Sistem Komputerisasi yang digunakan Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian impor komponen

25 BAB IV Hasil Praktek Kerja dan Analisis

4.1 Sistem Komputerisasi yang digunakan

Perusahaan ini telah menggunakan sistem yang terkomputerisasi sebagai kegiatan operasional kerja. Database yang digunakan adalah MySQL dengan menggunakan sistem VB.net dengan nama program yang digunakan yaitu Sytline SL8. Program ini dibuat oleh perusahaan Infor Global Solutions dan telah mendapat sertifikat ISO 14001:2004 sejak tahun 2006 dari PT. Llyod’s. Program Sytline ini digunakan untuk semua bagian di perusahaan. Dalam sistem pembelian pada Bagian Purchasing , program ini digunakan untuk melakukan pemesanan komponen, membuat Delivery Sheet , dan membuat Order Sheet .

4.2 Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian impor komponen

1. Data Stock Mesin a. Digunakan sebagai catatan sisa mesin yang masih tersedia. b. Diterbitkan oleh Bagian Marketing , disetujui oleh Kepala Seksi Bagian Marketing , Vice Manager Bagian Marketing , Manager Marketing dan Direktur. c. Terdiri dari 1 rangkap. 26 2. Actual Sales for Diesel Engine and Power Tiller tahunan a. Digunakan sebagai catatan hasil penjualan mesin diesel dan power tiller dalam satu tahun. b. Diterbitkan oleh Bagian Marketing , disetujui oleh Kepala Seksi Bagian Marketing , Vice Manager Bagian Marketing , Manager Marketing dan Direktur. c. Terdiri dari 1 rangkap. 3. Sales Plan untuk 1 semester a. Digunakan sebagai rencana penjualan dan catatan hasil penjualan aktual tiap semester oleh Bagian Marketing . b. Diterbitkan oleh Bagian Marketing , disetujui oleh Vice Manager Bagian Marketing , Manager Marketing dan Direktur. c. Terdiri dari 1 rangkap. 4. Bill of Material a. Digunakan sebagai catatan nama-nama komponen mesin, harga-harga komponen, dan biaya-biaya yang dikeluarkan. b. Diterbitkan oleh Bagian Produksi, disetujui oleh R D Section , Section Manager Bagian Produksi, Vice Manager Bagian Produksi, Factory Manager , Direktur Produksi. c. Terdiri dari 1 rangkap. 27 5. Production Plan Assembling Line a. Dokumen ini merupakan rencana produksi assembling line yang berisi model mesin yang akan diproduksi, bahan baku komponen yang dibutuhkan, rencana tanggal mulai perakitan dan jangka waktu perakitan. b. Diterbitkan oleh Bagian PPIC dan disetujui oleh Direktur. c. Terdiri dari 1 rangkap. 6. Purchase Order Sheet a. Merupakan dokumen hasil cetakan melalui proses input form Purchase Order Report sebagai bukti pemesanan suatu mesin diesel kepada vendor . b. Diterbitkan oleh Bagian PPIC dan disetujui oleh Direktur c. Terdiri dari 1 rangkap 7. Order Sheet a. Dokumen ini merupakan hasil cetakan melalui proses input form Order Sheet Report sebagai lampiran Purchase Order Sheet yang berisi komponen- komponen yang dibutuhkan untuk suatu mesin diesel. b. Diterbitkan oleh Bagian Purchasing dan disetujui oleh Direktur c. Terdiri dari 1 rangkap 8. Delivery Sheet a. Merupakan dokumen hasil cetakan melalui proses input form Delivery Report sebagai bukti komponen yang diterima dari vendor . b. Diterbitkan oleh Bagian Purchasing. c. Terdiri dari 5 rangkap. 28 9. Invoice a. Merupakan dokumen yang berfungsi sebagai pernyataan tagihan pembayaran komponen yang diterima dari vendor . b. Diterbitkan oleh vendor . 10. Packing List a. Merupakan dokumen yang berisi daftar nama-nama komponen yang diterima dari vendor . b. Diterbitkan oleh vendor. 11. BL Bill of Lading a. Dokumen BL digunakan sebagai bukti pengangkutan barang melalui laut. b. Diterbitkan oleh perusahaan jasa pengiriman barang. 12. AWB Air Waybill a. Dokumen AWB digunakan sebagai bukti pengangkutan barang melalui udara. b. Diterbitkan oleh perusahaan jasa pengiriman barang. 13. PIB Pemberitahuan Impor Barang a. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti pemberitahuan barang yang diterima dari importir oleh Direktorat Jenderal Bea dan Cukai. b. Diterbitkan oleh Direktorat Jenderal Bea dan Cukai dan disetujui oleh Pejabat Direktorat Jenderal Bea dan Cukai. 29 14. Polis Asuransi a. Dokumen yang digunakan sebagai pernyataan jaminan keamanan terhadap barang impor dalam perjalanan dari perusahaan jasa asuransi. b. Diterbitkan oleh perusahaan jasa asuransi. 15. SPPB Surat Persetujuan Pengeluaran Barang a. Dokumen ini berfungsi sebagai surat persetujuan pengeluaran barang dari Direktorat Jenderal Bea dan Cukai. b. Diterbitkan oleh Direktorat Jenderal Bea dan Cukai dan disetujui oleh Pejabat yang mengawasi pengeluaran barang. 16. Information of Defect Quality a. Merupakan dokumen yang menyatakan jenis komponen yang dinyatakan reject , gambar komponen yang dinyatakan reject dan penyebab dinyatakan reject . b. Diterbitkan oleh Bagian Quality Assurance , disetujui oleh Vice Manager Bagian Quality Assurance , Vice Manager Bagian Purchasing dan Direktur. 17. Kartu Reject Inspeksi a. Merupakan label untuk menandai komponen yang dinyatakan reject karena komponen cacat. b. Diterbitkan oleh Bagian Quality Assurance. 18. Master Production Schedule a. Merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar melakukan proses produksi model mesin. 30 b. Diterbitkan oleh Bagian Production , disetujui oleh Section Manager Bagian Production , Vice Manager Bagian Production , Manager Production dan Direktur. c. Terdiri dari 1 rangkap. 19. Journal Voucher Payment a. Merupakan hasil cetakan melalui input form Monthly Report sebagai catatan jurnal pengeluaran kas untuk pelunasan utang kepada vendor b. Diterbitkan oleh Bagian Finance dan disetujui oleh Section Manager Bagian Finance, Manager Finance , dan Direktur. c. Terdiri dari 1 rangkap. 20. Foreign Currency Remmitanc e a. Merupakan dokumen bukti proses mentransfer sejumlah uang dengan mata uang asing sebagai pembayaran komponen yang diterima kepada vendor. b. Diterbitkan oleh Bagian Finance , disetujui oleh Direktur. 21. Rekening Koran a. Merupakan dokumen yang diterima dari Bank sebagai bukti bahwa sudah melakukan pembayaran dengan mata uang asing kepada vendor . b. Diterbitkan oleh Bank.

4.3 Bagian-Bagian yang diterlibat dalam Sistem Pembelian Impor Komponen