.0 Input data bahan
pustaka baru dt_bahan pustaka
Buku besar
dt_bahan pustaka
3.0 Proses pendataan
koleksi bahan pustaka
dt_bahan pustaka 4.0
Cetak laporan bahan pustaka
Lap_ data bahan pustaka Lap_bahan
pustaka Lap_bahan pustaka
Koordinator perpustakaan
dt_bahan pustaka Kartu katalog
Anggota
Gambar 4.3 DFD proses pendataan bahan pustaka level 0
Buku besar
dt_bahan pustaka
3.1 Proses pemilihan
jenis klasifikasi bahan pustaka
Klasifikasi bahan pustaka
3.2 Penyimpanan
dt.bahan pustaka
Dt_text book Text book
Bulletin Jurnal dan
majalah
Artikel Skripsi dan
thesis Peta
Dt_bulletin Dt_jurnal dan majalah
Dt_artikel
Dt_skripsi,thesis Dt_peta
procedings Lap_lapangan
Lap_umum Dt_lap_umum
Dt_lap_lapangan Dt_procedings
Gambar 4.4 DFD level 1 proses 3
anggota
Dt_bahan pustaka
1.0 Tanya bahan
pustaka yg dibutuhkan
Dt_bahan pustaka
Petugas perpustakaan
Dt_bahan pustaka
Kartu katalog
Dt_katalog bahan pustaka
Dt_kode katalog
2.0 Catat kode
katalog
Dt_kode katalog
3.0 Cek status
bahan pustaka
Tidak ada
ada
4.0 Cek status
peminjam
Gambar 4.5 DFD proses peminjaman bahan pustaka level 0
Petugas perpustakaan
Dt_anggota 4.1
Proses cek status anggota
pegawai
4.2 Pinjam bahan
pustaka
Dt_bahan pustaka
Kartu peminjaman
Dt_peminjaman Bukan pegawai umum
4.3 BP hanya dpt dibaca
di tempat dan dicopy saja
anggota
Gambar 4.6 DFD cek status peminjam level 1 proses 4.0
anggota
Bahan pustaka
1.0 Mengembalikan
BP yg dipinjam
Dt_bahan pustaka Kartu peminjaman
Petugas perpus
2.0 Cek keterlambatan
status pinjam BP Tidak denda
3.0 Mengembalikan BP
dan dicatat pd kartu pengembalian
Dt_bahan pustaka Kartu
pengembalian Dt_pengembalian,dt_bahan pustaka,dt_anggota
denda 4.0
Membuat surat teguran
Dt_bahan pustaka,dt_anggota 5.0
Cetak surat teguran
Surat teguran
Surat teguran
Surat teguran
Bahan pustaka
6.0 Mengembalikan
BP
Dt_bahan_pustaka.dt_anggota
7.0 Cek keadaan
status BP
Koordinator perpustakaan
Gambar 4.7 DFD proses pengembalian level 0
anggota
9.0 Cetak surat
tagihan
Surat tagihan
8.0 Buat surat
tagihan
Dt_bahan pustaka, Dt_anggota
7.1 Cek status BP
hilang
Petugas perpustakaan
Dt_bahan pustaka
Tidak hilang
10.0 Catat pd
k.pengembalian
Dt_pengembalian, Dt_bahan pustaka,
Dt_anggota
Kartu pengembalian
11.0 Buat
lap.pengembalian
Lap_dt_pengembalian
Lap_dt_pengembalian
12.0 Cetak
lap..pengembalian
Lap_dt_pengembalian
Koordinator perpustakaan
Surat tagihan
Gambar 4.8 DFD proses pengembalian cek status keadaan bahan pustaka level 1
Kepala perpus
Dt_laporan
1.0 Merekapitulasi
lap.BP,lap.peminjaman,l ap.pengembalian
Dt_laporan
2.0 Cetak rekapitulasi
lap.BP,lap.peminjaman,la p.pengembalian
Lap_rekapitulasi
Seksi kepegawaian
Gambar 4.9 DFD proses rekapitulasi laporan level 0
4.1.3 Evaluasi Sistem yang sedang berjalan