d. Terhindar dari kemungkunan dari serangan api, air, serangga dan
sebagainya. 2.
Tempat Penyimpanan Arsip Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada
udara diantara berkas yang disimpan, tingkat kelembaban yang diinginkan perlu dipenuhi.
3. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip
Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barus kamper di tempat penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia,secara
berkala. 4.
Larangan-larangan Perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan, antara lain :
a. Dilarang membawa danatau makan ditempat penyimpanan arsip
b. Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok karena percikan
api dapat menimbulkan bahaya kebakaran. 5.
Kebersihan Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain.
a. Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri.
Dengan demikian setiap pejabat yang bertanggung jawab atas pengolahan arsip harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip
harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.
b. Agar penanggungjawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi
apakah sesuatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.
2.6. Pencegahan Kerusakan Arsip
Bermacam macam cara untuk mencegah rusaknya arsip, antara lain dengan cara :
1. Penggunaan Air Condotion
Dalam ruangan penyimpanan, menyebabkan kelembaban dan kebersihan udara dapat diatur dengan baik.
2. Fumigasi
Universitas Sumatera Utara
Yaitu penyemprotan bahan kimia untuk mencegahmembasmi serangga atau bakteri.
Fumigasi dapat dilakukan dengan 4 cara yaitu : a.
Fumigasi untuk seluruh gudang b.
Fumigasi untuk beberapa ratus bundel arsip c.
Fumigasi untuk beberapa bundel arsip d.
Fumigasi rutin 3.
Restorasi Arsip Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat digunakan dan
disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu :
a. Tradisional
Yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade” dan “chiffon”. b.
Laminasi Yaitu pekerjaan menutup kertasarsip diantara dua lembar plastik
4. Microfilm
Adalah suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan
Keuntungan penggunaan mikro film a.
Menghemat ruangan microfilm dapat memperkecil arsip sampai ±2 dari ukuran orsinilnya.
b. Melindungi arsip dari kerusakan lebih tahan lama
c. Memudahkan penggunaan karena bebtuknya kecil.
d. Tampak lebih rapi
Kerugian penggunaan microfilm a.
Biaya tinggi b.
Untuk membuat micro film, diperlukan keahlian khusus c.
Kesukaran dalam memperbaharuimerubah isi microfilm yang sudah tersusun
d. Untuk membaca microfilm diperlukan microreader alat pembaca
microfilm e.
Proses pembuatan micro film arsip sulit Sedarmayanti, 2003 : 112.
Universitas Sumatera Utara
2.7. Tahap Penyusutan
Sesuai dengan peraturan Pemerintah Nomor: 43 Tahun 1979 penyusutan arsip berarti Hadi Abubakar, 1996:21 :
a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam
lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan-badan pemerintah masing-masing.
b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. c. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional.
Menurut Boedi Martono 1994:39 secara keseluruhan tujuan panyusutan arsip adalah :
a. Mendapatkan penghematan dan effesiensi
b. Pendayagunaan arsip dinamis aktif dan inaktif
c. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang
masih diperlukan dan bernilai tinggi d.
Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi. Program penyusutan arsip dilandaskan pada suatu pemikiran bahwa
sebagian besar arsip yang tercipta tidak perlu disimpan jika ditinjau dari kegunaannya, arsip dapat digolongkan menjadi dua tipe, arsip sementara dan arsip
permanen. Arsip sementara adalah arsip yang akan dimusnahkan jika kegunaanny bagi manajemen telah selesai, jangka waktu penyimpanannya retensi dapat
hanya beberapa hari, beberapa bulan hingga jangka waktu jauh lebih lama, misalnya 10 tahun 20 tahun bahkan lebih.
Adapun arsip permanen adalah arsip yang harus dipertahankan kelangsungan hidupnya setelah kegunaannya bagi manajemen sudah selesai.
2.8.Tahap Pemusnahan
Sesuai dengan pasal 7 peraturan pemerintah Nomor 34 tahun 1979 pemusnahan arsip dapat dilakukan oleh lembaga-lembaga atau badan pemerintah
terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan sebagaimana tercantum dalam jadwal retensi arsip pada
instansi masing-masing. Pelaksanaan pemusnahan kearsipan harus melalaui tahap
Universitas Sumatera Utara
yang telah ditentukan supaya lebih objektif dalam penilaian arsip yang akan dimusnahkan, serta berita acara pemusnahan arsip.
Pemusnahan arsip yang dilaksanakan oleh unit pengolahsatuan kerja meliputi arsip-arsip yang tidak penting dan dilaksanakan berdasarkan kententuan
sebagai berikut : a.
pemusnahan dilaksanakan dengan membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan
b. pemusnahan arsip-arsip harus diketahui oleh pejabat-pejabat yang
berwewenang c.
pemusnahan dilakukan dengan berita acara pemusnahan arsip. Menurut Wursanto 1991:220 pemusnahan arsip yang dilakukan oleh
lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Lembaga-lembaga Negara atau badan pemerintah dapat melakukan
pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan sebagaimana tercantum dalam
jadwal retensi arsip masing-masing.
b. Pemusnahan arsip-arsip yang mempunyai waktu penyimpanan arsip 10
sepiluh tahun atau lebih, dilaksanakan dengan ketetapan pimpinan lembaga NegaraBadan pemerintahan masing-masing setelah
memperhatikan pertimbangan dari panitia penilai arsip serta badan pemeriksa keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan atau
badan admnistrasi kepegawaian Negara sepanjang menyangkut arsip kepegawaian, dan arsip nasional.
c. Pemusnahan arsip kepegawaian dari badan pemerintah yang berbentuk
badan usaha Negara atau Badan-badan Usaha lainnya yang tata kepegawaiannya diatur bedasarkan peraturan perundang-undangan
tersendiri tidak memerlukan persetujuan Kepala Badan Administrasi Negara, tetapi tetap dengan memperhatikan pendapat dari Arsip
Nasional.
d. Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan
secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilaksanakan secara total,
yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.
e. Pemusnahan arsip disaksikan oleh 2 dua pejabat dari bidang
hukumperundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan pemerintahan yang
bersangkutan.
f. Untuk pelaksanaan pemusnahan arsip dibuat daftar pertelaan Arsip
dari arsip-arsip yang dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan arsip.
Universitas Sumatera Utara
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1.Sejarah PT. Asuransi Staco Mandiri
PT. Asuransi Staco Mandiri didirikan di Jakarta pada tanggal 10 Februari 1990 dengan Akte Notaris H. Asmawel Amin S.H. dan telah disahkan oleh
Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan surat No. C.2.960.HT.01.01 tahun 1990 tertanggal 26 Februari 1990 dengan nama PT Staco Jasapratama
General Insurance. Izin usaha telah diberikan oleh Menteri Keuangan Republik Indonesia dengan surat keputusan Nomor : Kep.230KM.131990 tertanggal 5
April 1990. Sesuai dengan Akta Notaris Nomor 3, tanggal 2 Mei 2011 yang dibuat
oleh Aulia Taufani, S.H. sebagai pengganti dari Notaris Sutjipto, S.H. dan sesuai keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor :
AHU-27973.AH.01. 02.Tahun 2011, tanggal 6 Juni 2011, PT. Staco Jasapratama berubah nama menjadi PT. Asuransi Staco Mandiri.
PT. Asuransi Staco Mandiri bergerak dibidang asuransi kerugian didukung dengan permodalan yang jumlahnya meningkat secara bertahap sejalan dengan
perkembangan usaha. Diawali dengan jumlah modal dasar sebesar Rp. 15.000.000.000,- dan modal disetor sebesar Rp. 6.000.000.000,- secara bertahap
ditingkatkan sehingga kini memiliki modal dasar sebesar Rp. 115.000.000.000,- dan modal disetor sebesar Rp. 59.282.000.000,-.
PT. Asuransi Staco Mandiri sampai saat ini sudah memiliki 12 dua belas kantor cabang yang tersebar di Jakarta Jakarta 1, Jakarta 2, Jakarta 3, Kantor
Cabang Utama, Tangerang, Bandung, Semarang, Surabaya, Medan, Pekanbaru, Makassar dan Cabang Syariah, serta 5 lima kantor pemasaran di Bekasi, Bandar
Lampung, Palembang, Bali dan Balikpapan.untuk meningkatkan pelayanan, pengembangan jaringan usaha akan dilakukan secara bertahap.
Pada tahun 2004, 2005 dan 2006 PT. Asuransi Staco Mandiri menerima
penghargaan berupa Golden Trophy Infobank Award atas prestasi kinerja dengan predikat “sangat bagus” yang diperoleh selama 5 tahun berturut-turut,
sehingga PT. Asuransi Staco Mandiri masuk kategori perusahaan asuransi yang
Universitas Sumatera Utara
