3.2. Komunikasi Efektif 3.2.1. Pengertian Komunikasi
Menurut Rudy 2005:1, komunikasi adalah proses penyampaian informasi-informasi, pesan-pesan, gagasan-gagasan atau pengertian-pengertian,
dengan menggunakan lambang-lambang yang mengandung arti atau makna, baik secara verbal maupun non-verbal dari seseorang atau sekelompok orang kepada
seseorang atau sekelompok orang lainnya dengan tujuan untuk mencapai saling pengertian danatau kesepakatan bersama.
Komunikasi tidak dapat dilepaskan dari kehidupan organisasi baik itu organisasi skala besar, menengah ataupun kecil dengan kata lain komunikasi itu
mutlak diperlukan. Dengan adanya komunikasi yang efektif tingkat kesalahpahaman dalam berkomunikasi misscommunication dapat diperkecil.
Disamping itu komunikasi juga membantu penyampaian motivasi kepada para pegawai dengan menjelaskan kepada mereka apa yang seharusnya dilakukan dan
seberapa baik mereka bekerja. Beberapa pengertian komunikasi menurut para ahli:
1. Menurut Himstreet dan Baty dalam Purwanto, 2006:3, komunikasi adalah
suatu proses pertukaran informasi antarindividu melalui suatu sistem yang biasa lazim, baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau
tindakan. 2.
Menurut Guffey dkk 2006:15, komunikasi adalah pengiriman informasi dan makna dari satu individu atau kelompok ke individu atau kelompok lainnya.
Universitas Sumatera Utara
3. Bernard dan Barry dalam Rudy, 2005:1, komunikasi adalah penyampaian
informasi, gagasan, emosi, keterampilan dan sebagainya daengan menggunakan bahasa, gambar-gambar, bilangan, grafik, dan lain-lain.
Kegiatan atau proses penyampaian itulah yang biasanya dinamakan komunikasi.
3.2.2. Proses Komunikasi
Menurut Bovee dan Thil dalam buku Bussiness Communication Today, 6e dalam Purwanto, 2006: 11 proses komunikasi terdiri atas enam tahap, yaitu:
1. Tahap pertama: Pengirim mempunyai ide atau gagasan
Sebelum proses penyampaian pesan dapat dilakukan, pengirim pesan harus menyiapkan ide atau gagasan apa yang ingin disampaikan kepada
pihak lain. Ide dapat diperoleh dari berbagai sumber yang terbentang luas dihadapan kita. Dunia ini dipenuhi dengan berbagai macam
informasi baik yang dapat dilihat, didengar, dibaui, dikecap maupun diraba. Setiap orang akan memiliki persepsi yang berbeda karena kita
memandang dunia dengan suatu cara yang unik dan bersifat individual. 2.
Tahap Kedua: Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan Dalam proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima atau
dimengerti dengan sempurna. Agar ide dapat diterima dan dimengerti secara sempurna, pengirim pesan harus memperhatikan beberapa hal,
yaitu subjek apa yang ingin disampaikan, maksud tujuan, audiens, gaya personal, dan latar belakang budaya.
Universitas Sumatera Utara
3. Tahap Ketiga: Pengirim menyampaikan pesan
Setelah mengubah ide-ide ke dalam suatu pesan, tahap berikutnya adalah memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai
saluran media yang ada kepada si penerima pesan. 4.
Tahap Keempat: Penerima menerima pesan Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi, bila
pengirim komunikator mengirimkan suatu pesan dan penerima komunikasi menerima pesan tersebut.
5. Tahap Kelima: Penerima menafsirkan Pesan
Setelah penerima menerima pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana ia dapat menafsirkan pesan. Suatu pesan yang disampaikan pengirim
harus mudah dimengerti dan tersimpan di dalam benak pikiran si penerima pesan. Selanjutnya, suatu pesan baru dapat ditafsirkan secara
benar bila penerima pesan telah memahami isi pesan sebagaimana yang dimaksud oleh pengirim pesan.
6. Tahap Keenam: Penerima menerima tanggapan dan umpan balik ke
pengirim. Umpan balik feedback adalah penghubung akhir dari suatu mata
rantai komunikasi. Umpan balik tersebut merupakan tanggapan penerima pesan yang memungkinkan pengirim untuk menilai
efektivitas suatu pesan. Setelah menerima pesan, komunikan akan memberikan tanggapan dengan cara tertentu dan memberi sinyal
terhadap pengirim pesan.
Universitas Sumatera Utara
3.2.3. Unsur-unsur Komunikasi
Dalam setiap proses komunikasi terdapat unsur-unsur yang berperan yaitu: 1.
Komunikator Sender atau Pengirim pesanberita Yaitu seseorang atau sekelompok orang yang merupakan tempat asal
pesan, sumber berita, informasi, atau pengertian yang disampaikan. 2.
Pesan atau Berita Message Yaitu pesan atau pesan-pesan, informasi atau pengertian dari
komunikator yang penyampaiannya disampaikan kepada komunikan audiens melalui penggunaan bahasa atau lambang-lambang.
3. Saluran atau Media Komunikasi
Yaitu sarana tempat berlalunya simbol-simbol lambang-lambang yang mengandung makna berupa pesansimbollambang-lambang yang
mengandung makna berupa pesanpengertian. Contoh: TV, radio, suratkabar, majalah, telepon, surat, poster dan sebagainya.
4. Komunikan Receiver atau Penerima pesanberita
Yaitu seseorang atau sekelompok orang sebagai subjek yang dituju oleh komunikator yang menerima pesan-pesan.
5. Efek atau Umpan balik Efek adalah hasil penerimaan pesaninformasi oleh komunikan,
pengaruh atau kesan yang timbul setelah komunikan menerima pesan. Efek dapat berlanjut dengan memberikan respon, tanggapan atau
jawaban yang disebut umpan balik.
Universitas Sumatera Utara
3.2.4. Tujuan-tujuan Spesifik dalam Komunikasi
Berikut ini adalah kemungkinan tujuan-tujuan komunikasi di dalam kegiatan manajemen atau dalam hubungan dinas dikantor tempat bekerja
a. Komunikasi kepada AtasanPimpinan
