bahwa yang dicatat dalam kartu kendali tersebut hanya surat masuk atau keluar penting saja, sedangkan surat-surat biasa atau rutin dicatat dalam lembar
pengantar surat biasa. Dalam hal ini surat rahasia pun dicatat pula tersendiri dalam lembar pengantar surat rahasia oleh petugas yang telah ditunjuk oleh petugas
kantor. Menurut Hadi Abubakar ,1996:33 pada dasarnya sistem kartu kendali ini untuk
melaksanakan pengurusan dan pengendalian surat masuk atau keluar terbagi 5 kegiatan yaitu:
1. Penerimaan surat masuk atau keluar
2. Mencatat surat masuk atau keluar
3. Mengarahkan atau mengendalikan
4. Penyampaian ke unit pengolah
5. Penyimpanan atau penataan arsip.
2.2.3. Tahap Referensi
Pada tahap ini, surat-surat tersebut digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari, dan surat tersebut di klasifikasikan, diindeks kalau perlu digunakan
tunjuk silang, selesai digunakan difiling penataan berkas dan kalau diperlukan dicari kembali atau ditemukan kembali Hadi Abubakar,1996:20.
2.3. Sistem Penataan Arsip
Yang dimaksud dengan sistem penataan arsip atau Archief System Bahasa Belanda, atau biasa juga disebut dengan filling system Bahasa Inggris
adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tantanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara
aman dan ekonomis. Menurut sedarmayanti 2003:70 ada 5 lima macam sistem penataan arsip yaitu:
1. Sistem AbjadAlphabetical Filling system
Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A
sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Persiapan penataan arsip berdasarkan Abjad
Universitas Sumatera Utara
a. Faham peraturan pengindeks
b. Menyiapkan lembar tunjuk silang, bila perlu
c. Menyiapkan peralatan arsip
Gambar 1: Sistem AbjadAlphabetical Filling System Sumber : Sedarmayanti,2003:71
2. Sistem MasalahPerihalSubject Filing System
Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah
yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Persiapan penataan arsip berdasarkan masalh :
a. Menyusun daftar indeks
b. Menyiapkan kartu indeks
c. Menyiapkan peralatan arsip
Gambar 2: Sistem masalahperihal Subject Filling System Sumber : Sedarmayanti,2003:73
Universitas Sumatera Utara
3. Sistem NomorNumerical Filing System
Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau
setiap masalah diberi nomor tertentu. Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor
a. Menyusun pola klasifikasi arsip
b. Menyiapkan peralatan arsip
Gambar 3 :Sistem Nomor Numerical Filing Sistem Sumber : Sedarmayanti,2003:74
4. Sistem TanggalUrutan WaktuCronological Filing System
Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya
tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat, akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat.
Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal a.
Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun b.
Menyiapkan peralatan arsip
Universitas Sumatera Utara
Gambar 4 : Sistem TanggalUrutan Waktu Sumber : Sedarmayanti,2003:75
5. Sistem wilayahDaerahRegionalgeographical filing system
Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat lokasi, daerah atau wilayah tertentu.
Persiapan penataan berdasarkan wilayah a.
Menentukan pengelompokan daerahwilayah b.
Menyiapkan peralatan arsip
Gambar 5 : Sistem WilayahDaerah Sumber : Sedarmayanti,2003:74
2.4. Temu Kembali Arsip
