Menurut Wursanto 2006, fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi dua golongan yaitu arsip dinamis dan statis. Arsip dinamis record adalah arsip yang
digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan Administrasi Negara. Sedangkan arsip statis archieve adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara.
Sumber: Zulkifli Amsyah 2005 Gambar III.2 Pembagian Arsip
Dari pembagian arsip tersebut dapat dilihat arsip dinamis terbagi atas 2 dua yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang masih sering
digunakan bagi kelangsungan kerja, sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
Menurut bentuk atau wujudnya arsip dibedakan menjadi 4 empat golongan yaitu surat, pita rekaman, piringan hitam, dan miktofilm. Surat dalam hal ini
Arsip Arsip Dinamis
RecordDokumen Aktif
Inaktif
Arsip Statis Archieve
dimaksud seperti lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, diantara lain :
a. Naskah perjanjian atau kontrak,
b. Notulen rapat,
c. Akte pendirian perusahaan atau organisasi,
d. Kuitansi,
e. Naskah berita acara,
f. Laporan-laporan,
g. Bon penjualan,
h. Kartu pegawai,
i. Gfarik, dan
j. Tabel-tabel, gambar atau bagan.
Apapun sebutan dan istilahnya, yang dimaksud dengan arsip menurut penulis adalah setiap catatan record warkat yang mengandung arti dan
mempunyai kegunaan baik bagi kepentingan organisasi maupun bagi kepentingan pribadiperoranganindividu yang disimpan sedemikian rupa baik secara tertulis,
tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka dan gambar yang mempunyai tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas
kartu, formulir, kertas film slide, film-strip, dan kertas photochopy. Menurut Wursanto 2006, terdapat 2 dua jenis arsip ditinjau dari sudut
hukum dan perundang-undangan, yaitu Arsip otentik dan arsip tidak otentik. Arsip otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta bukan
fotocopy atau film sebagai tanda keabsahan dari isi yang bersangkutan dengan arsip. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai alat bukti hukum yang sah.
Sedangkan Arsip tidak otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa fotocopy, mikrofilm dan lainnya.
D. Arsip dan Sistem Informasi Manajemen
Pada setiap kegiatan diperlukan bantuan data dan informasi. Demikian pula pada kegiatan pengambilan keputusan yang sering kita kenal dengan sebutan
Sistem Informasi Manajemen SIM atau management information system MIS. Dengan demikian bantuan data dan informasi yang benar, tepat dan teliti maka
pengambilan keputusan dapat dihasilkan secara efektif dan efisien. Menurut James 2014, didalam sistem informasi data diolah menjadi
informasi. Informasi akan menjadi bahan pertimbangan didalam proses pengambilan keputusan. Kemudian keputusan tersebut akan dijabarkan lebih
lanjut dalam bentuk program atau kegiatan. Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem yang mengintegrasikan berbagai jenis data dan informasi mengenai
berbagai macam kegiatan perkantoran, dalam rangka dapat membantu pimpinan atau manajemen melakukan kegiatan pengambilan keputusan.
Pada sistem tersebut cara pengolahan data menjadi informasi yang sangat tergantung kepada tujuan dari keputusan yang akan dihasilkan. Secara sederhana
dapat dikatakan bahwa sistem informasi manajemen adalah suatu sistem yang dapat menghasilkan informasi yang siap untuk dipergunakan oleh manajemen
dalam mengambil suatu keputusan. Pengolahan tersebut dilakukan untuk memperoleh suatu informasi yang
sesuai dengan kebutuhan pengambilan keputusan. Pengolahan data dapat dilakukan dengan cara manual ataupun komputer. Dengan mempergunakan
komputer maka pengolahan dapat dilakukan dengan kemampuan yang sangat besar, baik kemampuan pengumpulan datanya maupun kecepatan pengolahannya,
serta keragaman bentuk informasi yang dihasilkan. Kelebihan lainnya adalah dapat dengan mudah menemukan kembali data
dan penyajiannya, baik untuk dilihat secara visual maupun keperluan perbanyakan untuk didistribusikan secara luas sampai secara focsimile. Bahkan dengan
menggabungkan pekerjaan komputer dan telekomunikasi yang canggih dimasa sekarang, dapat dibuat suatu jaringan sistem informasi manajemen yang lebih
luas, yaitu antar-kantor, antar-kota, antar-daerah dan juga antar-negara. Dan sistem informasi manajemen yang berbasis komputer menurut penulis adalah
suatu sistem informasi manajemen yang menempatkan perkakas pengolahan data komputer dalam kedudukan yang sangat penting.
Sekarang ini kalau orang menggambarkan sistem informasi manajemen yang modern itu dapat diartikan sebagai suatu sistem informasi yang
terkomputerisasi sehingga gagasan-gagasan tentang komputerisasi didalam organisasi swasta maupun public sesungguhnya berkenaan dengan tujuan
penyempurnaan sistem informasi itu sendiri. Adapun pengolahan arsip pada PT Perkebunan Nusantara III Persero
Medan, sesuai dengan yang telah di bahas didalam pembahasan kearsipan. Arsip yang ada pada PT Perkebunan Nusantara III Persero terbagi atas 2 dua jenis
yaitu pertama dengan arsip live docx, dimana arsip ini ada pada bagian masing- masing dan dilakukan dengan cara manual dan yang kedua adalah archieve yaitu
arsip yang hanya berada pada bagian corporate sekretaris dengan cara berbasis komputer online.
Proses arsip yang ada pada PT Perkebunan Nusantara III Persero yang diteliti oleh penulis adalah arsip yang ada di corporate sekretaris dengan berbasis
komputer online. Surat yang masuk untuk direksi ataupun kepada kepala bagian corporate sekretaris akan di bagi sesuai kemana surat tersebut akan diarahkan.
Misalnya kepada direksi ataupun kepada kepala bagian corporate sekretaris, maka sekretaris akan meng-input data kedalam komputer. Dalam meng-input surat
masuk akan diagendakan dalam database surat. Database surat akan di input dalam website http10.3.5.5surat. Dalam website ini akan muncul tampilan
seperti gambar berikut.
- Seluruh surat yang diterima Bagian Sekretariat Perusahaan diagendakan dalam database surat
- Database surat dalam website http:10.3.5.5.surat - Masukkan User ID dan Password kemudian klik Submit
Sumber : PT Perkebunan Nusantara III Persero Tahun 2015 Gambar III.3 Tampilan Log-in pada komputer
Dalam proses input tersebut surat di agendakan dan dibedakan atas 4 empat agenda, yaitu :
1. Agenda I terdiri dari surat-surat yang berasal dari instansi Pemerintah,
kementrian, dan anak perusahaan, 2.
Agenda II terdiri dari surat-surat yang berasal dari seluruh kebununit dan seluruh distrik,
herman tarigan
