Tempat dan Waktu Penelitian Pengertian Manajemen, Sistem dan Informasi

Menurut Stoner 2002:11, manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar tercapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Dari beberapa pengertian manajemen yang telah di kemukakan, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa manajemen adalah seni dalam mengatur, mengkoordinasikan, mengarahkan dan pengawasan terhadap sebuah organisasi dengan harapan dapat mencapai tujuan yang telah di harapkan perusahaan. 2. Sistem Istilah sistem berasal dari bahasa Yunani yaitu “Systema” yang berarti kesatuan. Dilihat dari sudut katanya sistem berarti sekumpulan objek yang bekerja bersama-sama untuk menghasilkan suatu kesatuan metode, prosedur, teknik yang digabungkan dan diatur sedemikian rupa sehingga menjadi satu kesatuan yang berfungsi untuk mencapai tujuan yang sama. Untuk lebih mengetahui tentang sistem berikut ini beberapa pengertian sistem menurut para ahli yaitu : Menurut Raymon 2004:10, sistem adalah sekelompok elemen- elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Menurut James 2014:27, sistem adalah seperangkat komponen yang saling terhubung dengan sebuah batasan yang jelas, bekerja bersama untuk mencapai sebuah tujuan yang sama dengan menerima masukan dan menghasilkan keluaran dalam sebuah proses transformasi yang terorganisasi. Menurut Jogiyanto 2005:1, sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Menurut Susanto 2004:18, sistem adalah sekumpulangroup dari sub sistem bagian komponen apapun baik fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu. Menurut Jogiyanto 2005:2, sistem merupakan sekumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai satu tujuan tertentu. Dari beberapa definisi di atas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan yang di inginkan. Secara umum sebuah sistem adalah input, proses, dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Sumber : Tata Sutabri 2005 Gambar III.1. Konsep sederhana dari sebuah sistem Input Proses Output Selain itu, sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut biasa dikatakan sebagai suatu sistem. Ada pun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut : a. Komponen Sistem Components Suatu sistem yang terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. b. Batasan Sistem Boundary Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan lainnya. c. Lingkungan Luar Sistem Environiment Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem. d. Penghubung Sistem Interface Penghubung antar muka merupakan komponen sistem yaitu segala sesuatu yang bertugas menjembatani hubungan antara komponen dalam sistem. Penghubung antar muka merupakan sarana yang memungkinkan setiap komponen yang saling berinteraksi dan berkomunikasi dalam rangka menjalankan fungsi masing-masing komponen. e. Masukan Sistem Input Masukan merupakan sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukkan kedalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna. Dalam sistem informasi manajemen, masukan disebut sebagai data. f. Mempunyai Pengolahan Processing Pengolah merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para pemakainya. g. Mempunyai Keluaran Output Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan. Dalam sistem informasi manajemen, keluaran adalah informasi yang dihasilkan oleh program aplikasi yang akan digunakan oleh para pemakai sebagai bahan pengambilan keputusan. h. Mempunyai Sasaran Objectives dan Tujuan Goal Sasaran sistem adalah apa yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang relative pendek. Sedangkan tujuan merupakan kondisihasil pada setiap tahapan untuk jangka waktu yang panjang. Adapun sistem dapat di klasifikasikan sebagai berikut : a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dan Tuhan. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan dan lain sebagainya. b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem pembuatan bumi, terjadinya siang malam, sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut human machine system. Contohnya Sistem informasi berbasis komputer. c. Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistic Sistem yang beroperasi dengan diramalkan secara tepat dan interaksi antar bagian-bagian yang dapat diketahui dengan pasti. Sedangkan sistem probabilistik dapat diuraikan dalam istilah perilaku yang mungkin, tetapi ada sedikit kesalahan atas ramalan terhadap jalannya sistem. d. Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan lainnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya. Sedangkan sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini otomatis tanpa campur tangan pihak luar. 3. Informasi Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi sehingga informasi ini penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi kerdil, luruh, dan akhirnya berakhir. Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut. Definisi informasi Menurut Mc.fadden, dkk dalam Kadir 2003:31, mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut. Menurut Davis dalam Kadir 2003:31, informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. Menurut Susanto 2004:46, informasi adalah hasil pengelolaan data yang memberikan arti dan manfaat. Menurut Jogiyanto 2005:8, informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Dari pengertian sistem dan informasi yang telah dikemukakan maka dapat didefinisikan bahwa sistem informasi adalah : Menurut Gelinas dalam Kadir 2003:11, sistem informasi adalah suatu buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manusia yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan dan mengelola data serta menyediakan informasi keluar-an kepada para pemakai. Menurut Halt 2003:11, sistem informasi merupakan sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai. Menurut Alter dalam Kadir 2003:11, sistem informasi merupakan kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Menurut Turban, Wetherbe dalam Kadir 2003:11, sistem informasi adalah mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik. Menurut Susanto 2004:55, sistem informasi adalah kumpulan dari sub-sub baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berarti dan berguna. Menurut Al-Bahra 2005:13, sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Dari beberapa definisi diatas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem informasi adalah data yang dimiliki manusia atau yang sudah diproses melalui kejadian manusia mesin terpadu terintegrasi untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi organisasi manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi yang diketahui dan digunakan dalam penggambaran data dan mempunyai nilai nyata serta berperan dalam pengambilan keputusan pada saat ini dan masa yang akan datang. Duniabaca.compengertian-sistem-informasi-manajemen.html, ada beberapa manfaat atau fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut : 1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya perantara sistem informasi, 2. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif, 3. Menetapkan investasi yang akan diserahkan pada sistem informasi, 4. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis, 5. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi, 6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomi dari sistem informasi dan teknologi baru, 7. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi- transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka. Menurut Jalaluddin 2007, Istilah Sistem Informasi Manajemen SIM telah banyak didefinisikan oleh para ahli manajemen dan komputer dengan cara pandang yang berbeda-beda. Pada umumnya, apabila orang membicarakan sistem informasi manajemen, yang tergambar adalah suatu sistem yang diciptakan untuk melaksanakan pengolahan data yang akan dimanfaatkan oleh suatu organisasi. Pemanfataan data disini dapat berarti penunjang pada tugas-tugas rutin, evaluasi terhadap presentasi organisasi atau untuk pengambilan keputusan oleh organisasi tersebut. Menurut Suranta 2003, secara umum sistem informasi dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan. Menurut Davis 2005:91, sistem informasi manajemen adalah sistem manusiamesin yang terpadu guna menyajikan informasi untuk mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan didalam suatu organisasi. Menurut Murdick dan Ross dalam Sutabri 2005:91, sistem informasi manajemen adalah proses komunikasi dimana informasi masukan input direkam, disimpan, dan diproses untuk menghasilkan keluaran output yang berupa keputusan tentang perencanaan, pengawasan, dan pengoperasian. Menurut Kelly dalam Sutabri 2005:91, sistem informasi manajemen adalah perpaduan sumber daya manusia dan sumber daya yang berbasis komputer yang menghasilkan kumpulan penyimpanan, komunikasi, dan penggunaan data untuk tujuan operasi manajemen yang efisien serta perencanaan bisnis. Menurut Moeljodihardjo dalam Sutabri 2005:91, sistem informasi manajemen adalah suatu metode untuk menghasilkan informasi yang tepat waktu bagi manajemen tentang lingkungan luar organisasi dan kegiatan operasi dalam organisasi, dengan tujuan untuk menunjang proses pengambilan keputusan serta memperbaiki proses perencanaan dan pengawasan. Menurut Komaruddin 2005:92, sistem informasi manajemen adalah suatu pendekatan yang terorganisasi dan terencana untuk memberi eksekutif bantuan informasi yang tepat dan dapat memberikan kemudahan bagi proses manajemen. Dari pendapat yang telah dikemukakan oleh beberapa para ahli maka penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem informasi manajemen adalah suatu sistem yang dapat menghasilkan informasi yang siap untuk dipergunakan oleh manajemen dalam mengambil keputusan. Menurut Komaruddin 2005, ada beberapa karakteristik sistem informasi manajemen guna mendapatkan sinyal yang lebih dini tentang keberadaan dan kondisi sistem informasi manajemen di organisasi. 1. Sistem informasi manajemen didesain untuk memberikan laporan operasional sehari-hari sehingga dapat memberi informasi untuk mengawasi kinerja tersebut dengan lebih baik. 2. Sistem informasi manajemen dapat membantu manajer secara terstruktur pada tingkat operasional dan tingkat pengawasan saja. Meskipun demikian sistem informasi manajemen mampu digunakan pula sebagai alat untuk perencanaan bagi staf yang sudah senior. 3. Sistem informasi manajemen biasanya berorientasi pada data-data yang sudah terjadi atau data-data yang sedang terjadi, bukan data-data yang akan terjadi seperti peramalan forecasting. 4. Sistem informasi manajemen biasanya tidak fleksibel karena bentuk laporan-laporan yang dihasilkan banyak yang sudah dipersiapkan sebelumnya. 5. Sistem informasi manajemen sangat bergantung pada keberadaan data organisasi secara keseluruhan serta bergantung pada alur informasi yang dimiliki oleh organisasi tersebut. 6. Sistem informasi manajemen juga berorientasi pada data-data di dalam organisasi dibanding data-data dari luar organisasi. Oleh karena itu, informasi yang dibutuhkan oleh sistem informasi manajemen adalah informasi yang sudah diketahui formatnya serta relative stabil. 7. Sistem informasi manajemen biasanya tidak memiliki kemampuan untuk menganalisis masalah yang terletak pada sistem pendukung keputusan decision support system. 8. Sebagimana problematika yang telah disebutkan diatas, sistem informasi manajemen membutuhkan perencanaan yang sangat matang dan panjang, sambil memperhitungkan perkembangan organisasi dimasa mendatang Komponen fisik Sistem Informasi Manajemen terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak, prosedur, personalia pengoperasian dan database.

C. Pengertian Kearsipan

Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran atau perusahaan memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data yang penting adalah arsip, karena arsip merupakan salah satu bukti dan rekaman pekerjaan kantor dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan sampai kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan, sehingga arsip memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia 2002:13, arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Menurut Wursanto 2005, Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut : a. Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan bagi lembaga, organisasi, instansi, perorangan baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang, b. Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan harus disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali. Menurut Sutarto dalam yohannes 2006:33, arsip merupakan suatu kumpulan warkat yang memiliki kegunaan tertentu, disimpan secara sistematis dan dapat dikemukakan kembali dengan cepat. Menurut Maulana 2002:18, arsip adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi, yang kemungkinan dapat berwujud surat-menyurat, data-data bahan-bahan yang dapat memberi keterangan berupa barang cetakan, kartu-kartu, dan buku catatan yang berisi koresponden, Peraturan Pemerintah dan lain sebagainya yang diterima atau dibuat sendiri oleh tiap lembaga, baik pemerintah maupun swasta, kecil atau besar. Berdasarkan definisi diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa arsip adalah dokumen yang berisi dokumen kegiatan perusahaan yang dibuat maupun diterima yang kemudian disimpan agar apabila diperlukan sewaktu-waktu dapat diambil dan diketemukan dengan mudah dan cepat. Menurut Wursanto 2006, Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kearsipan mempunyai peran sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawasan yang dapat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pengembangan, pertanggungjawaban, penilaian, pembuat laporan dan pengendalian setepat-tepatnya. Menurut Wursanto 2006, fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi dua golongan yaitu arsip dinamis dan statis. Arsip dinamis record adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara. Sedangkan arsip statis archieve adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara. Sumber: Zulkifli Amsyah 2005 Gambar III.2 Pembagian Arsip Dari pembagian arsip tersebut dapat dilihat arsip dinamis terbagi atas 2 dua yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja, sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. Menurut bentuk atau wujudnya arsip dibedakan menjadi 4 empat golongan yaitu surat, pita rekaman, piringan hitam, dan miktofilm. Surat dalam hal ini Arsip Arsip Dinamis RecordDokumen Aktif Inaktif Arsip Statis Archieve