4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya
menghasilkan arsip. 5.
Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya. http:repository.usu.ac.idbitstream123456789282462Chapter20III-IV.pdf
C. Penanganan dan Cara Mengarsip Surat
Pengurusan surat – surat dalam kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor. Organisasi pengurusan surat – surat kantor sangat berbeda dari instansi
ke intansi. Dalam suatu organisasi yang kecil, surat – surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas dengan merangkap tugas – tugas lain. Dalam suatu
organisasi yang besar pengurusan surat – surat dapat dikerjakan dalam bagian masing – masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus, yaitu bagian atau seksi
ekspedisi. Pada umumnya urusan penerimaan dan pengiriman surat – surat yang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat – surat masuk dan juga surat – surat keluar
adalah dianggap lebih baik. Petugas, seorang diri dapat ditugaskan untuk mengurus penerimaan dan
pengiriman yang dipusatkan, disamping cara pengurusan surat – surat yang seragam dapat ditetapkan untuk seluruh organisasi. Demikian pula hal ini dapat membawa
penghematan dalam arti bahwa tidak aka nada duplikasi dalam penggunaan alat – alat pengurusannya.
1. Penyortiran surat
Tugas yang pertama yang harus dilakukan adalah mensortir surat – surat bagi Pimpinan berdasarkan atau surat – surat penting, yang kebanyakan
berupa surat – surat dinas pemerintahan, surat – surat dinas dari perusahaan, dan surat – surat dinas dari perorangan semuanya ini dipisahkan dari surat –
surat yang kurang penting. Surat – surat yang penting dapat diketahui dengan cara :
Universitas Sumatera Utara
a. Meneliti asal sumber surat itu
Sumber surat dapat dilihat dari mana si pengirim, alamat atau stempel pos. Dari asal ini Sekretaris dapat dengan segera memperoleh tanda –
tanda tentang penting atau tidaknya suatu surat baik yang bersifat dinas maupun pribadi, karena anda pasti telah hafal dengan kegiatan – kegiatan
yang dilakukan Pimpinan, dan beberapa peristiwa umpamanya surat – surat manakah yang penting untuk Pimpinan dan surat – surat di bawah
ini Satu amplop putih dari sebuah Bank dengan tnada rahasia di
bawah, dan bertanda segera di atasnya. Sebuah amplop berwarna biru muda tanpa nama si pengirim,
alamat tertulis yang nampak feminism, dengan stempel pos dari kota di mana putri pimpinan sedang kuliah.
Sebuah surat dengan tanda “kilat” dari suatu kantor pemerintah. Sebuah amplop dengan tanda “kilat” dari kantor perwakilan di
daerah.
b. Meneliti cara pengiriman surat
Cara pengiriman surat yang dipergunakan oleh pengirim dapat juga memberikan petunjuk kepada anda apakah sebuah surat tergolong surat
penting. Surat – surat yang di bawah ini manakah yang tergolong surat penting :
Surat dengan stempel segera. Surat dengan stempel kilat.
Surat tanpa tanda – tanda cara pengiriman khusus. Surat tercatat.
Surat panggilan untuk menerima pos paket. Sebuah amplop yang dilampiri oleh amplop besar berisi barang
cetak.
Universitas Sumatera Utara
Setelah selesai dibaca dan dipisahkannya surat – surat yang penting dari semua surat – surat yang ada, maka mulai memproses surat – surat penting lebih dahulu dan
menyisihkan untuk sementara surat – surat yang menurut perkiraan kurang penting. Ingatlah sebaiknya anda tidak membuka surat – surat pribadi meskipun tidak diberi
tanda rahasia pada amplopnya atau tanda pribadi. Serahkanlah kepada yang berkepentinganbersangkutan tanpa terbuka. Pengurusan surat yang meliputi
penyortiran, membuka dan seterusnya merupakan suatu kegiatan yang tidak berat bagi anda, tetapi memerlukan ketelitian, dan inilah yang akan memberikan bantuan
besar dari sebagian tugas – tugas dari Pimpinan.
2. Penyortiran selanjutnya
