TA : Rancang Bangun Aplikasi Penilaian Kinerja Pegawai Berdasarkan Kompetensi Dengan Metode 360 Degree Pada PDAM Surabaya.

RANCANG BANGUN APLIKASI PENILAIAN

KINERJA PEGAWAI BERDASARKAN KOMPETENSI

DENGAN METODE 360 DEGREE PADA PDAM

SURABAYA

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

ANDRY HERMAWAN 09.41010.0029

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

ix

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ...xiii

DAFTAR GAMBAR ... xvii

DAFTAR LAMPIRAN ... xxii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Pembatasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan Penelitian ... 3

1.5 Manfaat Penelitian ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II LANDASAN TEORI ... 6

2.1 Kinerja ... 6

2.2 Penilaian Kinerja Pegawai ... 8

2.2.1 Manfaat Penilaian Kinerja ... 9

2.2.2 Spesifikasi Pekerjaan ... 10

2.2.3 Standar Pekerjaan ... 10

2.3 Kompetensi ... 10

2.4 360 Degree Assesment ... 12

x

Halaman

2.4.2 Kekurangan Metode 360 Degree ... 14

2.5 Skala Likert ... 14

2.6 Aplikasi ... 15

2.7 Sistem ... 16

2.8 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 16

2.9 Tahap SDLC ... 16

2.9.1 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 16

2.9.2 Analisis dan Desain Perangkat Lunak ... 18

2.9.3 Kontruksi Perangkat Lunak ... 26

2.9.4 Uji Coba Perangkat Lunak ... 27

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 29

3.1 Identifikasi Permaslahan ... 29

3.1.1 Alir Proses Mendistribusikan Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai ... 32

3.1.2 Alir Proses Melakukan Penilaian Kinerja Pegawai ... 36

3.1.3 Alir Proses Mengumpulkan Hasil Penilaian Kinerja Pegawai ... 39

3.1.4 Alir Proses Mengevaluasi Hasil Penilaian Kinerja Pegawai ... 41

3.1.5 Alir Proses Mengarsipkan Hasil Penilaian Kinerja Pegawai ... 42

3.2 Analisis Permasalahan ... 44

3.2.1 Analisis Pada Proses Mendistribusikan Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai ... 44

3.2.2 Analisis Pada Proses Melakukan Penilaian Kinerja Pegawai ... 45

xi

Halaman 3.2.3 Analisis Pada Proses Menyerahkan Kembali Dokumen

Penilaian Kinerja Pegawai ... 45

3.2.4 Analisis Pada Proses Mengevaluasi Hasil Penilaian Kinerja Pegawai ... 45

3.2.5 Analisis Pada ProsesMengarsipkan Hasil Penilaian Kinerja Pegawai ... 46

3.3 Solusi Permasalahan ... 46

3.3.1 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 48

3.3.2 Desain Sistem ... 85

3.3.3 Context Diagram ...100

3.3.4 Data Flow Diagram ...101

3.3.5 Entity Relationship Diagram ...119

3.3.6 Struktur Basis Data ...122

3.3.7 Perancangan Prosedur dan Program Unit ...131

3.3.8 Program Unit ...148

3.3.9 Program Flowchart dan Pseudocode ...149

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ...154

4.1 Implementasi ...154

4.2 Penjelasan Penggunaan Aplikasi ...154

4.3 Penjelasan Penggunaan Aplikasi ...156

4.3.1 Bagian Pengembangan Organisasi dan SDM ...158

4.3.2 Manajer Pengembangan Organisasi dan SDM ...176

4.3.3 Pengguna Sebagai Pegawai PDAM Surabaya ...183

xii

Halaman 4.4.1 Uji Fungsional dan Non-Fungsional Bagian

Pengembangan Organisasi dan SDM ...188

4.4.2 Uji Fungsional dan Non-Fungsional Manajer Pengembangan Organisasi dan SDM ...195

4.4.3 Uji Fungsional dan Non-Fungsional Pegawai PDAM Surabaya ...198

4.5 Evaluasi ...201

BAB V PENUTUP...203

5.1 Kesimpulan ...203

5.2 Saran ...203

DAFTAR PUSTAKA ...205

xiii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 3.1 Proses Bisnis Berdasarkan Stakeholder ... 31

Tabel 3.2 Penjelasan Alir Proses Mendistribusikan Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai ... 33

Tabel 3.3 Penjelasan Alir Proses Melakukan Penilaian Kinerja Pegawai ... 37

Tabel 3.4 Penjelasan Alir Proses Menyerahkan Kembali Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai ... 40

Tabel 3.5 Penjelasan Alir Proses Mengevaluasi Hasil Penilaian Kinerja Pegawai ... 42

Tabel 3.6 Penjelasan Alir Proses Mengarsipkan Hasil Penilaian Kinerja Pegawai ... 43

Tabel 3.7 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Keras ... 47

Tabel 3.8 Detil Kebutuhan Fungsi Membuat Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai ... 70

Tabel 3.9 Detil Kebutuhan Fungsi Membuat Laporan Hasil Penilaian KinerjaPegawai ... 73

Tabel 3.10 Detil Kebutuhan Fungsi Menentukan Bobot Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai ... 76

Tabel 3.11 Detil Kebutuhan Fungsi Menentukan Assesor Penilaian Kinerja Pegawai ... 78

Tabel 3.12 Detil Kebutuhan Fungsi Melakukan Penilaian Kinerja Pegawai ... 82

Tabel 3.13 Hubungan Fungsional dan Non-Fungsional Sistem ... 84

Tabel 3.14 Kebijakan Berdasarkan Stakeholder Sesuai Sistem Baru ... 86

Tabel 3.15 Penjelasan Alir Sistem Baru Membuat Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai ... 89

Tabel 3.16 Penjelasan Alir Sistem Baru Menentukan Bobot Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai ... 91

xiv

Halaman Tabel 3.17 Penjelasan Alir Sistem Baru Menentukan Assesor Penilaian

Kinerja Pegawai ... 94

Tabel 3.18 Penjelasan Alir Sistem Baru Melakukan Penilaian Kinerja Pegawai ... 97

Tabel 3.19 Penjelasan Alir Sistem Baru Membuat Laporan Hasil Penilaian Kinerja Pegawai ...100

Tabel 3.20 Penjelasan DFD Level 0 ...104

Tabel 3.21 Penjelasan DFD Level 1 Membuat Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai ...109

Tabel 3.22 Penjelasan DFD Level 1 Menentukan Bobot Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai ...112

Tabel 3.23 Penjelasan DFD Level 1 Menentukan Assesor Penilaian Kinerja Pegawai ...114

Tabel 3.24 Penjelasan DFD Level 1 Melakukan Penilaian Kinerja Pegawai ...117

Tabel 3.25 Penjelasan DFD Level 1 Membuat Laporan Hasil Penilaian Kinerja Pegawai ...118

Tabel 3.26 Struktur Tabel Jenis Dokumen ...122

Tabel 3.27 Struktur Tabel Petunjuk Penilaian ...122

Tabel 3.28 Struktur Tabel Aspek Penilaian ...123

Tabel 3.29 Struktur Tabel Indikator Penilaian ...123

Tabel 3.30 Struktur Tabel History Petunjuk ...124

Tabel 3.31 Struktur Tabel Dokumen Penilaian ...124

Tabel 3.32 Struktur Tabel Unit Kerja ...125

Tabel 3.33 Struktur Tabel Jabatan Pegawai ...126

Tabel 3.34 Struktur Tabel Pangkat Pegawai ...127

xv

Halaman

Tabel 3.36 Struktur Tabel Pengguna ...129

Tabel 3.37 Struktur Tabel Akses Level...130

Tabel 3.38 Struktur Tabel Assesor Penilaian ...130

Tabel 3.39 Struktur Tabel Total Hasil Penilaian ...131

Tabel 3.40 Detil Form Membuat Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai ...132

Tabel 3.41 Detil Form Membuat Laporan Hasil Penilaian Kinerja Pegawai ...136

Tabel 3.42 Detil Form Menentukan Bobot Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai ...139

Tabel 3.43 Detil Form Menentukan Assesor Penilaian Kinerja Pegawai ...140

Tabel 3.44 Detil Form Melakukan Penilaian Kinerja Pegawai...145

Tabel 3.45 Program Unit Sistem ...148

Tabel 3.46 Program Flowchart dan Pseudocode ...149

Tabel 4.1 Time Table Prosedure Penilaian Kinerja Pegawai ...155

Tabel 4.2 Penjelasan Form Login...157

Tabel 4.3 Penjelasan Menu Utama ...158

Tabel 4.4 Penjelasan Menu Yang Tersedia Bagian Pengembangan Organisasi dan SDM ...160

Tabel 4.5 Penjelasan Halaman Pembuatan Data Jenis Dokumen ...161

Tabel 4.6 Penjelasan Halaman Pembuatan Data Petunjuk Penilaian ...162

Tabel 4.7 Penjelasan Halaman Pembuatan Data Aspek Penilaian ...163

Tabel 4.8 Penjelasan Halaman Pembuatan Data Indikator Penilaian ...164

Tabel 4.9 Penjelasan Halaman Pencetakan Data Dokumen Penilaian ...166

Tabel 4.10 Penjelasan Halaman Pembuatan Data Unit Kerja ...167

xvi

Halaman

Tabel 4.12 Penjelasan Halaman Pembuatan Data Pangkat Pegawai...169

Tabel 4.13 Penjelasan Halaman Pembuatan Data Pegawai ...171

Tabel 4.14 Penjelasan Halaman Pembuatan Laporan Hasil Penilaian ...173

Tabel 4.15 Penjelasan Halaman Pencetakan Laporan Hasil Penilaian ...175

Tabel 4.16 Penjelasan Menu Yang Tersedia Manajer Pengembangan Organisasi dan SDM ...176

Tabel 4.17 Penjelasan Halaman Pembuatan Data Dokumen Penilaian ...177

Tabel 4.18 Penjelasan Halaman Penentuan Bobot Penilaian ...179

Tabel 4.19 Penjelasan Halaman Pembuatan Data Pengguna ...181

Tabel 4.20 Penjelasan Halaman Penentuan Assesor Penilaian ...182

Tabel 4.21 Penjelasan Menu Yang Tersedia Pegawai PDAM Surabaya ...183

Tabel 4.22 Penjelasan Halaman Pemilihan Pegawai Yang Akan Dinilai Terlebih Dahulu...184

Tabel 4.23 Penjelasan Halaman Penilaian Kinerja Pegawai ...185

Tabel 4.24 Penjelasan Halaman Pencetakan Hasil Penilaian ...186

Tabel 4.25 Hasil Uji Fungsional Dan Non-Fungsional Pada Bagian Pengembangan Organisasi dan SDM ...188

Tabel 4.26 Hasil Uji Fungsional Dan Non-Fungsional Pada Manajer Pengembangan Organisasi dan SDM ...195

Tabel 4.27 Hasil Uji Fungsional Dan Non-Fungsional Pegawai PDAM Surabaya ...198

xvii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Simbol-simbol pada System Flow ... 20

Gambar 2.2 Simbol External Entity ... 21

Gambar 2.3 Simbol Data Flow ... 21

Gambar 2.4 Simbol Process ... 21

Gambar 2.5 Simbol Data Store ... 22

Gambar 2.6 Relasi One To One ... 24

Gambar 2.7 Relasi One To Many ... 24

Gambar 2.8 Relasi Many To Many ... 25

Gambar 3.1 Alir Proses Mendistribusikan Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai ... 33

Gambar 3.2 Alir Proses Melakukan Penilaian Kinerja Pegawai ... 36

Gambar 3.3 Alir Proses Mengumpulkan Hasil Penilaian Kinerja Pegawai .. 39

Gambar 3.4 Alir Proses Mengevaluasi Hasil Penilaian Kinerja Pegawai... 41

Gambar 3.5 Alir Proses Mengarsipkan Hasil Penilaian Kinerja Pegawai .... 43

Gambar 3.6 Arsitektur Sistem ... 47

Gambar 3.7 Data Jenis Dokumen ... 49

Gambar 3.8 Data Petunjuk Penilaian ... 49

Gambar 3.9 Data Aspek Penilaian Dokumen Penilaian A1 ... 50

Gambar 3.10 Data Aspek Penilaian Dokumen Penilaian A2 ... 50

Gambar 3.11 Data Aspek Penilaian Dokumen Penilaian B ... 51

Gambar 3.12 Data Aspek Penilaian Dokumen Penilaian C1 ... 51

xviii

Halaman

Gambar 3.14 Data Aspek Penilaian Dokumen Penilaian C3 ... 52

Gambar 3.15 Data Aspek Penilaian Dokumen Penilaian C4 ... 53

Gambar 3.16 Data Aspek Penilaian Dokumen Penilaian C5 ... 53

Gambar 3.17 Data Indikator Penilaian Dokumen Penilaian A1 ... 54

Gambar 3.18 Data Indikator Penilaian Dokumen Penilaian A2 ... 54

Gambar 3.19 Data Indikator Penilaian Dokumen Penilaian B ... 55

Gambar 3.20 Data Indikator Penilaian Dokumen Penilaian C1 ... 55

Gambar 3.21 Data Indikator Penilaian Dokumen Penilaian C2 ... 56

Gambar 3.22 Data Indikator Penilaian Dokumen Penilaian C3 ... 56

Gambar 3.23 Data Indikator Penilaian Dokumen Penilaian C4 ... 57

Gambar 3.24 Data Indikator Penilaian Dokumen Penilaian C5 ... 57

Gambar 3.25 Data Bobot Penilaian Dokumen Penilaian A1 ... 58

Gambar 3.26 Data Bobot Penilaian Dokumen Penilaian A2 ... 58

Gambar 3.27 Data Bobot Penilaian Dokumen Penilaian B ... 59

Gambar 3.28 Data Bobot Penilaian Dokumen Penilaian C1 ... 59

Gambar 3.29 Data Bobot Penilaian Dokumen Penilaian C2 ... 60

Gambar 3.30 Data Bobot Penilaian Dokumen Penilaian C3 ... 60

Gambar 3.31 Data Bobot Penilaian Dokumen Penilaian C4 ... 61

Gambar 3.32 Data Bobot Penilaian Dokumen Penilaian C5 ... 61

Gambar 3.33 Data Unit Kerja ... 62

Gambar 3.34 Data Jabatan Pegawai ... 62

Gambar 3.35 Data Pangkat Pegawai ... 63

xix

Halaman

Gambar 3.37 Data Pegawai 2 ... 64

Gambar 3.38 Data Pegawai 3 ... 65

Gambar 3.39 Data Akses Level ... 65

Gambar 3.40 Data Pengguna ... 65

Gambar 3.41 Alir Sistem Baru Membuat Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai ... 88

Gambar 3.42 Alir Sistem Baru Menentukan Bobot Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai ... 91

Gambar 3.43 Alir Sistem Baru Menentukan Assesor Penilaian Kinerja Pegawai ... 93

Gambar 3.44 Alir Sistem Baru Melakukan Penilaian Kinerja Pegawai ... 96

Gambar 3.45 Alir Sistem Baru Membuat Laporan Hasil Penilaian Kinerja Pegawai ... 99

Gambar 3.46 Context Diagram ...101

Gambar 3.47 DFD Level 0 Membuat Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai ...102

Gambar 3.48 DFD Level 0 Menentukan Bobot Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai ...102

Gambar 3.49 DFD Level 0 Menentukan Assesor Penilaian Kinerja Pegawai ...103

Gambar 3.50 DFD Level 0 Melakukan Penilaian KInerja Pegawai ...103

Gambar 3.51 DFD Level 0 Membuat Laporan Hasil Penilaian Kinerja Pegawai ...103

Gambar 3.52 DFD Level 1 Membuat Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai ...108

Gambar 3.53 DFD Level 1 Menentukan Bobot Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai ...111

Gambar 3.54 DFD Level 1 Menentukan Assesor Penilaian Kinerja Pegawai ...113

xx

Halaman

Gambar 3.55 DFD Level 1 Melakukan Penilaian KInerja Pegawai ...116

Gambar 3.56 DFD Level 1 Membuat Laporan Hasil Penilaian Kinerja Pegawai ...118

Gambar 3.57 Conceptual Data Model ...120

Gambar 3.58 Physical Data Model ...121

Gambar 4.1 Form Login ...156

Gambar 4.2 Menu Utama ...157

Gambar 4.3 Menu Yang Tersedia Bagian Pengembangan Organisasi dan SDM ...159

Gambar 4.4 Halaman Pembuatan Data Jenis Dokumen ...161

Gambar 4.5 Halaman Pembuatan Data Petunjuk Penilaian ...162

Gambar 4.6 Halaman Pembuatan Data Aspek Penilaian ...163

Gambar 4.7 Halaman Pembuatan Data Indikator Penilaian ...164

Gambar 4.8 Halaman Pencetakan Data Dokumen Penilaian ...165

Gambar 4.9 Halaman Dokumen Penilaian ...166

Gambar 4.10 Halaman Pembuatan Data Unit Kerja ...167

Gambar 4.11 Halaman Pembuatan Data Jabatan Pegawai ...168

Gambar 4.12 Halaman Pembuatan Data Pangkat Pegawai...169

Gambar 4.13 Halaman Pembuatan Data Pegawai ...170

Gambar 4.14 Halaman Pembuatan Laporan Hasil Penilaian ...172

Gambar 4.15 Halaman View Dokumen Penilaian Yang Kosong...172

Gambar 4.16 Halaman Laporan Penilaian Kinerja Pegawai...173

Gambar 4.17 Halaman Pencetakan Laporan Hasil Penilaian Per Periode ...174

Gambar 4.18 Halaman Pencetakan Laporan Hasil Penilaian Per Unit Kerja ...174

xxi

Halaman Gambar 4.19 Halaman Pencetakan Laporan Hasil Penilaian Untuk

Pengajuan Kenikan Gaji Berkala dan Kenaikan Pangkat ...174

Gambar 4.20 Halaman Laporan Hasil Penilaian ...175

Gambar 4.21 Menu Yang Tersedia Manajer Pengembangan Organisasi dan SDM ...176

Gambar 4.22 Halaman Pembuatan Data Dokumen Penilaian ...177

Gambar 4.23 Dokumen Penilaian ...178

Gambar 4.24 Halaman Penentuan Bobot Penilaian ...179

Gambar 4.25 Bobot Penilaian ...180

Gambar 4.26 Halaman Pembuatan Data Pengguna ...181

Gambar 4.27 Halaman Penentuan Assesor Penilaian ...182

Gambar 4.28 Menu Yang Tersedia Pegawai PDAM Surabaya ...183

Gambar 4.29 Halaman Pemilihan Pegawai Yang Akan Dinilai Terlebih Dahulu ...184

Gambar 4.30 Halaman Profil Pegawai Yang Akan Dinilai ...184

Gambar 4.31 Halaman Penilaian Kinerja Pegawai Awal ...185

Gambar 4.32 Halaman Penilaian Kinerja Pegawai Akhir...185

Gambar 4.33 Halaman Pencetakan Hasil Penilaian ...186

Gambar 4.34 Dokumen Hasil Penilaian ...187

Gambar 4.35 Gambar Alur Saat Ini ...201

Gambar 4.36 Gambar Alur Penyelesaian ...202

xxii

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1 Biodata Penulis ...206

Lampiran 2 Dokumen Profil Organisasi ...207

Lampiran 2.1 Profil Organisasi ...207

Lampiran 2.2 Visi ...207

Lampiran 2.3 Misi ...207

Lampiran 2.4 Tujuan Dan Sasaran Bisnis ...208

Lampiran 2.5 Struktur Organisasi ...210

Lampiran 2.6 Peran Dan Tanggung Jawab Organisasi ...211

Lampiran 3 Ruang Lingkup (Divisi) ...211

Lampiran 3.1 Visi ...211

Lampiran 3.2 Misi ...211

Lampiran 3.3 Struktur Organisasi ...212

Lampiran 3.4 Peran Dan Tanggung Jawab Divisi ...212

Lampiran 4 Transkip Wawancara ...215

Lampiran 4.1 Identifikasi Penyebab Masalah ...215

Lampiran 4.2 Identifikasi Titik Keputusan Penyebab Masalah...218

Lampiran 4.3 Identifikasi Akibat Permasalahan ...219

Lampiran 4.4 Identifikasi Personil Kunci ...220

Lampiran 4.5 Wawancara Tahap Identifikasi Masalah ...221

Lampiran 5 Hasil Wawancara ...224

Lampiran 6 Dokumen SOP Penilaian Kinerja ...226

1

1.1 Latar Belakang Masalah

Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surya Sembada kota Surabaya adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang layanan masyarakat. Perusahaan ini memiliki departemen Kelola Sumber Daya Manusia (Kelola SDM), salah satu tugas dari kelola SDM adalah untuk mengelola pengembangan organisasi dan Sumber Daya Manusia khususnya pengembangan organisasi, dimana akan dilakukan suatu penilaian kinerja untuk menentukan tingkat produktivitas seorang pegawai.

Produktivitas seorang pegawai pada perusahaan tersebut dilihat berdasarkan hasil kinerja pegawai. PDAM Surya Sembada kota Surabaya telah menerapkan penilaian berdasarkan kompetensi dimana pada penerapannya sampai saat ini telah tertuang dalam dokumen deskripsi dan spesifikasi pekerjaan. Spesifikasi potensi (pekerjaan) yang digunakan meliputi spesifikasi umum dan spesifikasi potensi. Spesifikasi umum menjelaskan tentang syarat pendidikan, pengalaman kerja, jenis kelamin, dan usia yang dibutuhkan apabila seorang pegawai menduduki sebuah jabatan. Sementara spesifikasi potensi menjelaskan tentang aspek intelektual dan aspek personality yang dibutuhkan apabila seorang pegawai menduduki sebuah jabatan. Aspek intelektual menjelaskan syarat pengetahuan yang dibutuhkan apabila seorang pegawai menduduki sebuah jabatan. Didalam aspek personality dibagi menjadi 4 bagian, yaitu high dominance, high interpersonal, high steadiness, high compliance sebagai syarat kriteria apabila seorang pegawai ingin menduduki sebuah jabatan.

Dari proses penilaian kinerja pegawai saat ini terdapat masalah yaitu keterlambatan pelaporan hasil penilaian kinerja pegawai kepada Manajer Pengembangan Organisasi dan SDM dan penilaian kinerja pegawai oleh atasan langsung yang tingkat subjektifitasnya masih dianggap tinggi oleh bagian Pengembangan Organisasi dan SDM. Untuk mencegah keterlambatan waktu pelaporan hasil penilaian kinerja pegawai maka perlu adanya suatu aplikasi berbasis web yang dapat menghubungkan kantor pusat yang berada di Prof. Dr. Moestopo dengan kantor cabang yang berada di Ngagel dan Karang Pilang melalui jaringan yang disebut internet sehingga penilaian kinerja setiap tahunnya akan menjadi lebih mudah dan cepat. Untuk menekan tingkat subjektifitas penilaian dalam melakukan penilaian kinerja, PDAM Surya Sembada Kota Surabaya membutuhkan sistem penilaian kinerja pegawai 360 Degree yang menggunakan spesifikasi kompetensi sebagai acuan penilaian. Dengan menggunakan metode 360 Degree dapat mengurangi penilaian yang bersifat subjektif karena penilaian dilakukan secara vertical dan horizontal. Dalam metode 360 Degree, penilai adalah atasan, rekan kerja, diri sendiri, dan bawahan (Yaslis, 2002:16). Persiapan yang dilakukan bagian Pengembangan Organisasi dan SDM untuk mendukung sistem tersebut sampai saat ini adalah pembentukan tim dan membangun rancangan SOP (Standar Operation Prosedure) untuk sistem penilaian kinerja baru yang tertuang dalam dokumen SOP penilaian kinerja.

Berdasarkan latar belakang diatas dapat diambil kesimpulan bahwa perusahaan perlu memiliki aplikasi penilaian kinerja pegawai berdasarkan kompetensi dengan metode 360 Degree berbasis web, yang menghubungkan antara bagian Pengembangan Organisasi dan SDM dengan seluruh unit kerja yang

ada di PDAM Surya Sembada kota Surabaya. Aplikasi ini nantinya diharapkan dapat membantu proses penilaian kinerja seluruh pegawai PDAM Surya Sembada kota Surabaya untuk melakukan penilaian kinerja yang objektif dan cepat.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan yang sedang dihadapi oleh PDAM Surya Sembada kota Surabaya saat ini yaitu bagaimana merancang bangun aplikasi penilaian kinerja pegawai pada PDAM Surya Sembada kota Surabaya berdasarkan kompetensi dengan menggunakan metode 360 Degree berbasis web.

1.3 Pembatasan Masalah

Batasan permasalahan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1 Kriteria – kriteria penilaian kinerja berdasarkan ketentuan perusahaan.

2 Penentuan assessor dan bobot penilaian untuk tiap indikator ditentukan oleh perusahaan melalui rapat direksi.

3 Sistem tidak membahas jenjang karir dan kesejahteraan pegawai. 4 Penelitian tidak membahas tahap pemeliharaan aplikasi lebih lanjut.

1.4 Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan aplikasi yang penilaian kinerja pegawai berdasarkan kompetensi dengan metode 360 Degree pada PDAM Surabaya.

1.5 Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari aplikasi yang akan dibangun nantinya adalah: 1. Membantu proses penilaian kinerja agar lebih baik dan menekan tingkat

subjektifitas penilai agar menghasilkan penilaian yang lebih objektif.

2. Membantu Manajer Pengembangan Organisasi dan SDM dalam proses pengolahan data hasil penilaian kinerja pegawai, yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar evaluasi untuk pemberian reward kepada pegawai setiap tahunnya.

1.6 Sistematika Penulisan

Secara garis besar sistematika penulisan pada laporan ini adalah sebagai berikut :

Bab I : Pendahuluan

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai latar belakang permasalahan yang terjadi, perumusan permasalahan yang didapat dari latar belakang, pembatasan permasalahan, tujuan dilakukannya penelitian, manfaat yang akan diberikan kepada stakeholder, serta penjelasan mengenai sistematika penulisan pada penelitian ini.

Bab II : Landasan Teori

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai teori-teori yang mendukung atau digunakan sebagai acuan pada saat atau sebelum melakukan penelitian.

Bab III : Analisis dan Perancangan Sistem

Pada bab ini akan dijelaskan bagaimana awal proses penelitian ini dilakukan hingga menghasilkan sebuah perancangan yang diperoleh

melalui beberapa tahapan seperti, pengumpulan data, identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi permasalahan, serta dilanjutkan sampai dengan perancangan sistem, seperti document flow, system flow, data flow diagram, desain ERD baik conceptual data model maupun physical data model, struktur basis data, dan interface.

Bab IV : Implementasi dan Evaluasi

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai implementasi program atau aplikasi yang sudah dibuat, berdasarkan hasil analisis hingga perancangan dan akan dilakukan uji coba fungsional maupun non fungsional terhadap perangkat lunak yang dibangun. Tahap akhir adalah melakukan evaluasi terhadap uji coba yang sudah dilakukan.

Bab V : Penutup

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai kesimpulan yang diperoleh dari penelitian ini, yaitu hasil dari evaluasi, serta saran terkait dengan sistem yang dikembangkan.

6

2.1 Kinerja

Penilaian kinerja karyawan adalah masalah penting bagi seluruh perusahaan. Untuk mendapatkan kinerja yang memuaskan tidak terjadi secara otomatis. Kualitas kinerja akan diketahui dengan menggunakan sistem penilaian dari manajemen yang baik.

Menurut Mathias & Jackson (2006:378), kinerja pada dasarnya adalah apa yang dilakukan atau tidak dilakukan karyawan. Kinerja karyawan mempengaruhi seberapa banyak mereka memberikan kontribusi kepada perusahaan. Kontribusi tersebut antara lain :

1. Kuantitas output 2. Kualitas output 3. Jangka waktu output 4. Kehadiran di tempat kerja 5. Sikap kooperatif

Kontribusi yang sudah diberikan karyawan kepada perusahaan membantu manajer dalam melakukan analisis terhadap kualitas kinerja karyawan. Kontribusi-kontribusi tersebut bisa menjadi bahan pertimbangan dalam melakukan penilaian kinerja karyawan. Berdasarkan kontribusi yang dihasilkan, pihak manajer bisa menentukan kriteria-kriteria apa saja yang akan digunakan dalam melakukan penilaian kinerja karyawan.

Pada saat ini proses penilaian kinerja pada PDAM Surabaya dibagi menjadi beberapa proses. Proses yang pertama adalah pendistribusian dokumen

penilaian kinerja pegawai dari bagian Pengembangan Organisasi dan SDM ke tiap unit kerja dilakukan setiap setahun sekali dan biasanya dilakukan pada akhir tahun. Dokumen penilaian kinerja pegawai adalah dokumen yang berisikan tentang gambaran proses penilaian kinerja pegawai yang didalamnya terdapat identitas pegawai yang dinilai dan penilai, petunjuk penilaian, dan berbagai aspek/kriteria penilaian yang tiap dokumennya berbeda-beda. Dokumen ini nantinya didistribusikan ke tiap – tiap unit kerja yang jumlahnya sesuai dengan permintaan dari manajer senior dari tiap unit kerja yang ada.

Proses kedua yaitu penilaian kinerja, proses ini dilakukan oleh atasan langsung dari pegawai yang dinilai. Hasil penilaian kinerja pegawai tersebut nantinya akan dikonselingkan, diketahui, dan disetujui oleh pegawai yang dinilai, penilai, dan atasan langsung penilai.

Proses ketiga adalah penyerahan kembali hasil penilaian kinerja ke bagian Pengembangan Organisasi dan SDM. Pada proses ini, dokumen tersebut diolah oleh bagian Pengembangan Organisasi dan SDM yang akan menghasilkan sebuah nilai kinerja dari tiap pegawai. Nilai tersebut digunakan untuk menentukan kategori hasil penilaian tiap pegawai. Kategori hasil penilaian tersebut adalah PMPK (Perlu Mendapatkan Perhatian Khusus) dengan nilai antara 1,000 sampai 1,800, PMP (Perlu Mendapatkan Perhatian) dengan nilai antara 1,801 sampai 2,600, PMK (Potensi Masih Dapat Dikembangkan) dengan nilai antara 2,601 sampai 3,400, M (Memuaskan) dengan nilai antara 3,401 sampai 4,200, MT (Menjadi Teladan) dengan nilai antara 4,201 sampai 5,000. Namun penilaian tersebut sampai saat ini masih diragukan kebenarannya oleh perusahaan dan dianggap kurang mencerminkan kinerja tiap pegawai dikarenakan ada unsur

subjektifitas, seperti kecenderungan seorang atasan menilai pegawainya dengan nilai diatas rata-rata karena asas kekeluargaan.

Proses pengevaluasian hasil penilaian sebagai bahan pemberian reward merupakan proses keempat yang dilakukan oleh bagian Pengembangan Organisasi dan SDM. Data hasil olahan akan dievaluasi sebagai dasar untuk pemberian reward. Reward yang diberikan akan berguna sebagai salah satu syarat untuk pengajuan kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala.

Pada tahap akhir terdapat proses pengarsipan hasil penilaian kinerja pegawai yang dilakukan oleh bagian Pengembangan Organisasi dan SDM. Pengarsipan dokumen penilaian kinerja dilakukan setelah seluruh proses penilaian kinerja dan pengevaluasi hasil penilaian kinerja sebagai bahan pertimbangan pemberian reward selesai dilakukan dan menghasilkan daftar induk catatan mutu. Pengarsipannya akan dimasukkan ke dalam CD yang nantinya akan disimpan sebagai dokumentasi dari departemen kelola SDM.

2.2 Penilaian Kinerja Pegawai

Menurut Mathias dan Jackson (2006:382), penilaian kinerja (performance appraisal) adalah proses mengevaluasi karyawan seberapa baik menyelesaikan pekerjaan mereka jika dibandingkan dengan seperangkat standar yang dimiliki perusahaan dan kemudian mengkomunikasikan informasi tersebut kepada karyawan. Dalam penilaian kinerja, dinilai kontribusi karyawan kepada perusahaan selama periode waktu tertentu. Penilaian kinerja harus memberikan umpan balik kinerja (feedback) kepada karyawan agar mengetahui seberapa baik mereka bekerja jika dibandingkan dengan standar-standar perusahaan, Apabila penilaian kinerja dilakukan secara benar, para manajer, staf, dan akhirnya

perusahaan akan diuntungkan dengan pemastian bahwa upaya-upaya individu memberikan kontribusi kepada fokus strategi perusahaan.

2.2.1 Manfaat Penilaian Kinerja

Hasil-hasil penilaian kinerja sering berfungsi sebagai basis evaluasi reguler terhadap kinerja anggota-anggota organisasi (Simamora, 1999:424). Apakah seorang individu dinilai kompeten atau tidak kompeten, efektif atau tidak efektif, dapat dipromosikan atau tidak dapat dipromosikan dan seterusnya adalah didasarkan pada informasi yang dihasilkan oleh sistem penilaian kinerja. Selain itu, organisasi sering mencoba mempengaruhi motivasi dan kinerja mendatang dari anggota-anggota mereka dengan mengaitkan pemberian berbagai imbalan, seperti kenaikan gaji dan promosi, terhadap nilai-nilai yang dihasilkan oleh sistem penilaian kinerja.

Sedangkan menurut Mathias dan Jackson (2002:82) penilaian kinerja memiliki dua manfaat yang umum di dalam organisasi, dan keduanya bisa merupakan konflik yang potensial. Salah satu kegunaannya adalah mengukur kinerja untuk tujuan memberikan penghargaan atau dengan kata lain untuk membuat keputusan administratif mengenai seorang karyawan. Promosi atau pencatatan karyawan bisa tergantung pada hasil penilaian ini, yang sering membuat hal ini menjadi sulit untuk dilakukan oleh para manajer. Manfaat yang lainnya adalah untuk pengembangan potensi individu. Pada manfaat ini, para manajer ditampilkan dengan peran lebih sebagai seorang konselor daripada seorang hakim, dan atmosfernya sering kali berbeda. Penekanannya adalah pada mengidentifikasi potensi dan perencanaan terhadap arah dan kesempatan pertumbuhan karyawan.

2.2.2 Spesifikasi Pekerjaan

Menurut Mathias & Jackson (2006:378), spesifikasi pekerjaan adalah uraian yang berisi tentang pengetahuan/knowledge, keterampilan/skill, kemampuan/abilities, pendidikan, pengalaman, persyaratan fisik, dan mental dari seseorang yang diperlukan untuk melakukan suatu pekerjaan dengan memuaskan. Jadi spesifikasi pekerjaaan menjelaskan kualifikasi yang dibutuhkan atau persyaratan minimal yang diperlukan oleh seseorang untuk melakukan suatu pekerjaan.

2.2.3 Standar Pekerjaan

Menurut Mathias & Jackson (2006:380), standar pekerjaan (performance standards) mendefinisikan suatu tingkat hasil yang diharapkan dari kinerja dan

merupakan “pembanding kinerja” (benchmarks), atau “tujuan”, atau “target” tergantung pada pendekatan yang diambil. Standar kinerja yang realistis, dapat diukur, dipahami dengan jelas, akan bermanfaat baik bagi perusahaan maupun karyawan. Hal tersebut harus ditetapkan sebelum pekerjaan dilakukan. Standar-standar yang didefinisikan dengan baik memastikan setiap orang yang terlibat mengetahui tingkat pencapaian yang diharapkan.

2.3 Kompetensi

Menurut Boulter (2003:39) bahwa kompetensi ialah suatu karakteristik dasar dari seseorang yang memungkinkannya memberikan kinerja unggul dalam pekerjaan, peran, atau situasi tertentu.

 Keterampilan adalah hal-hal yang orang bisa lakukan dengan baik, misalnya programming.

 Pengetahuan adalah apa yang diketahui seseorang tentang suatu topik, misalnya bahasa komputer.

 Peran sosial adalah citra yang ditunjukkan oleh seseorang di muka publik; peran sosial mewakili apa yang orang itu anggap penting. Peran sosial mencerminkan nilai-nilai orang itu, misalnya menjadi karyawan yang baik, atau seorang pemimpin.

 Citra diri adalah gambaran yang dimiliki seseorang mengenai dirinya sendiri. Citra diri mencerminkan identitas orang itu, misalnya memandang diri sendiri sebagai seorang pakar.

 Watak adalah karakteristik yang mengakar pada diri seseorang. Watak mencerminkan bagaimana kita cenderung menggambarkan orang-orang. Misalnya, wanita itu bisa diandalkan, atau lelaki itu mudah bergaul. Karakteristik-karakteristik ini adalah perilaku kebiasaan yang dapat digunakan untuk mengenali orang-orang.

 Motif adalah pikiran-pikiran dan prefensi-preferensi tak sadar yang mendorong perilaku karena perilaku-perilaku adalah sumber kepuasan. Misalnya, dorongan berprestasi, ingin bekerja lebih baik.

Kompetensi yang diterapkan di PDAM Surabaya meliputi 2 aspek yaitu aspek intelektual dan aspek personality. Aspek Personality dibagi menjadi 4 bagian, yaitu high dominance, high interpersonal, high steadiness, high compliance.

2.4 360 Degree Assesment

Menurut Yaslis (2002:16) bahwa penilaian kinerja yang baik adalah dengan evaluasi 360 degree assessment (360ᶿ). Teknik ini merupakan pengembangan terakhir dari teknik penilaian sendiri. Teknik ini akan memberikan data yang lebih baik dan dapat dipercaya karena dilakukan penilaian silang bawahan, mitra, atasan personel.

Proses penilaian itu dilaksanakan dengan mengevaluasi diri sendiri dan menggabungkan seluruh informasi atau feedback baik dari manajer, rekan sejawat atau pelanggan. Semua pihak yang menjadi anggota dalam organisasi dilibatkan dalam memberi informasi yang sangat diperlukan dalam penilaian. Pandangan klasik yang menganggap bahwa yang berhak menilai hanya pimpinan saja harus segera ditinggalkan dan berusaha menerapkan penilaian kinerja menurut paradigma baru.

Menurut Schuler (1999) terdapat beberapa cara penilaian kinerja yang strategis dapat mengungkap kinerja bawahan secara lebih komprehensif. Berbagai penilaian kinerja tersebut adalah :

1. Penilaian Atasan

Istilah atasan yang mengacu pada pimpinan langsung pegawai yang sedang dievaluasi. Banyak perusahaan yang menganggap atasan lebih mengetahui pekerjaan dan kinerja bawahan daripada siapapun dan karena itu organisasi memberikan seluruh tanggung jawab penilaian kepada atasan.

2. Penilaian Diri Sendiri

Penggunaan penilaian diri sendiri, khususnya melalui partisipasi bawahan dalam menetapkan tujuan, dipopulerkan sebagai komponen management by objectives

(MBO). Bawahan yang berpartisipasi dalam proses evaluasi mungkin akan lebih terlibat dan punya komitmen pada tujuan. Partisipasi bawahan mungkin juga akan membantu menjelaskan peran karyawan dan mengurangi konflik peran.

3. Penilaian Rekan sejawat atau anggota tim

Penilaian rekan sejawat atau anggota tim merupakan penilaian yang bertujuan untuk membangun kerjasama tim. Salah satu alasannya adalah bahwa penilaian rekan sejawat terlihat sebagai alat prediksi kinerja masa mendatang yang bermanfaat.

4. Penilaian Ke Atas atau Terbalik

Yaitu penilaian yang dilakukan oleh karyawan untuk menilai manajemen organisasi, bagaimana opini karyawan tentang manajemen organisasi. Meskipun karyawan tidak mempunyai akses ke informasi mengenai seluruh dimensi kinerja manajer, mereka sering mempunyai akses ke informasi mengenai interaksi manajer-bawahan.

Manfaat yang akan diperoleh apabila organisasi di Indonesia menerapkan penilaian 360 degree adalah semua penilaian yang diberikan oleh manajer, bawahan, rekan sejawat, diri sendiri dapat memberikan hasil penilaian yang akurat dan objektif mengenai kinerja pihak yang dinilai.

2.4.1 Kelebihan Metode 360 Degree

Menurut Yaslis (2002:10) 360 degree lebih efektif digunakan karena: 1. Metode 360 degree memberikan pemahaman terhadap individu mengenai bagaimana efektifitasnya sebagai karyawan, kolega maupun staff berdasarkan pandangan orang lain.

2. Metode 360 degree juga memberikan suatu informasi tentang perilaku yang diinginkan oleh organisasi sesuai dengan visi, misi dan tujuan yang diembannya. 3. 360 degree juga menghemat waktu manajer karena banyak orang yang terlibat dalam proses tersebut.

4. 360 degree juga membantu kerjasama tim supaya lebih efektif. Tim lebih memahami mengenai kinerja anggota tim dibandingkan supervisor.

2.4.2 Kekurangan Metode 360 Degree

Menurut Yaslis (2002:11) adapun kekurangan dari metode 360 degree ini adalah:

1. Efektifitas 360 degree sangat ditentukan oleh seberapa terbuka budaya organisasi.

2. 360 degree tidak efektif dilaksanakan dilingkungan organisasi yang budayanya masih patnerlistik, sungkan (tertutup) dan tingginya politik kantor. 3. 360 degree tidak bisa digunakan untuk mengevaluasi karyawan baru atau

calon karyawan.

2.5 Skala Likert

Dalam suatu penilaian, jawaban merupakan kunci dari keberhasilan suatu penilaian. Pemberian bobot pada setiap jawaban dari suatu pertanyaan harus dilakukan secara tepat. Jawaban tersebut akan memberikan nilai akhir dari sebuah penilaian. Suatu skala tertentu digunakan untuk menetapkan standar penilaian.

Penentuan skala yang digunakan untuk memberikan skor terhadap jawaban, yaitu dengan menggunakan metode rating yang dijumlahkan (method of summated rating) atau yang popular dengan nama penentuan skala model likert.

Skala likert merupakan metode penentuan skala pernyataan sikap yang menggunakan distribusi respon sebagai dasar penentuan nilai sikapnya (Saifuddin, 2003:139).

Kategori faktor penilaian individu dan nilainya dinyatakan dengan kata-kata dan angka sebagai berikut:

a. Sangat baik (Outstanding) = 5 b. Baik (Excellent) = 4

c. Cukup (Acceptable) = 3 d. Kurang (Marginal) = 2

e. Sangat Kurang (Deficient) = 1

Metode ini menggunakan nilai angka yang tinggi jika jawaban yang diharapkan merupakan nilai yang positif, sedangkan angka terendah menunjukkan nilai dari jawaban yang tidak diharapkan.

2.6 Aplikasi

Aplikasi adalah perangkat lunak yang ada pada komputer digunakan untuk melayani berbagai macam kebutuhan. Menurut Jogiyanto (2003), teknologi yang canggih dari perangkat keras akan berfungsi bila instruksi-instruksi tertentu telah diberikan kepadanya. Instruksi-instruksi tersebut disebut dengan perangkat lunak (software).

2.7 Sistem

Dalam pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Contoh dari sistem yang didefinisikan sebagai pendekatan ini misalnya adalah sistem komputer yang didefinisikan sebagai kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak (Jogiyanto, 2003).

2.8 Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Siklus hidup pengembangan sistem adalah nama lain dari Software Development Life Cycle (SDLC) ini merupakan suatu proses pengembangan atau perubahan pada suatu perangkat lunak. Pengembangan atau perubahan tersebut dilakukan dengan cara menggunakan model-model dan metodologi yang digunakan oleh banyak orang yang telah mengembangkan sistem-sistem perangkat lunak sebelumnya. Hal itu berdasarkan oleh best practice atau cara-cara yang sudah teruji baik.

2.9 Tahap SDLC

2.9.1 Kebutuhan Perangkat Lunak

Kebutuhan perangkat lunak dapat diartikan sebagai properti yang harus dipamerkan dalam rangka memecahkan beberapa masalah di dunia nyata (IEEE Computer Society, 2004). Dalam menentukan kebutuhan perangkat lunak, yang pertama perlu harus diperhatikan setelah definisi dari kebutuhan perangkat lunak adalah jenis dari kebutuhan tersebut seperti apakah produk atau proses, fungsional

atau non-fungsional, dan properti yang akan muncul. Keseluruhan proses tersebut dapat menjelaskan perbedaan antara kebutuhan sistem dan perangkat lunak.

Kedua yaitu, proses dari kebutuhan itu sendiri. Didalamnya digambarkan model, aktor, dukungan dan manajemen, kualitas dan pengembangan dari proses itu sendiri. Ketiga yaitu, elisitasi kebutuhan yang menjelaskan darimana kebutuhan perangkat lunak berasal dan bagaimana caranya mendapatkannya. Keempat yaitu, analisis kebutuhan yang membahas konflik antar kebutuhan, interaksi perangkat lunak dengan lingkungan sekitar, dan mengkolaborasikan antara kebutuhan sistem dengan perangkat lunak. Selain itu, termasuk di dalamnya klasifikasi kebutuhan, pemodelan konseptual, desain arsitektur dan alokasi kebutuhan, dan negosiasi kebutuhan.

Kelima yaitu, spesifikasi kebutuhan yang menhasilkan dokumen spesifikasi kebutuhan perangkat lunak. Keenam yaitu, validasi kebutuhan yang memastikan kebutuhan perangkat lunak yang diabarkan benar-benar telah sesuai sebelum digunakan. Yang terakhir, ketujuh yaitu, pertimbangan praktis, yang menggambarkan beberapa topik yang perlu dupahami dalam pelaksanaannya. Topik itu seperti sifat berulangnya sebuah proses, manajemen dan pemeliharaan, dan pengukuran kebutuhan.

2.9.2 Analisis dan Desain Perangkat Lunak

Analisis sistem atau perangkat lunak dilakukan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Perancangan desain perangkat lunak merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut, tahap ini disebut desain sistem atau perangkat lunak.

a. System Flow

System flow atau bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. System flow menunjukkan urutan-urutan dari prosedur yang ada di dalam sistem dan menunjukkan apa yang dikerjakan sistem. Simbol-simbol yang digunakan dalam system flow ditunjukkan pada Gambar 1.

Mengenai penjelasan dari simbol-simbol yang digunakan dalam system flow adalah sebagai berikut:

1. Simbol Dokumen

Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual atau komputer.

2. Simbol Kegiatan Manual

Menunjukkan pekerjaan manual. 3. Simbol Simpanan Offline

Menunjukkan file non-komputer yang diarsip. 4. Simbol Proses

Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer. 5. Simbol Database

Menunjukkan tempat untuk menyimpan data hasil operasi komputer. 6. Simbol Garis Alir

Menunjukkan arus dari proses. 7. Simbol Penghubung

1. Simbol Dokumen

2. Simbol Kegiatan Manual

3. Simbol Simpanan Offline

4. Simbol Proses

5. Simbol Database

6. Simbol Garis Alir

7. Simbol Penghubung ke Halaman yang Sama

8. Simbol Penghubung ke Halaman Lain

Gambar 2.1. Simbol-simbol pada System Flow

b. Data Flow Diagram (DFD)

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik di tempat data tersebut mengalir. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan dapat mengembangkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas.

DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam sistem serta memproses data yang mengalir tersebut (Kendall dan Kendall, 2003). Simbol-simbol dasar dalam DFD yaitu:

a. External Entity

Suatu External Entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen, atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau memberikan informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat. Gambar 2 merupakan simbol entitas dalam DFD dalam model Gane dan Sarson.

Gambar 2.2 Simbol External Entity b. Data Flow

Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan tanda panah. Data Flow menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau entitas dengan proses. Gambar 3 merupakan simbol Data Flow.

Gambar 2.3 Simbol Data Flow c. Process

Suatu Process meliputi beberapa tindakan atau sekelompok tindakan dari arus data yang masuk untuk dijalankan atau diproses agar menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Gambar 4 merupakan simbol Process dalam model Demarco & Yurdon dan Gane & Sarson.

0

Pros es

0 Process

Gambar 2.4 Simbol Process d. Data Store

Data Store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses penyimpanan data. Suatu nama perlu diberikan pada Data Store untuk

menunjukkan nama dari file-nya. Gambar 5 merupakan simbol file penyimpanan/Data Store yang dapat berupa hal-hal sebagai berikut, sebagai gambaran:

1. Suatu file atau Database di sistem komputer. 2. Suatu arsip atau catatan manual.

3. Suatu tabel acuan manual.

1 Data Store

Gambar 2.5 Simbol Data Store

Berikut ini adalah urutan langkah bagaimana menggambarkan suatu sistem pada DFD:

1. Context Diagram

Context Diagram merupakan langkah pertama dalam pembuatan Data Flow Diagram. Pada Context Diagram dijelaskan sistem apa yang dibuat dan Entity apa saja yang digunakan. Dalam Context Diagram harus ada arus data yang masuk dan arus data yang keluar.

2. Data Flow Diagram Level 0

DFD Level 0 adalah langkah selanjutnya setelah Context Diagram. Hal yang digambarkan dalam Diagram Level 0 ini adalah proses utama dari sistem serta hubungan Entity, Process, Data Flow dan Data Store.

DFD Level 1 merupakan penjelasan dari DFD Level 0. Pada proses ini dijelaskan proses apa saja yang dilakukan pada setiap proses yang terdapat di DFD Level 0.

c. Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambaran pada sistem yang di dalamnya terdapat hubungan antara Entity beserta relasinya. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata. Untuk setiap Entity biasanya mempunyai Attribute yang merupakan ciri Entity tersebut. Menurut Marlinda (2004), Attribute memiliki pengertian kolom di sebuah relasi. Macam-macam Attribute yaitu:

a. Simple Attribute

Attribute ini merupakan Attribute yang unik dan tidak dimiliki oleh Attribute lainnya, misalnya Entity mahasiswa yang Attribute-nya NIM.

b. Composite Attribute

Composite Attribute adalah Attribute yang memiliki dua nilai harga, misalnya nama besar (nama keluarga) dan nama kecil (nama asli).

c. Single Value Attribute

Attribute yang hanya memiliki satu nilai harga, misalnya Entity mahasiswa dengan Attribute-nya umur (tanggal lahir).

d. Multi Value Attribute

Multi Value Attribute adalah Attribute yang banyak memiliki nilai harga, misalnya Entity mahasiswa dengan Attribute-nya pendidikan (SD, SMP, SMA).

e. Null Value Attribute

Null Value Attribute adalah Attribute yang tidak memiliki nilai harga, misalnya Entity tukang becak dengan Attribute-nya pendidikan (tanpa memiliki ijazah).

Relasi adalah hubungan antar Entity yang berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar Entity. Macam-macam relasi itu sendiri antara lain:

1. One To One (1:1)

Relasi dari Entity satu dengan Entity dua adalah satu berbanding satu. Contoh: Pada pelajaran privat, satu guru mengajar satu siswa dan satu siswa hanya diajar oleh satu guru.

1 1

Guru Siswa

Gambar 2.6 Relasi One To One

2. One To Many (1:m)

Relasi antara Entity yang pertama dengan Entity yang kedua adalah satu berbanding banyak atau dapat pula dibalik, banyak berbanding satu. Contoh: Pada sekolah, satu guru mengajar banyak siswa dan banyak siswa diajar oleh satu guru.

1 m

Guru Siswa

3. Many To Many

Relasi antara Entity yang satu dengan Entity yang kedua adalah banyak berbanding banyak. Contoh: Pada perkuliahan, satu dosen mengajar banyak mahasiswa dan satu mahasiswa diajar oleh banyak dosen pula.

m n

Dosen Mahasiswa

Gambar 2.8 Relasi Many To Many

Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat menggambarkan hubungan antar Entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah Entity dan partisipasi antar Entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh perancang Database. Untuk itu Entity Relationship Diagram dibagi menjadi dua jenis model, yaitu:

a. Conceptual Data Model (CDM)

CDM adalah jenis model data yang menggambarkan hubungan antar tabel secara konseptual.

b. Physical Data Model (PDM)

PDM adalah jenis model data yang menggambarkan hubungan antar tabel secara fisikal.

2.9.3 Konstruksi Perangkat Lunak

Pada tahap ini ialah melakukan konversi hasil desain ke sistem informasi yang lengkap melalui tahapan coding atau pengkodean termasuk bagaimana, membuat basis data dan menyiapkan prosedur kasus pengujian, mempersiapkan berkas atau file pengujian, pengodeanm pengompilasian, memperbaiki dan membersihkan program serta melakukan peminjaman pengujian. Construction ini memiliki beberapa tahapan secara umum. (IEEE Computer Society, 2004)

1. Software Construction Fundamentals

Pada tahap pertama yaitu dilakukan pendefinisian dasar tentang prinsip-prinsip yang digunakan dalam proses implementasi seperti minimalisasi kompleksitas, mengantisipasi perubahan, dan standar yang digunakan.

2. Manageing Construction

Bagian ini mendefinisikan tentang model implementasi yang digunakan, rencana implementasi, dan ukuran pencapaian dari implementasi tersebut. 3. Practical Considerations

Bagian ini membahas tentang desain implementasi yang digunakan, bahasa pemrograman yang digunakan, kualitas dari implementasi yang dilakukan, proses pengetesan dan integritas.

Dalam proses pengimplementasian saat ini, digunakan beberapa aplikasi pendukung yaitu :

a. Adobe Dreamweaver

Adobe dreamweaver adalah aplikasi desain dan pengembangan web yang menyediakan editor WYSIWYG visual dan kode editor dengan fitur standar seperti syntax highlighting, code completion, dan code collapsing serta fitur lebih

canggih seperti real-time syntax checking dan code introspection untuk menghasilkan petunjuk kode untuk membantu pengguna dalam menulis kode. Tata letak tampilan Design memfasilitasi desain cepat dan pembuatan kode seperti memungkinkan pengguna dengan cepat membuat tata letak dan manipulasi elemen HTML. Dreamweaver memiliki fitur browser yang terintegrasi untuk melihat halaman web yang dikembangkan di jendela pratinjau program sendiri agar konten memungkinkan untuk terbuka di web browser yang telah terinstall. b. PostgreSQL

PostgreSQL adalah sebuah sistem basis data yang disebarluaskan secara bebas menurut Perjanjian lisensi BSD. Piranti lunak ini merupakan salah satu basis data yang paling banyak digunakan saat ini, selain MySQL dan Oracle. PostgreSQL menyediakan fitur yang berguna untuk replikasi basis data. Fitur-fitur yang disediakan PostgreSQL antara lain DB Mirror, PGPool, Slony, PGCluster, dan lain-lain. PostgreSQL adalah sistem database yang kuat untuk urusan relasi, open source. Memiliki lebih dari 15 tahun pengembangan aktif dan sudah terbukti

segala rancangan arsitekturnya telah mendapat reputasi tentang “kuat”, “handal”, “integritas data”, dan “akurasi data”.

2.9.4 Uji Coba Perangkat Lunak

Uji coba perangkat lunak meliputi verifikasi yang dinamis dari tingkah laku sebuah perangkat lunak yang diwakili oleh beberapa contoh kasus uji coba (IEEE Computer Society, 2004). Kasus uji coba tersebut dilakukan dengan memberikan masukan kepada perangkat lunak agar muncul tingkah laku/reaksi yang diharapkan, begitu pula sebaliknya. Dalam uji coba perangkat lunak, yang pertama kali diperhatikan adalah fundamental dari uji coba perangkat lunak

tersebut. Di dalamnya dijelaskan mengenai terminologi dari uji coba terkait, kunci masalah dari uji coba, dan hubungan uji coba tersebut dengan aktifitas lainnya di dalam perangkat lunak tersebut.

Kedua, yang perlu diperhatikan adalah tingkatan dari uji coba. Di

dalamnya dijelaskan tentang target dari uji coba dan tujuan dari uji coba tersebut. Ketiga, yang perlu diperhatikan adalah teknik dari uji coba. Di dalamnya meliputi uji coba berdasarkan intuisi dan pengalaman dari seorang tester, diikuti oleh teknik berdasarkan spesifikasi, teknik berdasarkan kode, teknik berdasarkan kesalahan, teknik berdasarkan penggunaan, dan teknik dasar yang relatif tergantung dari aplikasi tersebut. Keempat, yang perlu diperhatikan adalah pengukuran dari uji coba terkait. Di dalamnya dijelaskan bahwa pengukuran tersebut dikelompokkan menjadi dua, yakni yang berhubungan dengan evaluasi ketika uji coba dilakukan serta ketika uji coba selesai dilakukan. Kelima, yang perlu diperhatikan adalah proses uji coba itu sendiri, yang berisi tentang pertimbangan praktis dan aktifitas uji coba.

29

Pada bab ini membahas tentang identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam Rancang Bangun Aplikasi Penilaian Kinerja Pegawai Berdasarkan Kompetensi Dengan Metode 360 Degree Pada PDAM Surabaya. Dalam melakukan identifikasi dan analisis permasalahan menggunakan teknik wawancara dan observasi yang dilakukan di PDAM Surabaya. Adapun hasil dari wawancara dan observasi berkut ini.

3.1 Identifikasi Permasalahan

Identifikasi permasalahan dilakukan saat proses wawancara pada perusahaan dilakukan, identifikasi dilakukan yaitu untuk menemukan penyebab masalah yang terjadi pada perusahaan. Penyebab masalah yang ada pada proses penilaian kinerja pegawai saat ini adalah keterlambatan pelaporan hasil penilaian kinerja pegawai ke Manajer Pengembangan Organisasi dan SDM dan penilaian kinerja pegawai oleh atasan langsung yang dianggap oleh Bagian Pengembangan Organisasi dan SDM memiliki tingkat subjektifitas yang tinggi. Analisis yang dilakukan berdasarkan tiap stakeholder yang terlibat dalam proses penilaian kinerja pegawai. Dimulai ketika Bagian Pengembangan Organisasi dan SDM kesulitan menentukan jumlah dokumen penilaian yang akan didistribusikan dan masih adanya keterlambatan pendistribusian dokumen ke seluruh kantor PDAM Surabaya, keterlambatan pengumpulan hasil penilaian karena harus menunggu proses penilaian kinerja pegawai selesai dilakukan oleh seluruh pegawai di setiap

unit kerja, pengarsipan yang kurang tepat yang dapat mengakibatkan rusak, patah, ataupun hilang. Lalu pegawai PDAM Surabaya, yang dianggap Bagian Pengembangan Organisasi dan SDM masih melakukan penilaian kinerja pegawai secara subjektif. Setelah itu Manajer Pengembangan Organisasi dan SDM yang masih kesulitan untuk menganalisa hasil penilaian kinerja pegawai karena adanya unsur subjektifitas dalam penilaian kinerja. Melalui proses analisis lebih jauh lagi, maka dapat dirangkum hasil identifikasi tersebut. Lebih lengkap mengenai hasil identifikasi dapat dilihat pada Lampiran 4. Transkrip Wawancara.

Tahapan selanjutnya adalah dengan melakukan analisis permasalahan. Analisis permasalahan digunakan untuk mendefinisikan suatu permasalahan dan cara mengatasi permasalahan tersebut. Dari hasil pengumpulan data yang dilakukan, diketahui beberapa dokumen mengenai peran (role), tanggung jawab (responsibility), aturan (rule), kebijakan (policy) serta stakeholder atau penguna yang terlibat dengan sistem yang sudah ada saat ini, yaitu Bagian Pengembangan Organisasi dan SDM, Manajer Pengembangan Organisasi dan SDM, dan Seluruh Pegawai pada Unit Kerja di PDAM Surabaya. Untuk penjelasan lengkapnya dapat dilihat pada lampiran 3 Secara garis besar proses bisnis penilaian kinerja pegawai pada PDAM Surabaya dimulai dari mendistribusikan dokumen penilaian kinerja pegawai yang dilakukan oleh Bagian Pengembangan Organisasi dan SDM, dilanjutkan dengan melakukan penilaian kinerja pegawai yang dilakukan oleh Seluruh Pegawai pada Unit Kerja di PDAM Surabaya lalu menyerahkan kembali dokumen penilaian kinerja pegawai ke Bagian Pengembangan Organisasi dan SDM untuk selanjutnya diolah sebagai bahan evaluasi Manajer Pengembangan Organisasi dan SDM dalam memberikan reward kepada pegawai PDAM

Surabaya, dan setelah itu mengarsipkan dokumen hasil penilaian kinerja pegawai sebagai bahan dokumentasi Bagian Pengembangan Organisasi dan SDM.

Sebelum menggambarkan proses bisnis menggunakan desain flowchart, perlu diketahui terlebih dahulu mengenai peran (role), aturan (rule) dan kebijakan (policy) yang ada pada perusahaan, lebih lengkapnya bisa dilihat pada tabel 3.1.

Tabel 3.1 Proses Bisnis Berdasarkan Stakeholder

Stakeholder Proses Bisnis Phase Rule Policy

Bagian Pengembangan Organisasi dan SDM Mendistribusikan Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai

1 R1. Pegawai yang dapat melakukan penilaian kinerja

adalah pegawai PDAM Surabaya dan terdaftar ke dalam database pegawai PDAM.

-

Unit – Unit Kerja Pada PDAM Surabaya

Melakukan Penilaian Kinerja

2 - -

Bagian Pengembangan Organisasi dan SDM Mengumpulkan Hasil Penilaian Kinerja

3 - -

Manajer Pengembangan Organisasi dan SDM Mengevaluasi Pemberian Reward dan Punishment

4 R.2 Pegawai yang akan mendapatkan reward adalah pegawai yang mendapatkan nilai

minimal ‘PMK’ untuk

kenaikan gaji berkala

dan ‘M’ untuk

kenaikan pangkat. - Bagian Pengembangan Organisasi dan Mengarsipkan Hasil Penilaian Kinerja 5 - -

SDM

Dari peran (role), aturan (rule) dan kebijakan (policy) yang didapatkan, selanjutnya adalah menggambarkan kedalam bentuk flowchart, sehingga diharapkan desain yang akan dibuat sesuai dengan peran, aturan, dan kebijakan yang ada di perusahaan. Serta dengan digambarkan kedalam flowchart, proses bisnis mengenai penilaian kinerja pegawai dapat mudah untuk dipahami, Adapun proses saat ini akan dijelaskan lebih detil untuk masing-masing pengguna sistem, dengan tujuan untuk dapat dengan mudah mengetahui proses-proses yang harus dieliminasi, ditambahkan atau diintegrasikan dengan sistem yang baru nantinya, sehingga sistem yang akan dibuat sesuai dengan kebutuhan pengguna.

3.1.1 Alir Proses Mendistribusikan Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai

Berikut ini merupakan alir sistem untuk Alir Proses Mendistribusikan Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai. Dimana hasilnya dapat dilihat pada gambar 3.1.

Pendistribusian Dokumen PK

Bagian Pengembangan Organisasi dan SDM Manajer Senior Dari Tiap Departemen Administrasi Departemen Terkait P ha se Daftar Permintaan Dokumen PK Dokumen PK 4.. Mendistribusikan Dokumen PK

Dokumen PK Yang Didistribusikan End Start 1. Mengecek Permintaan Dokumen PK Aplikasi Daftar Pegawai Daftar Pegawai *R1 Sesuai ? 3. Menyiapkan Dokumen PK Y

Daftar Dokumen PK Yang Disetujui 2. Memberikan Informasi Dokumen PK Yang Disetujui

Gambar 3.1 Alir Proses Mendistribusikan Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai

Adapun penjelasan dari Alir Proses Mendistribusikan Dokumen

Penilaian Kinerja Pegawai yang sesuai dengan gambar 3.1 dapat dilihat pada tabel 3.2.

Tabel 3.2 Penjelasan Alir Proses Mendistribusikan Dokumen Penilaian Kinerja

Pegawai Phase No.

Proses

Nama Proses Input Proses Output

1 1 Mengecek

Permintaan Dokumen PK Daftar Permintaan Dokumen PK

Proses ini

menjelaskan tentang pencocokan daftar permintaan

Dokumen PK

Phase No. Proses

Nama Proses Input Proses Output

dokumen PK dari manajer senior tiap departemen dengan data

pegawai di

aplikasi daftar pegawai dan dokumen daftar pegawai.

Decision Daftar Permintaan Dokumen PK

Proses ini

menjelaskan tentang kesamaan data yang ada pada aplikasi dan dokumen daftar pegawai dengan daftar permintaan dokumen PK dari manajer senior untuk melakukan penilaian kinerja pegawai, jika sudah sama maka langsung

dilakukan persiapan

dokumen PK

untuk

didistribusikan, begitu juga sebaliknya jika tidak sama maka

akan ada

penginformasian daftar dokumen PK yang disetujui untuk

didistribusikan.

Dokumen PK

Phase No. Proses

Nama Proses Input Proses Output

2 Memberikan Informasi Dokumen PK Yang Disetujui Daftar Permintaan Dokumen PK

Proses ini

menjelaskan tentang

penginformasian bahwa

permintaan

dokumen PK

yang

didistribusikan hanya kepada pegawai yang terdaftar pada aplikasi dan dokumen data pegawai.

Daftar Dokumen PK Yang Disetujui

3 Menyiapkan Dokumen Penilaian Kinerja Daftar Permintaan Dokumen PK

Proses ini

menjelaskan tentang persiapan dokumen

penilaian kinerja

yang akan

didistribusikan ke seluruh

departemen.

Dokumen Penilaian Kinerja

4 Mendistribusi kan Dokumen Penilaian Kinerja

Dokumen Penilaian Kinerja

Proses ini

menjelaskan tentang

pendistribusian dokumen

penilaian kinerja

ke bagian

administrasi departemen yang terkait Dokumen Penilaian Kinerja Yang Didistribu sikan

3.1.2 Alir Proses Melakukan Penilaian Kinerja Pegawai

Berikut ini merupakan alir sistem yang lebih detil untuk Alir Proses Melakukan Penilaian Kinerja Pegawai. Dimana hasilnya dapat dilihat pada gambar 3.2.

Penilaian Kinerja

Administrasi

Departemen Terkait Atasan Langsung (Penilai) Pegawai Yang Dinilai Atasan Langsung Penilai

P

h

a

se

1. Mendistribusikan Dokumen PK Ke

Pegawai Start

Dokumen PK

2. Melakukan

Pengisian Dokumen PK

4. Melakukan ACC Dokumen PK

Tahap 1 Dokumen PK Yang

Terisi

Dokumen PK Yang Telah Ter Acc Tahap

1

5. Melakukan ACC Dokumen PK

Tahap 2

Dokumen PK Yang Telah Ter Acc Tahap

2 3.

Melakukan Konseling Dengan Penilai

Dokumen PK Yang Telah Dikonselingkan

End

Adapun penjelasan dari Alir Proses Melakukan Penilaian Kinerja Pegawai yang sesuai dengan gambar 3.2 dapat dilihat pada tabel 3.3.

Tabel 3.3 Penjelasan Alir Proses Melakukan Penilaian Kinerja Pegawai

Phase No. Proses

Nama Proses Input Proses Output

2 1 Mendistribus

ikan Dokumen PK Ke Pegawai Dokumen PK Yang Akan Didistribusikan

Proses ini menjelaskan tentang

pendistribusian dokumen PK ke pegawai dari

departemen yang terkait.

Dokumen PK

2 Melakukan Pengisian Dokumen PK

Dokumen PK Proses ini menjelaskan tentang pengisian dokumen PK yang dilakukan oleh atasan langsung dari pegawai yang dinilai. Penilai melakukan penilaian sesuai dengan aspek penilaian yang ada pada lembar penilaian kinerja. Dokumen PK Yang Terisi

3 Melakukan Konseling Dengan

Dokumen PK Yang Terisi

Proses ini menjelaskan tentang pengevaluasian Dokumen PK Yang Telah Dikonseli

Penilai dari penilaian kinerja yang dilakukan oleh penilai.

Didalam

proses ini nantinya

pegawai yang dinilai dapat memberikan pendapatnya terhadap penilaian kinerja yang dilakukan oleh penilai.

ngkan

4 Melakukan ACC Dokumen PK Tahap 1

Dokumen PK Yang Telah Dikonselingkan Proses ini menjelaskan tentang proses Approval yang dilakukan oleh pegawai yang dinilai dan penilai terhadap isi dari hasil penilaian kinerja. Dokumen PK Yang Telah Ter ACC Tahap 1

5 Melakukan ACC Dokumen PK Tahap 2

Dokumen PK Yang Telah Ter ACC Tahap 1

Proses ini menjelaskan tentang proses Approval yang dilakukan oleh atasan langsung terhadap isi dari hasil penilaian kinerja sebelum Dokumen PK Yang Telah Ter ACC Tahap 2

dokumen diserahkan kembali ke Bagian

Pengembangan Organisasi dan SDM.

3.1.3 Alir Proses Mengumpulkan Hasil Penilaian Kinerja Pegawai

Berikut ini merupakan alir sistem yang lebih detil untuk alir Proses Mengumpulkan Hasil Penilaian Kinerja Pegawai, yang bisa dilihat pada gambar 3.3.

Penyerahan Hasil PK

Administrasi Departemen Terkait

Bagian Pengembangan Organisasi dan SDM

P

ha

se

Start

1. Menyerahkan Kembali Dokumen PK Yang

Telah Ter ACC

Hasil PK Yang Telah Diolah

End Dokumen PK Yang

Telah Ter ACC

2. Melakukan Pengolahan Data

Adapun penjelasan dari Alir Proses Mengumpulkan Hasil Penilaian Kinerja Pegawai yang sesuai dengan gambar 3.3 dapat dilihat pada tabel 3.4.

Tabel 3.4 Penjelasan Alir Proses Mengumpulkan Hasil Penilaian Kinerja

Pegawai Phase

3

No. Proses

Nama Proses Input Proses Output

1 Menyerahkan Kembali Dokumen PK Yang Telah Ter ACC Dokumen PK Yang Telah Ter ACC Yang Akan Dikembalikan

Proses ini menjelaskan tentang penyerahan kembali

dokumen PK yang telah ter

ACC oleh

penilai dan atasan langsung penilai dan akan diserahkan kembali ke Bagian

Pengembangan Organisasi dan SDM.

Penyerahan kembali

dokumen PK ini dilakukan pada 20 hari setelah penilaian kinerja dimulai. Dokumen PK Yang Telah Ter ACC

2 Melakukan Pengolahan Data

Dokumen PK Yang Telah Ter ACC

Proses ini menjelaskan tentang

penginputan dan pengolahan data

PK yang

dilakukan

Hasil PK Yang Telah Diolah

Bagian

Pengembangan Organisasi dan SDM.

3.1.4 Alir Proses Mengevaluasi Hasil Penilaian Kinerja Pegawai

Berikut adalah alir sistem lebih detil untuk Proses Mengevaluasi Hasil Penilaian Kinerja Pegawai, yang bisa dilihat pada gambar 3.4.

Pemberian Reward dan Punishment

Manajer Pengembangan Organisasi dan Organisasi

Ph

as

e

Daftar Penerima Reward

End Start

1. Melakukan Perhitungan Untuk Pemberian Reward

Data Bobot Dokumen

Hasil PK Yang Telah Diolah

Y *R2 Memenuhi?

2. Mencetak Daftar Penerima

Reward

T

Daftar Penerima Punishment

Adapun penjelasan dari Alir Proses Mengevaluasi Hasil Penilaian Kinerja Pegawai yang sesuai dengan gambar 3.4 dapat dilihat pada tabel 3.5.

Tabel 3.5 Penjelasan Alir Proses Mengevaluasi Hasil Penilaian Kinerja Pegawai

Phase No. Proses

Nama Proses Input Proses Output

4 1 Melakukan

Perhitungan Untuk Pemberian Reward

Hasil PK Yang Telah Diolah, Data Bobot Dokumen

Proses ini menjelaskan tentang perhitungan aspek dan bobot penilaian dari penilaian kinerja yang telah dilakukan. Bobot (presentase) sistem penilaian kinerja

ditentukan

melalui rapat Direksi.

Daftar Penerima Reward

3.1.5 Alir Proses Mengarsipkan Hasil Penilaian Kinerja Pegawai

Berikut adalah alir sistem lebih detil untuk Proses Mengarsipkan Hasil Penilaian Kinerja Pegawai, yang bisa dilihat pada gambar 3.5.

Pengarsipan Hasil PK

Manajer Pengembangan Organisasi dan Organisasi

Ph

ase

Ph

ase

Daftar Induk Catatan Mutu

End Start

1. Melakukan Pengarsipan Hasil PK

Gambar 3.5 Alir Proses Mengarsipkan Hasil Penilaian Kinerja Pegawai

Adapun penjelasan dari Alir Sistem Mengarsipkan Hasil Penilaian Kinerja Pegawai yang sesuai dengan gambar 3.5 dapat dilihat pada tabel 3.6.

Tabel 3.6 Penjelasan Alir Proses Mengarsipkan Hasil Penilaian Kinerja Pegawai

Phase No. Proses

Nama Proses Input Proses Output

5 1 Melakukan

Pengarsipan Hasil Penilaian Kinerja

Hasil PK Proses ini menjelaskan tentang

pengarsipan hasil penilaian kinerja setelah proses penilaian kinerja dan pemberian reward selesai dilakukan.

Daftar Induk Catatan Mutu

Pada gambar alir sistem yang sudah dibahas sebelumnya yaitu gambaran mengenai alir sistem yang sedang berjalan pada perusahaan saat ini. Dari alir sistem tersebut maka analisis dilakukan untuk mengetahui kebutuhan dari masing-masing pengguna. Selain itu dari hasil analisis pada setiap alir sistem, dapat diketahui proses yang akan dilakukan eliminasi, proses yang dilakukan integrasi menjadi satu fungsi, atau membangun fungsi baru, hal ini dilakukan untuk membangun fungsi sesuai dengan kebutuhan masing-masing pengguna sistem nantinya.

3.2 Analisis Permasalahan

Setelah diketahui proses atau alir sistem yang dilakukan oleh masing-masing pengguna, maka proses berikutnya adalah melakukan analisis kebutuhan yang sesuai dengan proses-proses tersebut. Analisis kebutuhan ini diperlukan untuk merancang perangkat lunak yang memiliki fungsi-fungsi yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing pengguna sistem. Analisis ini dilakukan pada setiap pengguna yang secara langsung berinteraksi dengan sistem nantinya. Berikut ini merupakan hasil analisis kebutuhan untuk masing-masing pengguna.

3.2.1 Analisis Pada Proses Pendistribusian Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai

Dalam proses pendistribusian dokumen penilaian kinerja pegawai oleh bagian Pengembangan dan SDM yang dilakukan setiap tahunnya sering terjadi keterlambatan. Hal ini karena Bagian Pengembangan Organisasi dan SDM harus mendistribusikan seluruh dokumen penilaian kinerja keseluruh kantor PDAM Surabaya yang berada Prof Dr. Moestopo, Ngagel, dan Karang Pilang. Selain itu

jumlah dokumen yang didistribusikan tidak sesuai dengan jumlah dokumen yang telah diminta para manajer senior dari tiap unit kerja.

3.2.2 Analisis Pada Proses Penilaian Kinerja Pegawai

Dalam proses penilaian kinerja yang dilakukan oleh setiap pegawai pada unit-unit kerja di PDAM Surabaya terdapat unsur subjektifitas dalam melakukan penilaian karena penilaian yang hanya berasal dari satu orang yaitu penilaian kinerja oleh atasan langsung.

3.2.3 Analisis Pada Proses Pengumpulan Hasil Penilaian Kinerja Pegawai

Pada saat ini seringnya terjadi keterlambatan pengumpulan dokumen penilaian kinerja dikarenakan cukup lamanya proses penilaian kinerja yang dilakukan oleh setiap unit kerja yang ada , bila ada keterlambatan akan ada teguran dan pencatatan keterlambatan yang dilakukan oleh Bagian Pengembangan Organisasi dan SDM. Data yang diolah nantinya akan dilaporkan untuk dievaluasi sebagai bahan pemberian reward.

3.2.4 Analisis Pada Proses Pengevaluasian Hasil Penilaian Kinerja Pegawai

Pada saat ini dalam menentukan reward, Manajer Pengembangan Organisasi dan SDM mengalami kesulitan dalam menganalisa hasil penilaian kinerja karena unsur subjektifitas dari penilai saat penilaian kinerja, hal seperti ini mengakibatkan kurang objective pemberian reward yang diberikan kepada pegawai.

3.2.5 Analisis Pada Proses Mengarsipkan Hasil Penilaian Kinerja Pegawai

Dengan proses pengarsipan hasil penilaian kinerja pegawai yang dilakukan Bagian Pengembangan Organisasi dan SDM melalui CD dapat timbul masalah apabila tidak tersimpan dengan baik dapat mengakibatkan kerusakan ataupun patah dan selain itu karena harus disimpan dengan baik adanya kecenderungan CD tersebut menjadi hilang.

3.3 Solusi Permasalahan

Setelah dilakukan pengumpulan data melalui proses wawancara dan observasi, pengolahan data dari hasil observasi, dilanjutkan dengan melakukan identifikasi dan analisis permasalahan, didapatkan suatu permasalahan yang harus diselesaikan dengan memberikan solusi yang sesuai dengan permasalahan yang ada. Dalam menyelesaikan permasalahan, solusi yang diberikan adalah dengan membangun aplikasi untuk memberikan pelaporan hasil penilaian kinerja pegawai kepada Manajer Pengembangan Organisasi dan SDM secara tepat waktu dan menekan tingkat subjektifitas dalam melakukan penilaian kinerja pegawai setiap tahunnya.

Dalam solusi yang diberikan pengembangan perangkat lunak perlu adanya perangkat keras yang tepat, sehingga perangkat lunak tidak mengalami gangguan dan dapat berjalan dengan baik. Kebutuhan sistem memberikan definisi keperluan perangkat keras untuk mendukung kinerja perangkat lunak yang terdiri dari spesifikasi sistem, spesifikasi hosting, dan spesifikasi lainnya.

Sesuai dari hasil dari kebutuhan perangkat lunak yang akan digunakan, dapat memberikan solusi peragkat lunak dan perangkat keras yang akan digambarkan pada gambar 3.6.

Gambar 3.6 Arsitektur Sistem

Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa terdiri dari 3 komputer, Domain, dan Hosting server. Adapun spesifikasi minimum perangkat keras pada PDAM Surabaya untuk mendukung kinerja perangkat lunak yang dikembangkan dapat dilihat pada tabel 3.7.

Tabel 3.7 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Keras Spesifikasi kebutuhan perangkat keras

Client Hosting

a) Prosessor Intel Core 2 Duo 2GHz b) 2 GB RAM DDR2

c) 120 GB HDD d) Standart VGA

e) Network Interface Card f) LCD Monitor

g) Keyboard h) Optical Mouse

a) Space 50 GB

b) Bandwith 1 GB/Month c) Anti Spam

d) PostgreSQL Database e) 14 Table

Dalam membangun sebuah aplikasi sebagai solusi pada permasalahan yang ada di PDAM Surabaya yaitu dengan melalui beberapa tahapan. Tahapan pengembangan aplikasi tersebut yaitu terdiri dari :

3.3.1 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software Requirement)

Langkah awal dalam membangun sebuah aplikasi yaitu dengan menganalisa kebutuhan perangkat lunak, hal ini dilakukan agar aplikasi yang dibangun sesuai dengan kebutuhan pengguna. Dalam melakukan identifikasi kebutuhan perangkat lunak, ada beberapa tahapan yaitu :

A. Elisitasi Kebutuhan (Requirement Elicitation)

Elisitasi kebutuhan atau pengumpulan kebutuhan adalah aktivitas awal untuk proses rekayasa kebutuhan (Requirement Engineering). Proses elisitasi dilakukan yaitu dengan cara wawancara dan observasi awal, namun yang dilakukan wawancara hanya kepada stakeholder yang terkait saja. Sebelum kebutuhan dapat dianalisis, kebutuhan harus dikumpulkan melalui proses elisitasi. Pada tahapan ini dilakukan penyeleksian data yang diperoleh sehingga dapat diketahui data-data yang digunakan dan yang tidak digunakan terkait dengan pengembangan perangkat lunak.

Berikut ini data yang dikumpulkan melalui proses wawancara ataupun observasi pada perusahaan. Data tersebut meliputi :

a. Data Jenis Dokumen

Data jenis dokumen berisikan beberapa jenis dokumen yang digunakan dalam penilaian kinerja pegawai, untuk datanya dapat dilihat pada gambar 3.7.

Nama Dokumen Keterangan

A1

Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai Untuk Jabatan Direktur Bagian dan Manajer Senior

A2

Dokumen Penilaian Pegawai Kinerja Untuk Jabatan Manajer

B

Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai Untuk Jabatan Supervisor

C1

Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai Untuk Jabatan Staff Kepelangganan

C2

Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai Untuk Jabatan Staff Data

C3

Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai Untuk Jabatan Staff Teknis/ Lapangan

C4

Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai Untuk Jabatan Staff Pengembangan

C5

Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai Untuk Jabatan Staff TSI

Gambar 3.7 Data Jenis Dokumen

b. Data Petunjuk Penilaian

Data petunjuk penilaian berisikan beberapa petunjuk dalam melakukan penilaian kinerja pegawai, untuk datanya dapat dilihat pada gambar 3.8.

Nilai Keterangan

1

perilaku tersebut hampir tidak pernah dilakukan atau ditunjukkan

oleh pegawai yang dinilai. Perilaku tersebut hanya ditunjukkan pada situasi yang luar biasa

2 perilaku tersebut jarang dilakukan atau ditunjukkan oleh pegawai yang

dinilai. Perilaku tersebut hanya ditunjukkan pada situasi-situasi tertentu

3

perilaku tersebut kadang-kadang dilakukan atau ditunjukkan oleh

pegawai yang dinilai. Perilaku tersebut dilakukan tetapi tidak secara konsisten

4

perilaku tersebutsering dilakukan atau ditunjukkan oleh pegawai yang

dinilai. Perilaku tersebut biasa dilakukan pada berbagai situasi dan tugas kerja

5

perilaku tersebut selalu dilakukan atau ditunjukkan oleh pegawai yang

dinilai. Perilaku tersebut selalu dilakukan pada segala situasi dan tugas kerja secara konsisten

c. Data Aspek Penilaian

Data aspek penilaian kinerja pegawai berisikan data grup dari beberapa list pertanyaan tentang aspek yang dibutuhkan untuk proses penilaian kinerja pegawai. Aspek penilaian ini nantinya akan ditentukan oleh bagian

pengembangan organisasi dan sdm, untuk datanya dapat dilihat pada gambar 3.9 sampai 3.16.

Dokumen A1

Nama Aspek

Berpikir Analisa Sintesa Integritas

Inisiatif Bekerja Keras

Orientasi Pada Prestasi Fleksibilitas

Percaya Diri Pengendalian Diri

Pemahaman Terhadap Orang Lain Kemampuan Komunikasi

Orientasi Melayani Orang Lain

Keterampilan Menjalin Hubungan Interpersonal KerjaSama

Kemampuan Persuasi Kemampuan Negosiasi Kemampuan Manajerial Kepemimpinan

Mengembangkan Orang Lain Pengambilan Keputusan Komitmen Organisasi Kompetensi Teknis

Gambar 3.9 Data Aspek Penilaian Dokumen Penilaian A1

Dokumen A2

Nama Aspek

Berpikir Analisa Sintesa Integritas

Inisiatif Bekerja Keras

Orientasi Pada Prestasi Fleksibilitas

Percaya Diri Pengendalian Diri

Pemahaman Terhadap Orang Lain Kemampuan Komunikasi

Orientasi Melayani Orang Lain

Keterampilan Menjalin Hubungan Interpersonal KerjaSama

Kemampuan Persuasi Kemampuan Negosiasi Kemampuan Manajerial Kepemimpinan

Mengembangkan Orang Lain Pengambilan Keputusan Komitmen Organisasi Kompetensi Teknis

200

penilaian.

Pengguna

memasukkan data penilaian kinerja dan setelah itu mengklik tombol “Submit”.

1. Sistem

mengupdate hasil penilaian dan kategori di database dokumen penilaian.

2. Sistem menampilkan pesan error apabila ada indikator yang belum diisi.

Pengguna memilih tombol “Print” ” pada menu “Penilaian Kinerja Pegawai”.

1. Sistem membaca database dokumen penilaian.

2. Sistem melakukan cetak dokumen hasil penilaian. Alur

Alternatif

Aksi Pengguna Respon Sistem Hasil

- - -

Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem Hasil Pengguna salah

memasukkan username ataupun password maupun kedua-duanya. Sistem berhasil menampilkan pesan “Anda Gagal Login. Silahkan Login Kembali. Kondisi Akhir

Dokumen Hasil Penilaian Kebutuhan

Non-Fungsional

Security

Fungsi ini hanya dapat digunakan oleh yang memiliki akses level saja

Correctness

Sistem memberikan Peringatan jika terjadi salah input.

Interface

Menu dan warna mudah dipahami dan tidak mencolok.

Performance Operability

Menu yang digunakan sama dengan menu yang lain sehingga mudah untuk dioperasikan.

dilakukan, selanjutnya adalah melakukan evaluasi terhadap sistem tersebut secara keseluruhan, terutama pada hasil output program yaitu pelaporan proses penilaian kinerja pegawai dan pelaporan hasil penilaian kinerja pegawai dan akurasi data proses penilaian kinerja pegawai dan hasil penilaian kinerja pegawai.

2. Bagian Pengembangan Organisasi dan SDM

Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai Didistribusikan Ke Seluruh Unit Kerja Pada

PDAM Surya Sembada Kota Surabaya

3. Administrasi Departemen Terkait

1. Manajer Senior Tiap Departemen Daftar Permintaan Dokumen PK Aplikasi Daftar Pegawai Daftar Pegawai Daftar Dokumen PK Yang Disetujui Menyiapkan 4. Penilai

Melakukan Pengisian Dokumen PK

Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai Dokumen Penilaian Kinerja Pegawai Melakukan Konseling Memberikan Persetujuan

5. Pegawai Yang Dinilai 6. Atasan Langsung

Penilai

Memberikan Persetujuan

Membagikan

Mengumpulkan

2. Bagian Pengembangan Organisasi dan SDM Dokumen Penilaian

Kinerja Pegawai Menyerahkan Kembali

Melakukan Pengolahan Data

Melaporkan Melakukan Perhitungan Reward dan Punishment

Data Hasil Penilaian Kinerja Pegawai

7. Manajer Pengembangan Organisasi dan SDM Daftar Induk Catatan

Mutu

Mengarsipkan

202

List Bobot dan Assesor Penilaian

Manajer Pengembangan Organisasi dan SDM

Menentukan Bobot dan Assesor Penilaian

Dokumen Deskripsi dan Spesifikasi Pekerjaan

Melakukan Penilaian Kinerja

Penilai

Aplikasi Penilaian Kinerja Pegawai Direksi

Membuat List Aspek Penilaian

Bagian Pengembangan Organisasi dan SDM

Gambar 4.36 Gambar Alur Penyelesain

Setelah dibuatnya aplikasi, diharapkan dapat membantu proses pelaporan penilaian kinerja pegawai pada bagian pengembangan organisasi dan sdm sehingga menjadi lebih hemat dalam penggunaan kertas dan lebih mudah dalam mengintegrasikan seluruh unit kerja yang ada dikantor pusat maupun kantor cabang PDAM Surabaya untuk melakukan penilaian kinerja pegawai setiap tahunnya dengan dukungan web.

203 dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut :

1. Aplikasi dapat menghubungkan antara Bagian Pengembangan Organisasi dan SDM yang berada di kantor pusat dengan Seluruh Unit Kerja di PDAM Surabaya baik di kantor pusat pada Prof. Dr. Moestopo ataupun pada kantor cabang yang berada di Ngagel dan Karang Pilang secara langsung dengan bantuan web, sehingga dapat membantu mempercepat proses penilaian kinerja pegawai.

2. Aplikasi dapat melakukan proses penilaian kinerja pegawai secara 360 Degree, penilai adalah atasan, rekan kerja, dan bawahan sehingga menjadi lebih cepat dan objektif.

5.2 Saran

Adapun saran yang dapat diberikan pada penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Penelitian ini dapat dikembangkan lebih lanjut untuk penilaian kompetensi yang bertujuan untuk mengetahui kompetensi dari setiap pegawai yang ada di unit – unit kerja pada PDAM Surabaya sehingga nantinya bisa dilakukan pelatihan kepegawaian yang sesuai dengan kompetensinya dan berdampak pada hasil penilaian kinerja yang lebih baik kedepannya.

204

2. Penelitian ini dapat dikembangkan lebih lanjut dengan menambahkan metode penilaian kinerja pegawai yang lainnya agar proses penilaian kinerja pegawai menjadi lebih baik dan optimal untuk kedepannya.

205 Engineers, Inc.

Jogiyanto. 2003. Sistem Teknologi Informasi Pendekatan Terintegrasi: Konsep

Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan.

Yogyakarta: Penerbit ANDI.

Kadir, A. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit ANDI.

Kendall, K.E. dan Kendall, J.E. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Jakarta: Prenhallindo.

Marlinda, L. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: Penerbit ANDI.

Mathias, R. L., & Jackson, J. H. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia Buku 2. Jakarta: Salemba Empat.

Mathias, R. L., & Jackson, J. H. 2006. Human Resource Management. Jakarta: Salemba Empat.

Saifuddin, A. 2003. Penyusunan Skala Psikologi. Yogyakarta: Pustaka Pelajar. Schuler, Randall, S, dan Jackson, Susan, E. 1996. Human Resource Management

6th _{edition. New York: West Publishing Company.}

Simamora, H. 1999. Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Kedua. Yogyakarta: Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. Yaslis, I. 2002. Kinerja, Teori, Penilaian dan Penelitian. Jakarta: Pusat Kajian

Ekonomi Kesehatan FKM Universitas Indonesia.

Yuniarsih, Tjutju dan Suwarto. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Penerbit: CV. Alfabeta.