PELAKSANAAN PEMBANGUNAN FISIK
BAB 4 PELAKSANAAN PEMBANGUNAN FISIK
Setelah semua rencana disusun, organisasi telah ditetapkan, orang-orang telah ditunjuk dan memahami tugas dan tanggungjawabnya, maka tahap selanjutnya adalah pelaksanaan .
1. Sasaran
Sasaran Pembangunan Infrastruktur adalah mewujudkan infrastruktur yang diinginkan sesuai dengan ketentuan, kriteria/standar teknis bangunan (mutu yang dipersyaratkan) dalam kurun waktu tertentu dan biaya yang telah ditetapkan (direncanakan) serta dapat bermanfaat secara berkelanjutan. Secara rinci sasaran ini meliputi :
o Terwujudnya bangunan yang memenuhi atau sesuai dengan ketentuan/peraturan yang
berlaku, standar/persyaratan teknis bangunan yang sudah ditetapkan, yaitu menjamin keselamatan (keamanan/kenyamanan dan kesehatan masyarakat yang menggunakannya) dan tidak menimbulkan dampak negatif terhadap sosial masyarakat dan pelestarian lingkungan (Tepat Mutu);
o Terwujudnya bangunan dalam kurun waktu yang sesuai dengan jadwal yang
ditentukan/direncanakan (Tepat Waktu); o Terwujudnya bangunan sesuai dengan biaya yang telah ditentukan/direncanakan
(Tepat Biaya); o Terwujudnya akuntabilitas dan transparansi pelaksanaan pembangunan (Tertib
Administrasi & Keuangan proyek);
2. Langkah-langkah kegiatan
A. Persiapan Pelaksanaan Konstruksi (1) Penandatangan Surat Perjanjian Pemanfaatan Dana Lingkungan (SPPD-L)
SPPD-L merupakan bentuk kesepakatan perjanjian kerjasama antara BKM dengan KSM/Panitia dalam rangka pemanfaatan dana BLM untuk pembangunan sarana & prasarana sesuai ketentuan-ketentuan yang dipersyaratkan.
Bentuk SPPD-L ini mengacu pada “Contoh Bentuk SPPD-L” yang ditetapkan oleh UPL/TPP sesuai hasil kegiatan perencanaan teknis.
Dengan adanya perjanjian beserta lampirannya tersebut maka semua pihak baik BKM/UPL/TPP maupun KSM/Panitia harus mentaatinya.
(2) Penajaman Rencana Kerja KSM/Panitia
Suatu rencana kerja hendaklah dibuat serinci mungkin agar lebih mudah untuk dipahami dan dilaksanakan. Untuk mencapai hal tersebut tidak cukup mudah, apalagi ada keterbatasan kemampuan teknis personil dalam menyusun perencanaan dan keterbatasan waktu yang tersedia untuk merencankan kegiatan. Untuk mengantisipasi adanya kelemahan-kelemahan dalam perencanaan tersebut maka perlu dilakukan evaluasi atau penajaman kembali rencana kerja sebelum pelaksanaan dimulai.
Penajaman rencana kerja disini merupakan kegiatan yang dilakukan oleh KSM selaku pelaksana kegiatan pembangunan, khususnya oleh Tim Pelaksana yang telah dibentuk, dengan tujuan untuk memperoleh suatu rencana pelaksanaan pembangunan yang lebih rinci dari rencana kerja awal (sudah diajukan dalam proposal/SPPD-L) sehingga lebih siap dijalankan dilapangan. Kegiatan ini dimaksudkan sebagai langkah antisipasi adanya perubahan-perubahan dalam Penajaman rencana kerja disini merupakan kegiatan yang dilakukan oleh KSM selaku pelaksana kegiatan pembangunan, khususnya oleh Tim Pelaksana yang telah dibentuk, dengan tujuan untuk memperoleh suatu rencana pelaksanaan pembangunan yang lebih rinci dari rencana kerja awal (sudah diajukan dalam proposal/SPPD-L) sehingga lebih siap dijalankan dilapangan. Kegiatan ini dimaksudkan sebagai langkah antisipasi adanya perubahan-perubahan dalam
Penajaman rencana kerja KSM/Panitia yang dicakup disini antara lain adalah rencana jadwal pelaksanaan, rencana pengadaan/mobilisasi tenaga kerja/ bahan/alat, rencana tim pelaksana lapangan, rencana Tenaga Kerja yang akan dimobilisasi.
Pelaksanaan hal tersebut dilakukan dengan cara mengevaluasi atau memeriksa kembali dari setiap rencana yang telah ada, apakah semua hal-hal yang diuraikan pada rencana semula (SPPD-L/Proposal) masih dapat diterapkan dilapangan. Jika ada rencana yang perlu disesuaikan kembali maka dapat langsung diperbaiki. Hasil perbaikan/perubahan inilah yang selanjutnya akan dipergunakan oleh Tim Pelaksana Lapangan sebagai acuan dalam pelaksanaan, disamping juga sebagai alat monitoring suatu pekerjaan dilapangan nanti.
Keseluruhan hasil penajaman rencana kerja ini akan menjadi masukan dalam penyelenggaraan Musyawarah Persiapan Pelaksanaan Konstruksi yang diselenggarakan oleh UPL/TPP.
(3) Musyawarah/Rapat Persiapan Pelaksanaan Konstruksi (MP2K/RPPK)
MP2K/RPPK merupakan Rapat/Forum musyawarah warga dalam rangka Persiapan Pelaksanaan Konstruksi ( Pre Construction Meeting /PCM). Jadi Rapat ini diselenggarakan sesegera mungkin setelah ditandatanganinya SPPD-L dan sebelum dimulainya kegiatan pembangunan prasarana/fisik. Penyelenggara kegiatan MP2K ini adalah UPL/TPP dan dihadiri oleh seluruh pihak KSM/Panitia yang akan melaksanakan kegiatan pembangunan infrastruktur diwilayahnya.
Forum ini ditujukan untuk membahas dan mengetahui sejauh mana persiapan- persiapan yang telah dilakukan KSM/Panitia serta untuk memberikan penjelasan- penjelasan dan penyepakatan hal-hal yang menyangkut teknis maupun administrasi dalam rangka pelaksanaan pembangunan prasarana. Jadi pada forum ini juga pihak KSM/Panitia dapat melakukan konsultasi terkait hal-hal yang belum dipahami baik teknis maupun administrasi kegiatan. Hasil yang diharapkan dari pelaksanaan MP2K adalah :
Adanya Rencana & Jadwal Pengadaan Bahan/Alat bagi KSM/Panitia yang siap
dilaksanakan; Adanya Calon Tenaga Kerja yang siap dimobilisasi;
Adanya struktur oraganisasi berikut Tim Pelaksana Lapangan KSM/Panitia
yang siap melaksanakan tugas-tugas/tanggungjawabnya; Adanya kesepakatan Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan;
Meningkatnya pemahaman KSM untuk melaksanakan SPPD-L/kegiatan secara
tepat waktu, tepat kualitas, tepat biaya, tertib administrasi, dan tidak bertentangan dengan ketentuan PNPM;
(4) Coaching/Pelatihan Teknis dan Administrasi bagi KSM/Panitia
Bimbingan/coaching bagi KSM/Panitia diberikan oleh UPL/TPP tentang teknik- teknik pelaksanaan konstruksi prasarana dan administrasi pencatatan atau pelaporan kegiatan pembangunan prasarana yang akan dilakukan KSM/Panitia selama pelaksanaan konstruksi.
Kegiatan ini sangat penting dan diharapkan dapat dilakukan sebelum pelaksanaan kegiatan konstruksi guna meningkatkan pemahaman dan keterampilan KSM/Panitia Kegiatan ini sangat penting dan diharapkan dapat dilakukan sebelum pelaksanaan kegiatan konstruksi guna meningkatkan pemahaman dan keterampilan KSM/Panitia
Proses pembelajaran KSM/Panitia ini diharapkan akan berlanjut pada kegiatan “Praktek Kerja dilapangan/On the Job Trainning (OJT)” pada pelaksanaan kegiatan konstruksi dilapangan.
(5) Pembuatan & Pemasangan Papan Nama Kegiatan
Sebelum kegiatan fisik dimulai, KSM/Panitia harus membuat dan memasang papan nama kegiatan/proyek pada tempat strategis dilokasi kegiatan. Papan nama ini dimaksudkan untuk memberikan informasi dan transparansi kegiatan serta wajib terpasang selama kegiatan pembangunan prasarana berlangsung.
Informasi yang perlu tercantum dalam Papan Nama Proyek ini sekurang- kurangnya mencakup : Wilayah administratif kegiatan (kelurahan, kecamatan & kabupaten); Nama BKM kelurahan sasaran; Jenis/Nama Kegiatan; Volume Kegiatan; Biaya Kegiatan (APBD, Swadaya, BLM dan Total); Waktu pelaksanaan; Lokasi kegiatan; Nama KSM/Panitia Pelaksana Pekerjaan.
B. Pelaksanaan Konstruksi/Fisik (1) Pencairan Dana
Pencairan dana kegiatan lingkungan dari BKM kepada KSM/Panitia dilakukan melalui rekening KSM/Panitia secara tiga tahap/termin, yaitu :
a) Pencairan tahap pertama Setelah ditandatanganinya SPPD-L, KSM/Panitia dapat mengajukan
pembayaran uang muka kepada BKM sebagai pembayaran tahap pertama sebesar 30% dari nilai SPPD-L.
Ada 3 dokumen yang harus disiapkan untuk penarikan uang muka, yaitu : (1) SPPD-L
(2) Berita Acara Penarikan Tahap Pertama; (3) Rencana Penggunaan Dana (RPD) Tahap Pertama
b) Pencairan Tahap Kedua KSM/Panitia dapat mengajukan pembayaran tahap kedua sebesar 60% dari
nilai SPPD-L setelah pekerjaan fisik mencapai kemajuan fisik sekurang- kurangnya sebesar 20% dan pemanfaatan dana tahap pertama sekurang- kurangnya telah dimanfaatkan 90%.
Ada 4 jenis dokumen yang diperlukan untuk pengajuan angsuran tahap kedua adalah :
(1) Laporan Kemajuan Pelaksanaan Pekerjaan; (2) Laporan Penggunaan Dana (LPD) Termin Pertama; (3) Berita Acara Pembayaran Termin Kedua; (4) Rencana Penggunaan Dana (RPD) Termin Kedua.
c) Pencairan tahap ketiga/terakhir Angsuran tahap ketiga sebesar 10% dari SPPD-L diajukan setelah prestasi fisik
pekerjaan mencapai minimal 90% dan pemanfaatan dana tahap kedua sekurang-kurangnya telah dimanfaatkan 90%.
Adapun kelengkapan dokumen yang diperlukan pada tahap ini ada 4, yaitu : (1) Laporan Kemajuan Pelaksanaan Pekerjaan;
(2) Laporan Penggunaan Dana (LPD) Termin Kedua;
(3) Berita Acara Pembayaran Termin Ketiga; (4) Rencana Penggunaan Dana (RPD) Termin Ketiga.
(2) Mobilisasi Tenaga Kerja/Bahan/Alat
KSM/Panitia segera melakukan mobilisasi tenaga kerja/bahan/alat ke lokasi pekerjaan sesuai jadwal yang telah disepakati dalam MP2K.
Berkaitan dengan mobilisasi ini, proyek telah menetapkan tatacara pengadaan barang/jasa yang harus diikuti. Tatacara pengadaan ini lebih jauh diuraikan secara rinci pada buku Tatacara Pengadaan Barang/Jasa Pelaksana Pekerjaan.
(3) Musyawarah Pengadaan Barang/Jasa Pemborongan (bila ada)
Musyawarah Pengadaan Barang/Jasa Pemborongan adalah forum musyawarah pengadaan terbatas/ pemilihan langsung dengan penawaran , untuk menetapkan siapa pihak ketiga yang akan menjadi mitra kerja KSM/Panitia dalam rangka Pengadaan Barang/Jasa yang dibutuhkan. Jadi Forum ini hanya dilakukan pada setiap ada kegiatan Pengadaan terbatas/ pemilihan langsung dengan penawaran .
Penyelenggaraan Forum Musyawarah Pengadaan ini dimaksudkan untuk meningkatkan adanya transparanasi dan akuntabilitas pelaksanaan kegiatan, khususnya dalam pemanfaatan dana pada kegiatan pengadaan bahan/alat, bagi KSM/Panitia pelaksana kegiatan.
Mekanisme pelaksanaan forum ini pada dasarnya merupakan mekanisme pelaksanaan secara sekaligus dari rangkaian acara : Pemasukan, Pembukaan, Evaluasi Penawaran & Penetapan Pemenang pada proses pengadaan terbatas/ pemilihan langsung dengan penawaran . Sedangkan peserta yang diundang adalah calon pemasok/toko dan anggota KSM terkait, wakil BKM, wakil UPL/TPP, Kepala Desa/Lurah, Tomas setempat dan Tim Konsultan.
(4) On The Job Trainning/Praktek Kerja Lapangan
OJT/Trial, merupakan cara yang dipergunakan untuk melatih masyarakat sambil meningkatkan kualitas konstruksi. Dalam pelaksanaan sistem trial contoh harus betul-betul dibuat dengan kualitas yang benar/memenuhi persyaratan teknis, karena contoh akan dianggap sebagai batas maksimal kualitas yang akan dikejar/ikuti oleh masyarakat.
Pelaksanaan OJT diselenggarakan oleh KSM/Panitia, difasilitasi/dibimbing oleh fasilitator teknik dan anggota TPP/Tim Teknis Pemda yang memahami bidang Teknik konstruksi atau pihak ketiga mitra masyarakat dalam melaksanakan pekerjaan konstruksi tersebut. Fokus utamanya lebih kepada memberikan keterampilan bagi tenaga kerja bagaimana cara pengerjaan yang benar/ketelitian dari suatu pekerjaan, misalnya bagaimana cara melaksanakan membuat campuarn beton, bagaimana cara pengangkutan atau pemasangannya, bagaimana cara pemadatan, bagaimana cara penyambungan besi/beton, dll.
Pendekatan pelaksanaannya adalah : • Disesuaikan dengan jenis pekerjaaan yang akan dilaksanakan dilapangan.
Artinya OJT ini mengikuti tahapan/jadwal pekerjaan dilapangan sehingga tidak memerlukan biaya khusus untuk pengadaan tenaga kerja atau bahan/alat yang diperlukan, tetapi dapat langsung menggunakan tenaga kerja atau bahan yang sudah tersedia untuk pekerjaan tersebut.
• Dilaksanakan pada awal memulai pekerjaan. Hal ini dimaksudkan agar dengan pemahaman/keterampilan yang telah dipraktekkan pada saat OJT tadi, dapat langsung diikuti oleh masyarakat untuk menyelesaikan seluruh volume pekerjaan tersebut. Setelah OJT ini, hasil pekerjaan harus dinilai kembali • Dilaksanakan pada awal memulai pekerjaan. Hal ini dimaksudkan agar dengan pemahaman/keterampilan yang telah dipraktekkan pada saat OJT tadi, dapat langsung diikuti oleh masyarakat untuk menyelesaikan seluruh volume pekerjaan tersebut. Setelah OJT ini, hasil pekerjaan harus dinilai kembali
• Dilakukan untuk pekerjaan tertentu yang diprioritaskan. Artinya OJT ini tidak
perlu dilakukan untuk semua pekerjaan tetapi cukup diprioritaskan pada pekerjaan tertentu yang dianggap paling menentukan kualitas dan atau kurang dipahami oleh pelaksana lapangan/tenaga kerja.
On the Job Training harus dilakukan terutama untuk pelaksanaan pekerjaan- pekerjaan konstruksi yang kurang dipahami oleh masyarakat/tenaga kerja selama pelaksanaan kegiatan konstruksi.
Sistem trial terdiri dari tiga langkah : Contoh dibuat bersama konsultan pendamping/Dinas terkait. Orang yang ikut
membuat contoh adalah mandor, Ketua Regu Kerja, Kader Teknis/UPL, Pelaksana Lapangan Panitia dan beberapa masyarakat yang lain. Konsultan ikut bekerja dan memberi instruksi kepada mereka.
Atau Percobaan oleh masyarakat dibawah pimpinan orang yang memberikan contoh diatas. Setelah trial selesai (misalnya panjang jalan 10-20 meter), kualitas dinilai oleh Konsultan pendamping. Jika kualitas masih kurang baik maka harus dilatih lagi dan diperiksa lagi.
Jika kualitas telah baik, pelaksanaan diteruskan. Perlu ada contoh dan trial untuk tiap macam situasi yang dihadapi dilapangan.
Misalnya trial jalan ditempat yang sudah mempunyai tanah dasar yang kokoh, trial jalan didaerah sawah yang dibuat contoh tersendir. Trial tidak diperlukan untuk bagian yang sangat kecil yang dapat diawasi secara langsung oleh konsultan.
Trial juga diterapkan tidak hanya pada pekerjaan jalan, misalnya ada pekerjaan MCK maka MCK yang dibangun pertama dianggap sebagai trial.
Untuk Jenis pekerjaan yang lain, trial dapat dilakukan pada pekerjaan kunci (paling menentukan kualitas), misalnya pekerjaan beton/beton bertulang dimana dilakukan praktek pemasangan tulangan, bekesting, pencampuran beton, pengangkutan dan pemadatan beton dilapangan, dll.
(5) Pelaksanaan Fisik/Konstruksi
Pelaksanaan Konstruksi adalah serangkaian pelaksanaan pekerjaan pembangunan/fisik untuk mewujudkan bangunan yang direncanakan. Termasuk juga kegiatan-kegiatan penanganan Dampak Lingkungan/mitigasi yang bersifat konstruksi yang telah direncanakan.
Sasaran/keluaran kegiatan yang ingin dicapai: Terwujudnya hasil pekerjaan konstruksi/ bangunan sesuai volume dan kualitas
yang dipersyaratkan/ telah direncanakan; Terwujudnya hasil pekerjaan konstruksi/bangunan sesuai waktu pelaksanaan
yang dipersyaratkan/ telah direncanakan; Terwujudnya hasil pekerjaan konstruksi/bangunan sesuai biaya pelaksanaan
yang dipersyaratkan/ telah direncanakan; Ukuran dan Standar Keluaran kegiatan: Jumlah dari jenis-jenis pekerjaan konstruksi yang dilaksanakan sesuai dengan
jenis-jenis pekerjaan dalam lingkup pekerjaan yang direncanakan; Volume dari setiap jenis pekerjaan konstruksi yang dihasilkan sesuai dengan
volume setiap jenis pekerjaan dalam lingkup pekerjaan yang direncanakan;
Jumlah waktu penyelesaiaan pekerjaan/proyek sesuai jadwal pelaksanaan yang telah direncanakan;
Jumlah Biaya/dana yang termanfaatkan pada keseluruhan pelaksanaan pekerjaan, minimal sesuai biaya pelaksanaan yang telah direncanakan;
Bahan-bahan bangunan yang dipergunakan memenuhi persyaratan bahan dari setiap pekerjaan yang telah direncanakan;
Cara pelaksanaan setiap pekerjaan dilapangan memenuhi persyaratan cara kerja yang telah direncanakan; Penggunaan tenaga kerja/peralatan berat dalam pelaksanaan pekerjaan yang memenuhi persyaratan kualitas pekerjaan; Progres pekerjaan telah mencapai 100% (selesai) sesuai jadwal pelaksanaan yang telah direncanakan;
Langkah-langkah pelaksanaan : Berdasarkan rencana pelaksanaan kegiatan konstruksi yang telah disusun pada
tahap perencanaan teknis sebelumnya (Proposal Pelaksanaan) yang telah menetapkan : Lingkup Kegiatan Konstruksi (jenis-jenis pekerjaan, dan batasan- batasannya seperti volume, persyaratan teknisnya), Urut-urutan pelaksanaannya, Rencana Biaya pekerjaan dan Jadwal Pelaksanaannya, kemudian telah pula ditetapkan struktur organisasi pelaksana, orang-orang yang akan bertanggungjawab didalam organisasi telah dipilih dan dilatih/dibimbing sehingga memahami tugas dan tanggunjawabnya masing-masing, maka tahap selanjutnya adalah pelaksanaan kegiatan-kegiatan konstruksi dari bangunan yang ingin diwujudkan (Gambar).
Kegiatan pelaksanaan pekerjaan konstruksi adalah kegiatan-kegiatan yang dilakukan secara sistematis/berurutan sesuai dengan urut-urutan pelaksanaan pekerjaan konstruksi dari bangunan tersebut sebagaimana telah ditetapkan.
Dari urut-urutan pekerjaan dan jadwal pelaksanaan yang telah direncanakan, maka setelah mendatangkan tenaga kerja/bahan/alat (sesuai dengan kualitas yang dipersyaratkan) dilokasi pekerjaan, selanjutnya dapat dilakukan pelaksanaan teknis dari setiap jenis pekerjaan konstruksi, yang garis besarnya meliputi :
Menyiapkan lokasi pekerjaan (penyiapan lapangan), seperti pembersihan,
penentuan elevasi/patok ukur, bouwplak, dll; Melaksanakan tindakan pengamanan, keselamatan tenaga kerja dan
masyarakat disekitar lokasi pekerjaan; Melaksanakan semua aktivitas-aktivitas dari lingkup pekerjaan sesuai kualitas
yang dipersyaratkan (spesifikasi/persyaratan teknisnya) sampai keseluruhan volume pekerjaan yang direncanakan terpenuhi. Persyaratan kualitas dari setiap jenis pekerjaan konstruksi mengacu pada Gambar-gambar teknis, spesifikasi teknis atau petunjuk-petunjuk teknis pembangunan sarana & prasarana.
Pelaksanaan keseluruhan aktivitas-aktivitas dari setiap pekerjaan tersebut
dilakukan sesuai jadwal yang telah ditentukan. Pelaksanaan pada hakekatnya adalah kegiatan menggerakkan, memotivasi dan
mengkoordinasikan orang-orang atau unit kerja dalam organisasi agar dapat (Mampu dan Mau) melakukan tugas menurut aturan, efisiensi, produktif serta terkendali sehingga tujuan (terwujudnya bangunan sesuai standar mutunya) dapat dicapai sebaik-baiknya. Dalam hal ini maka peranan manajemen yang dilakukan adalah Memimpin/Mendampingi mereka dalam melaksanakan Apa Yang diInginkan (Tugas/kegiatan yang mereka lakukan). Yang pada dasarnya melaksanakan fungsi/tugas-tugas : mengkoordinasikan orang-orang atau unit kerja dalam organisasi agar dapat (Mampu dan Mau) melakukan tugas menurut aturan, efisiensi, produktif serta terkendali sehingga tujuan (terwujudnya bangunan sesuai standar mutunya) dapat dicapai sebaik-baiknya. Dalam hal ini maka peranan manajemen yang dilakukan adalah Memimpin/Mendampingi mereka dalam melaksanakan Apa Yang diInginkan (Tugas/kegiatan yang mereka lakukan). Yang pada dasarnya melaksanakan fungsi/tugas-tugas :
b. Mempengaruhi/Menggerakkan/Memotivasi (Mendorong, Mengajak, Melibatkan, Mendukung) agar mereka terus mau belajar melaksanakan tugas-tugasnya sehingga meningkatkan kemampuaannya;
c. Koordinasikan kegiatan-kegiatan mereka agar berjalan secara terpadu (integrasi) dan selaras (sinkronisasi) sehingga terbangun kerjasama tim menjadi satu tim organisasi yang tangguh dan kompak;
d. Membantu, Mengerjakan bersama secara langsung sehingga pekerjaan dapat diselesaikan sesuai persyaratannya sekaligus terjadi transfer pengetahuan, keahlian, dan sikap kepada setiap individu dalam meningkatkan kemampuannya;
(6) Supervisi kegiatan Konstruksi
Lihat Penjelasan Bab berikutnya, Pengendalian Pelaksanaan Konstruksi.
(7) Pemantauan Dampak Lingkungan kondisi 50%, 100%
Pengamanan dampak lingkungan adalah pelaksanaan seluruh kegiatan penanganan dampak lingkungan sebagaimana telah direncanakan sebelumnya. Untuk jenis kegiatan pengamanan yang bersifat/terkait teknis konstruksi pada dasarnya dilaksanakan bersamaan dengan pelaksanaan konstruksi (menjadi bagian dari pekerjaan konstruksi bangunan, misalnya gorong-gorong) sedangkan kegiatan yang bersifat non teknis seperti O&P MCK dilakukan sejak awal tahap pelaksanaan konstruksi.
Pemantauan Dampak Lingkungan disini adalah merupakan pengawasan atas hasil pelaksanaan rencana tindakan penanganan dampak/mitigasi. Apakah telah selesai dikerjakan sesuai rencana atau belum selesai. Oleh karena itu kegiatan pemantauan ini juga pada dasarnya merupakan bagian yang tak terpisahkan dalam pelaksanaan Supervisi/Pengendalian Pelaksanaan Konstruksi.
Pelaksanaan Kegiatan Pemantauan Dampak ini dilakukan pada tahap pelaksanaan Konstruksi/pelaksanaan pembangunan dengan menggunakan instrumen pemantauan berupa Ceklist/Daftar Uji Identifikasi Dampak Lingkungan yang telah dibuat sebelumnya, yaitu :
a) Kira-kira pada pertengahan proses konstruksi (kondisi kemajuan 50%), disaat peluang untuk memperbaiki masih ada maka dilakukan pemantauan kelapangan dimana daftar yang sama (checklist tadi) di cocokkan lagi, apakah semua tindakan yang telah direncanakan telah dilakukan sesuai rencana atau belum. Dan terakhir,
b) Di akhir konstruksi (kondisi kemajuan selesai 100%), daftar yang sama (checklist tadi) dicocokkan lagi dibandingkan dengan rencana aslinya guna memastikan bahwa semua tindakan pengamanan yang telah direncanakan telah dilaksanakan.
Keseluruhan kegiatan pemantauan diatas dilakukan baik oleh Pelaksana sendiri maupun oleh Tim Konsultan dan UPL/TPP dilapangan.
(8) Melakukan Rapat Evaluasi Kemajuan
Rapat evaluasi ini pada prinsipnya merupakan bagian dari proses pengawasan/pengendalian pelaksanaan kegiatan, hanya umumnya dilakukan untuk periode waktu tertentu, meskipun juga dapat dilakukan sewaktu-waktu (mendesak).
Rapat Evaluasi Kemajuan Pelaksanaan Kegiatan dapat dilakukan sendiri (internal) KSM/Panitia atau dilaksanakan bagi semua KSM oleh TPP sebagai upaya koordinasi dan evaluasi untuk mengevaluasi sejauhmana kemajuan pelaksanaan kegiatan telah dicapai, termasuk penyelesaiaan masalah yang muncul.
Rapat Evaluasi ini sangat penting dilakukan karena selain untuk membagi/memberikan informasi hasil-hasil kegiatan yang telah dicapai juga untuk melaksanakan evaluasi (menilai laporan atau hasil temuan dalam pengawasan) dan merumuskan tindakan-tindakan yang perlu diambil apabila hasil pengawasan menunjukan adanya penyimpangan yang berarti dari rencana semula atau terdapat permasalahan-permasalahan yang mengganggu kelancaran kegiatan. Sehingga dengan adanya rapat-rapat rutin ini maka diharapkan semua permasalahan yang terjadi dapat diselesaikan secara bersama-sama, terjadi koordinasi kerja yang baik antar semua unsur pelaksana yang pada gilirannya akan membawa kelancaran pelaksanaan kegiatan dilapangan sesuai dengan yang diharapkan/direncanakan.
Sasaran evaluasi ini adalah untuk mendeteksi apakah hasil kerja sesuai dengan rencana yang telah dibuat, dan untuk menggali masalah-masalah yang menjadi penghambat dalam pelaksanaan kerja dan mencari jalan keluar untuk mengatasinya. Sebagai ukuran keluran kegiatan dapat dilihat dari adanya catatan/notulen hasil rapat dan daftar peserta yang hadir.
Beberapa hal penting yang perlu menjadi agenda evaluasi berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan dilapangan, antara lain :
9 Apakah Volume pekerjaan (kemajuan progres pelaksanaan) yang telah dicapai sesuai dengan yang direncanakan?
9 Apakah Kualitas hasil pekerjaan sesuai dengan yang dipersyaratkan/direncanakan;
9 Apakah Waktu pelaksanaan masih sesuai dengan rencana;
9 Apakah Realisasi Volume Pengadaan Bahan/Alat/Tenaga Kerja sampai saat ini sesuai atau apakah masih cukup/memungkinkan untuk menyelesaikan seluruh
pekerjaan sesuai dengan yang direncanakan? Coba b andingkan total Volume dari hasil pengadaan Tenaga/Bahan/Alat sampai saat ini dengan Volume yang masih harus dibeli/dibayar lagi sampai proyek selesai;
9 Apakah Realisasi Biaya Pengadaan Bahan/Alat/Tenaga Kerja sampai saat ini sesuai dan cukup/masih memungkinkan untuk menyelesaikan seluruh
pekerjaan sesuai dengan yang direncanakan? Coba Bandingkan total biaya dari hasil pembayaran Upah/Bahan/Alat sampai saat ini dengan Biaya yang masih harus dikeluarkan/dibayar lagi sampai proyek selesai (termasuk total dana yang Belum dicairkan).
9 Apakah Realisasi Swadaya Masyarakat sesuai rencana swadaya ?
9 Apakah Administrasi/laporan-laporan sudah dibuat dan diarsipkan ?
9 Apakah masalah-masalah yang timbul dilapangan, termasuk dampak lingkungan/sosial sudah diselesaikan?, dll.
Hasil pembahasan setiap agenda/permasalahan hendaknya dapat memberikan/menyepakati apa bentuk penyelesaian, siapa yang bertanggung jawab untuk pelaksanaannya, bagaimana cara pelaksanaannya dilapangan dan kapan akan dilakukan tindakan tersebut.
Hasil-hasil kesepakatan/pembahasan tersebut dicatat pada Notulen/Catatan Hasil Rapat Mingguan dan diarsipkan dengan baik.
(9) Membuat Administrasi & Dokumentasi Pelaksanaan Pekerjaan
Administrasi adalah proses pencatatan setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh pihak Pelaksana Pekerjaan. Pencatatan dilakukan pada formulir – formulir yang telah disediakan dan tinggal mengisikan hal-hal yang terjadi, dilaksanakan, dan diperlukan dalam formulir tersebut.
Pencatatan yang dilakukan oleh Pelaksana Pekerjaan adalah untuk mendokumentasikan atau merekam seluruh kegiatan pelaksana dilapangan.
Pencatatan dilaksanakan pada saat kegiatan sedang berjalan atau segera dilakukan setelah suatu pekerjaan selesai. Jadi tidak perlu menunggu sampai beberapa lama untuk mencatat suatu kejadian kegiatan, sebab kalau pencatatan ditunda-tunda, maka kemungkinan besar akan terjadi kesalahan-kesalalahan yang timbul karena lupa.
Dengan pencatatan yang tertib dan kemudian menghimpun atau mengarsipkannya maka akan dapat digambarkan kembali proses-proses yang telah dilalui dan dilakukan oleh pihak pelaksana pekerjaan, sehingga apabila pada suatu saat dibutuhkan dapat dibuka kembali.
Sasaran dilaksanakannya administrasi ini adalah untuk :
a. Keterbukaan ; dengan adanya pencatatan atas setiap kegiatan, dan hasil pencatatan tersebut dapat diketahui oleh semua pihak, maka akan sangat kecil sekali kemungkinan untuk menyembunyikan sesuatu, sebab semua kejadian sudah tercatat dalam formulir administrasi.
b. Menghindari pertentangan ; konflik dalam suatu organisasi biasanya terjadi karena adanya kesalahpahaman, sedangkan salah paham terjadi karena adanya perbedaan informasi di antara pihak-pihak yang berselisih tersebut. Perbedaan informasi tersebut dapat diperkecil atau bahkan dihilangkan dengan adanya pencatatan/administrasi yang benar dan lengkap.
c. Alat monitoring ; dokumen administrasi Pelaksana adalah dokumen yang terbuka dalam arti siapapun pihak yang terlibat dalam kegiatan yang sedang berjalan, berhak untuk mengetahui setiap kejadian ataupun kesepakatan yang telah dibuat bersama.
d. Bahan penyusunan laporan ; selama pelaksanaan kegiatan konstruksi fisik, Pelaksana harus menyusun beberapa laporan secara bertahap sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat serta berdasarkan perkembangan pelaksanaan pekerjaan. Apabila pencatatan administrasi Pelaksana dilakukan secara disiplin dan tertib, maka hasilnya dapat digunakan sebagai bahan penyusunan laporan. Sebagai data – data yang mempertanggungjawabkan seluruh kegiatan di lapangan, termasuk mutu pekerjaan.
Ukuran keluaran yang ingin dihasilkan : Diketahuinya Personil dari Pelaksana Pekerjaan yang melaksanakan
pengandministrasian pelaksanaan kegiatan/keuangan. Tempat Penyimpanan/pengarsipan administrasi yang dibuat, memudahkan bagi
setiap orang untuk memperoleh/mengetahuinya; Jumlah administrasi setiap kegiatan yang dibuat secara benar dan lengkap
sesuai bentuk-bentuk administrasi/formulir yang telah direncanakan; Ketepatan waktu pembuatan administrasi kegiatan sesuai dengan waktu
pelaksanaan setiap kegiatan dilapangan;
Bentuk-bentuk formulir administrasi dan pelaporan untuk tahap konstruksi/pembangunan sarana & prasarana yang dibuat oleh KSM/Panitia, sekurang-kurangnya mencakup :
1). Catatan Harian Pelaksanaan Kegiatan, terdiri dari formulir berikut :
a. Daftar Hadir Harian Tenaga Kerja dari Swadaya dan BLM, merupakan formulir harian (dibuat setiap hari) untuk mencatat kehadiran Tenaga Kerja yang ikut melaksanakan pekerjaan konstruksi (Mandor, Tukang, Pekerja) dilapangan
b. Daftar Harian Penerimaan Bahan/Alat dari Swadaya & BLM, merupakan formulir untuk mencatat penerimaan bahan/alat yang diperoleh melalui swadaya masyarakat dan yang diperoleh dari pemasok/toko.
c. Nota Penerimaan Bahan/Alat; 2). Daftar Mingguan Pelaksanaan Kegiatan, terdiri dari formulir berikut : Administrasi Mingguan ini dapat dibuat untuk periode pelaksanaan kegiatan
per minggu atau sesuai periode mingguan yang ditetapkan, yang mencakup :
a. Daftar Hadir Mingguan Tenaga Kerja dari Swadaya, merupakan Formulir Rekapitulasi Mingguan Daftar Hadir Harian Tenaga Kerja dari Swadaya (Mandor, Tukang, Pekerja) yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan konstruksi. Sumber datanya adalah dari data-data Formulir Daftar Hadir Harian TK Swadaya & BLM yang telah dibuat sebelumnya.
b. Daftar Hadir Mingguan & Pembayaran Upah Tenaga Kerja dari BLM, merupakan Rekapitulasi Mingguan Daftar Hadir Harian Tenaga Kerja untuk pekerjaan konstruksi dan Perhitungan Pembayaran Upah yang diperoleh/dibayarkan kepada masing-masing tenaga kerja. Sumber datanya dari data-data Formulir Daftar Hadir Harian Tenaga Kerja yang telah dibuat. Formulir ini juga sangat diperlukan untuk memastikan besarnya pembayaran upah yang harus diterima oleh setiap tenaga kerja dari dalam satu kurun waktu atau periode mingguan. Data ini selanjutnya dipergunakan sebagai surat bukti untuk proses pembukuan Ongkos tenaga kerja.
c. Daftar Mingguan Penerimaan Bahan/Alat dari Swadaya & BLM, merupakan formulir Rekapitulasi pencatatan Penerimaan Harian bahan/alat yang diberikan melalui swadaya masyarakat dan yang dari pemasok/toko.
d. Daftar Mingguan/Dwi-Mingguan Opname Pekerjaan, merupakan Formulir pencatatan hasil pengukuran/perhitungan dari Volume tiap jenis kegiatan yang dihasilkan selama periode satu minggu. Formulir ini dibuat oleh Pelaksana pada setiap akhir minggu
3). Laporan Kegiatan yang mencakup :
a. Laporan Kemajuan Kegiatan Laporan Kemajuan merupakan formulir laporan tentang kemajuan
kegiatan yang telah dicapai/dihasilkan oleh Pelaksana Pekerjaan untuk jangka waktu tertentu dalam masa pelaksanaan pekerjaan (periode pelaporan sesuai dengan yang telah ditetapkan).
Formulir ini pada dasarnya merupakan rekapitulasi dari formulir Daftar Harian/Mingguan yang telah dibuat sebelumnya. Dengan demikian maka sumber data utama untuk pengisian formulir ini adalah data-data dari rekapitulasi daftar harian/mingguan sebelumnya.
b. Laporan Akhir/Pertanggungjawaban Kegiatan
Laporan Akhir atau Pertanggungjawaban Kegiatan Pelaksana Pekerjaan merupakan laporan yang dibuat KSM/Panitia setelah pekerjaan selesai (setelah dibuat Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan/BAP2, termasuk telah dilakukan perbaikan pekerjaan bila ada). Laporan ini sekaligus menjadi laporan kemajuan terakhir pelaksanaan kegiatan. Selanjutnya Laporan Akhir KSM/Panitia ini disampaikan kepada BKM (UPL/TPP).
Untuk proses evaluasi hasil kegiatan KSM/panitia maka UPL/TPP dapat menyelenggarakan Musyawarah Pertanggungjawaban Kegiatan dengan agenda untuk penyampaian laporan Akhir Pelaksanaan atau Laporan Pertanggungjawaban Pelaksanaan kegiatan dari pihak Pelaksana Pekerjaan. Forum ini dihadiri oleh UPL/TPP selaku penyelenggara, BKM, PJOK, Pelaksana Pekerjaan selaku yang menyampaikan laporan, Pihak Konsultan dan Undangan, seperti Pemerintah Kelurahan/Desa, Warga, dan lain-lain yang dianggap perlu.
Tatacara pembuatan, berikut contoh formulir administrasi KSM/Panitia ini secara rinci dapat dilihat pada penjelasan Administrasi Kegiatan KSM/Panitia, Buku Suplemen Teknis, Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan untuk BKM/LKM, PNPM-MP Tahun 2008.
4). Dokumentasi (photo-photo) Kegiatan Untuk dokumentasi (Photo-photo) pelaksanaan kegiatan, pada tahap ini
KSM/Panitia cukup membuat photo kondisi : 50%, 100%. Photo kondisi 50%, yaitu potret kondisi atau keadaan pertengahan
pelaksanaan pekerjaan (kira-kira pada progres mencapai 50%) dan photo kondisi 100% adalah potret kondisi keadaan akhir setelah pekerjaan selesai 100% pada lokasi dibangun Infrastruktur. Jumlah titik lokasi yang diambil/potret minimal sama dengan titik lokasi pengambilan potret kondisi nol (0%) sebelumnya. Penting untuk diperhatikan bahwa titik lokasi dan arah pengambilan gambar kondisi 50% dan 100% ini harus sama dengan titik dan arah pengambilan gambar kondisi awal (0%) sebelumnya.
Bersama dengan photo kondisi nol/awal kegiatan, dokumentasi 50%, 100% ini menjadi bahan laporan akhir KSM/Panitia kepada BKM/LKM.
(10) Pemeriksaan/Sertifikasi Pekerjaan
Sertifikasi yang dimaksudkan disini adalah pemeriksaan akhir hasil pekerjaan dilapangan.
Sebagai suatu upaya yang diperlukan untuk memenuhi terwujudnya pembangunan sarana & prasarana yang berkualitas baik maka pada tahap pelaksanaan pembangunan fisik perlu dilakukan sertifikasi atau pemeriksaan/penilaian kelayakan hasil kegiatan.
Sasaran/keluaran yang diharapkan dari sertifikasi adalah agar kualitas hasil pelaksanaan pembangunan infrastruktur dapat tercapai sesuai dengan ketentuan/standar yang di persyaratkan/direncanakan;
Ukuran pencapaian keluaran : • Terbentuknya Tim Sertifikasi Pekerjaan yang melibatkan unsur TPP, Tim Teknis
Pemda dan Konsultan (Askot Infra/Fasilitator Teknik) • Kemajuan kegiatan sertifikasi telah mencapai 100% (selesai);
• Diketahuinya rekomendasi atas kelayakan (kualitas dan manfaat) dari kegiatan infrastruktur yang telah dibangun sesuai hasil pemeriksaan lapangan;
• Dibuat/adanya Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan (BAP2) sesuai Rekomendasi hasil pemeriksaan dilapangan;
• Dibuat/adanya Surat Pernyataan Penyelesaiaan Pekerjaan (SP3) berdasarkan BAP2;
Sertifikasi infrastruktur, mencakup aspek :
1) Capaian Kualitas Proses dan Pemanfaatan, dengan indikatornya, al :
a) Kelengkapan komponen/bagian-bagian infrastruktur yang dibangun dapat memberikan keamanan/keselamatan bagi pemanfaat ?
b) Infrastruktur yang dibangun aman dan mudah diakses oleh pemanfaat?
c) Infrastruktur yang dibangun dapat menjamin kesehatan bagi pemanfaat?
d) Upaya penanganan dampak (lingkungan & sosial) telah dilaksanakan dengan baik/terpenuhi (tidak menimbulkan dampak signifikan atas lingkungan/sosial) ?
e) Infrastruktur yang dibangun dapat berfungsi/dimanfaatkan oleh warga ?
2) Capaian kesesuaian volume dan kualitas pekerjaan, dengan indikatornya berupa kesesuaian realisasi volume dan kualitas setiap jenis pekerjaan dengan volume yang direncanakan dan spesifikasi teknisnya. Bila ditemukan ada cacat atau kekurangan maka harus dicatat untuk diberikan solusinya.
3) Capaian pemanfaatan dana, dengan indikatornya berupa kesesuaian realisasi pemanfaatan swadaya masyarakat dan dana BLM dengan rencana pembiayaan yang telah ditetapkan. Apakah sesuai rencana atau ada kekurangan swadaya/sisa dana BLM.
Proses sertifikasi dilakukan langsung di lapangan oleh Tim Sertifikasi, dimana Tim Sertifikasi ini dibentuk terlebih dahulu oleh UPL/TPP. Unsur tim sertifikasi minimal terdiri atas : UPL, TPP, Tim Teknis Pemda, Konsultan (askot infrastruktur/fasilitator teknik).
Adapun mekanismenya secara diagram dapat dilihat pada gambar 1. yang dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Berdasarkan laporan kemajuan pekerjaan dari Pelaksana Kegiatan yang menunjukan bahwa pekerjaan telah mencapai 100 %, maka Pelaksana Kegiatan wajib mengajukan surat permohonan untuk dilakukan Sertifikasi hasil pekerjaan kepada UPL/TPP, ditembuskan kepada Konsultan Pendamping;
b. Tim Sertifikasi melakukan pemeriksaan dan penilaian atas semua aspek sertifikasi. Hasil Penilaian masing-masing aspek sertifikasi disepakati bersama-sama oleh Tim Sertifikasi;
c. Setelah seluruh pemeriksaan aspek selesai, maka dilanjutkan dengan membuat kesimpulan dan rekomendasi. Adapun alternatif bentuk kesimpulan dan rekomendasi, yaitu :
(i). Pekerjaan dinyatakan Layak/Selesai (berkualitas baik & bermanfaat);
Apabila pekerjaan dinyatakan layak/selesai maka dilanjutkan dengan pembuatan Surat Pernyataan Penyelesaian Pekerjaan (SP3) .
(ii). Pekerjaan dinyatakan Belum Selesai/Layak dengan Penyempurnaan ;
Apabila pekerjaan dinyatakan belum selesai maka tindaklanjutnya adalah Pelaksana Kegiatan harus melakukan perbaikan/penyempurnaan sebagaimana catatan/rekomendasi pemeriksaan. Hasil pemeriksaan harus dituangkan dalam Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan (BAP2). Tim Sertifikasi juga menyepakati batas waktu penyempurnaan yang akan dilakukan KSM/Panitia. Penyempurnaan ini harus dievaluasi Apabila pekerjaan dinyatakan belum selesai maka tindaklanjutnya adalah Pelaksana Kegiatan harus melakukan perbaikan/penyempurnaan sebagaimana catatan/rekomendasi pemeriksaan. Hasil pemeriksaan harus dituangkan dalam Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan (BAP2). Tim Sertifikasi juga menyepakati batas waktu penyempurnaan yang akan dilakukan KSM/Panitia. Penyempurnaan ini harus dievaluasi
(iii). Pekerjaan dinyatakan Tidak Layak Apabila pekerjaan telah selesai dan disertifikasi, tetapi bangunan tidak
dapat dioperasikan/dimanfaatkan (tidak cukup hanya sekedar penyempurnaan), maka dinyatakan Tidak Layak. Dalam hal demikian maka tindaklanjutnya perlu dilakukan kesepakatan bersama masyarakat dan melibatkan pihak-pihak terkait, seperti BKM, pemerintah kelurahan/desa dan Pemda untuk mencari solusi agar bangunan dapat dioperasikan dan bermanfaat bagi masyarakat.
d. Seluruh hasil Sertifikasi ini diarsipkan minimal oleh UPL/TPP dan Korkot.
Gambar 1. Diagram Alir Mekanisme Sertifikasi Kegiatan Infrastruktur
Hasil Pembangunan & Administrasi
Permintaan Sertifikasi (Oleh KSM/Panitia)
Pemeriksaan
Oleh TIM SERTIFIKASI
Penyusunan
Selesai
SP3
BAP2
Layak
Belum Selesai/ Layak dgn Penyempurnaan
Keterangan :
- BAP2 : Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan - SP3 : Surat Pernyataan Penyelesaian Pekerjaan
Pembuatan Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan (BAP2). BAP2 dibuat bersama-sama antara Tim Sertifikasi dengan Pelaksana
Pekerjaan setelah melakukan pemeriksaan/Sertifikasi pekerjaan dilapangan. Jadi syarat BAP2 dibuat adalah apabila telah dilakukan pemeriksaan pekerjaan bersama-sama.
Pembuatan Surat Pernyataan Penyelesaiaan (SP3) SP3 merupakan Pernyataan Bersama antara pihak Pelaksana Pekerjaan,
BKM (UPL/TPP) dan Konsultan yang menyatakan bahwa seluruh kegiatan pihak pelaksana pekerjaan sesuai SPPD-L yang disepakti awal telah selesai 100%.
SP3 ini merupakan tindak lanjut dari hasil Pembuatan BAP2, termasuk telah dilakukan penyempurnaan pekerjaan (bila ada) atau yang dinyatakan telah layak/Selesai.
(11) Serah Terima Prasarana Kepada Pengelola O&P
Untuk prasarana komunal yang dibangun oleh KSM pemanfaat maka tidak perlu dilakukan serah terima karena pada dasarnya KSM tersebut langsung menjadi Pengelola Operasi dan Pemeliharaan prasarana yang dibangunnya. Namun untuk prasarana publik yang dibangun oleh Panitia/Pihak ketiga lainnya, maka setelah seluruh kegiatan pembangunan infrastruktur dinyatakan selesai (SP3 dibuat), perlu dilakukan serahterima prasarana tersebut kepada warga pemanfaat/masyarakat melalui Organisasi Pengelolanya.
Proses penyerahan untuk pengelolaan O&P ini hendaknya dilakukan bersama oleh Pemerintah Kelurahan/Desa setempat bersama BKM/LKM.
Dengan proses serah terima ini diharapkan dapat meningkatkan komitmen bagi warga untuk melaksanakan pemeliharaan dan bagi pemerintah/BKM untuk secara terus-menerus memberikan dukungan dan pembinaan secara berkesinambungan sehingga prasarana dapat bermanfaat secara terus- menerus bagi masyarakat;