31
3.7 Sistem Penyimpanan Arsip Pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan
Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang
Sistem penyimpanan arsip menurut wilayah bisa diartikan sistem penyimpanan dokumen, berkas, dan arsip yang dijadikan pedoman untuk
menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan berdasarkan wilayah dari pengirim surat atau wilayah yang dikirim surat. Sistem wilayah disebut juga
sebagai sistem nama tempat atau sistem nama lokasi. Dalam penerapan sistem penyimpanan berdasarkan wilayah perlu terlebih
dahulu dibuat klasifikasi wilayah untuk memudahkan pensortiran dokumen, arsip, ataupun surat. Sistem wilayah dapat dikelola menurut tiga tingkatan, yaitu
menurut nama negara atau wilayah, nama pembagian wilayah administrasi negara atau wilayah, dan nama pembagian wilayah administrasi khusus.
Dalam bidang kearsipan, sistem penyimpanan arsip adalah salah satu kegiatan yang wajib dilakukan suatu instansilembaga. Sistem penyimpanan arsip
dikatakan baik apabila, suatu arsip yang dicari dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat dan efisien. Setiap sistem penyimpanan arsip mempunyai kelebihan
dan kekurangan masing-masing. Jadi, sistem penyimpanan arsip harus sesuai dengan kebutuhan dari instansilembaga itu. Ini dilakukan agar mempermudah
unit kerja dari bidang kearsipan instansilembaga. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Kantor Perpustakaan, Arsip,
dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang adalah sistem wilayah Geographical Filing System. Dalam hal ini, Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi
menyimpan menurut wilayah yang berada di Kabupaten Deli Serdang dan disekitarnya. Prosedur sistem penyimpanan arsip yaitu: arsip yang mau disimpan
harus disortir menurut wilayah kerjanya, kemudian arsip tersebut diklasifikasikan menurut nomor wilayah dan nomor urut berdasarkan urutan yang sudah ada
tertera pada lemari penyimpanan arsip. Kemudian arsip yang sudah disortir dan diklasifikasi, arsip tersebut dimasukkan kedalam kertas chating, dan dilampirkan
label atau kode. Arsip yang disimpan pada kantor ini adalah arsip in aktif, arsip statis, dan arsip dinamis.
32
3.8 Sistem Penemuan Kembali Pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan
Kategori