22. Jadwal retensi arsip
Jadwal retensi arsip adalah pedoman tentang jangka waktu penyimpanan arsip sesuai dengan nilai kegunaannya dan sebagai dasar penyelenggaraan
penyusutan, pemusnahan dan penyerahan arsip ke Arsip Nasional. 23.
Penyusutan arsip Penyusutan arsip adalah kegiatan penyiangan arsipberkas untuk
memisahkan arsip aktif dan arsip inaktif serta menyingkirkan arsip – arsip yang tidak berguna berdasarkan jadwal retensi arsip.
24. Penyerahan arsip
Penyerahan arsip adalah pengalihan wewenang penyimpanan pemeliharaan dan pengurusan arsip statis dari Lembaga – Lembaga Negara, Badan
Pemerintahan, Badan Swasta dan Perorangan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia atau Arsip Nasional Daerah.
25. Pemusnahan arsip
Pemusnahan arsip adalah kegiatan penghancuran arsip yang tidak diperlukan lagi baik oleh instansi yang bersangkutan maupun oleh Arsip
Nasional. Barthos:2007:4
B. Peranan Kearsipan
Arsip memiliki peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu meningkatkan petugas yang lupa
mengenai suatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat ataupun mengambil keputusan secara tepat
mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh sebab itu dapat disimpulkan bahwa peranan arsip menurut Sermadayanti 2003:19 adalah sebagai berikut :
1. Alat utama untuk ingatan organisasi.
2. Bahan atau alat pembuktian nahan otentik.
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
Universitas Sumatera Utara
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya
menghasilkan arsip. 5.
Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya. http:repository.usu.ac.idbitstream123456789282462Chapter20III-IV.pdf
C. Penanganan dan Cara Mengarsip Surat
Pengurusan surat – surat dalam kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor. Organisasi pengurusan surat – surat kantor sangat berbeda dari instansi
ke intansi. Dalam suatu organisasi yang kecil, surat – surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas dengan merangkap tugas – tugas lain. Dalam suatu
organisasi yang besar pengurusan surat – surat dapat dikerjakan dalam bagian masing – masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus, yaitu bagian atau seksi
ekspedisi. Pada umumnya urusan penerimaan dan pengiriman surat – surat yang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat – surat masuk dan juga surat – surat keluar
adalah dianggap lebih baik. Petugas, seorang diri dapat ditugaskan untuk mengurus penerimaan dan
pengiriman yang dipusatkan, disamping cara pengurusan surat – surat yang seragam dapat ditetapkan untuk seluruh organisasi. Demikian pula hal ini dapat membawa
penghematan dalam arti bahwa tidak aka nada duplikasi dalam penggunaan alat – alat pengurusannya.
1. Penyortiran surat
Tugas yang pertama yang harus dilakukan adalah mensortir surat – surat bagi Pimpinan berdasarkan atau surat – surat penting, yang kebanyakan
berupa surat – surat dinas pemerintahan, surat – surat dinas dari perusahaan, dan surat – surat dinas dari perorangan semuanya ini dipisahkan dari surat –
surat yang kurang penting. Surat – surat yang penting dapat diketahui dengan cara :
Universitas Sumatera Utara
a. Meneliti asal sumber surat itu
Sumber surat dapat dilihat dari mana si pengirim, alamat atau stempel pos. Dari asal ini Sekretaris dapat dengan segera memperoleh tanda –
tanda tentang penting atau tidaknya suatu surat baik yang bersifat dinas maupun pribadi, karena anda pasti telah hafal dengan kegiatan – kegiatan
yang dilakukan Pimpinan, dan beberapa peristiwa umpamanya surat – surat manakah yang penting untuk Pimpinan dan surat – surat di bawah
ini Satu amplop putih dari sebuah Bank dengan tnada rahasia di
bawah, dan bertanda segera di atasnya. Sebuah amplop berwarna biru muda tanpa nama si pengirim,
alamat tertulis yang nampak feminism, dengan stempel pos dari kota di mana putri pimpinan sedang kuliah.
Sebuah surat dengan tanda “kilat” dari suatu kantor pemerintah. Sebuah amplop dengan tanda “kilat” dari kantor perwakilan di
daerah.
b. Meneliti cara pengiriman surat
Cara pengiriman surat yang dipergunakan oleh pengirim dapat juga memberikan petunjuk kepada anda apakah sebuah surat tergolong surat
penting. Surat – surat yang di bawah ini manakah yang tergolong surat penting :
Surat dengan stempel segera. Surat dengan stempel kilat.
Surat tanpa tanda – tanda cara pengiriman khusus. Surat tercatat.
Surat panggilan untuk menerima pos paket. Sebuah amplop yang dilampiri oleh amplop besar berisi barang
cetak.
Universitas Sumatera Utara
Setelah selesai dibaca dan dipisahkannya surat – surat yang penting dari semua surat – surat yang ada, maka mulai memproses surat – surat penting lebih dahulu dan
menyisihkan untuk sementara surat – surat yang menurut perkiraan kurang penting. Ingatlah sebaiknya anda tidak membuka surat – surat pribadi meskipun tidak diberi
tanda rahasia pada amplopnya atau tanda pribadi. Serahkanlah kepada yang berkepentinganbersangkutan tanpa terbuka. Pengurusan surat yang meliputi
penyortiran, membuka dan seterusnya merupakan suatu kegiatan yang tidak berat bagi anda, tetapi memerlukan ketelitian, dan inilah yang akan memberikan bantuan
besar dari sebagian tugas – tugas dari Pimpinan.
2. Penyortiran selanjutnya
Surat – surat yang tertumpuk setelah disortir untuk yang penting – penting, maka anda hendaknya masih memisahkannya menurut beberapa macam
kelompok. Kelompok – kelompok yang dimaksud adalah : a.
Surat – surat dinas Sebagian besar surat – surat yang dating adalah surat – surat dinas, yaitu
surat – surat yang erat hubungannya dengan kegiatan kantor. Surat demikian biasanya dapat diketahui dengan segera karena mempunyai ciri
– ciri yang telah anda ketahui. Pisah – pisahkan nama – nama surat dinas dari instansi Pemerintah Pusat Daerah dari kantor – kantor swasta, dari
perorangan. Untuk penyortiran, lebih – lebih jika surat berjumlah banyak, perlu disediakan sarana seperti kotak – kotak terbuka ataupun
rak sortir. b.
Agar tidak kacau setiap kelompok surat hasil sortir ditempatkan tersendiri di dalam folder – folder atau alat lain sejenisnya. Penyortiran
dilakukan kepada surat – surat baik selagi masih bisa bersampul maupun surat – surat yang telah terbuka. Proses penyortiran selalu terjadi pada
kegiatan penanganan surat.
Universitas Sumatera Utara
3. Pembukaan sampul amplop
a. Membuka sampul. Sampul – sampul yang akan dibuka ditempatkan pada
semacam kotak sehingga letak sampul berdiri miring. Letak kotak sampul tertutup tersebut di depan sedikit ke sebelah kiri sejauh panjang lengan
kiri anda. Di samping kanan kotak sampul tertutup, letakkan kotak yang sejenis untuk tempat sampul yang telah terbuka.
b. Sampul yang bertutup memanjang sebaiknya dibuka dengan pisau.
Caranya : letakkan sampul mendatar di atas meja dengan bagian bertutup di atas serta berada di sebelah kanan. Tindih sampul dengan tangan kiri
dan dengan tangan kanan masukkan pisau ke dalam sela – sela lipatan tutup sampul. Dorong pisau memanjang lipatan tutup sampul.
Barthos:2007:23
D. Maksud dan Tujuan Kearsipan
Maksud dilakukannya kearsipan adalah agar tercipta suatu pengertian atau pemahaman tata cara yang seragam dalam penyelenggaraan arsip di lingkungan
perusahaan. Tujuan kearsipan, yaitu :
1. Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat
ketika dibutuhkan. Keselamatan arsip menunjukkan kondisi arsip yang awet dan nyaman, jika arsip selamat, tidak ada yang rusak, tidak ada yang hilang
maka tentunya arsip dapat disediakan kembali jika dibutuhkan. 2.
Bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan berbangsa, serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan organisasi. http:repository.usu.ac.idbitstream123456789282462Chapter20III-IV.pdf
Universitas Sumatera Utara
E. Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip
Beberapa Jenis Musuh Kertas
Arsip – arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau, akan tetapi arsip – arsip juga memberi informasi tentang masa lampau itu sendiri. Oleh karena itu
adalah kewajiban kita semua untuk memelihara dan menjaga arsip – arsip tersbeut dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan dan kemusnahan baik yang
datangnya dari arsip itu sendiri maupun yang dikarenakan oleh serangan – serangan dari luar arsip tersebut. Oleh karena itu sebelum kita mengadakan usaha – usaha
pemeliharaan dan penjagaan terlebih dahulu kita harus mengenal dan mengetahui jenis – jenis musuh kertas arsip beserta sifat penyerangnya.
1. Kerusakan yang disebabkan dari dalam :
a. Kertas Arsip – arsip sebagian besar terdiri dari kertas memounyai sifat yang unik.
Seperti apa yang kita ketahui bahwa kertas terjadi dari suatu proses yang dibuat dari bahan – bahan seperti kapas, flas, merang, kayu dan lain – lain. Dari bahan apapun
kertas itu dibuat, cellulose di dalam kertas akan mengandung beberapa sifat, baik sifat pengawet maupun sifat penghancur terhdapa kertas itu sendiri
b. Tinta Dalam hal ini perlulah dipikirkan penggunaan tinta yang berkualitas baik tidak
mungkin luntur. Penggunaan tinta yang berkualitas rendah akan merugikan kita, terutama bila secara sengaja tersentuh air, atau karena udara yang lembab.
c. PastaLem Pastalem yang dipergunakan sebagai perekat juga mempunyai peranan yang
meragukan dalam daya tahan kertas dan kulit. Lem biasanya dibuat dari tepung
Universitas Sumatera Utara
gandum atau tepung beras. Dengan mengetahui sifat – sifat organic dari material tersebut kita dengan segera dapat melakukan usaha – usaha pencegahan terhadap
musuh – musuh kertas yang mungkin menyerangnya.
2. Kerusakan akibat serangan dari luar :
a Kelembaban Akibat kelembaban udara yang tidak terkontrol akan memungkinkan akibat
– akibat seperti timbulnya jamur, pastalem hilang, kertas menjadi lemah dan merusakaan kulit. Pertolongan utama adalah dengan menormalisasi kelembaban, akan
tetapi usaha ini sukar dilakukan. b Udara yang terlampau kering
Udara yang terlampau keringpun akan dapat meruskkan kertas pula, seperti misalnya kertas akan menjadi kering,, kesat dan mudah patas getas.
c Sinar matahari Sinar matahari memang penting untuk membantu membasmi musuh –
musuh kertas. Akan tetapi sinar matahari yang dikarenakan panasnya dan terutama oleh sinar ultraviolet sangat membahayakan bagi kertas – kertas arsip. Sinar
ultraviolet terutama mengancam struktur molekul kertas dan kulit. d Debu
Debu bermacam – macam asalnya, seperti dari kain, asap dan debu – debu yang dibawa oleh angin. Bagaimanapun kecil debu – debu ini, tetap merupakan musuh
kertas yang ganas, bahkan kulitpun dapat rusak karena debu.
Universitas Sumatera Utara
e Kekotoran udara Kekotoran udara yang disebabkan oleh sulphur dioxide sangat membahayakan
kertas. Karena gas – gas baik yang berdiri sendiri maupun yang ada hubungannya dengan materi kertasbuku dapat menimbulkan reaksi kimia yang akan merusakaan
kertas. f
Jamur dan sejenisnya Jamur adalah akibat langsung dari kelembaban dank arena temperatur udara
yang tidak terkontrol. Jamur ini nampak sebagai lapisan tipis yang keputih – putihan. g Rayap
Usaha untuk melindungi serangan rayap yang paling tepat ialah dengan mengadakan pencegahan; yakni dengan peniadaan penggunaan kayu bangunan yang
langsung bersentuhan dengan tanah. h Gegat
Gegat silverfish yang sering merusakkan kertas, biasanya terdapat pada dinding – dinding yang basah. Jika kertas – kertas arsip selalu bersentuhan dengan
dinding yang lembab, bukan saja kertas tersebut menjadi lembab, akan tetapi sering pula dirusak oleh gegat ataupun jenis – jenis serangga lainnya. Barthos:2007:51
Ruangan Penyimpanan Arsip
Sejajar dengan pengetahuan kita tentang musuh – musuh kertas, maka suatu hal yang tidak kalah pentingnya untuk kita perhatikan ialah masalah ruangan atau tempat
penyimpanan arsip. Ruangan yang bagaimanakah yang kita pergunakan untuk penyimpanan arsip. Menyimpan arsip – arsip bukanlah disembarang tempat, akan
tetapi ruangan penyimpanan harus terhindar dari kemungkinan – kemungkinan
Universitas Sumatera Utara
serangan api, air, serangga dan lain – lain. Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang dan berventilasi yang baik.
Usahakanlah agar pancaran sinar matahari tidak langsung masuk ke ruangan. Oleh karena itu, bila akan membangun tempat penyimpanan arsip buatlah jendela –
jendela, pintu – pintu tidak menghadap langsung datangnya sinar matahari. Penting pula jendela – jendela dan pintu – pintu diberi jaring kawat yang halus, disamping
berguna untuk menyaring udara masuk, juga penting untuk menjaring serangga – serangga, hewan – hewan kecil dan lain – lain.
Demikian pula bila akan membuat tempat penyimpanan arsip buatlah agar saluran air talang, pipa – pipa air tidak melalui ruangan tersebut. Bila sudah
terlanjur, jagalah agar saluran tersebut tidak bocor. Oleh karena itu, setiap saat harus diperiksa terutama bila hari hujan.
Aturlah suhu udara berkisar antar 650F sampai 750F, dan kelembaban udara sekitar 500 dan 650. Arsip – arsip dalam waktu yang dekat akan lapuk bila
kelembabab melebihi 650. Jagalah pula, agar dinding lantai ruangan penyimpanan tidak berlubang – lubang atau retak.
Disamping memperhatikan hal – hal tersebut di atas, perlulah pula memasang Air Conditioner AC, yang dipasang selama 24 jam terus menerus. Air Conditioner
AC ini selain berfungsi untuk mengatur kelembaban dan temperatur udara juga untuk mengurangi banyaknya debu. Pemasangannya harus konstan tetap, sehingga
keadaan udara tidak berubah – ubah. Keadaan udara yang berubah – ubah akan merusakkan kertas, apalagi kalau penggantian udara tersebut terjadi secara mendadak.
Menyimpan Arsip
Menyimpan arsip hendaknya di tempat yang memenuhi syarat. Pergunakanlah rak logam daripada menggunakan almari yang tertutup. Ukuran antara rak yang
terbawah dengan lantai sekitar enam inci. Karena hal ini akan memudahkan udara
Universitas Sumatera Utara
bergerak dengan bebas, di samping itu pula untuk memudahkan membersihkan lantai di bawah rak tersebut.
Apabila terpaksa harus menggunakan almari besi yang tertutup, susunlah arsip – arsip agak merenggang, jangan terlalu cepat. Almari harus sering dibuka serta
diperiksa untuk melihat kalau – kalau kertas ditumbuhi cendawan atau diserang serangga. Untuk menghindari serangga taruhlah kapur barus di dalamnya.
Arsip – arsip, buku, barang cetakan, petakan dan lain – lain harus diatur dengan cermat. Bagi peta yang ukurannya terlampau besar, simpanlah dengan cara
menggulung dan kemudian dibungkus dengan bahan yang kuat, misalnya dengan kain.
Penjagaan 1. Membersihkan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan teratur. Sekurang – kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan vacuum cleaner
alat penyedot debu. Membersihkan dengan sapu atau bulu ayam tidakada gunanya sama sekali, sebab hanya akan memindahkan debu – debu dari satu ke
tempat lain.
2. Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya
Sedikit – dikitnya setiap enam bulan tempat penyimpanan arsip dan daerah sekelilingnya hendak diperiksa untuk mengawasi kalau – kalau ada serangga,
rayap dan sejenisnya.
3. Penggunaan racum serangga
Setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga. Racun serangga ini disemprotkan dengan menggunakan alat semprot biasa kea
rah dinding, lantai dan alat – alat yang dibuat dari pada kayu. Harus diperhatikan penyemprotan ini jangan sampai mengenai kertas – kertas
Universitas Sumatera Utara
arsipnya, karena dapat merusakkan kertas. Di samping itu kapur barus pun dapat dipergunakan mencegah serangga. Taruhlah kapur barus di rak – rak.
4. Mengawasi serangga anai – anai
Untuk menghindari serangga anai- anai dapat dipergunakan sodium arsenite.Sodium ini letakkanlah di celah – celah lantai. Rak almari yang dibuat
daripada kayu, hendaknya dioles dengan Dielderin. Cara mengolesi dengan menggunakan kuas, sejalan dengan garis – garis yang ada pada kayu.
5. Larangan makan dan merokok
Makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke tempat penyimpanan arsip, sebab sisa – sisa makanan merupakan daya tarik bagi serangga dan juga
tikus – tikus. Demikian pula tidak diperkenankan merokok, baik rokok putih maupun
rokok kretek. Menyalakan dengan korek atau membawa api dilarang. Alat pemadam kebakaran harus ditempatkan di dalam ruangan penyimpanan dan
ditempatkan di tempat yang strategis.
6. Rak penyimpanan arsip
Arsip – arsip hendaknya disimpan di rak yang dibuat dari logam, dimana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lanati sekitar enam inci. Hal ini
untuk memudahkan bergeraknya udara dan memudahkan untuk membersihkan lantai di bawah rak.
7. Meletakkan arsip
Arsip – arsip, barang – barang cetakan, peta, bagan dan lain – lain hendaknya diatur sebaik mungkin dengan diberi tanda masing – masing. Barang
– barang tersebut jangan diletakkan secara berdesak – desakkan, dan jangan diletakkan di tempat yang lebih kecil ukurannya daripada kertasnya sendiri.
Jangan sampai sudut – sudut kertas terlipat. Lembaran kertas yangh terlepas dari bundelnya hendaknya dikembalikan pada asalnya.
Universitas Sumatera Utara
8. Membersihkan arsip
Arsip – arsip hendaknya dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner. Apabila arsip – arsip dihinggapi anai – anairayap dan sejenis lainnya
hendaknya dipisahkan dengan lainnya. Demikian pula bila kita menemukan arsip – arsip yang rusak, segera dipisahkan untuk segera diserahkan kepada
yang berwenang untuk diperbaiki.
9. Mengeringkan arsip yang bawah
Arsip – arsip yang basah tidak boleh dikeringkan dengan jalan menjemur dibawah teriknya sinar matahari. Bukalah arsip – arsip dari ikatannya,
kemudian keringkan dengan jalan menganginkan. Untuk membantu mempercepat pengeringan ini, gunakanlah kipa angin, kalau tidak ada bukalah
jendela – jendela dan pintu lebar – lebar. Dapat pula dipergunakan kertas penyerap blotting; taruhlah arsip yang basah diantara dua kertas penyerap
tersebut. Bagi arsip – arsip yang terendam air, pindahkanlah ke ruangan yang lebih luas dan keringkanlah seperti tersebut di atas.
10. Arsip – arsip yang tidak terpakai
Untuk arsip – arsip yang tidak terpakai lagi, hendaknya dijaga dengan cara yang sama, tetapi simpanlah tersendiri. Aturlah sebaik mungkin agar tidak
bertaburan di sana – sini. Susunannya sama seperti ketika arsip – arsip itu dipergunakan.
11. Arsip – arsip yang rusak atau sobek
Apabila kita temukan arsip – arsip yang rusaksobek janganlah ditambal dengan menggunakan cellulose tape, sebab alat perekat ini malahan dapat
merusakkan kertas dan tulisannya. Untuk memperbaikinya gunakanlah kertas yang sama dengan mengguankan perekat kanji. Bagi arsip – arsip yang
rusaknya sangat hebat, serahkanlah arsip – arsip tersebut ke Arsip Nasional Republik Indonesia utnuk diperbaiki. Barthos:2007:56
Universitas Sumatera Utara
F. Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Sermadayanti 2003:104 menjelaskan bahwa nilai guna
arsip dapat dibedakan atas : 1.
Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliputi :
a. Nilai guna administrasi
Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan – kegiatan yang
berlaku pada suatu organisasi. b.
Nilai guna keuangan Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala
sesuatu transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. c.
Nilai guna hukum Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut
memberikan informasi – informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum.
d. Nilai guna ilmiah dan teknologi
Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan.
2. Nilai guna sekunder adalah niali arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi
kepentingan perusahaan atau kepentingan umum di luar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban, meliputi :
a. Nilai guna kebuktian
Arsip yang mengandung fakta keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan.
Dikembangkan, diatasi, fungsi dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya itu.
Universitas Sumatera Utara
b. Nilai guna informasional
Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah.
http:repository.usu.ac.idbitstream123456789282462Chapter20III-IV.pdf
G. Sistem Kearsipan yang Baik
