TAP.COM - SISTEM INFORMASI PENDISTRIBUSIAN PADA PT.CITRA ENDAH MANDIRI MEDAN ...

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

SISTEM INFORMASI PENDISTRIBUSIAN PADA

PT.CITRA ENDAH MANDIRI

MEDAN

TUGAS AKHIR

NITIKA

062406162

PROGRAM STUDI DIPLOMA KOMPUTER

DEPARTEMEN MATEMATIKA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUANALAM

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

2009

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

SISTEM INFORMASI PENDISTRIBUSIAN PADA PT.CITRA ENDAH MANDIRI

MEDAN

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk melengkapi tugas dan syarat mencapai gelar Ahli Madya

NITIKA 062406162

PROGRAM STUDI DIPLOMA KOMPUTER DEPARTEMEN MATEMATIKA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2009

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. PERSETUJUAN

Judul : SISTEM INFORMASI PENDISTRIBUSIAN

PADA

PT.CITRA ENDAH MANDIRI MEDAN

Kategori : TUGAS AKHIR

Nama : NITIKA

Nomor Induk Mahasiswa : 062406162

Program Studi : DIPLOMA (D3) KOMPUTER

Departemen : MATEMATIKA

Fakultas : MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN

ALAM UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Diluluskan di Medan, Juni 2009

Diketahui/Disetujui oleh

Departemen Matematika FMIPA USU Pembimbing,

Ketua,

Dr. Saib Suwilo, M.Sc Prof. Dr. Opim Salim Sitompul,

M.Sc

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. PERNYATAAN

STUDI PEMBUKTIAN KEBERADAAN SIMPUL NORMAL DARI POLINOMIAL SIMPUL

SKRIPSI

Saya mengakui bahwa skripsi ini adalah hasil kerja saya sendiri, kecuali beberapa kutipan dan ringkasan yang masing-masing disebutkan sumbernya.

Medan, Juni 2009

NITIKA 062406162

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. KATA PENGANTAR

Terima kasih penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas rahmat dan karunianya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dalam waktu yang telah ditetapkan.

Ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Opim Salim Sitompul, M.Sc, selaku pembimbing pada

penyelesaian tugas akhir ini yang telah memberikan panduan dan penuh kepercayaan kepada penulis untuk menyempurnakan tugas ini.

2. Bapak Prof. Dr. Eddy Marlianto, M.Sc, selaku Dekan Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Dr. Saib Suwilo, M.Sc, selaku Ketua Departemen Matematika Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak dan Ibu staf pengajar di Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam bidang studi D3 Ilmu Komputer yang telah banyak membantu penulis selama masa perkuliahan.

5. Kepada Papa dan Mama tercinta yang telah memberikan nasehat, bimbingan dan doa kepada penulis, Priyanka yang telah memberikan perhatian dan kasih sayangnya kepada penulis, dan juga kepada seluruh keluarga besar penulis yang selama ini telah mendukung penulis untuk menyelesaikan kegiatan Tugas Akhir ini.

6. Seluruh sahabat-sahabat penulis di kom C’06 Ditta, Dedek, Deni, Ayu, Nisa, Yumni dan semua teman-teman penulis yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

7. Semua pihak yang telah banyak membantu penulis baik secara langsung

maupun tidak langsung yang tidak dapat disebutkan satu persatu, penulis ucapkan terima kasih. Semoga Tuhan Yang Maha Esa akan membalasnya. AMIN.

Medan, Juni 2009

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. Abstrak

Pada era globalisasi sekarang ini, dimana hampir semua kegiatan telah dilakukan secara otomatisasi, maka sebuah perusahaan terutama yang bergerak dalam bidang kontraktor yang menangani banyak proyek membutuhkan distribusi barang yang cepat, mulai merasa perlu untuk mengembangkan suatu program yang dapat menangani masalah distribusi barang untuk mendapatkan informasi jenis barang yang dibutuhkan oleh suatu proyek sehingga dapat dilakukan distribusi barang yang lebih cepat, tepat, dan akurat.

Hal itu telah menjadi sebuah permasalahan yang semakin serius dan perlu ditangani secepatnya, karena akan menimbulkan problema yang dapat menyebabkan tidak terselesaikannya suatu proyek, karena keterlambatan atau kesalahan dalam distribusi barang.

Oleh karena itu, perusahaan ini mulai menciptakan suatu sistem informasi untuk menangani masalah pendistribusian barang tersebut, sehingga bisa didapatkan informasi yang efisien dan efektif tentang jenis barang yang dibutuhkan oleh perusahaan kapanpun dibutuhkan. Hal ini untuk mengurangi kesalahan dalam distribusi barang perusahaan, dimana barang yang dikirim tidak sesuai dengan yang dibutuhkan oleh proyek tersebut. Namun program ini masih memerlukan pengembangan lebih lanjut karena masih bersifat single user menjadi program yang multi user dan bisa dijalankan dalam jaringan.

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. DAFTAR ISI Halaman Persetujuan Pernyataan Kata Pengantar Abstrak Dafar Isi Daftar Gambar Daftar Tabel

Bab 1 Pendahuluan 1

1.1 Latar Belakang 1

1.2 Identifikasi Masalah 2

1.3 Batasan Masalah 2

1.4 Tujuan dan Manfaat Penulisan 3

1.5 Sistematika Penulisan 4

Bab 2 Landasan Teori 5

2.1 Pengertian Sistem Informasi 5

2.2 Analisis dan Rancangan Sistem 13

2.3 Alat-Alat yang Digunakan Dalam Analisis dan Perancangan

Sistem Informasi 15

2.4 Manajemen Basis Data 20

2.5 Pengertian Sistem Informasi 25

2.6 Visual Basic 6.0 27

2.7 Microsoft Acces 32

2.8 Sejarah Singkat Perusahaan 38

2.9 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas 40

Bab 3 Metodologi Penelitian 45

3.1 Metode Pengumpulan Data 45

3.2 Bagan Alir Sistem 45

Bab 4 Analisis dan Perancangan Sistem 47

4.1 Analisis Sistem 47

4.2 Perancangan Sistem 52

4.3 Implementasi Program 72

Bab 5 Kesimpulan dan Saran 79

5.1 Kesimpulan 79

5.2 Saran 80

Daftar Pustaka 81

Lampiran

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Transfomasi Data Menjadi Informasi 13

Gambar 2.2 Simbol Data Flow Diagram 15

Gambar 2.3 Simbol Entity atau Entitas 18

Gambar 2.4 Simbol Relationship 18

Gambar 2.5 One to One Relationship 19

Gambar 2.6 One To Many Relationship 19

Gambar 2.7 Many To Many Relationship 20

Gambar 2.8 Level Pandangan Pemakai 25

Gambar 2.9 Jendela Project 29

Gambar 2.10 Jendela Form 29

Gambar 2.11 Jendela Toolbox 30

Gambar 2.12 Jendela Properties 31

Gambar 2.13 Menu Microsoft Access 33

Gambar 2.14 Kotak Dialog Table in Design View 35

Gambar 2.15 Tampilan Akhir Tabel dengan Primary Key 36

Gambar 2.16 Kotak dialog Edit Relationship 37

Gambar 2.17 Tampilan Relasi antar Dua Tabel 37

Gambar 2.18 Denah Lokasi PT.Citra Endah Mandiri Medan 38

Gambar 2.19 Struktur Organisasi PT. Citra Endah Mandiri Medan 41

Gambar 3.1 Bagan Alir (Flowchart) Sistem 46

Gambar 4.1 Daftar Pendistribusian Barang pada PT. Citra 47

Gambar 4.2 Diagram Konteks (Level 0) 53

Gambar 4.3 Diagram Aliran Data (Level 1) 54

Gambar 4.4 Entity Relationship Diagram (ERD) 55

Gambar 4.5 Form Input Data Barang 58

Gambar 4.6 Input Data Proyek 59

Gambar 4.7 Form Input Data Distribusi 60

Gambar 4.8 Rancangan Laporan Data Barang 61

Gambar 4.9 Rancangan Laporan Data Proyek 61

Gambar 4.10 Rancangan Laporan Data Distribusi Barang Per Proyek 62 Gambar 4.11 Rancangan Laporan Data Distribusi Barang Per Jenis Barang62 Gambar 4.12 Rancangan Laporan Data Distribusi Barang Per Hari 63

Gambar 4.13 Laporan Data Distribusi Barang Per Bulan 63

Gambar 4.14 Laporan Data Distribusi Barang Per Bulan 64

Gambar 4.15 Kotak Dialog Menu Utama 64

Gambar 4. 16 Flowchart Menu Utama 66

Gambar 4. 17 Flowchart Input Data 67

Gambar 4. 18 Flowchart Edit Data 68

Gambar 4. 19 Flowchart Hapus Data 69

Gambar 4. 20 Flowchart Cari Data 70

Gambar 4. 21 Flowchart Cetak Data 71

Gambar 4.22 Tampilan Menu Utama 72

Gambar 4.23 Tampilan Form Data Barang 73

Gambar 4.24 Tampilan Form Data Proyek 74

Gambar 4.25 Tampilan Form Data Distribusi Barang 75

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

Gambar 4.27 Laporan Data Proyek 76

Gambar 4.28 Laporan Data Distribusi Barang per Proyek 76

Gambar 4.29 Laporan Data Distribusi Barang per Jenis Barang 77

Gamar 4.30 Laporan Data Distribusi Barang per Hari 77

Gambar 4.31 Laporan Data Distribusi Barang per Bulan 78

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 4.1 Data Proyek 56

Tabel 4.2 Tabel Data Barang 56

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) khususnya dalam bidang komputer sudah merupakan hal yang dikuasai dalam menghadapi tantangan zaman serta persaingan yang semakin kompetitif.

Gejala-gejala dari persaingan dapat dirasakan oleh perusahaan-perusahaan ataupun organisasi yang bergerak di berbagai bidang baik jasa maupun manufakturing. Pada perusahaan kontraktor, yang harus mendistribusikan barang ke setiap proyek yang sedang dikerjakan oleh perusahaan pada PT. Citra Endah Mandiri Medan membutuhkan pengolahan data yang cepat, tepat, dan akurat. Hal ini disebabkan kesalahan dalam pendistribusian barang bisa menyebabkan terlambatnya barang sampai di proyek, ataupun kesalahan dalam pengiriman barang, bisa menyebabkan tidak selesainya proyek tepat waktu, bahkan bisa dibatalkannya proyek tersebut oleh klien perusahaan.

Peranan komputer sebagai media yang memiliki kemampuan untuk membantu pekerjaan manusia, sangat dibutuhkan dalam meringankan dan menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang ada dalam perwujudan suatu

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

sistem yang khusus dirancang. Pendistribusian barang yang membutuhkan waktu yang cepat, tepat, dan akurat pada PT. Citra Endah Mandiri Medan mengakibatkan karyawan perusahaan merasa kewalahan dalam menghadapi dan melayani distribusi barang ke setiap proyek, karena sistem yang berjalan dalam perusahaan (sistem kerja manual) belum mampu membantu penyelesaian.

Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik untuk membahas tentang

“Sistem Informasi Pendistribusian pada PT. Citra Endah Mandiri Medan”

sebagai judul tugas akhir ini.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, sistem yang digunakan saat ini masih manual, proses pekerjaan yang dilakukan masih lambat sehingga yang menjadi masalah penyajian informasi yang dihasilkan kemungkinan masih terdapat kesalahan yang menyebabkan pekerjaan kurang efektif dan efisien.

1.3 Batasan Masalah

Untuk menghindari pembahasan di luar pokok permasalahan, maka dibuat batasan permasalahan yang akan dibahas, yaitu:

1. Aplikasi yang dirancang hanya untuk mengolah data pada saat proses

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

dikirim sesuai dengan kebutuhan proyek, serta pembuatan laporan harian, bulanan, dan tahunan berdasarkan jenis proyek setiap bulannya.

2. Sistem dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemograman Visual

Basic.net dan Crystal Report 8.5

3. Sistem yang dirancang adalah sistem single user.

1.4 Tujuan dan Manfaat Penulisan

Adapun tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah:

1. Untuk mengetahui gambaran sistem pendistribusian barang pada PT. Citra Endah Mandiri Medan.

2. Untuk mempermudah dalam mendapatkan tentang data pendistribusian barang sesuai dengan kebutuhan tiap jenis proyek.

3. Untuk mengetahui kelemahan-kelemahan dan kelebihan-kelebihan sistem

pencatatan pendistribusian barang yang dipakai perusahaan saat ini dan bagaimana solusi pemecahannya.

4. Untuk memenuhi syarat kelulusan D-3 Ilmu Komputer pada Fakultas MIPA Universitas Sumatera Utara Medan.

Manfaat penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Bagi penulis sebagai wahana memperdalam pengetahuan komputer selama

menempuh studi di Fakultas Mipa Universitas Sumatera Utara Medan.

2. Bagi perusahaan sebagai masukan pihak manajemen dalam masalah

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

yang ditawarkan oleh penulis dengan sistem pencatatan pendistribusian barang secara komputerisasi.

3. Bagi pihak lain sebagai saran informasi dan perbandingan untuk membuat penelitian pada bidang yang sama pada masa yang akan datang.

1.5 Sistematika Penulisan

Langkah-langkah atau tahapan-tahapan yang ditempuh dalam menyelesaikan penulisan tugas akhir ini adalah:

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini menerangkan tentang latar belakang, identifikasi masalah, bahasan masalah, tujuan dan manfaat penulisan, dan sistematika penulisan.

BAB 2 LANDASAN TEORITIS

Pada bab ini mengemukakan teori-teori yang berkaitan dengan judul tugas akhir ini beserta sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, dan uraian tugas.

BAB 2I METODOLOGI PENELITIAN

Berisikan tentang metodologi penelitian yaitu pengambilan data secara langsung ataupun tidak langsung dalam metode studi, data yang dibutuhkan, metode pengumpulan data dan analisis data.

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini menerangkan bagaimana langkah-langkah analisis dan perancangan sistem pendistribusian barang perusahaan.

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. BAB V KESIMPULAN dan SARAN

Pada bab ini berisi kesimpulan dan saran dari penulis tentang perancangan sistem pendistribusian barang yang dirancang untuk perusahaan.

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem Informasi

2.1.1 Pengertian Sistem

Sistem merupakan himpunan dari bagian-bagian yang saling berhubungan secara bersama untuk mencapai tujuan yang sama dan bertanggungjawab untuk memproses masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output) yang berupa informasi yang dihasilkan dari sistem tersebut adalah hasil pengolahan dari data menjadi bentuk untuk pengambilan keputusan.

Dengan demikian sistem dapat berupa kesatuan yang terdiri atas jaringan kerja kausal dari bagian-bagian yang saling berhubungan. Hubungan dari tiap-tiap bagian ini akan ditentukan oleh tujuan spesifik dari sistem. Singkatnya, sistem adalah kumpulan obyek yang saling berinteraksi dan bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu dalam lingkungan yang kompleks.

Sebuah sistem harus mempunyai tujuan atau sasaran. Pengembangan sistem terdiri dari personil-personil sebagai berikut:

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

1. Manajer Analis Sistem

Manajer analis sistem disebut juga sebagai koordinator proyek dan mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

a. Sebagai ketua/koordinator tim pengembangan sistem.

b. Mengarahkan, mengkontrol, dan mengatur pengemangan sistem yang akan dilakukan.

c. Membuat jadwal dalam mendefinisikan masalah, studi kelayakan, desai sistem, dan penerapannya.

d. Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem.

e. Mewakili tim untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal

perundingan-perundingan dan pemberian-pemberian nasehat kepada manajemen dan pemakai sistem.

f. Membuat laporan-laporan kemajuan proyek

g. Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja dari tim. 2. Ketua Analis Sistem

Ketua analis sistem biasanya menjabat sebagai wakil dari manajer analis sistem. Tugasnya membantu manajer analis sistem dan mewakilinya apabila manajer berhalangan.

3. Analis Sistem Senior

Analis sistem senior merupakan analis sistem yang sudah berpengalaman. 4. Analis Sistem

Analis sistem merupakan analis sistem yang cukup berpengalaman dan dapat bekerja sendiri tanpa bimbingan dari analis sistem senior.

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

5. Analis Sistem Junior

Analis sistem junior merupakan analis sistem yang cukup berpengalaman dan masih membutuhkan bimbingan dari analis sistem yang lebih senior.

6. Pemogram Aplikasi Senior

Pemogram aplikasi senior merupakan pemograman komputer yang sudah berpengalaman dengan tugas merancang spesifikasi dari program aplikasi dan mengkoordinasi kerja dari pemogram lainnya.

7. Pemogram Aplikasi

Pemogram aplikasi merupakan pemogram komputer yang cukup berpengalaman dan dapat melakukan tugasnya tanpa harus dibimbing secara langsung lagi.

8. Pemogram Aplikasi Junior

Pemogram aplikasi junior merupakan pemogram komputer yang belum berpengalaman dan masih di bawah bimbingan langsung dari pemogram yang lebih senior. Pemogram aplikasi junior biasanya hanya dilibatkan pada pembuatan modul program sederhana, seperti pembuatan bentuk-bentuk input dan output.

Sedangkan sistem buatan manusia dapat berinteraksi atau dikontrol oleh satu atau lebih komputer atau disebut dengan sistem terotomasi. Sistem terotomasi terdiri atas:

a. On-line system, yaitu sistem yang menerima langsung input pada area dimana

input tersebut direkam, dan menghasilkan output yang dapat berupa hasil

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

b. Real-time system, yaitu mekanisme pengontrolan, perekam data, pemrosesan

yang sangat cepat sehingga output yang dihasilkan dapat diterima dalam waktu yang relatif lama.

c. Decision support + strategic planning system, yaitu sistem yang memproses

transaksi organisasi secara harian, dan membantu para manajer mengambil keputusan, mengevaluasi, dan menganalisis tujuan organisasi.

d. Knowledge-based system, yaitu program komputer yang dibuat mendekati

kemampuan dan pengetahuan seorang pakar, umumnya menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak khusus seperti LISP dan PROLOG.

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (phisycal system).

Sistem abstrak merupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik adalah sekumpulan elemen yang bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu obyektif.

Sebagai contoh sistem transportasi yang terdiri dari personil, mesin, dan organisasi yang berfungsi untuk melakukan transportasi.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural sistem) dan sistem buatan manusia (human mode sistem).

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi mulai proses alami, tidak dibuat manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

mesin disebut dengan human machine system atau ada yang menyebutnya dengan machine system. Sistem informasi merupakan contoh human-machine

system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan

manusia.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (determinic system) dan sistem tak tertentu (probabilistic system).

Sistem tertentu bekerja dengan satu cara yang dapat diramal dengan baik. Interaksi antara bagian-bagian dapat diketahui dengan baik, contohnya adalah suatu program komputer yang dapat bekerja sesuai dengan instruksi yang diberikan. Sistem tak tertentu dapat dijelaskan dalam hal karakter atau sifat yang mungkin terjadi, dalam hal ini tingkat kesalahan selalu dikaitkan dengan prediksi apa yang akan dikerjakan suatu sistem. Misalnya sistem inventory (persediaan) dimana rata-rata permintaan, waktu dan penambahan barang dan sebagainya dapat dijelaskan, tetapi angka yang pasti pada suatu waktu tidak dapat diketahui.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungannya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak lain. Secara teoretis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataanya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tetapi tidak benar-benar tertutup). Sistem komputer adalah suatu sistem yang agak tertutup karena hanya menerima masukan yang sudah didefenisi, mengolah masukan

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

dan memberikan keluaran yang sudah didefinisi. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungannya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem lainnya. Sistem terbuka ini cenderung memiliki adaptasi yang berarti sistem dapat menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan sedemikian sehingga dapat meneruskan eksistensinya. Karena sistem sifatnya terbuka maka suatu sistem harus mempunyai sistem pengendali yang baik.

2.1.2 Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang telah memiliki arti.

Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan sekumpulan data yang diolah sehingga menghasilkan sebuah informasi, sampai pada manfaat informasi dalam pengambila keputusan. Agar suatu informasi menjadi berguna harus disampaikan kepada seseorang pada waktu yang tepat dan dalam bentuk yang tepat pula. Dalam penyajian informasi perlu dilihat kebutuhan apa saja yang diinginkan sehingga informasi tersebut menjadi betul-betul berguna dan bermanfaat bagi si pemakai atau si penerima.

Untuk mendapatkan informasi yang baik dan akurat maka harus memenuhi beberapa syarat di bawah ini:

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

a. Dapat dipahami dan dimengerti setiap orang yang akan memperoleh

informasi.

b. Dapat dipertanggungjawabkan (sumber informasi itu jelas). c. Lengkap dan memiliki isi yang ringkas.

d. Tepat waktu dan benar.

2.1.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu kerangka kerja dimana sumber daya (manusia dan komputer) dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data) menjadi keluaran (informasi) guna mencapai sasaran perusahaan.

Sistem informasi sebagai suatu kerangka kerja dengan sumber daya (manusia dan komputer), dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data) menjadi keluaran (informasi) guna mencapai sasaran institusi.

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu susunan di dalam organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur, dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting untuk memproses tipe rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan terhadap kejadian-kejadian eksternal yang penting, dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

Selain itu sistem informasi juga dapat diartikan sebagai kumpulan dari elemen data dan perangkat pengolah data yang saling berhubungan yang bertujuan untuk menghasilkan untuk menghasilkan informasi secara akurat, tepat, cepat, dan sesuai dengan kebutuhan. Di samping itu sistem informasi juga melaksanakan operasi-operasi guna menunjang perencanaan dan pengawasan kegiatan dalam pengambilan keputusan serta memberi laporan yang beragam kepada pengguna luar. Sistem informasi dapat bermanfaat dalam menunjang berbagai peran pengambil keputusan dan dapat menyediakan laporan khusus yang dengan jelas memberi informasi kepada manajer serta sistem informasi dapat memonitor dan memberikan data yang lengkap agar sistem dapat melakukan perhitungan-perhitungan untuk membandingkan hasil dari berbagai cara alokasi sumber daya.

Dari pengertian sistem informasi di atas terdapat beberapa komponen-komponen atau unsur-unsur sistem informasi, yaitu:

a. Data (Input)

Data adalah setiap kumpulan fakta. Jadi, laporan penjualan, gambaran tentang persediaan (inventory), nilai test, nama dan alamat pelanggan, dan laporan cuaca semuanya adalah contoh dari data. Data juga dapat didefinisikan sebagai ”kenyataan” yang digambarkan oleh nilai-nilai, bilangan-bilangan, untaian karakter, atau simbol-simbol yang membawa arti pada suatu konteks tertentu. Pada langkah ini data awal (data input) disiapkan dalam beberapa bentuk yang sesuai untuk keperluan pengolahan. Bentuk tersebut akan bergantung pada pengolahan mesin.

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

b. Pengolahan data (data processing)

Pengolahan data adalah manipulasi data agar menjadi bentuk yang lebih berguna. Pengolahan data ini tidak hanya melibatkan perhitungan numerik tetapi juga operasi-operasi seperti klasifikasi data dari satu tempat ke tempat yang lain. Secara umum, diasumsikan bahwa operasi-operasi tersebut dilaksanakan oleh beberapa tipe mesin atau komputer, meskipun beberapa diantaranya dapat juga dilakukan secara manual. Pada langkah ini data input diubah, dan dikombinasikan dengan informasi yang lain untuk menghasilkan data dalam bentuk yang lebih dapat digunakan.

c. Informasi (output)

Informasi diturunkan dari data dan berguna dalam pemecahan masalah-masalah. Pada langkah ini hasil-hasil dari pengolahan sebelumnya dikumpulkan. Bentuk data output tergantung pada pengolahan data sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Untuk lebih jelas dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2.1 Transfomasi Data Menjadi Informasi PENYIMPANAN DATA

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. 2.2 Analisis dan Perancangan Sistem

2.2.1 Analisis Sistem

Analisis adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengeveluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat disimpulkan perbaikan-perbaikannya.

Analisis adalah proses pendefinisian kebutuhan untuk memperoleh sebuah pemecahan dari suatu persoalan. Analisis sistem adalah proses untuk melakukan identifikasi komponen-komponen sistem dan hubungan yang ada di antaranya yang digunakan untuk menentukan tujuan, kebutuhan dan prioritas pengembangan sistem.

2.2.2 Perancangan Sistem

Perancangan sistem adalah merupakan penggambaran, perencanaan pembuatan sketsa atau pengaturan beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Perancangan sistem juga dapat diartikan sebagai tahap setelah analisis dari siklus pengambangan sistem yakni pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi, menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan; tahap ini menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akam benar-benar memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada tahap akhir analisis sistem.

Tahap perancangan merupakan tahap lanjutan dari analisis sistem. Perancancangan sistem yang baik akan menghasilkan sistem yang baik dan mampu mengatasi masalah-masalah yang dihadapi pada sistem yang lama. Perancangan sistem yaitu melakukan transformasi dari usulan analisis yang terbaik ke dalam bentuk spesifikasi fungsi dan struktur data agar sistem dapat diinformasikan.

Perancangan sistem harus berguna, mudah dipahami, dan mudah digunakan. Untuk dapat mendukung keputusan yang akan dilakukan perusahaan, perancangan sistem haru sefisien dan efektif termasuk tugas-tugas yang tidak dilakukan oleh komputer.

Dengan demikian desain sistem dapat diartikan sebagai berikut: 1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem. 2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional. 3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi. 4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

5. Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.

2.3 Alat-Alat yang Digunakan dalam Analisis Perancangan Sistem Informasi

Alat-alat yng digunakan dalam analisis perancangan sistem informasi adalah diagram aliran data, entry relation diagram, kamus data, normalisasi, dan bagan terstruktur.

2.3.1 Diagram Aliran Data

Diagram aliran data (data flow diagram, DFD) adalah gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan.

Berdasarkan pengertian di atas penulis menyimpulkan bahwa diagram aliran data adalah suatu alat untuk menggambarkan sistem dengan menggunakan bentuk-bentuk simbol sebagai jaringan proses-proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain melalui jalur aliran data dan penyimpanan data.

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

Komponen (simbol) yang digunakan dalam diagram aliran data, dapat dilihat pada gambar 2.1 di bawah ini:

Gambar 2.2 Simbol Data Flow Diagram

Proses menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan masukan menjadi keluaran. Proses menggambarkan satu atau lebih masukan diubah menjadi keluaran. Aliran data digunakan untuk menggambarakan paket informasi dari suaut bagian dari sistem ke bagian lain. Oleh karena itu aliran data menggambarkan data yang bergerak (data in motion). Aliran data dilambangkan dengan panah yang menuju atau keluar dari suatu proses. Terminator menggambarkan entitas luar (external entity) yang berhubungan dengan sistem. Biasanya, terminator adalah orang, atau sekelompok orang, contohnya departemen lain dalam perusahaan yang sama, tetapi di luar kendali dari sistem yang sedang dirancang. Simpanan data digunakan untuk menggambarkan sekumpulan data yang diam (data at rest), suatu penampungan data.

Untuk memudahkan pembacanya, maka diagram aliran data dibagi menjadi tiga tingkatan, yang disusun dari atas ke bawah, yaitu:

Sumber dan Tujuan Data

Proses

Penyimpanan Arus Data

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

a. Diagram Konteks

Merupakan tingkatan (level) yang paling atas. Diagram konteks yang menggambarkan ruang lingkup sistem secara global. Pada tingkatan ini jaringan data menggambarkan semua jaringan masukan dan keluaran dari sistem.

b. Diagram Nol

Diagram ini merupakan diagram antara diagram konteks dan primitif. Diagram nol menggambarkan proses utama dari DAD. Diagram ini merupakan diagram tingkat menengah, terletak satu tingkatan di bawah diagram konteks.

c. Diagram Rinci

Diagram rinci adalah diagram yang menggambarkan proses secara terperinci (detail). Pada tahap ini proses-proses sudah tidak dapat diuraikan lagi. Diagram ini merupakan substansi dar proses-proses utama.

2.3.2 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram atau ERD mendokumentasikan data

perusahaan dengan mengidentifikasi jenis entitas dan hubungannya.

Komponen-komponen yang digunakan dalam entity relationship diagram adalah:

1. Entity atau entitas, adalah sesuatu yang dapat dibedakan dalam suatu sistem,

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. Gambar 2.3 Simbol Entity atau Entitas

2. Attributes adalah sesuatu yang merupakan sifat dan karakteristik dari entitas

atau relasi.

3. Relationship, disebut juga hubungan entitas, biasanya terjadi antara sebuah

entitas dengan satu atau lebih entitas lainnya.

Gambar 2.4 Simbol Relationship

Di dalam ERD terdapat tingkatan hubungan antar entitas dilihat dari segi banyak atau tidaknya hubungan antar entitas tersebut. Hal ini disebut mapping

cardinalities. Ada tingkatan dari hubungan yang mungkin terjadi:

One to one (1:1)

Mempunyai hubungan satu berbandingan satu, yaitu satu entitas hanya mempunyai satu hubungan dengan entitas lain, begitu pula sebaliknya. Sebagai contoh, satu karyawan hanya dapat mengisi satu kartu absen, sebaliknya satu kartu absen hanya dapat d2si oleh satu karyawan.

Gambar 2.5 One to One Relationship

Karyawan Absen

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. One to many (1:M)

Satu entitas mempunyai lebih dari satu hubungan dengan entitas lain. Sebagai contoh, satu penjual dapat melayani beberapa pelanggan, tetapi satu pelanggan hanya dapat dilayani oleh satu penjual.

Gambar 2.6 One To Many Relationship

Many to many (M:M)

Satu entitas dapat mempunyai lebih dari satu hubungan dengan entitas lain, begitu pula sebaliknya. Sebagai contoh, satu mahasiswa dapat mengikuti beberapa mata kuliah, dan satu mata kuliah dapat diikuti beberapa mahasiswa.

Gambar 2.7 Many To Many Relationship

2.4 Manajemen Basis Data

Basis data dapat diidentifikasikan dalam sejumlah sudut pandang seperti sebuah himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang

Penjual Pelanggan

Layani

Mahasiswa Mata Kuliah

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. Kumpulan data yang saling berhubungan dan disimpan secara bersamaan sedemikian rupa tanpa pengulangan (redundancy) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai keperluan.

Prinsip utamanya adalah pengaturan data atau arsip. Sedangkan basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lainnya, tersimpan di perangkat keras dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

Satu Database Management Sistem (DBMS) berisi satu koleksi yang saling berelasi dan satu set program untuk mengakses data tersebut. Jadi DBMS terdiri dari database dan set program pengelola untuk menambah data, menghapus data, mengambil dan membaca data.

Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi tersebut

biasa ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Satu database menunjukkan satu kumpulan data yang dipakai satu lingkup perusahaan, instansi.

Dalam satu file terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk merupakan satu kumpulan yang seragam. Satu record terdiri dari field-field yang saling berhubungan untuk menunjukkan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan direkam dalam satu record. Untuk menyebut isi dari

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

tertentu, misalnya atribut alamat menunjukkan entity alamat dari siswa. Entity adalah suatu obyek yang nyata dan akan direkam.

Sedangkan set program pengelola merupakan satu paket program yang dibuat agar memudahkan dan mengefisienkan pemasukan atau perekaman informasi dan pengambilan atau pembacaan informasi ke dalam database.

Adapun syarat-syarat database dalam penyusunan data, yaitu: 1. Redudansi dan Inkonsistensi

a. Penyusunan suatu database digunakan untuk mengatasi jika file dalam program aplikasi diciptakan oleh programmer yang berbeda pada waktu yang berselang cukup panjang, maka ada beberapa bagian data mengalami penggandaan (duplikasi data) pada file-file yang berbeda.

b. Kesulitan dalam Pengaksesan Data

Kesulitan yang timbul dalam pengaksesan data, penyelesaian untuk itu adalah ke arah DBMS yang mampu mengambil data secara langsung dengan bahasa yang familiar dan mudah digunakan (user friendly).

c. Isolasi Data untuk Standardisasi

Jika data tersebar dalam beberapa file dalam bentuk format yang tidak sama, maka ini menyulitkan dalam menulis program aplikasi untuk mengambil dan menyimpan. Maka haruslah data satu database dibuat satu format sehingga mudah dibuat program aplikasinya.

d. Banyak Pemakai (Multiple User)

Dalam rangka mempercepat semua daya guna sistem dan mendapat reposisi waktu yang cepat, beberapa sistem mengijinkan banyak pemakai

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

untuk meng”update” data secara simultan. Salah satu alasan mengapa

database dibangun karena nantinya data tersebut digunakan oleh orang

banyak dalam waktu yang berbeda, diakses oleh program yang sama tetapi berbeda orang dan waktu. Semua ini memungkinkan terjadi karena data yang diolah tidaklah tergantung dan menyatu dalam program tapi ia terlepas dalam satu kelompok data.

e. Masalah Keamanan (Security)

Tidak setiap pemakai sistem database diperbolehkan untuk mengakses semua data. Keamanan ini dapat diatur lewat program yang dibuat oleh pemogram atau fasilitas keamanan dari sistem operasi misalnya Novell Network untuk LAN.

f. Masalah Kesatuan (Integrity)

Database berisi file-file yang saling berkaitan, masala utama adalah

bagaimana kaitan antara file tersebut terjadi. Meskipun kita mengetahui bahwa file A berkaitan dengan file B, namun secara teknis maka ada field kunci yang mengaitkan kedua file tersebut.

g. Masalah Kebebasan Data (Data Independence)

Paket bahasa yang diciptakan dari DBMS, apapun yang terjadi pada struktur file, setiap kali kita hendak melihat data cukuplah dengan Utility LIST, hendak menambah data cukuplah dengan APPEND. Ini berarti perintah-perintah dalam paket DBMS bebas terhadap database, semua perintah akan mengalami kestabilan tanpa perlu ada yang diubah. Data

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

1. Physical Data Independence

Kebolehan untuk mengubah pola fisik database tanpa mengakibatkan suatu aplikasi program ditulis kembali. Modifikasi pada level fisik biasanya pada saat meningkatkan daya guna.

2. Logical Data Independence

Kebolehan untuk mengubah pola konseptual tanpa mengakibatkan suatu aplikasi program ditulis kembali. Modifikasi pada level konseptual teristimewa saat struktur logika database berubah, ditambahkan atau dikurangi.

h. Abstraksi data (data abstraction)

Kegunaan utama database adalah agar pemakai mampu menyusun pandangan abstraksi dari data. Bayangan mengenai data tidak lagi memperhatikan kondisi sesungguhnya bagaimana satu data masuk ke

database, disimpan dalam disk di sektor mana, tetapi menyangkut

menyeluruh bagaimana data tersebut dapat diabstraksikan atau digambarkan menyerupai kondisi yang dihadapi oleh pemakai sehari-hari. Sistem yang sesungguhnya tentang teknis bagaimana data disimpan dan dipelihara seakan-akan disembunyikan kerumitannya dan kemudian diungkapkan dalam bahasa dan gambar yang mudah dimengerti orang awan. Pemakai dapat dikelompokkan menjadi tiga tingkatan abstraksi saat memandang suatu database, yaitu:

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

1. Level Fisik

Level abstraksi paling rendah, menggambarkan bagaimana data disimpan dalam kondisi sebenarnya. Level ini tentu kompleks, struktur data level terendah digambarkan pada level ini.

2. Level Konseptual

Level abstraksi data level lebih tinggi yang menggambarkan data apa yang disimpan dalam database, dan hubungan relasi yang terjadi antara data. Level ini menggambarkan keseluruhan database. Pemakai tidak mempedulikan kerumitan dalam struktur level fisik lagi, penggambaran cukup dengan memakai kotak, garis, dan keterangan secukupnya. Level konseptual ini digunakan oleh

database administrator, yang memutuskan informasi apa yang akan

dipelihara dalam satu database.

3. Level Pandangan Pemakai (View Level)

Level abstraksi tertinggi yang menggambarkan hanya satu bagian dari keseluruhan database. Pada level ini hanya sebagian saja yang dilihat dan dipakai. Hal ini disebabkan beberapa pemakai database tidak membutuhkan semua isi database. Level ini sangat dekat dengan pemakai. Setiap pemakai butuh sebagian dari database. Ada beberapa kelompok pemakai dengan pandangan berbeda butuh data dalam

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

Hubungan antar level tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2.8 Level Pandangan Pemakai

2.5 Pengertian Sistem Operasi

Sistem operasi merupakan sebuah penghubung antara pengguna dari komputer dengan perangkat keras komputer. Sebelum ada sistem operasi, orang hanya menggunakan komputer dengan menggunakan sinyal analog dan sinyal digital. Seiring dengan berkembangnya pengetahuan dan teknologi, pada saat ini terdapat berbagai sistem operasi dengan keunggulan masing-masing. Untuk lebih memahami sistem operasi maka sebaiknya perlu diketahui terlebih dahulu beberapa konsep dasar mengenai sistem operasi itu sendiri.

View 1 View 2 View 3

Level Konseptual

Level Fisik Bagian

Keuangan

Bagian Personalia

Bagian Penjualan

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

Pengertian sistem operasi secara umum ialah pengelola seluruh sumberdaya yang terdapat pada sistem pada komputer dan menyediakan sekumpulan layanan (system calls) ke pemakai sehingga memudahkan dan menyamakan penggunaan serta pemanfaatan sumberdaya sistem komputer.

Sistem komputer pada dasarnya terdiri dari empat komponen utama, yaitu perangkat keras, program aplikasi, sistem operasi, dan para pengguna. Sistem operasi berfunggi untuk mengatur dan mengawasi penggunaan perangkat keras oleh berbagai program aplikasi serta para pengguna.

Sistem operasi berfungsi ibarat pemerintah dalam suatu negara, dalam arti membuat kondisi komputer agar dapat menjalankan program secara benar. Untuk menghindari konflik yang terjadi pada saat pengguna menggunakan sumberdaya yang sama. Sistem operasi juga sering disebut resource allocator. Satu lagi fungsi penting sistem operasi ialah sebagai program pengendali yang bertujuan untuk menghindari kekeliruan (error) dan penggunaan komputer yang tidak perlu.

Adapun tujuan sistem operasi adalah untuk merancang sendiri sistem serta memodifikasi sistem yang telah ada sesuai dengan kebutuhan kita, agar dapat memilih alternatif sistem operasi, memaksimalkan penggunaan sistem operasi dan agar konsep dan teknik sistem operasi dapat diterapkan pada aplikasi-aplikasi lain. Sedangkan sistem operasi mempunyai tiga sasaran utama yaitu kenyamanan – membuat penggunaan komputer menjadi lebih nyaman, efisien – penggunaan sumberdaya sistem komputer secara efisien, serta mampu berevolusi – sistem

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

operasi harus dibangun sehingga memungkinkan dan memudahkan pengembangan, pengujian serta pengajuan sistem-sistem yang baru.

2.6 Visual Basic.net

Visual basic.net adalah sebuah bahasa pemograman dan sebagai sarana

(tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi berbasiskan windows. Beberapa kemampuan atau manfaat dari Visual Basic diantaranya:

1. Untuk membuat program aplikasi berbasiskan windows.

2. Untuk membuat obyek-obyek pembantu program, seperti Control Active X,

File Help, Aplikasi Internet dan sebagainya.

3. Menguji program (debugging) dan menghasilkan program akhir berakhiran ”EXE” yang bersifat executable atau dapat langsung dijalankan.

Keistimewaan utama dari Visual Basic adalah:

1. Menggunakan platform pembuatan program yang diberi nama developer

studio, yang memiliki tampilan seperti C++ dan visual J++.

2. Memiliki kompiler handal yang dapat menghasilkan File Executable yang lebih cepat dan efisien.

3. Memiliki tambahan saran wizard yang baru. Tambahan kontrol-kontrol baru dan lebih canggih serta peningkatan kaidah struktur bahasa Visual Basic. 4. Kemampuan membuat Active X dan fasilitas internet yang lebih banyak. 5. Sarana akses yang lebih cepat dan andal untuk membuat aplikasi database

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

6. Visual Basic.net memiliki beberapa versi baru edisi yang disesuaikan dengan

kebutuhan pemakainya. 7.

2.6.1 Komponen yang Digunakan pada Visual Basic

Dalam pemograman berbasiskan OOP (Object Oriented Programming), sebuah program dibagi menjadi bagian-bagian kecil yang disebut dengan obyek. Setiap obyek memiliki entiti terpisah dengan entiti-entiti lain dalam lingkungannya. Obyek-obyek yang terpisah ini dapat diolah sendiri-sendiri, dan setiap obyek memiliki sekumpulan sifat dan metode yang melakukan fungsi tertentu sesuai dengan yang telah kita programkan kepadanya.

Adapun obyek-obyek yang dipergunakan dalam program ini adalah:

1. Project

Project adalah sekumpulan modul. Jadi project merupakan aplikasi itu

sendiri. Project disimpan dalam file yang berakhiran VBP. Jika kita akan melaksanakan pembuatan program aplikasi, akan terdapat jendela project yang berisi semua file yang dibutuhkan menjalankan program aplikasi Visual Basic.net pada saat pembuatan program aplikasi baru maka jendela project otomatis akan berisi object form1. Pada jendela project terdapat tiga icon yaitu View Code, View

Object, dan Toggle Folders. Icon View Code dipakai untuk menampilkan jendela

editor kode program. Icon View Object dipakai untuk menampilkan bentuk formulir (form) dan icon Toggle Folders digunakan untuk menampilkan folder (tempat penyimpanan file). Gambar jendela project untuk pembuatan dan penyimpanan form dapat dilihat pada gambar 2.9.

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. Gambar 2.9 Jendela Project

2. Form

Form adalah jendela yang dipakai untuk membuat user interface/tampilan.

Secara otomatis akan tersedia form yang baru jika membuat suatu program aplikasi yang baru, dengan nama Form1. pada umumnya dalam suatu form terdapat garis titik-titik yang disebut dengan Grid. Untuk lebih memahami form ini maka di bawah ini terdapat gambar jendela form. Jendela form seperti terlihat pada gambar 2.10.

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. 3. Toolbox

Toolbox adalah kumpulan dari obyek yang digunakan untuk membuat user

interface (tampilan) serta control bagi program aplikasi. Untuk menempatkan control pada suatu form dapat dilakukan dengan klik ganda control dalam toolbox, kemudian mengubah besar dan ukurannya serta memindahkannya dengan metode

Drag and Drop atau dengan cara mengklik kontrol toolbox, kemudian pindahkan pointer mouse jendela form. Kursor berubah menjadi Crosshair lalu tempatkan

pada sudut kiri atas dimana kita inginkan kontrol tersebut diletakkan, tekan tombol mouse kiri dan tahan ketika menyeret kursor ke arah sudut kanan bawah. Berikut ini adalah gambar toolbox yang ada pada Visual Basic.net, sebagaimana terlihat pada gambar 2.11.

Gambar 2. 11 Jendela Toolbox

4. Properties

Properties berisikan daftar struktur setting properti yang digunakan pada

sebuah object terpilih. Kotak drop-down pada bagian atas jendela berisi daftar semua object pada form yang aktif. Ada tab tampilan, yaitu alphabetic (urut

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

abjad) dan categorized (urut berdasarkan kelompok). Di bagian bawah kotak terdapat properti dari obyek. Tampilan properties dapat dilihat pada gambar 2.12.

Gambar 2.12 Jendela Properties

5. Kode Program

Kode program adalah serangkaian tulisan perintah yang akan dilaksanakan jika suatu obyek dijalankan. Kode program ini mengkontrol dan menentukan jalannya suatu obyek.

6. Event

Event adalah peristiwa atau kejadian yang diterima suatu obyek, misalnya klik, seret, tunjuk, dan lain sebagainya. Perhatikan contoh di bawah ini:

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

Private sub Command_Click () ...

End sub

Kode program di atas menunjukkan penunjukan penggunaan event Click pada obyek Command, maka baris-baris kode program yang ada di bawahnya akan dilaksanakan.

7. Metode (Methods)

Metode adalah serangkaian perintah yang sudah tersedia pada suatu obyek yang dapat diminta untuk mengerjakan tugas khusus. Contoh penggunaan metode adalah:

Private Sub From_Active () Form1.Print”Microsoft” End Sub

Kode program di atas menunjukkan penggunaan metode Print (mencetak) pada obyek Form1 untuk mencetak tulisan ”Microsoft Visual Basic.net”.

8. Module

Module dapat disejajarkan dengan form, tetapi module tidak mengandung

obyek. Module berisikan prosedur umum, deklarasi variabel dan definisi konstanta yang digunakan oleh aplikasi.

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. 2.7 Microsoft Access

Microsoft Access adalah salahsatu program aplikasi RDBMS (Relational Database Management Sistem), dimana semua data yang ada disimpan dalam

tabel-tabel yang terdiri dari atas lajur kolom dan baris. Dengan RDBMS, pengelolaan sebuah database akan mudah dilakukan walaupun jumlah datanya banyak dan kompleks.

Dibandingkan dengan program aplikasi pembuatan database lain,

Microsoft Access sangat mudah digunakan dan fleksibel dalam pembuatan dan

perancangan suatu database. Perancangan dan pengelolaan database pada

Microsoft Access meliputi pembuatan Table, Form, Query, Modul, dan Pages.

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. 2.7.1 Tipe Data

Tipe data digunakan untuk menentukan tipe data dari suatu field dalam sebuah tabel, dengan pilihan tipe sebagai berikut:

1. Text :Untuk menerima data teks sampai 255 karakter yang terdiri dari huruf, angka, dan simbol grafik.

2. Memo :Untuk menerima data teks sampai 65,535 karakter yang terdiri dari dari huruf, bilangan, tanda baca serta simbol grafik. Tipe data ini tidak dapat digunakan sebagai acuan untuk pengurutan data (indeks).

3. Number :Untuk menerima digit, tanda minus dan titik desimal. Tipe data number mempunyai lima pilihan ukuran bilangan dan jumlah digit tertentu.

4. Date/Time :Untuk menerima data tanggal dan waktu, serta nilai tahun yang dimulai tahun 100 sampai dengan 9999.

5. Currency :Untuk menerima data digit, tanda minus, tanda desimal dengan tingkat ketepatan 15 digit desimal di sebelah kiri tanda titik desimal dan 4 digit di sebelah kanan tanda titik desimal.

6. Autonumber :Untuk menampilkan nomor urut otomatis, yaitu berupa data angka mulai dari 1 dengan nilai selisih 1.

7. Yes/No :Tipe ini untuk menerima salah satu data dari dua nilai, yaitu Yes/No, True/False atau On/Off.

8.OLE Object :Untuk menerima data yang berupa obyek grafik,

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

dapat diambil dari program aplikasi lain. Ukuran maksimum adalah 1 Gigabyte.

9. Hyperlink :Untuk menerima data yang berupa teks yang berwarna dan bergaris bawah serta grafik, dimana tipe data ini berhubungan dengan jaringan.

10.Attachment :Untuk menerima data yang berupa file gambar,

spreadsheet, dokumen, grafik, dan tipe data lain.

11.Lookup Wizard :Untuk menampilkan satu dari beberapa tipe data yang ada dalam suatu daftar. Data tersebut dapat diambil dari tabel maupun query yang ada.

2.7.2 Membuat Tabel

Penggunaan Microsoft Access dalam membuat tabel dapat dilakukan dengan design view dengan cara mengklik dua kali create table in design view yang digunakan untuk membuat tabel secara manual. Kemudian baru dimasukkan

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. Gambar 2.14 Kotak Dialog Table in Design View

Setelah selesai memasukkan field dan struktur tabelnya, simpanlah dengan mengklik menu File-Save, beri nama pada Table Name, maka Access secara otomatis memberi nama tabel Table1, akan tetapi boleh diubah, kemudian klik

Close.

2.7.3 Membuat Primary Key

Primary key berguna untuk menghindari terjadinya pemasukan data yang

sama (redundancy data). Adapun cara membuat primary key pada Access adalah sebagai berikut:

1. Sorot field yang akan dibuat primary key-nya.

2. Klik kanan mouse, atau dari toolbar Table Design klik ikon yang bergambar kunci sehingga muncul tampilan di bawah ini:

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

Gambar 2.15 Tampilan Akhir Tabel dengan Primary Key

Membuat Relasi Antar Tabel

Relasi antar tabel adalah hubungan satu tabel dengan tabel lainnya yang berupa hubungan satu ke satu, hubungan satu ke banyak dan hubungan banyak ke banyak. Adapun langkah-langkah pembuatan hubungan antar tabel pada Access adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Tools-Relationship, sehingga muncul tampilan sebagai berikut 2. Sorot tabel yang akan direlasikan dengan tabel lainnya, lalu klik Add.

Kemudian diakhiri dengan menekan tombol Close.

3. Lalu Drag field dari yang akan dijadikan sebagai penghubung antara tabel satu dengan tabel lainnya, hingga muncul tampilan berikut.

Kemudian klik Enforce Referential Integrity, dan pastikan type relationship, yakni satu ke satu karena satu mahasiswa hanya mempunyai satu NIM.

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. Gambar 2.16 Kotak dialog Edit Relationship

Keterangan:

a. Enforce Referential Integrity, yakni hubungan anta tabel akan dibuat baku.

Hal ini mengakibatkan kotak Cascade Updated Related Fields dan Cascade

Update Related Record menjadi aktif.

b. Cascade updated related fields, apabila record yang berada di parent key

dihapus, akan menghapus semua record yang berada pada tabel database. c. Cascade update related record, apabila primary key diubah, akan

mengkibatkan perubahan pada primary key di tabel child. Hasil akhirnya sebagai berikut:

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. Gambar 2.17 Tampilan Relasi antar Dua Tabel 2.8 Sejarah Singkat Perusahaan

CV. Citra Endah didirikan pada tanggal 09 Januari 1982, sebagai perseroan komanditer yang menetapkan tujuan perseroan ini adalah sebagai berikut:

a. Menjalankan usaha-usaha pemborongan bangunan-bangunan, jalan-jalan, jembatan-jembatan, saluran-saluran air, instalasi listrik, dan sebagainya, termasuk di dalamnya usaha-usaha sebagai biro perencanaan, perancangan dan pelaksanaan pemborongan.

b. Berdagang pada umumnya terutama perdagangan ekspor dan impor. c. Bertindak sebagai leveransir, grosor, distributor, dan agen-agen komisi. d. Menjalankan usaha-usaha perabotan (meubeler).

e. Menjalankan perusahaan perbengkelan konstruksi.

f. Menjalankan usaha-usaha pengangkutan di darat baik penumpang maupun

barang serta usaha lainnya yang ada hubungannya dengan itu.

g. Menjalankan usaha-usaha lainnya yang dapat membawa keuntungan bagi

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

Perusahaan dengan tujuan ini sampai tahun 1995, dimana para komanditer melihat banyak peluang dan kesempatan di dalam persaingan maka diputuskan untuk menjadikan CV. Citra Endah menjadi perseroan terbatas. Maka pada 12 Juni 1995, CV. Citra Endah berubah menjadi PT. Citra Endah. Kemudian pada tanggal 09 Januari 1996, terdapat perubahan lagi yaitu penambahan nama perusahaan menjadi PT. Citra Endah Mandiri yang tetap digunakan sampai saat ini.

PT. Citra Endah Mandiri beralamatkan di Jalan Setia Budi No. 55 Medan, Sumatera Utara dengan telepon dan Faksimili (061) 8213380. Perusahaan ini menjalankan kegiatannya telah memiliki izin-izin berupa:

a. Akte pendirian No. 17 tertanggal 09 Januari 1982 oleh Notaris B. Ar. Poelongan, SH.

b. Tanda Daftar Perusahaan (TDF) dengan No. 021215107108 tertanggal 07 Mei 2002 oleh Dinas Perindustrian dan Perdagangan RI.

c. Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK) dengan No. 1.111102.1275.2.00212 tertanggal 08 Oktober 2003 oleh Pemerintah Kota Medan.

d. Surat Keterangan Ijin Tempat Usaha (SKITU/HO) dengan No. 503/754/1999 tertanggal 09 Agustus 1996 oleh Walikotamadya Daerah Tingkat 2 Medan.

e. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dengan No. 01.205.438.3-121.000

tertanggal 15 Desember 1984 oleh Direktorat Jendral Pajak.

f. SKPPKP dengan MO.PEM-41/CU/WPJ.01/KP.0603/2002 tertanggal 12 Juni

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

Jl. DR. Mansyur

55D

Jl. Setia Budi Jl. Setia Budi

Sedangkan denah lokasi PT. Citra Endah Mandiri sebagaimana terlihat pada gambar 2.18 berikut ini:

Gambar 2.18 Denah Lokasi PT.Citra Endah Mandiri Medan 2.9 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

Setiap perusahaan pada umumnya mempunyai struktur organisasi dalam menjalankan usahanya. Dengan adanya struktur organisasi yang disusun dengan baik, maka akan tercermin pembagian kerja, wewenang, tanggungjawab, sistem komunikasi dan pengawasan dalam usaha mencapai tujuan perusahaan.

Seorang pimpinan harus mampu memilih struktur organisasi mana yang sesuai dengan pelaksanaan kegiatan dalam perusahaannya atau harus menyesuaikan dengan kondisi-kondisi yang terdapat pada perusahaan tersebut. Apabila suatu perusahaan menerapkan struktur organisasi yang tidak sesuai dengan kondisi-kondisi yang ada di dalamnya, maka akan sulit diharapkan pencapaian tujuan perusahaan.

Di dalam segi manajemen operasional PT. Citra Endah Mandiri Medan mempunyai struktur organisasi garis dan staf. Setiap jenjang manajemen

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

mempunyai wewenang mengemukakan pendapat dan bertanggungjawab kepada jenjang yang langsung membawahinya.

Adapun bentuk struktur organisasi yang dipakai PT. Citra Endah Mandiri Medan struktur organisasi berbentuk garis seperti yang tertera pada gambar 2.19 di bawah ini.

Pembagian wewenang dan tanggungjawab yang ada pada struktur organisasi PT. Citra Endah Mandiri Medan adalah sebagai berikut:

Sumber : PT. Citra Endah Mandiri Medan (2008)

Gambar 2.19 Struktur Organisasi PT. Citra Endah Mandiri Medan

Kabag Pembukuan Kabag

Kasir

Kabag Sekuriti Kabag Personalia Kabag INTEK

Komisaris

Direktur Utama

Direktur Komersial

Kabag Pembelian

Kabag Pemasaran

Kabag Gudang

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

a. Komisaris

− Mengawasi kegiatan perusahaan secara umum.

− Mengawasi kegiatan direktur utama dalam menjalankan perusahaan.

− Menggantikan direktur utama untuk mengambil keputusan jika ada

masalah-masalah yang tidak dapat diputuskan oleh direktur utama. b. Direktur Utama

− Bertanggungjawab kepada komisaris.

− Mengawasi dan merencanakan kegiatan perusahaan sehari-hari.

− Menentukan arah dan kebijaksanaan perusahaan dalam usaha pencapaian tujuan perusahaan.

c. Direktur Komersil

− Bertanggungjawab kepada direktur utama.

− Mengadakan program kerja yang diselaraskan dengan kebijaksanaan

perusahaan.

− Memotivasi perilaku para bawahan agar mempunyai derap langkah dan

sudut pandang yang sama dalam mencapai tujuan perusahaan.

− Mengecek dan mengevaluasi semua bukti-bukti pembelian dan penjualan perusahaan.

− Mengaktualisasi tujuan dan garis-garis besar kebijaksanaan perusahaan. d. Kabag Pemasaran

− Mengawasi dan mengkoordinasi kegiatan pemasaran, promosi, dan

penjualan secara keseluruhan.

− Melakukan penelitian pasar.

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

− Menetapkan strategi penjualan yang tepat untuk mencapai target penjualan yang d2nginkan oleh perusahaan.

e. Kabag Pembelian

− Mengawasi setiap kegiatan pembelian atas barang-barang yang dibutuhkan oleh perusahaan.

− Menyusun laporan atas kegiatan pembelian setiap tahun.

− Melakukan negoisasi (penawaran) harga barang dengan supplier atas

barang-barang yang dibeli.

f. Kabag Gudang

− Melakukan pengecekan terhadap sisa persediaan barang.

− Mengawasi dan membuat laporan keluar masuknya barang-barang dari

gudang.

g. Direktur Keuangan

− Mengawasi bagian kasir dan pembukuan dalam menjalankan kegiatan

berhubungan dengan administrasi dan keuangan perusahaan.

− Membuat anggaran penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan.

− Menyusun laporan keuangan perusahaan.

− Melakukan pengawasan atas data-data keuangan perusahaan. h. Kabag Kasir

− Melakukan pencatatan terhadap arus penerimaan dan pengeluaran kas dan bank perusahaan.

− Menyusun laporan posisi saldo kas/bank perusahaan.

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

− Menerima dan mengeluarkan pembayaran kas/bank berdasarkan

bukti-bukti lampiran yang telah disetujui oleh atasan sesuai dengan prosedur perusahaan.

i. Kabag Pembukuan

− Melakukan penyetoran dan pelaporan pajak setiap bulannya ke (KPP

Kantor Pelayanan Pajak).

− Melakukan pelaporan SPT tahunan setiap tahunnya.

− Mengadakan konfirmasi hutang piutang setiap bulannya. j. Kabag Sekuriti

− Mencegah pencurian barang di lapangan oleh pengunjung.

− Melakukan tugasnya sehubungan dengan pengamanan barang di lapangan.

− Melaksanakan tugas lain atas penugasan Direktur Utama. k. Kabag Personalia

− Bertanggungjawab sepenuhnya kepada Direktur Utama.

− Mengkoordinir kegiatan di lapangan.

− Mengkoordinir kegiatan penjaga dan penata stand.

l. Kabag INTEK

− Bertanggungjawab atas sistem informasi dan teknologi yang ada

digunakan oleh perusahaan.

− Melakukan pemeriksaan rutin terhadap sistem informasi dan teknologi yang dimiliki perusahaan.

− Melakukan perbaikan terhadap sistem informasi dan teknologi yang rusak dan segera menggantikan peralatan yang tidal dapat diperbaiki.

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. BAB 3

METODOLOGI PENELITIAN

3. 1 Metode Pengumpulan Data

Metodologi pengumpulan data dapat didefenisikan sebagai suatu cara yang digunakan untuk memperoleh data yang dibutuhkan sebagai bahan masukan bagi penulis dalam penyusunan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Studi Dokumen

Merupakan instrumen yang dilakukan dengan mempelajari isi dari bahan-bahan tertulis diperoleh melalui dokumen yang tersedia.

2. Observasi

Pengumpulan data dilakukan dengan mengadakan pengamatan secara langsung pada objek yang diteliti sebagai bahan masukan.

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. 3.2 Bagan Alir Sistem

Sistem informasi pendistribusian barang yang digunakan oleh PT. Citra Endah Mandiri Medan pada saat ini masih mengandalkan pencatatan di buku dan pengumpulan bukti pendistribusian barang tersebut tidak tersimpan dengan baik, maka administrasi perusahan sering mengalami banyak kesalahan dan kendala karena data yang tidak lengkap. Begitu juga dengan pencatatan mengenai dat pendistribusian barang sering terjadi ketidak akuratan dan dikarenakan sistem pencatatan pendukung pendistribusian barang yang tidak tercatat dengan lengkap.

Untuk lebih jelasnya tentang sistem yang sedang berjalan di PT. Citra Endah Mandiri Medan penulis menggunakan bagan alir (flowchart) sebagai berikut :

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. Sumber : PT. Citra Endah Mandiri Medan (2008)

Gambar 3. 1 Bagan Alir (Flowchart) Sistem

Data Barang Data Proyek Data

Distribusi

Periksa Data

Data Benar

Dokumen Ditolak

Proses Pembuatan Laporan

Laporan Data Barang

Laporan Data Proyek

Laporan Data Distribusi

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. BAB 4

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1 Analisis Sistem

Sebelum dilakukan analisis masukan dan keluaran yang dibutuhkan dalam sistem informasinya pendistribusian barang pada PT. Citra Endah Mandiri Diperlukan dokumen yang digunakan perusahaan dalam melakukan pendistribusian barang pada PT. Citra Endah Mandiri diperlukan dokumen yang digunakan perusahaan dalam melakukan pendistribusian barang yaitu daftar distribusi barang per proyek setiap harinya, sebagaimana dapat dilihat pada gambar 4.1.

PT. Citra Endah Mandiri Tanggal :

Jalan Setia Budi no 55 Medan Sumatera Utara Kode Pos

DAFTAR DISTRIBUSI BARANG

Nama Proyek : Alamat : Penagung Jawab :

No Nama Barang Satuan Jumlah Harga Total Keterangan

Diketahui oleh: Diketahui Oleh:

Direktur Utama Kabag Gudang

Gambar 4.1 Daftar Pendistribusian Barang pada PT. Citra Endah Mandiri

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

Dari dokumen di atas dapat dilakukan analisis untuk memperoleh data masukan dan data keluaran yang dibutuhkan dalam perancangan sistem informasi pendistribusian barang PT. Citra Endah Mandiri Medan, yaitu:

4.1.1 Analisis Keluaran

Analisis keluaran merupakan gambaran tentang keluaran yang dihasilkan oleh sistem yang dianilis. Rincian dari analisis. Rincian dari Analisis Rincian dari analisis keluaran pada PT. Citra Endah Mandiri adalah sebagai berikut:

Nama Keluaran : Laporan Data Distribusi Barang

Fungsi : Untuk mengetahui data distribusi barang

perusahaan

Media : Kertas

Distribusi : Kabag Gudang, Pemasaran, dan Pembukuan

Rangkap : 4 (Empat)

Volume : setiap hari kerja

Format : Lampiran 1.

Hasil Analisis : Bentuk laporan distribusi barang kurang terstruktur

4.1.2 Analisis Masukan

Analisis masukan merupakan gambaran tentang masukan yang dibutuhkan oleh sistem yang dianalisis. Rincian dari analisis masukan dari PT. Citra Endah Mandiri adalah:

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

1. Analisis Masukan Data Proyek

Nama masukan : Data Proyek : Kode, Nama , Alamat, Jenis, TglMulai, TglSelesai, Pimpro

Sumber : Kabag Pemasaran

Fungsi : Memberikan informasi tentang data proyek perusahaan

Media : Kertas

Rangkap : 1(satu)

Frekuensi : Setiap ada penambahan dan pembatalan proyek perusahaan.

Volume :

Format : Lampiran 1

Hasil Analisis : Pengelolaan data proyek masih lambat

2. Analisis Masukan Data Barang

Nama Masukan : Data Barang : Kode, Nama, Satuan, Harga, Stok

Sumber : Kabag Gudang, Pembelian dan Pembukuan

Fungsi : Memberikan informasi tentang data barang karyawan

Media : Kertas

Rangkap : 1 (satu)

Frekuensi : Setiap hari kerja

Volume :

Format : Lampiran 1

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

3. Analisis Masukan Data Distribusi

Nama Masukan : Data Distribusi : Non Faktur, Tanggal, Kode Proyek, Kode Barang, Jumlah Harga, Total, Ket.

Sumber : Kabag Gudang, Pemasaran dan pembukuan

Fungsi : Memberikan informasi tentang data distribusi barang perusahaan

Media : Kertas

Rangkap : 2 (Satu)

Frekuensi : Setiap ada distribusi barang ke proyek

Volume :

Format : Lampiran 1

Hasil Analisis : Pengolahan distribusi masih lambat

4. 1.3 Analisis Proses

Analisis proses merupakan proses yang menggambarkan penugasan yang berjalan pada sistem yang ada pada PT. Citra Mandiri adalah sebagai berikut :

No : 2.0

Nama : Pencetakan Laporan distribusi barang

Masukan : Data Proyek, Data Barang, dan Data Distribusi Keluaran : Non Faktur, Tanggal, Kode Proyek, Kode Barang,

Jumlah, Harga, Total, Ket.

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. 4.1.4 Analisis Data

Analisis data merupakan penjelasan tentang semua data yang disimpan pada sistem dan hubungan diantaranya. Pada PT. Citra Endah Mandiri analisis yang dibuat adalah :

Nama Data Store : Data Proyek, Data Barang, dan Data Distribusi

Deskripsi : Kumpulan dari Data Proyek, Data Barang, dan

Data

Distribusi

Media : Arsip atau File

Kaitan dengan Masukan : Pada keluaran dan harus dicetak secara keseluruhan

Uraian : Pada keluaran data harus dicetak secara keseluruhan

Deskripsi Data : Non Faktur

Tanggal Kode Proyek Kode Barang Jumlah Harga Total Ket

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. 4.1.5 Identifikasi Kebutuhan

Identifikasi kebutuhan merupakan rangkuman hasil analisis dalam bentuk uraian masalah yang berkaitan dengan pengolahan sumber daya kebutuhan yang diuraikan pada PT. Citra Endah Mandiri adalah :

Kebutuhan : 1. Pencetakan Laporan Data Distribusi Barang 2. Data Proyek

3. Data Barang

Masalah : Pengolahan data distribusi barang sangat lambat Usulan : Sebaiknya pengolahan data distribusi barang sudah

menggunakan sistem yang khusus agar pengolahannya cepat

4.2 Perancangan Proses

4.2.1 Rancangan Proses

4.2.1.1 Diagram Arus Data ( Data Flow Diagram / DFD )

Diagram arus data digunakan untuk menggambarkan suatu sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. Adapun diagram arus data pada sistem pendistribusian barang ini adalah sebagai berikut :

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

4.2.1.2 Diagram Konteks ( Context Diagram )

Diagram konteks merupakan level tertinggi dari diagram arus data yang menggambarkan seluruh input / output dari sistem. Diagram konteks memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem. Pada diagram konteks hanya ada satu proses dan tidak ada data store. Adapun diagram konteks dalam penyelesaian program ini dapat dilihat pada gambar 4.2

Kabag Pembukuan

Sistem Informasi Pendistribusian

Barang

Kabag Gudang

Direktur Utama Data Barang

Data Proyek

Data Distribusi Data Barang

Data Distribusi

Laporan Data Proyek Laporan Data Barang Laporan Data Distribusi

Data Barang Data Distribusi

Data Barang Data Proyek Data Distribusi

Gambar 4.2 Diagram Konteks (Level 0)

4.2.1.3 Diagram Nol (Level 1)

Diagram Nol (level 1) digunakan untuk menampilkan data store. Untuk proses yang tidak rinci lagi pada level selanjutnya pada nomor proses ditambah

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

tanda asterik(*). Adapun diagram nol (level 1) dalam penyelesaian program ini dapat dilihat pada Gambar 4.3

Kabag Pembukuan

1.0 Input Data

Kabag Gudang

Direktur Utama Data Barang

Data Proyek Data Distribusi

Data Barang Data Distribusi

Laporan Data Proyek Laporan Data Barang Laporan Data Distribusi

Data Barang

Data Proyek

Data Distribusi

2.0 Output Data

Barang

Proyek

Distibusi

Data Barang

Data Proyek

Data Distribusi

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. 4.3 Rancangan Basis Data

4.3.1 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) yang menggunakan dalam sistem

informasi pendistribusian barang ini adalah sebagaimana terlihat pada Gambar 4.4

Gambar 4.4 Entity Relationship Diagram (ERD)

4.3.2 Spesifikasi Basis Data

Nama database yang digunakan dalam perancangan sistem pengiriman paket PT. Citra Endah Mandiri Medan adalah Distribusi.MDB, sedangkan tabel-tabel basis datanya dapat dilihat pada Tabel 4.1 sampai Tabel 4.3.

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. Tabel 4.1 Data Proyek

Field Field Nama Data Type Field Size Ket

1 Kode Proyek Text 10 Primary Key

2 Nama Proyek Text 30

3 Jenis Text 30

4 Alamat Proyek Text 40

5 TglMulai Date

6 TglSelesai Date

7 Pimpro Text 30

Tabel 4.2 Tabel Data Barang

Field Field Name Data Type Field Size Ket

1 Kode_Barang Text 8 Primary Key

2 Nama Barang Text 30

3 Satuan Text 15

4 Harga Currency

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. Tabel 4.3 Data Distribusi

Field Field Name Data Type Field Size Ket

1 No_Faktur Text 10 Primari Key

2 Tanggal Date

3 KodeProyek Text 10 Foreign Key

4 KodeBarang Text 8 Foreign Key

5 Jumlah Number

6 Harga Currency

7 Total Currency

8 Ket Text 30

4.4 Rancangan Masukan

Adapun rancangan masukan dalam perancangan sistem pendistribusian barang ini dapat dilihat pada Gambar 4.5 sampai Gambar 4.7

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. Gambar 4.5 Form Input Data Barang

FORMULIR INPUT DATA BARANG

Kode Barang : Nama Barang :

Satuan :

Harga :

Stok :

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010. Gambar 4.6 Input Data Proyek FORMULIR INPUT DATA PROYEK

Kode Proyek : Nama Barang :

Alamat :

Jenis :

Tangga l Mulai : :

Tanggal Selesai:

Pimpro :

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

Private Sub cmdButton_Click(Index As Integer) If Index = 0 Then

TampilProyek Else

TampilBarang End If

End Sub

Private Sub cmdButton_Click(Index As Integer) Select Case Index

Case 0

Row = 0 RS.MoveFirst Tampil

TampilBarang TampilProyek Case 1

If Row <= Then Row = 0

RS3.MoveFirst Tampil

TampilBarang TampilProyek Else

Row = Row - 1 RS3.MovePrevious Tampil

TampilBarang TampilProyek End If

Case 2

If Row >= RS3.RecordCount - 1 Then Row = RS3.RecordCount - 1 RS3.MoveLast

Tampil

TampilBarang TampilProyek Else

Row = Row + 1 RS3.MoveNext Tampil

TampilBarang TampilProyek End If

Case 3

Row = RS3.RecordCount - 1 RS3.MoveLast

Tampil

TampilBarang TampilProyek Case 4

KunciText (False) KunciButton (False)

cmdButton(4).Enabled = True

If cmdButton(4).Caption = "Tambah" Then cmdButton(4).Caption = "Simpan" cmdButton(4).Picture = Load Picture(App.Path & "\icon\simpan.bmp")

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

cmdButton(4).Picture = Load Picture(App.Path & "\icon\batal.bmp")

Kosong

txtBox(0).SetFocus Else

cmdButton(4).Caption = "Tambah" cmdButton(4).Picture =

LoadPicture(App.Path & "\icon\tambah.bmp")

cmdButton(8).Caption = "Keluar" cmdButton(8).Picture =

LoadPicture(App.Path & "\icon\keluar.bmp") KdBarang = txtBox(0) Cek = False

If CekInput = True Then RS3.AddNew

Simpan RS3.Update End If

RS.Find "kdbarang='" & cboBox(1) & "'", 0, adSearchForward, 1

RS(4) = RS(4) - txtBox(2) RS.Update

KunciText (True) KunciButton (True) Tampil

TampilBarang TampilProyek End If

Case 5

KunciText (False) KunciButton (False)

cmdButton(5).Enabled = True

If cmdButton(5).Caption = "Edit" Then cmdButton(5).Caption = "Simpan" cmdButton(5).Picture =

LoadPicture(App.Path & "\icon\simpan.bmp")

cmdButton(8).Caption = "Batal" cmdButton(5).Picture =

LoadPicture(App.Path & "\icon\batal.bmp") NoFak = txtBox(0) Jumlah = txtBox(2) txtBox(0).SetFocus Else

cmdButton(5).Caption = "Edit" cmdButton(5).Picture =

LoadPicture(App.Path & "\icon\edit.bmp")

cmdButton(8).Caption = "Keluar" cmdButton(5).Picture =

LoadPicture(App.Path & "\icon\keluar.bmp")

RS3.Find "NoFak='" & NoFak & "'", 0 ,adSearchForward, 1

Simpan RS.Update

TampilBarang KunciText (True) KunciButton (True) Tampil

End If Case 6

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

Jumlah = txtBox(2)

If MsgBox("Yakin Ingin Menghapus Data Distribusi dengan Nomor Faktur " & txtBox(0) & "?", vbYesNo + vbQuestion, "Konfirmasi") = vbYes Then

RS3.Delete

RS.Find "kdbarang='" & cboBox(0) & "'", 0, adSearchForward, 1

RS(4) = RS(4) + Jumlah RS.Update

TampilBarang CekRec

End If Case 7

frmCari.Kode = "Distribusi" frmCari.Show 1

If frmCari.Kode "NoFak='" & NoFak & "'", 0, adSearchForward, 1

If RS3.EOF Then

MsgBox "Data Distribusi dengan Nomor Faktur " & NoFak & " Tidak Ditemukan", vbOKOnly + vbExclamation, "Data Tidak Ditemukan"

Else

Tampil

TampilBarang TampilProyek End If

End If Case 8

If cmdButton(8).Caption = "Keluar" Then Unload Me

Else

KunciText (True) KunciButton (True)

cmdButton(4).Caption = "Tambah" cmdButton(4).Picture =

LoadPicture(App.Path & "\icon\tambah.bmp");

cmdButton(5).Caption = "Edit" cmdButton(4).Picture =

LoadPicture(App.Path & "\icon\edit.bmp");

cmdButton(4).Caption = "Keluar" cmdButton(4).Picture =

LoadPicture(App.Path & "\icon\keluar.bmp"); CekRec

TampilBarang TampilProyek

txtBox(0).SetFocus End If

End Select End Sub

Private Sub Form_Load() cboBox(0).Clear cboBox(1).Clear

If RS.RecordCount > 0 Then RS.MoveFirst

While Not RS.EOF

cboBox(1).AddItem RS(0) RS.MoveNext

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

cboBox(1).ListIndex = 0 End If

If RS2.MoveFirst > 0 Then RS.MoveFirst

While Not RS2.EOF

cboBox(0).AddItem RS2(0) RS2.MoveNext

Wend

cboBox(0).ListIndex = 0 End If

Row = 0

For i = 4 To 8

cmdButton(i).Picture = LoadPicture(App.Path & "\icon\" & cmdButton (i).Caption & ".bmp")

Next i CekRec End Sub

Private Sub txtBox_Click(Index As Integer) If Index = 3 Then

txtBox(3) = val(txtBox(2)) * val(txtBox2(6)) End If

End Sub

Private Sub txtBox_GorFocus(Index As Integer) If cmdButton(5).Caption = "Simpan" Then

SendKeys "{HOME}+{END}" End If

If Index = 3 Then

txtBox(3) = val(txtBox2(2)) * val(txtBox2(6)) End If

End Sub

Form Data Cari

Public Kode As String

Private Sub cmdButton_Click(Index As Integer) If Index = 0 Then

Select Case Kode Case "Barang"

frmBarang.KdBarang = txtBox Case "Proyek"

frmProyek.KdProyek = txtBox Case "Distribusi"

frmDisribusi.NoFak = txtBox Case "DBProyek"

mdiPengiriman.KdProyek = cboBox Case "DBBarang"

mdiPengiriman.KdBarang = cboBox Case "DBHari"

mdiPengiriman.Tanggal = Month(cboBox) & "/" & Day(cboBox) & "/" & Year(cboBox)

Case "DBBulan"

mdiPengiriman.Bulan = "between #" &

Month(cboBox) & "/1/" & Year(cboBox) & "# and #" & Month(cboBox) + 1 & "/1/" & Year(cboBox) & "#"

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

mdiPengiriman.Tahun = "between #1/1" & Year(cboBox) & "# and #1/1/" & Year(cboBox) + 1 & "#"

End Select Else

Kode = "Batal" End If

Unload Me End Sub

Private Sub Form_Load() txtBox.Visible = False cboBox.Visible = False Select Case Kode

Case "Barang"

Label.Caption = "Input Kode Barang" txtBox.Visible = True

Case "Proyek"

Label.Caption = "Input Kode Proyek" txtBox.Visible = True

Case "Distribusi"

Label.Caption = "Input Nomor Faktur" txtBox.Visible = True

Case "DBProyek"

Label.Caption = "Input Kode Proyek" cboBox.Visible = True

cboBox.Clear RS2.MoveFirst While Not RS2.EOF

cboBox.AddItem RS2(0) RS2.MoveNext

Wend

cboBox.ListIndex = 0 Case "DBBarang"

Label.Caption = "Input Kode Barang" cboBox.Visible = True

cboBox.Clear RS.MoveFirst While Not RS.EOF

cboBox.AddItem RS(0) RS.MoveNext

Wend

cboBox.ListIndex = 0 Case "DBHari"

Label.Caption = "Input Tanggal" cboBox.Visible = True

cboBox.Clear = RS3.MoveFirst While Not RS3.EOF

cboBox.AddItem RS3.(4) RS3.MoveNext

Wend

cboBox.ListIndex = 0 Case "DBBulan"

Label.Caption = "Input Bulan" cboBox.Visible = True

cboBox.Clear = RS3.MoveFirst While Not RS3.EOF

Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.

RS3.MoveNext Wend

cboBox.ListIndex = 0 Case "DBTahun"

Label.Caption = "Input Tahun" cboBox.Visible = True

cboBox.Clear = RS3.MoveFirst While Not RS3.EOF

cboBox.AddItem Right(RS3(4), 4) RS3.MoveNext

Wend

cboBox.ListIndex = 0 End Select

cmdButton(0).Picture = LoadPicture(App.Path & "\icon\cari.bmp")

cmdButton(1).Picture = LoadPicture(App.Path & "\icon\batal.bmp")

End Sub

Modules

Public Con As New ADODB.Connection Public RS As New ADODB.Recordset Public RS2 As New ADODB.Recordset Public RS3 As New ADODB.Recordset Public Query As String

Public Str, Str2 As String Public Sub Koneksi()

Con.ConnectionString = "provider = microsoft.jet.oledb.4.0; data source = " & App.Path & "\distribusi.mdb"

Con.CursorLocation = adUseClient Con.Open

End Sub

Public Sub RecSet()

RS.Open Query, Con, adOpenKeyset, adLockOptimistic End Sub

Public Sub RecSet2()

RS2.Open Query, Con, adOpenKeyset, adLockOptimistic End Sub

Public Sub RecSet3()

RS3.Open Query, Con, adOpenKeyset, adLockOptimistic End Sub