Pengaruh Motivasi dan Komunikasi Efektif terhadap Semangat Kerja Pegawai Fakultas Ekonomi USU

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI DIPLOMA III

PENGARUH MOTIVASI DAN KOMUNIKASI EFEKTIF TERHADAP SEMANGAT KERJA PEGAWAI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS

SUMATERA UTARA

TUGAS AKHIR

Diajukan Oleh :

TIO WINDA SITOMPUL 082101135

DIPLOMA III KEUANGAN

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Studi Diploma III

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MEDAN

LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR

NAMA : TIO WINDA SITOMPUL

NIM : 082101135

PROGRAM STUDI : D III KEUANGAN

JUDUL : PENGARUH MOTIVASI DAN KOMUNIKASI

EFEKTIF TERHADAP SEMANGAT KERJA PEGAWAI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal : Desember 2010 Ketua Program Studi DIII Keuangan

NIP. 19530319 198403 1 001 (Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MS)

Tanggal : Desember 2010 Dekan,

NIP. 19550810 198303 1 004 (Drs. Jhon Tafbu Ritonga,

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : TIO WINDA SITOMPUL

NIM : 082101135

PROGRAM STUDI : D III KEUANGAN

JUDUL : PENGARUH MOTIVASI DAN KOMUNIKASI EFEKTIF TERHADAP SEMANGAT KERJA

PEGAWAI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Desember 2010 Menyetujui,

Dosen Pembimbing

NIP. 19760214 200501 1 002 (Syafrizal Helmi, SE, M.Si)

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yesus Kristus atas berkat dan kasih-Nya sehingga penulis akhirnya dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “Pengaruh Motivasi dan Komunikasi Efektif terhadap Semangat Kerja Pegawai Fakultas Ekonomi USU”.

Tugas akhir ini disusun sebagai salah satu syarat yang telah ditetapkan untuk menyelesaikan pendidikan pada program D III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Tugas akhir ini penulis persembahkan kepada kedua orang tua penulis, yang terkasih Bapak Hotmarluas Sitompul dan Ibu Hotlyn Panggabean, terimakasih untuk semua doa, cinta, harapan, kasih, bimbingan dan pengorbanan yang tak pernah habis, dan teristimewa untuk kakak dan adik tersayang, Lola dan Rani (kakak), Alfria, Putri, Citra, Pio dan Kasih (adik) atas cinta dan dukungan yang begitu besar.

Dalam penyusunan tugas akhir ini, penulis tidak lepas dari dukungan dan dorongan dari berbagai pihak. Dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, Selaku Dekan Fakultas Ekonomi USU.

2. Bapak Prof. Dr. Paham Ginting, M.Si, selaku Ketua Program Studi Keuangan Fakultas Ekonomi USU.

3. Bapak Syafrizal Helmi, SE, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi Keuangan Fakultas Ekonomi USU sekaligus Dosen Pembimbing yang telah membimbing penulis hingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik.

4. Seluruh Staf Pengajar Fakultas Ekonomi, khususnya Program Studi Keuangan

5. Buat sahabat-sahabat terbaikku, Nina P. L. Simorangkir, Theodora Novalina A dan Helen Oktaviani M, terimakasih buat semangat, dukungan dan doanya. Semoga persahabatan kita tetap abadi untuk selamanya.

6. Buat teman-teman magang kelompok 13, Dinar, Maria, Mega dan Julia terimakasih atas kerjasama yang baik dan kebersamaan yang tidak terlupakan.

7. Buat Inel dan Yayuk kos 117, terimakasih buat segala dukungan dan bantuannya.

8. Buat teman-temanku, Rani, Emya, Rahma, Mitha, Icha, Sari, Paulia, Dian, Widya dan semua teman jurusan keuangan stambuk ’08 yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terimakasih atas kebersamaannya.

Medan, Desember 2010 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... iv

DAFTAR GAMBAR ... v

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah ... 1

1.2. Perumusan Masalah ... 3

1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4

1.4. Metode Penelitian ... 4

1.5. Rencana Penulisan ... 6

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI 2.1. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU ... 8

2.2. Jenis Usaha/ Kegiatan ... 10

2.3. Struktur Organisasi ... 11

2.4. Job Description ... 15

2.5. Kinerja Usaha Terkini ... 20

2.6. Rencana Kegiatan ... 20

BAB III TOPIK PENELITIAN 3.1 Motivasi ... 21

3.1.1 Pengertian Motivasi... 21

3.1.2 Faktor-faktor Motivasi... 22

3.1.3 Teori- Teori Motivasi... 23

3.1.4. Jenis-jenis Motivasi... 29

3.1.5. Peranan Motivasi Terhadap Semangat Kerja... 31

3.2. Komunikasi Efektif ... . 32

3.2.1. Pengertian Komunikasi ... . 32

3.2.2. Proses Komunikasi... 33

3.2.3. Unsur-unsur Komunikasi... 35

3.2.4. Tujuan-tujuan Spesifik dalam Komunikasi... 36

3.2.5. Pengaruh Komunikasi terhadap Semangat Kerja... 38

BAB IV PENUTUP 4.1. Kesimpulan ... 39

4.2. Saran ... 40 DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR TABEL

Halaman Jadwal Kegiatan……….. 6

DAFTAR GAMBAR

Halaman Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara……. 12

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Berhasil atau tidaknya suatu organisasi dalam mencapai tujuannya sangat tergantung pada kemampuan sumber daya manusianya. Dalam perusahaan maupun dalam lembaga pendidikan para karyawan harus bekerja sesuai dengan perintah atasannya. Perintah tersebut bisa saja tidak sesuai dengan keinginannya atau sama sekali belum dimengerti, karena belum pernah dialami atau dikerjakan sebelumnya. Disinilah peranan motivasi dan komunikasi yang efektif sangat diperlukan baik antara pimpinan dengan atasan maupun antar sesama karyawan. Motivasi adalah mengerjakan sesuatu lebih dari apa yang seharusnya dikerjakan (Hook, 2006 :15).

Motivasi dan komunikasi efektif merupakan dua hal yang sangat penting dalam mendukung terciptanya kondisi kerja yang baik. Dapat dipastikan bahwa Perusahaan yang memperkerjakan pegawai tanpa didukung oleh motivasi dan komunikasi yang efektif tidak akan berkembang dengan baik. Tanpa adanya motivasi dan komunikasi efektif para pegawai akan melaksanakan tugas-tugasnya dengan biasa-biasa saja tanpa ada semangat kerja. Untuk dapat termotivasi dan menjadi semangat, pegawai harus memiliki minat besar dan merasa nyaman dengan pekerjaan mereka. Mereka harus percaya bahwa baik gaji, tambahan di luar gaji maupun kondisi kerja mereka adalah wajar dan diperlakukan adil oleh atasan langsung mereka.

Agar pegawai dapat bekerja dengan semangat sehingga hasilnya maksimal, mereka harus diberi kesempatan untuk bekerja dalam suasanan “kerja sama” dan setiap orang harus bertanggung jawab penuh terhadap tugasnya masing-masing. Disamping motivasi yang berasal dari diri sendiri, peranan pimpinan sangat besar dalam memotivasi pegawai agar bekerja sesuai dengan program yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau organisasi tersebut.

Disamping motivasi, komunikasi efektif juga mutlak diperlukan dalam suatu organisasi. Komunikasi yang efektif mendukung terciptanya semangat kerja yang tinggi yang dapat dilihat dari kedisiplinan termasuk didalamnya kehadiran, waktu yang digunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan juga kontribusi yang dapat diberikan kepada perusahaan tempat dia bekerja. Dengan adanya komunikasi yang efektif, seorang pimpinan dapat memberikan perintah kerja atau tugas kepada bawahannya secara lisan dan tertulis. sehingga pegawai tersebut dapat mengerjakan tugasnya dengan baik sesuai dengan perintah atasannya sehingga kesalahan dalam mengerjakan tugas dapat ditekan sekecil mungkin.

Komunikasi yang efektif dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik media komunikasi konvensional maupun media komunikasi elektronik. Media komunikasi nonelektronik antara lain adalah penggunaan bahasa lisan, bahasa isyarat/ bahasa tubuh, dan aneka media komunikasi yang menggunakan kertas. Sedangkan media komunikasi elektronik antara lain adalah telepon biasa, telepon genggam/ seluler, dan internet (Web dan email).

Diharapkan dengan penyediaan media komunikasi yang lengkap akan mempermudah pegawai dalam pengerjaan tugas-tugasnya sehingga para pegawai lebih semangat dan lebih cepat dalam mengerjakan tugas-tugasnya sehingga dapat memberikan kontribusi yang maksimal bagi perusahaan atau lembaga dimana mereka bekerja.

Bagi sebuah instansi yang sudah cukup besar seperti fakultas ekonomi, seharusnya lebih menekankan pentingnya motivasi dan komunikasi efektif dalam mempengaruhi semangat kerja pegawai untuk mendukung semua kegiatan yang ada dalam manajemen fakultas, demi kelancaran kegiatan dalam fakultas tersebut. Sehingga apa yang menjadi tujuan fakultas ekonomi USU dapat tercapai dengan hasil maksimal sesuai dengan visi dan misi yang telah dirumuskan.

Berdasarkan latar belakang di atas dan menyadari pentingnya motivasi dan komunikasi efektif dalam pencapaian tujuan suatu perusahaan maupun lembaga pendidikan, maka penulis mengambil judul: “Pengaruh Motivasi dan Komunikasi Efektif terhadap Semangat Kerja Pegawai Fakultas Ekonomi USU”.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang di atas, maka perumusan masalah yang penulis ambil sebagai pedoman dalam melaksanakan penelitian ini yaitu Bagaimana Pengaruh Motivasi dan Komunikasi Efektif terhadap Semangat Kerja Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?

1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sejauh mana motivasi dan komunikasi efektif berpengaruh terhadap semangat kerja pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Manfaat Penelitian a. Bagi Penulis

Penelitian ini bermanfaat dalam menambah pengetahuan penulis tentang pentingnya motivasi dan komunikasi efektif terhadap semangat kerja pegawai dalam suatu perusahaan.

b. Bagi Perusahaan

Penelitian ini diharapkan dapat menambah informasi mengenai perlunya motivasi dan komunikasi efektif dalam suatu perusahaan sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai dengan baik.

c. Bagi Pihak Lain

Sebagai referensi dan bahan pertimbangan bagi rekan-rekan yang akan melakukan penelitian berikutnya.

1.4. Metode Penelitian

Metode penelitian merupakan suatu cara sistematis dan objektif untuk memperoleh data-data yang relevan dalam mengumpulkan keterangan baik secara lisan maupun tulisan.

1. Penulis melakukan penelitian pada Fakultas Ekonomi

Penulis melakukan penelitian sesuai dengan siklus magang yang dimulai dari Bagian Kepegawaian, Bagian Pendidikan, Bagian Kemahasiswaan (Ekstensi), Departemen Manajemen, dan terakhir di bagian Sekretariat Dekan.

2. Sumber data

Sumber data yang digunakan penulis yaitu :

a. Data Primer, yang merupakan data yang langsung dikumpulkan oleh peneliti dari sumber utama yang diperlukan dalam pembahasan masalah untuk kemudian diolah dan dianalisis.

b. Data Sekunder, merupakan data yang diperoleh dari perusahaan sebagai tambahan dan data pelengkap dari data primer, antara lain seperti sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, Job Description pegawai, serta beberapa literatur yang menghimpun beberapa teori baik yang diperoleh dari buku, arsip, dokumen dan keterangan-keterangan lain yang diperlukan penulis berhubungan dengan penelitian ini.

3. Teknik Pengumpulan Data

a. Observasi atau Pengamatan, yaitu penulis mendatangi langsung lokasi penelitian dan melakukan pengamatan langsung terhadap Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

b. Interview atau wawancara, yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara tanya jawab langsung kepada staf dan karyawan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

c. Studi dokumentasi, yaitu mengadakan pencatatan langsung terhadap dokumen atau arsip yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.

1.5. Rencana Penulisan

a. Jadwal survei / observasi

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini :

NO KEGIATAN MINGGU KE

1 2 3

1. Persiapan

2. Pengumpulan Data

3. Penulisan Laporan

Dalam kegiatan pengumpulan data, Penulis melakukan riset selama ± 3,5 bulan mulai dari 04 Oktober–11 Desember 2010 di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

b.Rencana isi

Secara garis besar pembahasan tugas akhir ini dibagi kedalam 4 bab. Masing-masing bab dibagi dalam sub-sub bab sehingga penulisan bab ini lebih sistematis.

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini berisikan tentang Latar Belakang, Perumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat, serta Rencana Penulisan yang terdiri dari jadwal survei/obsevasi dan rencana isi. BAB II : FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS

SUMATERA UTARA

Bab ini membahas uraian tentang sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi perusahaan, uraian tugas (job description), jaringan usaha/kegiatan, dan kinerja usaha terkini, serta rencana kegiatan.

BAB III : TOPIK PENELITIAN

Bab ini akan menjelaskan mengenai topik penelitian penulis yaitu tentang Pengaruh Motivasi dan Komunikasi Efektif Terhadap Semangat Kerja Pegawai Fakultas Ekonomi USU.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab yang terahir, penulis akan mencoba membuat kesimpulan dan saran atas Pengaruh Motivasi dan Komunikasi Efektif Terhadap Semangat Kerja Pegawai Fakultas Ekonomi USU.

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI

2.1. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU

Universitas Sumatera Utara (USU) diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentu Yayasan USU dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi USU pertama kali didirikan oleh Yayasan USU di Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh) pada tahun 1959.

Berhubung Fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syah Kuala, pada tahun 1961 USU membuka kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/ 1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi USU.

Pada tahun 1975 AAN ( Akademi Administrasi Niaga) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi USU menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi dan Perusahaan). PAAP kemudian menjadi program diploma tiga (DIII) dengan tiga program studi, yakni DIII Keuangan, DIII Akuntansi, DIII Kesekretariatan.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan

2. Departemen Manajemen 3. Departemen Akuntansi

Sedangka n Program Diploma-III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan

2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

2.2. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan social berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

2.3. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 1.1 berikut ini.

Bagan 1.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sumber Data : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Rektor dan pembantu rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/Studio / Bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Kepala Bagian Tata Usaha F k lt Ketua dan Sekretaris Departemen Unit Penunjang Fakultas

PIMPINAN UNIVERSITAS

Rektor : Prof. Dr. dr.Syahril Pasaribu,DTM&H,M Sc(CTM),Sp.Ak

Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc, Ph.D Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng

Pembantu Rektor III : Prof. Dr. Eddy Marlianto, B.Sc, M.Sc, Ph.D Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, SH, M.Hum Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Husni

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc Pudek I : Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak Pudek II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

Pudek III : Ami Dilham SE, Msi DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec ANGGOTA

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi Prof. Dr. Azhar Maksum, Mec. Ac, Ak Prof. Dr. Robinson Tarigan, MRP Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Ami Dilham SE, Msi

Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc Sekretaris : Dr. Irysad Lubis, SE, MsocSc Manajemen

Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MS Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak

Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak

PROGRAM DIPLOMA Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MS Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, M.Si

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Iskandar Muda, SE, M.Si, Ak Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA

BAGIAN TATA USAHA

Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE Kasub. Personalia : Kamariah, SE Kasub Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Perlengkapan : M. Simba Sembiring, SE, MSi Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE

Kasub Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos

2.4. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :

1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.

e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan

kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

2.5. Kinerja Usaha Terkini

Kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan( misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj,Dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.

2.6. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.

2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil. 4. Wisuda mahasiswa.

BAB III

TOPIK PENELITIAN

3.1. Motivasi

3.1.1. Pengertian Motivasi

Istilah motivasi berasal dari kata motif yang dapat diartikan sebagai kekuatan yang terdapat dalam diri individu, yang menyebabkan individu tersebut bertindak atau berbuat. Motif adalah daya penggerak dalam diri seseorang untuk melakukan aktivitas tertentu, demi mencapai tujuan tertentu (Hamzah B. Uno, 2008: 3). Dengan demikian, motivasi merupakan dorongan yang terdapat dalam diri seseorang untuk berusaha mengadakan perubahan tingkah laku yang lebih baik dalam memenuhi kebutuhannya.

Menurut Hamzah (2008: 1) memberikan pengertian:

“Motivasi adalah dorongan dasar yang menggerakkan seseorang bertingkah laku. Dorongan ini berada pada diri seseorang yang menggerakkan untuk melakukan sesuatu yang sesuai dengan dorongan dalam dirinya”.

Menurut Robbins (dalam Winardi, 2007:2)

“Motivasi merupakan hasil sejumlah proses yang bersifat internal dan eksternal bagi seorang individu, yang menyebabkan timbulnya sikap antusiasme dan persistensi dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu”.

Menurut Winardi (2007:6) memberikan pengertian:

“Motivasi adalah suatu kekuatan potensial yang ada dalam diri seorang manusia, yang dapat dikembangkannya sendiri atau dikembangkan oleh sejumlah kekuatan

luar yang pada intinya berkisar sekitar imbalan moneter dan imbalan nonmoneter, yang dapat mempengaruhi hasil kinerjanya secara positif atau secara negatif, hal mana tergantung pada situasi dan kondisi yang dihadapi orang yang bersangkutan.

Menurut Dewi (2006:39) memberikan pengertian:

Motivasi merupakan fungsi dari pertumbuhan karena mendapatkan reward intrinsik untuk kerja yang menarik dan menantang. Motivasi didasarkan pada kebutuhan untuk bertumbuh.

Setiap organisasi harus mampu menghadapi tantangan bagaimana memanfaatkan dan mengembangkan keterampilan dan kemampuan pegawai untuk menjamin bahwa tujuan perusahaan atau lembaga dapat tercapai. Di samping itu, organisasi juga harus menjamin bahwa pegawai yang terlibat di dalamnya dapat memperoleh kepuasan terhadap pekerjaannya sehingga dapat memberikan kontribusi yang efektif. Dalam hal ini diperlukan peranan pimpinan dalam menstimulasi dengan hal-hal yang efektif sehingga pegawainya dapat bekerja secara efektif pula.

3.1.2. Faktor-faktor Motivasi

Faktor-faktor motivasi adalah hal-hal yang membuat orang bersedia bekerja mengatasi segala kesulitan dalam pekerjaan mereka, mengusahakannya lebih keras lagi, sehingga mereka bisa meraih hasil dalam genggaman mereka dengan begitu bangga.

Faktor-faktor motivasi menurut Hook (2006:33) yaitu: 1. Kesempatan mendapat promosi

2. Kemungkinan untuk berkembang dalam pekerjaan yang sedang dilakukan

3. Memperoleh penghargaan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan dengan sangat memuaskan

4. Mendapat pekerjaan yang pada dasarnya Anda sukai dan dambakan untuk Anda kerjakan.

3.1.3. Teori-Teori Motivasi

Teori-teori motivasi menurut Uno (2008:39): 1. F.W. Taylor dan Manajemen Ilmiah

Pendekatan ini memusatkan perhatian membuat pekerjaan seefektif mungkin dengan merampingkan metode kerja, pembagian tenaga kerja, dan penilaian pekerjaan. Pekerjaan dibagi-bagi ke dalam berbagai komponen, diukur dengan menggunakan teknik-teknik penelitian pekerjaan dan diberi imbalan sesuai dengan produktivitas. Masalah pokok dengan pendekatan ini adalah pendekatan ini menganggap uang merupakan motivasi utama. Namun, perkembangannya memang berbeda pada setiap orang dan setiap pekerjaan.

2. Hierarki Kebutuhan Moslow

Hierarki ini didasarkan pada anggapan bahwa pada waktu orang telah memuaskan satu tingkat kebutuhan tertentu, mereka ingin bergeser ke tingkat yang lebih tinggi. Maslow mengungkapkan lima tingkat kebutuhan yaitu:

d. Kebutuhan Fisiologis

Kebutuhan yang harus dipuaskan untuk dapat tetap hidup, termasuk makanan, perumahan, pakaian, udara untuk bernapas, dan sebagainya. e. Kebutuhan akan Rasa Aman

Ketika kebutuhan fisiologis seseorang telah dipuaskan, perhatian dapat diarahkan kepada kebutuhan akan keselamatan. Keselamatan itu, termasuk merasa aman dari setiap jenis ancaman fisik atau kehilangan, serta merasa terjamin.

f. Kebutuhan akan Cinta Kasih atau Kebutuhan Sosial

Ketika seseorang telah memuaskan kebutuhan fisiologis dan rasa aman, kepentingan berikutnya adalah hubungan antarmanusia. Cinta dan kasih sayang yang diperlukan pada tingkat ini, mungkin disadari melalui hubungan-hubungan antarpribadi yang mendalam, tetapi juga yang dicerminkan dalam kebutuhan untuk menjadi bagian berbagai kelompok sosial.

g. Kebutuhan akan Penghargaan

Percaya diri dan harga diri maupun kebutuhan akan pengakuan orang lain. Dalam kaitannya dengan pekerjaan, hal ini berarti pekerjaan yang

dapat diakui sebagai bermanfaat, menyediakan sesuatu yang dapat dicapai, serta pengakuan umum dan kehormatan di dunia luar.

h. Kebutuhan Aktualisasi Diri

Kebutuhan ini ditempatkan paling atas pada hierarki Maslow dan berkaitan dengan keinginan pemenuhan diri. Ketika semua kebutuhan lain sudah dipuaskan, seseorang ingin mencapai secara penuh potensinya. Tahap terakhir ini mungkin tercapai hanya oleh beberapa orang.

3. Teori Keberadaan, Keterkaitan, dan Pertumbuhan (Existence, Relatedness, and Growth ERG) Aldefer.

Aldefer merumuskan kembali hierarki Maslow dalam tiga kelompok, yang dinyatakan sebagai keberadaan, keterkaitan, dan pertumbuhan yaitu:

a. Kebutuhan akan keberadaan adalah semua kebutuhan yang berkaitan dengan keberadaan manusia yang dipertahankan dan berhubungan dengan kebutuhan fisiologis dan rasa aman pada hierarki Maslow b. Kebutuhan keterkaitan berkaitan dengan hubungan kemitraan

c. Kebutuhan pertumbuhan adalah semua kebutuhan yang berhubungan dengan perkembangan potensi perorangan dan dengan kebutuhan penghargaan dan aktualisasi diri yang dikemukakan Maslow

4. Teori Motivasi Kesehatan Herzberg

Herzberg mengembangkan teori motivasi dua faktor. Teori itu mendalilkan adanya beberapa faktor yang kalau tidak ada, menyebabkan ketidakpuasan dan yang terpisah dari faktor motivasi lain yang membangkitkan upaya dan kinerja sangat istimewa. Hal-hal yang tidak memuaskan ia gambarkan sebagai faktor kesehatan dan hal yang memuaskan, ia gambarkan sebagai motivator. Herzberg berteori, “faktor-faktor kesehatan tidak mendorong minat para pegawai. Akan tetapi jika faktor-faktor itu dianggap tidak dapat memuaskan dalam berbagai hal, umpamanya karena gaji tidak cukup tinggi atau kondisi kerja tidak menyenangkan, faktor-faktor itu menjadi sumber ketidakpuasan potensial yang kuat”. Motivator sebaliknya, adalah faktor-faktor yang agaknya mendorong semangat guna mencapai kinerja yang lebih tinggi dan pekerjaan dengan mutu lebih baik.

5. Douglas McGregor: Teori X dan Teori Y McGregor Teori X

McGregor mengatakan bahwa pimpinan dengan teori X memiliki keyakinan semua orang di dunia ini pada dasarnya suka bermalas-malasan. Mereka tidak layak dipercaya dan harus diawasi terus-menerus dengan ketat. Mereka mau bekerja hanya demi uang semata. Motto seorang pimpinan teori X: “saya dibayar untuk berpikir. Anda mendapat

bayaran untuk bekerja. Dan saya akan menggunakan keduduka n saya di atas Anda untuk memastikan Anda benar-benar mengerjakannya.”

Teori Y

Menurut McGregor, pimpinan teori Y mempunyai keyakinan yang berlawanan dengan para pimpinan teori X. Manajer seperti ini berkeyakinan bahwa orang bekerja karena mereka benar-benar menginginkan sesuatu yang lebih dari sekadar uang semata. Mereka berhak memperoleh kepercayaan. Mereka mampu mengatur dirinya sendiri. Mereka tidak membutuhkan orang lain untuk memaksa mereka setiap saat (paling tidak setelah mereka belajar dan terbiasa dengan pekerjaan mereka).

6. Teori Manusia Kompleks

Model utamanya dapat dijelaskan sebagai berikut:

a. Manusia ekonomi, yang termotivasi terutama oleh imbalan keuangan b. Manusia sosial, yang motivasinya dipengaruhi terutama oleh sifat

hubungan kemitraan dalam pekerjaan, diturunkan terutama dari karya Elton Mayo dan observasi melalui percobaan-percobaan “Hawthorne” c. Manusia yang mengaktualisasikan diri, seperti dinyatakan dalam

hierarki kebutuhan Maslow dan teori Y McGregor

Didalam kenyataan, semua contoh terlalu sederhana karena semua orang berbeda, dan mempunyai dorongan semangat yang berbeda pula,

yang dalam beberapa hal, berubah sepanjang waktu. Model yang lebih rumit ini oleh Schein disebut sebagai manusia kompleks.

7. Teori Lain

Ada sejumlah teori lain tentang motivasi dalam pekerjaan, yaitu sebagai berikut:

1. Teori Keadilan (equity), teori ini menonjolkan kenyataan bahwa motivasi seseorang mungkin dipengaruhi oleh perasaan seberapa baikkah mereka diperlakukan di dalam organisasi apabila dibandingkan orang lain. Kalau orang merasa perlakuan orang-orang terhadapnya tidak sebaik perlakuan orang-orang itu terhadap orang lain yang dianggap sebanding, kemungkinan besar orang itu kurang terdorong untuk menyajikan kinerja yang baik.

2. Teori Sasaran (goal), teori ini didasarkan pada kepercayaan bahwa sasaran orang ditentukan oleh cara mereka berperilaku dalam pekerjaan mereka dan jumlah upaya yang mereka gunakan. Ada indikasi bahwa memiliki sasaran yang benar-benar jelas memang membantu mendorong minat orang, dalam hal itu cenderung untuk mendorong organisasi berupaya mengembangkan rencana kinerja manajemen yang lengkap.

3. Teori Perlambang (atribution), teori ini menyatakan bahwa motivasi tergantung pada faktor-faktor internal, seperti atribut pribadi seseorang

dan faktor-faktor luar yang mungkin berupa kebijakan organisasi, derajat kesulitan pekerjaan yang ditangani, dan sebagainya.

3.1.4. Jenis-jenis Motivasi

Menurut Hook (2006:20), Jenis-jenis motivasi yaitu :

a. Motivasi Positif, merupakan bagian dari teka-teki manajemen. Kemampuan menggerakkan orang untuk berusaha lebih dari tuntutan pekerjaan merupakan sebuah kekuatan besar. Motivasi positif artinya berusaha “lebih dari yang diharuskan”.

Dalam lingkungan Fakultas Ekonomi USU yang merupakan lembaga pendidikan negeri hal memberikan tugas lebih dari yang diharuskan memang tidak umum dilakukan. Karena memang lembaga non-profit yang pegawainya kebanyakan adalah pegawai negeri sipil. Jadi, pekerjaan-pekerjaannya sudah ditetapkan dari atas. Motivasi positif ini dapat dilakukan dengan mendorong pegawai untuk melakukan tugas yang telah diberikan kepadanya dengan sebaik mungkin.

b. Motivasi Negatif, manajer memotivasi bawahannya dengan memaksa, menggertak, ataupun mengintimidasi pegawainya untuk bekerja lebih keras lebih dari rata-rata orang lain, namun hal itu hanya dapat berlangsung sebentar saja. motivasi negatif, tidak peduli dimana kita mendapatkannya, memicu amarah, kekacauan dan perasaan dendam.

Hukuman dan ancaman akan memperbaiki kinerja dengan cepat, namun tidak pernah menghasilkan penyelesaian yang tahan lama.

Dalam lingkungan Fakultas Ekonomi USU motivasi negatif ini dapat dilihat pada ruang absensi pegawai yang berada di bagian Kepegawaian. Apabila telah lewat jam 08.00 WIB absen langsung diserahkan kepada Pembantu Dekan II sehingga pegawai yang terlambat akan langsung berhadapan dengan Pembantu Dekan II. Sehingga diharapkan pegawai yang bersangkutan tidak akan terlambat lagi di kemudian hari. Hal ini dilakukan agar para pegawai disiplin dalam melakukan tanggung jawabnya.

Motivasi positif dan motivasi negatif yang dilakukan di instansi pemerintah seperti Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memang dilakukan tidak seperti yang dilakukan di perusahaan lain. Tetapi di atur dalam kebijakan-kebijakan yang memang telah ditetapkan oleh Pemerintah. Kebijakan pada Fakultas Ekonomi antara lain:

a. Sistem gaji

Pada Fakultas Ekonomi gaji tidak termasuk dalam memotivasi pegawai secara langsung karena sistem gaji sudah ditetapkan berdasarkan pangkat atau golongan jabatan pada diri pegawai.

b. Cuti

Cuti merupakan kebijakan pemerintah yang telah ditetapkan oleh peraturan pusat tentang kepegewaian.

Cuti dapat ditunda dalam jangka waktu tertentu apabila berdasarkan kepentingan dinas yang mendesak.

Jenis-jenis cuti : 1. Cuti tahunan 2. Cuti besar 3. Cuti sakit 4. Cuti bersalin

5. Cuti karena alasan penting c. Uang Pensiun

Uang pensiun ini diberikan bagi pegawai yang telah berakhir masa kerjanya. Uang pensiun merupakan tabungan pegawai selama bekerja, dimana setiap penerimaan gaji ada pemotongan untuk iuran pensiun.

3.1.5. Peranan Motivasi terhadap Semangat Kerja

Motivasi mempengaruhi jenis penyesuaian yang dilakukan oleh para karyawan terhadap suatu organisasi. Manfaat motivasi yang paling utama adalah menciptakan gairah kerja/semangat kerja. Dengan terciptanya semangat kerja maka akan menghasilkan produktivitas yang tinggi. Dalam banyak hal, tugas pihak manajemen adalah menyalurkan motif-motif para karyawan mereka secara efektif ke arah tujuan-tujuan keorganisasian. Agar organisasi menjadi efektif, maka organisasi tersebut perlu menangani masalah-masalah motivasional dengan menstimulasi keputusan-keputusan untuk turut serta dengan organisasi yang bersangkutan dan keputusan untuk berproduksi pada tempat kerja.

3.2. Komunikasi Efektif 3.2.1. Pengertian Komunikasi

Menurut Rudy (2005:1), komunikasi adalah proses penyampaian informasi-informasi, pesan-pesan, gagasan-gagasan atau pengertian-pengertian, dengan menggunakan lambang-lambang yang mengandung arti atau makna, baik secara verbal maupun non-verbal dari seseorang atau sekelompok orang kepada seseorang atau sekelompok orang lainnya dengan tujuan untuk mencapai saling pengertian dan/atau kesepakatan bersama.

Komunikasi tidak dapat dilepaskan dari kehidupan organisasi baik itu organisasi skala besar, menengah ataupun kecil dengan kata lain komunikasi itu mutlak diperlukan. Dengan adanya komunikasi yang efektif tingkat kesalahpahaman dalam berkomunikasi (misscommunication) dapat diperkecil. Disamping itu komunikasi juga membantu penyampaian motivasi kepada para pegawai dengan menjelaskan kepada mereka apa yang seharusnya dilakukan dan seberapa baik mereka bekerja.

Beberapa pengertian komunikasi menurut para ahli:

1. Menurut Himstreet dan Baty (dalam Purwanto, 2006:3), komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antarindividu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.

2. Menurut Guffey dkk (2006:15), komunikasi adalah pengiriman informasi dan makna dari satu individu atau kelompok ke individu atau kelompok lainnya.

3. Bernard dan Barry (dalam Rudy, 2005:1), komunikasi adalah penyampaian informasi, gagasan, emosi, keterampilan dan sebagainya daengan menggunakan bahasa, gambar-gambar, bilangan, grafik, dan lain-lain. Kegiatan atau proses penyampaian itulah yang biasanya dinamakan komunikasi.

3.2.2. Proses Komunikasi

Menurut Bovee dan Thil dalam buku Bussiness Communication Today, 6e (dalam Purwanto, 2006: 11) proses komunikasi terdiri atas enam tahap, yaitu:

1. Tahap pertama: Pengirim mempunyai ide atau gagasan

Sebelum proses penyampaian pesan dapat dilakukan, pengirim pesan harus menyiapkan ide atau gagasan apa yang ingin disampaikan kepada pihak lain. Ide dapat diperoleh dari berbagai sumber yang terbentang luas dihadapan kita. Dunia ini dipenuhi dengan berbagai macam informasi baik yang dapat dilihat, didengar, dibaui, dikecap maupun diraba. Setiap orang akan memiliki persepsi yang berbeda karena kita memandang dunia dengan suatu cara yang unik dan bersifat individual. 2. Tahap Kedua: Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan

Dalam proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima atau dimengerti dengan sempurna. Agar ide dapat diterima dan dimengerti secara sempurna, pengirim pesan harus memperhatikan beberapa hal, yaitu subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud (tujuan), audiens, gaya personal, dan latar belakang budaya.

3. Tahap Ketiga: Pengirim menyampaikan pesan

Setelah mengubah ide-ide ke dalam suatu pesan, tahap berikutnya adalah memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran media yang ada kepada si penerima pesan.

4. Tahap Keempat: Penerima menerima pesan

Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim (komunikator) mengirimkan suatu pesan dan penerima (komunikasi) menerima pesan tersebut.

5. Tahap Kelima: Penerima menafsirkan Pesan

Setelah penerima menerima pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana ia dapat menafsirkan pesan. Suatu pesan yang disampaikan pengirim harus mudah dimengerti dan tersimpan di dalam benak pikiran si penerima pesan. Selanjutnya, suatu pesan baru dapat ditafsirkan secara benar bila penerima pesan telah memahami isi pesan sebagaimana yang dimaksud oleh pengirim pesan.

6. Tahap Keenam: Penerima menerima tanggapan dan umpan balik ke pengirim.

Umpan balik (feedback) adalah penghubung akhir dari suatu mata rantai komunikasi. Umpan balik tersebut merupakan tanggapan penerima pesan yang memungkinkan pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan. Setelah menerima pesan, komunikan akan memberikan tanggapan dengan cara tertentu dan memberi sinyal terhadap pengirim pesan.

3.2.3. Unsur-unsur Komunikasi

Dalam setiap proses komunikasi terdapat unsur-unsur yang berperan yaitu: 1. Komunikator (Sender atau Pengirim pesan/berita)

Yaitu seseorang atau sekelompok orang yang merupakan tempat asal pesan, sumber berita, informasi, atau pengertian yang disampaikan. 2. Pesan atau Berita (Message)

Yaitu pesan atau pesan-pesan, informasi atau pengertian dari komunikator yang penyampaiannya disampaikan kepada komunikan (audiens) melalui penggunaan bahasa atau lambang-lambang.

3. Saluran atau Media Komunikasi

Yaitu sarana tempat berlalunya simbol-simbol/ lambang-lambang yang mengandung makna berupa pesan/simbol/lambang-lambang yang mengandung makna berupa pesan/pengertian. Contoh: TV, radio, suratkabar, majalah, telepon, surat, poster dan sebagainya.

4. Komunikan (Receiver atau Penerima pesan/berita)

Yaitu seseorang atau sekelompok orang sebagai subjek yang dituju oleh komunikator yang menerima pesan-pesan.

5. Efek atau Umpan balik

Efek adalah hasil penerimaan pesan/informasi oleh komunikan, pengaruh atau kesan yang timbul setelah komunikan menerima pesan. Efek dapat berlanjut dengan memberikan respon, tanggapan atau jawaban yang disebut umpan balik.

3.2.4. Tujuan-tujuan Spesifik dalam Komunikasi

Berikut ini adalah kemungkinan tujuan-tujuan komunikasi di dalam kegiatan manajemen atau dalam hubungan dinas dikantor (tempat bekerja) a. Komunikasi kepada Atasan/Pimpinan

1. Memberikan respon atau tanggapan terhadap apa yang diminta atau oleh atasan/pimpinan

2. Menanyakan penjelasan lebih lanjut mengenai perintah dan instruksi yang diberikan oleh atasan/pimpinan

3. Menyampaikan penjelasan lebih lanjut mengenai perintah dan instruksi yang diberikan oleh atasan/pimpinan

4. Menyampaikan gagasan dan saran ke arah perbaikan yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas atau pekerjaan

5. Memohon bantuan dan perhatian atasan atau pimpinan untuk memberi petunjuk dalam rangka pelaksanaan pekerjaan dan memecahkan masalah.

Komunikasi kepada atasan/pimpinan di Fakultas Ekonomi USU dalam hal ini Dekan dilakukan oleh para pembantu Dekan. Mulai dari Pembantu Dekan I (Pendidikan), Pembantu Dekan II (Tata Usaha), dan Pembantu Dekan III (Kemahasiswaan).

b. Komunikasi kepada Rekan atau Sejawat 1. Bertukar pikiran ke arah pencapaian kemajuan

2. Untuk melakukan koordinasi dan menyelaraskan kegiatan

3. Untuk menanyakan kalau-kalau ada bantuan yang dapat diberikan 4. Berusaha mengenal atau mengetahui pribadi masing-masing

Komunikasi kepada Rekan atau Sejawat di Fakultas Ekonomi USU dilakukan oleh sesama pegawai dari masing-masing bagian. Mulai pegawai di sekretariat dekan, pegawai di Akademik, pegawai di Tata Usaha, pegawai di Kemahasiswaan, pegawai di masing-masing departemen jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi USU sampai kepada pegawai ruang absensi di lantai 1(satu). Para pegawai ini saling berkomunikasi demi mendukung tercapainya pelaksanaan tugas sesuai dengan tanggung jawab masing-masing pegawai.

c. Komunikasi kepada Bawahan dan Karyawan 1. Untuk memberikan tugas, perintah dan instruksi

2. Untuk menjelaskan lebih lanjut mengenai perintah dan instruksi

3. Untuk memberi pengarahan agar bawahan atau karyawan melakukan perubahan-perubahan ke arah yang lebih baik

4. Untuk memberikan pujian atau penghargaan, hadiah, dan juga sebaliknya hukuman

5. Untuk berusaha mengetahui kondisi dan/atau mengenal pribadi bawahan

Komunikasi kepada bawahan di Fakultas Ekonomi USU dilakukan oleh Dekan kepada para Pembantu Dekan mulai dari Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan II, dan Pembantu Dekan III. Komunikasi ini dilakukan untuk mengetahui apakah seluruh elemen Fakultas Ekonomi sudah menjalankan tugasnya dengan baik sesuai dengan visi dan misinya. Komunikasi ini juga dilakukan oleh masing-masing Kepala Sub-bagian kepada para pegawai di masing-masing bagiannya.

3.2.5. Pengaruh Komunikasi terhadap Semangat Kerja

Komunikasi merupakan faktor penting terciptanya semangat kerja yang lebih tinggi. Faktor komunikasi yang baik tergantung dari komunikasi internal dan komunikasi eksternal yang diterapkan. Jadi, jelas bahwa komunikasi yang baik antara atasan dengan bawahan dan komunikasi antar pegawai sangat berpengaruh terhadap semangat kerja. Indikasi peningkatan semangat kerja ini dapat dilihat dari prestasi kerja yang dicapai, disiplin, produktivitas dan tingkat kehadiran. Sehingga pada akhirnya tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya dapat dicapai dengan hasil yang maksimal.

BAB IV PENUTUP

4.1. KESIMPULAN

Bagian akhir dari penelitian ini adalah penulis akan menguraikan kesimpulan-kesimpulan yang berdasarkan atas rumusan masalah yang dibahas pada bab–bab terdahulu tentang pengaruh komunikasi dalam meningkatkan produktivitas kerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi USU, kesimpulan – kesimpulan tersebut adalah sebagai berikut:

1. .Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi pemerintah yang memberikan layanan pendidikan dan menghasilkan jasa pendidikan serta tidak berorientasi pada perolehan laba (non-profit) tetapi berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas. 2. Motivasi yang dilakukan di FE USU sudah cukup baik, salah satunya adalah

pada waktu perayaan Dies Natalis FE USU yang ke-49, FE USU melaksanakan acara Family Day dengan pengundian hadiah-hadiah bagi pegawai sehingga diharapkan dapat meningkatkan motivasi pegawainya. 3. Komunikasi yang ada pada FE USU pada dasarnya sudah cukup baik, hanya

saja pelaksanaan informasi yang disampaikan terkadang terkesan lambat direspon, sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama.

4. Motivasi dan Komunikasi perlu ditingkatkan di Fakultas Ekonomi USU karena mempunyai peranan yang sangat besar dalam meningkatkan semangat kerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi USU.

4.2.SARAN

Dari kesimpulan diatas, maka penulis akan memberikan beberapa saran seperti yang diuraikan sebagai berikut:

1. Untuk meningkatkan motivasi pegawai dalam melaksanakan tugasnya, ada baiknya pihak fakultas mempunyai inisiatif untuk mendatangkan motivator untuk memberikan pelatihan motivator kepada pegawai.

2. Dekan sebagai pimpinan fakultas, sebaiknya menyempatkan diri untuk datang melihat cara bekerja para pegawai, sehingga dapat memberikan motivasi secara langsung, sehingga pegawai tersebut akan merasa dihargai. Penghargaan dapat dilakukan dalam bentuk pujian bagi pegawai yang melaksanakan tugasnya dengan baik.

3. Sebaiknya sesama pegawai juga saling memotivasi, karena pada dasarnya orang yang paling mengerti kita adalah orang-orang yang paling dekat dengan kita (dalam hal ini rekan kerja/sejawat), setiap orang ingin diperhatikan, jadi motivasi antar sesama pegawai juga sangat dibutuhkan. 4. Alat-alat komunikasi yang dipergunakan sebaiknya lebih diperhatikan.

Khususnya sarana komunikasi telepon, alat komunikasi ini masih kurang lengkap, sehingga untuk menanyakan informasi antara satu bagian dengan bagian lain harus datang langsung ke bagian tersebut. Hal ini akan banyak memakan waktu sehingga tidak efisien.

5. Sarana komunikasi seperti layanan internet harusnya dipergunakan pegawai untuk menunjang tugas-tugas yang diberikan kepadanya. Bukan untuk hal-hal yang tidak ada hubungannya dengan tugas pegawai tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Dewi, Ike Janinta. 2006. Maximum Motivation: Konsep & Implikasi Manajerial dalam Memotivasi Karyawan. Yogyakarta: Santusta.

Hook, John R. 2006. Memotivasi Karyawan. Yogyakarta: Tugu.

Guffey, Maria Ellen, Kathleen Rhodes, & Patricia Rogin. 2006. Komunikasi Bisnis: Proses & Produk. Jakarta: Salemba Empat.

Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga.

Rudy, T. May. 2005. Komunikasi & Hubungan Masyarakat Internasional. Bandung: Refika Aditama.

Uno, Hamzah B. 2008. Teori Motivasi & Pengukurannya. Jakarta: Bumi Aksara.

Winardi, J. 2007. Motivasi & Pemotivasian Dalam Manajemen. Jakarta: RajaGrafindo Persada.

3.2.4. Tujuan-tujuan Spesifik dalam Komunikasi

Berikut ini adalah kemungkinan tujuan-tujuan komunikasi di dalam kegiatan manajemen atau dalam hubungan dinas dikantor (tempat bekerja)

a. Komunikasi kepada Atasan/Pimpinan

1. Memberikan respon atau tanggapan terhadap apa yang diminta atau oleh atasan/pimpinan

2. Menanyakan penjelasan lebih lanjut mengenai perintah dan instruksi yang diberikan oleh atasan/pimpinan

3. Menyampaikan penjelasan lebih lanjut mengenai perintah dan instruksi yang diberikan oleh atasan/pimpinan

4. Menyampaikan gagasan dan saran ke arah perbaikan yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas atau pekerjaan

5. Memohon bantuan dan perhatian atasan atau pimpinan untuk memberi petunjuk dalam rangka pelaksanaan pekerjaan dan memecahkan masalah.

Komunikasi kepada atasan/pimpinan di Fakultas Ekonomi USU dalam hal ini Dekan dilakukan oleh para pembantu Dekan. Mulai dari Pembantu Dekan I (Pendidikan), Pembantu Dekan II (Tata Usaha), dan Pembantu Dekan III (Kemahasiswaan).

b. Komunikasi kepada Rekan atau Sejawat

1. Bertukar pikiran ke arah pencapaian kemajuan

2. Untuk melakukan koordinasi dan menyelaraskan kegiatan

3. Untuk menanyakan kalau-kalau ada bantuan yang dapat diberikan 4. Berusaha mengenal atau mengetahui pribadi masing-masing

Komunikasi kepada Rekan atau Sejawat di Fakultas Ekonomi USU dilakukan oleh sesama pegawai dari masing-masing bagian. Mulai pegawai di sekretariat dekan, pegawai di Akademik, pegawai di Tata Usaha, pegawai di Kemahasiswaan, pegawai di masing-masing departemen jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi USU sampai kepada pegawai ruang absensi di lantai 1(satu). Para pegawai ini saling berkomunikasi demi mendukung tercapainya pelaksanaan tugas sesuai dengan tanggung jawab masing-masing pegawai.

c. Komunikasi kepada Bawahan dan Karyawan

1. Untuk memberikan tugas, perintah dan instruksi

2. Untuk menjelaskan lebih lanjut mengenai perintah dan instruksi

3. Untuk memberi pengarahan agar bawahan atau karyawan melakukan perubahan-perubahan ke arah yang lebih baik

4. Untuk memberikan pujian atau penghargaan, hadiah, dan juga sebaliknya hukuman

5. Untuk berusaha mengetahui kondisi dan/atau mengenal pribadi bawahan

Komunikasi kepada bawahan di Fakultas Ekonomi USU dilakukan oleh Dekan kepada para Pembantu Dekan mulai dari Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan II, dan Pembantu Dekan III. Komunikasi ini dilakukan untuk mengetahui apakah seluruh elemen Fakultas Ekonomi sudah menjalankan tugasnya dengan baik sesuai dengan visi dan misinya. Komunikasi ini juga dilakukan oleh masing-masing Kepala Sub-bagian kepada para pegawai di masing-masing bagiannya.

3.2.5. Pengaruh Komunikasi terhadap Semangat Kerja

Komunikasi merupakan faktor penting terciptanya semangat kerja yang lebih tinggi. Faktor komunikasi yang baik tergantung dari komunikasi internal dan komunikasi eksternal yang diterapkan. Jadi, jelas bahwa komunikasi yang baik antara atasan dengan bawahan dan komunikasi antar pegawai sangat berpengaruh terhadap semangat kerja. Indikasi peningkatan semangat kerja ini dapat dilihat dari prestasi kerja yang dicapai, disiplin, produktivitas dan tingkat kehadiran. Sehingga pada akhirnya tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya dapat dicapai dengan hasil yang maksimal.

BAB IV PENUTUP

4.1. KESIMPULAN

Bagian akhir dari penelitian ini adalah penulis akan menguraikan kesimpulan-kesimpulan yang berdasarkan atas rumusan masalah yang dibahas pada bab–bab terdahulu tentang pengaruh komunikasi dalam meningkatkan produktivitas kerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi USU, kesimpulan – kesimpulan tersebut adalah sebagai berikut:

1. .Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi pemerintah yang memberikan layanan pendidikan dan menghasilkan jasa pendidikan serta tidak berorientasi pada perolehan laba (non-profit) tetapi berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas. 2. Motivasi yang dilakukan di FE USU sudah cukup baik, salah satunya adalah

pada waktu perayaan Dies Natalis FE USU yang ke-49, FE USU melaksanakan acara Family Day dengan pengundian hadiah-hadiah bagi pegawai sehingga diharapkan dapat meningkatkan motivasi pegawainya. 3. Komunikasi yang ada pada FE USU pada dasarnya sudah cukup baik, hanya

saja pelaksanaan informasi yang disampaikan terkadang terkesan lambat direspon, sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama.

4. Motivasi dan Komunikasi perlu ditingkatkan di Fakultas Ekonomi USU karena mempunyai peranan yang sangat besar dalam meningkatkan semangat kerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi USU.

4.2.SARAN

Dari kesimpulan diatas, maka penulis akan memberikan beberapa saran seperti yang diuraikan sebagai berikut:

1. Untuk meningkatkan motivasi pegawai dalam melaksanakan tugasnya, ada baiknya pihak fakultas mempunyai inisiatif untuk mendatangkan motivator untuk memberikan pelatihan motivator kepada pegawai.

2. Dekan sebagai pimpinan fakultas, sebaiknya menyempatkan diri untuk datang melihat cara bekerja para pegawai, sehingga dapat memberikan motivasi secara langsung, sehingga pegawai tersebut akan merasa dihargai. Penghargaan dapat dilakukan dalam bentuk pujian bagi pegawai yang melaksanakan tugasnya dengan baik.

3. Sebaiknya sesama pegawai juga saling memotivasi, karena pada dasarnya orang yang paling mengerti kita adalah orang-orang yang paling dekat dengan kita (dalam hal ini rekan kerja/sejawat), setiap orang ingin diperhatikan, jadi motivasi antar sesama pegawai juga sangat dibutuhkan. 4. Alat-alat komunikasi yang dipergunakan sebaiknya lebih diperhatikan.

Khususnya sarana komunikasi telepon, alat komunikasi ini masih kurang lengkap, sehingga untuk menanyakan informasi antara satu bagian dengan bagian lain harus datang langsung ke bagian tersebut. Hal ini akan banyak memakan waktu sehingga tidak efisien.

5. Sarana komunikasi seperti layanan internet harusnya dipergunakan pegawai untuk menunjang tugas-tugas yang diberikan kepadanya. Bukan untuk hal-hal yang tidak ada hubungannya dengan tugas pegawai tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Dewi, Ike Janinta. 2006. Maximum Motivation: Konsep & Implikasi Manajerial

dalam Memotivasi Karyawan. Yogyakarta: Santusta.

Hook, John R. 2006. Memotivasi Karyawan. Yogyakarta: Tugu.

Guffey, Maria Ellen, Kathleen Rhodes, & Patricia Rogin. 2006. Komunikasi

Bisnis: Proses & Produk. Jakarta: Salemba Empat.

Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga.

Rudy, T. May. 2005. Komunikasi & Hubungan Masyarakat Internasional. Bandung: Refika Aditama.

Uno, Hamzah B. 2008. Teori Motivasi & Pengukurannya. Jakarta: Bumi Aksara.

Winardi, J. 2007. Motivasi & Pemotivasian Dalam Manajemen. Jakarta: RajaGrafindo Persada.