BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Secara etismologi istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu archief, dan dalam bahasa Inggris disebut arcihive, berasal dari kata arche bahasa Yunani yang
berarti permulaan. Kemudian dari kata “arche berkembang menjadi kata ta archia yang berarti catatan. Selanjutnya kata ta archia berubah lagi menjadi kata archeon
yang berarti gedung pemerintahan. Gedung yang dimaksud tersebut, juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan,
bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, dokumen-dokumen, peta-peta, dan setererusnya. Ada juga istilah lain yang sering
digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record dan warkat. Records adalah setiap lembaran catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dan seterusnya, dalam bentuk atau
dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu peristiwakejadian. Sedangkan
warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan
yang mempunyai arti dan kegunaan. Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu produk kantor office work.
http:karmachamelon.blogspot.compmakalah-kearsipan.html Arsip selama ini sering hanya diartikan sebagai selembar atau seonggok kertas
using yang tidak mempunyai arti dan makna. Ia hanya diartikan sebagai bagian masa lampau yang tidak ada kaitannya sama sekali dengan masa kini dan mendatang.
Terkadang ia hanya diartikan sebagai tembusan surat keluar, yang posisinya sangat
Universitas Sumatera Utara
tidak terhormat, karena ia hanya ditempatkan pada urutan terbawah. Padahal arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, yang
sangat penting dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara, sebagaimana diamanatkan oleh Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan, yang merupakan pengganti dari Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. Arsip yang menjadi simpul
pemersatu bangsa,bias arsip dinamis bisa pula arsip statis. Adalah suatu kenyataan yang tidak dapat dipungkiri bahwa arsip merupakan tulang punggung manajemen
pemerintahan dan pembangunan, merupakan bukti akuntabilitas kinerjaj organisasi dan aparaturnya, alat bukti sah di pengadilan, yang pada gilirannya akan menjadi
memori kolektif dan jati diri bangsa serta warisan nasional. http:webcache.googleusercontent.comsearch?q=cache:yMH17H25EgJ:www.anri.g
o.idfile_layananpublikasiJurnal_KearsipanJurnal-Vol-7- 2012.pdf+cd=2hl=enct=clnk
Untuk arsip media magnetic merupakan data, gambar atau teks yang disimpan dan ditemukan kembali melalui penuliasan kode secara magnetic dan khusus
berkaitan dengan komputer. Arisp harus dapat ditemukan kembali melalui fisik dan informasinya. Arsip dapat dibedakan dengan non arsip non record, karena non arsip
merupakan keseluruhan informasi dalam bentuk yang tidak nyata. Satu contoh dari non arsip adalah percakapan biasa. Non arsip ini dalam kondisi lingkungan tertentu
dapat menjadi arsip. Dengan begitu kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau
pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan
penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan surat-surat dan dokumen inilah
yang selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi
Universitas Sumatera Utara
kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi.
Alat – alat ini dapat mempermudah kegiatan kearsipan. Secara umum peralatan yang dibutuhkan dalam kearsipan antara lain :
a. Filling Cabinet, peralatan ini merupakan “idola” dalam kearsipan karena amat
terkenal, lemari ini terdiri dari beberapa laci. b.
Rotary alat penyimpanan berputar, semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar.
c. Lemari arsip, pernyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri
menyamping lateral dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau ditumpuk secara mendatar.
d. Rak arsip, lemari tanpa pintu tempat penyimpanan arsip yang disusun secara
lateral menyamping. e.
Map arsip, lipatan kertas tebal atau plastic yang digunakan untuk menyimpan arsipsurat.
f. Guide, lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau
sekatpemisah dalam penyimpanan arsip. g.
Ordner, map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih
dahulu dilubangi dengan perforator. http:anugerahdino.blogspot.com201401jenis-jenis-peralatan-arsip.html
Sedangkan, kata manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Jadi, manajemen kearsipan
adalah proses pengawasan, penyimpanan dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.
http:dijemuach.blogspot.com201205makalah-manajemen-arsip.html
Universitas Sumatera Utara
Penulis mengambil penelitian di Kantor PemberdayaanPerempuan, Anak dan Keluarga Berencana PPAKB Kota Tebing Tinggi karena penulis pernah berkunjung
ke kantor tersebut dan penataan arsipnya belum tertata sebagaimana mestinya akibat jumlah Sumber Daya Menusia SDM yang kurang, sehingga terjadi beban tugas
yang ganda dan tidak adanya Sumber Daya Manusia SDM yang memliki latar pendidikan tentang kearsipan.
Lalu, penataan kearsipan selama ini di Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana PPAKB Kota Tebing Tinggi tidak tertata sebagaimana
mestinya sehingga pada saat Pimpinan Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana PPAKB Kota Tebing Tinggi meminta surat beberapa hari atau
beberapa bulan yang lalu kepada sekretarisnya surat itu tidak ada dan terkadang surat masuk dan keluar bercampur jadi satu.
B. Perumusan Masalah