59
4. Jaringan prosedur yang berkaitan dengan sistem akuntansi pengupahan, seperti:
a. Prosedur pencatatan waktu hadir b. Prosedur pencatatan waktu kerja
c. Prosedur pembuatan daftar upah d. Prosedur distribusi biaya upah
e. Prosedur pembuatan bukti kas keluar f.
Prosedur pembayaran upah 5. Bagan alir sistem akuntansi pengupahan.
E. Teknik Pengumpulan Data
1. Wawancara Menurut Jogiyanto 2004: 93, “Wawancara adalah teknik pengumpulan
data dengan cara mengadakan tanya jawab secara langsung atau komunikasi dua arah dengan responden”. Responden yang akan dipilih yaitu: pimpinan
perusahaan atau karyawan perusahaan yang diberikan wewenang oleh pimpinan perusahaan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan
oleh penulis. Wawancara dilakukan untuk mendapatkan informasi yang berkaitan dengan gambaran umum perusahaan dan hal-hal yang berkaitan
dengan sistem akuntansi pengupahan di perusahaan tersebut. 2. Observasi
Menurut Jogiyanto 2004: 89, “Observasi adalah teknik pengumpulan data dengan mengadakan pengamatan langsung terhadap kegiatan perusahaan
60
atau obyek data”. Pendekatan observasi berbeda dengan pendekatan
komunikasi, karena pendekatan observasi tidak berinteraksi secara langsung dengan obyek datanya, tetapi hanya mengobservasi saja. Teknik ini digunakan
untuk mengungkap data-data yang belum dapat diperoleh selama wawancara dilakukan. Data-data yang diharapkan diperoleh dengan mengunakan teknik
observasi adalah data-data berupa catatan-catatan dan formulir-formulir yang berhubungan dengan sistem akuntansi pengupahan.
3. Dokumentasi Dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan
dengan mengumpulkan, mempelajari dan mendokumentasikan data-data perusahaan. Data
yang berkaitan dengan sistem akuntansi pengupahan seperti: jurnal, formulir, buku besar, buku tambahan upah, flow chart, serta
bagan struktur organisasi.
F. Teknik Analisis Data
Langkah-langkah yang dilakukan untuk menganalisis data adalah sebagai berikut:
1. Menjawab rumusan masalah
mengenai bagaimana penerapan sistem akuntansi pengupahan perusahaan, maka dilakukan langkah sebagai
berikut: a. Cara yang digunakan untuk menganalisis kegiatan pokok
perusahaan yaitu memperhatikan kegiatan utama yang dilakukan oleh perusahaan. Kegiatan pokok perusahaan ini kemudian
61
disesuaikan dengan sistem akuntansi pengupahan perusahaan. Kegiatan ini dilakukan untuk melihat apakah kegiatan pokok
perusahaan berkaitan dengan sistem akuntansi pengupahan perusahaan. Setelah mencari keterkaitannya, langkah selanjutnya
adalah mencari pihak-pihak yang memiliki keterlibatan dengan sistem akuntansi pengupahan karyawan. Sistem akuntansi
pengupahan perusahaan berkaitan dengan tenaga kerja dan pembayaran balas jasa kepada karyawan. Pihak-pihak yang terlibat
di dalam kegiatan pokok perusahaan dapat ditelusuri melalui tugas dan tanggungjawab pihak-pihak tersebut dari penerimaan
karyawan hingga pembayaran upah. Berdasarkan penelusuran pihak-pihak yang terlibat di dalam perusahaan, maka dapat
dijelaskan apa kegiatan pokok perusahaan, golongan tenaga kerja yang seperti apa yang mengerjakan kegiatan pokok perusahaan dan
pihak-pihak mana
yang berperan
memperlancar kinerja
operasional dengan merekrut karyawan dan membayarkan upah kepada karyawan.
b. Informasi yang dibutuhkan management dalam sistem akuntansi pengupahan berupa jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi
beban perusahaan. Teknik yang digunakan untuk mencari
informasi biaya gaji dan upah yaitu mendeskripsikan biaya apa saja yang timbul dari sistem akuntansi pengupahan perusahaan.
62
Pendeskripsian ini dilakukan untuk memperoleh informasi jenis biaya gaji dan upah yang dihasilkan dari penerapan sistem
akuntansi pengupahan perusahaan. Informasi ini akan menjelaskan bagaimana informasi biaya gaji dan upah dihasilkan dan manfaat
informasi tersebut bagi pihak manajemen perusahaan. Informasi biaya gaji dan upah akan sangat membantu pihak management
untuk menilai kinerja perusahaan dan mengetahui biaya gaji dan upah yang menjadi beban pusat pertanggungjawaban. Informasi
biaya gaji dan upah ini akan digunakan untuk melihat apakah perusahaan membutuhkan rincian biaya gaji dan upah untuk
membuat kebijakan strategik. c. Cara yang digunakan untuk mencari dokumen apa saja yang
digunakan dalam sistem akuntansi pengupahan yaitu dengan mempelajari fungsi dokumen yang ada di dalam perusahaan.
Dokumen-dokumen perusahaan akan dideskripsikan untuk
menentukan apakah dokumen tersebut berkaitan dengan sistem akuntansi pengupahan. Apabila dari hasil pendeskripsian
ditemukan bahwa, dokumen perusahaan memiliki fungsi yang sama sebagai dokumen perubahan tarif, dokumen perhitungan
upah karyawan, dokumen daftar gaji dan upah, dokumen rekap daftar gaji dan upah, surat pernyataaan gaji dan upah, dokumen
perintah pengeluaran dana, maka disimpulkan dokumen tersebut
63
adalah dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengupahan perusahaan. Selain itu, walaupun dokumen yang
digunakan dalam sistem akuntansi pengupahan tidak dibuat oleh fungsi yang sama dengan kajian teori, maka dokumen dinyatakan
sebagai dokumen sah yang digunakan dalam sistem akuntansi pengupahan. Fungsi dokumen pada perusahaan satu dengan
perusahaan lain memiliki perbedaan. Tolak ukur untuk
menentukan dokumen tertentu merupakan dokumen yang
digunakan dalam sistem akuntansi pengupahan adalah kesamaan fungsi dari setiap dokumen tersebut.
d. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengupahan dapat dideskripsikan dengan cara mempelajari catatan
apa saja yang dihasilkan oleh fungsi pencatatan upah karyawan. Cara ini digunakan untuk menentukan apakah dokumen yang
dihasilkan oleh pihak akuntansi memiliki peran dalam sistem akuntansi pengupahan. Catatan akuntansi tersebut digunakan
dalam sistem akuntansi pengupahan, apabila catatan tersebut memiliki fungsi yang sama dengan jurnal. Apabila berdasarkan
pendeskripsian ditemukan bahwa dokumen tersebut memiliki fungsi yang sama sebagai media pencatatan akuntansi, maka
disimpulkan perusahaan memiliki catatan akuntansi dalam sistem akuntansi pengupahan.
64
e. Penulis mendeskripsikan fungsi-fungsi yang berkaitan dalam sistem akuntansi pengupahan perusahaan. Sistem akuntansi
pengupahan melibatkan berbagai fungsi seperti fungsi personalia, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji dan upah, fungsi
akuntansi, dan fungsi keuangan. 1 Fungsi personalia merupakan karyawan perusahaan yang
kedudukannya ada
di dalam
struktur organisasi
perusahaan. Fungsi personalia bertugas melakukan perekrutan karyawan, menseleksi karyawan, memutuskan
penetapan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah, kenaikan pangkat, potongan gaji, mutasi
karyawan dan pemberhentian karyawan. Analisis yang digunakan untuk mengetahui apakah ada fungsi perekrutan
karyawan, maka langkah yang akan dilakukan adalah melihat struktur organisasi perusahaan. Struktur organisasi
digunakan untuk memahami tugas dari setiap bagian yang ada di dalam struktur organsisasi perusahaan. Pemahaman
mengenai tanggungjawab setiap bagian struktur organisasi akan digunakan untuk menemukan bagian apa di dalam
struktur organisasi perusahaan yang memiliki tugas yang sama dalam perekrutan karyawan. Apabila di dalam
struktur organisasi perusahaan ditemukan adanya pihak
65
yang bertugas merekrut karyawan, maka disimpulkan bahwa dalam sistem akuntansi pengupahan perusahaan
memiliki fungsi perekrut karyawan. Tugas perekrutan karyawan dapat dilakukan oleh fungsi lain seperti fungsi
akuntansi. Apabila fungsi yang bertugas merekrut karyawan tercantum di dalam struktur organisasi
perusahaan tetapi bukan berkedudukan sebgai fungsi personalia, maka fungsi inilah yang dikatakan sebagai
fungsi perekrut karyawan. Hal ini dikarenakan tugas perekrutan karyawan perusahaan dapat dilakukan oleh
fungsi selain personalia, namun fungsi tersebut memiliki kedudukan di dalam struktur organisasi perusahaan.
2 Fungsi pencatat waktu merupakan fungsi presensi yang bertugas mencatat kehadiran karyawan. Fungsi pencatatan
waktu memastikan bahwa karyawan perusahaan hadir dan bekerja di perusahaan. Kehadiran karyawan yang bekerja
di perusahaan perlu dicatat agar pembayaran gaji dan upah sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan.
Apabila perusahaan tidak mengunakan jam hadir maupun jam kerja, namun mengunakan satuan lain sebagai dasar
perhitungan gaji dan upah, maka fungsi yang memiliki peran yang sama dengan fungsi pencatat waktu tersebut
66
fungsi presensi. Langkah
yang digunakan untuk mengetahui apakah ada fungsi presensi
di perusahaan yaitu mempelajari tugas dan tanggungjawab setiap bagian
di struktur organisasi perusahaan. Apabila di dalam
perusahaan tidak ada fungsi pencatat waktu, namun di dalam struktur organisasi terdapat bagian yang memiliki
tugas yang sama sebagai fungsi yang memastikan karyawan hadir didalam perusahaan, maka disimpulkan
bahwa perusahaan memiliki fungsi presensi. Fungsi presensi tidak hanya dilakukan oleh fungsi pencatat waktu
saja tetapi dapat dilakukan oleh bagian lain, namun bagian tersebut harus berada di struktur organisasi perusahaan.
3 Fungsi penghitung upah karyawan bertugas untuk memperhitungkan upah karyawan dengan mengkalikan
tarif dengan jam kerja, produk yang dihasilkan maupun ukuran lainnya. Setelah memperhitungkan upah karyawan,
selanjutnya fungsi ini memperhitungkan besaran potongan upah untuk setiap karyawan. Potongan penghasilan berupa
utang karyawan, iuran organisasi dan pajak penghasilan. Fungsi ini merekap hasil perhitungan di dalam daftar gaji
dan upah karyawan. Daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai
67
potongan yang menjadi beban setiap karyawan. Setiap perusahaan memiliki fungsi penghitung upah karyawan
dan kedudukannya berada dibawah fungsi akuntansi. Teknik yang dilakukan untuk melihat apakah di
perusahaan melibatkan fungsi penghitungan upah dalam sistem akuntansi pengupahan, maka langkah yang
dilakukan yaitu mempelajari struktur organisasi dan melakukan penelusuran untuk menemukan pihak yang
memperhitungkan upah karyawan. Apabila dari hasil pemahaman struktur organisasi dan penelusuran diketahui
ada pihak yang bertugas memperhitungkan upah namun tidak digambarkan di dalam struktur organisasi, maka
disimpulkan perusahaan memiliki fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Kesimpulan ini diambil karena terkadang
struktur organisasi tidak mengambarkan secara rinci semua pihak yang berkedudukan pada bagian atau fungsi
tertentu dalam struktur organisasi. 4 Fungsi akuntansi merupakan fungsi pencatatan dan fungsi
pengawasan di dalam perusahaan. Sistem akuntansi pengupahan membedakan akuntansi menjadi tiga bagian
yaitu bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal. Fungsi akuntansi ini bertugas memproses pembayaran
68
upah kepada karyawan, membuat bukti kas keluar dan mengotorisasinya, mendistribusikan biaya gaji dan upah,
dan melakukan penjurnalan. Fungsi pencatatan upah merupakan fungsi penting dalam sistem akuntansi
pengupahan pada
perusahaan. Struktur
organisasi digunakan untuk melihat apakah ada bagian yang berperan
sebagai fungsi pencatatan upah. Pihak yang bertugas dan tanggungjawab untuk pencatatan upah karyawan dapat
disimpulkan sebagai fungsi akuntansi yang berperan dalam sistem akuntansi pengupahan. Membandingkan
peran yang dilakukan oleh fungsi akuntansi secara teoritis dengan peran yang dilakukan pihak yang bertugas
mencatat upah di dalam perusahaan akan dijadikan titik analisis oleh penulis. Kesamaan peran dalam sistem
akuntansi pengupahan sebagai fungsi pencatatan upah akan digunakan sebagai alasan untuk menarik kesimpulan.
Apabila di dalam struktur organisasi tidak tercantum fungsi akuntansi, namun dari hasil penelusuran diketahui
bahwa perusahaan memiliki fungsi pencatatan upah, maka disimpulkan perusahaan memiliki fungsi akuntansi.
Apabila di dalam struktur organisasi dan hasil penelusuran tidak ditemukan kesamaan peran dalam pencatatan upah
69
karyawan, maka disimpulkan perusahaan tidak memiliki fungsi akuntansi.
5 Fungsi pembayaran upah atau fungsi keuangan merupakan fungsi penyimpanan atau pemegang harta perusahaan.
Fungsi pembayaran upah harus dipisahkan dengan fungsi pencatatan upah agar terciptanya sistem pengendalian
internal yang baik. Fungsi keuangan bertanggungjawab menulis cek, mencairkan cek ke bank dan melakukan
pembayaran upah kepada karyawan. Fungsi keuangan memiliki peran di dalam sistem akuntansi pengupahan
perusahaan. Langkah untuk melihat peran fungsi akuntansi dalam sistem akuntansi pengupahan yaitu mempelajari
struktur organisasi perusahaan. Struktur organisasi
digunakan untuk melihat apakah ada pihak yang berperan sebagai pembayar upah kepada karyawan, baik yang
tercantum di dalam struktur organisasi ataupun tidak. Kesimpulan mengenai ada tidaknya fungsi pembayaran
upah di perusahaan dihasilkan dari pencocokan peran fungsi keuangan dengan pihak yang memiliki peran yang
sama sebagai fungsi pembayaran upah karyawan. Apabila dari hasil pembelajaran mengenai peran-peran yang
terdapat dalam struktur organisasi dan ditemukan bahwa
70
terdapat unsur dari struktur organisasi yang memiliki peran sebagai pembayar upah kepada karyawan, maka
disimpulkan fungsi tersebut sebgai fungsi keuangan. Kesimpulan ini diperoleh dari pencocokan tugas fungsi
keuangan sebagai pihak yang membayarkan upah karyawan dengan bagian yang terdapat dalam struktur
organisasi dan memiliki peran yang sama sebagai fungsi pembayar upah. Kesimpulan ini tetap berlaku walaupun
fungsi pembayar upah karyawan dalam struktur organisasi tidak bernama fungsi keuangan, kasir, finance dan lainnya.
Dasar pengambilan kesimpulan adalah kesamaan peran atau fungsi membayarkan upah kepada karyawan di dalam
perusahaan. f.
Langkah yang dilakukan untuk menganalisis prosedur dalam sistem akuntansi pengupahan yaitu mendeskripsikan keterkaitan
antara fungsi-fungsi yang ada dalam struktur organisasi, dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan oleh perusahaan.
Pendeskripsian ini dilakukan untuk melihat bagaimana pihak-pihak di dalam struktur organisasi melakukan kegiatan dalam sistem
akuntansi pengupahan. Kegiatan ini akan mengambarkan bagaimana fungsi tersebut memproses dan menghasilkan informasi
yang akan dicatat dalam dokumen perusahaan. Dokumen tersebut
71
akan memberikan gambaran pihak yang berada dalam struktur organisasi untuk membuat catatan yang akan digunakan untuk
melaporkan kinerja perusahaan. Kegiatan-kegiatan manual yang dilakukan oleh pihak perusahaan dalam membuat dokumen,
membuat laporan dan mempertangungjawabankanya kepada pihak berkepentingan akan memberikan arahan bagaimana pelaksanaan
sistem akuntansi pengupahan. Kegiatan-kegiatan manual inilah yang
akan mengambarkan prosedur yang ada dalam sistem akuntansi pengupahan perusahaan.
g. Unsur-unsur sistem pengendalian intern dalam sistem akuntansi pengupahan akan dideskripsikan dengan cara melihat peran
struktur organisasi dalam menjalankan prosedur dan praktik kerja yang sehat di dalam perusahaan. Pemisahan tugas yang jelas
dalam struktur organisasi, tidak adanya kesalahan dalam mencatat data perusahaan, praktik kerja yang sehat, dan karyawan
perusahaan yang memiliki etika kerja yang baik akan mengambarkan bagaimana pelaksanaan pengendalian intern
perusahaan. Praktik yang sehat merupakan kegiatan yang dilakukan oleh pihak perusahaan untuk menjaga kekayaaan
perusahaan dan menjaga ketelitian transaksi, maupun keandalan data perusahaan. Berdasarkan pendeskripsian tersebut, maka dapat
72
diketahui bagaimana penerapan pengendalian internal perusahaan dan pihak-pihak mana saja yang terlibat didalamnya.
h. Bagan alir dokumen perusahaan dibuat berdasarkan pendeskripsian prosedur-prosedur yang dilakukan dalam sistem akuntansi
pengupahan yang melibatkan fungsi pada struktur organisasi, dokumen
dan catatan
akuntansi. Bagan
alir dokumen
mengambarkan bagaimana perusahaan melakukan kegiatan perusahaan yang akan membentuk kesatuan prosedur-prosedur
dalam sistem akuntansi pengupahan. Prosedur-prosedur ini akan digambarkan dalam flow chart untuk memudahkan para pembaca
memahami sistem akuntansi pengupahan perusahaan. Kesimpulan mengenai bagaimana penerapan sistem akuntansi pengupahan
pada perusahaan akan dihasilkan dari analisis penulis. Penerapan sistem akuntansi pengupahan perusahaan akan disimpulkan dengan memperhatikan
empat poin sebagai berikut: fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, catatan akuntansi yang digunakan dan jaringan prosedur yang membentuk
sistem akuntansi
pengupahan. Kesimpulan
ini dihasilkan
dengan membandingkan apakah keempat poin tersebut ada dan memiliki peran dalam
sistem akuntansi pengupahan 2. Teknik analisis data yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah
kedua mengenai kelemahan yang terdapat pada sistem akuntansi pengupahan yaitu sebagai berikut:
73
a. Mendeskripsikan pelaksanaan sistem akuntansi pengupahan pada perusahaan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan dari sistem
akuntansi pengupahan tersebut. Pendeskripsian ini dilakukan untuk melihat apakah sistem akuntansi pengupahan memiliki kelemahan
yang diakibatkan dari pelaksanaan sistem yang salah ataupun akibat dari sumber daya manusia yang tidak mendukung.
Kelemahan-kelemahan ini dicari dengan cara membandingkan sistem akuntansi yang ditetapkan perusahaan dengan praktik yang
dilakukan oleh perusahaan. Kelemahan-kelemahan tersebut akan dianalisis untuk mencari solusi yang tepat guna mengatasi
kelemahan tersebut. Rekomendasi akan diberikan untuk mengatasi kelemahan sistem akuntansi pengupahan perusahaan.
74
BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
