b. Alat Bukti Historis
Surat yang disimpan sebagai arsip atau dokumen, dapat digunakan sebagai bukti historis pada masa yang akan datang misalnya Surat
Perintah Sebelas Maret Supersemar.
c. Alat Pengingat
Surat dapat berfungsi sebagai alat pengingat terhadap hal-hal yang terlupakan. Surat yang telah dijadikan arsip akan dibuka kembali
apabila terjadi hal-hal atau peristiwa yang diragukan, dan untuk mengetahui langkah-langkah yang pernah ditempuh.
d. Wakil atau Duta
Surat berfungsi sebagai duta atau wakil, karena surat dianggap mencerminkan keadaan mentalitas jiwa penulisnya. Ini berarti surat
menunjukkan kepribadian penulis surat, misalnya surat izin, surat lamaran pekerjaan, surat cinta, surat undangan, dan lain-lain.
2.2.3 Bentuk Surat
Menarik atau tidaknya sebuah surat kadang-kadang ditentukan oleh format atau bentuk surat. Bentuk surat ialah tata letak atau posisi tertentu sesuai
dengan fungsi dan perannya, terutama sebagai petunjuk atau identifikasi memproses surat tersebut. Pada dasarnya ada dua bentuk surat yang dapat
dibedakan secara tajam yaitu bentuk lurus atau block style dan bentuk lekuk atau identited style Sudarsa, 1992: 17.
Format surat adalah bentuk dan ukuran serta tata letak atau posisi bagian- bagian surat, seperti penempatan tanggal, alamat surat, salam pembuka, dan
salam penutup Mustakim, 1994: 167.
Soedjito dan Solchan 1999: 17 menjelaskan bentuk surat ialah susunan letak bagian-bagian surat. Mereka membagi bentuk surat menjadi lima
bentuk, yaitu : 1 lurus penuh; 2 lurus; 3 setengah lurus; 4 resmi Indonesia lama; 5 resmi Indonesia Baru.
Jika dipandang dari keresmian penggunaannya, format atau bentuk surat juga ada yang resmi dan tidak resmi. Format resmi digunakan untuk surat-
surat resmi sedangkan surat tidak resmi biasanya digunakan oleh pribadi. Bentuk resmi di Indonesia sangat bervariasi dan menurut pusat pembinaan
dan pengembangan bahasa dianjurkan menggunakan format setengah lurus.
2.2.4 Ragam Bahasa Surat
Ada dua macam ragam bahasa, yaitu ragam bahasa resmi dan ragam bahasa tidak resmi. Ragam bahasa yang dipakai dalam surat disesuaikan dengan
suasana dan maksud penulis.
Surat undangan termasuk surat pribadi yang bersifat resmi. Karena sifatnya resmi, maka surat undangan ditulis dengan menggunakan ragm bahasa baku.
Sudarsa 1992: 20 berpendapat bahwa ragam bahasa resmi ditandai dengan ciri-ciri sebagai berikut.
1. Jelas Isi surat yang jelas dapat dilihat dari penggunaan kalimat. Kalimat yang
jelas adalah kalimat yang mudah dipahami. Kalimat yang sederhana, yang menggunakan kata-kata umum dan tidak menimbulkan penafsiran
makna yang bermacam-macam.
2. Singkat Singkat artinya apabila rumusan gagasan yang dikemukakan dalam surat
ringkas dan lengkap sesuai dengan apa yang dimaksud penulis surat. Rumusan surat yang singkat akan lebih efektif daripada rumusan yang
panjang. Hal ini akan memudahkan pembaca untuk menafsirkan isi surat tanpa membuang waktu untuk membaca isi surat yang terlalu panjang.
3. Sopan Sopan artinya surat yang ditulis dengan menggunkan tata cara
menghormati orang lain sesuai nilai-nilai yang ada pada masyarakat. Rasa hormat disampaikan dengan wajar dan tidak berlebihan. Misalnya
kalimat Atas kehadiran Bapaklbu, saya ucapkan beribu-ribu terima kasih. Seharusnya cukup ditulis Atas kehadiran Bapak.Ibu, saya
ucapkan terima kasih.
2.2.5 Jenis Surat
