Sistem Pengarsipan Pada PT. Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan

(1)

SISTEM PENGARSIPAN PADA PT. ASURANSI

STACO MANDIRI CABANG MEDAN

KERTAS KARYA

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan

Studi untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Studi Ilmu Perpustakaan Dan Informasi

Disusun Oleh :

NAMA : RISNAWATI

NIM : 112201007

PROGRAM STUDI DIII PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

(2)

LEMBAR PERSETUJUAN

Judul Kertas Karya : Sistem Pengarsipan Pada PT. Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan

Oleh : Risnawati

Nim : 112201007

Dosen Pembimbing : Hotlan Siahaan,S.Sos,M.I.Kom

NIP : 19780331 200501 2 003

Tanda Tangan :

_____________________

Tanggal :

_____________________

Dosen Pembaca : Laila Hadri Nasution,S.Sos.,M.P

NIP : 197208252006042001

Tanda Tangan :

_______________________

Tanggal :

(3)

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Kertas Karya : Sistem Pengarsipan Pada PT. Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan

Oleh : Risnawati

Nim : 112201007

PROGRAM STUDI DIII PERPUSTAKAAN

Ketua : Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd

NIP : 19570407 198603 2 001

Tanda Tangan :

Tanggal :

_________________________

__________________________

FAKULTAS ILMU BUDAYA

Dekan : Dr.Syahron Lubis,M.A

NIP : 195110131976031001

Tanda Tangan :

_________________________

Tanggal :

(4)

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji dan syukur kepada Allah S.W.T atas berkat, rahmat dan kurnia-Nya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini dengan judul “SISTEM PENGARSIPAN PADA PT. ASURANSI STACO MANDIRI CABANG MEDAN” kertas karya ini ditulis untuk memenuhi persyaratan kelulusan program studi D-III Ilmu Perpustakaan Dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa hormat dan ucapan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada Ayahanda IdrisSiregar dan Ibunda tersayang Jamilah, yang begitu banyak memberikan dukungan kepada penulis baik materi, moral, dan doa yang telah bersusah payah mengasuh membesarkan penulis dengan rasa penuh kasih sayang yang tidak terbalas, dan seluruh keluarga penulis makcik, kakak, abang, dan adik, yang selalu member semangat kepada penulis.

Dalam menyelesaikan kertas karya ini, penulis juga telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk yang tak ternilai harganya. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih sebesar-besarnya kepada :

1. IbuHotlanSiahaan, S.Sos.,M.I.Kom, selaku dosen pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu dan tenaga untuk memberikan arahan dan bimbingan sampai kertas karya ini selesai.

2. Ibu Laila Hadri Nasution, S.Sos.,M.P, selaku dosen pembaca kertas karya ini.

3. Ibu Zurni Zahara Samosir,Dra.,M.Si, selaku dosen pembimbing Akademik 4. Bapak Dr.Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya

Universitas Sumatera Utara.

5. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Jurusan Program Studi D-III Perpustakaan.

6. Staf pengajar program studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

7. Bapak Uningo Prabowo ST.AAIK, selaku Branch Manajer PT. Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan.

(5)

8. Bapak Ashadi Zulkarnain, selaku Accounting pada PT. Asuransi Staco Mandiri yang telah membantu penulis dalam penyediaan data yang penulis butuhkan dalam menyusun kertas karya ini.

9. Bapak yudi purnama yang telah mengajari dan membantu penulis dalam pengenalan dan tata cara pengarsipan pada PT. Asuransi Staco Mandiri. 10.Seluruh staf PT. Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan.

11.Makcik, Kakak, abang dan adek penulis (Nurhayati, Desma, Eli, Laili, Rina, Sukron, dan Andre) yang telah memberi semangat dan dukungan kepada penulis.

12.Kakak Senior S1 Perpustakaan (Muswita Widya Rahma, S.Sos) yang memberikan dukungan, bantuan dan semangat buat penulis.

13.Teman-teman penulis Tuti, Marhamah, Rere, Adi, Dina, Nisya, Dewi, , Eko yang telah membantu penulis dalam penyelesaian Kertas Karya ini. 14.Seluruh Teman-teman Stambuk 0’11 yang tidak bisa disebutkan satu

persatu, terima kasih untuk kebersamaannya selama ini.

Penulis hanya dapat berdo’a kepada Tuhan Yang Maha Kuasa agar mereka selalu dilimpahi rahmatNya.

Akhir kata, kiranya kertas karya ini bermanfaat bagi yang membacanya, dan dapat mendorong penulis untuk meningkatkan pengetahuan dalam bidang kearsipan.

Medan, Juli 2014 Penulis

RISNAWATI NIM 112201007

(6)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR……….i

DAFTAR ISI………..…….ii

DAFTAR GAMBAR……… ………iii

DAFTAR TABEL………...…..……iv

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang dan Masalah………...………..…..….1

1.2. Rumusan Masalah……...……….………....3

1.3. Tujuan Penulisan…………...……….…..………3

1.4. Ruang Lingkup...……….…….…....3

1.5. Metode Pengumpulan Data……...………...3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Arsip...……….…..….5

2.1.1. Fungsi Arsip...……….……...……...….….6

2.1.2. Peranan Arsip.………...…….……...6

2.1.3. Tujuan Arsip………...…….…………...…….………....7

2.2. Pengolahan Arsip………...……..………...………..…….…..8

2.2.1. Tahap Penciptaan Arsip……..………...……….……...8

2.2.2. Tahap Pengurusan Dan Pengendalian Surat.……….…..…….…..8

2.2.3. Tahap Referensi...………...…9

2.3. Sistem Penataan Arsip……..………...……...……...9

2.4. Temu Kembali Arsip………..………...….…...………….12

2.5. Pemeliharaan Arsip………...……….…...……...….….…13

2.6. Pencegahan Kerusakan Arsip……..……….……...……...…..…..14

2.7. Tahap Penyusutan………..………...16

2.8. Tahap Pemusnahan……….…16

BAB III HASIL DAN PEMBAHASA 3.1. Sejarah PT. Asuransi Staco Mandiri………...……….…..18

3.1.1. Visi Dan Misi……….…..………...…………...19

3.1.2. Produk Yang Ditawarkan……….…….……...19

3.1.3. Struktur Organisasi PT. Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan22 3.1.4. Nilai-Nilai Perusahaan………..………...24

3.2. Proses Penciptaan dan Pengendalian Surat Pada PT.Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan….………..……...….25

3.2.1. TahapPenciptaan Polis Asuransi………..………25

3.2.2. Proses Pengurusan Surat………..26

3.3. Sistem Penyimpanan Arsip PT. Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan...30

3.4. Sistem Temu Kembali Arsip PT. Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan……….………..…..34

3.5. Pemeliharaan Arsip PT. Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan…....….36

3.6. Penyusutan Dan Pemusnahan Arsip PT. Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan………...……….……...37

(7)

3.6.1. Tahap Penyusutan…………...………...………..37 3.6.2. Tahap Pemusnahan…………..……….39 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. Kesimpulan………..………….40

4.2. Saran……...…….………...………...41

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

(8)

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 : Sistem Abjad/Alphabetical Filling System………..……10

Gambar 2 : Sistem Masalah/perihal (Subject Filling System)………....10

Gambar 3 : Sistem Nomor (Numerical Filing Sistem)………...11

Gambar 4 : Sistem Tanggal/Urutan Waktu……….…12

Gambar 5 : Sistem Wilayah/Daerah………12

Gambar 6 : Bagan Struktur Organisasi PT. Asuransi Staco Mandiri………..23

Gambar 7 : Indicator usaha PT. Asuransi Staco Mandiri 2008-2012 dalam jutaan rupiah………...………...…..24

Gambar 8 : Alur Pengolahan Surat Masuk…….…..……….….27

Gambar 9 : Filing Cabinet………..……….30

Gambar 10 : Tab Guide (petunjukatausekat/pemisah)………..……....31

Gambar 11 : Rak Arsip tempat penyimpanan arsip system geografi……..…..32

Gambar 12 : Pembagian polis pada setiap instansi dan daerah……….32

Gambar 13 : Tempat penyimpanan Polis untuk system nomor....…………....33

Gambar 14 : Map gantungbeserta label pada map gantung…………..………34

Gambar 15 : Tampilan GIS (General Information System)………..35

Gambar 16 : Tahap 1 penyusutan Arsip………37

Gambar 17 : Tahap 2 Penyusutan Arsip………...38

(9)

DAFTAR TABEL

Tabel 1 : Contoh Agenda Surat Masuk………..………….26

Tabel 2 : Contoh Agenda Surat Masuk…...……….27

(10)

BAB I PEDAHULUAN

1.1.Latar Belakang dan Masalah

Keberhasilan suatu perusahaan dapat dilihat dari kemampuan manajemen perusahaan untuk merencanakan dan mengendalikan aktivitas-aktivitas yang ada dalam perusahaan, penyediaan informasi yang cepat dan tepat sangat dibutuhkan demi mendukung kemajuan usaha bagi setiap perusahaan. Salah satu informasi yang penting adalah rekaman kegiatan perusahaan itu sendiri, yaitu arsip.Oleh karena itu perusahaan harus memberikan perhatian khusus terhadap sistem kearsipan agar pada saat diperlukan arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat guna untuk memperlancar kegiatan perusahaan.

Menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab I Pasal I “ Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, Pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Sedangkan Menurut Undang-Undang nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan adalah”Data, catatan, atau keterangan yang dibuat dan diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar”.

Arsip memiliki arti penting sebagai sumber informasi maupun pusat ingatan bagi setiap perusahaan. Arsip menurut Undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan dibedakan menurut fungsinya menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaran kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara lansung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara lansung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan

(11)

kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.

Kearsipan (penyusunan dan penyimpanan dokumen) merupakan bagian pekerjaan organisasi atau perusahaan yang sangat penting. Arsip berisi informasi-informasi tertulis mengenai keputusan keputusan maupun pikiran pikiran yang harus tersedia apabila sewaktu-waktu dibutuhkan,sehingga dapat ditemukan dengan mudah.

Dengan dilaksanakannya pengolahan kearsipan yang baik berarti dapat mengatur,menyusun,serta mengumpulkan arsip/warkat yang terprogram dan dapat memusnahkannya dengan cara yang paling tepat. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan perusahaan guna menunjang peningkatan produktivitas dan efesiensi kerja. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah.

Perusahaan PT.Asuransi Staco Mandiri yaitu perusahaan yang bergerak dibidang jasa asuransi umum. Produk-produk yang ditawarkan PT.Asuransi Staco mandiri adalah Fire and Allied Perils Insurance, Property / Industrial All Risks, Loss Of Profit/Business Interuption (Isurance Following Fire, Or Proporty All Risks/Industrial All Risk,Or Machinery Breakdown insurance), Contractor' All Risk/Erection All Risk Insurance, Electronik Equipment insurance, Machinery breakdown Insurance, Marine Carco Isurance, Marine Hull Insurance, Motor Vehicle Insurance, Personal Accidents Isurance, Workmen Compesation Insurance,Liability Insurece, Burglary Insurance, Cash in Transit,Cash in Save/Cas in Cashier Box,Fidelity Guaranteed dan Surety Bond.

Produk-produk dari PT. Asuransi Staco Mandiri akan menghasilkan data, data tersebut akan dicetak dalam bentuk dokumen/polis, inilah yang dimaksud dengan tahap awal yaitu tahap penciptaan, dimana arsip-arsip tersebut mulai tercipta. Setelah arsip tersebut tercipta maka perlu penanganan khusus untuk penyimpanan, sistem penyimpanan pada PT.Asuransi Staco Mandiri dilakukan dengan bebagai cara yaitu dengan sistem abjad, sistem subjek, sistem geografis, dan sistem nomor, dengan tujuan untuk mempermudah sistem temu kembali arsip pada saat dibutuhkan dengan cepat dan tepat. Tahap berikutnya yang harus

(12)

dilakukan yaitu kegiatan penyelamatan yang terdiri dari pengamanan, pemeliharaan dan perawatan, kemudian kegiatanterakhir tahap penyusutan seperti kegiatan penilaian/pemindahan, pemusnahan dan penyerahan.

Mengingat peranan penataan arsip sangat penting pada suatu perusahaan maka penulis tertarik untuk mengangkat masalah kearsipan pada suatu perusahaan PT. Asuransi Staco Mandiri sebagai masalah yang akan diteliti, karena dalam memilih dan menentukan sistem kearsipan harus berorientasi kepada jenis atau macam informasi yang ada serta diperlukan penyesuaian kepada situasi dan kebutuhan lingkungan kerja yang selalu berbeda-beda. Bahkan bila diperlukan harus dapat menggabungkan antara sistem yang satu dengan sistem yang lainnya serta penyimpanan harus secara sistematis, karna berdaya nilai guna dan dapat dijadikan bukti rill dimasa yang akan datang, maka penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana penataan arsip yang baik.

1.2.Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas maka rumusan masalah dari Kertas Karya ini adalah :

1. Bagaimanakah sistem pengarsipan pada PT. AsuransiStacoMandiri ?

1.3.Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan adalah :

1. Untuk mengetahui sistem pengarsipan pada PT. Asuransi Staco Mandiri

1.4.Ruang Lingkup

Ruang lingkup pada penulisan kertas karya ini yaitu tahap penciptaan arsip, sistem pengolahan/penyimpanan arsip, sistem temu kembali arsip, penyelamatan/pemeliharaan arsip, penyusutan dan pemusnahan arsip pada PT. Asuransi Staco Mandiri.

1.5.Metode Pengumpulan Data

Adapun teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah:

(13)

1. Penelitian Lapangan (Field Research)

Yaitu peninjauan langsung ke perusahaan yang akan diteliti untuk memperoleh data primer. Data primer itu meliputi :

a. Wawancara, dilakukan terhadap penelola dan staf karyawanperusahaan yang berhubungan dengan objek yang diteliti.

b. Data perusahaan, yaitu dengan mengumpulkan data dan mencatatdata tertulis yang diperoleh dari catatan yang terdapatdiperusahaan.

c. Observasi yang dilakukan dengan melakukan pengamatan lansung Pada Perusahaan yang dituju.

2. Penelitian kepustakaan (Library research)

Yaitu untuk memperoleh bahan teori yang merupakan landasan pembahasan penelitian ini, maka diambil literature-literatur yang berhubungan dengan masalah yang diteliti penulis untuk memperoleh data sekunder. Dalam studi kepustakaan ini penulis memperolehnya dari berbagai sumber, yaitu : buku, catatan, artikel, dan laporan.

(14)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian Arsip

Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, yang banyak dilakukan setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat, dan dokumen-dokumen. Inilah yang selanjutnya disebut kearsipan.

Menurut kamus Administrasi perkantoran (Wursanto,1991:13) “Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali”.

Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut arsip harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

- Warkat tersebut harus masih mempunyai kegunaan,

- Warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana, dan

- Warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila ditemukan kembali

Dengan sendirinya, warkat yang tidak memenuhi syarat-syarat seperti tersebut di atas, tidak dapat dikatakan arsip.

Pengertian arsip juga di atur dalam undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pada bab 1 pasal 1 yaitu :

“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalamdan pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”.

Menimbang bahwa undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan perlu disesuaikan dengan perkembangan dan kebutuhan kehidupan masyarakat, berbangsa, dan bernegara yang dipengaruhi oleh perkembangan tantangan nasional dan global serta teknologi informasi dan komunikasi.

(15)

2.1.1. Fungsi Arsip

Berdasarkan fungsinya arsip di bedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip stastis (Bhartos,2009:4) :

1.Arsip Dinamis

Arsip Dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara lansung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara lansung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan atas :

a. Arsip Aktif

Adalah arsip yang secara lansung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengolah.

b. Arsip Inaktif

Adalah arsip yang tidak secara lansung dan tidak terus menerus dipergunakan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta serta dikelola oleh pusat arsip.

2.Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara lansung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari.Arsip statis ini berada di arsip Nasional Republik Indonesia atau di arsip Nasional Daerah.

2.1.2. Peranan Arsip

Barthos, Basir (2007:2 ) mengemukakan bahwa arsip mempunyai peranan penting sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, Pertanggung jawaban, penilaian, dan pengendalian setepat-tepatnya.

Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu

(16)

masalah. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip (Sedarmayanti, 2003:19) adalah :

1. Alat utama ingatan organisasi

2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)

3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan 4. Barometer kegiatan suatu organisasi

5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya

2.1.3. Tujuan Arsip

Tujuan kearsipan menurut (Widjaja 1986:102-103) adalah :

untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

a. Menyampaikan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan. b. Menyiapkan surat setiap saat diperlukan

c. Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut paut dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.

Menurut UU No.43 tahun 2009, penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk: a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga

Negara, pemerintah daerah lembaga pedidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan, serta ANRI sebagai penyelenggaraan kearsipan nasioanal

b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.

c. Menjamin terwujudnya pengolahan arsip yang andal dan pemanfaatan arsipnya sesuai dengan ketentuan peraturan undang-undang

d. Menjamin perlindungan kepentingan Negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengolahan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang konprehensif dan terpadu.

f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggung jawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

g. Menjamin keselamatan asset nasional dalam bidang ekonomi sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan

h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam penyelenggaraan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

(17)

2.2. Pengolahan Arsip

2.2.1. Tahap Penciptaan Arsip

Tahap penciptaan adalah suatu tahapan saat arsip mulai tercipta sebagai akibat bermacam-macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam rangka pelaksanaan fungsinya. Arsip yang tercipta tersebut mengandung berbagai data dan informasi keragaman data dan informasi ini tergantung dari keragaman tindakan yang dilakukan oleh suatu organisasi akan semakin beragam data dan informasi ini tergantung dari keragaman tindakan yang dilakukan oleh suatu organisasi. Semakin beragam atau kompleks tindakan yang dilakukan oleh suatu organisai akan semakin beragam pula data informasinya akan mencerminkan tindakan tersebut. Ini menunjukkan bahwa arsip merupakan rekaman tindakan yang telah dilakukan organisai.

Penjelasan T.R.Schellenberg yang dikutip Martono (1990:16) yang menyatakan bahwa :

“….. one of the essential characteristics of archives that must have been produced or accumulated in the direct connection with the functional activities of some government agency or other organization ; and much or their significance depends on their organic relation to the agency and

each other.”2)

(…salah satu karakteristik arsip yang sangat penting bahwa arsip harus sudah dihasilkan atau terkumpul dalam kaitannya secara lansung dan aktivitas-aktivitas fungsional organisasi pemerintah atau organisaisi lainnya;dan kebanyakan arti penting tergantung pada hubungan organik terhadap organisai satu sama lainnya).

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa salah satu ciri utama arsip jika bahan telah dihasilkan atau dihimpun dalam kaitannya dengan kegiatan fungsional organisasi. Adapun arti pentingnya arsip tergantung dari hubungan organik dengan organisasi yang bersangkutan.

2.2.2. Tahap Pengurusan dan Pengendalian Surat

Yang dimaksud dengan pengurusan dan pengendalian surat adalah kegiatan-kegitan mencatat surat masuk atau surat keluar dalam kartu kendali rangkap tiga. Kalau kegiatan dalam sebuah kantor tidak luas, maka cukup digunakan 2 (dua ) kartu kendali saja. Biasanya kartu kendali ini mempunyai warna, misalnya warna putih, kuning dan merah muda. Perlu pula diperhatikan,

(18)

bahwa yang dicatat dalam kartu kendali tersebut hanya surat masuk atau keluar penting saja, sedangkan surat-surat biasa atau rutin dicatat dalam lembar pengantar surat biasa. Dalam hal ini surat rahasia pun dicatat pula tersendiri dalam lembar pengantar surat rahasia oleh petugas yang telah ditunjuk oleh petugas kantor.

Menurut( Hadi Abubakar ,1996:33 ) pada dasarnya sistem kartu kendali ini untuk melaksanakan pengurusan dan pengendalian surat masuk atau keluar terbagi 5 kegiatan yaitu:

1. Penerimaan surat masuk atau keluar 2. Mencatat surat masuk atau keluar 3. Mengarahkan atau mengendalikan 4. Penyampaian ke unit pengolah 5. Penyimpanan atau penataan arsip.

2.2.3. Tahap Referensi

Pada tahap ini, surat-surat tersebut digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari, dan surat tersebut di klasifikasikan, diindeks (kalau perlu digunakan tunjuk silang), selesai digunakan difiling (penataan berkas) dan kalau diperlukan dicari kembali atau ditemukan kembali (Hadi Abubakar,1996:20).

2.3. Sistem Penataan Arsip

Yang dimaksud dengan sistem penataan arsip atau Archief System (Bahasa Belanda), atau biasa juga disebut dengan filling system (Bahasa Inggris) adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tantanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.

Menurut sedarmayanti (2003:70) ada 5 (lima) macam sistem penataan arsip yaitu: 1. Sistem Abjad/Alphabetical Filling system

Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.

(19)

a. Faham peraturan pengindeks

b. Menyiapkan lembar tunjuk silang, bila perlu c. Menyiapkan peralatan arsip

Gambar 1: Sistem Abjad/Alphabetical Filling System Sumber : (Sedarmayanti,2003:71)

2. Sistem Masalah/Perihal/Subject Filing System

Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Persiapan penataan arsip berdasarkan masalh :

a. Menyusun daftar indeks b. Menyiapkan kartu indeks c. Menyiapkan peralatan arsip

Gambar 2: Sistem masalah/perihal (Subject Filling System) Sumber : (Sedarmayanti,2003:73)

(20)

3. Sistem Nomor/Numerical Filing System

Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.

Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor a. Menyusun pola klasifikasi arsip

b. Menyiapkan peralatan arsip

Gambar 3 :Sistem Nomor (Numerical Filing Sistem) Sumber : (Sedarmayanti,2003:74)

4. Sistem Tanggal/Urutan Waktu/Cronological Filing System

Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat, (akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat).

Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal

a. Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun b. Menyiapkan peralatan arsip

(21)

Gambar 4 : Sistem Tanggal/Urutan Waktu Sumber : (Sedarmayanti,2003:75)

5. Sistem wilayah/Daerah/Regional/geographical filing system

Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu.

Persiapan penataan berdasarkan wilayah

a. Menentukan pengelompokan daerah/wilayah b. Menyiapkan peralatan arsip

Gambar 5 : Sistem Wilayah/Daerah Sumber : (Sedarmayanti,2003:74)

2.4. Temu Kembali Arsip

Penemuan kembali arsip (retrieval system) merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip yang dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi.

(22)

Menurut Hadi Abubakar dalam bukunya Pola Kearsipan Modren : sistem kartu kendali menyatakan bahwa “ Yang dimaksud dengan penemuan kembali arsip adalah memastikan dimana arsip tersebut disimpan, dalam kelompok berkas apa, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya”.

Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan arsip, sebab jika sistem penyimpanan salah maka dengan sendirinya penemuan kembali akan sulit menemukan kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi menemukan kembali informasi yang terkandung dalam arsip. Jika penemuan kembali arsip gagal, harus dilakukan penelitian, apakah penyebab dari kegagalan tersebut (Hadi Abubakar : 1996 : 74 ). Agar sistem penemuan kembali arsip mudah di laksanakan ada beberapa acuan yang harus di laksanakan yaitu :

1. Kebutuhan si pemakai arsip harus diteliti terlebih dahulu dan sistemnya harus mudah di ingat.

2. Harus didasarkan atas kegiatan nyata, instansi yang bersangkutan, kemudian digunakan indeks sebagai tanda pengenal.

3. Sistem temu kembali arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat

4. Sarana dan prasarana yang menunjang kearsipan harus lengkap yang sesuai dengan penataan berkas

5. Sumber daya manusianya haruslah terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, dan tekun.

2.5. Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik dalam dilakukan dengan cara sebagai berikut (Sedarmayanti, 2003 : 110 ) :

1. Pengaturan ruangan

Ruangan penyimpanan arsip harus :

a. Dijaga agar tetap kering (temperature ideal antara 60o-75oF, dengan kelembaban antara 50-60%).

b. Terang (terkena sinar matahari tak lansung). c. Mempunyai ventilasi yang merata

(23)

d. Terhindar dari kemungkunan dari serangan api, air, serangga dan sebagainya.

2. Tempat Penyimpanan Arsip

Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara diantara berkas yang disimpan, tingkat kelembaban yang diinginkan perlu dipenuhi.

3. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip

Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barus (kamper) di tempat penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia,secara berkala.

4. Larangan-larangan

Perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan, antara lain :

a. Dilarang membawa dan/atau makan ditempat penyimpanan arsip b. Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok (karena percikan

api dapat menimbulkan bahaya kebakaran. 5. Kebersihan

Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain.

a. Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap pejabat yang bertanggung jawab atas pengolahan arsip harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.

b. Agar penanggungjawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah sesuatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.

2.6. Pencegahan Kerusakan Arsip

Bermacam macam cara untuk mencegah rusaknya arsip, antara lain dengan cara :

1. Penggunaan Air Condotion

Dalam ruangan penyimpanan, menyebabkan kelembaban dan kebersihan udara dapat diatur dengan baik.

(24)

Yaitu penyemprotan bahan kimia untuk mencegah/membasmi serangga atau bakteri.

Fumigasi dapat dilakukan dengan 4 cara yaitu : a. Fumigasi untuk seluruh gudang

b. Fumigasi untuk beberapa ratus bundel arsip c. Fumigasi untuk beberapa bundel arsip d. Fumigasi rutin

3. Restorasi Arsip

Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat digunakan dan disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi.

Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu : a. Tradisional

Yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade” dan “chiffon”. b. Laminasi

Yaitu pekerjaan menutup kertas/arsip diantara dua lembar plastik 4. Microfilm

Adalah suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan Keuntungan penggunaan mikro film

a. Menghemat ruangan (microfilm dapat memperkecil arsip sampai ±2 % dari ukuran orsinilnya).

b. Melindungi arsip dari kerusakan ( lebih tahan lama) c. Memudahkan penggunaan ( karena bebtuknya kecil). d. Tampak lebih rapi

Kerugian penggunaan microfilm a. Biaya tinggi

b. Untuk membuat micro film, diperlukan keahlian khusus

c. Kesukaran dalam memperbaharui/merubah isi microfilm yang sudah tersusun

d. Untuk membaca microfilm diperlukan microreader (alat pembaca microfilm)

(25)

2.7. Tahap Penyusutan

Sesuai dengan peraturan Pemerintah Nomor: 43 Tahun 1979 penyusutan arsip berarti (Hadi Abubakar, 1996:21) :

a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan-badan pemerintah masing-masing.

b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. c. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional. Menurut Boedi Martono (1994:39) secara keseluruhan tujuan panyusutan arsip adalah :

a. Mendapatkan penghematan dan effesiensi

b. Pendayagunaan arsip dinamis ( aktif dan inaktif )

c. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai tinggi

d. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi.

Program penyusutan arsip dilandaskan pada suatu pemikiran bahwa sebagian besar arsip yang tercipta tidak perlu disimpan jika ditinjau dari kegunaannya, arsip dapat digolongkan menjadi dua tipe, arsip sementara dan arsip permanen. Arsip sementara adalah arsip yang akan dimusnahkan jika kegunaanny bagi manajemen telah selesai, jangka waktu penyimpanannya (retensi) dapat hanya beberapa hari, beberapa bulan hingga jangka waktu jauh lebih lama, misalnya 10 tahun 20 tahun bahkan lebih.

Adapun arsip permanen adalah arsip yang harus dipertahankan kelangsungan hidupnya setelah kegunaannya bagi manajemen sudah selesai.

2.8.Tahap Pemusnahan

Sesuai dengan pasal 7 peraturan pemerintah Nomor 34 tahun 1979 pemusnahan arsip dapat dilakukan oleh lembaga-lembaga atau badan pemerintah terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan sebagaimana tercantum dalam jadwal retensi arsip pada instansi masing-masing. Pelaksanaan pemusnahan kearsipan harus melalaui tahap

(26)

yang telah ditentukan supaya lebih objektif dalam penilaian arsip yang akan dimusnahkan, serta berita acara pemusnahan arsip.

Pemusnahan arsip yang dilaksanakan oleh unit pengolah/satuan kerja meliputi arsip-arsip yang tidak penting dan dilaksanakan berdasarkan kententuan sebagai berikut :

a. pemusnahan dilaksanakan dengan membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan

b. pemusnahan arsip-arsip harus diketahui oleh pejabat-pejabat yang berwewenang

c. pemusnahan dilakukan dengan berita acara pemusnahan arsip.

Menurut Wursanto (1991:220) pemusnahan arsip yang dilakukan oleh lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut :

a. Lembaga-lembaga Negara atau badan pemerintah dapat melakukan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan sebagaimana tercantum dalam jadwal retensi arsip masing-masing.

b. Pemusnahan arsip-arsip yang mempunyai waktu penyimpanan arsip 10 (sepiluh) tahun atau lebih, dilaksanakan dengan ketetapan pimpinan lembaga Negara/Badan pemerintahan masing-masing setelah memperhatikan pertimbangan dari panitia penilai arsip serta badan pemeriksa keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan atau badan admnistrasi kepegawaian Negara sepanjang menyangkut arsip kepegawaian, dan arsip nasional.

c. Pemusnahan arsip kepegawaian dari badan pemerintah yang berbentuk badan usaha Negara atau Badan-badan Usaha lainnya yang tata kepegawaiannya diatur bedasarkan peraturan perundang-undangan tersendiri tidak memerlukan persetujuan Kepala Badan Administrasi Negara, tetapi tetap dengan memperhatikan pendapat dari Arsip Nasional.

d. Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilaksanakan secara total, yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.

e. Pemusnahan arsip disaksikan oleh 2 (dua) pejabat dari bidang hukum/perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan pemerintahan yang bersangkutan.

f. Untuk pelaksanaan pemusnahan arsip dibuat daftar pertelaan Arsip dari arsip-arsip yang dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan arsip.

(27)

BAB III

HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1.Sejarah PT. Asuransi Staco Mandiri

PT. Asuransi Staco Mandiri didirikan di Jakarta pada tanggal 10 Februari 1990 dengan Akte Notaris H. Asmawel Amin S.H. dan telah disahkan oleh Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan surat No. C.2.960.HT.01.01 tahun 1990 tertanggal 26 Februari 1990 dengan nama PT Staco Jasapratama (General Insurance). Izin usaha telah diberikan oleh Menteri Keuangan Republik Indonesia dengan surat keputusan Nomor : Kep.230/KM.13/1990 tertanggal 5 April 1990.

Sesuai dengan Akta Notaris Nomor 3, tanggal 2 Mei 2011 yang dibuat oleh Aulia Taufani, S.H. sebagai pengganti dari Notaris Sutjipto, S.H. dan sesuai keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor : AHU-27973.AH.01. 02.Tahun 2011, tanggal 6 Juni 2011, PT. Staco Jasapratama berubah nama menjadi PT. Asuransi Staco Mandiri.

PT. Asuransi Staco Mandiri bergerak dibidang asuransi kerugian didukung dengan permodalan yang jumlahnya meningkat secara bertahap sejalan dengan perkembangan usaha. Diawali dengan jumlah modal dasar sebesar Rp. 15.000.000.000,- dan modal disetor sebesar Rp. 6.000.000.000,- secara bertahap ditingkatkan sehingga kini memiliki modal dasar sebesar Rp. 115.000.000.000,- dan modal disetor sebesar Rp. 59.282.000.000,-.

PT. Asuransi Staco Mandiri sampai saat ini sudah memiliki 12 (dua belas) kantor cabang yang tersebar di Jakarta (Jakarta 1, Jakarta 2, Jakarta 3, Kantor Cabang Utama), Tangerang, Bandung, Semarang, Surabaya, Medan, Pekanbaru, Makassar dan Cabang Syariah, serta 5 (lima) kantor pemasaran di Bekasi, Bandar Lampung, Palembang, Bali dan Balikpapan.untuk meningkatkan pelayanan, pengembangan jaringan usaha akan dilakukan secara bertahap.

Pada tahun 2004, 2005 dan 2006 PT. Asuransi Staco Mandiri menerima penghargaan berupa Golden Trophy Infobank Award atas prestasi kinerja dengan predikat “sangat bagus” yang diperoleh selama 5 tahun berturut-turut, sehingga PT. Asuransi Staco Mandiri masuk kategori perusahaan asuransi yang

(28)

memiliki premi RP 50-200 miliar.Pada 2010 berada pada urutan ke-7 dari 33 perusahaan.

PT. Asuransi Staco Mandiri adalah industri asuransi umum. Pemegang saham mayoritas PT. Asuransi Staco Mandiri adalah Dana Pensiun Bank Mandiri II yang didirikan Bank Mandiri. Persentase kepemilikan sahamnya 62%. Jadi, PT. Asuransi Staco Mandiri yang berdiri sejak 1990, adalah perusahaan afiliasi Bank Mandiri.

3.1.1. Visi dan Misi

Adapun visi dan misi pada PT. Asuransi Staco Mandiri adalah : 1. Visi

Menjadikan perusahaan asuransi umum yang profesional, inovatif, effesien dan tumbuh seiiring dengan kesempatan yang terbuka serta diperhitungkan dalam industri, sesuai dengan kelasnya (Becoming a professional, innovative dan efficient general insurance company that grows proportionally to the open market and to be known in the industry according to its class)

2.Misi

a. menciptakan, mengolah dan memasarkan jasa asuransi umum yang

bermutu dengan kondisi yang kompetitif(Creating, processing and providing qualified general insuranceservice with competitive conditions)

b.Memberikan pelayanan secara professional dengan berorientasi secara professional pada kepuasan stakeholders (Providing professional services yo meet the stakeholdrs’satisfaction)

3.1.2. Produk Yang Ditawarkan 1. Asuransi Rangka Kapal

Pertanggungan yang memberikan ganti rugi terhadap resiko-resiko kerugian atau kerusakaan terhadap rangka dan mesin kapal dan perluasan jaminan tanggung jawab hukum dan pihak ketiga.

(29)

2. Asuransi Pengangkutan

Pertanggungan yang memberikan ganti rugi tergadap resiko-resiko kerugian dan kerusakan atas barang-barang yang dipertanggungkan baik pengangkutan melalui laut, udara maupun darat Sampai ketempat tujuan.

3. Asuransi Penerbangan

Pertanggungan yang memberikan ganti rugi terhadap risiko-risiko kerugian atau kerusakan pada rangka dan mesin pesawat terbang serta peralatan lainnya dan juga jaminan tanggung jawab hukum terhadap pihak ketiga.

4.Asuransi Kendaraan Bermotor

Pertanggungan yang memberikan ganti rugi terhadap resiko-resiko kerugian, atau kehilangan pada kendaran bermotor yang disebabkan oleh kecelakaan, kebakaran dan kecurian serta pelunasan jaminan tanggung jawab hukum terhadap pihak ketiga

5.Asuransi Kecelakaan Diri

Pertanggungan yang memberikan santunan terhadap tertanggung atas resiko-resiko kecelakaan yang mengakibatkan orang yang dipertanggungkan meninggal dunia, cacat tetap, cacat sementara dan biaya pengobatan.

6.Asuransi Tenaga Kerja

Pertanggungan yang memberikan ganti rugi kepada perusahaan atau majikan sebagai tertanggung yang mengalami kerugian keuangan akibat ketidak jujuran pegawai/karyawannya, atas pengolahan keuangan yang dipercayakan kepada pegawai/karyawan tersebut.

7.Asuransi Tanggung Gugat

Pertanggungan yang memberikan ganti rugi kepada tertanggung sebagai akibat timbulnya tanggung jawab hukum atas kerugian atau kerusakan yang diderita pihak ketiga akibat dari harta benda milik tertanggung.

8.Asuransi Kebongkaran

Pertanggungan yang memberikan ganti rugi terhadap resiko-resiko kerugian atau kehilangan harta benda yang disebabkan oleh pencurian, perampokan yang disertai tindakan kekerasan atau pemaksaan.

(30)

9.Asuransi Uang

Pertanggungan yang memberikan ganti rugi terhadap resiko-resiko kerugian kehilangan uang selama dalam penyimpanan dan pada saat pengiriman yang disebabkan oleh perampokan yang disertai tindakan atau pemaksaan.

10.Jaminan Akibat Ketidak Jujuran

11.Asuransi Kebakaran dan Perluasan Jaminan

Pertanggungan yang memberikan ganti rugi atas kerugian, kerusakan harta benda atau kepentingan tertanggung yang disebabkan oleh kebakaran, petir, ledakan, kejatuhan pesawat, asap. Jaminan dapat diperluas dengan kerugian atau kerusakan akibat gempa bumi dan banjir.

12.Asuransi Properti dan Industri

Pertanggungan yang memberikan ganti rugi atas kerugian, kerusakan harta benda dan kepentingan tertanggung sehubungan dengan aktivitas yang disebabkan akibatkan oleh kebakaran, petir, ledakan, kejatuhan pesawat, asap, gempa bumi, banjir, bahaya lainnya yang bersifat tidak terduga dan kecelakaan tiba-tiba.

13.Asuransi Kehilangan Keuntungan

Pertanggungan yang memberikan ganti rugi atas kehilangan keuntungan kotor sebagai akibat dari terhentinya akrivitas yang menyebabkan timbulnya gangguan usaha oleh kerusakan harta benda atau kepentingan tertanggung yang dijamin dalam Fire And Allied Peril Insurance atau Property/Industrial All Risk. 14.Asuransi Rekayasa

Pertanggungan yang memberikan ganti rugi terhadap resiko-resiko kerugian atau kerusakan pada Proyek bangunan dalam masa krontruksi, masa pemeliharaan serta tanggung jawab hukum terhadap pihak ketiga.

15.Asuransi Pemasangan Mesin

Pertanggungan yang memberikan ganti rugi terhadap resiko-resiko kerugian atau kerusakan pada mesin-mesin dalam masa pemasangan, pengujian dan pemeliharaan serta tanggung jawab hukum terhadap pihak ketiga.

(31)

16.Asuransi Peralatan Elektronik

Pertanggungan yang memberkan ganti rugi terhadap resiko-resiko kerugian atau kerusakan pada peralatan elektronik pemproses data, peralatan radiasi dan listrik untuk perluasan medis, fasilitas komunikasi dan bermacam– macam peralatan lainnya.

17.Asuransi Kerusakan Mesin

Pertanggungan yang memberi ganti rugi atas kerugian dan kerusakan berbagai jenis mesin, boiler, serta peralatan mesin lainnya yang dialami oleh tertanggung secara tak terduga dan kerusakan/kerugian fisik dari penyebab cacat materi, kontruksi yang salah, kesalahan-kesalahan di ruang pekerjaan dalam pemasangan, kurangnya kecakapan kerja, kurang terampil/keahlian, ceroboh kurangnya air dalam boiler, peledakan listrik, rusaknya peralatan akibat gaya sentriful, arus pendek, badai dan penyebab lainnya.

18.Surety Bond

Jaminan yang diberikan oleh perusahaan Asuransi (Surety) kepada pihak Pemilik Proyek (oblige) dengan maksud apabila pihak pelaksana pekerjaan proyek (Principal) gagal memenuhi kewajibannya (wanprestasi), maka pihak surety akan bertanggung jawab kepada oblige untuk menyelesaikan kewajiban pihak principal.

3.1.3.Struktur Organisai PT. Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan

StrukturOrganisasi dalam sebuah perusahaan sangatlah penting karna mengatur tugas, wewenang serta tanggung jawab masing-masing pegawai perusahaan PT.Asuransi Staco Mandiri menggunakan struktur organisasi garis dan staf, yaitu hubungan otoritas atasan dengan bawahan, dimana seorang atasan mengambil keputusan-keputusan dan memberitahukannya kepada seorang bawahan dalam bentuk garis dari dari atasan hingga tingkat terbawah dalam struktur organisasi.

Adapun strukutr organisasi PT.Asuransi Staco Mandiri dipimpin oleh pimpinan cabang dan dibantu oleh beberapa kepala bagian. Bentuk struktur organisasi PT.Asuransi Staco Mandiri dapat dilihat pada bagan sebagai berikut :

(32)

STRUKTUR ORGANISASI PT. ASURANSI STACO MANDIRI

CABANG MEDAN

Pimpinan Cabang

Wakil Pimpinan

Kasie Teknik Kasie Marketing

Staf Administrasi Staf Administrasi Staf Marketing Staf Marketing Kasie Keuangan Kasie Accounting

(33)

3.1.4.Nilai-Nilai Perusahaan

Dengan meningkatkan pelayanan serta pengembangan jaringan usaha yang dilakukan secara bertahap, pada tahun 2004-2012 PT.Asuransi Staco Mandiri menerima penghargaan berupa trophy Infobank Insurance Awards, Indonesia Insurance Award, Islamic Finance Awards & Cup.

Adapun indicator usaha PT.Asuransi Staco Mandiri 2008-2012 dalam jutaan rupiah adalah sebagai berikut :

Gambar 7 :indicator usaha PT.Asuransi Staco Mandiri 2008-2012 dalam jutaan rupiah

Sumber : PT. Asuransi Staco Mandiri Premi Bruto 65,017 % Modal Sendiri 32,662 % Jumlah Asset 59,606 % Klaim Bruto 27,099 %

2008

Premi Bruto 68,865 % Modal Sendiri 44,926 % Jumlah Asset 71,017 % Klaim Bruto 15,580 %

2009

Premi Bruto 73,638 % Modal Sendiri 66,668 % Jumlah Asset 98,742 % Klaim Bruto 21,632 %

2010

Pemi Bruto 79,569 % Modal Sendiri 80,241 Jumlah Asset 110,13 8% Klaim Bruto 19,517 %

2011

Premi Bruto 91,530 % Modal Sendiri 80,241 % Jumlah Aset 188,10 4% Klaim Bruto 31,263 %

2012

(34)

3.2.Proses Penciptaan dan PengurusanSurat Pada PT.Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan

Tahap penciptaan adalah suatu tahapan saat arsip mulai tercipta sebagai akibat bermacam macam kegiatan yang dilakukan oleh PT. Asuransi Staco Mandiri dalam rangka pelaksanaan fungsinya. Arsip yang tercipta tersebut mengandung berbagai data dan informasi ini tergantung keragaman tindakan yang dilakukan oleh perusahaan asuransi yang beragam data dan informasi.

3.2.1. Tahap Penciptaan Polis Asuransi

Polis Asuransi adalah suatu dokumen yang berisi perjanjian asuransi atau pertanggungan bersifat konsensual (adanya kesepakatan), harus dibuat secara tertulis dalam suatu akta antara pihak yang mengadakan perjanjian. Pada akta yang dibuat secara tertulis itu dinamakan “polis”. Jadipolis adalah tanda bukti perjanjian pertanggungan yang merupakan bukti tertulis.

Pada PT.Asuransi Staco Mandiri polis asuransi bisa diterbitkan setelah mendapat keputusan dari underwriting yaitu seorang yang memproses penaksiran/penilaian dan penggolongan derajad risiko yang terkait pada calon tertanggung.

Polis pada PT.Asuransi Staco Mandiri setiap harinya menciptakan ±15 polis perharinya yang terdiri dari polis perpanjangan, pembatalan, endorsement, ko asuransi dan lainnya.

Setiap polis baru dan perpanjangan terdiri dari Nota dan Schedule yang menggunakan kertas NCR (Nice Carbon) yang terdiri dari 6 ply (rangkap 6), setiap polis dipisahkan sebagai tanda bukti atau arsip pada beberapa unit kerja yaitu: tiga rangkap untuk banker’s Clause (rangkap 1 untuk nasabah), satu rangkap untuk bagian keuangan, satu rangkap untuk broker’s jika ada broker’s, bagian unit pengarsipan satu rangkap, dan terakhir arsip untuk bagian kantor pusat PT. Asuransi Staco Mandiri.

Sedangkan untuk pembatalan, Endorsement,Ko-asuransi menggunakan kertas NCR (Nice Carbon) yang terdiridari 2 ply atau pun lebih, tergantung dari kebutuhan.

(35)

3.2.2. Proses Pengurusan Surat

Selain dari terbitan polis, arsip juga tercipta melalui proses surat masuk dan surat keluar, adapun proses pengurusan surat masuk dan surat keluar yaitu sebagai berikut :

A.Surat Masuk

Surat-surat masuk pada PT.Asuransi Staco Mandiri ditangani oleh petugas yang menangani pengarsipan. Surat yang diterima bagian tata usaha umum di catat pada buku agenda arsip kemudian di beri stempel dan cap dinas pada surat pengantar tersebut, kemudian surat tersebut diserahkan kepada pimpinan kepala cabang untuk diposisikan kemana surat tersebut harus ditujukan.

Setelah pimpinan memposisikan surat tersebut kebagian mana yang harus di serahkan, bagian pengarsipan menfotocopy terlebih dahulu untuk sebagai arsip kemudian yang asli diserahkan ke bagian yang di tujukan.

Selain dari surat masuk yang diterima dari pos maupun kurir, surat masuk juga diterima melalui faxmile. Pada perusahaan atau instansi lain lebih sering menggunakan faxmile, karena dengan menggunakan faxmile informasinya cepat dan biaya lebih irit, untuk penanganan surat yang masuk dari faxmile sama seperti surat masuk yang diantas oleh pos atau kurir hanya sistem penerimaanny yang berbeda, penerimaan faxmile hanya di catat nomor pengirim pada buku agenda. Adapun proses sistem pengolahan surat masuk

Tabel 1 : Contoh Agenda Surat Masuk No . Tanggal pengiriman Nomor surat

Asal Surat Keterangan

surat

Nama Alamat

1. 09/01/2014 0021/S.Puk. M/I/2014

Gelora Karya Jasatama

Gedung Bank Mandiri Lt 3 Jl.Iman Bonjol No.7 Medan Perpanjangan Polis Asuransi

(36)

Gambar 8: Alur Pengolahan Surat Masuk B.Surat Keluar

Pengurusan surat keluar pada PT. Asuransi Staco Mandiri dicatat pada buku agenda untuk memperoleh nomor surat setelah surat tersebut di tanda tangani oleh kepala pimpinan cabang.

Setelah surat tersebut ditanda tangani, maka surat tersebut diberikan kepada petugas arsip untuk memberi nomor surat, stempel, dan keterangan lainnya pada buku agenda sebelum dikirim seperti tabel berikut :

Tabel 2 :Contoh Agenda Surat keluar

Tanggal No. Agenda Tujuan Keterangan

22/05/2014 16/06/2014 18/06/2014 220 237 240

Bank Mandiri Credit Operations Floor Sibolga

Bank Mandiri Regional Credit Operations-Desk Binjai

Kepala Bag. Klaim Kantor Pusat Asuransi Staco Mandiri

Perpanjangan Polis Juli 2014 Cover Note a/n. AINA Klaim Polis 02-N0001031 a/n. Rionardo Siahaan Penerimaan Surat Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Surat Unit Pengolah

(37)

Setelah pemberian nomor surat, kemudian surat tersebut di masukkan ke dalam amplop dan sebelum surat tersebut dikirim petugas pengarsipan harus mencatat terlebih dahulu pada buku ekspedisi untuk memperoleh nomor surat pengantar.

Tabel 3 :Contoh Agenda Ekspedisi

Tanggal No. Surat Dikirim Kepada Keterangan Tanda Terima

24/06/2014 209 Bank Mandiri

Credit Operations Floor Tebing Tinggi

N 4438 : Ramli Tampubolon

1.Penggolongan Surat

PT. Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan membagi surat-surat menjadi beberapa bagian yaitu:

Surat yang mengatur terdiri dari: - Surat Perintah

- Surat Keputusan - Surat Intruksi

Surat yang berbentuk biasa terdiri dari: -Surat Edaran

- Nota Interen - Memorendum

Surat yang berbentuk khusus terdiri dari: -Surat Dinas

- Surat Undangan - Telegram/Telex - Surat Agenda

Surat menurut tingkat pengamanan -Surat Rahasia

(38)

2. Pemberian Kode

Pemberian kode merupakan bagian dari sistem pengarsipan yang harus digunakan oleh setiap perusahaan atau instansi, tujuan pemberian kode tersebut adalah untuk mempermudah sistem temu kembali informasi dengan cepat dan tepat.

Contoh penomoran surat yang digunakan oleh PT. Asuransi Staco Mandiriyaitu : a. Surat Perpanjangan Polis

KC.02/PP/209/V/14

Keterangan dari uraian penomoran tersebut adalah: KC – MenyatakanKantor cabang

02– Menyatakankode untuk cabang medan

PP – Menyatakan Keterangan Perpanjangan polis 209– Menyatakan Nomor surat keluar

V – Menyatakan Bulan terbit surat ( bulan Mei ) 14– Menyatakan Tahun terbit surat

b. Surat Memo

197/ASM-MDN/IV/14

Keterangan dari uraian penomoran tersebut adalah: 197 – MenyatakanNomor surat keluar

ASM – MenyatakanNama perusahaan Asuransi Staco Mandiri MDN – MenyatakanKantor cabang medan

IV – MenyatakanBulan terbit (bulan April) 14 – MenyatakanTahun terbit

c. Cover Note

194/KCM/CN/FR.ASM/IV/2014

Keterangan dari uraian penomoran tersebut adalah: 194 – MenyatakanNomor surat keluar

KCM– MenyatakanKantor cabang medan CN– MenyatakanCover note

FR – MenyatakanFire yaitu asuransi kebakaran ASM – MenyatakanAsuransi Staco Mandiri IV – MenyatakanBulan terbit surat (bulan April)

(39)

2014 – MenyatakanTahun Terbit Surat d. Surat Pengantar

124/SDM

Keterangan dari uraian penomoran tersebut adalah : 124 – MenyatakanNomor surat

SDM –Menyatakantempat dimana surat tersebut dituju yaitu bagian SDM

3.3.Sistem Penyimpanan Arsip PT.Asuransi Staco Mandiri

Sistem penyimpanan arsip pada PT.Asuransi Staco Mandiri menggunakan tiga jenis sistem penyimpanan arsip, karena banyak dan berbagai informasi yang berbeda-beda:

A. Sistem Abjad

Sistem abjad adalah suatu sistem untuk menyusun berdasarkan nama-nama orang, biasanya sistem ini dipakai untuk polis asuransi yang dimana seseorang atau instansi tersebut mengasuransikan lebih dari satu atau dua polis, supaya mudah dalam temu kembali maka dibuat jadi satu map dan di urutkan berdasarkan abjad A-Z, kemudian polis tersebut disimpan menggunakan Filing Cabinet yaitu perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertical (berdiri)

Gambar 9 : Filing Cabinet

(40)

Pada bagian luar setiap laci Filing Cabinet ditempelkan kertas petunjuk mengenai nama-nama tertanggung pada polis tersebut, diurutkan berdasarkan abjad A-Z.Untuk petunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan setiap laci pada Filing Cabinet, PT. Asuransi Staco Mandiri menggunakan Tab Guide yaitu bagian yang menonjol pada setiap file yang berguna untuk mencantumkan nama-nama sesuai isi dan daftar bagian depan laci Filing Cabinet.

Gambar 10 : Contoh Tab Guide (petunjuk atau sekat/pemisah) Sumber : PT. Asuransi Staco Mandiri

B.Sistem Geografis

Sistem geografis yaitu sistem penyimpanan berdasarkan daerah wilayah, sistem ini digunakan untukpolis asuransi Bank Mandiri yang mengasuransikan asset yang dimilikinya, dimana polis tersebut terdapat beberapa nomor polis dalam satu folder, dan terdiri beberapa organisasi atau instansi pada suatu daerah, kemudian diurutkan berdasarkan daerahnya.Pada sistem geografis PT. Asuransi Staco Mandiri menggunakan Rak Arsip sebagai tempat meletakkan folder arsip.

(41)

Gambar 11 : Contoh Rak Arsip tempat penyimpanan arsip sistem Geografis Sumber: PT. Asuransi Staco Mandiri

Gambar 12: Contoh pembagian polis pada setiap instansi dan daerah Sumber : PT. Asuransi Staco Mandiri

(42)

C.Sistem Nomor

Pada dasarnya semua polis asuransi pada PT. Asuransi Staco Mandiri menggunakan nomor polis, tetapi tidak semua polis asuransi melakukan penyimpanan dengan menggunakan sistem nomor, tergantung jenis dan asuransinya. Untuk asuransi Fire Pski, Properti All Risk/Industrial All Risk, Motorcycle system penyimpanannya berdasarkan nomor dan jenis asuransi, diurutkan dari nomor yang terkecil dan seterusnya dengan menggunakan map gantung yang diberi label pada bagian depan map yang ditulis yaitu nomor polis, nama tertanggung, dan banker’s clause supaya mempermudah menemukan kembali informasi tanpa harus membuka map satu persatu.

Gambar 13: Tempat penyimpanan Polis untuk sistem nomor Sumber : PT. Asuransi Staco Mandiri

(43)

Gambar 14: Map gantung beserta label pada map gantung tersebut Sumber : PT. Asuransi Staco Mandiri

3.4.Sistem Temu Kembali Informasi Pada PT.Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan

Sistem temu kembali informasi merupakan bagaimana informasi tersebut mudah dan cepat ditemukan pada saat dibutuhkan.Pada PT.Asuransi Staco Mandiri sistem temu kembali informasinya sudah menggunakan secara elektronik dimana sistem penyimpanan dan temu kembali melalui bantuan computer. Demikian juga penggunaan word processing urusan surat menyurat , laporan, abstraksi usulan akan lebih cepat penyelesaiannya.

Dengan menggunakan word processing, karyawan bagian penciptaan dapat menghemat dalam penciptaan arsip, seperti dalam perpanjangan polis asuransi tidak perlu lagi mengetik ulang cukup membuka file yang ada, hanya merubah tanggal, dan apabila ada perubahan pertanggungan.

Pada PT.Asuransi Staco Mandiri setiap polis yang berbeda asuransinya maka berbeda pula kodenya, fungsinya adalah supaya mempermudah temu kembali arsip yang digunakan dengan cepat dan tepat sesuai dengan yang diinginkan.Untuk menemukan Arsip tersebut PT.Asuransi Staco Mandiri menggunakan GIS ( General Insurance System ) fungsi GIS adalah untuk mengetahui dimana letak polis yang dibutuhkan.

(44)

Gambar 15 : Tampilan GIS (General Information System) Sumber : PT. Asuransi Staco Mandiri

Cara menggunakan GIS (General Information System)

Untuk jenis Asuransi Fire Pski, Properti All Risks/Industrial All Risk Nomor Polis 02-N0000001/2003/0/0

02 – Menyatakan kode untuk kantor cabang medan, maka 02 diketik pada kolom Branch Id

N – Menyatakan jenis Asuransi, maka N diketik pada kolom Cod Id 0000001-- Menyatakan nomor polis, maka diketik pada kolom Policy Number Kemudian enter, maka akan muncul semua informasi mengenai pemegang nomor polis tersebut seperti tampilan gambar GIS di atas. Begitu juga pencarian polis asuransi yang lainnya yang berbeda-beda kodenya tapi penggunaannya tetap sama dengan contoh diatas, seperti Asuransi CIT/CIS, Marine Cargo Nomor Polis 02-C0002219/2013/0/0, Asuransi Kendaraan Bermotor Nomor Polis 02-M0000847/2014/0/1, Asuransi Publik Liability Nomor polis 02-L0000543/2013/2/0, Asuransi Contraktor All Risk Insurance, Elektronik Equipment Insurance Nomor Polis 02-E0000120/2014/3/0

(45)

3.5.Pemeliharaan Arsip PT.Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan

Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab, maka setiap perusahaan perlu mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasi (isinya) serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan, karena informasi arsip tersebut sangat mempengaruhi kelansungan kerja pada suatu perusahaan, maka PT.Asuransi Staco Mandiri mengambil langkah untuk menjaga arsip tersebut dengan beberapa cara dengan sebagai berikut :

1. Menggunakan AC untuk mengatur kelembaban dan temperatur udara, karena kalau kelembaban udara melebihi 65%, dalam waktu yang relatif singkat arsip-arsip akan rusak (lapuk), selain untuk mengatur kelembaban dan teperantur udara, juga untuk mengurangi banyaknya debu.

2. Menghindari supaya cahaya matahari dan lampu tidak jatuh lansung pada bundel arsip, maka pintu dan jendela menghadap udara dan selatan, sedangkan untuk cahaya lampu maka bagian atas arsip ditutup supaya cahaya tidak jatuh lansung.

3. Membuat tanda peringatan dilarang merokok pada ruangan pengarsipan untuk menjaga dari serangan api.

4. Memilih lokasi yang lebih tinggi supaya terhindar dari banjir, dan membuat saluran pipa air supaya tidak terjadi kebocoran pada atap dalam waktu singkat.

5. Mengurangi pemakain jenis kayu pada penyimpanan arsip untuk menghindari serangan serangga, anai-anai, rayap gegat dan sejenisnya. 6. Meletakkan kapur barus pada penyimpanan arsip secara terus menerus

serta mengadakan penyemprotan racun serangga dan fumigasi setiap lima tahun sekali.

7. Menjaga kebersihan arsip dengan cara membersihkan arsip dari debu-debu, dan menjaga arsip supaya tidak terlipat atau tergulung.

(46)

3.6.Penyusutan dan Pemusnahan Arsip PT.Asuransi Staco Mandiri CabangMedan

Tidak semua arsip memiliki nilai abadi, maka tidak semua berkas harus disimpan terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, bahkan dimusnahkan.

3.6.1. Tahap Penyusutan

Pada PT.asuransi Staco Mandiri penyusutan arsip dilakukan dengan cara metode berkala dimana metode penyusutan yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu, setelah masa penyimpanan yang telah ditentukan berakhir, maka penyusutanarsip dilakukandengan tiga tahap :

1. Tahap pertama

Setelah mendapatkan informasi dari nasabah atau Banker’s Clause bahwa polis tersebut tidak diperpanjang (batal), maka polis tersebut di ambil dari map tempat penyimpanan, kemudian dipisahkan pada suatu tempat yang sudah disediakan.

Gambar 16 : Tahap 1 penyusutan arsip Sumber : PT. Asuransi Staco Mandiri

(47)

2. Tahap kedua

Pada akhir tahun yaitu bulan Desember polis yang batal tersebut dicatat pada formulir, fungsinya untuk mengetahui daftar nama-nama yang sudah dipisahkan dari arsip dinamis, tetapi masih disimpan pada ruangan penyimpanan arsip dinamis, karena dokumen tersebut bisa dipanggil kembali apabila ada permintaan dimana nasabah menginginkan perpanjangan kembali sehingga mudah ditemukan kembali, polis yang sudah dicatat di masukkan kedalam kotak dan menempelkan lembar copyan formulir yang berisi daftar nama-nama dokumen/polis yang ada dalam kotak tersebut dan menunggu selama 1 tahun.

Gambar 17 : Tahap 2 penyusutan arsip Sumber : PT. Asuransi Staco Mandiri 3. Tahap ketiga

Tahap ini adalah pemindahan arsip dari ruang tata usaha umum Setelah satu tahun, arsip tersebut dipindahkan ke gudang tempat arsip in aktif sampai menunggu jadwal retensi arsip selama 10 tahun.

(48)

Gambar 18 : Tahap 3 penyusutan arsip Sumber : PT. Asuransi Staco Mandiri

3.6.2. Tahap Pemusnahan

Setelah melakukan penyusutan arsip maka ada pemusnahan arsip, pada PT.Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan belum ada pemusnahan arsip, karena untuk Cabang Medan mulai penerbitan polis semenjak tahun 2003, sebelum tahun 2003 PT. Asuransi Staco Mandiri hanya sebagai kantor cabang pemasaran dan belum banyak dokumen, tetapi PT. Asuransi Staco Mandiri kantor Pusatmelakukan pemusnahan arsip dengan cara :

1. Membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan 2. Daftar tersebut menunggu pengesahan/persetujuan 3. Membuat berita acara pemusnahan arsip

4. Menentukan lokasi pemusnahan arsip

(49)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil dan pembahasan diatas pada bab sebelumnya, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1. PT. Asuransi Staco Mandiri melakukan kegiatan pengarsipan meliputi tahap penciptaan, pengolahan/penyimpanan arsip, sistem temu kembali arsip, penyelamatan/pemeliharaan arsip, penyusutan dan pemusnahan arsip.

2. Proses terciptanya arsip pada PT.Asuransi Staco Mandiri tercipta yang bentuknya berupa polis, surat masuk/keluar, konsep, formulir, daftar dan jenis lainnya.

3. Dalam penyimpanan arsip pada PT. Asuransi Staco Mandiri menggunakan, sistem abjad, sistem geografis, dan nomor.

4. Sistem temu kembali informasi pada pada PT. Asuransi Staco Mandiri menggunakan GIS (General Insurance System) untuk menemukan kembali dimana letak arsip yang dibutuhkan.

5. Pemeliharaan arsip yang dilakukan pada PT. Asuransi Staco Mandiri dengan cara fumigasi, penyemprotan dengan menggunakan racun serangga.

6. Penyusutan arsip pada PT.asuransi Staco Mandiri dilakukan dengan cara metode berkala dimana metode penyusutan yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu.

6. Pada PT. Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan belum pernah melakukan pemusnahan arsip, akan tetapi PT. Asuransi Staco Mandiri Kantor pusat melakukan pemusnahan dengan cara Membuat daftar arsip yang akan

dimusnahkan, Daftar tersebut menunggu

pengesahan/persetujuan,Membuat berita acara pemusnahan arsip, Menentukan lokasi pemusnahan arsip, Melakukan pemusnahan arsip dengan cara membakar arsip tersebut.

(50)

4.2. SARAN

Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis mengajukan beberapa saran yaitu : 1. Untuk ruangan penyimpanan arsip pada PT. Asuransi Staco Mandiri,

seharusnya ruang penyimpanan arsip disimpan pada ruangan khusus, supaya pengunjung atau karyawan-karyawan yang bukan karyawan pengarsipan tidak keluar masuk dari bagian penyimpanan arsip, guna untuk menjaga kerahasian arsip.

2. Agar semua arsip terpelihara dan terjaga dan tahan lama pada hendaknya PT. Asuransi Staco Mandiri menggunakan alat pengatur suhu (Air Condition) dipasang secara merata, tidak hanya beberapa ruangan saja. 3. Pemeliharaan arsip dengan fumigasi hendaknya dilakukan dua kali setahun

(51)

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi. 1996. Pola Kearsipan Modren: Sistem Kartu Kendali.Jakarta: Djambatan

Barthos, Basir. 1997. Manajemen Kearsipan: Untuk Lembaga Negara, Swasta,

dan Perguruan Tinggi. Jakarta : Bumi Aksara

Martono, Boedi.1997. Arsip Korespodensi : Penciptaan dan Penyimpanan

DalamManajemen Kearsipan. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan

---. 1994. Penyusutan dan Pengamatan Arsip Vital DalamManajemen

Kearsipan.Jakarta : Pustaka Sinar Harapan

Sedarmayanti, 2003.Tata Kearsipan Dengan Manfaat Teknologi

Modren.Bandung : Mandar Maju

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Jakarta

Widjaja, A.W. 1990. Administrasi Kearsipan, Jakarta : Rajawali Pers

Wursanto, Ig. 1991. Himpunan Peraturan Perundangan Tentang

Kearsipan.Yogyakarta : Kanisius

(1)

3.6.Penyusutan dan Pemusnahan Arsip PT.Asuransi Staco Mandiri CabangMedan

Tidak semua arsip memiliki nilai abadi, maka tidak semua berkas harus disimpan terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, bahkan dimusnahkan.

3.6.1. Tahap Penyusutan

1. Tahap pertama

Gambar 16 : Tahap 1 penyusutan arsip Sumber : PT. Asuransi Staco Mandiri

(2)

2. Tahap kedua

Gambar 17 : Tahap 2 penyusutan arsip Sumber : PT. Asuransi Staco Mandiri 3. Tahap ketiga

(3)

Gambar 18 : Tahap 3 penyusutan arsip Sumber : PT. Asuransi Staco Mandiri

3.6.2. Tahap Pemusnahan

1. Membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan 2. Daftar tersebut menunggu pengesahan/persetujuan 3. Membuat berita acara pemusnahan arsip

4. Menentukan lokasi pemusnahan arsip

(4)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil dan pembahasan diatas pada bab sebelumnya, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut :

2. Proses terciptanya arsip pada PT.Asuransi Staco Mandiri tercipta yang bentuknya berupa polis, surat masuk/keluar, konsep, formulir, daftar dan jenis lainnya.

3. Dalam penyimpanan arsip pada PT. Asuransi Staco Mandiri menggunakan, sistem abjad, sistem geografis, dan nomor.

4. Sistem temu kembali informasi pada pada PT. Asuransi Staco Mandiri menggunakan GIS (General Insurance System) untuk menemukan kembali dimana letak arsip yang dibutuhkan.

5. Pemeliharaan arsip yang dilakukan pada PT. Asuransi Staco Mandiri dengan cara fumigasi, penyemprotan dengan menggunakan racun serangga.

6. Penyusutan arsip pada PT.asuransi Staco Mandiri dilakukan dengan cara metode berkala dimana metode penyusutan yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu.

(5)

4.2. SARAN

Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis mengajukan beberapa saran yaitu : 1. Untuk ruangan penyimpanan arsip pada PT. Asuransi Staco Mandiri,

(6)

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi. 1996. Pola Kearsipan Modren: Sistem Kartu Kendali.Jakarta: Djambatan

Barthos, Basir. 1997. Manajemen Kearsipan: Untuk Lembaga Negara, Swasta,

dan Perguruan Tinggi. Jakarta : Bumi Aksara

Martono, Boedi.1997. Arsip Korespodensi : Penciptaan dan Penyimpanan

DalamManajemen Kearsipan. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan

---. 1994. Penyusutan dan Pengamatan Arsip Vital DalamManajemen

Kearsipan.Jakarta : Pustaka Sinar Harapan

Sedarmayanti, 2003.Tata Kearsipan Dengan Manfaat Teknologi

Modren.Bandung : Mandar Maju

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Jakarta

Widjaja, A.W. 1990. Administrasi Kearsipan, Jakarta : Rajawali Pers

Wursanto, Ig. 1991. Himpunan Peraturan Perundangan Tentang

Kearsipan.Yogyakarta : Kanisius

Sistem Pengarsipan Pada PT. Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan