Penyusunan Proposal Pelaksanaan Kegiatan

14. Penyusunan Proposal Pelaksanaan Kegiatan

Setelah KSM/Panitia memperoleh coaching/penjelasan tentang substansi dan cara penyusunan proposal kegiatan maka selanjutnya dapat menyusun proposal pelaksanaan kegiatannya. Adapun langkah-langkah penyusunan proposal dapat dilakukan sebagai berikut :

(1) Memahami dan Mempelajari produk hasil perencanaan teknis

Meskipun demikian, sangat penting bagi KSM/Panitia untuk kembali mempelajari dan memahami dokumen-dokumen hasil perencanaan teknis pekerjaan yang akan dilaksanakannya, terutama beberapa produk berikut :

¾ Gambar dan Spesifikasi Teknis pekerjaan Meskipun Gambar teknis, spesifikasi teknis Pekerjaan telah ditetapkan oleh

UPL/TPP dari hasil perencanaan teknis, namun tetap terbuka peluang bagi KSM/Panitia untuk menawarkan alternatif desain konstruksi yang kualitasnya setara, namun lebih murah/mudah dilaksanakan masyarakat.

KSM/Panitia perlu melakukan pengecekan gambar teknis terutama untuk dicocokan dengan situasi lapangan dilokasi pekerjaan, apakah sesuai atau ada perbedaan, termasuk apakah telah mempertimbangkan kesesuaiannya dengan kondisi sosial-budaya warga penggunanya.

Begitu juga dengan spesifikasi teknis, khususnya spesifikasi bahan, apakah jenis bahan yang dipersyaratkan mudah diperoleh/didatangkan kelokasi pekerjaan. Terbuka peluang bagi KSM/Panitia untuk menawarkan alternatif teknologi/bahan konstruksi yang kualitasnya setara namun lebih murah/mudah didapatkan/didatangkan kelokasi pekerjaan.

Bila ada perbedaan hasil pengecekan KSM/Panitia dengan hasil perencanaan teknis (Gambar, Spesifikasi Teknis) maka hal ini harus dikonsultasikan kepada UPL/TPP karena akan berpengaruh pada rencana biaya pekerjaan yang akan dilaksanakan.

¾ Daftar Kegiatan Terlarang/List Negatif dan Daftar Uji Identifikasi Dampak Lingkungan;

Daftar Kegiatan terlarang pada dasarnya merupakan ketentuan-ketentuan yang harus dihindari oleh KSM/Panitia karena ketentuan-ketentuan tersebut memiliki dampak negatif atas lingkungan dan sosial masyarakat. Sedangkan hasil Study Dampak Lingkungan (bila ada) atau Daftar Uji Identifikasi Dampak Lingkungan pada dasarnya mencakup upaya-upaya yang diperlukan/akan dilakukan untuk mengantisipasi potensi/sumber dampak Lingkungan (dan Sosial) yang dapat terjadi akibat pelaksanaan kegiatan pembangunan dan dioperasikannya bangunan tersebut.

Butir-butir ketentuan sebagaimana telah ditetapkan oleh UPL/TPP dalam Daftar Kegiatan Terlarang dan Hasil Uji Identifikasi Dampak tersebut harus benar-benar dipahami dan menjadi patokan untuk dilaksanakan pada saat pelaksanaan kegiatan oleh KSM/Panitia.

Terutama upaya-upaya penanganan dampak/mitigasi yang telah ditetapkan, KSM/Panitia harus mengeceknya dengan teliti, bilamana terdapat kegiatan penanganan yang sifatnya bangunan fisik (seperti gorong-gorong, drainase, penahan longsor, dll) apakah telah diperhitungkan dalam Daftar Kuantitas Pekerjaan, karena pelaksanaan hal ini juga akan memerlukan pembiayaan.

¾ Daftar Kuantitas Pekerjaan Daftar Kuantitas pekerjaan meliputi keseluruhan jenis-jenis pekerjaan konstruksi

yang akan dilaksanakan berikut besarnya kuantitas/volumenya masing-masing. Dasar penyusunan Daftar Kuantitas Pekerjaan ini adalah gambar-gambar perencanaan bangunan dan spesifikasi teknis pekerjaan.

Meskipun Gambar teknis, spesifikasi teknis dan Daftar Kuantitas Pekerjaan telah ditetapkan oleh UPL/TPP dari hasil perencanaan teknis, namun tetap terbuka bagi KSM/Panitia untuk melakukan pengecekan kembali.

KSM/Panitia perlu melakukan pengecekan jenis-jenis pekerjaan dan perhitungan kuantitas pekerjaan yang telah ditetapkan dalam Daftar Kuantitas Pekerjaan, apakah telah sesuai dengan kondisi lapangan dan gambar teknis yang ada atau ada perbedaan.

Bila ada perbedaan hasil pengecekan KSM/Panitia dengan hasil perencanaan teknis (Gambar, Spesifikasi Teknis dan Daftar Kuantitas Pekerjaan) maka hal ini harus dikonsultasikan kepada UPL/TPP karena akan berpengaruh pada rencana biaya pekerjaan yang akan dilaksanakan.

¾ Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan Jadwal Induk Pelaksanaan Pekerjaan yang telah ditetapkan oleh UPL/TPP

mungkin masih bersifat garis besar kegiatan saja dan belum rinci. Dari Jadwal Induk ini, KSM/Panitia menyusun jadwal pelaksanaan kegiatannya yang lebih rinci berdasarkan ketersediaan sumber daya yang dimilki, mudah dipahami dan dilakskanakan oleh masyarakat dilapangan.

¾ Contoh Bentuk Proposal Contoh Bentuk Proposal merupakan acuan dokumen proposal pelaksanaan

kegiatan yang disusun oleh KSM/Panitia. KSM/Panitia tinggal mengisi atau membuat seperti formulir tersebut. Oleh karena menjadi acuan, maka

KSM/Panitia harus benar-benar memahami substansinya dan melaksanakan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk menyusun dokumen proposal pelaksanaan kegiatannya.

¾ Data/Informasi Hasil Kesepakatan Harga Satuan Upah/Bahan/Alat dan Analisa Harga Satuan Pekerjaan yang dipergunakan.

Kedua data tersebut sifatnya merupakan referensi bagi KSM/Panitia untuk menyusun RAB pelaksanaan pekerjaannya.

(2) Survey Calon Tenaga Kerja

Daftar Calon Tenaga Kerja yang akan terlibat dalam pelaksanaan pembangunan infrastruktur yang dikelola oleh KSM/Panitia diperoleh berdasarkan hasil survey calon tenaga kerja.

Tenaga kerja yang akan terlibat dalam pelaksanaan pekerjaan diprioritaskan dan diharapkan sebanyak mungkin dari masyarakat setempat, baik laki-laki maupun perempuan. Kehadiran tenaga kerja dari luar lokasi/kelurahan dibatasi, kecuali bilamana dilokasi kelurahan tersebut tidak cukup tersedia tenaga kerja yang dibutuhkan.

Informasi ketersediaan tenaga kerja proyek sangat penting diketahui dalam perencanaan pelaksanaan kegiatan pembangunan infrastruktur. Hal ini terutama karena akan menjadi dasar pemilihan teknologi/metode kerja pelaksanaan pembangunan fisik.

Selain jumlah, kualifikasi tenaga kerja juga sangat penting diketahui dari hasil survey, terutama untuk memperoleh kepastian apakah kegiatan pembangunan dapat dilaksanakan oleh tenaga kerja yang ada dan dapat diselesaikan sesuai jadwal yang telah ditetapkan program. Pengalaman/keterampilan yang dimiliki calon tenaga kerja (seperti Mandor/Ketua regu kerja, Tukang dan Pekerja) terutama guna menjamin cara pelaksanaan pekerjaan dapat dilaksanakan secara benar sehingga dapat memenuhi kualitas fisik yang baik.

Sasaran kegiatan ini adalah untuk memperoleh calon tenaga kerja sesuai kualifikasi dan kebutuhan pekerjaan yang akan dilaksanakan. Adapun indikator keluarannya adalah Jumlah Calon tenaga kerja sesuai kualifikasi dan kebutuhan pekerjaan (swadaya maupun tenaga kerja yang akan dibayar) diketahui/tercatat.

Apabila KSM/Panitia akan menggunakan peralatan berat dalam pelaksanaan pekerjaannya maka selain calon tenaga kerja, KSM/panitia juga harus melakukan survey dan menyampaikan daftar peralatan berat yang akan dipergunakan.

Tatacara pelaksanaan Survey Calon Tenaga Kerja, berikut contoh formulir pencatatan hasil survey ini secara rinci dapat dilihat pada penjelasan Survey Calon Tenaga Kerja, Buku Suplemen Teknis, Bagian 1. Persiapan & Perencanaan Teknis untuk BKM/LKM, PNPM-MP Tahun 2008.

(3) Survey Swadaya Masyarakat

Swadaya masyarakat merupakan salah satu sumber pembiayaan kegiatan pembangunan infrastruktur. Untuk itu, perencanaannya harus dilakukan dengan realistis sehingga bersama-sama dengan dana dari sumber dana bantuan (APBN/APBD/Swasta lainnya) dapat diintegrasikan dan dihitung secara teliti dan realistis untuk membiayai pelaksanaan pembangunan infrastruktur.

Sasaran dari survey & investigasi swadaya masyarakat ini adalah untuk memperoleh/meningkatkan keswadayaan masyarakat dalam memenuhi kebutuhan (pembiayaan) infrastrukturnya. Indikator keluarannya adalah : Diketahuinya siapa, Sasaran dari survey & investigasi swadaya masyarakat ini adalah untuk memperoleh/meningkatkan keswadayaan masyarakat dalam memenuhi kebutuhan (pembiayaan) infrastrukturnya. Indikator keluarannya adalah : Diketahuinya siapa,

Jenis dan nilai dari swadaya yang dikontribusikan oleh masyarakat pada dasarnya tidak dibatasi, namun demikian sesuai dengan kebijakan dan mekanisme program maka komponen keswadayaan masyarakat yang dapat diperhitungkan untuk kegiatan pembangunan prasarana KSM/Panitia disini, hanyalah difokuskan pada bentuk/komponen, yaitu : Tenaga Kerja, Bahan/Material Bangunan, Peralatan Kerja, Administrasi proyek, Dana Tunai, Konsumsi dan Lahan lokasi proyek.

Waktu pelaksanaan survey swadaya ini dapat dilaksanakan bersamaan dengan survey calon tenaga kerja dan survey harga satuan upah/bahan/alat.

Hal-hal yang perlu ditanyakan adalah nama, alamat, jenis kelamin warga yang berswadaya, bentuk dan jumlah swadaya yang akan diberikan. Seluruh informasi hasil kegiatan tersebut dicatat sekaligus untuk dilaporkan/disampaikan pada rembug kesepakatan swadaya masyarakat nantinya.

Tatacara pelaksanaan Survey swadaya, berikut contoh formulir pencatatan hasil survey ini secara rinci dapat dilihat pada penjelasan Survey swadaya, Buku Suplemen Teknis, Bagian 1. Persiapan & Perencanaan Teknis untuk BKM/LKM, PNPM-MP Tahun 2008.

Catatan : ¾ Bila ada sumbangan uang tunai sebaiknya langsung diarahkan dalam bentuk

bahan/alat/administrasi sehingga nantinya tidak menyulitkan pertanggungjawaban keuangannya dan memudahkan proses perhitungan dalam integrasi sumber- sumber dana dalam RAB nanti.

¾ untuk swadaya tenaga kerja agar bentuk swadayanya langsung diidentifikasi

apakah sebagai tukang atau pekerja dan dinyatakan dalam bentuk jumlah hari berkerja bukan dengan cara mengurangi harga upahnya sehingga dalam perhitungan anggaran pekerjaan akan lebih mudah dengan menggunakan standar harga yang sama dengan upah yang dibayarkan;

¾ Lahan (Tanah,Tanaman Produktif dan asset lain yang terkena lokasi kegiatan),

disini tidak perlu disurvey lagi karena hal ini dapat langsung diperoleh dari hasil perencanaan teknis (kegiatan penyediaan lahan);

(4) Rembug ”Kesepakatan Swadaya Masyarakat”

Hasil Survey & Investigasi Swadaya masyarakat yang telah dilaksanakan sebelumnya, selanjutnya harus disepakati bersama oleh warga pemanfaat melalui Forum Rembug atau Musyawarah warga. Hasil kesepakatan ini pada dasarnya merupakan komitmen awal masyarakat untuk berkontribusi dalam pembangunan wilayahnya, namun demikian tidak menutup kemungkinan bahwa dalam proses pelaksanaan pembangunan infrastruktur, swadaya masyarakat ini dapat bertambah dari yang disepakati ini.

Sasaran kegiatan ini adalah untuk menyepakati rencana/target swadaya masyarakat yang akan dikontribusikan dalam pelaksanaan kegiatan pembangunan. Selanjutnya hasil Kesepakatan swadaya masyarakat dibuat dalam Berita Acara Kesepakatan Swadaya Masyarakat.

Rembug Kesepakatan Swadaya ini dapat dilaksanakan bersamaan dengan rembug Kesepakatan harga satuan hasil survey KSM/Panitia dengan mengundang/melibatkan BKM, TPP, Tim Teknis Pemda, pemerintah kelurahan/desa setempat, tokoh masyarakat bersama-sama dengan seluruh warga anggota KSM/Panitia.

Dalam proses pelaksanaan rembug, Tim Survey KSM/Panitia menyampaikan hasil survey swadaya yang telah dilakukan, selanjutnya dilakukan pembahasan dan Dalam proses pelaksanaan rembug, Tim Survey KSM/Panitia menyampaikan hasil survey swadaya yang telah dilakukan, selanjutnya dilakukan pembahasan dan

(5) Survey dan Kesepakatan Harga Satuan Upah/Bahan/Alat

Sesuai dengan prinsip-prinsip transparansi dan akuntabilitas pemanfaatan dana kegiatan maka harga-harga satuan upah/bahan/alat yang akan dipergunakan dalam pelaksanaan kegiatan harus merupakan hasil survey sekurang-kurangnya dari 3 toko/pemasok setempat/terdekat dan disepakati bersama melalui rembug warga.

Sebagai referensi data/informasi harga satuan upah/bahan/alat bagi KSM/Panitia untuk menyusun RAB proposal pelaksanaan kegiatan dapat menggunakan hasil rembug kesepakatan harga yang diselenggarakan oleh UPL/TPP pada saat perencanaan teknis sebelumnya. Meskipun demikian, KSM/Panitia tetap harus melakukan survey harga sekurang-kurangnya dari 3 toko/pemasok setempat/terdekat, kemudian memilih harga terendah dan menyepakati secara bersama-sama dalam rembug KSM/Panitia.

Apabila seluruh harga satuan upah/bahan/alat terendah hasil survey KSM/Panitia adalah sama dengan harga satuan terendah yang telah disepakati bersama dalam rembug TPP pada saat perencanaan teknis, maka KSM/panitia dapat langsung menggunakan harga hasil kesepakatan tersebut tanpa perlu melakukan rembug kesepakatan harga kembali dari hasil survey yang dilaksanakannya, tetapi bila terdapat satu atau lebih harga satuan terendah yang berbeda maka harus dilakukan kesepakatan hasil survey dan dibuat justifikasi/alasannya secara realistis.

Tatacara survey dan kesepakatan harga satuan ini, secara rinci mengacu pada penjelasan tatacara survey dan kesepakatan harga satuan yang dilakukan pada tahap perencanaan teknis sebagaimana telah diuraikan dimuka.

(6) Menyusun Daftar Kuantitas Pekerjaan

Daftar Kuantitas Pekerjaan yang dibuat oleh KSM/Panitia dalam penyusunan proposal pelaksanaan kegiatannya pada dasarnya mengacu pada daftar kuantitas pekerjaan sebagaimana hasil perencanaan teknis yang telah ditetapkan. ( lihat juga penjelasan hal ini sebagaimana diuraikan pada bagian 1. Memahami & mempelajari dokumen produk hasil perencanaan teknis diatas) .

(7) Menyusun Rencana Anggaran Biaya (RAB) Pelaksanaan Pekerjaan

Anggaran Biaya kegiatan infrastruktur haruslah disusun secara realistis (paling mendekati pelaksanaan) dengan tetap mengacu pada prinsip efisiensi (tidak menimbulkan biaya tinggi) dan dapat dipertanggungjawabkan sekaligus harus sebanding dengan kualitas yang harus dipenuhi (biaya yang ekonomis). Perhatian utama terhadap penyusunan anggaran biaya ini adalah agar tidak terjadi kekurangan atau kelebihan dana dilapangan sedangkan pada tahap pelaksanaan rencana ini harus benar-benar dipedomani.

Manfaat penyusunan Rencana Anggaran Biaya (RAB) adalah :

9 Untuk mengetahui berapa besar rencana biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek/sub-proyek;

9 Mengetahui jumlah/volume kebutuhan tenaga kerja, bahan dan alat yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek/sub-proyek;

9 Sebagai pedoman pada saat pelaksanaan kegiatan pembangunan prasarana, khususnya pada saat melakukan pengadaan tenaga kerja, bahan dan alat, baik

menyangkut jumlah, jenis, maupun harga satuannya masing-masing.

Sasaran penyusunan RAB adalah :

9 Diketahuinya jumlah volume/kuantitas kebutuhan tenaga kerja, bahan, alat termasuk administrasi yang diperlukan untuk menyelesaikan seluruh

pembangunan infrastruktur;

9 Diketahuinya total nilai RAB proyek/sub-proyek (baik dari kontribusi swadaya

masyarakat dan dana dari BLM/APBN).

9 Terintegrasinya rencana penggunaan dana dari sumber-sumber pembiayaan yang ada (antara sumber dana dari kontribusi swadaya warga dan sumber BLM/APBN/APBD/pihak ketiga lainnya);

Adapun indikator keluarannya adalah :

9 Tersedianya keseluruhan Perhitungan/Analisa Volume tiap jenis kebutuhan pekerjaan (tenaga kerja/bahan/alat) sesuai dengan volumenya (termasuk

kualitas) dan menggunakan referensi Analisa Harga (Koefisien) yang dapat dipertanggungjawabkan;

9 Tersedianya perhitungan RAB proyek/sub-proyek sesuai dengan volume kebutuhan (tenaga kerja/bahan/alat) setiap pekerjaan, termasuk administrasi

yang diperlukan;

9 Dipergunakannya hasil Kesepakatan Swadaya Masyarakat dan Kesepakatan Harga Hasil Survey sebagai acuan dalam perhitungan RAB proyek/sub-proyek;

Untuk mencapai keluaran tersebut, maka pendekatan perhitungan anggaran biaya pelaksanaan pekerjaan infrastruktur adalah dengan menguraikan lingkup proyek menjadi kegiatan-kegiatannya. Kemudian setiap kegiatan tersebut diuraikan komponen-komponennya berupa tenaga kerja, material dan alat yang akan dipergunakan. Selanjutnya biaya dihitung berdasarkan kebutuhan komponen- komponen tersebut.

Atau Pendekatan proses perhitungan RAB yang ditempuh adalah melakukan perhitungan

volume kebutuhan tiap jenis tenaga kerja, bahan, alat, administrasi terlebih dahulu kemudian berdasarkan volume kebutuhan tersebut, dihitung keseluruhan nilai biayanya untuk memperoleh total biaya (RAB) baik swadaya masyarakat, Dinas/APBD maupun BLM/APBN yang diperlukan. Pertimbangannya adalah :

a. Prioritas kebutuhan nyata bagi masyarakat adalah mengetahui volume/kuantitas kebutuhan dari tenaga kerja, bahan, alat yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatannya sehingga diharapkan lebih memudahkan untuk pelaksanaan dan pengendaliaanya.

b. Perhitungan kebutuhan ini akan memudahkan dalam menentukan besarnya nilai/kebutuhan BLM dan APBD karena umumnya komponen swadaya yang telah disepakati sebelumnya adalah berupa kuantitas tenaga, bahan, alat, (bukan dalam bentuk bagian pekerjaan).

c. Proses perhitungan kebutuhan yang akan memisahkan kebutuhan swadaya masyarakat dan BLM/APBD akan lebih mendorong tingkat ketelitian proses perhitungan yang dilakukan oleh masyarakat, (bila dilakukan dalam proses analisa HS maka diperlukan pemahaman yang kuat/khusus bagi masyarakat terutama dalam mengontrol pengalokasian komponen swadaya pada setiap item pekerjaan atau tidak terjadi kemungkinan pengalokasian swadaya lebih dari satu kali akibat adanya jumlah item pekerjaan yang banyak dan ada banyak kesamaan jenis/komponen biaya antar kegiatan, seperti tenaga kerja, bahan, alat).

d. Analisa Harga Satuan (khususnya koefisien-koefisien tenaga kerja, bahan, alat) digunakan sebagai dasar perhitungan Volume/Kuantitas kebutuhan tenaga kerja, bahan, alat yang diperlukan.

Setelah diperoleh hasil identifikasi keseluruhan jenis-jenis pekerjaan yang akan dilakukan (termasuk spesifikasi teknisnya), Volume/Kuantitasnya, Metode/Cara Pelaksanaannya dan hasil Kesepakatan Swadaya Masyarakat dan Kesepakatan

Harga Satuan (Upah/Bahan/Alat) maka selanjutnya dapat dilakukan perhitungan RAB pelaksanaan proyek/sub-proyek.

Adapun langkah-langkah perhitungan RAB dapat dilakukan sebagai berikut :