B. Struktur Organisasi dan Personalia
Setiap perusahaan baik perusahaan milik negara maupun milik swasta, tidak terkecuali Fakultas Ekonomi memiliki struktur organisasi. Dengan adanya
stuktur organisasi fakultas, maka setiap aparat akan mempunyai kesatuan tindakan dalam melaksanakan kegiatan operasional secara efisien dan efektif dalam rangka
mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu semakin baik struktur organisasi suatu perusahaan akan menjadikan perangkat dari organisasi lebih terintegrasi dan
terkoordinir dengan baik. Struktur organisasi dapat dikatakan merupakan alat vital dalam suatu
perusahaan, misalnya dalam hal pendelegasian wewenang kepada bawahan dan batas tanggung jawab atas wewenang yang diberikan kepadanya. Tindakan yang
dilakukan oleh tiap – tiap bagian dalam perusahaan harus menyatukan usaha dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan semula
. Tanggung jawab harus dibagi sedemikian rupa sehingga tidak ada orang atau individu yang mengendalikan seluruh
tahapan transaksi
.
Suatu organisasi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan
serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal.
Universitas Sumatera Utara
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI
C. Job Description
DEKAN PEMBANTU DEKAN
DEWAN PERTIMBANGAN
FAKULTAS
KETUA SEKRETARIS DEPARTEMEN
KEPALA BAGIAN
TATA USAHA
FAKULTAS UNIT
PENUNJANG FAKULTAS
KETUA PROGRAM STUDI INTER
DEPARTEMEN
KETUA PRODI INTRA
DEPARTEMEN KEPALA
LABSTUDIO BENGKEL
KEPALA SUB BAGIAN TATA
USAHA KEPALA
SUB BAGIAN
TATA USAHA
REKTOR DAN PEMBANTU REKTOR
Gambar 2. 1 . Bagan struktur organisasi Fakultas Ekonomi
Sumber : Buku Pedoman Informasi Fakultas Ekonomi USU, 2010.
Universitas Sumatera Utara
C. Job Description
Berikut ini adalah job description dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari :
Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah : 1.
Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan RKAT bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT fakultas.
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang - undangan dibidang
ketatausahaan akademik, administrsi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,
administrsi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan. 5.
Melaksanankan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas. 6.
Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian pelayanan kepada masyarakat.
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas.
9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas.
Universitas Sumatera Utara
11. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
1. Menyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan RKAT sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian. 2.
Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdianpelayanan kepada masyarakat.
3. Melakukan adminstrasi akademik.
4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdianpelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas. 8.
Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah : 1.
Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan RKAT sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
Universitas Sumatera Utara
4. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas. 5.
Mengumpulkan dan mengolah data keuangan. 6.
Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas,
pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
8. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
10. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah : 1.
Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan RKAT sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2. Menyusun konsep juklakjuknis di bidang kepegawaian.
3. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
4. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
5. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
6. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan
jabatanpangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetaptidak tetapemeritus, ijin dan cuti.
Universitas Sumatera Utara
7. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
8. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
9. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
10. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah : 1.
Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan RKAT sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.
3. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
4. Melakukan urusan pemberian izinrekomendasi kegiata mahasiswaan.
5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan
mahasiswa. 8.
Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. 9.
Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. 10.
Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
Universitas Sumatera Utara
Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah : 1.
Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan RKAT sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
4. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan
perlengkapan. 5.
Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan. 6.
Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan. 7.
Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
Sub Bagian Perpustakaan I.
Controller
1. Inventaris ruang bacaperpustakaan Fakultas Ekonomi USU
2. Kinerja pegawaistaf adminitrasi ruang baca.
3. Proses registrasi buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak
sesuai jurusan. 4.
Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pangajar serta cara mempergunakan fasilitas perpustakaanruang baca.
Universitas Sumatera Utara
II. Laporan
1. Sesuai usul mahasiswastaf pengajar mengajukan permohonan
pembelian buku - buku atau jurnal baru kepada dekanat baik lisansurat sebagai proses pendukung proses belajar.
2. Permintaan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan.
3. Permintaan pembuatan surat teguran dari dekan kepada staf
pengajar, staf admninstrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaanruang baca tidak sesuai dengan peraturan yang
ditetapkan dekanat.
III. Ketetapan
1. Perpustakaan ditetapkan oleh Dekanat Dekan
2. Perpustakaan dipimpin oleh seorang kepala dan dibantu oleh 4
orang pegawai. Tata kerja, pengangkatan dan pemberhentian kepala serta pegawai
perpustakaan yang ditetapkan oleh DekanPembantu Dekan-II.
D. Jenis Usaha Kegiatan
Kategori