Pengertian Pengawasan Internal Kontrol, Pengawasan dan Pembinaan Eksternal

17 melakukan monitoring dan pengawasan terhadap realisasinya.

X. SISTIM KONTROL, PENGAWASAN DAN PEMBINAAN

Sistim Pengendalian Intern Dana Pensiun tidak dapat dipisahkan dengan keharusan untuk setiap saat harus dapat mengukur, menilai, serta tetap menjaga agar kegiatan Operasional Dana Pensiun dilaksanakan sesuai dengan Tujuan dan Rencana yang telah ditetapkan, dan tidak terjadi penyimpangan atau ketidak patuhan terhadap ketentuan-ketentuan yang berlaku. Untuk maksud tersebut, sangat diperlukan peranan dan fungsi dari Kontrol, Pengawasan dan Pembinaan, baik Kontrol, Pengawasan dan Pembinaan Internal oleh Manajemen Dana Pensiun, maupun Pengawasan dan Pembinaan Eksternal.

1. Pengertian Pengawasan Internal

Secara umum, rincian kegiatan Manajemen dikenal sebagai POAC : Planning, Organizing, Actuating, Controling. Dengan demikian, Pengawasan Internal pada hakekatnya sangat, bahkan mutlak diperlukan bagi Manajemen, karena penerapan Pengawasan Internal yang baik akan dapat memberikan jaminan kepada Manajemn, bahwa semua yang telah direncanakan, diorganisir dan dilaksanakan telah dilakukan dengan baik. Pengawasan Internal mengandung 2 dua fungsi pokok :  Memberikan dukungan kepastian kepada Manajemen, bahwa semua Kebijakan dan Prosedur Kerja yang akan dilaksanakan oleh seluruh jajaran organisasi telah ditetapkan secara tegas dalam bentuk Pedoman Kebijakan dan Pedoman Operasionil yang disusun dan ditetapkan dengan memperhatikan serta memasukkan unsur-unsur yang menjamin adanya kepatuhan terhadap ketentuan yang ada, kebenaran dan keamanan, serta keberhasilan.  Memberikan keyakinan kepada Manajemen, bahwa pelaksanaan kegiatan semuanya telah dilakukan sesuai dan dengan mematuhi semua Pedoman Kebijakan serta Pedoman Opersionil yang sudah ditetapkan. Dengan demikian, unsur dan fungsi Pengawasan Internal pada dasarnya melekat pada semua Pedoman Kebijakan dan Pedoman Operasional yang ditetapkan oleh Direksi dan harus dipatuhi oleh semua pekerja pada setiap Bidang dan Bagian di Dana Pensiun. Unsurfungsi pengawasan yang melekat tersebut pada hakekatnya secara langsung 18 akan terpenuhi dan terlaksana, apabila pelaksanaan setiap kegiatan oleh pekerja Dana Pensiun dilakukan sesuai serta patuh dan tidak menyimpang dari Pedoman Kebijakan dan Pedoman Operasional.

2. Tujuan Pelaksanaan Pengawasan Internal

Tujuan penerapan Pengawasan Internal dapat diperinci sebagai berikut : 1. Untuk menjamin bahwa semua informasi operasional dan informasi keuangan yang digunakan dalam proses pembuatan keputusan manajemen telah dicatat dan disajikan tepat waktu timely, benardapat dipercaya reliable, memadai adequate, mencukupi sufficient dan akurat accurate. 2. Memberikan jaminan yang logis bahwa seluruh aktiva dan pasiva Dana Pensiun, serta seluruh sumber daya Dana Pensiun, termasuk sumber daya manusia, terlindungi dengan baik dari kemungkinan timbulnya risiko. 3. Untuk mendeteksi dan memperoleh jaminan bahwa aktifitas dan kegiatan Dana Pensiun dilaksanakan dan dikelola secara baik untuk pencapaian tujuan dan target- target yang telah ditentukan. 4. Untuk menjaga dan memelihara agar aktifitas dan kegiatan operasional Dana Pensiun dilaksanakan dengan memenuhi persyaratan hukum, Undang-Undang, peraturan-peraturan, standard etika dan sikap perilaku, serta kebijakan, prosedur dan standard operasional yang telah ditetapkan dan berlaku di Dana Pensiun. 5. Untuk mendapatkan efisiensi dan efektifitas yang maksimal dalam pelaksanaan aktifitas dan kegiatan Dana Pensiun. 6. Untuk menjamin bahwa kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam pelaksanaan suatu kegiatan dan ketidak-teraturanketidak-tertiban serta ketidak patuhan dapat diidentifikasi, ditemukan tepat waktu dan dikoreksi secara tepat. Berdasarkan tujuannya, fungsi dan kegiatan pengawasan dibagi menjadi tiga kategori:  Pencegahan Prevention : untuk mencegah terjadinya hal-hal dan situasi serta hasil-hasil yang tidak diharapkan.  Deteksi Detection : untuk melakukan identifikasi dan penginderaan dini terjadinya kesalahan-kesalahan atau kondisi-kondisi yang dipertimbangkan sebagai hal yang penting untuk ditindak-lanjuti dan perlu diselesaikan atau memerlukan langkah-langkah lanjutan  Koreksi Correction : Apabila terdapat hal-hal atau situasi serta hasil yang tidak diharapkan, atau apabila suatu kesalahan diketahui akan atau telah terjadi, harus 19 diambil tindakan korektif dan perbaikan. Dalam situasi tertentu, tindakan Pencegahan, Deteksi dan Perbaikan dapat dan harus dilaksanakan serentak, atau dilakukan secara simultan dan sekaligus. 3. Fungsi dan peranan Pengawasan Internal a. Fungsi Pengawasan Terhadap kecukupan Penetapan Kebijakan dan BPO Sebelum melaksanakan fungsi Pengawasan atas kebenaran dan kepatuhan pelaksanaan kegiatan, Pengawasan Internal melakukan fungsi : Mengevaluasi dan mereview apakah Pedoman Kebijakan dan Pedoman Operasional sudah dibuat, memadai cukup dan dipelihara dengan baik untuk kegiatan yang bersangkutan. Tersedianya Pedoman Kebijakan dan Pedoman Operasional yang telah ditetapkan berlakunya sangat diperlukan sebagai tolok ukur dan acuan untuk pelaksanaan fungsi Pengawasan yang sesungguhnya. Dana Pensiun harus selalu menghindari adanya pelaksanaan kegiatan yang Kebijakan, tatacara, Prosedur dan Pedoman operasionalnya belumtidak dibuat dan tidakbelum ditetapkan. Fungsi ini dijalankan oleh Satuan Pengawasan Intern dengan jalan :  Melakukan kajian dan pengecekan, apakah Kebijakan dan Prosedur serta Pedoman untuk Kegiatan yang bersangkutan telah ditetapkan.  Melakukan review, apakah Kebijakan, Prosedur dan Pedoman tersebut telah mencukupi dan mencakup semua kebutuhan.  Kelengkapan Kebijakan, Prosedur dan Pedoman Pelaksanaan harus up to date, dalam arti telah disesuaikan dengan perubahan dan perkembangan yang ada.  Melakukan review, apakah didalam Kebijakan, Prosedur dan Pedoman tersebut telah terkandung unsure- “built in” didalam Kebijakan dan didalam alur pelaksanaan kegiatan yang ditetapkan. Contoh : Proses jalannya kegiatan Pembayaran harus melalui fungsi Pengusulan dan Pemberian Rekomendasi, fungsi Pemberian Persetujuan, fungsi Otorisasi Pembayaran, fungsi Pencatatan Akuntansi, dan Penyelesaian Pembayaran Settlement  Dalam hal dijumpai kekurangan atau kekuranglengkapan Kebijakan, Prosedur dan Pedoman pelaksanaan yang seharusnya ditetapkan untuk kegiatan tertentu, Satuan Pengawas Internal harus segera melaporkannya kepada Direktur 20 Utama, untuk dilakukan perbaikan dan penyempurnaan seperlunya.  Dalam situasi seperti diatas, Pengawasan terhadap p elaksanaan kegiatan tersebut harus dilakukan dengan lebih cermat, diser tai dengan tindak lanjut berupa pengawasan ketat ter hadap langkah perbaikan dan penyempurnaan yang direkomendasikan kepada anajemen.

b. Fungsi Penentuan Titik-titik Rawan Red Flags

Pengawasan Internal harus dapat menetapkan dimana t itik -titik rawan dan krusial Red Flags bendera merah yang terdapat pada Proses pelaksanaan egiatan yang diawasi, sebagaimana yang telah ditetapkan dan diatur didalam ebijakan, Prosedur dan Pedoman yang bersangkutan. Penentuan titik -titik rawan berpedoman antara lain pada  Deteksi ada tidaknya Risiko  emungkinan terrealisir nya Risiko yang telah dideteksi  emungkinan terlepasnya tidak terrealisirnya peluang yang diharapkan  emungkinan timbulnya Risiko baru  emungkinan terjadinya penyimpangan, pelanggaran ata u penyalahgunaan  emungkinan kelambatan dan kesalahan pelaksanaan k elanjutan proses Titik-titik lemah yang rawan dan krusial tersebut h arus mendapatkan perhatian khusus dalam pelaksanaan Pengawasan .

c. Fungsi Pengawasan Terhadap Kepatuhan terhadap Kebijakan dan BPO

Pengawasan Intern aladalah suatu fungsi dalam organisasi un tuk memastikan dan menjamin bahwa semua kegiatan dan aktifitas organisasi telah dilakukan s esuai dengan tatacara dan prosedur yang telah ditetapkan didalam Pedoman Operasionil, sehingga diharapkan juga sesuai dan mematuhi ketent uan perundang -undangan serta peraturan yang berlaku. ungsi dan Peran ini dapat dilaksanakan dengan jalan  Pelaksanaan Pengawasan Intern harus didasarkan pada ebijakan anajemen dan Prosedur serta Pedoman yang baku dan telah di s esuaikan dengan perubahan dan perkembangan kebutuhan.  enentukan apakah prosedur pengawasan dilaksanakan s ecara konsisten dengan baik oleh semua pegawai di semua fungsi agian dari suatu organisasi, terutama yang berkaitan dengan titik -titik rawan yang telah ditentukan.  engidentifikasi dan mencatat kelemahan , penyimpangan yang ada terhadap 2 prosedur pengawasan yang ditetapkan oleh Direksi, d an melaporkan serta menginformasikannya kepada Direksi, disertai rekome ndasi dan saran -saran perbaikanpenyelesaian.  eneliti dan mengikuti perkembangan dan penyelesaian ti ndak lanjut yang direkomendasikan dan disetujui oleh manajemen untuk dilaksanakan oleh agianSeksi yang bersangkutan.  enyesuaikan dengan kondisi yang baru dan menindak l anjutinya untuk meyakinkan bahwa tindakan korektif yang perlu telah dilaksanakan pada waktunya.

4. Standar Kualitas Pengawasan Internal

Untuk mendapatkan hasil Pengawasan Internal yang ef ektif sebagai alat manajemen dalam memelihara aktifitas organisasi dengan baik, fungsi ini harus diorganisir dan dilakukan dengan persyaratan standard k ualitas yang tinggi yang mencakup semua dimensi dan aspek. Secara umum ada 6 enam kriteria dasar dan persyarat an -persyaratan untuk digunakan sebagai dasar untuk fungsi Pengawasan Int ernal

a. Kemandirian Independency

emandirian fungsi Pengaw asan Internal harus dijaga dan dipelihara secara konsisten .. Satuan Pengawasan Intern harus melakukan fungsinya dengan tingkat obyektifitas yang maksimum tanpa terpengaruh dan desakan dari pi hak lain, terutama dari pihak yang melaksanakan setiap fungsi da lam organisasi Dana Pensiun dimana kegiatan pengawasan sedang dilakukan. Untuk menjaga kemandirian ini, harus diatur sebagai berikut  Semua pihak harus benar -benar menyadari, bahwa Pengawasan Internal adalah mutlak diperlukan, sebagai bagian dari pelaksan aan kegiatan anajemen secara keseluruhan.  anajemen Dana Pensiun harus memandang dan memperlak ukan Satuan ungsiPengawasan Intern sebagai Unit erja yang melaksanakan kegiatannya sebagai pembantu anajemen yang mendapatkan kepercayaan untuk melakukan k egiatannya untuk dan atas nama anajemen.  elu u j j n n jemen se usn men i b w “peng w s n” ng dilakukan oleh Jajaran Pengaw asan Intern bukanlah s ebagai tindakan yang 22 m encari kesalahan sem ata-m ata, akan tetapi sebagai tindakan penilaian, sam pai sejauh m ana kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan Pedom an Pelaksanaan dan ketentuan yang ada, dan dengan dem i kian dapat dihindari terjadinya kesalahan dan pelanggaran yang tidak dih arapkan.  anajer Satuan Pengaw asan Intern dan seluruh jaj aran nya harus dapat bekerja dan m elakukan tugas pengaw asannya dengan m andiri, b ebas dari pengaruh dan intervensi apapun dari siapapun juga.  aporan yang dibuat oleh Satuan Pengaw asan Intern ha rus ditujukan langsung kepada Direktur Utam a, baik secara fungs ional m aupun secara adm inistratif.  om unikasi yang lancar dan efisien antara Satuan Pen gaw asan Intern dengan Direktur Utam a untuk m engakom odasi dan m em berikan f asilitas pem buatan laporan, rekom endasi, instruksi dan pesan -pesan lai nnya serta inform asi dari kedua belah pihak.  Direktur Utam a dan team m anajem en harus m engam bil t indakan yang sungguh -sungguh dan tindak lanjut yang kom prehensif terhadap tem uan - tem uan yang signifikan yang dilaporkan oleh Satuan Pengaw asan Intern.  riteria Pengaw asan pada setiap fun gsi dan definisin ya harus disusun dengan baik dan tepat untuk m enghindari kem ungkinan terjad inya kerancuan, konflik kepentingan dan perdebatan antara pegaw ai yang m ela ksanakan fungsi dan kegiatan dengan Satuan Pengaw asan Intern, dengan m e m perhatikan cakupa n dan dim ensi dari pengaw asan.

b. Tanggap dan Kepekaan Terhadap Perubahan

ingkungan tersendiri yang terbentuk pada pem bentuka n ungsi Pengaw asan Internal dan im plem entasinya sangat dipengaruhi ole h lingkungan sekitar dan perubahan serta perkem bangannya. Pada dasarnya, lingkungan Pengaw asan Internal pada suatu organisasi akan terkait secara langsung dengan efektifitas dari kebijakan o rganisasi dan prosedur pengaw asan internal yang ada, yang juga m erupakan s ubyek review dan evaluasi oleh S atuan ungsi Pengaw asan Intern. Secara internal, berikut ini adalah beberapa elem en yang m em bentuk lingkungan Pengaw asan Internal  aksud dan Tujuan Pendirian Organisasi  alsafah dan gaya anajem en dalam m elaksanakan aktifitasnya. 2  Delegasi ew enanga n dan Tanggung Jaw ab  Struktur Organisasidan Volum e serta Jenis egiatan  etodePengaw asan yang diterapkan anajem en Sedangkan pengaruh -pengaruh lingkungan eksternal ya ng m em pengaruhi lingkungan pengaw asan dan intensitas pengaw asan dar i suatu organisasi antara lain  Perubahan dan perkem bangan kebijakan regulator dan ketentuan regulasi  Perke m bangan faktor -faktor ekonom i baik tingkat regional, nasional m au pun global  Perubahan dan perkem bangan sistim dan prosedur kerj a  om petisi industri em am puan m enanggap i dan kepekaan terhadap lingkunga n dan faktor -faktor yang dapat m em pengaruhinya serta adanya perubahanp erkem bangan sangat penting bagi pelaksanaan Pengaw asan Inter nal dan sem ua pekerja pada Satuan Pengaw asan Intern.

c. Profesionalisme

gar tetap m andiri, diseganidihorm ati dan m endapat kepercayaan dari pihak m anajem en serta pihak lainnya dalam organisasi, + ungsi Pengaw asan Intern harus m em iliki pengetahuan yang m em adai, ketram pilan dan pengalam an yang cukup dalam m elaksanakan tugasnya. , fekt ifitas kinerjanya juga sangat tergantung kepada sikap dan cara kerja serta hasil kerja yang profesional. etentuan -ketentuan berikut ini berlaku dalam rangka m em enuhi dan m em elihara standard profesi + ungsi Pengaw asan Intern.  Persyaratan dan kriteria m inim um harus dibuat dalam hal ketram pilan, pengetahuan, pengalam an kerja dan latar belakang, s ikap dan penam pilan di dalam proses penyaringan, evaluasi dan pem ilihan ca lon untuk posisi Satuan Pengaw asan Intern.  Peraturan tentang Dana Pensiun, m asalah perp ajakan dan peraturan lainnya yang terkait m erupakan bidang-bidang yang bagi Satu an Pengaw asan Intern harus sudah dikenali dengan baik dan m endalam , pengal am an di bidang tersebut telah dim ilikinya.  arena fungsi Pengaw as an Intern alsangat eratterkait de ngan perubahan dan 24 perkem bangan di Dana Pensiun, dan disam ping itu lin gkungan Dana Pensiun selalu tum buh dan berubah dengan cepat, sikap posit if tentang pegem bangkan diri dan kebiasaan serta kem auan untuk terus belajar juga harus dipersyaratkan.  - anajem en Dan a Pensiun harus selalu m em berikan arahan dan supervisi kepada Satuan Pengaw asan Intern dalam m engim plem ent asikan fungsi Pengaw asan Intern al.  Nam un dem ikian, Satuan Pengaw asan Intern diharapkan m elakukan usaha - usaha secara m aksim umdengan kesadaran sendiri,untuk m engem bangkan dan m em elihara standard pengaw asan yang tinggi dala m organisasi.  Pem eliharaan dan pengem bangan pengetahuan teknis da n ketram pilan Satuan Pengaw as Intern dapat dilakukan m elalui berbagai ja lan , antara lain dengan m enyediakan program pendidikan dan pelatihan, m engi kuti berbagai sem inar - sem inar dan w orkshop, m engikuti dan m enem puh ujian Standar Profesi yang berkaitan, m engikuti perkem bangan berita dan berlan gganan publikasi , dan lain sebagainya.

d. Cakupan Kerja Yang Komprehensif

. akupan kerja fungsi Pengaw asan Internal m eliputi se m ua fungsi di Dana Pensiun, term asuk m ereview dan m engevaluasi kecukup an prosedur pengaw asan serta im plem entasinya. Nam un dem ikian, pada hakekatnya latar belakang perh atian dalam pelaksanaan Pengaw asan Internal yang sesungguhnya adalah m encak up jauh diluar m asalah pengaw asan itu sendiri. Tujuan akhir Pengaw asan Internal adalah m enyediakan jam inan bahw a aktifitas dan kegiatan Dana Pensiun dikelola dengan baik dan dilaksanakan dengan m em a tuhi hukum , Undang -Undang, peraturan-peraturan dan standard operasional serta m engarah pada pencapaian target -target yang d itetapkan. Tujuan akhir tersebut m erefleksikan cakupan yang ko m prehensif dari Pengaw asan Internal dan dim ensi pekerjaannya. ungsi Pengaw asan Internal yang dirancang dan ditera pkan dengan bijak m encakup sem ua bagian -bagian kegiatan Dana Pensiun, dan dalam tahap pelaksanaannya, Pengaw asan Internal terkait dengan sem ua proses kegiatan, sejak dari penetapan tujuan dan target sasaran, kebijakan - kebijakan, prosedur dan 2 petunjuknya, im plem entasi dari standard operasional dan bahkan sam pai dengan antisipasi terhadap perkem bangan di m asa yang akan datang. 1 akupan kerja fungsi Pengaw asan Intern yang kom prehe nsif harus disus un dan dipaham i oleh sem ua pihak di Dana Pensiun, untuk m e nghindari adanya konflik kepentingan dan tim bulnya sikap dan perlakuan yang tidak layak.

e. Metodologi dan Prosedur Kerja yang Baku

2 edalam an dan luasnya cakupan kerja yang kom prehens if dapat dengan m udah m engakibatkan tim bulnya kerancuan, perselisihan, at au pelaksanaan pekerjaan yang tidak baik, dan pada gilirannya kualitas hasil kerja yang tinggi sulit diharapkan dari situasi yang sem acam ini. 3 etodologi dan prosedur baku yang baik harus di desai n untuk m engorganisir pekerjaan, m enyederhanakan dan m enstandardisir kegi atan -kegiatan guna m eningkatkan dan m em elihara produktifitas, dan pada akhirnya diharapkan dapat m enghasilkan produk -produk yang berm anfaat dan berk ualitas. Penjelasan yang lebih rinci dari m etodologi dan pro sedur diuraikan di 4 ab yang lain.

f. Tatakelola dan Administrasi Yang Memadai

5 ungsi Pengaw asan Internal harus didukung dengan tat akelola dan adm inistrasi yang tersendiri dan m em adai. 6 dm inistrasi fungsi Pengaw asan Internal harus terorg anisir dengan baik, dan berikut ini adalah faktor -faktor kunci yang harus diperhatikan dan dipertim bangkan dengan seksam a dalam m engorganisir adm inistrasi pengaw asan intern 7  8 uas dan kedalam an cakupan kerja  Tersedianya sum berdaya m anusia dan peralatan sarana  Dokum entasi atas Inform asi dan sem ua ketentuan sert a peraturan -peraturan  1 atatan dan pem eliharaan arsip  6 kurasi dan ketepatan w aktu dari pelaporan dan kores pendensi  2 erahasiaan inform asi, dokum en dan a rsip.

5. Kontrol, Pengawasan dan Pembinaan Eksternal

Sistim Pengendalian Intern Dana Pensiun juga tidak terlepas dari keharusan adanya pengaw asan dan pem binaan dari pihak 9 ksternal, atau oleh pihak -pihak diluar 3 anajem en Dana Pensiun 26 Pengaw asan dan Pem bi naan : ksternal dapat dilakukan oleh  Dew an Pengaw as  Regulator atau Instansi serta ; adan2 Otoritas yang terkait.  uditor kuntan Publik Secara um um dapat disebutkan, bahw a fungsi dari Pen gaw asan : ksternal pada dasarnya m eliputi =  epatutan terhadap norm a-norm a : tika yang baik, dan kepatuhan terhadap Peraturan Perundang -undangan yang berlaku Compliance Control  ew ajaran, kebenaran dan kepatutan dari penerapan ebijakan dan Tata elola Dana Pensiun Management Control  Pelaksanaan prinsip -prinsip Pengen dalian dan Pengel olaan Risiko Risk Control  ebenaran dan ketepatan serta kew ajaran dari pencata tan dan pernyataan keuangan atas ew ajiban dan ekayaan Dana Pensiun Financial Control 6. Kontrol dan Pengawasan oleh Peserta Secara khusus, Sistim Pengendalian Intern Dana Pens iun tidak dapat dilepaskan dari keharusan untuk selalu m em buka diri terhadap hak m e lakukan kontrol dan pengaw asan yang dim iliki oleh Peserta, baik Pekerja ktif, ? antan Pekerja, m aupun Pensiunan. Pelaksanaan pengaw asan ole Pesert a terse but harus difasilitasi dengan baik oleh ? anajem en Dana Pensiun, dengan antara lain m enetapka n tatacara, prosedur serta m edia yang harus digunakan sebagai saluran us ul, pendapat dan penyam paian inform asi.

XI. PENETAPAN DAN PENERAPAN KEBIJAKAN, PROSEDUR, DAN PEDOMAN OPERASIONIL

Pengelolaan Dana Pensiun secara keseluruhan harus didas arkan pada penetapan berbagai Pedom an. Pedom an -pedom an tersbut m enetapkan struktur dan pros es yang harus diterapkan dan dijalankan dengan baik oleh seluruh jajaran Dana P ensiun. Pedom an -pedom an pelaksanaan kegiatan pengelolaan Dan a Pensiun dibuat untuk m asing -m asing bidang kegiatan, dalam 2 dua tahap ata u tingkatan = Pedom an untuk tahaptingkat ebijakan, yang selanjutnya akan m enjadi pedom an dan dijabarkan dalam bentuk = Pedom an untuk tahaptingkat Operasional, yang dikenal sebagai Standard Operational Procedure SOP, dalam bentuk ; uku Pedom an Operasional.