Pengertian Tata Kearsipan TINJAUAN PUSTAKA

commit to user 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Tata Kearsipan

1. Pengertian Tata Kata tata berasal dari bahasa Jawa kuno, yaitu Tata atau Nata, namun dalam bahasa Sansekerta kata tata ditulis dengan “Tatha” yang memiliki arti mengurus atau menyusun. Dalam kamus bahasa Indonesia kata tata diartikan sebagai aturan, kaidah, susunan, cara menyusun dan sistem 2007: 1147. Sedangkan menurut Saiman 2002: 15, tata ialah suatu aturan atau peraturan yang harus ditaati dalam suatu proses penyelenggaraan kerja. Jadi dapat disimpulkan bawa tata berarti kegiatan mengurus, mengatur, menyusun, dan merupakan suatu peraturan yang harus ditaati dalam suatu proses penyelenggaraan kerja 2. Pengertian Arsip Setiap perusahaan pasti memiliki arsip yang berupa data dan informasi berkaitan dengan perusahaan. Data dan informasi yang terdapat di dalam arsip ada yang harus disampaikan untuk sementara waktu dan ada yang diproses lebih lanjut dan ada juga yang sudah selesai pemrosesan namun harus disimpankan karena masih dibutuhkan oleh perusahaan. Kata “arsip” berasal dari bahasa Belanda archief. Menurut Atmosudirdjo, dalam Wursanto 1991: 14, archief dalam bahasa Belanda mempunyai beberapa pebgertian, sebagai berikut : a. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip : bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, sutrat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, dokumen-dokumen, peta-peta. b. Kumpulan teratur, dari pada bahan-bahan kearsipan tersebut. c. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri Berdasarkan Undang-Undang nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, pasal 1 ayat a, dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah : commit to user 6 a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b. Naskah-naskah yang dibuat diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Kemudian Undang-undang no 7 tahun 1971 memberikan penjelasan bahwa yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak bagaimanapun juga dari suatu arsip, adalah meliputi baik yang tertulis, maupun yang dapat didengar dan dilihat seperti hasil-hasil rekaman, film dan lain sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok adalah naskah- naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lainya yang dihimpun dalam suatu berkas tersendiri mengenai naskah-naskah yang sama. Istilah lain untuk arsip adalah file dan records. Atmosudirdjo, dalam Wursanto 1991: 14 memberikan pengertian file dan records sebagai berikut : File berarti : o Wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari kabinet dan sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip o Kumpulan teratur sistematik bahan-bahan arsip, surat-surat, kartu- kartu, mikrofilm-mikrofilm dan sebagainya yang setiap kali dipakai untuk bahan petunjuk atau pembuktian. o Setiap pengaturan, penyortiran, penerbitan yang sistematik dan berturut atas barang-barang, orang-orang, personel, kertas-kertas tertulis, dokumen-dokumen dan sebagainya. o Setiap sarana atau alat yang dipakai untuk menyimpan surat-surat secara teratur commit to user 7 Rccords berarti : o Setiap catatan, apa saja yang dicatat untuk disimpan o Setiap bahan yang tertulis yang dipergunakan sebagai bukti, pertanggungjawaban atas suatu peristiwa atau kejadian o Register, daftar, monumen dan sebagainya dimana sesuatu bukti tertulis itu ditaruh, dicatat dan direkam. o Fakta-fakta atau data yang dicatat secara tertentu mengenai sesuatu misalnya : jasa-jasa, kelakukan, peristiwa kerja, karier, dan sebagainya. o Plat atau piringan hitam, pita, rekaman. o Suatu berita acara atau laporan resmi yang dibuat oleh seorang pejabat resmi. Secara singkat dapat dikatakan bahwa records adalah setiap lembaran dalam bentuk maupun dalam wujud apapun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertanggungjawaban atas suatu peristiwa atau kejadian. Sedangkan file, menurut pengertian tersebut diatas dapat berarti wadah, tempat atau sarana yang dipakai untuk menyimpan surat-surat secara teratur dan dapat pula berarti kumpulan bahan-bahan keterangan dalam bentuk maupun dalam wujud apapun yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian terhadap suatu peristiwa atau kejadian. Disamping dua istilah tersebut file dan records, istilah lain untuk arsip adalah warkat, istilah warkat berasal dari bahasa Arab dari kata warkat yang artinya surat. Tetapi dalam perkembangan selanjutnya warkat tidak hanya berarti surat, melainkan setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan. The Liang Gie, dalam Wursanto 1991: 15, memberikan pengertian bahwa warkat, adalah setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk keperluan membantu ingatan. Menurut jenisnya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam tergantung pada segi peninjauanya. Menurut fungsi dan kegunaan arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan statis. Menurut Undang- commit to user 8 Undang No.7 tahun 1971, yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut : a. Arsip dinamis Adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari Warsanto, 1991: 28- 29. Arsip dinamis dapat dibedakan menjadi : 1 Arsip aktif ialah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja. Jadi arsip aktif masih ada ditempat atau unit pengolah dalam suatu kantor atau perusahaan. 2 Arsip semi aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai menurun. 3 Arsip inaktif ialah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. b. Arsip statis Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kehidupan perkantoran sehari-hari Warsanto, 1991 : 29. 3. Pengertian Kearsipan Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan commit to user 9 laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian secepat-cepatnya. Barthos , 1990: 2 Beberapa pengertian kearsipan, menurut para ahli, diantaranya : a. Ig. Wursanto 1991: 12, mendefinisikan kearsipan adalah salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainya. b. M. N Maulana 1979: 19, mendefinisikan kearsipan adalah suatu cara atau metode yang digunakan atau direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan. Dalam hal ini yang perlu diperhatikan adalah pengelolaan dan pengaturan serta pengawasan dan pemeliharaan yang dikendalikan sehingga teratur rapi dan praktis, mudah dicari kembali dengan cepat, tepat, efektif dan efisien. c. The Liang Gie dalam Ida Nuraida 2008: 92, Pengarsipan adalah kegiatan menyimpan warkat dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang sebagai pusat ingatan atau sumber informasi suatu organisasi. commit to user 10 Berikut contoh Bagan Kearsipan atau Struktur Organisasi Administrasi Kearsipan Bagan 2.1 Biasanya bagan tersebut dimasukkan ke dalam sekretariat Maulana 1979: 20 Dari beberapa definisi diatas dapat diketahui bahwa kearsipan memiliki peranan penting, baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah dalam pelaksanaan kehidupan bangsa. Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan- persoalan tertentu akan lebih mudah bila bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan dengan baik dan teratur. Berdasarkan definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip tersebut dapat ditemukan kembali dengan tepat dan cepat saat diperlukan kembali. Apabila pengertian anta ra “tata” dan “kearsipan” digabungkan maka yang dimaksud dengan Tata Kearsipan adalah kegiatan mengatur, Agenda Kepala Wakil Stensil Arsip Tikkery Rks pos Dokumen commit to user 11 menyusun dan mengurus arsip yang meliputi penerimaan dan pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, serta pemusnahan atau penyusutan arsip-arsip dengan menggunakan sistem tertentu agar apabila arsip tersebut diperlukan dengan cepat dan mudah ditemukan kembali.

B. Tujuan Kearsipan