E. Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip
Beberapa Jenis Musuh Kertas
Arsip – arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau, akan tetapi arsip – arsip juga memberi informasi tentang masa lampau itu sendiri. Oleh karena itu
adalah kewajiban kita semua untuk memelihara dan menjaga arsip – arsip tersbeut dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan dan kemusnahan baik yang
datangnya dari arsip itu sendiri maupun yang dikarenakan oleh serangan – serangan dari luar arsip tersebut. Oleh karena itu sebelum kita mengadakan usaha – usaha
pemeliharaan dan penjagaan terlebih dahulu kita harus mengenal dan mengetahui jenis – jenis musuh kertas arsip beserta sifat penyerangnya.
1. Kerusakan yang disebabkan dari dalam :
a. Kertas Arsip – arsip sebagian besar terdiri dari kertas memounyai sifat yang unik.
Seperti apa yang kita ketahui bahwa kertas terjadi dari suatu proses yang dibuat dari bahan – bahan seperti kapas, flas, merang, kayu dan lain – lain. Dari bahan apapun
kertas itu dibuat, cellulose di dalam kertas akan mengandung beberapa sifat, baik sifat pengawet maupun sifat penghancur terhdapa kertas itu sendiri
b. Tinta Dalam hal ini perlulah dipikirkan penggunaan tinta yang berkualitas baik tidak
mungkin luntur. Penggunaan tinta yang berkualitas rendah akan merugikan kita, terutama bila secara sengaja tersentuh air, atau karena udara yang lembab.
c. PastaLem Pastalem yang dipergunakan sebagai perekat juga mempunyai peranan yang
meragukan dalam daya tahan kertas dan kulit. Lem biasanya dibuat dari tepung
Universitas Sumatera Utara
gandum atau tepung beras. Dengan mengetahui sifat – sifat organic dari material tersebut kita dengan segera dapat melakukan usaha – usaha pencegahan terhadap
musuh – musuh kertas yang mungkin menyerangnya.
2. Kerusakan akibat serangan dari luar :
a Kelembaban Akibat kelembaban udara yang tidak terkontrol akan memungkinkan akibat
– akibat seperti timbulnya jamur, pastalem hilang, kertas menjadi lemah dan merusakaan kulit. Pertolongan utama adalah dengan menormalisasi kelembaban, akan
tetapi usaha ini sukar dilakukan. b Udara yang terlampau kering
Udara yang terlampau keringpun akan dapat meruskkan kertas pula, seperti misalnya kertas akan menjadi kering,, kesat dan mudah patas getas.
c Sinar matahari Sinar matahari memang penting untuk membantu membasmi musuh –
musuh kertas. Akan tetapi sinar matahari yang dikarenakan panasnya dan terutama oleh sinar ultraviolet sangat membahayakan bagi kertas – kertas arsip. Sinar
ultraviolet terutama mengancam struktur molekul kertas dan kulit. d Debu
Debu bermacam – macam asalnya, seperti dari kain, asap dan debu – debu yang dibawa oleh angin. Bagaimanapun kecil debu – debu ini, tetap merupakan musuh
kertas yang ganas, bahkan kulitpun dapat rusak karena debu.
Universitas Sumatera Utara
e Kekotoran udara Kekotoran udara yang disebabkan oleh sulphur dioxide sangat membahayakan
kertas. Karena gas – gas baik yang berdiri sendiri maupun yang ada hubungannya dengan materi kertasbuku dapat menimbulkan reaksi kimia yang akan merusakaan
kertas. f
Jamur dan sejenisnya Jamur adalah akibat langsung dari kelembaban dank arena temperatur udara
yang tidak terkontrol. Jamur ini nampak sebagai lapisan tipis yang keputih – putihan. g Rayap
Usaha untuk melindungi serangan rayap yang paling tepat ialah dengan mengadakan pencegahan; yakni dengan peniadaan penggunaan kayu bangunan yang
langsung bersentuhan dengan tanah. h Gegat
Gegat silverfish yang sering merusakkan kertas, biasanya terdapat pada dinding – dinding yang basah. Jika kertas – kertas arsip selalu bersentuhan dengan
dinding yang lembab, bukan saja kertas tersebut menjadi lembab, akan tetapi sering pula dirusak oleh gegat ataupun jenis – jenis serangga lainnya. Barthos:2007:51
Ruangan Penyimpanan Arsip
Sejajar dengan pengetahuan kita tentang musuh – musuh kertas, maka suatu hal yang tidak kalah pentingnya untuk kita perhatikan ialah masalah ruangan atau tempat
penyimpanan arsip. Ruangan yang bagaimanakah yang kita pergunakan untuk penyimpanan arsip. Menyimpan arsip – arsip bukanlah disembarang tempat, akan
tetapi ruangan penyimpanan harus terhindar dari kemungkinan – kemungkinan
Universitas Sumatera Utara
serangan api, air, serangga dan lain – lain. Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang dan berventilasi yang baik.
Usahakanlah agar pancaran sinar matahari tidak langsung masuk ke ruangan. Oleh karena itu, bila akan membangun tempat penyimpanan arsip buatlah jendela –
jendela, pintu – pintu tidak menghadap langsung datangnya sinar matahari. Penting pula jendela – jendela dan pintu – pintu diberi jaring kawat yang halus, disamping
berguna untuk menyaring udara masuk, juga penting untuk menjaring serangga – serangga, hewan – hewan kecil dan lain – lain.
Demikian pula bila akan membuat tempat penyimpanan arsip buatlah agar saluran air talang, pipa – pipa air tidak melalui ruangan tersebut. Bila sudah
terlanjur, jagalah agar saluran tersebut tidak bocor. Oleh karena itu, setiap saat harus diperiksa terutama bila hari hujan.
Aturlah suhu udara berkisar antar 650F sampai 750F, dan kelembaban udara sekitar 500 dan 650. Arsip – arsip dalam waktu yang dekat akan lapuk bila
kelembabab melebihi 650. Jagalah pula, agar dinding lantai ruangan penyimpanan tidak berlubang – lubang atau retak.
Disamping memperhatikan hal – hal tersebut di atas, perlulah pula memasang Air Conditioner AC, yang dipasang selama 24 jam terus menerus. Air Conditioner
AC ini selain berfungsi untuk mengatur kelembaban dan temperatur udara juga untuk mengurangi banyaknya debu. Pemasangannya harus konstan tetap, sehingga
keadaan udara tidak berubah – ubah. Keadaan udara yang berubah – ubah akan merusakkan kertas, apalagi kalau penggantian udara tersebut terjadi secara mendadak.
Menyimpan Arsip
Menyimpan arsip hendaknya di tempat yang memenuhi syarat. Pergunakanlah rak logam daripada menggunakan almari yang tertutup. Ukuran antara rak yang
terbawah dengan lantai sekitar enam inci. Karena hal ini akan memudahkan udara
Universitas Sumatera Utara
bergerak dengan bebas, di samping itu pula untuk memudahkan membersihkan lantai di bawah rak tersebut.
Apabila terpaksa harus menggunakan almari besi yang tertutup, susunlah arsip – arsip agak merenggang, jangan terlalu cepat. Almari harus sering dibuka serta
diperiksa untuk melihat kalau – kalau kertas ditumbuhi cendawan atau diserang serangga. Untuk menghindari serangga taruhlah kapur barus di dalamnya.
Arsip – arsip, buku, barang cetakan, petakan dan lain – lain harus diatur dengan cermat. Bagi peta yang ukurannya terlampau besar, simpanlah dengan cara
menggulung dan kemudian dibungkus dengan bahan yang kuat, misalnya dengan kain.
Penjagaan 1. Membersihkan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan teratur. Sekurang – kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan vacuum cleaner
alat penyedot debu. Membersihkan dengan sapu atau bulu ayam tidakada gunanya sama sekali, sebab hanya akan memindahkan debu – debu dari satu ke
tempat lain.
2. Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya