PENGENDALIAN PELAKSANAAN PEMBANGUNAN
BAB 5 PENGENDALIAN PELAKSANAAN PEMBANGUNAN
1. Pengertian
Penggunaan Istilah Pengendalian sering diartikan sama dengan pengawasan/supervisi tetapi juga sering diartikan berbeda. Dalam istilah yang berbeda, pengawasan berhenti sampai pada proses adanya temuan/penyimpangan pelaksanaan dari rencana/standarnya, termasuk rekomendasi/tindaklanjutnya sedangkan pengendalian sampai pada dilakukannya tindakan perbaikan atas penyimpangan tersebut. Pengawas hanya sampai pada memberikan saran tindaklanjut/perbaikan atas temuan sedangkan tindaklanjutnya dilakukan oleh pengendali. Jadi Pengendalian lebih luas dari pengawasan/supervisi.
Selanjutnya penjelasan dalam bagian ini menggunakan istilah supervisi/pengawasan yang mempunyai arti yang sama dengan pengendalian dalam diarti sebagai tindakan yang dilakukan untuk menjadikan segala kegiatan di proyek berlangsung dan berhasil sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan atau sampai dilakukakannya tindakan perbaikan/penyelesaiaan atas penyimpangan yang ditemukan.
Selama proses pelaksanaan kegiatan pembangunan infrastruktur maka harus dilakukan Pengendalian kegiatan, untuk menjaga agar sumberdaya yang dipergunakan dan proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan berjalan secara efektif dan efisien dan terarah/terkendali menuju pencapaian tujuan/sasaran yang telah ditetapkan. Dengan demikian maka pengendalian juga merupakan proses untuk mencapai tujuan. Sedangkan tujuan pengendalian pada dasarnya juga merupakan tujuan dari pelaksanaan pembangunan infrastruktur itu sendiri, yaitu Terwujudnya bangunan/infrastruktur secara tepat Mutu, Tepat Waktu, Tepat Biaya dan Tertib Administrasi;
2. Sasaran/keluaran kegiatan yang ingin dicapai :
Kegiatan/Pekerjaan terlaksana secara benar, lancar (terkoordinasi) dan terarah
menuju perwujudan bangunan yang direncanakan; Meningkatnya kemampuan dari personil organisasi pelaksana pekerjaan untuk
melaksanakan tugas/kegiatan yang menjadi tanggungjawabnya secara benar dan teliti;
Dilakukan tindakan perbaikan atau penyelesaiaan atas temuan penyimpangan/
kesalahan/kekurangan dari setiap pekerjaan sehingga dapat kembali sesuai dengan standar yang telah dipersyaratkan/direncanakan sebelumnya.
Ukuran Keluaran kegiatan: Jumlah Kuantitas dan Kualitas hasil pekerjaan yang dilaksanakan memenuhi standar
yang dipersyaratkan/direncanakan (Tepat Kualitas); Jumlah Waktu dan jumlah biaya pelaksanaan pekerjaan konstruksi sesuai dengan
jadwal (Tepat Waktu) dan Biaya (Tepat Biaya) yang telah direncanakan. Jumlah Instrumen/Administrasi pemeriksaan & pengukuran hasil pekerjaan yang
dibuat sesuai dengan standar administrasi yang telah ditetapkan/direncanakan. Jumlah laporan yang dibuat secara benar dan tepat waktu sesuai instrumen dan
periode pelaporan yang telah direncanakan; Jumlah temuan/permasalahan/penyimpangan pelaksanaan pekerjaan dilapangan,
termasuk konflik yang terjadi; Jumlah bukti fisik/administrasi tindakan perbaikan atau penyelesaiaan permasalahan
atas temuan/penyimpangan negatif/kesalahan atau kekurangan dari pekerjaan yang dilaksanakan;
Jumlah personil/unit kerja organisasi lapangan yang bekerja sesuai dengan tugas/tanggungjawabnya sebagaimana yang telah ditetapkan sebelumnya;
Koordinator/Ketua Organisasi Pelaksana Pekerjaan dilapangan mengkoordinasikan
pelaksanaan tugas setiap unit kerja dan bertanggungjawab atas keseluruhan penyelenggaraan pelaksanaan kegiatan;
3. Langkah-langkah pelaksanaan pengendalian :
Pengawasan/pengendalian secara teratur merupakan cara yang diperlukan untuk menghindari hasil yang tidak dapat diterima yang disebabkan oleh faktor-faktor seperti bentuk/ukuran konstruksi yang dibuat dilapangan tidak sesuai dengan desain/gambar kerja, ketrampilan kerja yang kurang, perubahan bahan (bermutu jelek), peralatan yang tidak memadai, kuantitas yang kurang dan kondisi lain yang merugikan/menghambat kelancaran pekerjaan di lapangan.
Untuk menjalankan pengendalian ini maka perlu mempersiapkan rencana pengendalian, mencakup :
(1). Ditentukan/dipilih ”mana yang ingin dikendalikan”. Diperlukan prioritas tentang pelaksanaan Apa yang telah direncanakan untuk dikendalikan sehingga tidak terlampau berlebih;
(2). Tetapkan ”suatu satuan ukuran”. Ukuran-ukuran yang ditetapkan hendaknya dinyatakan dalam bentuk yang bisa terukur bukan kata sifat, seperti prosen progres kemajuan perminggu, waktu penyelesaiaan pekerjaan, biaya tenaga kerja, Kuantitas pekerjaan, dll;
(3). Tetapkan ”suatu Patokan”, dengan suatu patokan/satuan ukuran yang jelas pada tingkat pelaksanaan, patokan akan menjadi tingkat yang akan kita coba pertahankan/capai. Misalnya nilai progres kemajuan perminggu, volume pekerjaan per minggu, kualitas yang kuantitatif dari keluaran kegiatan, dll;
(4). Buat instrumen pengukuran dilapangan sesuai satuan ukuran pekerjaan yang telah ditetapkan sebelumnya (administrasi dan mekanisme pelaporan).
Selanjutnya dilakukan fungsi/tugas berikut :
5) Lakukan Supervisi/Pengawasan (Membimbing, Mengarahkan) agar kemampuan mereka (personil pelaksana pekerjaan) terus meningkat dalam melaksanakan tugas dengan benar dan teliti. Supervisi Konstruksi terutama diberikan berkaitan dengan teknik konstruksi, teknologi dan metode kerja. Pengawasan pelaksanaan pekerjaan sesuai standar konstruksi/rencana yang telah ditetapkan. Pengawasan secara teratur merupakan cara yang diperlukan untuk menghindari hasil yang tidak dapat diterima yang disebabkan oleh faktor-faktor seperti bentuk/ukuran konstruksi yang dibuat dilapangan tidak sesuai dengan desain/gambar kerja, ketrampilan kerja yang kurang, perubahan bahan (bermutu jelek), peralatan yang tidak sesuai atau tidak memadai, kuantitas yang kurang dan kondisi lain yang merugikan/menghambat kelancaran pekerjaan di lapangan. Dengan pengawasan/pengendalian yang baik sejak awal pelaksanaan konstruksi maka diharapkan suatu pekerjaan dilaksanakan dengan benar atau tidak terjadi kesalahan pekerjaan sejak awal pelaksanaannya sampai selesai ( Zero defect /kesalahan nol). Khusus untuk pelaksanaan tahap pekerjaan konstruksi, perlu diingatkan bahwa pekerjaan konstruksi adalah pekerjaan berat/keras dan dilakukan dialam terbuka yang mudah menyulut emosi orang. Oleh karena itu, dalam memberikan perintah, supervisi dan kegiatan lain perlu dilakukan secara bijaksana
6) Lakukan Inspeksi atau pengecekan/pemeriksaan terhadap pelaksanaan
tugas/kegiatan yang dilaksanakan. Pemeriksaan adalah pengamatan secara teliti atas hasil pekerjaan yang dicapai. Dapat mencakup kemajuan volume pekerjaan, waktu, mutu, biaya, penggunaan sumberdaya, tindakan keselamatan kerja, dll.
7) Lakukan Pengukuran dan pelaporan hasil pemeriksaan berdasarkan instrumen yang telah Anda persiapkan, Lalu Evaluasi Hasil Pelaksanaan (Bandingkan hasil pengukuran dengan standar/patokannya dan lakukan penilaian untuk mengetahui apakah ada penyimpangan). Pengukuran/penilaian pelaksanaan sesuai standar pengukuran kegiatan tersebut.
8) Tentukan dan Lakukan tindakan koreksi/penyelesaian masalah yang terjadi (penyimpangan negatif) bila ada atau Berikan pujian yang sesuai atas keberhasilan (penyimpangan positif);
Point (1) sampai dengan (7) sering diistilahkan sebagai pengawasan/supervisi, sedangkan s/d poin (8) disebut Pengendalian.
Tanggungjawab Pengendalian/Supervisi ini dilakukan secara rutin selama proses pelaksanaan kegiatan oleh pihak Pokja bersama Konsultan (pihak diluar KSM) dan tentunya juga oleh KSM/Tim Pelaksana Lapangan secara internal sebagai fungsi yang melekat pada tugas/tanggungjawabnya.
4. Pengendalian Mutu Pelaksanaan Pembangunan Infrastruktur
Mutu/kualitas dalam pelaksanaan pembangunan infrastruktur P2KP diartikan sebagai memenuhi persyaratan teknis, kriteria dan ketentuan yang telah ditetapkan/berlaku. Persyaratan, kriteria dan ketentuan dimaksud adalah sebagaimana yang telah ditetapkan dalam Pedoman Pelaksanaan program, Petunjuk Teknis Pelaksanaan Pembangunan Infrastruktur yang ditetapkan Program, Kriteria/Standar Teknis Bangunan yang ditetapkan oleh instansi pemerintah terkait.
Persyaratan Mutu Infrastruktur P2KP tidak hanya dilihat pada sekedar kualitas fisik konstruksi tetapi haruslah meliputi : memenuhi kesesuaian infrastruktur dengan kebutuhan masyarakat, Prasarana dapat dioperasikan/berfungsi, Tersedia akses yang mudah/aman untuk digunakan oleh warga pemanfaat, Prasarana Menjamin keselamatan (Keamanan, Kekuatan) dan Kesehatan warga pemanfaat, Tidak menimbulkan dampak negatif atas Sosial dan Lingkungan.
Mutu pekerjaan Konstruksi meliputi : lingkup aktivitas setiap pekerjaan (termasuk Jadwal pelaksanaan setiap aktivitas dan pengamanan keselamatan kerja), kuantitas/volume pekerjaan yang harus diselesaikan, Metode Kerja, Persyaratan Bahan/alat, Komposisi Campuran, Dimensi/Ukuran Pekerjaan, dan lain-lain yang tercantum dalam spesifiksi teknis/gambar rencana.
Bersama dengan kegiatan-kegiatan perencanaan teknis yang telah dilaksanakan sebelumnya maka pada dasarnya seluruh lingkup kegiatan tahap pelaksanaan pembangunan infrastruktur juga merupakan penjaminan mutu dari infrastruktur yang dibangun. Oleh karena itu maka kegiatan-kegiatan tahap pembangunan infrastruktur ( lihat Lingkup Kegiatan/Mekanisme Pelaksanaan Tahap Pelaksanaan Konstruksi ) harus dapat direncanakan, diorganisasi, dilaksanakan dan dikendalikan sehingga sasaran/keluaran yang ingin dicapai (termasuk lingkup aktivitasnya) dari setiap kegiatan dapat tercapai sesuai dengan yang telah ditetapkan/dipersyaratkan. Dalam penjaminan kualitas ini, maka khusus untuk pekerjaan konstruksi juga perlu dilakukan pengendalian kualitas konstruksi ( Quality Control ) melalui pengujian mutu dilaboratorium, guna memastikan kesesuaian kualitasnya, seperti pengujian mutu beton struktur, kualitas air bersih, dll yang diperlukan.
Selain Lingkup kegiatan tahap pembangunan infrastruktur yang dilaksanakan oleh pelaksana pekerjaan, maka pada akhir tahap ini juga dilakukan Sertifikasi atau Pemeriksaan atas proses dan hasil kegiatan tersebut secara bersama-sama oleh Pihak Pelaksana, Pokja dan Konsultan Pendamping guna memastikan bahwa proses yang telah dilakukan dan hasil kegiatan (infrastruktur) yang dibangun telah sesuai dengan yang dipersyaratkan/direncanakan sebelumnya.
Dengan pelaksanaan yang sesuai mekanisme dan substansi sasaran setiap kegiatan pada tahap ini, kemudian dilakukan pengawasan/pengendalian selama pelaksanaan tersebut maka melalui proses ini sangat diharapkan bahwa prasarana yang telah dibangun berkualitas baik sesuai dengan yang telah dipersyaratkan/direncanakan, tepat waktu, tepat biaya, tertib administrasi dan siap dikelola pemanfaatan/operasi & pemeliharaannya secara bersama-sama oleh masyarakat.
Seperti telah diuraikan pada rencana pengendalian diatas, Pengendalian/Pengawasan pelaksanaan pembangunan prasarana pada prinsipnya dilakukan terhadap semua aspek kegiatan, namun demikian dengan menetapkan prioritas pengawasan, maka dapat difokuskan pada 5 (lima) aspek-aspek pengawasan pelaksanaan, seperti diuraikan pada tabel Aspek pengendalian berikut.
Aspek Pengendalian Mutu Pelaksanaan I nfrastruktur
Hal- hal yang perlu
No Aspek
I ndikator - indikator
diSupervisi/ diKendalikan
9 Jenis-jenis kegiatan untuk tahap
1. Lingkup
Cakupan Lingkup Kegiatan
Kegiatan
pembangunan infrastruktur yang Pelaksanaan
Tahap Pelaksanaan secara
dilaksanakan sesuai dengan yang telah Pembangunan
keseluruhan
direncanakan/ ditetapkan dalam Program. I nfrastruktur
9 Urutan pelaksanaan kegiatan tahap pembangunan infrastruktur yang dilakukan
dilapangan sesuai urutan/ mekanisme pelaksanaan yang telah direncanakan/ ditetapkan dalam Program;
9 Sasaran/ keluaran yang ingin dicapai dari setiap kegiatan yang dilaksanakan sesuai
dengan yang telah ditetapkan dalam program;
2. Mutu/ Kualitas a. Lingkup Pekerjaan 9 Jenis-jenis pekerjaan konstruksi yang
Pekerjaan Konstruksi, termasuk dilaksanakan sesuai dengan standar/ pekerjaan konstruksi direncanakan, termasuk pekerjaan untuk pengamanan konstruksi untuk pengamanan dampak dampak lingkungan dan
lingkungan dan kelengkapan bangunan
kelengkapan bangunan
untuk menjamin keamanan/ keselamatan
untuk menjamin pengguna; keamanan/ keselamatan
9 Urutan pelaksanaan pekerjaan dilapangan
pengguna;
dilakukan sesuai urutan logis pelaksanaan konstruksi dilapangan;
9 Diusulkan perubahan/ pekerjaan tambahan yang diperlukan untuk menjamin kualitas
Bangunan agar sesuai persyaratan teknis, kriteria konstruksi yang dipersyaratkan dalam standar bangunan termasuk dampak lingkungan; memudahkan akses penggunaan prasarana secara aman, kenyamanan penggunaan.
b. Spesifikasi Teknis 9 Kondisi lokasi pekerjaan konstruksi sesuai
Pekerjaan Konstruksi
dengan persyaratan konstruksi yang direncanakan (kondisi tanah sesuai desain/ spesifikasi/ gambar) yang telah ditetapkan;
9 Semua lingkup aktivitas dari pekerjaan untuk menghasilkan volume pekerjaan yang
berkualitas dilakukan, termasuk penentuan
Hal- hal yang perlu
No Aspek
I ndikator - indikator
diSupervisi/ diKendalikan
elevasi/ bouwplank;
9 Ada tindakan pengamanan keselamatan bagi tenaga kerja proyek atau warga sekitar atau
warga yang menggunakan bangunan selama kegiatan konstruksi (seperti pekerjaan galian, timbunan yang dapat mengakibatkan longsor, dll);
9 Waktu pelaksanaan setiap aktivitas dalam pekerjaan tersebut sesuai persyaratan
spesifikasinya, Perhatian khusus pada pekerjaan beton struktur atau yang menggunakan mortar/ campuran.
9 Komposisi campuran dilaksanakan sesuai persyaratan dalam spesifikasi/ Gambar yang
telah direncanakan.
9 Persyaratan bahan/ alat, termasuk sumbernya, kuantitas, ukurannyanya yang
dipergunakan memenuhi persyaratan dalam spesifiksi teknis pekerjaannya;
9 Metode/ cara kerja yang dilaksanakan sesuai persyaratan teknis yang tercantum dalam
spesifikasi teknis pekerjaan bersangkutan.
9 Dimensi/ ukuran konstruksi yang dibuat sesuai dengan yang direncanakan/ Gambar;
9 Dilakukan pengujian laboratorium dan hasil pengujian kualitas pekerjaan yang dilakukan
memenuhi yang dipersyaratkan dalam spesifikasi teknisnya, khususnya Air Bersih yang sumber airnya bukan dari Air PDAM/ Sejenis, Air Hujan, dan Beton Struktur yang telah ditentukan;
c. Volume pekerjaan Volume Pekerjaan yang telah dicapai sesuai konstruksi
dengan yang direncanakan (sesuai dengan Gambar/ Daftar Kuantitas/ RAB). Termasuk kesesusainnya dengan spesifikasi teknisnya, seperti dimensi/ ukuran konstruksi.
d. Bangunan dapat 9 Ujicoba Operasi Bangunan/ system bangunan
berfungsi/ bermanfaat;
yang dilakukan berhasil. Misalnya Air Bersih Perpipaan, Apakah Air dapat mengalir/ keluar dari kran dan debitnya cukup sesuai kebutuhan; MCK apakah air kloset mengalir ke septicktank, apakah ada air di MCK 24 Jam; Drainase apakah air dapat mengalir sampai kepembuangan yang direncanakan, dll;
9 Tersedia akses yang aman & mudah bagi warga pengguna untuk menggunakan
prasarana yang dibangun.
Pengamanan Dampak 9 Semua persyaratan tuntutan warga atas
Lingkungan & Sosial
kontribusi lahan telah diselesaikan (bila ada); Semua administrasi Kontribusi lahan telah dibuat secara benar & lengkap.
Hal- hal yang perlu
No Aspek
I ndikator - indikator
diSupervisi/ diKendalikan
9 Keseluruhan Jenis kegiatan pengamanan dampak lingkungan yang dilaksanakan
sesuai dengan yang direncanakan (tidak bertentangan dengan List Negatif dan sesuai Rencana Tindakan dalam Daftar Uji
I dentifikasi Dampak atau sesuai yang tercantum dalam matriks UKL);
9 Dilakukan pemantauan pengamanan dampak lingkungan oleh pelaksana
pekerjaan dilapangan;
Koordinasi pelaksanaan/ 9 Diketahui hasil koordinasi dengan dinas
perijinan yang diperlukan
pertambangan setempat atau
dengan pihak terkait :
perindustrian/ geologi/ sejenisnya (khusus untuk pembangunan Sumur dalam/ Bor);
9 Diketahui hasil koordinasi dengan dinas Pendidikan/ sejenis setempat (khusus untuk
pembangunan Prasarana Pendidikan);
9 Diketahui hasil koordinasi dengan dinas kesehatan/ sejenis setempat (khusus untuk
pembangunan prasarana kesehatan);
9 Diketahui hasil koordinasi dengan dinas kebersihan kota/ sejenis (khusus untuk
pembangunan Prasarana persampahan);
9 Diketahui hasil koordinasi/ kesepakatan dengan warga sekitar lokasi pekerjaan,
khusus terkait dengan pengamanan keselamatan warga akibat kegiatan konstruksi (lihat juga pont untuk pengendalian terkait spesifikasi teknis pekerjaan);
Waktu memulai dan lama 9 Waktu memulai pelaksanaan pekerjaan
3 Waktu
waktu pelaksanaan sesuai dengan jadwal yang telah pekerjaan
direncanakan;
9 Waktu memulai pekerjaan sesuai dengan urutan logis pekerjaan konstruksi
dilapangan;
9 Lama waktu yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan
jadwal yang telah direncanakan.
9 Apabila terjadi keterlambatan waktu pelaksanaan pekerjaan maka harus
diperhitungkan perubahan waktu kerja tersebut terhadap jadual sehingga dapat dipastikan bahwa seluruh pekerjaan dapat diselesaikan tepat waktu sesuai jangka waktu yang ditetapkan.
9 Apabila diperkirakan seluruh pekerjaan tidak dapat diselesaikan sesuai jadual, maka
konsultan memberikan justifikasi/ pertimbangan teknis kepada pelaksana kegiatan untuk : memperpanjang jangka waktu pelaksanaan kontrak atau
Hal- hal yang perlu
No Aspek
I ndikator - indikator
diSupervisi/ diKendalikan
menghentikan pekerjaan/ pemutusan kontrak (bila perlu).
4 Biaya Proyek a. Kesesuaian jenis 9 Diketahui pembelanjaan atau penggunaan
pengeluaran (Upah, dana pada komponen pekerjaan (Tenaga Bahan, Alat, Kerja, Bahan, Alat, Administrasi) sesuai Administrasi) dengan dengan jenis, kualitas dan kuantitas yang Rencana;
sesuai dengan yang telah direncanakan sebelumnya;
b. Penyelewengan dana;
9 Diketahui penggunaan dana hanya untuk
c. Administrasi transaksi kegiatan yang telah direncanakan selalu disertai dengan
sebelumnya;
bukti-bukti tertulis;
9 Diketahui administrasi transaksi penggunaan
d. Apakah dilaksanakan dana selalu disertai dengan bukti-bukti pembukuan Keuangan tertulis. dengan baik;
9 Diketahui pembukuan Keuangan telah
e. Apakah kontribusi dikaukan dengan benar dan teliti sesuai swadaya masyarakat dengan ketentuan program; dipenuhi.
9 I ndikasi penyelewengan dana bisa dilihat antara lain :
Tidak adanya laporan pembukuan; Ketidak sesuaian antara pencatatan
pada buku kas dengan bukti-bukti pengeluaran; Realisasi keuangan jauh lebih besar dibanding realisasi fisiknya; Adanya bukti pembyararan yang kosong tetapi ada tanda tangan penerimanya; dll.
9 Diketahui kapan, bagaimana kualitasnya, dan berapa volume dari setiap
kontribusi/ swadaya masyarakat yang telah diterima/ digunakan dilapangan sesuai kesepakatan sawadaya;
9 Jenis administrasi/ laporan harian/ mingguan/
5 Administrasi a. Tertib Administrasi
Proyek bulanan yang dibuat sesuai dengan jenis
b. Transparansi dan
administrasi/ laporan yang telah ditetapkan/
akuntabilitas kegiatan direncanakan;
dan Dana
9 Pencatatan administrasi dilakukan secara benar, lengkap dan sesuai kondisi riil
dilapangan;
9 Jenis-jenis administrasi/ laporan dibuat/ disampaikan secara tepat waktu;
9 Dibuat arsip dokumen administrasi/ laporan, tersimpan dengan baik pada satu tempat
dan mudah dilihat setiap saat oleh siapa saja yang berkepentingan;
5. Pendekatan Peningkatan Kualitas Konstruksi
Selain kegiatan-kegiatan yang telah ditetapkan dalam mekanisme program, seperti sertifikasi, supervisi/pengendalian, dll, Beberapa upaya pendekatan yang perlu diterapkan oleh Konsultan Pendamping dalam rangka meningkatkan kualitas konstruksi pekerjaan yang dilaksanakan oleh masyarakat, antara lain meliputi hal-hal berukut :
1) Targetkan Kualitas , bukan kuantitas , Kebiasaan didesa adalah mengejar target
fisik, karena dianggap P2KP sebagai kesempatan yang jarang terjadi dan kapan lagi bisa membangun prasarana yang dibutuhkan. Padahal diprogram P2KP tidak ada tekanan untuk menentukan target yang sangat tinggi. Oleh karena itu dalam pembicaran dengan panitia atau masyarakat, aparat pemda dan konsultan pendamping harus mengatur pembicaraan supaya tidak memberi kesan mengejar target fisik;
2) Harus Tegas dari awal , Pengawas berkecenderungan untuk membiarkan pekerjaan yang kurang baik pada awal konstruksi, tetapi hal ini akan mempersulit usaha meningkatkan kualitas. Sangat sulit untuk meningkatkan kualitas ditengah program apalagi sudah menjelang berakhir. Oleh karena itu lebih baik untuk memulai dengan sangat ketat.
3) Manfaatkan musim kemarau , Sebagian besar pekerjaan prasarana P2KP lebih mudah dibangun pada musim kemarau. Pengangkutan bahan/alat lebih muda jika belum hujan. Pemadatan tanah sangat susah apabila tanah sudah terlalu basah. Petani juga ingin bercocok tanam kalau hujan sudah turun, sehingga sering kesulitan dalam penyediaan tenaga kerja proyek.
4) Antisipasi hari-hari libur besar/keagamaan/adat setempat , biasanya pada hari-
hari besar/keagamaan atau libur nasional masyarakat juga libur sehingga seringkali pelaksanaan pekerjaan dilapangan menjadi terbengkalai karena tidak ada tenaga kerja. Oleh karena itu Konsultan dan pemda harus mendorong masyarakat untuk mengerjakan pekerjaan seawal mungkin (tidak diulur-ulur). Konsultan juga harus dapat menghitung perkiraan waktu pekerjaan masyarakat sehingga lebih realistis/tidak terlalu lama;
5) Pelatihan/coaching yang kontinyu , karena tenaga kerja kurang terampil dan
Panitia kurang memiliki pengalaman/keterampilan dalam pengelolaan pembangunan prasarana, maka perlu dilakukan kegiatan pelatihan secara terus menerus oleh Konsultan Pendamping maupun Aparat Kabupaten/kota setempat. Peningkatan kemampuan masyarakat merupakan salah satu tujuan utama program P2KP.
6) Gunakan sistem On The Job Training/Praktek lapangan/Trial , (lihat penjelasan OJT pada uraian pelaksanaan pembangunan).
7) Seleksi Mandor , Mandor seringkali menjadi kunci dalam peningkatan kualitas,
karena mandor berada ditempat kerja setiap hari dan secara langsung memberikan instruksi dan umpan balik kepada masyarakat/pelaksana pekerjaan. Mandor harus mengetahui cara-cara meningkatkan kualitas, dan dia harus tegas pada masyarakat demi pencapaian kualitas/manfaat yang akan dirasakan bersama oleh warga nantinya. Diperlukan Mandor yang mempunyai kemampuan teknis konstruksi, dan sebaiknya dipercaya oleh masyarakat.
8) Beli Alat/Bahan yang bermutu baik , penghematan biaya untuk peralatan/bahan sering menjadi penghematan yang palsu, karena mempengaruhi produktivitas dan kualitas konstruksi. Seringkali ada harga alat/bahan yang lebih murah padahal kualitas/hasil kerjanya lebih lama/kurang memuaskan. Konsultan Pendamping dan Pemda terkait harus mendorong masyarakat untuk membeli bahan/sewa peralatan yang mutunya lebih tinggi agar dapat tahan lama dan memudahkan pelaksanaan. Ini juga termasuk peralatan seperti kereta dorong.
9) Ketat dalam penerimaan bahan/alat , Masyarakat harus dilatih supaya dapat menentukan bahan/alat yang memenuhi persyaratan teknis dan mereka harus dibimbing supaya berani menolak bahan/alat yang tidak sesuai mutu atau volumenya. Perlu diantisipasi pemasok yang sering mengirim bahan kelokasi proyek ketika konsultan/pihak pelaksana pekerjaan masyarakat tidak berada dilapangan dan mencoba menipu masyarakat.
10) Kader Teknis (dalam P2KP adalah personil UPL), Kader Teknis dipilih oleh masyarakat untuk membantu/memfasilitasi masyarakat yang melaksanakan pekerjaan dilapangan. Tugas-tugas Kader Teknis ini pada dasarnya adalah melaksanakan fungsi-fungsi dasar yang relatif sama dengan yang dilakukan oleh Fasilitator. Oleh karena itu dapat dilihat sebagai perpanjangan tangan/membantu konsultan pendamping yang tidak secara penuh setiap hari ada lokasi pekerjaan. Pemilihan Kader Teknis hendaknya warga yang cukup kuat secara fisik (misalnya pemuda) dan berbakat teknis/administrasi dan ingin belajar. Jumlah kader teknis ini juga perlu mempertimbangkan jumlah dan sebaran geografis kegiatannya.
11) Segera laporkan masalah , Ditiap desa masalah kemungkinan besar pasti ada.
Kalau laporan tidak ada, mungkin yang terbaik adalah Konsultan pendamping perlu bertanya kepada diri sendiri, Apakah ada yang salah? Mungkin mereka punya masalah tetapi takut melaporakannya. Fasilitator perlu melaporkan masalah yang tidak dapat diselesaikan dalam timnya kepada konsultan diatasnya, supaya mereka dapat mengutamakan desa yang ada masalah pada waktu melakukan monitoring. Diharapkan tidak ada masalah yang baru muncul pada waktu ada kunjungan tim/aparat pusat maupun daerah karena seharusnya sudah ditangani fasilitator yang ada dilapangan. Hal-hal yang belum dilaporkan dianggap masalah konsultan pendamping, hal-hal yang sudah dilaporkan dianggap masalah bersama.
12) Rapat Rutin Evaluasi Lapangan, (lihat penjelasan rapat Evaluasi sebagaiamana diuraikan pada Bab4. Pelaksanaan Konstruksi).
6. Pendekatan Pengendalian Bahan & Peralatan Konstruksi
Beberapa langkah teknis untuk mengendalikan Bahan/Alat pada tahap pelaksanaan konstruksi, antara lain meliputi :
a. Bahan/Alat yang telah disepakati dari swadaya harus direalisasikan pada saat pelaksanaan kontruksi sebab jika tidak direalisasikan akan mengakibatkan kekurangan dana pembangunan;
b. Diutamakan bahan/alat setempat asal memenuhi standar kualitas bahan/alat yang dipersyaratkan;
c. Bahan lokal yang dikumpulkan oleh masyarakat harus diukur volumenya dan diperiksa kualitasnya oleh Fasilitator Teknik dilapangan; Bila bahan bukan swadaya maka harus dibayar berdasarkan volumenya dan sesuai harga satuan bahan dilapangan tetapi tidak melampaui pada RAB;
d. Penggunaan Contoh Bahan yang telah diperiksa/disetujui oleh fasilitator teknik (disimpan dilapangan/gudang panitia) sebagai pembanding untuk pelaksanaan pengadaan oleh masyarakat;
e. Tatacara Pengadaan Bahan/alat harus mengikuti mekanisme pengadaan bahan/alat, yaitu :
Pembelian bahan/alat yang bernilai s/d dari Rp. 15 Juta harus berdasarkan hasil survey minimal pada 3 toko/pemasok terdekat; Penunjukan Suplier/pemasok bahan, alat, yang bernilai diatas Rp. 15 Juta harus dilakukan oleh Tim Pengadaan secara terbuka dengan penawaran tertulis minimal 3 pemasok yang berbeda. Proses penawaran hingga Penetapan Pemasok/Suplier terpilih dilakukan melalui Rembug pengadaan yang dihadiri oleh warga dan penawar.
Semua pelaksanaan pengadaan diatas Rp. 15 Juta (Terbuka) harus ada Perjanjian tertulis antara pelaksana pekerjaan dan pemasok.
f. Bahan yang dikirim oleh Pemasok/Suplier harus ada Nota Penerimaan secara terperinci sesuai bahan yang diterima dilapangan. Bahan harus diukur dan diperiksa kualitasnya oleh masyarakat/Pelaksana Pekerjaan. Bahan yang tidak memenuhi standar harus ditolak panitia.
g. Penggunaan Alat Berat seperti wales untuk pemadatan timbunan atau perkerasan jalan harus dilakukan untuk meningkatkan kualitas konstruksi. Oleh karena itu harus dipastikan dianggarkan sejak awal dalam RAB.
h. Keputusan untuk penggunaan alat berat seperti excavator/buldoser untuk pekerjaan pembentukan badan jalan, penggalian saluran, dll meskipun lebih mudah dan mungkin lebih murah dari pada dikerjakan secara manual harus disepakati secara bersama-sama, terutama adanya pertimbangan khusus untuk menciptakan kesempatan kerja sebanyak mungkin bagi warga desa, khususnya warga kurang mampu (dana proyek sebanyak mungkin tinggal dikel/desa).
7. Pendekatan Pengendalian Tenaga Kerja Konstruksi
Beberapa langkah teknis untuk mengendalikan Tenaga Kerja pada tahap pelaksanaan konstruksi, antara lain meliputi :
a. Semua orang yang bekerja diproyek baik secara swadaya maupun dengan cara dibayar harus terdaftar pada Daftar Tenaga Kerja secara lengkap.
b. Semua orang yang bekerja diproyek baik secara swadaya maupun dengan cara dibayar harus terdaftar pada Daftar Hadir Harian Tenaga Kerja secara lengkap dan diketahui berapa lamanya bekerja (HOK) setiap hari.
c. Pada Sistem Pembayaran Upah Harian, satu HOK dibayar untuk minimum 6 jam kerja tidak termasuk istirahat (sesuai kebiasaan tenaga kerja setempat biasanya 6-8 Jam Kerja). Untuk Sistem Borongan Upah, besarnya pembayaran Upah disesuaikan dengan HOK dari Volume Pekerjaan yang diborongkan tersebut sesuai RAB.
d. Pembayaran Upah harus langsung kepada setiap orang yang bekerja, tidak boleh diwakilkan kepada Kepala Kelompok atau Mandor.
e. Besarnya Upah yang dibayarkan kepada setiap tenaga kerja yang melaksanakan pekerjaan harus tidak boleh melampaui Harga Satuan Upah sesuai RAB.