32
3.8 Sistem Penemuan Kembali Pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan
Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang
Setiap bidang kearsipan, penyimpanan arsip dikatakan berhasil, apabila sistem penemuan kembali pada instansilembaga tersebut mudah dipahami,
efisien, dan dapat menghemat waktu kerja dari seorang pegawai. Hal sebaliknya, apabila penemuan kembali arsip susah dipahami, susah dijalankan, dan tidak
menghemat waktu, maka bisa dikatakan bahwa penyimpanan arsip yang diterapkan pada instansilembaga tersebut sudah gagal atau kurang sesuai dengan
instansilembaga tersebut. Pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang,
sistem penyimpanan arsip yang diterapkan adalah sistem penyimpanan menurut wilayah. Prosedur penemuan kembali arsip pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan
Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang adalah sebagai berikut:
Gambar III: Prosedur Penemuan Kembali Arsip Pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang
Sumber: Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang Pencari
Arsip Kepala
Seksi
Arsip
Kepala Kantor Perpustakaaan, Arsip, dan Dokumentasi
Petugas Pencari Arsip Staf Arsip
Bupati Kabupaten Deli Serdang
Pencari Arsip Bupati Kabupaten
Deli Serdang
33
Keterangan dari gambar bagan diatas yaitu: pencari arsip membuat surat permohonan pencarian arsip yang ditujukan kepada Bupati Kabupaten Deli
Serdang. Kemudian Bupati memerintahkan Kepala Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi untuk mencari arsip yang dibutuhkan oleh pencari arsip. Setelah itu,
Kepala Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi memerintahkan Kepala Seksi Bagian arsip untuk mencari arsip yang diminta oleh pencari arsip. Kepala Seksi
Bagian arsip memerintahkan petugas pencari arsip staf arsip untuk mencari arsip yang dimaksud pencari arsip. Kepala Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi
menyurati Bupati apabila arsip yang dicari ditemukan atau pun tidak ditemukan. Dan yang terakhir, Bupati memberitahukan kepada pencari arsipapabila arsip
tersebut ditemukan ataupun tidak ditemukan pada depot arsip Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang secara lisan
maupun secara tertulis.
34
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Dari uraian tulisan ini maka dapat ditarik beberapa kesimpulan, sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan
Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang yaitu: 1.
Sistem penyimpanan arsip yang diterapkan pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang
adalah sistem penyimpanan arsip menurut wilayah. Daerah-daerah yang meliputi wilayah kabupaten Deli Serdang yaitu: terdiri 22
kecamatan, 380 desa, dan 14 kelurahan. Yang terdiri dari 22 kecamatan itu adalah dataran pantai terdiri dari 4 kecamatan
Hamparan Perak, Labuhan Deli, Percut Sei Tuan, dan Pantai Labu, dataran rendah terdiri dari 11 kecamatan Sunggal, Pancur
Batu, Namorambe, Deli Tua, Batang Kuis, Tanjung Morawa, Patumbak, Lubuk Pakam, Pagar Merbau, dan Galang, dan dataran
tinggi terdiri dari 7 kecamatan Kutalimbaru, Sibolangit, Biru-biru,
STM Hilir, STM Hulu, Gunung Meriah, dan Bangun Purba.
2. Arsip-arsip yang ditangani Kantor Perpustakaan, Arsip, dan
Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang yaitu: arsip dinamis, arsip
statis, dan arsip in aktif.
3. Dalam penemuan kembali arsip dibutuhkan proses yang sesuai
dengan prosedur yang sudah ada. Berikut adalah proses penemuan kembali arsip pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi
Kabupaten Deli Serdang, yaitu: pencari arsip membuat surat permohonan pencarian arsip yang ditujukan kepada Bupati
Kabupaten Deli Serdang. Kemudian Bupati memerintahkan Kepala Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi untuk mencari arsip
yang dibutuhkan oleh pencari arsip. Setelah itu, Kepala Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi memerintahkan Kepala
Seksi Bagian arsip untuk mencari arsip yang diminta oleh pencari
Kategori