commit to user 11
menyusun dan mengurus arsip yang meliputi penerimaan dan pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, serta pemusnahan atau penyusutan arsip-arsip
dengan menggunakan sistem tertentu agar apabila arsip tersebut diperlukan dengan cepat dan mudah ditemukan kembali.
B. Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi Pemerintah. Barthos, 1990: 12
Secara umum sistem kearsipan mempunyai sasaran untuk memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan menyediakan informasi yang baik
dan siap pakai dengan cara yang mudah dan cepat. Menurut Ida Nuraida dalam bukunya, tujuan penyimpanan arsip
adalah: Sebagai referensi, bila perusahaan memerlukan suatu keterangan atau
informasi tertentu. Memberikan data atau informasi kepada manajer atau pihak yang
berwenang untuk mengambil keputusan dalam perusahaan mengenai hasil atau prestasi yang telah dicapai oleh perusahaan. Hasil atau
prestasi yang telah dicapai perusahaan adalah dasar dalam pengambilan keputusan untuk masa yang akan datang.
Memberikan keterangan-keterangan sebagai bukti yang sesuai dengan ketentuan hukum. Nuraida, 2008: 101
Sistem arsip yang tepat berpengaruh besar terhadap kemudahan dalam penelusuran dan pencarian informasi sehingga memudahkan pula dalam
pengambilan keputusan. Apabila sewaktu-waktu data dan informasi yang tersimpan dalam arsip dibutuhkan , maka arsip tersebut harus tersedia setiap
saat untuk diberikan pada pihak-pihak yang terkait.
commit to user 12
C. Tata Kearsipan
Disetiap organisasi baik organisasi pemerintah maupun organisasi swasta, biasanya dalam urusan surat menyurat di catat dalam semacam buku
yang dinamakan buku agenda. Buku ini mencatat segala sesuatu yang berkenaan dengan pengiriman surat-surat kepada pihak lain atau penerimaan
surat-surat masuk. Untuk surat masuk maupun surat keluar biasanya dibuatkan buku
agenda sendiri-sendiri. Jadi biasanya setiap organisasi mempunyai buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar.
Terdapat 5 struktur cara tata kerja kearsipan yang memuat seluruh kegiatan kearsipan, antara lain sebagai berikut :
1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip
a. Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang masuk ke dalam suatu instansi atau perusahaan atau bagian dalam suatu instansi atau perusahaan, baik
yang berasal dari instansi atau perusahaan lain atau dari bagian lain pada instansi atau perusahaan yang sama. Dengan demikian surat
masuk dapat berasal dari pihak ekstern maupun pihak intern instansi atau perusahaan tersebut. Nuraida, 2008: 76
Kegiatan dalam penanganan surat masuk meliputi: a
Penerimaan Surat Surat masuk yang sudah di terima disortir terlebih dahulu
kemudian di catat dalam buku agenda surat masuk Bila menerima surat dari pos maka harus memeriksa kebenaran
alamat surat dan mengembalikan surat apabila alamat yang tercantum pada surat salah.
Menggolongkam surat berdasarkan alamat yang dituju. Mengelompokan surat terbuka dan tertutup.
Membuka surat terbuka dan memeriksa kelengkapan surat
tersebut
commit to user 13
Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima dibelakang surat, ini berlaku untuk surat rahasia.
b Pengarahan Surat
Mengarahkan surat pada pimpinan instansi atau perusahaan, bila berkaitan dengan kebijakan.
Mengarahkan surat langsung kepada unit pengolah, bila berkaitan dengan pekerjaan teknis operasional
c Penilaian Surat
Menentukan surat penting,surat rahasia dan surat biasa d
Pencatatan Surat Setelah diagendakan surat masuk dilampirkan dan dicatat
dalam lembar disposisi, sebelum didistribusikan surat dicatat dalam peredaran naskah, kepada siapa surat tersebut ditujukan,
kepada pihak mana surat tersebut diteruskan e
Penyimpanan Surat f
Penyampaian Surat
b. Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu instansi atau perusahaan atau bagian dalam suatu instansi atau perusahaan, baik
yang berasal dari instansi atau perusahaan lain atau dari bagian lain pada instansi atau perusahaan yang sama. Dengan demikian surat
keluar dapat ditujukan ke pihak ekstern maupun pihak intern dalam instansi atau perusahaan tersebut. Nuraida, 2008: 76.
Kegiatan penanganan surat keluar meliputi: a
Menyiapkan Konsep Penyiapan dan penulisan konsep dilakukan oleh pejabat yang
menandatangani surat tersebut atau staf yang ditunjuk. b
Pengelompokan Mengelompokan surat-surat yang akan dikirim berdasarkan jenis
surat, yaitu surat penting, surat biasa atau surat rahasia.
commit to user 14
c Pencatatan
Surat keluar di tulis dalam buku agenda surat keluar, yang terdiri dari kolom-kolom: nomor agenda, tanggal surat, nomor
surat, perihal, keterangan dan tujuan surat tersebut. Pemberian nomor dan tanggal dilakukan setelah pengetikan
surat dilakukan dan setelah dibubuhi tanda tangan oleh pihak yang berwenang dan surat tersebut siap untuk dikirim.
Pemberian nomor dan kode dilaksanakan menurut pola klasifikasi yang telah ditetapkan.
Mencatat surat penting dalam kartu kendali tiga rangkap Mencatat surat biasa dan surat rahasia pada lembar pengantar
dua rangkap d
Pengiriman atau Pendistribusian Pengiriman surat keluar dilakukan oleh bagian ekspedisi, bagian
pengiriman atau kurir
2. Penyimpanan Arsip
a. Asas-asas Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip dapat dilakukan melalui tiga asas yaitu : a
Sentralisasi Dalam sebuah kantor baik itu kantor pemerintah maupun
kantor swasta pasti mempunyai satu unit kerja yang menangani penerimaan surat masuk dan surat keluar. Bermacam-macam nama
yang diberikan kepada unit kerja tersebut, tetapi biasanya disebut dengan Tata Usaha. Tata Usaha disini merupakan unit sentral
penerimaan surat masuk dan surat keluar. Sulit dibayangkan semrawutnya lalu lintas apabila dalam suatu kantor tidak
menyatukan kegiatan surat masuk dan surat keluar di satu unit khusus.
Sentralisasi merupakan penyimpanan arsip yang di pusatkan di satu unit kerja khusus yang disebut Sentral Arsip. Arsip tersebut
sebenarnya adalah surat yang sudah disimpan karena sudah selesai
commit to user 15
diolah diproses. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di sentral arsip.
Dewasa ini sentralisasi arsip masih sulit untuk di terapkan, karena begitu banyak jenis surat atau arsip yang sukar dipisahkan dari unit
kerja yang menangani pengolahanya, misalnya: kwitansi, laporan dan lain-lain. Sistem pengolahan arsip sentralisasi ini hanya efektif
dan efisien apabila dilaksanakan pada kantor kecil.
Keuntungan dari sentralisasi arsip adalah: Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada
pekerjaan kearsiapan. Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat
dimusnahkan. Sistem penyimpanan arsip dari berbagai macam arsip dapat
diseragamkan. Kerugian dari sentralisasi arsip adalah:
Sentralisasi hanya efektif dan efisien untuk organisasi yang kecil.
Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam.
Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
b Desentralisai
Bilamana suatu kantor atau organisasi menganut sistem pengolahan arsip sacara desentralisasi, ini berarti bahwa semua unit
kerja mengolah arsipnya masing-masing. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan masing-masing unit tergantung kepada
ketentuan-ketentuan kantor yang bersangkutan. Kalau ada ketentuanya setiap unit kerja harus tunduk kepada ketentuan
tersebut. Kalau belum ada ketentuanya unit kerja bebas
commit to user 16
menyelenggarakan kearsipanya sesuai dengan kemauan masing- masing.
Untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah-pisah letaknya, sistem penyelenggaraan arsip secara
desentralisasi sangat sesuai untuk diterapkan. Disini semua kegiatan
kearsipan mulai
dari pencatatan,
penyimpanan, peminjaman,
pengawasan, pemindahan
dan pemusnahan
dilaksanakan oleh unit kerja masing-masing dan di tempat unit kerja masing-masing.
Keuntungan dari desentralisasi arsip adalah : Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit
kerja masing-masing. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada
unit kerja sendiri. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya
sudah dikenal baik. Kerugian dari desentralisasi arsip adalah:
Penyimpanan arsip menyebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang di simpan.
Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian
peralatan kantor sulit dijalankan. Penataran dan pelatihan kearsipan perlu diadakan karena
petugas-petugas umumnya bertugas merangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.
Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja, dan hal ini merupakan pemborosan.
c Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi
Untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengolahan arsip baik Sentralisasi maupun Desentralisasi, sering ditemukan di
commit to user 17
perkantoran penggunaan kombinasi dari dua cara tersebut. Cara ini disebut sebagai kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi Arsip.
Dengan cara ini kelemahan-kelemahan kedua cara memang dapat diatasi.
Dalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja
masing-masing pengolah dan arsip yang sudah kurang
dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di sentral arsip. Dengan demikian pengelolaan arsip aktif dilakukan secara
desentralisasi dan arsip inaktif dilakukan secara sentralisasi. Amsyah, 1988 : 16-18
b. Sistem Penyimpanan Arsip
Aktivitas dalam bidang kearsipan adalah penyimpanan arsip. Arsip harus di simpan menurut suatu sistem tertentu yang memungkinkan
penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan. Menurut Ida Nuraida 2008 : 94, secara umum terdapat beberapa sistem klasifikasi
atau sistem indeks dalam penyimpanan arsip, yaitu: a
Sistem Alfabetis 1
Arsip disimpan berdasarkan urutan kode abjad yang diberikan untuk nama orang, organisasi atau perusahaan.
2 Merupakan sistem yang paling banyak digunakan di berbagai
perusahaan. 3
Cocok untuk organisasi kecil atau arsip untuk perorangan b
Sistem Numerik 1
Arsip disimpan berdasarkan urutan kode numerik yang diberikan untuk nama orang, organisasi atau perusahaan.
2 Dapat dikombinasikan dengan sistem alfabetis untuk menjaga
urutan penyimpanan arsip sistem alfabetis-numerik. 3
Sistem ini cocok untuk arsip yang bersifat rahasia sehingga kode arsip hanya diketahui oleh orang-orang tertentu saja.
commit to user 18
c Sistem Geografis
1 Arsip disimpan berdasarkan kode wilayah atau nama geografis.
Misalnya: nama kota, nama provinsi, nama negara dan lain- lain.
2 Dapat dikombinasikan dengan klasifikasi alfabetis untuk
menjaga urutanya sistem alfabetis-geografis 3
Sistem ini cocok untuk organisasi yang membagi wilayah operasinya berdasarkan wilayah atau geografis, seperti
perusahaan distributor yang memiliki cabang diberbagai tempat d
Sistem Subjek 1
Arsip disimpan berdasakan subjek tertentu yang ada dalam kegiatan organisasi atau perusahaan. Misalnya: nama
departemen, jenis produk, jenis transaksi dan lain-lain. 2
Urutan subjek biasanya dijaga dengan menggunakan sistem klasifikasi alfabetis sistem alfabetis-subjek.
3 Sistem ini cocok untuk organisasi atau perusahaan yang
kegiatanya berkaitam dengan berbagai subjek, seperti produk, proyek dan sebagainya.
e Sistem Kronologis
1 Arsip disimpan berdasarkan urutan kronologis tanggal-bulan-
tahun. 2
Sistem ini umumnya bersifat sementara, sebelum arsip diklasifikasikan berdasarkan sistem klasifikasi yang lain.
Pada prakteknya pengklasifikasian arsip merupakan kombinasi dari berbagai sistem klasifikasi yang tujuanya mempermudah dan
mempercepat penemuan arsip kembali. Untuk menentukan sistem mana yang akan digunakan oleh suatu
perusahaan maka harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan dengan mempertimbangkan :
Ukuran perusahaan, aktifitas kantor dan perkembanganya. Jumlah catatan kantor atau arsip.
commit to user 19
Jenis atau tipe arsip. Cara penggunaan arsip.
Sifat kerahasiaan arsip.
Jadi dapat disimpulkan bahwa tidak ada sistem klasifikasi arsip terbaik yang dapat diterapkan dengan efektivitas yang sama untuk
semua perusahaan. Sistem tersebut harus disesuaikan dengan kebutuhan dan situasi perusahaan. Nuraida, 2008 : 94-95.
c. Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan arsip menurut Ig. Wursanto 1995 : 16-18, meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
a Memisah-misahkan Segregating Arsip
Memisah-misahkan arsip berarti mengadakan pensortiran terhadap arsip-arsip yang akan disimpan, untuk dikelompokan menurut
subjek-subjek seperti yang tercantum dalam kartu kendali atau menurut daftar indeks yang telah di tentukan.
b Meneliti examining Arsip
Meneliti arsip-arsip yang akan disimpan perlu, untuk mengetahui apakah arsip-arsip yang akan disimpan itu sudah ada tanda-tanda
persetujuan disposisi dari pejabat yang berwenang yang membenarkan bahwa arsip itu boleh di simpan. Arsip yang belum
diberi tanda persetujuan disposisi untuk disimpan sebaiknya dikembalikan kepada yang berwenang untuk mendapatkan
penjelasan lebih lanjut. c
Memadukan assembling Arsip Arsip-arsip yang merupakan bagian-bagian langsung atas persoalan
yang sama dijadikan satu dan di susun menurut susunan kronologis tanggal surat.
d Mengklasifikasi classification Arsip
Mengklasifikasi arsip berarti menggolongkan arsip-arsip atas dasar perbedaan-perbedaan yang ada, serta mengelompokan arsip atas
dasar persamaan-persamaan yang ada, untuk menentukan kelasnya
commit to user 20
sub-sub subjek beserta kodenya secara cermat. Kode dicantumkan pada bagian ujung kanan bawah surat.
e Mengindeks indexing Arsip
Kegiatan mengindeks meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut: Membaca secara cermat untuk menentukan inti surat
Menentukan judul arsip secara tepat Memberi tanda-tanda atau keterangan-keterangan lain yang
dapat menjadi petunjuk indeks arsip yang bersangkutan
Membubuhkan caption utama berikut kode
masalahnya sub-subjek pada arsip yang bersangkutan.
f Mempersiapkan Tunjuk Silang cross reference
Tunjuk silang dipergunakan apabila terdapat dua caption. Caption yang pertama digunakan sebagai caption utama sedangkan caption
yang kedua dicantumkan pada tunjuk silang g
Menyusun Arsip Arsip-arsip yang sudah diberi judul disusun sesuai dengan sistem
susunan yang digunakan dalam sistem penyimpanan, misalnya: sistem abjad, sistem angka, sistem perihal dan lain sebagainya
h Menyimpan Arsip
Menyimpan arsip berarti mengatur pembentukan arsip-arsip sesuai dengan pola klasifikasi dan mengatur penyusunan arsip-arsip di
dalam file-file atau folder-folder pada tempatnya yang benar.
3. Pemeliharaan Arsip
Usaha pemeliharaan arsip berupa melindung, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah atau tindakan-tindakan yang bertujuan
untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya isinya serta menjamin kelangsungn hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya
tidak diinginkan. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:
commit to user 21
a. Pengaturan Ruangan
Yang dimaksud dengan ruangan dalam hal ini adalah ruangan penyimpanan arsip. Ruangan penyimpanan arsip diatur sebagai
berikut: Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab,ruangan agar
dijaga tetap kering. Supaya ruangan tidak terlalu lembab aturlah suhu ruangan. Untuk mengatur kelembaban udara dan temperatur
udara dapat dipasang AC, yang dipasang 24 jam terus-menerus. AC selain untuk mengatur kelembaban dan temperature udara, juga
bisa untuk mengurangi banyaknya debu. Ruangan harus terang, dan sebaiknya menggunakan penarangan
alam, yaitu sinar matahari. Sinar matahari disamping untuk memberi penerangan ruangan, dapat pula membasmi musuh-musuh
kertas arsip. Diusahakan agar sinar matahari tidak jatuh langsung pada bendel-bendel arsip karena dapat membahayakan kertas-
kertas arsip. Kertas-kertas arsip cepat rapuh getas sehingga arsip cepat rusak. Agar sinar matahari tidak jatuh secara langsung pada
bendel-bendel kertas arsip, maka pintu-pintu dan jendela-jendela dibuat menghadap ke utara atau ke selatan. Dengan demikian
ruangan penyimpanan arsip tidak menghadap secara langsung pada datangnya sinar matahari.
Ruangan harus dibuat ventilasi secukupnya. Ventilasi dapat membantu mengatur suhu udara dalam ruangan, sehingga ruangan
tidak terlalu lembab. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api.
Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air banjir. Dalam hal-hal tertentu hujan periksalah ruangan untuk
mengetahui kemungkinan adanya talang, saluran air dan atap gedung yang bocor. Apabila terjadi kebocoran harus segera
diperbaiki pada saat itu juga. Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan hama
atau serangga perusak atau pemakan kertas arsip. Berbagai macam
commit to user 22
hama atau serangga perusak atau pemakan kertas arsip antara lain: jamur dan sejenisnya, rayap, gegat dan lain sebagainya.
Lokasi ruang atau gedung penyimpanan arsip hendaknya bebas dari tempat-tempat industri, sebab polusi udara kotoran udara sebagai
hasil pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas arsip. Untuk mengatasi hal semacam ini sebaiknya gedung atau
ruangan penyimpanan arsip dilengkapi dengan filter untuk menyaring udara. Dengan menggunakan filter diharapkan udara
yang masuk ke dalam ruangan penyimpanan arsip tidak tercemar oleh debu-debu. Udara yang bersih tidak hanya bermanfaat bagi
ruang penyimpanan arsip tetapi penting juga bagi para pegawai yang bertugas dalam ruangan penyimpanan arsip tersebut.
Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan- ruangan kantor yang lain.
Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan disimpan didalamnya. Dewasa ini sesuai dengan
perkembangan peradaban manusia dan perkembangan teknologi modern, wujud arsip beranekaragam antara lain arsip film, arsip
rekaman pita tape, peta, foto-foto, gambar-gambar dan sebagainya.
b. Kebersihan
Kebersihan yang dimaksud disini meliputi kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan kebersihan kertas-kertas arsip.
a Kebersihan Ruangan
Perlu diusahakan agar ruangan penyimpanan arsip selalu bersih sehingga tidak mengundang timbulnya serangga pemakan atau
perusak kertas arsip kecoa,rayap dan sebagainya, membersihkan ruangan dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:
Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan alat penyedot debu. Pada umumnya ruangan dibersihkan dengan
commit to user 23
sapu. Cara membersihkan ruangan dengan sapu tidak efektif karena debu malahan akan berhamburan atau beterbangan.
Dilarang merokok dan makan makanan dalam wujud dan bentuk apapun didalam ruangan penyimpanan arsip.
b Kebersihan Arsip
Menjaga kebersihan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
Arsip-arsip dibersihkan dengan menggunakan alat penyedot debu., jangan dibersihkan dengan menggunakan sabut bulu
ayam atau sulak, karena hanya memindahkan debu dari satu tempat ke tempat yang lain.
Apabila ditemukan arsip-arsip yang rusak karena dimakan serangga hendaknya dipisahkan dengan yang lainya.
Apabila ditemukan arsip-arsip yang rusak bukan karena dimakan serangga, segara dipisahkan dari yang lain untuk
kemudian diserahkan kepada yang berwenang untuk diperbaiki. Arsip-arsip juga harus bersih dari karat, apabila arsip-arsip
karena sesuatu
hal harus
memperggunakan penjepit,
pergunakanlah penjepit antikarat atau penjepit yang terbuat dari plastik. Demikian pula hendaknya diusahakan jangan sampai
didalam arsip-arsip terdapat atau terselip benda-benda yang mudah berkarat kawat.plat,besi.
c. Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip
Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip antara lain : 1
Rak Arsip Untuk menjaga keamanan rak dari serangan serangga, rayap dan
sebagainya, dapat dilakukan usaha sebagai berikut: Rak sebaiknya terbuat dari logam. Rak dilengkapi dengan papan
rak.
commit to user 24
Jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai kurang lebih 6 inci, untuk memudahkan sirkulasi udara dan juga
memudahkan dalam membersihkan lantai di bawah rak. Rak arsip yang terbuat dari kayu hendaknya diolesi dengan
dieldrin. Cara mengolesi dengan menggunakan kuas, searah dengan garis-garis yang ada pada kayu.
Rak merupakan tempat penyimpanan arsip secara terbuka. Keuntungan penyimpanan arsip dengan menggunakan rak adalah
arsip-arsip tidak mudah lembab karena srlalu berhubungan dengan udara luar,sehingga arsip-arsip tidak mudah rusak. Akan tetapi
arsip-arsip mudah dan cepat kotor dengan berbagai macam debu. Apabila petugas kearsipan tidak rajin membersihkan, debu-debu
tersebut akan menumpuk pada kertas arsip dan dapat mempercepat kerusakan arsip.
2 Almari Arsip
Almari arsip merupakan tempat penyimpanan arsip secara tertutup, sehingga arsip-arsip tidak berhubungan langsung dengan
udara luar. Hal ini akan mengakibatkan arsip-arsip di dalam almari mudah lembab. Akan tetapi arsip-arsip tidak mudah kotor
oleh debu. Untuk menjaga arsip-arsip dalam almari dapat dilakukan usaha-usaha sebagai berikut:
Almari harus sering dibuka, untuk menjaga tingkat kelembabanya.
Susunlah arsip-arsip dalam almari agak renggang, jangan terlalu rapat agar tingkat kelembabanya tetap terjaga.
Disamping itu penataan arsip secara renggang akan mempermudah pengambilan arsip apabila sewaktu-waktu
diperlukan kembali. Apabila almari arsip terbuat dari kayu, hendaknya diolesi
dengan dieldrin. Cara mengolesi sama dengan cara mengolesi pada rak kayu.
commit to user 25
Untuk menjaga agar kelembaban dalam almari tetap terjamin seperti yang diinginkan, dapat diberi kapur barus di dalam
almari arsip.
d. Faktor-faktor Penyebab Kerusakan Arsip
Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh dua faktor, yaitu faktor internal dan faktor eksternal
1 Kerusakan yang disebabkan dari dalam faktor internal
Kerusakan yang disebabkan dari dalam dapat berasal dari unsur- unsur
Kertas Tinta
Pasta atau lem
2 Kerusakan yang disebabkan dari luar faktor external
Kerusakan akibat serangan dari luar misalnya: Kelembaban udara
Udara yang terlalu kering Sinar matahari
Kotoran udara Debu
Jamur dan sejenisnya Rayap
Gegat
4. Penyusutan Arsip
Dengan berjalanya waktu, arsip-arsip kantor akan semakin menumpuk di tempat penyimpanan. Hal ini akan menimbulkan gejala kurang efektif
dan efisien sistem pengarsipan, sebagaimana yang telah diuraikan diatas. Pemusnahan ini memerlukan penanganan yaitu dengan penyusutan arsip.
Menurut Ida Nuraida, 2008 : 105-107, adapun tahap-tahap penyusutan arsip adalah sebagai berikut:
commit to user 26
a. Penilaian Arsip
Sebelum melakukan penyusutan arsip diperlukan penilaian terhadap setiap jenis arsip yang akan dipindahkan atau dimusnahkan.
Hasil penilaian menentukan berapa lama arsip disimpan dalam arsip aktif dan inaktif, serta menentukan apakah arsip tersebut akan
dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis. Ada 4 golongan arsip, yaitu :
Arsip vital Arsip ini penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti
kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tergolong arsip statis yang bersifat historis sehingga tidak dapat dipindahkan atau
dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya. Misalnya akte pendirian perusahaan, sertifikat bangunan atau tanah, Izin
Mendirikan Bangunan IMB, dan sebagainya. Arsip penting
Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat digantikan dengan biaya yang relatif tinggi dan lama. Arsip ini disimpan di arsip aktif
selama 5 tahun dan di arsip inaktif salama 25 tahun. Misalnya, bukti-bukti keuangan.
Arsip berguna Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya
rendah. Arsip ini disimpan di arsip aktif selama 2 tahun dan disimpan di arsip inaktif selama 25 tahun. Misalnya surat pesanan,
neraca dan laporan tahunan Arsip tidak berguna
Arsip ini dapat dimusnahkan seusai pakai untuk sementara waktu. Arsip ini disimpan paling lama selama 3 bulan di arsip
aktif. Misalnya, surat undangan rapat dan pengumuman. b.
Pemindahan Arsip aktif menjadi inaktif atau kemedia lain Seperti telah diuraikan di atas, peralihan arsip aktif menjadi
arsip inaktif dapat dilakukan setelah suatu periode kegiatan tertentu, dimana suatu arsip sudah tidak atau jarang digunakan tetapi masih
commit to user 27
harus disimpan. Pemindahan arsip juga dapat dilakukan melalui tempat penyimpanan atau pemindahan ke media lain, seperti: micro film, CD-
ROM atau CD-WROM c.
Pemusnahan Arsip Tidak semua arsip aktif yang telah dipindahkan akan disimpan
sebagai arsip inaktif untuk selamanya. Ada beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan setelah jangka waktu tertentu. Tetapi ada pula arsip
inaktif yang dialihkan statusnya menjadi arsip statis karena alasan historis.
d. Pencatatan Pemindahan atau Pemusnahan
Arsip inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus yang dibedakan dengan arsip aktif, misalnya gudang khusus
untuk arsip inaktif. Pemindahan dapat dilakukan melalui tempat penyimpanan atau pemindahan ke media lain. Kemajuan teknologi
memungkinkan dokumen perusahaan yang dibuat dari kertas dialihkan ke dalam micro film atau media yang lain atau di buat secara langsung
dalam media elektronik. Setiap pemindahan yang menyebabkan perubahan pihak
penaggungjawab perlu dilengkapi dengan berita acara. Berita acara memuat daftar subjek arsip yang akan dipindahkan, indeks arsip yang
baru, tanggal pemindahan, lokasi dan tempat pemindahan yang baru serta bukti tanda terima yang ditandatangani oleh orang yang
menyerahkan arsip dan orang yang menerima arsip sebagai penanggungjawab arsip.
Cara pemindahan arsip atau pemusnahan arsip dapat dilakukan berdasarkan :
Pemindahan secara terus-menerus Arsip dipindahkan menjadi inaktif setelah arsip tersebut
selesai digunakan. Pemindahan ini tidak tentu. Pemindahan arsip umumnya dilakukan pada perusahaan seperti kantor
pengacara, pelaksana proyek, kantor arsitek, konsultan dan
commit to user 28
sebagainya, dimana seluruh dokumen menjadi inaktif setelah suatu proyek atau kegiatan selesai.
Pemindahan secara periodik Arsip dipindahkan menjadi inaktif setelah satu periode
atau jangka waktu tertentu. Umumnya dilakukan setiap satu tahun sekali. Misalnya, bukti-bukti keuangan dipindahkan
menjadi inaktif setelah perusahaan melakukan tutup buku pada akhir periode akutansi.
Nuraida, 2008 : 105-107
5. Fasilitas Kearsipan
Alat-alat kearsipan atau pelengkap arsip pada suatu kantor perlu diperhatikan agar sesuai dengan ruangan yang sudah ada, sebaiknya
dibuatkan ruangan khusus, sehingga tidak terjadi hambatan yang mungkin terjadi akibat bercampur dengan bagian lainya. Menurut M.N. Maulana
1979 : 15, alat-alat kearsipan dapat digolongkan menjadi 3 golongan besar besar, yaitu:
a. Alat-alat penerimaan surat-surat
b. Alat-alat penyimpanan surat
c. Alat-alat korespondensi dan reproduksi
6. Pegawai Kearsipan
Ada anggapan bahwa pekerjaan dalam bidang kearsipan tidak mempunyai fungsi atau peranan penting. Anggapan ini tidak dapat
dibenarkan, karena arsip itu sendiri mempunyai peranan penting dalam penyelenggaraan administrasi. Oleh karena itu setiap pimpinan kantor
wajib memberikan pengarahan dan menanamkan pengertian serta kesadaran setiap pegawai kearsipan, betapa pentingnya peranan arsip bagi
kelangsungan hidup organisasi. Itu sebabnya, pegawai kearsipan tidak kalah pentingnya dengan pegawai-pegawai kantor lainya.
Mengingat demikian pentingnya arsip bagi kelangsungan hidup organisasi, maka arsip-arsip harus diurus, ditata atau dikelola dengan
commit to user 29
mempergunakan suatu sistem penyimpanan arsip yang tepat, tata kerja yang baik, tata pameliharaan, tata pengamanan dan tata pemusnahan yang
tertib. Sistem penyimpanan arsip yang tepat, tata kerja yang baik dan sebagainya itu tidak mempunyai arti apa-apa bila tidak didukung oleh
pegawai kearsiapan yang cakap dengan beberapa persyaratan lainya yang harus dipenuhi.
The Liang Gie dalam Ig. Wursanto 1995 : 40-41, mengatakan bahwa untuk menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-
kurangnya 4 syarat, yaitu: a
Ketelitian Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan agar
pegawai yang bersangkutan dapat membedakan perkataan- perkataan, nama-nama atau angka-angka yang sepintas tampaknya
hampir sama. b
Kecerdasan Cerdas berarti sempurna perkembangan akal budinya, pandai
dalam berfikir. Kecerdasan kesempurnaan perkembangan akal budi, kepandaian dan ketajaman pikiran. Jadi setiap pegawai
kearsipan harus menggunakan pikiranya dengan baik, mempunyai ingatan yang cukup tajam sehingga tidak mudah lupa. Dengan
kecerdasan diharapkan seorang pegawai mampu memilih kata-kata untuk suatu pokok soal, serta tidak mudah melupakan suatu pokok
soal yang telah ada kartu arsipnya. c
Kecekatan Cekatan berati mampu memahami sesuatu dengan cepat, mampu
bekerja dengan cepat dan mahir dalam melakukan sesuatu. Kecekatan
berarti kecepatan
untuk memahami
sesuatu, ketangkasan dalam melakukan pekerjaan. Kecekatan sangat
diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan karena setiap pegawai diharapkan mampu bekerja dengan tangkas dan gesit.
commit to user 30
d Kerapian
Rapi mempunyai arti baik, tetib dan bersih. Setiap pegawai kearsipan harus mampu menciptakan dan menjaga kerapian,
kebersihan dan ketertiban terhadap arsip-arsip yang disimpan. Arsip-arsip yang disusun dengan rapi, akan lebih awet, tidak
mudah rusak dan mudah dalam pengambilan dan pengembalianya.
D. Metode Pengamatan