commit to user 30
d Kerapian
Rapi mempunyai arti baik, tetib dan bersih. Setiap pegawai kearsipan harus mampu menciptakan dan menjaga kerapian,
kebersihan dan ketertiban terhadap arsip-arsip yang disimpan. Arsip-arsip yang disusun dengan rapi, akan lebih awet, tidak
mudah rusak dan mudah dalam pengambilan dan pengembalianya.
D. Metode Pengamatan
1. Lokasi Pengamatan
Pengamatan ini berlangsung di Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, pemilihan tersebut berdasakan pertimbangan sebagai berikut:
Kearsipan mempunyai peranan penting dalam mencapai tujuan organisasi, karena berkaitan dengan dokumen-dokumen penting yang berkaitan
dengan penyelenggaraan administrasi. Penulis melakukan pengamatan ini untuk mengetahui Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten.
2. Jenis Pengamatan
Berdasarkan pada pokok permasalahan yaitu untuk mengetahui bagaimana Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Dinas Pekerjaan Umum Kabupten Klaten, maka jenis pengamatan yang digunakan adalah pengamatan deskriptif kualitatif yaitu jenis pengamatan
yang mendeskripsiksn, memaparkan dan menganalisa sejumkah data yang ada.
3. Sumber Data
Dalam pengamatan ini data diperoleh dari beberapa sumber, yaitu : a.
Nara Sumber Informan Yaitu seorang atau selelompk orang yang mengetahui secara jelas
tentang suatu keadaan sehingga dapat memberikan informasi. Dengan memberikan beberapa pertanyaan yang sudah tersruktur kemudian satu
per satu diperdalam untuk memperoleh keterangan lebih lanjut.
commit to user 31
Sumber data diperoleh dari wawancara kepada pihak-pihak yang memahami permasalahan dalam pengamatan ini, yaitu:
Ka.Subag Umum dan Kepegawaian : Bapak H.Supardi, SIP Staff Subag Umum dan Kepegawaian : Ibu Christiana
Staff Subag Umum dan Kepegawaian : Ibu V.Sri Wahyuni
b. Dokumentasi
Data diperoleh dari arsip, buku pedoman tentang arsip, pedoman operasional dan buku kepustakaan yang lain.
4. Teknik Pengumpulan Data
Dalam pengamatan ini teknik pengumpulan data sebagai berikut : a.
Wawancara Wawancara merupakan teknik pengumpulan data dengan tanya jawab
sepihak yang dikerjakan dengan sistematis dan di dasarkan pada tujuan pengamatan
b. Observasi
Observasi merupakan metode pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap gejala atau fenomena yang diamati. Metode ini
dilakukan penulis secara langsung sehingga penulis dapat mengamati gejala dari masalah yang damati.
c. Dokumentasi
Dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mengambil catatan-catatan dan arsip-arsip yang diperlukan
yang berkaitan dengan obyek pengamatan.
5. Teknik Analisis Data
H.B.Sutopo 2002 : 91-93, mengemukaan 3 komponen utama dalam proses analisis yang harus benar-benar dipahami oleh pengamat,
komponen tersebut adalah: a.
Reduksi Data Reduksi data merupakan komponen pertama dalam analisis
yang merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan dan
commit to user 32
abstraksi data dari lapangan. Proses ini berlangsung terus sepanjang pelaksanaan penelitian, bahkan proses ini berlangsung terus sebelum
pelaksanaan pengumpulan data. Artinya reduksi data sudah berlangsung sejak pengamat mengambil keputusan meski mungkin
tidak disadari sepenuhnya, tentang kerangka kerja konseptual, melakukan pemilihan kasus, menyusun pertanyaan pengamatan dan
juga waktu menentukan cara pengumpulan data yang di gunakan. Pada waktu pengumpulan data berlangsung, reduksi dilakukan
dengan membuat catatan data yang telah di peroleh dari lapangan. Dalam
menyusun ringkasan,
pengamat melakukan
coding, memusatkan tema dan menentukan batas-batas permasalahan. Proses
reduksi berlangsung sampai pengamatan ini berakhir. Dapat disimpulkan reduksi data adalah bagian dari proses
analisis yang mempertegas, memperpendek, membuat fokus, membuang hal-hal yang tidak penting dan mengatur data sedemikian
rupa, sehingga simpulan pengamatan dapat dilakukan. b.
Sajian Data Sajian data merupakan suatu rakitan organisasi informasi,
deskripsi dalam bentuk narasi yang memungkinkan simpulan pengamatan dapat dilakukan. Sajian ini merupakan ringkasan kalimat
yang disusun secara logis dan sistematis, sehingga apabila di baca akan mudah dipahami, barbagai hal yang terjadi dan memungkinkan
pengamat untuk berbuat sesuatu pada analisis maupun tindakan lain berdasarkan pemahamanya tersebut.
Sajian data ini harus mengacu pada masalah yang telah di rumuskan sebagai pertanyaan pengamatan, sehingga narasi yang terjadi
merupakan deskriptif mengenai kondisi yang rinci untuk menceritakan dan menjawab setiap permasalahan yang ada.
c. Penarikan Simpulan dan Verifikasi
Dari awal pengumpulan data, pengamat harus sudah memahami apa arti dari berbagai hal yang ia temui dengan melakukan pencatatan
commit to user 33
peraturan-peraturan. pola-pola, pertanyaan-pertanyaan, konfigurasi yang mungkin, arahan sebab-akibat dan berbagai proposisi
Simpulan perlu di verifikasi agar cukup benar-benar bisa dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu perlu di lakukan aktifitas
pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan cepat. Mungkin sebagai akibat pikiran ke dua yang timbul
melintas pada pengamat pada waktu menulis sajian data dengan melihat kembali sebentar pada catatan lapangan. Pada dasarnya makna
data harus diuji validitasnya supaya simpulan pengamatan menjadi lebih kokoh dan bisa lebih dipercaya.
Bagan 2.2 Model Analisis Interaktif
Pengumpulan Data
Penarikan simpulan Verifikasi
Sajian Data Reduksi Data
Sumber: H.B Sutopo, 2002: 93
commit to user
34
BAB III DESKRIPSI INSTANSI
